1、Office高级应用高级应用第1章 常用文档制作Office高级应用高级应用第2章 Word长文档的排版小李主要的学习任务是对毕业论文进行排版。项目描述项目描述目录目录2.1纲目结构12.2版心设置22.4多级列表42.3样式3 32.5脚注、尾注52.6题注及交叉引用62.8页码82.7分页与分节3 72.9页眉与页脚92.10目录102.11审阅与修订纲目结构可以让作者理清思路。建议：写纲目结构时，不要写编号。后期直接使用项目编号。2.1 纲目结构纲目结构图 2 1大纲工具 版心就是文字所占的位置的面积，即设置纸张大小、页边距、装订线、纸张方向、页眉页脚位置、每页的行数、每行的字数等。2.
2、2 版心设置版心设置版心就是文字所占的位置的面积，即设置纸张大小、页边距、装订线、纸张方向、页眉页脚位置、每页的行数、每行的字数等。2.2 版心设置版心设置普通对称页边距拼页书籍折页反向书籍折页【例2-1】打开素材文件中的“论文素材.docx”文档，并设置其页面的纸张大小为A4(21.029.7厘米)；版芯位置(正文位置)：上边界3.5厘米、下边界3.0厘米、左边界3.0厘米、右边界2.5厘米、装订线位置定义为0厘米，页眉距边界2厘米，页脚距边界2.2厘米，每页36行。2.2 版心设置版心设置利用样式可以批量的设置或修改文档的格式，并且样式是后续设置多级列表、题注、目录等内容的基础。2.3.1
3、 样式样式是一套预先定义好的文本、段落、边框和编号等的格式，包含字体、字号、字形、颜色、对齐方式、行距、边框等。2.3 样式样式【例2-2】将素材文件夹中的“word样式应用.docx”文档，所有红色的加粗的文字应用“标题1”样式，所有绿色的文字应用“标题2”样式。掌握利用样式选择文本的方法。2.3 样式样式2.3.2 新建样式新建样式2.3.3 修改或删除自定义样式修改或删除自定义样式2.3 样式样式2.3.4 复制样式复制样式 利用导入导出的方式将一个Word文档中的样式复制到另外一个Word文档中。2.3 样式样式【例2-3】素材文件夹中有“会计电算化.docx”书稿和“样式标准.doc
4、x”2个文档，进行如下操作：（1）将“标题3”样式的格式更改为：小四号、宋体、加粗、段前12磅、段后6磅、行距最小值12磅。（2）将“样式标准.docx”中的“标题1,标题样式一”和“标题2,标题样式二”复制到“会计电算化.docx”文档样式库中。（3）书稿中包含三个级别的标题，分别用“（一级标题）”、“（二级标题）”、“（三级标题）”字样标出。按要求对各级标题分别应用“标题1,标题样式一”和“标题2,标题样式二”和“标题3”样式。（4）样式应用结束后，将书稿中各级标题文字后面括号中的提示文字及括号“（一级标题）”、“（一级标题）”、“（三级标题）”全部删除。要点：（1）修改样式 （2）复制样
5、式 （3）利用替换快速应用样式2.3 样式样式文档内容较多时，通常都会将文档分为章、节、小节等多个层次，并为每一层次编号，可以使用Word的多级列表功能自动为各级标题编号，免去人工编号的麻烦，也避免了出错。前提：在使用多级列表前，先将各级标题设置对应的大纲级别或样式级别，如标题1、标题2、标题3等，然后使用多级列表比较方便。2.4多级列表多级列表2.4多级列表多级列表先选择要设置的1个级别设置该级别的编号样式设置该级别对应的标题样式。一般1级对应标题1，2级对应标题2。【例2-4】为素材文件夹中的“论文素材.docx”的各级标题和正文的格式，要求如下：正文标题采用阿拉伯数字标引（阿拉伯数字与标
6、题文字之间空一个汉字符，不加标点符号，如一级标题（1；二级标题（1.1 n.1）；三级标题(1.1.1 1.1.2 1.1.3 ），一级标题用小二号、二级标题用三号、三级标题用小四号，字体用黑体加粗、顶格排列、前后段间距0.5行或6磅；各级标题中的英文字母和阿拉伯数字采用半角Times New Roman字体。正文文本：宋体小四号、行间距为固定值22磅、所有标点符号采用宋体全角、英文字母和阿拉伯数字采用半角Times New Roman体的要求排版，每段首行缩进两个汉字。2.4多级列表多级列表脚注和尾注主要分为两个部分：一个是插入到文档中的引用标记；另一个就是注释文本。1.插入脚注和尾注2.编
7、辑脚注和尾注移动、复制或删除脚注或尾注时，所处理的实际上是注释标记，而非注释的文字。3.脚注和尾注的转换2.5 脚注、尾注脚注、尾注题注就是给图片、表格、公式、图表等项目添加的名称和编号。交叉引用可以将文档插图、表格、公式等内容与相关正文的说明内容建立对应关系，例如，可为标题、脚注、题注、编号段落等创建交叉引用。1.插入题注插入题注2.6 题注及交叉引用题注及交叉引用2.自动插入题注自动插入题注通过设置“自动插入题注”，当每一次在文档中插入图形或其他项目对象时，Word能自动加入含有标签及编号的题注。2.6 题注及交叉引用题注及交叉引用3.题注的交叉引用题注的交叉引用2.6 题注及交叉引用题注
