1、第八章第八章 档案利用工作档案利用工作 第一节第一节 档案利用工作的概念档案利用工作的概念 一一、含义、含义 1、概念、概念：档案利用工作档案利用工作亦称亦称“档案档案利用服务利用服务”、“档案提供利用档案提供利用”，是档案部，是档案部门通过一定的门通过一定的方式与方法方式与方法，直接提供，直接提供档案档案，为利用者为利用者服务服务的一项业务工作。的一项业务工作。第1页，共40页。n（1）、方式与方法主要是指提供档案原件借阅、档案复制品、提供咨询、档案信息加工品，出具档案证明等形式。第2页，共40页。（2）、档案档案馆室的档案原件和档案信息加工品，如大事记、结构沿革、文件汇编等编研材料。第3页
2、，共40页。（3）、服务档案人员被动的提供档案服务和主动提供档案服务两种形式。第4页，共40页。2、内容 馆藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法；社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；介绍和报道馆室藏中相关的档案信息线索，积极开展档案咨询服务；提供他们所需的档案文献等内容。第5页，共40页。二、指导思想二、指导思想 档案利用工作的指导思想是，全面、及时、准确、有效地为档案用户服务。（一）全面：提供本馆室藏中档案信息，同时推荐其他馆室档案线索。（二）及时：建立 科学的检索体系，熟悉档案内容与成分，及时满足用户需求。第6页，共40页。（三）准确 要准确的分析和把握档案
3、用户的利用需求。第7页，共40页。(四)有效 积极主动的为用户查找档案与资料，努力提高服务工作的质量；大力开发档案信息资源，建立完善的检索系统，编辑出版各种档案史料，提高档案服务人员思想业务素质，不断增强为社会提供档案信息服务的能力，主动地有效地为利用者服务。第8页，共40页。三、意义和要求三、意义和要求（一）意义 1、提供利用是档案工作的根本目的。第9页，共40页。2、利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响档案工作的发展，取决于两个因素（1）外部因素：社会及本部门决策层的重视程度（2）内部因素：各项档案业务工作是否健康、协调的发展 第10页，共40页。（二）要求：1、明确服务方向，端正服务
4、态度。2、熟悉档案，了解需要。3、正确处理利用和保密的关系4、正确处理利用工作与基础工作的关系5、注重被动服务与主动服务并举6、注意掌握档案利用效果第11页，共40页。第二节第二节 档案利用的途径与方式档案利用的途径与方式 一、档案利用的基本途径。一、档案利用的基本途径。n是指档案馆室满足档案用户需求的基本工作形式。p266n基本途径主要包括：基本途径主要包括：档案原件、复制品、档案信息加工品。第12页，共40页。二、档案利用的方式。二、档案利用的方式。p266n1、开设阅览室n2、档案外借（p268）n3、制发档案复制本n 4、出具档案证明第13页，共40页。5、提供咨询服务：有五个步骤6、
5、印发档案目录：可以减少劳动、节省时间和财力7、编写档案参考资料8、举办档案展览，创建爱国主义教育基地9、档案信息上网10、电子档案利用 第14页，共40页。第三节 举办档案展览创建爱国主义教育基地 一、档案展览的作用和办展工作的基本程序一、档案展览的作用和办展工作的基本程序（一）作用。（p274275）1、举办档案展览是普及档案知识，宣传档案工作重要意义的一种很好的形式2、举办档案展览属于社会教育工作3、举办档案展览是培养社会公众档案意识的有效手段，可以广泛发挥档案的作用第15页，共40页。1、研究确定展览的主题、基本内容和预期目的；2、准备档案史料和辅助展品；3、深入研究，拟定展览大纲，展览
6、纲目，制定展览陈列的具体方案，列出全部展览陈列品；4、进行展览艺术形式研究和设计；5、进行辅助展品和必要设备的设计和制作；6、进行现场安装和布置；7、展览开展前现场的评估与开展的准备；（二）基本程序（p275）第16页，共40页。二、举办展览，创建爱国主义教育基地，开二、举办展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作的意义展社会教育工作的意义（p276）（一）是党和政府在新的历史时期对档案馆工作提出的新要求（二）是由档案的特点和档案馆的工作性质决定的一项重要工作（三）会整体带动档案馆工作第17页，共40页。三、方式方法三、方式方法（p277279）（一）突出本馆特色，办好基本陈列展览（展期较
7、长、规模较大）（二）配合形势需要，办好专题展览（针对性、适应性强）（三）抓住青少年的兴趣特点，举办形式多样的活动（四）展览搬出档案馆，巡回展出（五）利用大众媒介，扩大展览教育活动覆盖面第18页，共40页。第四节 常见档案参考资料的编写方法(掌握)一、大事记一、大事记(p280)大事记就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。（一）种类(p280)1机关大事记。2国家或地区大事记。3专题大事记。4个人生平大事记（通常也称年谱）。第19页，共40页。（二）体例和结构 大事记一般采用编年体，以年月为经，以事实为纬，将大事条目按时间顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系。一部
8、独立编印的叙述式大事记，一般由如下部分组成：（所谓独立编印的叙述式大事记参考资料名称就是单纯的大事记，而不是志书、年鉴等资料里附带的大事记表等）第20页，共40页。结构如下：（p280282）1题名即大事记的标题。包括对象、内容、时间、名称等。2编辑说明，称为前言或编者的话。3序言，介绍大事记记述对象的概况。4目录。是帮助读者查找大事记条目的线索。第21页，共40页。5正文 这是大事记的主体部分。大事记的内容，主要由大事记述和大事时间两部分组成。第22页，共40页。n（1）大事记述是通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。关键要考虑如下三方面因素：n（2）大事时间。（p281）要求记
