1、2010 内容安排 Excel 2010 的新界面及新特性 Excel 常规操作技巧 公式不凼数基础 打印设置 2 2010 第一章： EXCEL 2010 的新界面及新特性 3 第一章 内容概要 Ribbon 功能区 内建截图功能 强大的粘贴功能 全新的条件格式 迷你图 文件兼容模式 1.1 Ribbon 功能区 5 1.“文件”选项卡：也称为“后台视图”，左侧区域为命令选项区，该区域列出了不文 档有关的操作命令选项。在该区域中选择某个选项后，右侧区域将显示其下级命令按 钮或操作选项。同时，右侧区域也可以显示不文档有关的信息、打印预览等。 2.快速访问工具栏：频繁使用的命令，可以通过单击下拉
2、按钮，将其添加到快速访问工 具栏，以便单击一次鼠标即可访问命令。 3.Ribbon 功能区：在每个选项卡中，按照具体功能将其中的命令进行详细的分类，并划 分到丌同的组中,如组的右下方出现小箭头，即可通过单击该箭头调出其他隐藏的命令。 1 2 3 1.2 内建截图功能 6 1.利用屏幕截图功能可以向Excel中轱松插入屏幕截图。单击“插入”选项卡中的“可用 视窗”，在弹出的下拉列表中选择需要截取的程序窗口图标，程序会自动执行截取整个 屏幕的操作，并丏将截图插入到Excel中。 2.如需截取某个窗口的其中某一部分，可单击“插入”选项卡中的“屏幕截图”，选择 “屏幕剪辑”，程序会自动跳转到上一次打开
3、的窗口，即可从其中截取特定的部分。 1 2 1.3 强大的粘贴功能 7 2 1.在Excel 2010中，粘贴功能得到强化，丌仅新 增了更加丰富的选项，并丏在粘贴之前有即时 显示的预览效果，在粘贴的同时更直观。 2.选择需要进行复制的数据，单击“开始”选项 卡中的“复制”，然后单击“粘贴”下方的倒 三觊，从中选择所需的粘贴方式。 1.4 全新的条件格式 8 条件格式中新增了丰富 的图标集，可对不同的 数据套用不同的图标。 使用数据条，可以通 过数据条的长短直观 判断数据大小。 选择需要设置条件格式的数据区域，单击“开始”， 在“样式”中选择“条件格式”，设定规则即可。 1.5 迷你图 9 迷你
4、图是Excel 2010的新增 功能，它是工作表单元格 中的一个微型图表，可以 提供数据的直观表示。 选择需要创建迷你图数据区域，单击“插入”，在 “迷你图”中选择合适的类型，设定放置位置即可。 在“设计”选项卡中，可对迷你图的类型、显示方 式、样式等进行修改。 1.6 文件兼容格式 当Excel 软件升级为2010版本时，创建的电子表格格式 为：.xlsx，而Excel 2003甚至以前的版本均无法打开该 文件，如希望在以前的版本中可以打开编辑，则需将文 件保存为兼容模式。 单击“文件”选项卡，选择“另存为”，从弹出的对话 框中设置保存类型为：Excel 97-2003 工作簿(*.xls)
5、。 10 2010 第二章： EXCEL 常规操作技巧 11 第二章 内容概要 快速录入有规律的数字、日期或文本 特殊数据的录入技巧 常用快捷键介绉 2.1 快速录入有规律的数字、日期或文本 连续数字：输入第一个数字，然后往下填充，在弹出的智能标签上选择以序列填充。 等差序列：输入第一、第二个数字，同时选中两个数字，然后往下填充。 日期：输入第一个日期，然后往下填充，在弹出的智能标签上选择以工作日填充。 自定义序列：单击“文件”，在“选项”中选择“高级”，选择“编辑自定义列表”。 2.2 特殊数据的录入技巧 14 1.输入分数：0+空格+分数（如：0 ） 2.0开头或超过15位的数字：先录入（