8、及交叉引用整项题注：包含标签、编号和整项题注：包含标签、编号和题注文字。题注文字。只有标签和编号：包含标签、只有标签和编号：包含标签、编号。编号。只有题注文字：包含题注文字。只有题注文字：包含题注文字。【例2-5】为素材文件夹中的“论文素材_3.docx”文档做如下操作：（1）分别在前2个表格上方和前4张图片下方的说明文字左侧添加形如“表1-1”、“表2-1”、“图1-1”、“图2-1”的题注，其中连字符“-”前面的数字代表章号、“-”后面的数字代表图表的序号，各章节图和表分别连续编号。（2）将样式“题注”的格式修改为楷体、五号、加粗、居中。（3）在文档中用红色标出的文字的适当位置，为前两个表
9、格和前三个图片设置自动引用其题注号。2.6 题注及交叉引用题注及交叉引用4.编号项的交叉引用编号项的交叉引用参考文献也可以通过交叉引用到编号项来实现5.更新编号和交叉引用更新编号和交叉引用2.6 题注及交叉引用题注及交叉引用1.分页分页分页符是word中的一种特殊的符号，在该符号的位置处将强制开始下一页。通过“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分隔符”下拉列表中“分页符”或使用Ctrl+Enter来插入分页符2.7 分页与分节分页与分节2.分节分节Word是以节为单位来设置页面格式的。在默认情况下，Word文档都只有一节。什么时候需要分节？若文档前后页的纸张大小、纸张方向、页边距、页面边框、
10、页面的垂直对齐方式、页码样式、页眉等内容不同时，就需要分节。2.7 分页与分节分页与分节2.分节分节2.7 分页与分节分页与分节选项选项功能作用功能作用下一页下一页 光标当前位置之后的全部内容将移到下一页上。此时同时完成了分节和分页。在书稿和学位论文中，一般在每一章的末尾添加这样的分节符，使下一章从新页开始。连续连续在光标当前位置插入分节符，只是分节，不分页。分栏就是这种分节符。奇数页奇数页 新节从下一个奇数页开始。同时完成了分节和分页。光标当前位置之后的内容将转到下一个奇数页上。如果下一页刚好是偶数页，则会自动在插入一张空白页。默认情况下，各节默认的起始页码均为1。有些书稿每个章标题总是打印
11、在奇数页，就是使用的该分节符。偶数页偶数页 同能与“奇数页”类似，只是新节从一个偶数页开始。若要删除分节符，可以进入“大纲视图”或“草稿视图”，单击要删除的分节符，然后按“Delete”键即可。2.分节分节【例2-6】在例2-5的基础上，将素材文件夹中“封面.docx”和“摘要.docx”的内容复制到将“论文素材_3.docx”文档的标题前面，然后按照图 2 24所示的结构进行分页和分节操作。2.7 分页与分节分页与分节书籍一般在每页都印有页码，通过“插入”选项卡“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，从下拉列表中指定页码的位置和样式即可。分节后，在为“后一节”内容设置页码格式时，若页码的编号不是接
12、着上一节内容继续编号就必须选择“起始页码”，并在后面的文本框中输入1。2.8 页码页码只要输入一次页眉和页脚，Word就会自动在本节内的所有页中添加相同的页眉和页脚。3种情形：2.9 页眉与页脚页眉与页脚使用域在页眉中引用标题为奇偶页设置不同页眉为不同节设置不同的页眉页脚2.9 页眉与页脚页眉与页脚1.使用域在页眉中引用标题域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。要求以论文的一级标题作为各章节的页眉，可以采用分节然后逐节设置页眉，当一级标题内容发生变化，则又需要更改页眉，非常的繁琐。【例2-7】为素材文件夹中的“会计电算化.docx”设置页眉，要求用一级标题作为
13、各章节的页眉。练习：试着为例2-7中的文档设置奇偶页不同的页眉。奇数页的页眉是章节一级标题，偶数页页眉为“会计电算化”。2.9 页眉与页脚页眉与页脚2.为奇偶页设置不同页眉2.9 页眉与页脚页眉与页脚3.为不同节设置不同的页眉页脚单击“页眉和页脚工具”选项卡“导航”组中的“链接到前一条页眉”按钮，可以取消前后节页眉的链接关系。即便采用了分节，在默认情形下，各个节之间的页眉也是链接的，修改某一节的页眉，其他节页眉也会随之变化。只有在修改某一节的页眉前，取消与前一节的链接，新修改的页眉才不会影响前一节的页眉。2.9 页眉与页脚页眉与页脚3.为不同节设置不同的页眉页脚【例2-8】在例2-6的基础上，
14、设置“论文素材.docx”的目录和页码，按要求完成如下操作：（1）页眉从正文开始，奇数页以各章一级标题作为页眉，偶数页以论文标题“学生党建基本数据管理系统”为页眉。（2）页码从目录页开始，目录与正文的页码分别独立编排，目录页码使用大写罗马数字（、），正文页码使用阿拉伯数字（1、2、3）且各章节间连续编码，所有页码居中对齐。2.10 目录目录根据内置标题样式或大纲级别编制目录自定义标题样式编制目录更新目录删除目录2.11审阅与修订审阅与修订论文的撰写和排版工作完成后，一般会将论文发给指导老师审阅。审阅者会将意见反馈给论文的作者，一般不会直接修改原稿，而是在“审阅”视图下进行更改。审阅者可使用批注
