1、XX公司合同管理办法模板（最权威海关高级认证企业标准）目录第一章总则第二章 合同的签订、变更、解除和履行第三章 合同管理机构及职责第四章 合同审查的内容第五章 合同的审批权限第六章 合同的审批流程第七章 合同档案管理第八章 合同纠纷的处理第九章 合同的风险排查与管理责任第十章 奖惩与附则XX公司合同管理办法模板（最权威海关高级认证企业标准）第一章总则第一条 为了加强公司的合同管理，进一步规范和完善公司合同的管理程序，防止合同签订及履行中的不当行为，确保企业经济活动的安全，最大限度地防范和化解风险，根据中华人民共和国公司法、中华人民共和国合同法等相关法律法规，结合XXXXX有限公司（以下简称“公
2、司”）的实际情况，特制定本办法 第二条 公司以及各职能部门代表公司签订对外进出口业务、购销、网络接入及服务、财产租赁、房屋买卖、土地使用权转让、建筑工程、承包、融资、合资、合作、广告发布、技术开发、专利权及专利申请权的转让和许可、非专利技术转让、技术服务等以明确当事人之间民事权利义务关系为内容的各类合同，除必须遵守国家有关法律法规外，应遵照本办法。 第三条 本办法所称重大合同是指法律关系复杂或者标的额巨大，其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同，包括（但不限于）：对外进出口业务、购销、房屋买卖、土地使用权转让、技术开发、技术转让与许可、合作、合资、合作、融资、重大工程施工等合同以
3、及合同标的额超过如下标准的合同：（一）非业务类：XXXX万元以上（非业务类合同指超出公司经营范围，与公司业务无直接关系的所有合同，以营业执照上核准的经营范围为准）（二）业务类：XXXX万元以上（业务类合同指属于公司经营范围内的所有合同，以公司营业执照核准的经营范围为准）第四条 本办法适用于公司、公司各职能部门及所有下属公司。第五条 合同管理是指本办法适用范围内的企业对合同文本编制、审批、签订、履行、变更、解除、终止档案等的管理。第六条 合同管理内容包括：合同相对人的资信审查、合同谈判、文本编制、合同审批、合同签订及履行、合同监督与检查、合同争议解决，以及合同基础资料建立与档案管理的全过程管理。
4、第二章 合同的签订、变更、解除和履行第七条 签订、变更、解除合同，均应采用书面形式。第八条 签订合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定，坚持平等互利、协商一致、诚实信用、等价有偿的原则。第九条 公司的法定代表人以及由其授权的委托代理人有权对外签订合同，被授权人对外签订合同应办理法定代表人授权委托书。第十条 法定代表人授权委托书的办理部门为公司办公室。法定代表人授权委托书必须明确委托代理的权限和有效期，加盖公司公章，并由公司法定代表人签字盖章。持有法定代表人授权委托书的人员应在授权委托书规定的权限的范围内从事业务活动。 第十一条 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、
5、准确；合同签署时应签署日期。合同签署方必须经法定代表人或经其授权的签约人签字，并加盖公章或合同专用章。 第十二条 签订合同时应力争合同有关纠纷由我方所在地人民法院或仲裁委员会管辖。第十三条 签订合同应尽量使用国家有关机关公布的合同范本。第十四条 签订合同应使用公司合同专用章或公司公章，部门印章及其它印章不得用于签订合同。合同专用章应用于业务合同（以公司营业执照核准的经营范围为准）；公章应用于非业务合同。公司公章及合同专用章由办公室管理。第十五条 合同经协商一致，可以变更、解除。如须变更、解除时，应按法律规定或合同约定在合理期限内与对方当事人进行协商，并及时签订有关协议。第十六条 合同签订、变更
6、、解除的手续，应按本办法第四、第五章规定的审批权限和程序办理。第三章 合同管理机构及职责第十七条 除劳动合同和财务合同外，其他合同一律由公司办公室保管。第十八条 合同档案除包括合同的正文及附件外，还包括与合同事宜有关的来往信函、电话记录、传真、票据、图表、音像资料以及合同双方变更或解除合同的协议等。第十九条 签订任何有款项往来的合同，应保证公司至少有两份原件，一份由办公室存档，一份由财务部作付款凭据。其它合同均由公司办公室保留原件，签订合同部门均应保留一份复印件备查。第二十条 未经公司领导同意，合同文本不得随意复印，合同内容不得随意透露他人。第二十二条 合同档案应为永久保存。第二十三条 各部门
