1、2022/5/151一丑话说在前头（15条罪状）二行政的定义及人员的素质要求三行政工作的内容和特点四行政工作常见分析方法行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术注：行政统筹除以上内容外，还包括行政礼仪、时间管理、沟通技巧、压力与情绪管理等内容，这些将在后续课程中呈现2022/5/152行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术8. 不懂得日常行政工作礼仪 （注：后续课程必修）9. 不懂得如何沟通协调 （注：后续课程必修）10.不懂得时间管理，分不清轻重缓急 （注：后续课程必修）11. 不懂得处理人际关系12. 不懂现行国家劳动法律（劳动合同法、社保等）12. 喜欢推诿和推卸责任13. 不能独立思考分析，不能独立
2、解决问题14. 工作被动，仅作部门的“传话筒”15. 依赖或藐视人力资源及行政部（厂务部）1. 知识广度和深度不够 学历普遍偏低2. 口头表达和写作能力弱 个别还不会讲普通话 3. 思想殭化 不愿意接受新事物 不学习不上进4. 越权，擅作主张5. 爱打小报告：唯恐天下不乱 6. 越级上报：鸡毛蒜皮的小事直接捅到公司高层7. 不清楚自己的角色定位 不清楚自己工作职掌部门行政工作的十五条“罪状2022/5/153行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政的定义行政的定义广义的行政广义的行政： 指的是一定的社会组织，在其活动过程中所进行的各种组织的计划、组织、控制、协调、监督等活动的总称 狭义的行政：狭义
3、的行政： 以国家而言，是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的总称。如工商局、物价局、税务局等部门。这些行政管理部门依法行使国家权力，叫做依法行政 以企业单位或机关组织而言，就是指一般的行政事务的职能管理，包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理，具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理 、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理、总务采购管理、生活福利、车辆管理、安全卫生、访客接待、活动组织等 以嘉辉各部门行政助理而言，就是集行政、人事、秘书工作于一身以嘉辉各部门行政助理而言，就是集行政、人事、秘书工作于一身2022/5/154行政统筹管理艺术行政统筹管理艺
4、术仪表形象：仪表形象：整洁 端庄 大方 礼貌性格特质：性格特质：责任心 亲和力 感染力 情绪稳定 创新意识 能力特质：能力特质： 执行力 表达能力（口头与书面） 组织协调能力 领悟应变能力 工作特质：工作特质：细心 耐心 合作 大局观 成本意识 技能要求：技能要求：办公软件（PPT/Excel/Word）操作熟练 文笔良好 具有一定统计分析能力 熟悉公文写作和档案管理 行政人员的素质要求行政人员的素质要求2022/5/155行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政工作的主要内容行政工作的主要内容办办公公管理管理会议管理会议管理政策政策制度执行制度执行员员工行为规范工行为规范辅助高管辅助高管文文书档
5、案管理书档案管理突发应急指挥突发应急指挥2022/5/156行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术具体日常行政事务具体日常行政事务1.文书档案管理文书档案管理2.会议管理会议管理3.办公管理办公管理4.车辆管理车辆管理5.考勤管理考勤管理6.奖惩管理奖惩管理7.接待招待接待招待8.活动组织活动组织9.信件管理信件管理10.印章管理印章管理11.通讯管理通讯管理12.安全保卫安全保卫13.财务报销财务报销14.应急事件的指挥与安排应急事件的指挥与安排2022/5/157行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术文书档案管理文书档案管理1.文书管理：文书管理：公文：报告、请示（申请）、通知、通告、备忘、联络、介绍
6、等收文管理；登记、分发、拟办、催办、归档发文管理：拟稿（起草）、审稿、校对、用印、签发、归档2.档案管理：档案管理：对档案文件的收集、整理、鉴定、登记、保密、检索、利用等，包括外收文、内发文、会议记录、报告总结、图表、影像资料、个人档案等等要求：1.每位行政助理能够按照公司统一格式独立撰写各式公文2.每位行政助理应该有能力进行本部门的档案管理，方便保存、检索、利用附件：嘉辉公司常见的一些公文2022/5/158行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术如何归档如何归档归档原则：归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的三、是对企业具有长远的历史查考价值的归档方法：