15、或修订进行修改，原稿中也出现相对应的符号或标记。待作者收到审阅者文档后，通过“审阅”选项卡对批注和修订进行操作，可“接受”或“拒绝”审稿者的修订。三种样式：内置样式、自定义样式和其他文档或模板中的样式。理解大纲级别和标题样式的内在联系和区别。样式是多级列表、题注、目录等内容的基础。分节符可以将文档分成若干个“节”，不同的节可以设置不同的页面格式。了解在什么场合应该使用“分节符”。理解不同节创建不同的页眉、不同的页码格式的设置方法。使用域设置文档的页眉，减少正文部分的分节操作。自动创建目录。小结小结17:41: 谢谢！17:41:小李主要的学习任务1、制作一份比赛邀请邀请函。2、制作一份合格的公
16、文。3、制作一份公司的采购合同项目描述项目描述目录目录1.1 邀请函的制作邀请函的制作11.2红头文件的制作红头文件的制作21.4 小结小结41.3贸易合同的制作贸易合同的制作3 1、什么是邮件合并邮件合并最初是在批量处理“邮件文档”时出现的。具体是在邮件主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作的效率。1.1 邀请函的制作邀请函的制作2、邮件合并的三个步骤1.1 邀请函的制作邀请函的制作第一步 准备数据源第二步 制作主文档第三步“邮件合并”生成所需文档1）准备数据源数据源是指数据记录表，其中包
17、含着相关的字段和记录内容如下图所示。如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库等。Excel数据源文件第一行必须是字段名，数据中间不允许有空行。1.1 邀请函的制作邀请函的制作2）创建主文档主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。1.1 邀请函的制作邀请函的制作3）将数据源合并到主文档中新建立的主文档，单击“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”按钮，选择文档类型为“信函”。1.1 邀请函的制作邀请函的制作3）将数据源合并到主文档中单
18、击“选择收信人”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”。在弹出的对话框中选择新建的“邮件合并数据源.xlsx”，选择其中的Sheetl1工作表，导入Excel数据。1.1 邀请函的制作邀请函的制作3）将数据源合并到主文档中1.1 邀请函的制作邀请函的制作3）将数据源合并到主文档中1.1 邀请函的制作邀请函的制作3）完成合并邮件合并的相关内容已经合并完成，下面浏览并合并邀请函。1.1 邀请函的制作邀请函的制作红头文件是公文的俗称，红头文件是日常办公中很常见的一种文件形式，其种类主要有通知、意见、文件、条例、会议纪要等。红头文件多采用已经制作好的模板来制作1、什么是模板任何的Word文档都是
19、以模板为基础的。模板是一种预设的“文档框架”，在制作相同类型的文档时可以使用“模板”来保持同一类文档整体一致性。使用模板，可以省时省力生成一个实际需要的新文档。1.2 红头文件的制作红头文件的制作2、什么场合使用模板文件在某种场合需要经常使用某一种特定格式的文档时，快速有效的做法就是使用模板来制作该文档。例如：通过Word2010自带的简历模板创建简历，使用会议纪要模板创建一份会议纪要，同时也可以将某一个已经完成的文档另存为该类文档的模板，日后在有需要创建类似的文档时使用修改即可。1.2 红头文件的制作红头文件的制作3、制作模板文件模板文件的制作方法主要有两种。一种对Word已经提供的模板进行
20、修改；例如：利用word提供的模板进行修改制作模板文件主要分以下几个步骤：（1）打开Word2010，单击“文件”选择“新建”按钮。（2）在打开的“新建”面板中，双击“会议纪要”等内置的模板，创建一个新的文档。（3）对该文档进行适当的编辑。（4）点击“文件”选择“另存为”，在弹出的窗口输入文件名，在保存类型选择“word模板”。1.2 红头文件的制作红头文件的制作4、红头文件的制作首先了解红头文件的结构，红头文件结构主要分为以下三个部分。版头：版头是指红头文件首页红色分隔线以上的部分。主要包括：份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号。版头和主体之间用红色分隔线分隔，其内容颜色基
