1、ISO9001:2015、ISO14001:2015、IATF16949:2016文件的重要性文件的重要性文件管理的目的文件的指导思想纲 要文控职责文控职责文控范围文控范围文件级别文件级别受控文件类型受控文件类型文件编制、审批权限文件编制、审批权限文件编号文件编号文件发行、修订、作废、遗失处理流程文件发行、修订、作废、遗失处理流程文件分类整理、检索、保存文件分类整理、检索、保存记录的填写、整理、检索、保存记录的填写、整理、检索、保存文 控 职 责 对公司对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确
2、保各相关场更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。所使用的文件均为有效版本。按规章办事；按规章办事；按文件控制程序处理文件按文件控制程序处理文件,并按要求分发文件到每个部门；并按要求分发文件到每个部门；控制文件及编号；控制文件及编号；确保所有发出的受控文件均有确保所有发出的受控文件均有“受控文件受控文件”印章，此印章复印无印章，此印章复印无效；效；确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场；确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场；对部门文件进行分类整理、检索、保存；对部门文件进行分类整理、检索、保存；范围范围APPLICATION申请申
3、请/编制编制CANCEL取消取消RECALL回收回收UPDATE更新更新RETENTION保留保留CHECK检查检查/审核审核文件控制范围文件控制范围文件级别文件级别9文件控制方法文件控制流程图受控文件类型手册程序文件操作规程作业指导书工艺工序指导检验标准APQPFMEA年度质量目标文件编制、审批权限文件编制、审批权限Who 谁来做谁来做What 做什么做什么Where 在什么地方做在什么地方做When 在什么时间做在什么时间做Why 为什么做为什么做-流程描述与实际不符流程描述与实际不符-缺乏异常情况下处理流程缺乏异常情况下处理流程-文件制定前没有事先充分征求管理人员和使文件制定前没有事先充
4、分征求管理人员和使用者意见用者意见-各文件间同一管理内容规定不一致，使操作各文件间同一管理内容规定不一致，使操作者无法遵守者无法遵守-未定期进行文件复审未定期进行文件复审课堂练习文件编号原则文件的分发、回收与生效文件的分发、回收与生效新文件制定和现有文件修改的时机，但不限于：a)内审和管理评审会议后的决定b)体系的需求c)新产品工艺开发和产品过程更改d)顾客投诉e)纠正预防措施的改进f)客户更改工程标准文件的分发、回收与生效文件的分发、回收与生效一阶、二阶、三阶文件申请受控时必需要填写文件申请单，文件的分发部门以及份数以文件申请单为准。文控中心在收到文件连同文件申请单确认格式无误后,会在两个工
5、作日内安排受控分发，按照文件申请单上的分发份数进行复印并装订，同时在复印件上盖上“受控文件”章，文件在分发时需要填写文件收发记录表,同时在文件控制群中通知各部门文控助理领取该文件,如文件升版，还需通知使用部门以旧换新。文件的分发、回收与生效文件的分发、回收与生效各部门指定一名文控助理，由专人对接文控中心，文控助理在文控群内收到通知后，需于2个工作日内来文件中心领取并在文件收发记录表上面登记；如文件升版，使用部门需将旧版文件立即退回给文控中心，并在文件收发记录表上登记。文件的作废及销毁文件已不符合现有要求时，发文部门对文件进行修改后升版，填写文件申请单连同文件一起交由文控中心，文件受控分发后，该
6、文件的前一版本作废；随着公司的运行，该受控文件已经不适用，需要废止的，由发文部门填写文件申请单勾选“废止”一栏并交由文控中心，文控中心收到申请后需在文控群中通知相关的接收部门退回该文件，并由文控中心统一对该文件作废销毁。文件申请单样版临时文件的管控临时文件仅针对研发阶段及近似常规产品初次批量生产时使用的相关指导及技术性文件临时文件经过技术部最高管理者核准后生效，临时文件由技术部统一进行受控分发、回收并登记在临时文件收发记录表中，临时文件上盖“临时文件”章以示区别。文件的保存各部门文控助理接收文件后须在各部门内进行宣导、传达文件内容并告知相关使用人员。为便于查找，各部门还需对文件建立目录清单。文
7、件控制助理应保管好本部门受控文件，文件注意标识、储存、禁止乱涂乱画，还需定期检查；如发现文件破损或不清晰，可持该文件到文控中心更换。文件目录清单样版文件遗失如不慎将受控文件遗失，需填写文件遗失单交由文控中心，如该文件已作废，则无需申请补发，只需在文件收发记录表上备注遗失，如该文件仍有效，文控中心需按照文件遗失单进行补发并在文件收发记录表上登记。文件遗失单样版记录填写、整理、检索记录控制记录控制质量记录控制流程图表格的编号和格式质量环境管理体系运行所使用记录的格式不作要求，各使用部门可以自行订制，但是所有表单上面必须有公司标志、公司中/英文名称、表单名称/编号、版本等内容。表格样版表格受控各部门将新编制的表格电子档提供给文控中心，文控中心在收到表单后，先审定格式再受控，受控后通知相关使用部门并将表单上传至QQ群共享。如后续该表格有修改，编写部门须重新提交新版表格给文控中心受控升版，文控中心将新版表格在QQ群共享中更新。表格的印刷常用记录的表单使用印刷版，使用部门填写申购单后转交行政部，行政部须在QQ群共享表单中查找对应的表格印刷，不能以各部门的提供的为准。表格的填写范本
