1、公司合同管理办法公司合同管理办法 公司合同管理办法（试行） 第一章 总 则 第一条 为规范XX公司（以下简称“公司”）合同管理，加强合同法律风险控制，根据国家有关法律、法规和公司“三重一大”决策制度实施办法法律事务管理制度等相关规定，制定本办法。 第二条 本办法所称的合同系指由公司各部门、分公司、建设处（以下简称“各单位”）发起的，以公司、分公司为一方主体对外签订的各类经济合同，包括但不限于合同、协议及其他具有合同性质的文件。 第三条 公司与分公司之间签订的用于确认分公司经营业绩的内部经营合同，参照本办法的规定执行。 第四条 公司的合同管理，应当符合中华人民共和国合同法中华人民共和国招标投标法
2、等法律规定。 公司其他规章制度对合同管理另有特别规定的，从其规定。 第五条 公司签订各类经济合同，均应纳入合同管理范围，且原则上均应签订书面合同。 特殊情形下无法签订书面合同或没有签订书面合同必要的，应取得相关书面凭证并妥善保存。 第六条 签订特别重要或金额较大的合同时，需同时执行南水北调东线江苏水源有限责任公司“三重一大”决策制度实施办法的规定要求。 第八条 公司的合同管理，实行领导负责制、归口管理制、分级管理制、评审会签制、授权委托制、履约责任制、审计监察制、合同专用章制和责任追究制等。 第九条 公司各单位依照本办法，对合同审核、合同订立、合同履行、合同监管、合同归档及其他与合同相关事项进
3、行管理。 第十条 公司各部门不得以本部门名义对外签订任何合同或协议。 第二章 组织管理体系与职责分工 第十一条 公司律师事务部是合同管理的主管部门，履行下列合同管理职责： （一）建立健全合同管理规章制度，并对执行情况进行监督和检查； （二）负责制定与发布公司合同范本； （三）参与重大合同谈判及招投标活动； （四）负责审核法定代表人的授权委托书； （五）对合同进行前置性法律审核，包括合法性（主体、内容、形式、签约程序等的合法）、严密性（条款齐备完整、文字清楚正确、权利义务确切公平、手续及附件完备等）等； （六）负责合同的编号、汇总和重大合同的备案工作，建立合同管理台帐； （七）负责收集、保管并及
4、时归档各部门提交的合同文本原件； （八）提供合同履行过程中涉及的法律问题咨询，并负责协调合同争议的解决； （九）对各承办单位的合同管理情况进行考核管理，提出奖惩意见； （十）其他与合同管理有关的工作。 第十二条 合同发起单位是合同的承办单位，也是合同管理的直接责任单位，履行下列合同管理职责： （一）负责本单位项下合同的申请、谈判、签订等具体工作； （二）负责对合同潜在签约方主体资格和资信的审查； （三）负责合同的履行，办理合同收付款、变更、索赔、结算等工作； （四）负责组织合同争议的协商解决，协助公司律师及/或外聘律师处理合同诉讼（仲裁）事宜； （五）负责本单位形成合同档案的整编和归档工作；
5、（六）其他应由合同承办单位负责的合同管理工作。 第十三条 分公司项下合同由分公司(建设处）管理，履行相应的合同管理职责。 第十四条 公司各单位应提高办事效率，缩短合同审核的内部办理周期，每个环节的审核时间原则上均不超过3个工作日。 第三章 合同分类 第十五条 合同按照标的的属性分为以下八类: （一）投资类,包括金融资产投资合同,股权合作协议或出资协议,PPP项目合同,股权转让合同,无形资产投资合同,房地产投资（自建自用或为自持而买卖）合同,其他投资合同； （二）设备（材料）采购类，包括生产设备、办公设备、交通工具等固定资产买卖合同,材料买卖合同,低值易耗品批量采购合同,其他不形成资产的采购合同