7、应建立本部门的合同档案，记录合同的签订、履行情况。第二十四条 公司办公室是公司的合同管理部门，是合同管理的主体，应明确合同管理人员。合同管理部门履行合同管理的职责：（一）对签订的合同进行归档留存。（二）对即将签订的合同进行审查。第二十五条 公司法务部履行合同管理的职责：（一）制订合同管理制度，对合同管理工作进行检查、监督；（二）指导、督促对合同对方当事人进行资信审查；（三）参与合同项目的法律论证、商务谈判及合同文本起草工作；（四）对合同的法律风险进行审查；（五）监督合同的履行，并对合同履行中发现的问题及时进行分析和指导；（六）协助处理合同的争议或纠纷。第二十六条 公司的业务部门及下属公司是合同
8、经办部门，其主要职责是：（一）合同项目的可行性研究；（二）调查核实合同对方当事人的资信情况和履约能力；（三）组织合同商务谈判，拟订合同文本；（四）将合同初稿送审，并根据审核意见进行修改；（五）跟进合同履行并及时处理合同履行中出现的问题。合同经办部门应就上述事项及时与公司法务部进行沟通，确保合同签订及履行的合法有效性。第四章 合同审查的内容第二十七条 合同谈判、文本编制、确立、签订过程中，合同审查的主要内容：（一）合同经办人员是否超越权限；（二）按公司的规定应当由有关部门审查的合同是否已获审查批准；（三）按照国家法律规定应当经过政府有关部门批准或办理有关手续的合同是否已获批准或办理了有关手续；（
9、四）对方当事人是否具备签约资格和签约能力；（五）合同是否具备法律规定的主要条款，合同内容是否完备、合法；（六）合同若有担保或抵押，应审查担保人是否合格、具有担保能力或抵押手续是否完备、合法。（七）合同主体是否适格；（八）合同标的是否合法；（九）合同当事人各方的权利、义务是否明确、合理；（十）违约责任是否明确及可行；（十一）合同文书是否规范；（十二）解决合同争议的处理条款是否可行；（十二）合同是否经法定代表人或其委托人签名盖章。第二十八条 根据职能分工，由公司法律事务部重点审查合同的合法合规及法律风险，经办部门和其他审批部门审查合同的程序性、可行性、经济性、技术性和安全性。第二十九条 重大合同和
10、其它需要加盖公司公章的合同必须经过法律顾问的审查，其他合同各部门必须采用经律师审阅后的标准合同格式（如：宽带业务标准合同、工程施工标准合同等），如对标准合同的重要内容有所修改，也必须经律师审阅后方可签订。第三十条 任何人不得在空白合同上加盖合同专用章或公司公章。第三十一条 合同必须经法定代表人或其授权人签字，并加谏公章或合同专用章方可生效。第三十二条 合同经办人员在签订合同过程中必须注意以下问题：（一）签订合同前应对对方的资金、技术、设备、产品质量和信誉等情况进行必要的调查了解，并可要求对方出示或提供营业执照、税务证、银行帐号等有关证明文件或信息，必要时可要求对方提供担保。（二）在签订合同时，
11、应查验对方签约人员的法定代表人身份证明书或法定代表人授权委托书。（三）合同中涉及知识产权的条款，应遵守公司知识产权管理方面的有关规定。（四）在各类合同的“解决纠纷的方式”条款中，应明确：“本合同签订地为XX市XX区”、“如果在合同履行过程中发生纠纷应向XX市仲裁委员会申请仲裁”或“向合同签订地法院或有管辖权的法院提起诉讼”。第三十三条 合同签订生效后，我方应全面严格履行合同。合同履行过程中任何钱或物的交付、验收以及其他履行行为都必须取得相应的有效书面凭证。第三十四条 合同签订之后履行之前，如果有证据证明对方完全没有履行能力或根本不准备履行合同，我方可在征求律师意见后,提出解除合同或要求对方提供
12、担保后再履行合同。第三十五条 合同履行过程中，如果有证据证明对方实际未履行合同或没有完全履行合同，我方应中止履行合同或及时解除合同，合同经办人员应将前述情况及时报告主管领导，并征求律师意见，共同提出补救方案，采取必要措施减少损失。第三十六条 合同签订后以及履行过程中，根据需要按约定或法定条件可以提出变更或解除合同，变更或解除合同须经主管领导批准，并征求律师意见，若原合同还有其他批准或审查机构，则还应取得原批准或审查机构的同意。变更或解除合同应以书面形式通知对方，说明变更、解除合同的原因及答复期限，以达成变更或解除合同的协议。第五章 合同的审批权限第三十七条 根据合同的不同类别及具体内容，业务类
