1、设备档案整理方法讲义一、归档范围及保管期限 o 1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。装箱单、安装规程、发票复印件等）。一、归档范围及保管期限 o 2、企业：、企业： 自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备试验和
2、制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。材料）。 购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。一、归档范围及保管期限3、保管期限：、保管期限： 以办公设备和交通设备为主的单位以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这
3、些设备档案的保管和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以期限一般以“短期短期”为主；为主； 机关保管期限机关保管期限 序号类目名称 保管期限1申请报告、计划、请示与复。申请报告、计划、请示与复。 短期短期 2上级或主管领导批复和准购批示。上级或主管领导批复和准购批示。 短期短期 3进口设备过程中有关的技术商务文件。进口设备过程中有关的技术商务文件。 长期长期 4开箱记录及装箱单。开箱记录及装箱单。 短期短期 5安装、调试记录和双方签字移交文件保单。安装、调试记录和双方签字移交文件保单。 短期短期 6验收、报告及材料。验收、报告及材料。 短期短期 7索赔来往函件及结果文件。索赔来往函件及结果
4、文件。 长期长期 8设备说明书及全套随机文件材料。设备说明书及全套随机文件材料。 短期短期 9使用、检修、故障事故记录（设备履书）使用、检修、故障事故记录（设备履书） 短期短期 10重大事故的调查分析及处理意见。重大事故的调查分析及处理意见。 短期短期 11技术改造和开发过程形成的技术文件材料。技术改造和开发过程形成的技术文件材料。 长期长期 国有企业保管期限国有企业保管期限序号序号 类目名称类目名称 保管期限保管期限 1自制设备、仪器的申请报告、计划、批自制设备、仪器的申请报告、计划、批复和任务书；设计方案、设计说明书、复和任务书；设计方案、设计说明书、设计图、设计中的计算数据等。设计图、设
5、计中的计算数据等。 长期长期 2引进设备的申请报告及批复、合同、协引进设备的申请报告及批复、合同、协议等谈判资料、来往信函、图纸或招标议等谈判资料、来往信函、图纸或招标材料等：材料等： 重要的重要的 长期长期 一般的一般的 短期短期 国有企业保管期限国有企业保管期限序号序号 类目名称类目名称 保管期限保管期限 3引进设备的随机资料清单、装箱单、引进设备的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单；地基安装图、出厂合格证、验收单；地基安装图、原理图、附件图；磁盘和光盘（另原理图、附件图；磁盘和光盘（另存）；使用维护说明书等。存）；使用维护说明书等。 长期长期 4安装调试运行记录和检测报告安装调试运
6、行记录和检测报告 长期长期 5设备操作规程和履历表设备操作规程和履历表 长期长期 6大、中修记录，故障分析处理文件大、中修记录，故障分析处理文件 长期长期 7报废申请、鉴定材料、批复（或处报废申请、鉴定材料、批复（或处理结果）理结果） 短期短期 二、归档时间o 1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机、外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。文件材料交给本单位档案员归档立卷。o 2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档；一个月内由主管部门系统整理后归档；o 3、维修方面的文件材料，维修结束后一个、维修方
7、面的文件材料，维修结束后一个月内归档。月内归档。 三、归档要求o 归档的设备文件材料归档的设备文件材料,必须完整，系统地反必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。号的设备，只归档一套即可。四、整理方法o 1、组卷及卷内文件排列、组卷及卷内文件排列按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料
8、、卷内卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。备考表组成。文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。后。四、整理方法o 2、编目、编目编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况：编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况： 卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页卷内材料多数是单页或几页组成案卷的
