1、1第3章 Word 2010 字处理软件 23.1 创建、编辑文档 n文档：在日常生活工作中，经常需要将一些文字性的、也包括图片、图形、甚至更丰富的内容输入到计算机中，并以文件的形式保存起来。通常，由Word生成的文件称为Word文档，简称文档。33.1 创建、编辑文档n【案例3-1】建立一个文档并命名为“爱国者H6.docx”，输入如图所示的内容，其中包含文字、图片、SmartArt图形。43.1 创建、编辑文档n案例中涉及的问题 如何进入Word的工作环境，即如何启动Word应用程序？启动Word应用程序后，如何退出？启动Word后，在其图形界面上都包含了哪些要素，如何使用？如何在Word
2、中新建一个文档，并对文档进行保存？文档使用完毕如何关闭？关闭后的文档如何再次打开？如何在文档中输入文字信息？如何在文档中插入图片信息和图形信息？53.1.1 启动和关闭Word应用程序 1、启动Word应用程序p1）通过“开始”菜单p2）利用桌面快捷方式p3）利用快速跳转列表p4）利用新建或打开Word文档63.1.1 启动和关闭Word应用程序2、关闭Word应用程序n 关闭Word指结束Word应用程序的运行。p单击标题栏右上角的“”按钮p通过“文件”菜单的“退出”菜单项p双击标题栏上的控制菜单，或单击控制菜单选择“关闭”菜单项p使用快捷键Alt+F4 73.1.2 认识Word 2010
3、工作环境 n Word 工作环境 83.1.2 认识Word 2010工作环境 1标题栏 n标题栏的位置、组成n标题栏上按钮的功能注意：菜单栏最右侧的注意：菜单栏最右侧的“”按钮控制关闭当前编按钮控制关闭当前编辑的文档，而不退出辑的文档，而不退出WordWord应用程序；标题栏右应用程序；标题栏右侧的侧的“”按钮控制退出按钮控制退出WordWord。3.1.2 认识Word 2010工作环境 2快速访问工具栏 快速访问工具栏默认包含“保存”、“撤销”、“恢复”等常用的工具按钮。9103.1.2 认识Word 2010工作环境 3Ribbon工具栏p也称为功能区，位于标题栏的下方，通常由“开始”
4、、“插入”、“页面布局”等主选项卡组成。在主选项卡中，工具按钮按功能分类，分别放置在几个组中。pRibbon工具栏会随用户的操作而动态地提供一些工具选项卡。p技巧技巧：单击工具栏各项右下角的“对话框启动器”按钮可以打开相应的对话框，使用更加丰富的设置功能。3.1.2 认识Word 2010工作环境 4文件的BackStage视图p单击“文件”选项卡即可访问BackStage视图，其中包含了用于对文档执行操作的命令集。p“信息”页113.1.2 认识Word 2010工作环境 p技巧技巧：单击“选项”按钮，打开“Word选项”对话框，在其中提供了对Word的各种配置功能，如果需要对Word的默认
5、使用进行调整，都可以在此进行。12133.1.2 认识Word 2010工作环境 5标尺p标尺位于编辑区，分为水平标尺和垂直标尺。利用标尺可以查看或设置页边距、表格的行高、列宽及光标所在的段落缩进等。p在Word中，垂直标尺只有在“页面视图”下和“打印预览”时才能显示。p单击“视图”“显示”组中的“标尺”，可以显示或隐藏标尺。143.1.2 认识Word 2010工作环境6编辑区p编辑区是输入文本、对文档进行编辑和排版的区域，它位于工具栏的下方。p编辑区中闪烁的竖线叫光标。输入文本时，它指示下一个字符将出现的位置。每输入一个字符，光标右移一位。使用BackSpace键删除字符时，每删除一个字符
6、，光标左移一位。153.1.2 认识Word 2010工作环境7 7滚动条滚动条p由于多数文档都不能在一个文档窗口中全部显示出来，所以要浏览一个文档，最直接的方法是使用滚动条滚动屏幕。滚动条分为水平滚动条和垂直滚动条。它由滚动框、浏览滑块和几个滚动按钮组成。p垂直滚动条p水平滚动条163.1.2 认识Word 2010工作环境8视图按钮p屏幕窗口中显示文档的方式称为视图。1）页面视图页面视图是Word中最常用的工作视图，是Word的默认视图。启动Word后，文档的显示方式就是页面视图。页面视图可以显示整个页面的分布情况和文档中的所有元素，如正文、图形、表格、图文框、页眉、页脚、脚注、页码等，并