13、合同的审批权限如下：（一）一般合同：特指包括在公司各部门年度计划内、合同标的额为XXXX万元以下的合同，如下图：合同要约立项审批部门经理不同意同意销项存档合同草案部门经理授权范围内授权范围外签订合同主管副总经理（二）重大合同：特指合同标的额属于重大合同范畴内的、在公司各部门年度计划外的合同，如下图：合同要约立项审批部门经理不同意销项存档同意授权人合同洽谈合同草案财务部律师审阅修改合同总经理签订合同存档 对于单项购买合同标的为XXXX万元以上的合同(包括所有合同),必须采用招投标(或议标)的方式进行。合同的洽谈由招投标委员会全权负责。公司常设招投标委员会，招投标委员会的职责为负责组织和监管各项招
14、投标（议标）事宜，招投标委员会将根据每次招投标项目的情况，决定招投标的方式，并委派专人组成招投标小组负责实施招投标事宜。招投标小组向招投标委员会汇报工作，并接受招投标委员会的监管。招投标的结果由招投标委员会以多数通过方式决定。第三十八条 公司合同的审批权分为三级，即：总经理级、副总经理级及部门经理级。总经理为公司合同最高审查责任人，由董事会授权；总经理向副总经理授权，副总经理向部门经理授权。以上授权范围特指在公司各体系、各部门年度计划内之合同，对于年度计划外所产生的所有合同均需提请总经理批准。第六章 合同的审批流程第三十九条 报送公司审批合同，应在XX个工作日内完成审批程序并批复。第四十条 经
15、办部门按照第五章审批权限执行合同审批程序，填写合同审批表报审。第四十一条 需公司信审委员会审批的合同，按照信审委员会议事程序，完成审批流程。第七章 合同档案管理第四十二条 合同正式生效前，不得以任何形式实际履行合同。合同生效后，双方应严格履行合同，遵守全面履行、正确履行和诚实信用的原则。合同约定需办理抵押、质押登记或公证等的事项，应按合同约定及时办理。第四十二条 合同履行中出现问题或合同内容发生变化，经办部门应及时向法律事务部反映情况，须提交书面报告或重要法律文件等书面材料，公司经营班子及相关部门应及时协助解决问题。第四十三条 合同履行过程中，如业务经办人员发生变动，应向原部门交接人员书面交接
16、。第四十四条 合同档案管理是由公司办公室收集整理，合同档案立卷归档，包括合同审批、签订、履行过程中形成的各种单证，函电和其他重要文件材料。第八章 合同纠纷的处理第四十五条 合同履行中若产生纠纷，应及时向主管领导及律师汇报，采取必要的措施，并根据实际情况决定是否聘请律师，通过法律途径解决，其间的往来函件，必须经过律师的审阅。第九章 合同的风险排查与管理责任第四十六条 公司在加强日常法律风险监控的同时，每月至少组织一次与外聘常年法律顾问对当月重要的贸易合同跟踪，排查法律风险。第四十七条 合同(含相关的单证等重要资料)是公司的重要资源及核心机密之一，公司全体员工都有保密的义务：（一）非该合同的执行者
17、、管理者，非经批准，不得阅读、抄录、复制。（二）合同执行者、管理者，不论动机如何，不得将合同内容转达与其他无关人员。（三）若有以上二项(一)和（二）行为，视为泄密，以严重违反公司劳动纪律论处，情节严重，给企业造成损失的，追究经济责任并承担相应法律责任。（四）合同档案保管丢失、损毁，应追究相应的责任，并予以必要的处分。（五）业务员、副经理、经理及专职合同管理员离开本公司，不得利用原客户渠道从事与本企业相竞争的经营活动，否则，由此给企业造成经济损失，情节严重者将通过法律追究当事人责任。第四十八条 违反合同审批分级管理制度而越权签订合同的，按违反劳动纪律论处，造成公司经济损失应承担相应经济责任和法律责任。第十章 奖惩与附则第四十九条 在签订、履行和管理合同工作中成绩显著，避免和挽回重大经济损失的，由公司办公室报请公司领导根据有关规定予以奖励。第五十条 违反本办法有关规定，给公司造成损失的，总经办将依据损失大小报请公司领导批准，对直接责任人员追究相应的法律责任。第五十一条 本办法如因情况变化而与国家有关法律法规的规定不相符合时，以国家有关法律规定为准。公司有关规定与本办法不符的，以本办法为准。第五十二条 各下属公司参照本办法制定本企业的合同管理制度。第五十三条 本办法自公布之日起施行，由公司办公室负责修改或解释。XXXXXXXXX公司 XXXX年XX月XX日