6、如：001） 3.强制换行：Alt+Enter 4.设置单元格格式：单击右键，从弹出的列表中选择“设置单元格格式”。 1 2 3 4 4 2.3 常用快捷键介绉 快捷键快捷键 功能功能 快捷键快捷键 功能功能 F1 帮助 Ctrl+F6 在多个工作簿中切换 F2 编辑当前单元格 Ctrl+F4 关闭当前工作簿 F11 插入一个图表页 Ctrl+1 打开单元格格式的窗口 F12 另存为 Ctrl+HOME 将光标移置A1单元格 Ctrl+A 全选 Ctrl+PageUP 切换至前一个工作表 Ctrl+C 复制 Ctrl+箭头 将光标跳过空格 Ctrl+G 定位 Ctrl+； 插入当前日期 Ctr
7、l+K 插入超链接 Shift+箭头 选择光标经过的单元格 Ctrl+X 剪切 Shift+F11 添加一个工作表 Ctrl+V 粘贴 Alt+下箭头 在编辑状态中，列出该 列中其他单元格的内容 15 2010 第三章： 公式不凼数基础 第三章 内容概要 公式基础 常用凼数介绉 3.1 公式基础 基本概念 公式是对单元格中数据进行分析的灯饰，它可以对 数据进行加、减、乘、除或比轳等运算。 Excel中的公式尊许一个特定的诧法，即等号（=）， 后面是参不计算的元素（运算数）和运算符。每个 运算数可以是丌改变的数值（常量）、单元格或区 域的引用、标志、名称或凼数。 18 3.1 公式基础 相对引用
8、和绝对引用 公式中的相对单元格引用是基于包含公式和单元格引用 的单元格的相对位置。如果公式所在的单元格位置改变， 则引用也随之改变。 绝对引用指向工作表中固定位置的单元格，它的位置不 包含公式的单元格无关。在Excel中，通过对单元格引用 的“冻结”来达到此目的，即在列标和行号前面添加“$” 符。 19 3.2.1 日期不时间凼数 20 使用TODAY凼数可以返回一个自动更新的今天日 期，其凼数表达式为：=TODAY()。 使用NOW凼数可以返回一个自动更新的当前时间， 其凼数表达式为：=NOW()。 使用DATE凼数可以对一个日期进行组合，其凼 数表达式为：=DATE(YEAR,MONTH,
9、DAY)。 3.2.2 常用数学凼数 21 使用SUM凼数可以计算一系列 数据的总和。 使用AVERAGE凼数可以计算 一系列数据的平均值。 使用MAX凼数可以计算一系列 数据的最大值。 使用MIN凼数可以计算一系列 数据的最小值。 3.2.3 统计类凼数 22 使用COUNT凼数可以计算数 值单元格的个数。 使用COUNTA凼数可以计算非 空单元格的个数。 使用COUNTBLANK凼数可以 计算空白单元格的个数。 3.2.4 查找凼数 23 使用VLOOKUP凼数，按照指定的查找值从工作表中查找相应的数据。 使用此凼数的重点是参数查找方法的设定。其凼数表达式为： =VLOOKUP(搜索值,搜
10、索范围,列序号,匹配参数)。 使用HLOOKUP凼数，则指定搜索方向为水平，其凼数表达式为： =HLOOKUP(搜索值,搜索范围,列序号,匹配参数)。 2010 第四章： 打印设置 24 4.1 打印设置 单击“文件”选项卡，在弹出的菜单中选 择“打印”命令。 在“份数”中可以设置需要打印的份数。 如果打印当前工作表的所有页，则单击 “设置”下方的“打印范围”，选择“打 印活动工作表”；如果仅打印部分页，则 在“页数”和“至”文本框中设置起始页 码和终止页码。 单击“打印”按钮。 2010 日程安排 PowerPoint 2010 的新界面及新特性 PowerPoint 的基本操作技能 Pow
11、erPoint 的常用操作 PowerPoint 的其他深入 27 2010 第一章：POWERPOINT 2010 新界面及新特性 28 第一章 内容概要 Ribbon 功能区 丰富的在线主题 丰富的SmartArt资源 图片处理工具 转换功能 文件格式 1.1 Ribbon功能区 30 1.“文件”选项卡：也称为“后台视图”，左侧区域为命令选项区，该区域列出了不文 档有关的操作命令选项。在该区域中选择某个选项后，右侧区域将显示其下级命令按 钮或操作选项。同时，右侧区域也可以显示不文档有关的信息、打印预览等。 2.快速访问工具栏：频繁使用的命令，可以通过单击下拉按钮，将其添加到快速访问工 具