21、本为红色字体。主体：主体部分是指版头红色分隔线（不含）以下，红头文件最后一页首条红色分隔线（不含）以上的部分。主要包括：标题、主送机关、正文、附件、机关署名、日期、公章等。版记：红头文件最后一页首条红色分隔线以下的部分。主要包括：抄送机关、印发机关、印发日期等。1.2 红头文件的制作红头文件的制作（1）页面设置红头文件有采用固定的页面设置必须为上边距：3.7厘米，下边距：3.5厘米，左边距：2.7厘米，右边距：2.7厘米。1.2 红头文件的制作红头文件的制作（2）插入页码单击“插入”选项卡，选择“页码”按钮，设置页码格式为全角，使用“”分隔符，页面底端选项的第3种普通数字3类型，字号设置为四号
22、。（3）发文机关标识制作（表头制作）表头由发文机关全称或者规范化的简称加上“文件”两个字组成。发文机关标志居中，上边距35mm，一般使用小标的宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为基本原则，字号大小没有具体规定。1.2 红头文件的制作红头文件的制作（4）红线制作单击“插入”选项卡，选择“形状”功能区的直线工具，按住SHIFT键的同时拖动鼠标，从左往右划出一条水平线，绘制出左边红线，然后右键直线，在弹出的快捷菜单中选择“设置形状格式”，设置线条颜色为红色、实线、粗线设置为2.25磅。使用相同的方法绘制出右边的红线。单击“插入”选项卡，选择“形状”功能区的“星与旗帜”工具中的五角星，按住SHIF
23、T键的同时拖动鼠标，在两条红线的中间画出一个五角星，然后选中五角星，在“格式”选项卡中选择“形状填充”，将颜色设置为红色，“形状轮廓”也设置为红色。1.2 红头文件的制作红头文件的制作（5）发文号制作发文字号排版一般在发文机关标志下两行位置，居中排布；如果文中有签发人，发文字号与签发人设置在同一行中，发文字号居左并且空一个字，签发人居右并且空一字，排在发文机关标志下空两行位置。（6）正文排版公文正文一般使用三号仿宋字体，字体为“三号”，选中“指定行和字符网格”；将每行设置成28个字符；每页设置成22行。1.2 红头文件的制作红头文件的制作（7）电子公章制作在文件中添加电子公章有两种方式，一种是
24、相对简单的直接使用公章图片，只需要在印发机关下插入图片，单击“排列”功能组中的“自动换行”下拉按钮，设置为“浮于文字上方”即可；另一种是直接在Word中制作一枚。1.2 红头文件的制作红头文件的制作（8）版记的制作版记主要包含分隔线、抄送机关、印发日期等。分割线主要有三条，前后的分隔线使用粗线，大约高度为0.35mm，中间的分隔线用细线，大约高度0.25mm。抄送机关一般采用四号仿宋字，在印发机关和印发日期之上一行。抄送后使用全角冒号和抄送机关名称。印发日期和印发机关采用四号仿宋字体，放置在最后一条分隔线之上，印发机关在左，印发日期在右，日期采用阿拉伯数字，如2016年8月20日，后面加“印发
25、”两个字，日期不能采用如“09”的字样。1.2 红头文件的制作红头文件的制作（9）保存成模板文件将该文档另存为word模板（*.dotx）文件。Word模板可以保存在Word模板默认保存目录下。如果再次制作公文文档，可以单击“文件”选项卡中“新建”“我的模板”，在打开的“个人模板”中选择相应的模板文件。1.2 红头文件的制作红头文件的制作1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作在商务活动中，合同是最常见的商务文档之一，合同与普通Word文档的不同在于其中的大部分内容是不需要更改的，甚至不允许更改。还有另外一些内容，比如涉及到公司的名称、地址、账号等也是不允许出错，还包括一些可选的项目等。1.3 贸
26、易合同的制作贸易合同的制作1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作1、添加水印劳动合同是普通的合同一般不添加水印，但是有些合同属于机密合同，如技术转让合同，这样的合同通常在合同每页加上“机密”或者其他等级的水印字样，用来提示合同双方必须承担相应的保密责任；1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作1、水印效果1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作2、设置合同保护客户拿到的文本应该是部分锁定的，仅允许用户插入修订和插入批注。如何对文档进行保护，避免非正常的内容变更，这就需要对文档进行保护。具体操作如下：点击“审阅”选项卡，选择“保护”组中的“限制编辑”按钮，打开“限制格式和编辑”弹出框。勾选“2.编辑限制”
