1、实验实验2-总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置目目 录录 概述概述 关键概念及实验要点关键概念及实验要点 实验要求实验要求教学目的与要求教学目的与要求 掌握账务处理的基本概念和基本特征 掌握手工环境下和IT环境下账务处理的流程差异 理解总账管理系统初始设置的意义 掌握总账管理系统初始设置的具体内容 掌握总账管理系统初始设置的操作方法账务处理的基本概念账务处理的基本概念 账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值。从信息
2、系统角度看，账务处理工作是由会计信息系统的子系统-总账子系统来完成的，总账子系统的基本功能是通过采集数据、加工和存储数据、报告财务信息，实现对企业经营活动进行核算和控制，保证会计信息的真实、准确和有效。投资人投资人债权人债权人管理者管理者政府政府会计数据（账簿、凭证）会计数据（账簿、凭证）经济业务流程经济业务流程数据采集数据采集数据加工与存储数据加工与存储报告信息报告信息原始凭证原始凭证账务处理的基本特征账务处理的基本特征 规范性强 复式记账法 三项原则：有借必有贷，借贷必相等；资产=负债+所有者权益；总账余额/发生额=其属下明细帐余额/发生额之和。综合性强 以货币为计量单位，从价值角度综合反
3、映企业状况 集成性要求高 与其他子系统的高度集成（采集数据、交换数据）正确性要求高 对外输出，满足利益相关者信息需求（财务会计）手工环境下账务处理的流程手工环境下账务处理的流程 收 付 转 款 款 帐 凭 凭 凭 证 证 证 记帐凭证 原 始 凭 证 汇 总 原始凭证 明细帐 会计报表 日 现金 记 银行 帐 存款 核对 核对 科目汇总表 总 帐 手工环境下账务处理流程手工环境下账务处理流程 会计人员根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。出纳根据收款凭证和付款凭证登记日记账，即现金日记账和银行存款日记账。根据记账凭证登记各种明细账。一般单位根据业务量的大小设置各会计岗位，即分别由多个财会人
4、员登记多本明细账，如一个会计专门登记应收、应付账款明细账，一个会计专门登记费用明细账等。总账会计根据记账凭证定期汇总编制科目汇总表，根据科目汇总表登记总分类账。月末处理。由于总账、日记账、明细账分别由多个财会人员登记，不可避免地存在这样或那样的错误。因此，每月月末，财会人员要进行结账，并将日记账与总账核对，明细账与总账核对，做到账账相符。编制报表。月末财会人员根据日记账、明细账、总账中的数据编制会计报表。手工环境下账务处理流程的缺陷手工环境下账务处理流程的缺陷 数据大量重复 记帐凭证、明细账、总账、报表 信息提供不及时 流程；处理速度 准确性差 工作强度大IT环境下账务处理的流程环境下账务处理
5、的流程原始凭证 审核 自动转帐凭证 临时凭证 编辑输入 库文件 已审核凭证 记帐 期末处理记帐凭证 输出 记帐 科目 明细 银行 往来 凭证 汇总 数据 未达 未达 未记帐凭证 文件 文件 文件 帐项 帐项 及汇总情况 日记帐 记帐凭证及 输出 输出 输出 明细帐 汇总情况 辅助核算帐 总额、余额 及发生额表 银行对帐单 银行存款余额调节表 编辑输入 对帐单文件 银行对帐 往来核销数据流程图，即伴随系统业务处理过程而发生的系统数据的流转过程。IT环境下账务处理的流程分析环境下账务处理的流程分析 编辑输入记账凭证或机制凭证。其中记账凭证指手工输入计算机的会计 凭证；机制凭证指由计算机生成的两种凭
6、证：一种是对于某些具有规律性、且每月都发生的期末结转业务，由计算机根据设置自动生成其记账凭证。另一种是由会计软件中其他子系统生成的记账凭证。对输入的记账凭证（包括手工输入的记账凭证及机制凭证）进行审核。人工控制由计算机自动完成记账工作。即分别更新记账凭证文件、科目余额及发生额文件、部门、项目、往来等辅助文件以及单位银行对账单文件，并删除临时凭证文件中已记账的凭证。此外，记账操作成为对记账凭证错误的修改是否留有痕迹的分界。人工控制由计算机自动完成结账工作。计算机将自动进行总账与明细账的核对、总账与各种辅助账的核对，同时结束本月业务的处理。人工控制由计算机自动进行银行对账。银行对账是根据银行对账单
7、文件和企业对账文件中的银行业务进行对账，同时生成银行余额调节表及已达账和未达账。在计算机会计账务系统第一次投入使用时，要对系统进行初始设置，这类似手工的建账工作。IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同环境下和手工环境下账务处理流程的异同 数据处理的起点和终点不同在手工环境下，会计业务的处理起点为原始会计凭证；在IT环境下，会计业务的处理起点可以是记账凭证、原始凭证或机制凭证。数据处理方式不同在手工环境下，记账凭证由不同财会人员按照选定的会计核算组织程序分别登记到不同的账簿中，完成数据处理；在IT环境下，数据间的运算与归集由计算机自动完成。数据存储方式不同手工环境下，会计数据存储在凭证、日记账
8、、明细账等纸张中；IT环境下，会计数据存储在数据库中，需要时通过查询或打印机输出。对账方式不同在手工环境下，财会人员定期将总分类账、日记账与明细账中的数据进行核对；IT环境下，总账子系统采用预先编制好记账程序自动、准确地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生，并核对。会计资料的查询统计方式不同在手工环境下，财会人员为编制急需要的数据统计表，付出很多劳动;在IT环境下，财会人员只需要通过查询功能便能高速完成查询统计工作。总账系统与其他系统间的传递关系总账系统与其他系统间的传递关系 总账系统基本功能结构总账系统基本功能结构 目目 录录 概述概述 关键概念及实验要点关键概念及实验要点 实验要求实验要求
9、初始设置的目的与内容初始设置的目的与内容 总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设置，即将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。包括设置帐套、人员权限、科目设置、凭证类型设置、余额设置、汇率设置、结算方式设置、其他设置等。会计科目的编码会计科目的编码 为什么需要进行会计科目的编码？会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法