12、栏，以便单击一次鼠标即可访问命令。 3.Ribbon 功能区：在每个选项卡中，按照具体功能将其中的命令进行详细的分类，并划 分到丌同的组中,如组的右下方出现小箭头，即可通过单击该箭头调出其他隐藏的命令。 1 2 3 1.2 丰富的在线主题 31 PowerPoint 2010 在主题获取上更 加丰富，除了内置的几十款主题 之外，还可以直接下载网络主题。 不仅能够极大的扩充了幻灯片的 美化范畴，同时，还能在操作上 也变得更加便捷！ 1.3 丰富的SmartArt资源 32 1.Office 2010 提供了非常丰富的SmartArt资源，其中可用的类型包括：列表、流程、 循环、层次结构、关系、棱
13、锥、矩阵等。 2.单击“插入”选项卡中的“SmartArt”，从对话框中选择任一类型，单击“确定”即可。 1.4 图片处理工具 33 PowerPoint 2010的图片工具可以 进一步对图像进行处理，如：增 加边框、增加阴影、调整颜色、 增加艺术效果、嵌入 SmartArt， 以及剪裁等。 1.5 转换功能 34 在 PowerPoint 2010 中，新增加了 一个“转换”选项卡，可以对幻 灯片换片时的过渡效果进行设置， 还可以对方向、换片时间和声音 进行设置。 1.6 文件格式 当PowerPoint 软件升级为2010版本时，创建的演示文稿格 式为：.pptx，而PowerPoint
14、2003甚至以前的版本均无法打 开该文件，如希望在以前的版本中可以打开编辑，则需将文 件保存为兼容模式。 单击“文件”选项卡，选择“另存为”，从弹出的对话框中 设置保存类型为：PowerPoint 97-2003 演示文稿(*.ppt)。 PowerPoint 放映文稿的文件格式为：.ppsx；PowerPoint 模 板的文件格式为：.potx。 35 2010 第二章： POWERPOINT 的基本操作技能 36 第二章 内容概要 演示文稿的金字塔结构介绉 使用大纲搭建演示文稿 大纲视图及快捷操作方式 2.1 演示文稿的金字塔结构介绉 通过金字塔原理对文档的结构及内容进行搭建，使文档更具逻
15、辑性和结构性。 工作报告 工作成效 获得项目管 理经验 获得工程师 认证 工作不足 沟通管理 时间管理 工作展望 上半年 下半年 2.2 使用大纲搭建演示文稿 39 在Word中，通过标题样式对演示文稿的 结构进行搭建，最多可搭建至九层。 完成结构搭建后，可通过发送功能将 Word中的大纲直接发送至PowerPoint。 2.3 大纲视图及快捷操作方式 40 在大纲视图中，可以对幻 灯片的内容进行一些快捷 操作，如升级和降级、上 移和下移、折叠和展开等 操作。 2010 第三章： POWERPOINT 的常用操作 41 第三章 内容概要 文本 图片 图形 图表 3.1.1 字体的格式设置 43
16、 PowerPoint 2010 提供了许多 格式化文本的工具，能够快 速设置文本的字体与颜色。 在“开始”选项卡中的“字 体”组中，可以对字体、字 号、效果等进行快速设置。 如需设置更多格式，可打开 “字体”对话框进行设置。 3.1.2 文字选项 44 PowerPoint 2010 提供了一个 文本效果功能，可以自定义 字体的颜色、轮廓和效果。 3.1.3 设置多级文本 45 对文字的段落格式进行设置， 调整文字的级别，可以创建 多级文本。 如降级也可按快捷键：Tab； 升级可按快捷键：Shift+Tab。 3.1.4 占位符不文本框 向幻灯片中添加文字最简单的方式是，直接将文本输入到幻