27、下的“仅允许在文档中进行此类型的编辑”，同时选择下方下拉菜单中修订选项。1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作取消保护如果用户要停止保护状态，单击该对话框中的“停止保护”按钮，在弹出的“取消保护文档”对话框中输入密码，即可以取消保护状态。1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作3、审阅合同审阅合同，如果在收到合同后对对方制定的合同文本部分内容不满意，想自行修改中间部分内容但是又不想删除原有的内容，这时就可以利用“修订”功能，合同审阅者可以在Word中对文档进行修改，而保留文档原貌。作者收到修改过的文档后，对审阅者所做的修改一目了然，而且可以选择性地接受或拒绝修改，
28、应该说这比传统的纸质文稿修改更胜一筹。1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作3、审阅合同1）修订内容如果要修订相关内容，选择需要修订的文字，单击“审阅”选项卡，选择“修订”组中的“修订”按钮后，直接修改相关内容；如果该文档处于修订状态，那么“修订”组中的“修订”按钮会为橘色选中状态，同时修改的内容为红色。1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作3、审阅合同2）接受修订审阅者可以依次查看修改过的内容，并决定是否接受修改，如果接受，可以单击“审阅”选项卡下“更改”组中的“接受”按钮，选择“接受并移到下一条”按钮可以逐条核对修改的内容。如果接受全部的修改内容，可以单击选择“接受对文档的所有修订”。Word
29、2010给用户提供了创建专业文档的工具，帮助用户减少了工作时间，同时也可以得到美观的结果，在日常工作中，邮件合并、模板制作、审阅等功能都是常用的Word2010处理技术，学习好这些内容，今后可以灵活运用大大降低工作强度，提高工作效率。小结小结17:41:1.、用邮件合并功能批量制作和处理文档2、文档审阅和修订3、设置字体和段落格式。4、应用文档样式。5、调整页面布局等排版操作。二级考点二级考点17:41: 谢谢！17:41:Office高级应用高级应用第三章第三章 Excel2010数据的准备与计算数据的准备与计算工作表数据的输入、编辑和修改数据录入和获取外部数据单元格的引用：相对引用、绝对引
30、用和混合引用公式和函数的使用数组公式的使用多个工作表的联动操作知识要点：知识要点：小李主要的学习任务是用Excel进行数据管理，本章重点学习数据的准备与计算项目描述项目描述目录目录3.1 Excel数据处理和分析数据处理和分析基础基础13.2 数据的准备数据的准备2小结小结43.3 数据的计算数据的计算3 （1）Excel基本概念：如工作簿、工作表、单元格。（2）Excel的基本操作：如工作簿的新建、保存、打开等。（3）简单数据输入：如数字、文本、日期、时间类型数据的输入。（4）单元格的编辑操作：如单元格的选定、编辑、复制、粘贴、插入、删除，行高和列宽的调整，清除单元格内容和格式等操作。（5）
31、工作表的基本格式设置：单元格中数据的格式、字体、对齐方式的设置，边框和底纹的设置等等。（6）工作表的管理操作：工作表的选定与切换、添加、删除、重命名、移动和复制等。3.1 Excel数据处理和分析基础数据处理和分析基础录入数据的方法主要有两种：直接录入和数据导入。通过数据导入，可以获取外部数据源中的数据，如导入网站中的表格数据、文本文件中的数据和XML文件中的数据等。3.2 数据的准备数据的准备1、数据格式输入两类数据：常量和公式。常量包括数字、文本、日期、时间等。例如：在一个单元格内输入“2015/8/26”,可以显示为3.2.1 数据的录入数据的录入2、自动序列填充 输入大量的、连续的、有
32、规律的数据3.2.1 数据的录入数据的录入3、自定义序列通过“数据有效性”命令，设置一个可选项序列方便用户输入，还可以规范并约束数据3.2.1 数据的录入数据的录入4、单元格引用3.2.1 数据的录入数据的录入5、定义单元格名称实现快速录入通过定义名称实现快速录入。灰色区域代表要快速输入的区域，斜体部分表示设置缩写的文字。最终效果为，在C2单元格输入简单的文字就可以获得对应公司的全称。3.2.1 数据的录入数据的录入1、导入网页数据2、导入文本数据3.2.2数据的导入数据的导入Excel的公式和函数就提供了强大的计算功能，除可以使用基本的运算外，还根据不同的行业需求提供了财务、金融、统计等方面
33、的复杂数据计算。3.3 数据的计算数据的计算Excel公式的一般形式为“=表达式”Excel公式中可以输入如下5种元素。（1）运算符：包括算术、关系、文本、引用运算符。（2）单元格引用：包括定义了名称的单元格（区域）的名称。（3）值或字符串：如“100”或“奥运”等常量数据。（4）函数及其参数：如“SUM(A3：A6)”。（5）括号：和数学表达式一样使用括号可来改变计算的优先级。3.3.1公式公式3.3.1公式公式Excel2010中的运算符优先级1、逻辑函数3.3.2函数函数2、统计函数3.3.2函数函数3、文本函数3.3.2函数函数4、日期和时间函数3.3.2函数函数4、日期和时间函数3.