6、； （三）服务采购类,包括技术合同,财务审计类业务约定书,法律类委托服务合同,招标代理合同,造价咨询合同，资产评估合同，运行委托管理合同,设备等维修养护合同,物业服务合同,其他不形成资产的服务合同； （四）建设工程类，包括工程征地拆迁合同,工程规划合同,工程勘察设计合同,工程监理合同,工程更新改造合同,工程设备安装合同,施工总承包合同，工程总承包合同,项目管理合同,工程代建合同,其他工程合同； （五）借贷担保类，包括公司因生产经营需要，从银行、保险、信托等金融机构办理的各项融资借款合同，公司与其他企业之间的短期资金借款合同，公司与其他企业之间的担保合同等； （六）合作协议类，包括共同投标协议、
7、框架合作协议、战略合作协议等； （七）对外捐赠（赞助）类； （八）其他类。 第十六条 合同按照权利义务分为甲方合同（指公司采购工程、货物或服务并作为付款方的合同）、乙方合同（指公司提供服务或产品并作为收款方的合同）和不涉及收付款的其他合同（如战略框架合作合同、联合体共同投标协议等）。 第四章 合同订立前的准备 第十七条 合同订立前的准备工作由合同承办单位组织完成，准备工作主要包括但不限于： （一）对合同潜在签约方的资信审查分析、履行能力分析； （二）相关政策、法律风险分析； （三）合同文本初稿的拟订与审查； （四）合同的初步洽谈； （五）合同的尽职调查（如需要）； （六）合同的双重法律审核（如
8、需要）； （七）“三重一大”决策文件（如需要）。 第十八条 合同的尽职调查和双重法律审核，由合同承办单位与合同主管部门共同负责。 第十九条 潜在签约方存在以下情况之一的，应根据实际情况排除其签约资格： （一）主体资格不合格的； （二）资信状况不好或不明的； （三）无履约能力或履约能力差的； （四）非法定代表人未经授权委托或超出委托权限的； （五）其他可能导致我方合同目的难以实现的情形。 第二十条 合同文本应优先采用公司律师事务部审定并发布的合同范本，公司律师事务部没有发布合同范本的，可由承办单位另行拟定或由合同相对方提供，经合同主管部门审定后采用。 第二十一条 合同文本一般应包括以下内容： （
9、一）合同标题、编号； （二）合同双方名称或姓名和住所； （三）合同订立缘由； （四）合同标的（内容）； （五）合同标的数量或工程（作）量； （六）技术规范或质量标准； （七）合同双方责任、权利和义务； （八）合同价款或报酬及支付方式； （九）合同履行期限、地点和方式； （十）合同的变更和解除条款； （十一）合同违约责任； （十二）合同纠纷解决条款（甲方合同原则上应当约定由公司所在地人民法院或XX仲裁委员会管辖）； （十三）双方送达地址及联系方式（包括移动电话、电子邮箱、微信号、QQ号等）； （十四）合同生效条款； （十五）合同签署栏及日期。 第五章 合同评审与签发审批 第二十二条 合同的评审与
10、签发审批，按照下列程序执行： （一）合同承办单位（部门）负责具体合同谈判的人员作为经办人发起流程，并应当说明下列情况并提供合同文本及相关附件：合同名称、合同类别、项目主要内容、合同价款、资金来源、对方当事人基本情况与联系方式及本单位签约意见等。 （二）合同承办单位（部门）主要负责人审核并提交。 （三）公司财务部、律师事务部及相关会签部门（如涉及）进行审查会签。 如需要组织会议评审的，由合同发起单位（部门）组织；如需要出具公司内部或外部法律意见书的，由律师事务部办理。 （四）属于本办法规定的公司分管领导审批权限的，由合同承办单位的公司分管领导最终批准。属于本办法规定的分公司主要负责人审批权限的，
11、由分公司主要负责人最终批准。 （五）属于本办法规定的公司总经理审批权限的，经分管领导同意后，报请总经理最终批准。 （六）属于本办法规定的公司董事长审批权限的，经分管领导和总经理同意后，报请董事长最终批准。 第二十三条 以下合同，由公司董事长批准： （一）所有按规定应履行外部审批手续的合同； （二）董事会决策通过事项中所涉及的各类合同； （三）战略合作协议； （四）公司总经理提交董事长审批的合同； （五）其他需要董事长审批的合同。 第二十四条 以下合同，由公司总经理审批（但已授权由分管领导、分公司负责人审批的各类合同除外）： （一）总经理办公会决策通过事项中所涉及的各类合同； （二）公司本部10