7、能对它们进行编辑。在页面视图方式下，显示效果反映了打印后的真实效果，所见即所得。173.1.2 认识Word 2010工作环境2）阅读版式视图阅读版式视图以图书的分栏样式显示Word 2010文档，“文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。在阅读版式视图中，用户还可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具，单击“视图选项”按钮可以对显示方式进行设置。183.1.2 认识Word 2010工作环境3）Web版式视图Web版式视图主要用于编辑Web页。它优化了布局，使文档具有最佳屏幕外观，使联机阅读更容易。4）大纲视图大纲视图用于显示、修改或创建文档的大纲。使用大纲视图可以使查看长文档的结构变得容易，可
8、以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，可以通过单击标题，进行光标的快速定位。193.1.2 认识Word 2010工作环境5）草稿视图草稿视图即低版本中的普通视图，它的页面布局最简单，只显示字体、字号大小、字形、段落缩进及行间距等最基本的文本格式。在草稿视图中，页与页之间用一条虚线作为分页符，节与节之间用双行虚线作为分节符，使得在滚动阅读时，文档内容连贯清楚。但是，普通视图不是按照打印时的页面效果来显示文本的，所以在需要编辑页眉和页脚，调整页边距，以及剪切图片时，应该使用页面视图。203.1.3 Word文档操作1创建新文档 1）利用“文件”选项卡新建文档p 单击“文件”“新建”。p 在右
9、侧选项卡中双击选中的模板；或者单击模板，再单击“创建”按钮。2）利用快速访问工具栏按钮新建文档p单击快速访问工具栏中的“新建”按钮，Word将创建一个新文档，并根据新建文档的前后顺序，按“文档1”、“文档2”顺序提供不同的默认文档名。213.1.3 Word文档操作2保存文档 1）保存新的、未命名的文档p选择“保存”命令 p选择文件存储的位置p输入文件名 2）保存已有文档 223.1.3 Word文档操作3关闭文档p关闭一个文档233.1.3 Word文档操作4打开文档 1）利用“打开”对话框2）利用“最近使用文件”3）打开多个文档的方法243.1.3 Word文档操作5以查找的方式打开文档2
10、53.1.4 基本的文字编辑技术1 1文本的编辑p编辑区中闪烁的竖线叫光标。输入文本时，它指示下一个字符将出现的位置。pWord具有“即点即输”的功能：允许在页面的任何位置输入文本。由于“即点即输”是直接将光标定位在页面的指定位置上，所以只能在页面视图下使用。p软回车和硬回车263.1.4 基本的文字编辑技术2输入特殊字符p用户在处理文档时可能需要输入一些特殊字符，如希腊字母、数学符号、数字序号等。这些符号不能直接从键盘键入，需要输入时可以采取下面两种方法：“插入”“符号”组中的“符号”273.1.4 基本的文字编辑技术n技巧：如果在文档中经常要用到某些特殊符号，可以在“符号”对话框中选定该特
11、殊符号后，单击“快捷键”按钮为其定义快捷键（按下拟定义的快捷键后需要按“指定”按钮进行指定），之后键入自定义的快捷键即可输入这些特殊符号。283.1.4 基本的文字编辑技术3选择编辑方式p插入p改写p插入和改写的切换：按“Insert”键或用鼠标双击状态栏上的“改写”标志。通常缺省的编辑状态是“插入”，“改写”标志为灰色；如果处于“改写”状态，“改写”标志就为黑色。293.1.4 基本的文字编辑技术4删除输入错误的文字p使用BackSpace键可删除光标之前的字符，每删除一个字符，光标左移一位p使用Delete键可删除光标后面的一个字符303.1.5在Word文档中插入图片和自选图形1插入图片
12、p图片：由其他文件创建的图形。它们包括位图、扫描的图片、照片以及剪贴画等。313.1.5在Word文档中插入图片和自选图形2 插入屏幕截图323.1.5在Word文档中插入图片和自选图形3插入自选图形p图形对象包括自选图形、图表、曲线、线条和艺术字等。这些对象都是 Word 文档的一部分。p利用Word“绘图”工具栏可以绘制图形，设置图形对象的颜色、图案、边框和其他效果。p图形中可以添加文字。3.1.6 在Word文档中插入SmartArt图形nSmartArt图形是信息的可视化表示形式，有助于对信息更好地理解和记忆，用户可以从多种不同布局中进行选择，从而快速轻松地创建具有设计师水准的插图，以