9、，用号码机将页码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号从码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号从“1”开始。开始。 几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码，几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码，将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏。号栏。 单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一页号的可以不用另外打页码。页号的可以不用另外打页码。 页号更改时页号更改时“划改划改”或或“盖改盖改”，不要用涂改液。，不要用涂改液。 四、整理方法卷内目录和编制卷
10、内目录和编制将归档的案卷内文件材料填写卷内目录将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。 卷内目录卷内目录 档号：档号：C1 序序号号 科技文件材料题名科技文件材料题名 责任者责任者 文件文件日期日期 文件文件编号编号 页页次次 备备注注 1SAMSUNG20用户指用户指南南三星电子三星电子公司公司2003.07.230012四、整理方法 卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类目录一起装订成检索目录。目录一起装订
11、成检索目录。四、整理方法分类与编号分类与编号机关设备档案代号：机关设备档案代号：“C” 档号的编制：机关设备档案可不设二级类目，档号的编制：机关设备档案可不设二级类目，直接在一级类目下每台设备编号归档，如：直接在一级类目下每台设备编号归档，如： C1n 案卷顺序号案卷顺序号 设备档案代号设备档案代号 每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号,满三位数断号。满三位数断号。四、整理方法 企业设备档案代号：企业设备档案代号：“1” 档号的编制：相对来讲，企业的设备档案档号的编制：相对来讲，企业的设备档案复杂一些，需要按照设备的复杂一些，需要按照设备的“性质性质”分一级
12、分一级属类，每个一级属类再按照设备型号分二级属类，每个一级属类再按照设备型号分二级属类，二级属类下按阶段材料组卷，如属类，二级属类下按阶段材料组卷，如 ：1.1专用设备专用设备 1.1.1 CXXXX车床车床 1.1.2 XXXXXXXX 1.2通用设备通用设备 1.2.1 XXXXXXXX1 1.2.2 XXXXXXXX2 四、整理方法案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制案卷封面的编制案卷题名案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。 结构：案卷题名结构：案卷题名 = 项目名称项目名称 + 内容特征内容特征
13、+ 文件文件名称名称 例：例：SAMSUNG牌牌06ST笔记本电脑的用户指南、笔记本电脑的用户指南、修证书修证书立卷单位立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。门。 四、整理方法案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面的编制案卷封面的编制起止日期起止日期 可只填写起止年月可只填写起止年月 如：如：2000年年3月至月至2000年年8月或月或 2000.32000.8保管期限、密级保管期限、密级卷内备考表编制卷内备考表编制 案卷封面模式C-1SAMSUNG牌牌06ST笔记笔记本电脑用户指南、修证书本电脑用户指南、修证书
14、荔湾区档案局荔湾区档案局2004.3.31长期长期 卷内备考表模式张三张三四、整理方法o 3、装订入盒、装订入盒设备文件材料可分为装订和不装订两种设备文件材料可分为装订和不装订两种: 凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用订，采用“三孔一线三孔一线”办法装订，装订前要除办法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。料右上角盖上档号章。 模式模式:全宗号全宗号档档 号号 55C-1四、整理方法 凡单
15、本材料为一卷，材料本身有页码的可凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。只填写脊背的内容。面不需要填写。只填写脊背的内容。 C-1四、整理方法o 4、科技档案分类目录及目录号编制科技档案分类目录及目录号编制 科技分类目录：按目录格式照实抄录，用科技分类目录：按目录格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检索目录。应的卷内目录一起装订成检索目录。 科技档案分类目
16、录科技档案分类目录类别：类别：C档案号档案号总登记号总登记号案卷题名案卷题名页页数数份份数数立卷立卷单位单位起止起止时间时间保管保管期限期限密密级级变更变更情况情况C-1SAMSUNG牌牌06ST笔记笔记本电脑的用户指南、修证书本电脑的用户指南、修证书999荔湾荔湾区档区档案局案局2004.3.31长期长期四、整理方法 目录号编制：将已装订好的检索目录册编目录号编制：将已装订好的检索目录册编号，每册目录编一个目录号：号，每册目录编一个目录号：C1n（机（机关适用）或关适用）或11n（企业适用），每满一（企业适用），每满一册断号。册断号。四、整理方法 目录夹封面和脊背编制目录夹封面和脊背编制全宗名称全宗名称 荔湾区档案局荔湾区档案局 全全 宗宗 号号 55目目 录录 号号 C1 案卷起止案卷起止号号 1 年年 度度 2004 类类 别别 设备档案设备档案全宗号全宗号 55目录号目录号 c1 案卷起止号案卷起止号1年年 度度 2004 类类 别别 设备类设备类目录夹封面目录夹封面目录夹脊背目录夹脊背