10、。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码。会计科目的编码会计科目的编码 采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 保证会计科目的唯一性 便于计算机处理和分类 节省存储空间 提高处理速度科目编码方法与编码原则科目编码方法与编码原则 方法：.顺序编码 位数编码位数编码 分组编码 原则：规定性原则：遵循财政部规定的一级编码制度 层次性原则 1501固定资产 150101 固定资产甲车间 150101001 固定资产甲车间A型机床 150101002 固定资产甲车间B型机床 一致性原则 简短性原则 扩展性原则科目体系结构：定长定位科目体系结构：定长
11、定位科目体系结构：422三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多设计9999个定长定位方法定长定位方法 科目体系结构：立体科目科目体系结构：立体科目 立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。三个关键文件之一三个关键文件之一 科目文件：序号序号字段名称字段名称说明说明1科目编码如1001，10022科目名称如现金，应付账款3科目类型如资产，负债4科目级别一级、二级、三级5上级科目上级科目编码6是否末级科目“T”表示末级科目，“F”表示非末级科目7辅助核算可以定义部门
12、、项目，与科目进行动态链接8余额方向如借、贷三个关键文件之二三个关键文件之二 汇总文件：月度存储/年度存储序号序号字段名称字段名称说明说明1科目编码如1001，10022余额方向如借、贷3月初余额4借方发生额5贷方发生额6本年借方累计7本年贷方累计三个关键文件之三三个关键文件之三 临时凭证文件凭证类型凭证类型 凭证号凭证号摘要摘要科目代码科目代码 借贷标志借贷标志金额金额附件附件 录入录入 审核审核 记账记账转账0005支出转利润3131借2000001张三转账0005支出转利润 55020191贷1000001张三转账0005支出转利润 55020192贷500001张三转账0005支出转利
13、润 55020193贷100001张三转账0005支出转利润 55020201贷200001张三转账0005支出转利润 55020202贷100001张三转账0005支出转利润 55020203贷100001张三借：本年利润贷：管理费用办公室办公费贷：管理费用办公室差旅费贷：管理费用办公室工资贷：管理费用财务部办公费贷：管理费用财务部差旅费贷：管理费用财务部工资总账系统初始化总账系统初始化 系统初始化 是指将通用会计软件设置成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。总账初始设置的内容 设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义
14、、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。启动总账系统启动总账系统 使用总账系统之前，需要先启动与注册系统。第一次进入总账系统时,首先定义建账向导,可以利用建账向导完成初步账套参总账系统窗口，可通过“设置”菜单中的“选项”进入数设置。，设置与实际相符的各种参数。设置总账系统选项 系统启用后，如果默认账套参数与实际需要不符，用户应根据实际情况，在建立账套之前应通过设置“总账系统选项”正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。在“总账系统”窗口中，单击“设置”菜单中的“选项”，打开选项对话框，其中包含“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四张选项卡。总账系统总账系统-设
15、置设置-选项选项-凭证凭证 制单序时控制：此项和系统编号选项联用，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，10月25日编至25号凭证，则10月26日只能开始编制26号凭证，即制单序时，如果有特殊需要可以将其改为不序时制单。支票控制：若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记薄中已存，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。赤字控制：若选择了此项，在制单时，当资金及往来科目或全部科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。制单权限控制到科目：要在系统管理的功能权限中设置科目权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在
16、制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。总账系统总账系统-设置设置-选项选项-凭证凭证 允许修改、作废他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。制单权限控制到凭证类别：要在系统管理的功能权限中设置凭证类别权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。操作员进行金额权限控制：选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济
17、损失。如为外部凭证或常用凭证调用生成，则处理与预算处理相同，不做金额控制。超出预算允许保存：选择预算控制选项后此项才起作用，从财务分析系统取预算数，如果制单输入分录时超过预算也可以保存超预算分录，否则不予保存。总账系统总账系统-设置设置-选项选项-凭证凭证 可以使用应收受控科目：若科目为应收款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。可以使用应付受控科目：若科目为应付款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以
18、如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。可以使用存货受控科目：若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货核算系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。总账系统总账系统-设置设置-选项选项-凭证凭证 外币核算 如果您的企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式固定汇率、浮动汇率。固定汇率即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。浮动汇率即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。凭证编号方式 系统在填制凭证功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即系统编号；但有的企业需要系