13、便有效地传达信息或观点。在Word、Excel、Outlook、PowerPoint中都可以创建SmartArt图形，而且SmartArt图形可以作为图像复制并粘贴到其他的程序中。333.1.6 在Word文档中插入SmartArt图形1SmartArt 图形的创建p单击“插入”“插图”组中的“SmartArt”可以打开“选择SmartArt 图形”对话框，系统将提示选择一种SmartArt图形类型，如“流程”、“层次结构”、“循环”或“关系”等。每种类型的SmartArt图形包含几个不同的布局。342在SmartArt图形中输入文字p每个SmartArt图形都带有文本窗格，可以方便地输入图形
14、中的文字，并控制文本所处的级别。在文本窗格中添加和编辑内容时，SmartArt图形会自动更新，即根据需要添加或删除形状。353.1.6 在Word文档中插入SmartArt图形3在SmartArt 图形中添加和删除形状p 单击要向其中添加另一个形状的SmartArt图形，显示SmartArt工具。p 单击最接近新形状的添加位置的现有形状。p 在“SmartArt工具”“设计”选项卡“创建图形”组中，单击“添加形状”下拉箭头，在下拉列表中单击“在后面添加形状”或“在前面添加形状”。p要从SmartArt图形中删除形状，单击要删除的形状，然后按Delete键即可。要删除整个SmartArt图形，单
15、击SmartArt图形的边框，然后按Delete键即可。363.1.6 在Word文档中插入SmartArt图形373.1.7 案例3-1的编辑过程n案例1的编辑过程 演 示383.2 快速编辑文档技术 3.2.1 快速定位光标1利用键盘快速定位光标常用定位按键列表 393.2.1 快速定位光标2利用“查找”功能定位光标 p查找功能：将光标快速定位在要操作的文本上。既可以查找文字，也可以查找格式。p确定搜索规则 设置查找内容 设置搜索范围，包括向下、向上和全部 设置搜索复选框，包括是否区分英文的大小写、是否区分英文全/半角字符和符号、是否必须全字匹配、是否使用通配符。3.2.1 快速定位光标4
16、0413.2.1 快速定位光标所n通配符：可以匹配其他字符的字符。p“？”：匹配任意的一个字符p“*”：匹配任意的多个（或0个）字符pw?n可以表示查找win、won等pwh*可以表示查找which、who、what等423.2.2 选择、复制、删除、移动 n思考如下问题:p如果有一些内容在文档中已经存在，现需要再次键入该内容，需要重新输入一次吗？p如果想把一些内容从文档中的一个地方换到另一个地方，是将原来的删掉，再在新位置输入一次吗？p如 果 有 一 段 内 容 需 要 删 除，是 按 D e l e t e 或BackSpace键一个一个地删除吗？433.2.2 选择、复制、删除、移动1选
17、择 1）使用鼠标拖动方法选择区域 p选定一个句子p选定一行或多行文字p选定一个段落p选定整篇文档p选定一大块文字p选定列块（垂直的一块文字）：按住 Alt键后，将光标移至所选文本的起始处，单击鼠标左键并拖曳到所选文本的末端，松开鼠标和 Alt 键。443.2.2 选择、复制、删除、移动2）通过键盘选择区域常用键盘选择区域按键列表 453.2.2 选择、复制、删除、移动2文档区域的复制1）利用剪贴板进行复制 p选定要复制的内容。p将内容复制到剪贴板：单击常用工具栏上的“复制”按钮，或选择“编辑”菜单中的“复制”菜单项，或单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“复制”选项，或使用快捷键Ctrl+C，则选定
18、的文本块被放入剪贴板中。p将光标移到新位置。p将剪贴板中的数据粘贴到文档中 463.2.2 选择、复制、删除、移动2）利用鼠标拖动进行复制p选定要复制的内容p按下 Ctrl 键，把鼠标指针移到选定的文本块中，按下鼠标的左键p拖拽文本到新位置，放开Ctrl 键和鼠标左键。p注意：使用鼠标拖动方法复制的文本块不被放入剪注意：使用鼠标拖动方法复制的文本块不被放入剪贴板中。贴板中。473.2.2 选择、复制、删除、移动3移动p短距离的移动：在屏幕范围内，可以利用鼠标移动文本。具体的方法与复制操作类似，只是移动时，不需要按下Ctrl键。p远距离的移动：使用剪切和粘贴菜单项来完成。483.2.2 选择、复