34、3.2函数函数5、查找与引用函数3.3.2函数函数6、其他一些函数数学和三角函数CEILING、FLOOR、INT、MIN、MAX、RAND、TRUNC、ROUND、ABS、COS、ACOS、SIN、ASIN、EXP、LOG、PI、MOD、POWER、SQRT信息函数ISERROR、ISBLANK、ISEVEN、ISNUMBER、ISTEXT数据库函数DAVERAGE、DSUM、DMAX、DMIN、DCOUNT3.3.2函数函数1、数组公式概述数组是单元的集合或是一组处理的值得集合。可以写一个以数组为参数的公式，即数组公式。常见的数组常量可以分为一维数组和二维数组。输入公式“=1,2,3,4;
35、5,6,7,8;9,10,11,12”，然后按【CTRL+SHIFT+ENTER】组合键。3.3.3数组公式数组公式2、数组公式的作用3.3.3数组公式数组公式直接在C3单元格内输入公式“=SUM(B2:B4*C2:C4)”，然后再使用组合键【CTRL+SHIFT+ENTER】，3、数组公式的应用场合数组公式是为了弥补普通公式不能完成的部分功能而出现的，下列情形可以考虑或者需要使用数组公式。（1）运算结果需要返回一个集合。（2）希望用户不会有意、无意地破坏某一相关公式运算的集合数据的完整性。（3）有些运算结果需要通过复杂的中间运算过程才能得到。使用数组公式具有以下优点：（1）一致性（2）安全性
36、（3）数据储存量小4、数组公式的应用 本章介绍了在Excel2010中关于数据的基础部分，即数据的准备，包括了数据的录入和外部数据的导入；以及介绍了使用公式、函数和数组公式完成数据的计算，读者需要对单元格的引用做深入的理解，特别是绝对引用、相对引用、定义单元格名称的用法等，并在实际操作中灵活使用，尽量采用合理、效率高的方法解决问题。小结小结17:41: 谢谢！17:41:Office高级应用高级应用第4章 图表的应用为了尽快适应工作，小李针对Excel中的图表进行了有针对性的学习，主要完成了以下几个部分的练习：1.根据两种服装的销售情况创建了一张图表，生成羊毛衫和衬衫两种服装的对比情况，羊毛衫
37、使用簇状柱形图，衬衫选用带标记的折线图，制作了一张组合图表。2.根据图书销售情况表插入用于统计销售趋势的迷你折线图，各单元格中迷你图的数据范围为所对应图书的1月12月销售数据，并为各迷你折线图标记销量的最高点和最低点。3.许多商务报告都有对市场规模的分析和预测，在表达这类数据时，通常还会使用同比增长和环比增长来呈现其变化情况。用双轴图来实现该图表。4.根据“sheet1”工作表中各地区的营业额统计表，制作双饼图。5.在“交互式图表”工作表中已经输入2015年3月份良品铺子天府店的日销售额。在该数据的基础上，设计交互式图表，让用户可以通过选择“起始日期”和“结束日期”来显示在此期间的簇状柱形图。
38、项目描述项目描述目录目录4.1 图表概述图表概述14.2 图表的组成图表的组成24.4 图表制作图表制作44.3 图表类型图表类型3 相对于一大堆枯燥乏味、让人难以理清头绪的数字，Excel图表可以将数据以更加直观的形式展现出来，这样，我们就可以对各种数据进行对比。Excel提供了丰富的图表样式，我们可以根据自己的需求选择适合自己的图表，形象直观地显示数据。建议：写纲目结构时，不要写编号。后期直接使用项目编号。4.1 图表概述图表概述图4-1显示了一张中国手机游戏市场规模增长情况的工作表，其描绘出的柱形图可以直观地看出不同季度的中国手机游戏市场规模以及环比增长，从而得出中国手机游戏市场规模不断
39、扩大的结论。当然读者也可以通过图表左侧的数字得出同样的结论，但查看图表能更快地得出这一结论，这就是图表的作用。Excel提供了不止这一种图表，更不止这一种功能。柱形图只是Excel创建的众多图表类型中的一种。4.1.1 图表的优点图表的优点在电子图表出现之前，手工画图是一件极其耗时、费力的事情；并且一旦数据发生了变化，图表的修改任务量就会更加繁重。但是在Excel的电子图表中，画图、修改数据都是极其简单的事情。图4-2左图为某服装公司2015年童装的销售状况，但是作出柱形图之后我们发现数据输入有错误，第二季度与第三季度输入的数据颠倒了，这时我们只需要在工作表里面对第二季度和第三季度的销售总额进