7、归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷归档案卷内的基本排列方法：归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后二、来文和复文，复文在前，来文在后三、正文和附件，正文在前，附件在后四、正本和原稿，正文在前，原稿在后五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后2022/5/159行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术会议管理会议管理1.会前准备会前准备明确参会人数选择开会地点选择会议时间拟运议事日程申请会议经费预约会议发布会议通知会场布置材料/设备准备2.会中事
8、务管理会中事务管理会议签到会议注意事项会场服务会议记录会场应急处理3.会后工作管理会后工作管理会议现场清理编写会议简报开展会务总结撰写会议纪要会后检查督办4.会议控制会议控制会议数量控制会议时间控制会场环境控制会议质量控制2022/5/1510行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术办公管理办公管理1.办公室布局（办公室布局（Layout）2.办公用品管理办公用品管理3.办公办公5S管理管理4.办公保密管理办公保密管理5.安全消防管理安全消防管理6.办公室搬迁办公室搬迁2022/5/1511行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术办公室布局办公室布局舒适美观和谐便利实用、方便环保健康气派个性良好办公环境五大标
9、准办公室布置的环境要求2022/5/1512行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术 四项原则四项原则1.采光足采光足(自然光自然光/灯光灯光)2. 常用设备应常用设备应放在靠近使用放在靠近使用者位置者位置3. 同一办公室同一办公室员工应朝同一员工应朝同一方向办公方向办公4. 领导座位尽领导座位尽量在后排量在后排附件：某家居公司新厂办公室布局图2022/5/1513行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术办办公室搬迁管理公室搬迁管理附件：某家居公司的搬迁安排表搬家公司选定搬家公司选定各部门搬迁时间安排各部门搬迁时间安排公司总协调人和搬家公司现场总协调人公司总协调人和搬家公司现场总协调人确定部门负责人与行政部负
10、责人确定部门负责人与行政部负责人确定具体工作项目的责任人确定具体工作项目的责任人所有责任人联络电话所有责任人联络电话打包用具准备：纸箱，胶带，白板笔打包用具准备：纸箱，胶带，白板笔封箱记录与物件标明封箱记录与物件标明物品装车和卸车先后顺序安排物品装车和卸车先后顺序安排贵重物品封车、跟车安排贵重物品封车、跟车安排甲地启运通知，乙地接应人员就位甲地启运通知，乙地接应人员就位新办公地点布局图张贴解说新办公地点布局图张贴解说2022/5/1514行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术练习（练习（1515分钟）分钟） 马上就是中秋节了，请以嘉辉公司人力资源部的名义给全厂发一个中秋节放假通知。 要求：按照嘉辉公
11、司现有的通知格式 提示：今年的中秋节是9月8日，星期一2022/5/1515骂声怨声指责声声声入耳 急事难事窝囊事事事缠身行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政工作特点行政工作特点行政行政管理工作管理工作具以下具以下六大特点：六大特点：一、综合性强一、综合性强二、政策性强二、政策性强三、时间性强三、时间性强四、工作内容繁杂四、工作内容繁杂五、联系广泛五、联系广泛六、被动性和突破性强六、被动性和突破性强做得好没人看得见，一点瑕疵谁都盯着你2022/5/15162022-5-1517行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术职责1.承办职责专项工作2.参谋职责 对上级3.管理职责日常事务4.协调职责上下级/平
12、行级/内外部5.指挥职责 工作分配布置/突发事件处理6.效能职责绩效评估/提高效率行政职责行政职责2022/5/1518行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政工作的监测指标行政工作的监测指标血 压心 率失 血呼 吸麻 醉部门满意度客户满意度员工投诉率人员流失率领导美誉度新标准新手段专业同行水平2022/5/1519行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政工作注意事项行政工作注意事项 十个注意：十个注意：1 想人所想想人所想 急人所急急人所急2 承担责任承担责任 绝不推脱绝不推脱3 多言好事多言好事 化解矛盾化解矛盾4 了解领导了解领导 善解人意善解人意5 点到为止点到为止 互留余地互留余地6 大事谨
13、慎大事谨慎 小事认真小事认真7 谨言慎行谨言慎行 保守秘密保守秘密8 甘当人后甘当人后 不耍聪明不耍聪明9 热情随和热情随和 周到细致周到细致10 联系内外联系内外 畅通渠道畅通渠道十个杜绝：十个杜绝：1 忽略上下级关系忽略上下级关系2 只与领导搞好关系只与领导搞好关系3 炫耀与领导的关系炫耀与领导的关系4 蔑视领导蔑视领导5 只服从自己钦佩或认为对的领导只服从自己钦佩或认为对的领导6 随便在领导面前和外界发牢骚随便在领导面前和外界发牢骚7 自夸自夸8 耍小聪明耍小聪明9 越权越权10 不按自身能力应承事物不按自身能力应承事物2022/5/1520行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术成为企业最有价