19、制、删除、移动4删除p选定要删除的文本块后，按Delete键。p选定要删除的文本块后，使用“剪切”菜单项 493.2.3 替换 n 功能p可以提高录入效率p可以使整个文档内的枯燥的修改变得迅速和有效503.2.3 替换【实例3-1】已知在一个文档中经常要出现“Office 2010的新增功能”，这个字符串在书写时需要在英文大小写字母、中文和数字间切换，比较麻烦，所以输入文档时先用简单的字符串“SX”代替它。写出将其替换回“Office 2010的新增功能”的过程。513.2.3 替换【实例3-2】有时在进行文本替换时，并不是查找到的字符串都需要替换。例如，有一个句子：“中国是一个发展中国家，欢
20、迎世界各地的企业家到中国来投资”。现在要将这句话中的“中国”替换成“中华人民共和国”。很明显，“发展中国家”中的“中国”不应被替换，但如果在替换时，选择了“全部替换”按钮，则这个“中国”也将被替换。523.2.4 操作技巧1Windows环境下的复制、剪切、粘贴p复制、剪切、粘贴是Windows及其应用程序都具有的功能。p其原理是利用一个称为剪贴板的内存区域将复制或剪切的内容保存起来，利用粘贴功能将该内容进行复制或移动。pWindows及其应用程序，对3个功能的设置具有统一性。533.2.4 操作技巧2撤销和恢复p利用“撤消”和“恢复”功能，可以大大提高工作效率 p撤消p恢复 543.2.4
21、操作技巧3返回曾经编辑过的位置 pWord能在“返回”列表中记下最后的三处编辑位置和当前光标的位置（进行过编辑操作的位置会被记录在返回列表中），所以使用“返回”功能可以快速地移到编辑点。p返回功能的组合键为Shift+F5，可以实现在最后三处编辑过的位置间切换。553.3 文档格式编排 n案例1的排版示意图 563.3 文档格式编排n案例中涉及的问题p 如何设置文档中文字的字体、大小、颜色和显示效果？注意中文文字和英文文字格式的区别。p 如何设置段落的缩进方式、段落中文字的对齐方式，如何合理加大段落之间的间距？p 如何设置纸张的大小和页面的边距？如何在页面顶部和底部加入页眉/页脚？p 如何将输
22、入的信息分为左、右两栏的形式显示？p 如何将文字环绕在图片周围？p 如何设置诸如“首字下沉”的特殊显示效果？573.3.1 字符格式 1设置字体p字体，是文字的一种书写风格中文字体英文字体p设置字体的方法583.3.1 字符格式2设置字号p字号指文本字体的大小。p在Word的字号中，用“号”、“磅”两种单位度量字体的大小。p以“号”为单位时，数值越小，字体越大p以“磅”为单位时，磅值越小字体也越小p英文文本的大小一般用“磅”表示593.3.1 字符格式3字符的修饰p字符的特殊修饰：粗体、斜体、下划线、字符边框、字符颜色、上下标、删除线等。603.3.1 字符格式4设置字符缩放、间距和位置 p字
23、符缩放比例、字符间距和字符位置进行调整 613.3.2 段落格式p段落：Word在输入回车键的地方插入一个段落标记，可以通过“常用”工具栏上的“显示/隐藏”按钮查看段落标记。p利用ShiftEnter插入的软回车段落标记，排版时不能以此作为衡量段落的依据。623.3.2 段落格式1.段落缩进p段落缩进是指文本与页边距之间的距离。左（右）缩进：整个段落中所有行的左（右）边界向左（右）缩进首行缩进：从一个段落的第一行第一个字符开始向右缩进，使之区别于前面的段落。悬挂缩进：将整个段落中除了首行之外的所有行的左边界向右缩进。p设置段落格式时，可以选中段落，也可以将光标移到需要设置缩进格式的段落中的任意
24、位置。633.3.2 段落格式1）利用水平标尺中的缩进按钮 2）用菜单设置缩进 643.3.2 段落格式2段落对齐p两端对齐：Word的默认对齐方式。p居中对齐：常用于文章的标题、页眉等段落的格式设置。p右对齐：适用于书信、通知等文稿落款、日期的格式设置。p分散对齐：可以使段落中的字符等距排列在左右边界之间，在编排英文文档时可以使左右边界对齐，使文档整齐、美观。653.3.2 段落格式n 段落对齐方式示意图 663.3.2 段落格式3段落间距 p使用Enter键可以直接在段落间插入空行，以加大段与段间的距离。但是，Enter键插入的空行不会自动随段落移动，而且空行的大小与段落中的字号有关。p设
25、置段前、段后的间距，段间距作为样式的组成部分保存在段落格式中，即使段落移动了，段前、段后的间距也不会改变。673.3.2 段落格式4.行间距p默认情况下，Word自动设置段落内文本的行间距为单倍行距，一般情况下，当行中出现图形或字体发生变化时，Word会自动调整行间距。p如果行间距设置为固定值，增大字体时行间距会保持不变，较大的文本可能显示不完整，这时，可以通过适当增大“设置值”框中的行间距大小来做调整。p设置新的行间距有两种方式。在“行距”下拉列表框中选择新的行间距利用“其他格式”工具栏中的行间距按钮683.3.2 段落格式5段落的分页控制 p在输入、排版或增加、删除文档内容时，Word会自
