1、第七章文件管理01文件要求02文件分类05记录性文件04指导性文件内内容容03文件制定程序文件管理的范围增加 增加记录和电子管理的要求文件管理系统的严谨性控制 强调质量部对GMP文件管理的责任 文件和记录的保存时限规定各类文件编写的具体内容的明确一、文件要求1.内容要正确，文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致 。2.要有相应的记录，可追溯每批产品的历史情况。 3.文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。4.文件应当分类存放、条理分明，便于查阅。 5.文件应当定期审核、修订 。二、文件分类1政策性文件：如，质量手册、工厂主文件、工作职责、说明书、质量目标等。2指导文件性
2、文件：如，生产处方、设备的维护和校准、确认和验证、变更管理、偏差管理、质量标准、生产管理标准、卫生管理 、质量管理 、监测等。3规程：如，产品工艺规程、检验操作规程。 4记录：写我要做的，做我所写的，记我所做的。 记录的依据是标准，标准执行的结果是记录，记录与标准应一致，每份SOP均应有记录。如，批生产记录等。4.发放发放三、文件制定程序三、文件制定程序3.批准批准6.生效和归档生效和归档5.5.培训培训1.1.起草起草2.审核审核文件制定文件制定程序程序1.1.文件制定程序文件制定程序建立文件系统建立文件系统确定文件编号确定文件编号常用编号方法常用编号方法列出文件目录列出文件目录统一分类、编
3、号统一分类、编号由四个部分组成：文件类别-部门-流水号-版本号。生产管理文件生产管理文件文件与编号一一文件与编号一一对应对应质量管理文件质量管理文件可追溯性可追溯性 SOPSOP稳定性稳定性其他文件其他文件2.文件制定程序文件制定程序确定文件格式确定文件格式文件格式：首页表头、次页要求。文件必须是经正式打印的正式文件，不得使用手抄。文件应有统一的格式，并制定成制度文件。今后新起草和修订文件时必须服从。 表头、基本格式； 版面设计、页眉、页脚； 标题、正文的字体、字号、字行间距等全部要求。3.起草 一般由相关的操作人员或部门负责人或岗位小组长起草。4.审核 分为格式审核和内容审核。一般由部门负责
4、人审核。5.批准 一般由质量负责人或相关的企业负责人批准。6.6.文件的发放文件的发放 文件批准后，在执行之日前发放至相关人员或部门，并做好记录，同时收回旧文件。 7.文件的执行与检查文件的执行与检查 文件起始执行阶段，有关管理人员有责任检查文件的执行情况，这是保证文件有效性最关键的工作。同时文件管理部门应定期向文件使用和收阅者提供现行文件清单，避免使用过时旧文件。所有文件应定期复核。如果文件采用自动控制或管理系统，应仅允许授权人操作。8.文件使用者培训文件使用者培训 文件在执行前应对文件使用者进行专题培训，可由起草人、审核人、批准人进行培训，保证每个文件使用者知道如何使用文件。9.文件的归档
5、文件的归档 文件的归档包括现行文件和各种结果记录的归档。文件管理部门保留一份现行文件或样本，并根据文件变更情况随时更新记录在案。各种记录完成后，整理分类归档，保留至规定期限。对于批生产记录，用户投诉记录，退货报表等应定期进行统计评价，为质量改进提供依据。10.文件变更文件变更 文件一旦制订，未经批准不得随意更改。但文件的使用及管理人员有权提出变更申请，并提出理由，交给该文件的批准人，批准人评价了变更可行性后签署意见。变更文件再按新文件起草程序执行。文件管理部门负责检查文件变更引起其他相关文件的变更，并将变更情况记录在案，以便跟踪检查。 总之，制药企业文件是推行GMP的重要组成部分，高质有效的文
6、件系统，能保证企业健康有序运作，从而保证产品质量。11.文件管理应不断持续改进文件管理应不断持续改进 文件管理并非一成不变，其改进的方向是：简化 文件管理工作应持续改进，其目标是简化工作流程，减少中间环节，文件管理程序化、规范化，使之有效控制，有效管理。计算机化 实现文件管理无纸化，这是现代文件管理的目标，它的好处在于文件的起草、审核、批准更加快速方便，缩短文件形成周期，能自动贮存，减少定员，提高效率。四、指导性文件 指导性文件包括产品工艺规程、质量标准（原料、辅料、包装材料、半成品、中间体、成品等）、操作规程等。1.产品工艺规程是产品设计、质量标准和生产、技术、质量管理的标准化汇总。内容包括
7、：（1）药品名称；（2）产品处方；（3）批准生产日期和批准文号；（4）说明书；（5）质量标准；（6）工艺流程；（7）物料平衡计算；（8)人员设置；（9）包装规定等。2.标准操作规程 即岗位SOP。包括：题目、编号、制定人及制定日期、审核人及审核日期、批准人及批准日期、颁发部门、生效日期、分发部门、标题及正文。五、记录性文件 药品生产企业应有生产管理、质量管理的各项制度和记录。1.厂房、设施和设备的使用、维护、保养、检修等制度和记录；2.物料验收、生产操作、检验、发放、成品销售和用户投诉等制度和记录；3.不合格品管理、物料退库和报废、紧急情况处理等制度和记录；4.环境、厂房、设备、人员等卫生管理
8、制度和记录；5.GMP规范和专业技术培训等制度和记录。批生产记录 包括：产品名称、生产批号、生产日期、操作者、复核者的签名，有关操作与设备、相关生产阶段的产品数量、物料平衡的计算、生产过程的控制记录及特殊问题记录。批生产记录要求：（1）批生产记录应字迹清晰、内容真实、数据完整，记录及时；不得超前记录和回忆记录，不得用铅笔或圆珠笔填写。并由操作人及复核人签名。（2）不得撕毁或任意涂改文件，需要更改时不得用涂改液，应划去后在旁边重写，签名并标明日期。（3）按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容填写时要用“”表示，以证明不是填写者疏忽。内容与上项相同应重复抄写，不得用“：”或“同上”表示。（4）
9、品名不得简写。（5）与其他岗位，班组或车间有关的操作记录应做到一致性、连贯性。（6）操作者、复核者均应填全姓名，不得只写姓或名。（7）填写日期一律横写，并不得简写。如1999年8月1日，不得写成“99”，“1/8”，“8/1”。（8）批生产记录应按批号归档，保存至药品有效期后一年。未规定有效期的药品，其批生产记录至少保存三年。批记录具体内容 批记录包括：批生产指令、批包装指令、批生产记录、批包装记录、批监控记录、成品检验单、批审核放行单等。 批记录应根据产品工艺规程、岗位操作规程和技术参数等内容涉及并编号，应能体现出产品剂型的特点。 内容包括：封面；目录；批审核放行单；成品检验单；批指令；主配方；领料单；各岗位记录（生产前准备、生产工艺参数、生产记录、物料平衡计算、清场记录及合格证、异常情况处理）；批监控记录（也可分插到各岗位记录中）；中间产品检验单；批包装指令；批包装记录；加盖批号的最小包装、标签、说明书贴处；工艺用水记录（不是每批都有，视实际情况而定）；洁净区环境记录（不是每批都有，视实际情况而定）； 批记录需留有足够的空格供操作人、复核人、监控人填写情况和签名。批生产规定批产品检查 每批产品应按产量和数量的物料平衡进行检查。批和批号 在规定限度内具有同一性质和质量，并在同一连续生产周期中生产出来的一定数量的药品为一批。 每批药品均应编制生产批号。