40、行修改，图表则自动更新以响应绘图源数据的变化，如图4-2右图所示。4.1.2 Excel图表的自动更新功能图表的自动更新功能Excel提供了11种标准的图表类型，虽然图表的类型不同，但是完整的图表往往包含以下几个部分：图表区、绘图区、图表标题、数据系列、坐标轴、网格线、图例等。1.图表区：是图表最基本的组成部分，是整个图标的背景区域，图标的其他组成部分都汇集在图表区中，例如图标标题、绘图区、图例、垂直轴、水平轴、数据系列以及网格线等。2.绘图区：指图表区内的图形表示的范围，即以坐标轴为边的长方形区域。对于绘图区的格式，可以改变绘图区边框的样式和内部区域的填充颜色及效果。绘图区中包含以下5个项目
41、，即数据、列、数据标签、坐标轴、网格线。3.图表标题：显示在绘图区上方的文本框，并且只有一个。图表标题的作用就是简明扼要的概述该图表的作用。4.数据系列：根据用户指定的图表类型以系列的方式显示在图表中的可视化数据。5.坐标轴：按位置不同可分为主坐标轴和次坐标轴，默认显示的是绘图区左边的主Y轴和下边的主X轴。6.网格线：网格线用于显示各数据点的具体位置，同样有主次之分。7.图例：图例用于表示图表中的数据系列的名称或者分类而指定的图案或颜色。4.2图表的组成图表的组成单击“插入”选项卡，在弹出的“图表”组功能区中有柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图、其他图表七大类，如图4-4所示。4.3
42、 图表类型图表类型首先在数据区域选定要创建图表的数据。单击“插入”选项卡在弹出的“图表”功能区中选择一类图表类型，简单的图表就创建完成了。接下来我们来介绍几种复杂图表的制作方法。4.4 图表制作图表制作【例4-1】在“组合图表”工作表中，根据两种服装的销售情况创建一张图表，生成羊毛衫和衬衫两种服装的对比情况，羊毛衫使用簇状柱形图，衬衫选用带标记的折线图，最终效果如下图所示。4.4.1 组合图表的制作组合图表的制作【例4-2】在“2013年图书销售分析”工作表中N4：N11单元格中，插入用于统计销售趋势的迷你折线图，各单元格中迷你图的数据范围为所对应图书的1月12月销售数据，并为各迷你折线图标记
43、销量的最高点和最低点。4.4.2 迷你图的使用迷你图的使用【例4-3】许多商务报告都有对市场规模的分析和预测，在表达这类数据时，通常还会使用同比增长和环比增长来呈现其变化情况。对此，可以使用柱形图来呈现市场规模数据，而使用折线图来呈现同比增长或环比增长，如下图所示。4.4.3 双轴坐标图双轴坐标图【例4-4】请根据“sheet1”工作表中各地区的营业额统计表，制作双饼图。效果如下图所示。4.4.4 创建双饼图创建双饼图【例4-5】在“交互式图表”工作表中已经输入2015年3月份良品铺子天府店的日销售额。在该数据的基础上，设计交互式图表，让用户可以通过选择“起始日期”和“结束日期”来显示在此期间
44、的簇状柱形图。具体效果图如下图所示。4.4.5 创建交互式图表创建交互式图表本章主要介绍了各图表元素；讲解了如何在工作表中创建图表，并通过图表反映数据；描述了怎样对图表进行基本操作；分析了图表的类型等基础知识。并基于这些基础知识，着重讲解了简单组合图表的制作、迷你图的使用、双轴图、双饼图以及交互式图表的一般制作思路以及其常用的制图要素。图表是Excel中最常用的对象之一，是工作表数据的图形表示方法。图表与表格相比，能更形象地反映出数据的对比关系，通过图表可以使数据更加形象化，而且当数据发生变化时，图表也会随之改变。小结小结 谢谢！17:41:Office高级应用高级应用第5章 Excel数据管