26、动增加一个分页符来给文档分页。p排版时很忌讳将段落中的第一行留在前一页，或将段落的最后一行推至下一页，以保持段落的完整性“段中不分页”：一个段落的所有行都处在同一页，中间不分页“与下段同页”：使当前段落与下一段落共处在同一页。常用于标题段落的格式，使其与下面的文本段落共处同一页中。“段前分页”：使段落排在新页的开头。常用于需要另起一页的大标题的段落格式。693.3.3 页面格式设置1.为文档添加页眉和页脚p页眉和页脚是文档中页面上方和下方靠近边缘的一个专门的编辑区域，通常包含书名、章节名、页码、日期等信息文字或图形。p页眉：出现在每页的顶部的信息p页脚：出现在每页的底部的信息p在文档中可自始至
27、终用同一个页眉或页脚，也可在文档的不同部分用不同的页眉和页脚 703.3.3 页面格式设置1）创建页眉/页脚p编辑页眉/页脚需要切换到页面视图方式p选择“视图”菜单下的“页眉/页脚”菜单项后，由Word自动切换到页面视图方式p“页眉/页脚”工具栏 3.3.3 页面格式设置2）设置页码p页码是内容简单且使用最多的页眉或页脚内容。为多页的文档加上页码是必要的，否则在整理书面文档时难免出现混乱。p插入页码时，主要确定页码的位置和格式，单击“插入”“页眉和页脚”组中的“页码”，在下拉列表中选择插入页码的格式，也可以设置页码格式。71723.3.3 页面格式设置3）节p节：独立排版的单位，每一节可以具有
28、不同的页面设置，如不同的纸张方向、页眉、页脚、页码格式等。p默认方式下，Word将整个文档作为一个节来处理，所以在某页设置了页眉和页脚后，文档的每一页都具有了相同的页眉和页脚。pWord允许将文档分为若干节，在不同的节内进行独立的排版。节与节之间使用“分节符”隔开。p分节符的外观是含有“分节符（）”字样的双虚线，分节符表示节的结束。p分节符中存储的是分节符之前的一节的格式 733.3.3 页面格式设置n插入分节符的方法 p单击选择要插入分节符的位置，即在该位置的前后要采取不同的版面设计。p分节符属于分隔符的一种，要插入分节符需要打开插入“分隔符”对话框：选择“插入”“分隔符”菜单项。p 在对话
29、框的“分节符类型”区域内选择新节开始的位置。“下一页”：新的一节从下一页开始“连续”：新的一节从同一页开始，与前一节在同一页中“偶数页”、“奇数页”：新的一节从下一偶数页或奇数页开始。743.3.3 页面格式设置【实例3-3】为文档的不同部分创建不同的页眉。p说明说明：要为某部分文档创建不同于其他部分的页眉，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉间的连接，再编辑不同部分的页眉。p插入分节符，建立独立排版的单位插入分节符，建立独立排版的单位：在要使用不同页眉的文档的分隔处插入一个“下一页”类型的分节符。p断开相邻两节中页眉间的连接断开相邻两节中页眉间的连接：打开“页眉和页脚”工具栏，将
30、光标移至页眉区，“页眉和页脚”工具栏上“同前”按钮程按下状态，表示该节页眉与前节相同。单击“同前”按钮，使其呈未选中状态，将当前节和前一节页眉间的连接断开。p修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。由于当前节与后续节之间的连接并未断开，所以Word 会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。要为后续节创建不同的页眉或页脚，重复这几步操作即可。753.3.3 页面格式设置2设置分栏p设置分栏：将文档中的内容以多个“栏”的形式排版。文档内容逐栏排列，从最左边的一栏开始，自上而下地填满一栏后，再自动从一栏的底部连接到右边相邻一栏的顶端，开
31、始新的一栏。p设置分栏操作确定要分栏的文档范围确定分栏的数目确定栏宽和间距选择分栏的样式763.3.3 页面格式设置【实例3-4】分栏排版从网上下载的歌词。p提问：从互联网下载的歌词通常是短句的样式，每首歌曲的歌词就要占据一页的位置，怎样才能在一个页面下打印多首歌曲的歌词呢？773.3.3 页面格式设置p选择第一首歌歌词除歌名外的文本，将其按两栏的形式排版。第二首歌词按相同的方式分栏。p将两首歌的歌词按段落的居中形式排版。783.3.3 页面格式设置p因为最后一栏很短，形成了不对称的情况。这种情况可以使用插入“分栏符”强行分栏的方式解决，从下一栏开始新的文本。p单击要强行分栏的位置，选择“插入