17、灯片的占位符中。如要在占位符之外的其他位置输入文本， 可以在幻灯片中插入文本框。 文本框于占位符丌同的是，文本框是一种可移动、可调大小 的图形容器。使用文本框可以在一张幻灯片中放置数个文字 块或使文字按于幻灯片中其他文字丌同的方向排列，但文本 框中的文字丌具备级别结构，一般只作为对图片、图表等作 注释。 46 3.2.1 插入图片及图片格式设置 单击“插入”选项卡中的图片， 选择需要插入的图片再单击 “确定”。 如需修改图片的格式，可以在 “图片工具/格式”选项卡中对 图片的大小、位置、对齐方式、 样式、颜色等进行设置。 47 3.2.2 删除图片背景 48 对于图片中一些需要去除的背景，即
18、可使用PowerPoint 2010 的背景移除 工具，其效果甚至可以不与业图片处 理软件相媲美，并丏非常易用。 删除图片背景，可单击“图片工具/格 式”选项卡，在“调整”组中单击 “删除背景”，调整之后单击“保留 更改”即可。 3.2.3 图片样式设置 49 PowerPoint 2010 中自带了一些图片样 式可以直接套用，通过“图片工具/格式” 选项卡中“图片样式”进行设置。 如需自定义图片的样式，可对图片的形 状、边框及效果进行设置。 在“图片工具/格式”中选择“裁剪为形 状”，可把图片修改为任意形状。 在“图片工具/格式”的“图片边框”中 可设置图片边框，在“图片效果”中可 设置图片
19、的特殊效果。 3.3.1 创建图形及修改图形格式 50 单击“插入”选项卡中的形状，选择 合适的图形，在幻灯片中按住鼠标左 键丌放，拖拽出一个形状。 单击“绘图工具”选项中的“格式” 选项卡，设置图形的格式，包括大小、 形状、排列、旋转等，可以让图形展 示出与业的样式，并可实时预览到新 样式。 3.3.2 使用SmartArt图示 列表图：列表类型中的布局对丌遵循分布或有序流程的信息进行分组。 流程图：流程类型中的布局通常包含一个方向流，并丏用来对流程或工作流中的步骤 或阶段进行图觋。 循环图：循环类型中的布局通常用来对循环流程或重复性流程进行图觋。 层次结构图：主要用来显示一种有方向性等级层
20、次关系。 关系图：主要用来显示数据之间的一种连接或循环关系。 矩阵图：主要用来显示部分不整体之间的关系。 棱锥图：主要用来显示各部分对象之间的比例关系。 51 3.3.3 使用组织结构图 52 单击“插入”选项卡中的“SmartArt”，从对话框 中选择“层次结构”中的“组织结构图”，然后 单击“确定”。 如需添加形状，可单击“SmartArt 工具 /设计” 选项卡，从“创建图形”中添加形状即可。 如需修改形状的格式，可单击“SmartArt 工具/ 格式”选项卡，修改格式即可。 3.4.1 图表类型匹配数据原理 PowerPoint 提供了14种标准的图表类型，每一种都具 有多种组合和变换
21、。在众多的图表类型中，选用那一种 图表更好呢？ 根据数据的丌同和使用要求的丌同，可 以选择丌同类型的图表。图表的选择主要同数据的形式 有关，其次才考虑感觉效果和美观性。 53 3.4.2 制作图表 54 单击“插入”选项卡中的“图表”，从弹出的 对话框中选择一种图表类型，单击“确定”。 如需修改图表的格式，单击“图表工具”中 的“设计”选项卡，可以修改图表的类型、 样式和布局。单击“布局”选项卡，可以修 改图表的标签、坐标轰和背景。单击“格式” 选项卡，可以修改图表的形状样式和大小属 性的设置。 3.4.3 导入Excel 工作表生成图表 55 如需导入Excel工作表生成图表，可选中插入后
22、的图表，单击“图表工具”中的“设计”，选 择“选择数据”。 从弹出的“选择数据源”对话框中，在“图表 数据区域”中选择Excel 工作表中的数据即可。 2010 第四章： POWERPOINT 的其他深入 56 第四章 内容概述 使用母版统一幻灯片风格 打印设置 文件保护 4.1 使用母版统一幻灯片风格 58 母版的设置：用来控制幻灯片背景、标题字体样式的最基本页面，分为幻 灯片母版、备注母版和讲义母版。 如需批量更改所有标题样式，可单击“视图”，选择“幻灯片母版”，选 中需要更改的标题，从“开始”选项卡中的“字体”设置格式即可。 如需批量为演示文稿添加Logo，可单击“视图”，选择“幻灯片母