12、0万元以上、分公司项下500万元以上不存在垫资需求的各类乙方合同； （三）公司将对外承接的乙方合同交由关联公司执行而与关联公司签订的委托经营合同； （四）除战略合作协议以外的合作协议； （五）公司分管领导提交总经理审批的合同； （六）其他需要总经理审批的合同。 第二十五条 以下合同，由公司总经理授权分管领导审批： （一）公司本部合同中，200万元以下的建设工程类合同，100万元以下的运行管理类、设备（材料）采购类合同，50万元以下服务采购类、其他类等甲方合同； （二）公司本部合同中，100万元以下不存在垫资需求的各类乙方合同； （三）分公司项下50万元以上200万元以下的建设工程类合同，50万
13、元以上100万元以下的运行管理类、设备（材料）采购类合同，20万元以上50万元以下的服务采购类、其他类甲方合同； （四）分公司项下50万元以上500万元以下不存在垫资需求的各类乙方合同； （五）分公司主要负责人认为应当提交公司分管领导审批的合同； （六）其他应当由公司分管领导审批的合同。 第二十六条 以下属分公司项下的合同，由公司总经理授权分公司主要负责人审批： （一）50万元以下的建设工程类、运行管理类、设备（材料）采购类甲方合同，20万元以下的服务采购类、其他类甲方合同； （二）50万元以下不存在垫资需求的各类乙方合同； （三）其他由分公司主要负责人审批的合同。 第二十七条 合同审核的要点
14、包括： （一）合同资料的真实性、业务的可行性； （二）合同技术条款的适宜性； （三）工程合同承包范围界定等与工程相关的条款的准确性、合理性； （四）合同财务条款的合理性、融资的可行性（如果有）； （四）合同内容的合法性； （五）合同的严密性、可履行性； （六）合同权利义务的对等性； （七）合同风险评估及对策的合理性。 第二十八条 合同承办单位对提交资料的真实性、业务的可行性、合同风险评估及对策的合理性等负责；技术部门（如涉及）对合同的技术条款的适宜性等负责；工程管理部门（如涉及）对合同的工程范围、工程履行节点等与工程相关的条款的准确性和合理性等负责；财务部门对合同的财务条款及其他相关条款的合理
15、性等负责；律师事务部对合同内容的合法性负责，并对合同的严密性、可履行性以及权利和义务的对等性、合同风险评估及对策的合理性提出意见。 第二十九条 合同的修改与谈判。合同承办单位应根据合同审核意见修改合同文本，有关合同条款内容需要与对方进行谈判的，还应组织进一步谈判，以达成一致意见。 第六章 合同的签订 第三十条 合同签订前，合同主办部门按公司规定的合同编码方式进行编号。使用对方合同编号的，合同签订后，应按内部格式进行重新编号。 合同编码按附件2XX公司合同编码组成表执行。 第三十一条 合同签订，应当由公司法定代表人或其委托代理人进行。 由委托代理人签订合同的，应当由法定代表人签发法定代表人授权委
16、托书，并在委托书中明确委托代理人的权限和期限，加盖本公司公章。 委托代理人代表公司签订合同，必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。 第三十二条 委托代理人签订合同的，该代理人原则上应当为合同经办责任人。 第三十三条 合同签订后，根据法律法规规定应进行外部审批或备案登记的合同及根据合同约定应进行公证的合同，由各合同承办单位负责办理。 第三十四条 所有合同均实行先签字后盖章的签署程序，合同文本签字后，加盖公司合同专用章，且均应加盖骑缝印章。 第三十五条 合同文本原则上公司最少持有三份原件（不区分正本与副本），一份交由合同主管部门保管，一份交给公司财务部办理收付款，另一份由各发起单位留存。