32、”“分隔符”，在“分隔符”对话框中选择“分栏符”。793.3.3 页面格式设置3.页面设置p页面设置就是对文档的页面规格进行设置，包括页边距、纸型、纸张来源、版式及文字排列等。pWord文档的页面设置通过“页面设置”对话框完成（“文件”“页面设置”菜单项）。1）纸型设置p在“页面设置”对话框中选择“纸型”选项卡p确定纸张的型号，方向，针对的范围等803.3.3 页面格式设置2）页边距设置p页边距纸张边缘的距离。p默认情况下，Word创建的文档是纵向的，顶端和底端各留有2.54厘米的页边距，两边留有3.17厘米的页边距。用户可以根据需要修改页边距，也可以在页边距中增加额外的空间，以便装订。设置页
33、边距有两种方式。使用“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡通过标尺设置页边距813.3.3 页面格式设置3）版式设置p打开“页面设置”对话框中的“版式”选项卡，可以对文档的版面布局进行设置p“奇偶页不同”:使奇数页和偶数页具有不同的页眉/页脚p“首页不同”:首页不加页眉823.3.3 页面格式设置p单击“边框”按钮，打开“边框和底纹”对话框,在“页面边框”选项卡中可以为页面设置边框。p边框设置包括:边框的样式，边框的线型，边框的颜色，宽度p使用预览区内的“上线”、“下线”等用于自定义框线的样式，单击这些按钮可以去掉或加入该框线 833.3.3 页面格式设置4图文混排p图文混排：用来设置文档编排
34、的特殊效果，主要处理文字与图片之间的位置关系。p打开“设置图片格式”对话框，选择“版式”选项卡 843.3.3 页面格式设置p图片与文字之间的关系“嵌入型”：图片在文档中与上下左右文本的相对位置始终保持不变，这是图片默认的版式“四周型”和“紧密型”：允许在图形的周围整齐环绕或不规则环绕文字853.3.3 页面格式设置n案例1的排版过程 演 示863.3.5 打印预览和打印p单击快速访问工具栏中的“打印预览和打印”按钮，或单击“文件”“打印”，打开BackStage视图，在视图的右侧即为预览区，通过右下角的“显示比例”滑块可以调整预览页面的大小873.4 Word高级应用3.4.1 应用样式统一
35、文档格式【案例3-2】拟定编写一个产品说明书，共分4章，每章由不同的人进行编写，最后合并为一个文档，并在首页为说明书建立一个目录结构。要求：每个人建立的文档都具有统一的格式规范。883.4.1 应用样式统一文档格式n案例中涉及的问题p多人协同完成一个规模较大的文档的编写，如何准确、快速地统一文档格式？p如果文档格式要求发生变化，如何方便、快速地调整文档格式？p文档建好后能否由系统自动生成目录结构，免去手工建立目录的麻烦？893.4.1 应用样式统一文档格式n样式：文档中已经定义好的格式，它能准确、迅速改变文档中指定对象的外观。n样式的优点p在案例2中要求各章的章名、小节名、文档内容的格式严格地
36、保持一致，则必须使用样式；否则，如果每一部分都手工设置，不仅工作量大，而且前后也很难保持一致。p使用样式也可以方便地调整格式，比如要修改某标题的格式，只需要修改标题的样式，那么所有采用该样式的标题格式将被自动修改，很轻松地实现了批量修改的效果。903.4.1 应用样式统一文档格式n模板:是包含了已定义样式、页面布局等设置的特殊文件，其文件扩展名为*.dotx。n利用模板可以创建继承了它的样式及其他设置的Word文档。n思考：为什么利用“常用”工具栏的“新建”按钮建立的空白文档中，输入的文字是五号宋体而不是其他字号、字体呢？p因为系统使用了一个公共模板Normal.dotx，Word把新段落中的
37、文字作为正文来处理，而公共模板中“正文”的样式是五号宋体。913.4.1 应用样式统一文档格式1认识样式【实例3-5】查看新建空文档的样式。p单击快速访问工具栏中的“新建”按钮建立一个空白文档。p查看“开始”“样式”组，如图所示。公共模板中的标准样式有正文、标题1、标题2等，这些是样式的名称。p样式的外观即代表了样式中所包含的格式：字体、字号、段落对齐方式、段落的缩进方式等。923.4.1 应用样式统一文档格式2应用现有样式 应用样式之前，必须先确定好对象，选中要应用样式的文本或将光标置于要应用样式的段落之中，再打开样式列表，单击要使用的样式。933.4.1 应用样式统一文档格式3创建样式【实