19、统允许在制单时手工录入凭证编号，即手工编号。预算控制 该选项从财务分析系统取数，选择该项，则制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数与报警数的差额，则报警。注意报警只针对总账的凭证。总账系统总账系统-设置设置-选项选项-凭证凭证 凭证控制 权限设置：如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择凭证审核控制到操作员；若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择出纳凭证必须经由出纳签字；如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择凭证必须经主管签字；如允许操作员查询他人凭证，则选择可查询他人凭证。自动填补凭证断号：如果选择凭证
20、编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无断号则为新号，与原编号规则一致。现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。总账系统总账系统-设置设置-选项选项-会计日历会计日历 总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。已录入汇率后不能修改总账启用日期。总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期。总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。会计科目会计科目 增加会计科目 如果
21、用户在建立账套时选择预置标准会计科目，则在此只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。否则则需根据自身的需要自行设置全部会计科目。增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。非末级会计科目不能再修改科目编码。修改会计科目 如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。会计科目会计科目 删除会计科目 如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体
22、系的特点，可以在未使用之前将其删除。删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。非末级科目不能删除。已有数据的会计科目,应先将该科目及下级科目余额清零后再删除 被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。现金科目要设为日记账。银行存款科目要设为银行账和日记账会计科目会计科目 设置会计科目辅助项目 一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人
23、往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。管理费用应设成部门核算。生产成本设成项目核算。应收账款设成客户往来核算。应付账款设成供应商往来核算。辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类。设置外币及汇率设置外币及汇率 使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。设置凭证类别设置凭证类别 收款凭证 借方必有 付款凭证 贷方必有 转账凭证 凭证必无录入期初余额录入期初余额 为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用
24、前还需要将各种基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。录入期初余额录入期初余额 录入个人往来科目余额 如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入。录入期初
25、余额录入期初余额 录入项目科目余额 如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开的“项目参照”对话框中输入相关的信息。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。录入期初余额录入期初余额 录入单位往来科目余额 如果某科目涉及客户、供应商辅助核算，则需在系统打开的“客户往来期初”或“供应商往来期初”对话框中输入相关的信息。如果
26、使用应收应付系统，则应到应收应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在总账系统中，只能录入这些科目的总余额，然后总账与应收应付系统余额对账。若使用应收应付系统，往来科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。试算平衡试算平衡 期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。设置明细权限设置明细权限 操作员权限已在“操作员权限设置”中
27、进行了设置，“设置明细权限”功能主要用于对某一功能权限的进一步细化，如制单权限控制到科目、凭证审核控制到操作员、明细账查询权控制到科目等。选择一级科目，拥有对其下级科目的明细账的查询权。将科目的查询权限设置到末级，则只能查询末级科目的明细账。在月份综合明细账中，可查询所有科目，不受此权限的设置。若希望每个操作员都可查询所有科目的明细账，可在“总账系统”窗口中，单击“设置”菜单中的“选项”，打开“账簿”选项卡，取消“明细账查询权限控制到科目”的设置即可。目目 录录 概述概述 关键概念及实验要点关键概念及实验要点 实验要求实验要求实验中要思考的几个问题及注意事项实验中要思考的几个问题及注意事项 思考的问题 会计科目是如何编码的？是采用什么方法？什么是辅助核算？辅助核算的意义或作用是什么？每个操作员具有什么权限？为什么这么设置？总账的控制功能是如何实现的？注意事项 先阅读实验前的理论知识，带着问题进行实验操作 注意备份注意事项注意事项 输入总账控制参数时，注意参数设置所属选项卡。期初数据录入时，注意科目所属辅助核算科目，尤其注意期初数据数值录入是否正确。直接影响以后实验能否顺利完成。当部分数据输入权限被锁定影响期初数据录入时，进入“系统管理”解锁。如图，清楚单据锁定。Thanks!Thanks!