17、 第六章 合同履行 第三十六条 各承办单位负责本单位发起签订的合同的履行。合同履行应遵守诚信原则，严格按合同约定全面履行，避免发生违约责任。 第三十七条 各单位在紧急情形下或确认不存在法律风险的必要情形下可在合同生效前提前履行合同，但应对其提前履行行为负责。 第三十八条 各单位应对合同履行过程中形成的证据进行保存，包括住来函件、短信记录、微信记录、电话录音等，确有必要时可进行公证。 对外沟通应尽量采用书面形式，函件寄送原则上选择EMS快递，面单应清晰注明函件主要内容，函件流转信息应在6个月内提取。 第三十九条 各承办单位应对本单位形成的合同建立合同台账、动态管理，并向合同主管部门及时汇报合同履
18、行进程。 第四十条 合同履行过程中发生重大变更、重大违约、单方提前终止等可能导致我方合同目的不能实现或可能导致我方对外承担责任情形的，各单位应及时将有关情况向合同主管部门、分管领导汇报。合同主管部门应根据实际情况提出法律处理方案，法律处理方案原则上应按合同审批权限规定进行审批。 第四十一条 甲方合同应按合同约定及时进行合同验收（签证），未经验收（签证）或验收不合格的合同，不得进行款项结算。 第四十二条 甲方合同支付，应由合同发起单位按合同约定的方式提交申请，经归口复核单位复核，由财务部进行审查后，按公司资金支付程序规定报分管领导、总经理和/或董事长审批，财务人员办理支付手续。 第四十三条 乙方
19、合同应由合同发起单位及时催收款项，并保存催收证据。 第四十四条 乙方合同应付款方要求先发票后收款的，必要时应要求收款方出具未付款证明。 第四十五条 合同支付原则上应向合同相对方或合同明确约定的收款方支付，如需向其他第三方支付，应取得合同相对方的书面指示。 第七章 合同档案管理 第四十六条 合同档案包括合同审核、订立、履行全过程形成的所有档案资料。 第四十七条 合同主管部门负责收集各发起单位提交的合同文本盖章原件，各承办单位负责及时收集合同履行阶段形成的其他合同文件，共同建立合同档案。 合同主管部门与各承办单位应当按照档案管理要求于每年3月份前将可以归档的合同档案移交公司档案管理部门保管；工程合
20、同档案最迟应当于合同终止后的60日内移交完毕。 合同主管部门对各承办单位移交合同档案工作的及时性进行检查督促。 第四十八条 借阅合同档案，应由经办人提出申请，经其单位负责人审核，由档案管理部门负责人批准；借阅人应在档案室阅览并及时归还，不得将合同档案原件带离档案室；需要复印的，经档案保管部门负责人批准可以复印。 第八章 合同监督与管理 第四十九条 公司的合同管理，接受公司纪委的监督和检查。 第五十条 合同主管部门视情况检查公司本部各单位及各子公司的合同执行情况。 第五十一条 公司合同管理、审核、承办、履行和档案管理人员等，对合同负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密。 第五十二条 公司对在合同管理
21、中成绩显著的部门和个人，根据具体情况给予表彰奖励；对在合同管理中造成合同责任事故的部门与个人应进行责任追究，构成犯罪的，移交司法机关处理。 第五十三条 凡发生下列情况之一的，视为合同责任事故: （一）合同管理过程中因故意或重大过失导致公司遭受重大经济损失的； （二）合同管理过程中因故意或重大过失造成恶劣影响的； （三）合同管理过程中私自收受利益的。 第九章 附 则 第五十四条 本办法未尽事宜按国家有关法律法规执行。 第五十五条 各子公司可依据本办法制订相关合同管理办法，报公司合同主管部门备案。 第五十六条 本办法由公司总经理办公会审议通过，自发布之日起执行。 第五十七条 本办法由公司律师事务部负责解释。