38、例3-6】创建一个“表标题”样式。单击“样式”组右下角的“对话框启动器”按钮，打开“样式”窗格。在“样式”窗格中单击“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框。3.4.1 应用样式统一文档格式94953.4.1 应用样式统一文档格式在“属性”区中设置新样式的各种属性，并设置新样式仅限于此文档p命名样式p确定样式类型字符样式段落样式p确定基础样式设计样式是一个比较复杂的过程，因此，创建样式时尽量选择一个最接近需要的“样式”，以此为基础设计新的样式。963.4.1 应用样式统一文档格式p设置后续段落样式。所谓“后续段落样式”指在某个段落设置为该样式后，按Enter键，下一段落是什么样式
39、。p选择是否将样式添至模板。选中该选项，则新建的样式增加到创建该文档时所使用的模板；否则，只将该样式加入当前文档。本实例选择“添至模板”。定义新建样式的格式。p单击“格式”按钮，选择需要设置的格式。本例选择“段落”，打开“段落”对话框，设置居中、段前间距6磅，段后4磅；再选择“字体”，打开“字体”对话框，设置中文字体为“黑体”、英文字体为“Arial”、字号为五号。973.4.1 应用样式统一文档格式 为样式指定快捷键。对于常用的样式可以为其指定快捷键，即不需要打开“样式”列表框也可以应用样式。快捷键是Ctrl或Alt与其他键的组合形式。为“表标题”样式指定一个快捷键“Ctrl”单击“快捷键”
40、按钮，打开“自定义键盘”对话框，光标停留在“请按新快捷键”文本框中，在键盘上按下“Ctrl”，则该键组合出现在文本框中；单击“指定”按钮，将组合键加入“当前快捷键”中；关闭确定即可。983.4.1 应用样式统一文档格式4修改样式p一般来讲，如果系统已经定义了标准样式，而它又无法满足用户的需求，则应对其进行修改，而不是创建新样式来取代它。同样，用户自己定义好的样式也会遇到需要修改的状况。修改样式与创建样式的过程相似.p修改样式后，Word会自动使文档中使用该样式的格式进行相应的改变。993.4.1 应用样式统一文档格式5创建模板p设置好样式后，将文档中的内容删除，利用存盘的功能将文档保存为模板，
41、即在“保存类型”处选择“文档模板(*.dotx)”pWord自动将模板保存在模板目录下。当再进行新建文档操作时，该模板将作为备选模板出现在常用模板之中 1003.4.1 应用样式统一文档格式6插入目录p目录的作用:列出文档中的各级标题以及每个标题所在页码。Word具有自动编制目录的功能，但前提条件是文档中存在各级标题样式，并已按标题样式排版。Word会按照标题样式逐级搜索其所在的页码，形成目录插入在文档中。单击目录中的页码，就可以跳转到该页码对应的标题。1013.4.1 应用样式统一文档格式p单击“引用”“目录”组中的“目录”，在打开的下拉列表中选择“插入目录”项，打开“目录”对话框目录的样式
42、可以从“格式”下拉列表框中选择，如果选择的是“来自模板”，则采用本文档中的目录样式。“显示级别”列表框中指定目录中显示的标题层数。p目录的显示效果可以在“打印预览”框中看到3.4.1 应用样式统一文档格式n案例3-2的实现过程 演 示1021033.4.1 应用样式统一文档格式p格式刷格式刷:可以复制文字格式,段落格式p当光标在某一位置或选中一部分文字时，单击格式刷可以复制出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。p如果选中段落符，单击格式刷则复制出所在段落的段落文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现段落格式的复制。p如果对格式刷双击，则复制格式后可连续多
43、次使用格式刷，直到单击格式刷或别的动作发生为止。在长文档中应用样式时，可以使用格式刷复制相同的样式。1043.4.2 使用大纲视图组织长文档p我们经常会遇到需要编辑篇幅很长的文档的情况，如产品的说明书、论文、书稿等等。只凭借Word的常规操作很难达到便捷地编写和修改文档。p大纲视图最适合编写、修改和重新组织具有多层标题的长文档p使用大纲视图的前提条件：已经使用特定的样式把文档组织成一个由主标题和子标题构成的层次结构。1053.4.2 使用大纲视图组织长文档1）显示控制n显示级别控制：按钮控制显示标题的级别。n展开/折叠标题下的文字p单击“+”按钮可以将光标处标题下的内容折叠起来p“-”按钮将标