14、值的行政助理成为企业最有价值的行政助理与公司一起成长与公司一起成长-忠诚度忠诚度全身心投入全身心投入-敬业精神敬业精神担当时要挺身而出担当时要挺身而出-承担责任承担责任你在为自己工作你在为自己工作-自发主动自发主动工作中无小事工作中无小事-注重细节注重细节与同事相互配合与同事相互配合-团队合作团队合作一分钟也不拖延一分钟也不拖延-轻重缓急轻重缓急赢在有效执行赢在有效执行-狠抓落实狠抓落实展示个人魅力展示个人魅力-人际关系人际关系面对问题和难题面对问题和难题-寻求方法寻求方法超越他人，你准备好了吗超越他人，你准备好了吗-不断学习不断学习快乐工作，工作快乐快乐工作，工作快乐-身心健康身心健康202
15、2/5/1521行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政工作常用的一些分析方法行政工作常用的一些分析方法 5W2H PDCA头脑风暴（Brain-Storming) 鱼骨图（见附件） 甘特图（见附件）(注：SMART/SWOT/USED等）2022/5/1522行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术（1） WHAT 是什么？目的是什么？做什么事情？是什么？目的是什么？做什么事情？（2） HOW 怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎样？怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎样？（3） WHY 为什么？理由何在？原因是什么？结果为什么？为什么？理由何在？原因是什么？结果为什么？（4）WHEN何时？什么时间
16、开始和完成？什么时机最适宜？何时？什么时间开始和完成？什么时机最适宜？（5） WHERE-何处？在哪里做？从哪里入手？何处？在哪里做？从哪里入手？（6） WHO-谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？（7） HOW MUCH多少？数量如何？费用成本如何？多少？数量如何？费用成本如何？5W2HWhyWhenWhoWhereHow to DoHow MuchWhat七何分析法，主要作用：七何分析法，主要作用：发现线索、设计构思、思发现线索、设计构思、思维导出、弥补疏漏维导出、弥补疏漏2022/5/1523行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术也叫戴明循环， 是能使任何一项活
17、动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序，有效控制管理过程和工作质量的工具PlanDoCheckAction P P ( (计划计划 PLANPLAN)-)-设定目标及行动计划设定目标及行动计划 D D ( (实施实施 DODO) -) -执行和实施计划执行和实施计划 C C ( (检查检查 CHECKCHECK)-)-过程检查和结果评估过程检查和结果评估 A A ( (处理处理 ACTACT) -) -行动改善或标准化推广行动改善或标准化推广2022/5/1524行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术定义：定义：又称智力激励法,可以理解为一群人围绕一个特定的兴趣领域产生新观点，是一种集体研讨行为，集思广
18、益，依靠团队创造力，最终通过评判分析，找到最佳解决问题的办法。操作：操作：一般8-12人为组开会，委派一位主持人和一个记录员（秘书）。每位参会人员必须独创性的提出自己的方案，并陈述理由。方案数量越多越好，主持人或记录员收集到各种有创意的方案后，在会后进行评判处理要求：要求：自由畅谈 延迟评判 禁止批评 追求数量 作用：作用：集思广益 提高工作效率 激发灵感 锻炼个人和团队创造力团队合作 增强凝聚力 PDCA头脑风 鱼骨图（见附件） 甘特图（见附件）(注：SMART/SWOT/USED等）2022/5/1525行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术绘图方法：A、填写鱼头（主要问题点），画出主骨B、画出
19、大骨，填写大要因C、画出中骨、小骨，填写中小要因D、用特殊符号标识重要因素要点：初学者绘图时，应保证大骨与主骨成60度夹角，中骨与主骨平行也叫因果图、特征图、石川图，显示导致或影响给定情况从大到小的所有因素，即：导致一个特定结果的所有原因。从主刺到小刺的思维。先找出最主要的问题，分析导致此问题的因素，逐层递推，分析导致各个小问题的因素，对最小的问题提出解决方案，从而使主要的问题得到解决。从小刺到主刺的思维。与从主刺到小刺的思维相反，从各小问题推到主要的问题。2022/5/1526行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术示例一2022/5/1527行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术2022/5/1528行