9、载准确日期，每件大事年、月、日齐备。第23页，共40页。6按语和注释，按语介绍历史背景和大事要点。7附录，辅助材料，放在征文之后。第24页，共40页。（三）大事记的编写要求 n注意：建立大事记录制度。（建议各单位建立大事记录制度，责成相关部门或专人负责登记、记录，减轻档案人员工作量，同时也保证大事齐全完整）第25页，共40页。二、组织机构沿革 1、概念（p282）组织机构沿革是系统记载一个机关、本企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料。2、种类（理解）：3、内容（p282）实际中普遍采用的编写方法分两部分：n（1）概述。）概述。n（2）组织机构设置和领导人员名录。
10、）组织机构设置和领导人员名录。第26页，共40页。n4、形式（理解）组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。n 5、结构（p282）：其主体结构的体例通常有两种：n（1）是以时期（年度或阶段）为主线，先将材料分成若干阶段，然后在每个时期下面在分别叙述其内容；第27页，共40页。n（2）是以题目为主线，先将材料按其叙述的内容分成若干题目，然后在每个题目下面再逐年或逐阶段叙述。第28页，共40页。三、全宗指南 n1、概念（p283）n2、结构和内容（p283）（1）立档单位和全宗的历史概况。（2）全宗内档案内容和成分的介绍。（3）全宗指南的辅助材料。第29页，共40页。四、统计数字
11、汇集（基础数字汇集）n1、概念（p283）n2、种类：按内容可分为综合性和专题性两种。（1）综合性的统计数字汇集是记载和反映一个机关、企业、地区、系统全面情况的数字汇集，其包容性强，篇幅性较大。如xx县统计数字汇集。（2）专题性的统计数字汇集则是记载一个机关、企业、地区、系统某方面基本情况的。如xx县医药卫生统计数字汇集。第30页，共40页。五、会议简介（285）n1、概念：n2、种类：主要有党代会、人代会、政协会、职代会、团代会、妇代会、董事会、经理办公会和其他重要会议等。n3、内容：包括会议届次，召开的时间、地点、主持人、参加人，会议议程，讨论与决议事项及选举结果等。n4、要求：第31页，
12、共40页。六、科技成果简介n1、概念：是科技档案的编研成果之一，是指科研、设计部门，对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。n2、内容：（科委、科协、果品办）包括项目名称、项目内容、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、转让方式和费用等。第32页，共40页。七、专题概要 1、含义（p284）是以文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变化的一种参考资料。2、编写基本要求：内容全面，材料详实；叙中有议、评介得当；叙述准确，文字朴实；文图结合，不拘一格。第33页
13、，共40页。八、图集八、图集(也称图册，是以也称图册，是以各种专业图样为主体各种专业图样为主体)配以必要的文字和数字说明，集中揭示科技档案中图形信息的编研资料。第34页，共40页。九、手册九、手册 是以科技档案信息为依据，简是以科技档案信息为依据，简明、扼要地概述或罗列有关科技活明、扼要地概述或罗列有关科技活动的专业基础知识，包括基础数据、动的专业基础知识，包括基础数据、计算公式、基本方法、措施和规范计算公式、基本方法、措施和规范等资料性、知识性的工具书。等资料性、知识性的工具书。第35页，共40页。十、年鉴 是以年度为时限，汇集反映一年内是以年度为时限，汇集反映一年内重要工作活动和成就的文件
14、、数据、图重要工作活动和成就的文件、数据、图片等档案信息，分栏目叙述该年度基本片等档案信息，分栏目叙述该年度基本情况的编研成品，是密集型资料性工具情况的编研成品，是密集型资料性工具书书.（统计局、财政局、平谷中学（统计局、财政局、平谷中学)第36页，共40页。第五节开放档案的含义、意义、要求和措施第五节开放档案的含义、意义、要求和措施n一、放档案的含义放档案的含义n1、概念（p288）：是指档案馆对其所保存的档案，除了按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要保密或需要控制利用的外，均须根据不同情况，分期分批地向社会开放，各机关、团体、企业事业单位和公民，根据工作、生产、建设、科学研究等方面的需
15、要，只要履行一定手续，即可利用业已开放的档案。n2、时间界限（p288）n3、利用规定（p288289）第37页，共40页。二、开放档案的意义二、开放档案的意义（p288289）n（一）开放档案室现代社会公民民主权利的具体体现。n（二）开放档案室现代档案馆自身发展的一项重大措施n（三）开放档案可以促进档案的各项业务建设第38页，共40页。三、开放档案的要求和措施（三、开放档案的要求和措施（288）n（一）正确处理档案开放与控制的关系，（一）正确处理档案开放与控制的关系，明确开放档案的具体范围。明确开放档案的具体范围。n（二）做好基础工作，为开放档案创（二）做好基础工作，为开放档案创造必要条件造必要条件n（三）建立和健全开放档案的利用管理制（三）建立和健全开放档案的利用管理制度度第39页，共40页。n（四）通过多种形式加强开放档案（四）通过多种形式加强开放档案的利用服务工作的利用服务工作n（五）做好开放档案的公布工作（五）做好开放档案的公布工作n（六）加强档案宣传，增强社会（六）加强档案宣传，增强社会档案意识档案意识第40页，共40页。