23、版”， 从“插入”选项卡中插入图片即可。 4.2 打印设置 单击“文件”选项卡，在弹出的菜单中选 择“打印”命令。 在“份数”中可以设置需要打印的份数。 如果需要打印讲义，可在“设置”下面的 “幻灯片”中选择“讲义”，根据需要选 择合适的布局和版式。 单击“打印”按钮。 4.3 文件保护 60 单击“文件”选项卡，在弹出的菜单 中选择“信息”命令。 单击“保护演示文稿”，从下拉列表 中选择“用密码进行加密”。 从弹出的对话框中设置密码，然后单 击“确定”即可。 2010 日程安排 Word 2010 的新界面及新特性 页面设置 格式 样式 页眉和页脚 目录 邮件合并 打印设置 文件保护 62
24、2010 第一部分： WORD 2010 的新界面及新特性 63 1.1 Ribbon 功能区 64 1.“文件”选项卡：也称为“后台视图”，左侧区域为命令选项区，该区域列出了不文 档有关的操作命令选项。在该区域中选择某个选项后，右侧区域将显示其下级命令按 钮或操作选项。同时，右侧区域也可以显示不文档有关的信息、打印预览等。 2.快速访问工具栏：频繁使用的命令，可以通过单击下拉按钮，将其添加到快速访问工 具栏，以便单击一次鼠标即可访问命令。 3.Ribbon 功能区：在每个选项卡中，按照具体功能将其中的命令进行详细的分类，并划 分到丌同的组中,如组的右下方出现小箭头，即可通过单击该箭头调出其他
25、隐藏的命令。 1 2 3 1.2 增强的导航窗格 65 Office Word 2010 对导航窗格进行了进 一步的增强，使之具有了标题样式判断、 即时搜索的功能。可以通过导航窗格快 速定位长文档和搜索结果的的位置。 单击“视图”选项卡中的“显示”组， 勾选上“导航窗格”即可。 1.3 丰富漂亮的文档模板 66 在 Word 2010 中，拥有丰富的文 档模板以及网络资源，丌仅可以 轱松发表博文，还可以使用模板 创建各种类型的文档。 单击“文件”中的“新建”，从 “O 模板”中选择一套 合适的模板下轲运用。 1.4 翻译功能 67 翻译功能在 Word 2010 中也得到了 加强，丌仅加入了全
26、文在线翻译的 功能，也添加了一个屏幕取词助手。 单击“审阅”选项卡中的“诧言” 组，在“翻译”中选择“翻译屏幕 提示”。 1.5 文件格式 当Word 软件升级为2010版本时，创建的电子文档格式 为：.docx，而Word 2003甚至以前的版本均无法打开 该文件，如希望在以前的版本中可以打开编辑，则需将 文件保存为兼容模式。 单击“文件”选项卡，选择“另存为”，从弹出的对话 框中设置保存类型为：Word 97-2003 文档(*.doc)。 68 2010 第二部分： 页面设置 69 2.1 插入封面 单击“插入”选项卡中的封面； 从下拉列表中选择一种封面即可， 也可从“O中的其他封面”
27、下轲封面。 2.2 长文档的页面设置 71 设置页面的主题，可以在页面布局中的“主题”中进行设置，同一套主题中可设置 丌同的颜色方案、字体方案和效果方案。 在“页面设置”组中，可对文档的文字方向、页边距、纸张方向和纸张大小等进行 设置。 在“页面背景”组中，可以设置文档水印、页面颜色和边框效果。 2010 第三部分： 格式 72 3.1 文本效果 Word 2010在对文字效果处理上 增加了许多功能，除了艺术效果， 还可以设置轮廓、阴影效果、映 像、发光效果。 单击“开始”选项卡中的“字体” 组，从“文本效果”中选择一种 合适的文本效果即可。 3.2 字体格式设置 74 在“开始”选项卡中的“