20、政统筹管理艺术行政统筹管理艺术 也叫条状图，或计划进度表。甘特图内在思想简单，即以图示也叫条状图，或计划进度表。甘特图内在思想简单，即以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。基本是一条线条图，动顺序与持续时间。基本是一条线条图，横轴横轴表示时间，表示时间，纵轴纵轴表表示活动（项目），线条表示在整个期间上示活动（项目），线条表示在整个期间上计划计划和实际的活动完成和实际的活动完成情况。它直观地表明任务情况。它直观地表明任务计划计划在什么时候进行，及实际进展与计在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比
21、。管理者由此可便利地弄清一项任务（项目）还剩划要求的对比。管理者由此可便利地弄清一项任务（项目）还剩下哪些工作要做，并可下哪些工作要做，并可评估评估工作进度。工作进度。 按反映的内容不同，按反映的内容不同，实际实际可分为可分为计划图表、负荷图表、机器计划图表、负荷图表、机器闲置图表、人员闲置图表和进度表闲置图表、人员闲置图表和进度表等五种形式等五种形式A A车间车间7 7月份冲床设备使用安排表月份冲床设备使用安排表冲床编号 操作员计划时间计划时间 （单位：天）（单位：天）7 7月月 1 12 23 34 45 56 67 78 89 9 1010 1111 1212 1313 1414 151
22、5 1616 1717 1818 1919 2020 2121 2222 2323 2424 2525 2626 2727 2828 2929 3030 3131KA-01KA-01刘二刘二2020 KA-02KA-02张三张三1515 KA-03KA-03李四李四1313 KA-04KA-04王五王五2525 2022/5/1529行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术汪峰新房装修进度表(截止7月28日）项目负责人计划时间 （单位：天）7月8月1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
23、30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 101.水电工程何旯7 2.粉刷工程 谢娜13 3.木工工程李湘10 4.验收工程汪涵5 计划完成情况7月28日实际完成情况未完成情况示例一示例二李峰培训进度表（附件）2022/5/1530行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术 案例模拟（15分钟）一天，某厂生产车间A线组长大刘发现两个月前从仓库领的一小袋贵重金属小零件不翼而飞，现在产线又等着急用。于是他通过行政助理询问其他拉线的组长有没有拿。B线组长小王（注：女性）得知后，表示是她上周拿了这小袋零件，为了B生产线急用。但她同时表示，她从A线拿走这袋零件时，是得到A线组长大刘口头允许的。于是，小王拿着
24、没有用完的小袋零件，直接还给A线组长大刘。大刘这时火冒三丈，大声嚷嚷大刘这时火冒三丈，大声嚷嚷道：道：“我什么时候允许你拿走的，你是不是想偷这个零件去卖钱我什么时候允许你拿走的，你是不是想偷这个零件去卖钱”。小王。小王觉得自己受觉得自己受到侮辱到侮辱，十分气愤，随即将零件用力往地一摔，十分气愤，随即将零件用力往地一摔，零件散落一地，零件散落一地，便与大刘吵了起来便与大刘吵了起来。当时争吵异常激烈当时争吵异常激烈，后来，在大家的劝阻下，小王回到了自己拉线，但情绪仍然相当后来，在大家的劝阻下，小王回到了自己拉线，但情绪仍然相当激动，难以平抚。两分钟后，小王突然倒地，口吐白沫，全身抽搐，意识模糊。部
25、门激动，难以平抚。两分钟后，小王突然倒地，口吐白沫，全身抽搐，意识模糊。部门行政助理赶紧将小王送到与公司合作的某医院抢救。还好，并无大碍，小王也逐渐恢行政助理赶紧将小王送到与公司合作的某医院抢救。还好，并无大碍，小王也逐渐恢复意识。经过各项检查，小王身体各项指标正常。医院考虑病因是疑似受到刺激或紧复意识。经过各项检查，小王身体各项指标正常。医院考虑病因是疑似受到刺激或紧张过度张过度所致所致。所有抢救和检查费用合计为。所有抢救和检查费用合计为1000元，暂为公司垫付。元，暂为公司垫付。围绕这1000元医疗费由谁来承担的问题，人力资源部认为：员工之间吵架导致伤害产生的医疗费用不应该由公司支付，不仅
26、如此，我们还应该考虑给双方当事人按厂规作相应理。A线组长大刘说：“这1000元医疗费不应该由我出，我又没有动手打她，晕倒是她自身身体问题。”B线组长小王说：“我都这样了，难道还要我自己出这1000块的医疗费？”假设你是该部门的行政助理，此事交由你负责，你该如何处理？费用如何清算？当事人该如何处分？请建议你的方案。2022/5/1531行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术目的：目的：1）如何运用集体“头脑风暴”法+无领导小组讨论方法解决日常工作的实际问题；2）考察每位成员如何运用公司的规章制度和以及自已的社会知识；3）考察每位成员的口头表达能力、组织协调能力、沟通说服能力、分析问题能力；4）考察每位成员的领导力、合作意识（团队合作）、大局观；5）评选出谁是本小组最优秀的行政助理。要求：要求：分成4组，每组围成一个圈。要求每位成员均要发言，提出自己的看法和意见。全组讨论得出一致结论后，每小组推选出一位本小组最优秀行政助理代表上台总结发言，给出一个最佳答案，并说明理由，台下成员可以补充。 （时间：15分钟）2022/5/15322022-5-1533