44、题下的内容展开p双击标题前的符号也可以展开/折叠标题下的文字。1063.4.2 使用大纲视图组织长文档2）选中操作对象p选中标题及该标题下的各级子标题和正文p只选中标题p选中段落1073.4.2 使用大纲视图组织长文档3）重组文档p大纲视图条理清晰地显示了文档结构，选中标题后，单击工具栏上上下按钮，可以上下调整标题的位置p提示：在标题调整的同时，该标题下的所有下级标题及正文文本也会随之一起移动，很轻松地实现了大块文档内容的移动。即：在大纲视图下移动（包括复制）操作可以包含了下属内容的标题为单位。p使用工具栏中的左右按钮，可以将光标所在标题进行提升一个级别、降低一个级别、降低至正文级别。与移动标
45、题相同，标题级别改变时其下属的子标题及正文也会随之改变级别。p如果只想改变标题的级别，则按“只选中标题”的方法进行，再调整级别。1083.5 表格n【案例3-3】制作如下所示表格。1093.5 表格n案例中涉及的问题p如何在文档中创建表格？插入的表格是规整的M行N列的结构，如果表格中有不规则的部分，如何调整表格的结构？p如何将表格修饰的更美观，为其设置底纹、线型等？p如何在表格中加入斜线表头？p如何调整表格中的行高和列宽？p有诸如“格式工具栏”可以快捷设置格式一样的、可以快捷操作表格的工具栏吗？1103.5.1 创建和绘制表格1创建表格p创建表格的过程在文档中确定要插入表格的位置执行插入表格的
46、命令确定表格的行数和列数 3.5.1 创建和绘制表格2绘制表格p创建表格后，系统会自动打开“表格工具”的“设计”选项卡，其中包括表格样式设置、表格底纹、边框设置以及表格的绘制功能。双击已存在的表格也可以打开此选项卡。1111123.5.2 调整表格结构1.选定1133.5.2 调整表格结构2.插入/删除行、列或单元格 1）插入整行、整列1143.5.2 调整表格结构2）插入单元格 p“左侧单元格右移”：活动单元格（选定的单元格）右移。p“活动单元格下移”：在所选单元格的上方插入新的单元格。p“整行插入”：在所选单元格的上方插入新行。p“整列插入”：在所选单元格的左侧插入新列。1153.5.2
47、调整表格结构3）删除单元格、行或列p选定要删除的行或列后按“Del”键，只将选定表格中的数据删除掉，表格仍然存在。p其他删除行、列和单元格的方式与插入相同。1163.5.2 调整表格结构3.拆分和合并单元格p拆分单元格是将表格中的一个单元格拆分成等宽的多个单元格。选定要拆分的单元格（一个或多个）选择“拆分”命令在“拆分单元格”对话框中填写“列数”和“行数”，即选择将单元格拆分为几等份。p合并单元格是将同一行或同一列中的两个或多个单元格合并为一个单元格，操作的方法 与拆分类似。p还可以通过工具栏上的“擦除”按钮，双击要删除的框线实现合并单元格。1173.5.3 表格属性设置1.改变表格行高、列宽
48、2.设置单元格中文本的对齐方式3.设置表格版式4.设置表格边框5.设置表格底纹1183.5.4 案例3的编辑过程1193.5.5 转换表格和文本1、把表格转换成文本p选定要转换成段落的行或整个表格p单击“布局”“数据”组中的“转换为文本”p打开“表格转换成文本”对话框，在“文字分隔符”栏中选定要作为文本分隔符的单选按钮“段落标记”：把每个单元格的内容转换成一个文本段落。“制表符”：把每个单元格的内容转换后用制表符分隔，每行单元格的内容成为一个文本段落。“逗号”（半角逗号）：把每个单元格的内容转换后用逗号分隔，每行单元格的内容成为一个文本段落。“其他字符”1203.5.5 转换表格和文本2把文字
49、转换成表格 p 选定要转换为表格的文字。p 单击“插入”“表格”组中的“表格”“文本转换成表格”。p 打开“将文字转换成表格”对话框，在“列数”框中指定转换后表格的列数，如果指定的列数大于所选内容的实际需要，则多余的单元格将成为空单元格；反之，某些项会被罗列在一起。p 设置列宽。p 选定文字分隔符位置。文字中用分隔符隔开的各部分内容将分别成为相邻的各个单元格的内容。1213.5.6 表格的公式计算1.单元格的名称1223.5.6 表格的公式计算2.在表格中应用公式p先将光标定位在要放置结果的单元格中p选择“表格”“公式”对话框，此时，Word会自动对表格进行分析，然后在“公式”文本框中给出适当的公式。如果所选的单元格位于数字列的底部，Word会建议使用“=SUM(ABOVE)”公式，即对光标所在单元格上方各单元格中的数值求和