45、理和分析小李大学毕业，他在实习中遇到了很多需要进行统计的工作。小李经过分析，发现需要用到Excel中的数据管理和分析中的相应工具和技巧。他对之前学习的知识进行了总结，最终解决了问题。项目描述项目描述目录目录5.1通过条件格式分析数据15.2数据排序后进行有效判断分析25.4数据的分类汇总45.3筛选数据3 35.5通过数据透视表和数据透视图分析数据5.1 5.1 通过条件格式分析数据通过条件格式分析数据5.1.1 添加条件格式添加条件格式15.1.2 使用图标集显示突出显示单元格使用图标集显示突出显示单元格25.1.4 管理条件格式管理条件格式45.1.3 自定义条件格式规则自定义条件格式规则
46、3 35.1.5 清除条件格式清除条件格式55.1.6 实例练习实例练习分析手机销量分析手机销量1添加条件格式p 突出显示满足特定条件的单元格记录，首先要明确自己的需求条件。p 当条件明确后，应用到对应的单元格中。说 明实 例【例5-1】突出显示面试考核成绩在60分（含）以上的单元格。1添加条件格式实 例【例5-1】突出显示面试考核成绩在60分（含）以上单元格。p选中单元格p“开始”选项卡、“样式”组、“条件格式”按钮p在对话框中选择“其他规则”p设置条件p设置条件格式（字体、字形、颜色等）2使用图标集突出显示单元格p 使用图标集可以数据进行注释，且可以按照阈值，将数据分为3-5个类别p 每个
47、图标代表一个值的范围说 明实 例【例5-2】突出显示每科考核成绩的成绩分布。2使用图标集突出显示单元格实 例【例5-2】突出显示每科考核成绩的成绩分布。p选中单元格p“开始”选项卡、“样式”组、“条件格式”按钮p在下拉列表中选择“图标集”3自定义条件格式规则 实 例【例5-3】创建一个规则：成绩小于60的呈现深蓝色，大于65的呈现浅黄色，成绩越低显示的颜色越深，成绩越高显示的颜色越浅。p选中单元格p“开始”选项卡、“样式”组、“条件格式”按钮p在下拉列表中选择“新建规则”p在对话框中设置条件和格式4管理条件格式p 为数据添加条件格式后，可以对条件格式进行管理p 例如：更改条形图外观和方向、重新
48、设置图标集规则等说 明实 例【例5-4】更改原有条件格式单元格中的条形图外观和方向。4管理条件格式实 例【例5-4】更改原有条件格式单元格中的条形图外观和方向。p选中单元格、“开始”选项卡、“样式”组、“条件格式”p在下拉列表中选择“管理规则”、弹出“条件格式规则管理器”对话框p选择规则后单击“编辑规则”按钮，弹出“编辑格式规则”对话框p在对话框中对条形图进行设置5清除条件格式p 如果不需要显示条件格式，可以清除掉p 清除之前先选要清除的区域说 明实 例【例5-5】去除例5-4单元格中的条件格式。5使用图标集突出显示单元格实 例【例5-5】去除例5-4单元格中的条件格式。p选中单元格p“开始”
49、选项卡、“样式”组、“条件格式”按钮p在下拉列表中选择“清除规则”6实例练习分析手机销量实 例例：使用数据条规则对销售表数据进行分析。1.在所有的数据单元格中设置数据条和色阶，达到大致了解所有品牌销售数据的效果。2.修改并设置销售额单元格的最小值和最大值。6实例练习分析手机销量实 例例：使用数据条规则对销售表数据进行分析。1.在所有的数据单元格中设置数据条和色阶，达到大致了解所有品牌销售数据的效果。p选中单元格区域p“开始”选项卡、“样式”组、“条件格式”按钮p在下拉列表中选择“数据条”、“橙色数据条”6实例练习分析手机销量实 例例：使用数据条规则对销售表数据进行分析。2.修改并设置销售额单元
50、格的最小值和最大值。p单击“条件格式”，在下拉列表中选择“管理规则”p单击“编辑规则”，在弹出的对话框中设置最大值最小值等5.2.1 单一字段的排序单一字段的排序15.2.2 多条件的排序多条件的排序25.2.4 自定义排序自定义排序45.2.3 按颜色排序按颜色排序3 35.2 5.2 数据排序后进行有效判断分析数据排序后进行有效判断分析p 对数据进行排序有助于快速直观的分析和理解数据。5.2 5.2 数据排序后进行有效判断分析数据排序后进行有效判断分析1单一字段的排序可对数据按照某一字段升序或降序排列功 能实 例【例5-6】按照一月份销售额，从高到低依次排列出所有品牌的顺序。1单一字段的排