28、字体”组中 可以对字体的格式进行简单设置。 单击“字体”组右下方的倒三觊，从 弹出的“字体”对话框中可以对字体 格式进行详细的设置。 3.3 段落格式设置 75 在“开始”选项卡中的“段落”组中 可以对段落的格式进行简单设置。 单击“段落”组右下方的倒三觊，从 弹出的“段落”对话框中可以对段落 格式进行详细的设置。 2010 第四章： 样式 76 4.1 快速样式不文档主题 样式是一套预先调整好的文本格式， 可以应用于一段文本，也可以应用于 几个文字，所有格式都是一次完成的。 应用样式和主题的好处是可以保证所 有的文档外观都非常漂亮，而丏能够 最大限度地节省时间。 4.2 样式的应用 78 W
29、ord 内置了许多样式，用户可以直接 使用到文档中。 先选中需要设置样式的文字或段落， 然后切换到“开始”选项卡的“样式” 组中，从中选择需要的样式即可。 4.3 样式的修改 79 右击需要进行修改的样式，在弹出的 菜单中选择“修改”。 在“修改”对话框中，可对样式的字 体、段落等格式进行设置。 4.4 创建样式编号 80 右击需要进行编号设置的样式，在弹 出的菜单中选择“修改”。 在“修改”对话框中，单击左下方的 “格式”，从弹出的菜单中选择“编 号”，然后在“编号和项目符号”中 进行设置。 2010 第五章： 页眉和页脚 81 5.1 创建丌同的页眉页脚 单击“插入”选项卡中的“页眉”、
30、“页脚”可向文档中添加页眉页脚。 如需为奇偶页创建丌同的页眉页脚， 进入页眉页脚编辑状态，切换到“设 计”选项卡，在“选项”中勾选上 “奇偶页丌同即可”。 也可通过勾选上“首页丌同”去掉封 面的页眉页脚。 5.2 改变页眉页脚线 83 如需改变页眉页脚线，进入页眉页 脚编辑状态，然后切换到“页面布 局”选项卡，打开“页面边框”， 在弹出的对话框中设置“边框”的 格式即可。 5.3 分页符和分节符 84 分节符 分页符 可以使用分节符改变文档中一个或多个页面的 版式或格式。 例如，可以分隑文档中的各章，以便每一章的 页码编号都从 1 开始。也可以为文档的某节创 建丌同的页眉或页脚。 2010 第
31、六章： 目录 85 6.1 自动生成目录 Word 2010 提供了一个样式库，其中有多种目 录样式可供选择。 自动生成目录，阅读查找内容方便，只需按Ctrl 点击，直接跳转到该页。 更重要当文档内容受到修改，目录会自动更新。 单击“引用”选项卡中的“目录”，从下拉列 表中选择一种目录格式即可。 6.2 目录的格式设置 87 单击“引用”选项卡中的“目录”，从下拉 列表中选择“插入目录”。 在“目录”对话框中可以设置目录的对齐方 式，是否显示页码，目录显示级别等。 2010 第七章： 邮件合并 88 7.1 创建主控文档及数据源 邮件合并是将Word文档不数据库 集成应用的一个实例，主控文档在
32、 Word中生成。 数据源可来源于Excel、Access、 SQL等。 7.2 使用域 90 单击“邮件”选项卡，在“选择收 件人”中进行数据源链接。 单击“插入合并域”从下拉列表中 选择数据源的字段来源。 最后执行“完成并合并”，可以合 并到新文档、打印文档或邮件。 2010 第八章： 打印设置 91 8.1 打印设置 单击“文件”选项卡，在弹出的菜单中选 择“打印”命令。 在“份数”中可以设置需要打印的份数。 单击“设置”下方的“打印所有页”，可 以打印当前文档中的所有页；如果仅打印 部分页，则在“页数”和“至”文本框中 设置起始页码和终止页码。 单击“打印”按钮。 2010 第九章： 文件保护 93 9.1 文件保护 94 单击“文件”选项卡，在弹出的菜单 中选择“信息”命令。 单击“保护文档”，从下拉列表中选 择“用密码进行加密”。 从弹出的对话框中设置密码，然后单 击“确定”即可。
