1、1档案数字化与数字档案数字化与数字档案馆（室）建设档案馆（室）建设广州市档案局广州市档案局 刘浩明刘浩明2018年年4月月2讲课内容n工作目标和任务n建设指南、测试（评价）办法n规定、规范、标准n纸质档案数字化n电子文件归档n电子档案管理n新形势、新挑战3工作目标和任务（一）n全国档案局长馆长会议2017.12n全省档案工作会议2018.02n广东省档案事业发展“十三五”规划n全省落实国家电子文件管理“十三五”规划的实施意见n2018年广州市档案工作的主要任务4工作目标和任务（二）n广东省档案事业发展“十三五”规划 到2018年，市、区综合档案馆初步建成“数字档案馆”，传统载体数字化比例不少于
2、馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传统载体档案100%数字化5工作目标和任务（三）n省落实国家电子文件管理“十三五”规划的实施意见n到2020年，全国地级市全部建成数字档案馆，50%县建成或启动数字档案馆n电子文件的归档范围、电子文件元数据归档范围n开展政府网页、电子邮件、音视频归档n开展“单套制”、“单轨制”管理试点6数字档案馆（一）n数字档案馆建设指南（档办2010116号)基础设施（网络、软硬件配置）、管理系统功能要求（收集、管理、保存、利用）、数字档案资源建设、保障体系建设7数字档案馆（二）n数字档案馆系统测试办法（档办发20146号）n80
3、分通过（省），90分“示范”（国家）n门槛：建立全文件级目录数据库、馆藏纸质档案数字化率（50万以下70%，50-100万60%，100-150万50%，150万以上40%）、开展电子档案接收、无安全事故或隐患n指标：基础设施（机房、网络、服务器存储、设备）12分，系统功能（收管存用）12分，档案资源52分，保障体系14分，服务绩效10分8数字档案室（一）n数字档案室建设指南（档发20144号）基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设9数字档案室（二）n数字档案室建设评价办法（档办发20163号）n80分通过（省），90分“示范”（国家）n门槛：纳入试点名单、开展电子文件归档
4、、按规定向综合档案馆移交档案、无安全事故或隐患n指标：领导与组织5分，基础设施（机房、网络、服务器存储、设备）15分，应用系统建设（归档、分类、检索等）30分，数字档案资源35分，保障体系15分，工作亮点（加分）10分10规定、规范、标准（一）n数字档案馆建设指南（档办2010116号)n数字档案馆系统测试办法（档办发20146号）n数字档案室建设指南（档发20144号）n数字档案室建设评价办法（档办发20163号）n电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）11规定、规范、标准（二）n电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）n电子档案移交与接收办法（档发20127号
5、）n电子档案移交与接收技术规范（DBJ440100/T 272-2016）12规定、规范、标准（三）n电子档案移交与接收办法（档发20127号）n形成5年内移交n元数据一起移交、XML封装方式，文件格式，解加密、解压缩、特殊格式连平台一起移交，本单位保存5年n离线移交（一般光盘、存储结构）或在线移交n四性检测（准确性、完整性、可用性、安全性）n交接手续13规定、规范、标准（四）n档案数字化外包安全管理规范（档办发20147号）n广东省档案数字化安全管理指南（粤档发201332号）n纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017）n纸质档案数字化数据质量规范（DBJ440100T 772010）
6、14纸质档案数字化（一）n加工方式：自主加工、外包加工n数字化服务机构的安全管理n国内合法登记注册的企业或事业单位n业务范围档案数字化加工或数据处理（国家局，与新商事登记冲突）n县级以上档案行政管理部门备案登记（省局）n五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局）n股东及工作人员必须为中国境内公民n工作人员无犯罪记录证明、签保密承诺书15纸质档案数字化（二）n数字化场所的安全管理n独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等n视频监控，保存不少于6个月n封断所有加工设备的无线网络功能n挂牌上岗，物品存专用储物柜，不得带非工作用的手机、相机、移动存储介质进入现场n严禁在加工场所喝水、进食，严禁擅自将加工场所
7、的物品带离16纸质档案数字化（三）n设备、网络与数据的安全管理n加工设备必须封闭USB、红外线、蓝牙等信息输出端口n使用正版软件，不安装与加工无关软件n数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标n加工中使用的硬盘、移动存储介质在数字化工作完成后必须交由档案部门统一保管或销毁n加工设备和存储介质送外维修必须报档案部门书面审批，并由档案部门人员现场监督17纸质档案数字化（四）n档案实体的安全管理n涉密档案要筛除（国家局），涉密档案不得委托外部机构个人加工（省局），涉密加工资质n分批调档，做好档案实体交接的清点、核对，防止档案丢失n加工过程不得损毁档案，破损的档案要修复
8、n正在加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜18纸质档案数字化（五）n纸质档案数字化技术规范中华人民共和国档案行业标准 DAT 312017n黑白、灰度、彩色，分辨率大于等于200dpi，需仿真复制的300dpi、高仿600dpi，图像处理（保持原貌，纠偏、去黑边、去污、拼接），挂接、关联，质检5%以上、关联准确100%其他合格率95%以上n长期保存格式TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，利用时PDF等格式19纸质档案数字化（六）n纸质档案数字化数据质量规范广州市地方技术规范 DBJ440100T 772010n彩色，分辨率大于等于300dpi，加工自检100%、验
9、收宜按10%抽检，重要档案抽检合格率宜大于等于97%20电子文件归档（一）n几个常识n电子文件归档与管理规范中“本标准推荐采用的载体、按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体”。n档案的打印设备：使用激光打印机，禁止使用喷墨打印机（墨水的耐久性问题）、针式打印机（色带的耐久性问题）、热敏打印机（耐久性问题）21电子文件归档（二）n电子档案的法律效力n与纸质档案一样，归档前有效力归档后就有效力n电子签名、电子印章（是否手动盖章、签名）n电子签名法（人身关系、不动产、停公共服务例外）n双套制（过渡策略？）n电子档案是原件，纸质
10、版是复制件n电子文件归档的内容，电子文件原文（验证信息、修改痕迹）、版式文件（PDF、CEB）、扫描件（如需要）、元数据22电子文件归档（三）n电子文件与电子档案n区别：电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件n电子文件生成方式：系统（办公系统OA、业务系统）、加工（扫描及OCR、拍照、采集）23电子文件归档（四）n电子文件的特性n非直读性和依赖性（易失效）：使用时需借助设备n信息的游动性和共享性（易复制）：便于远程利用和资源共享，复制难以察觉，存储位置不确定n易操作性（易修改）：复制、修改难防范n复杂性（多格式、多版本、分开存储）24电子文件归档（五）n电子文件的类型格式（非全部）n文本文件
11、：归档通用格式（XML、RTF、TXT），常用格式（DOC、WPS）n图像文件：JPEG、TIFFn版式文件：PDF（国际）、OFD（国家）、CEBn音频文件：MP3、WAVn视频文件：AVI、MPEG25电子文件归档（六）n三性检测（准确性、完整性、可用性）四性检测（三性+安全性）n准确性原则（真实性原则）n真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致n2003年国家档案局关于电子公文归档管理暂行办法中第七条规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使二者建立互联。（过渡策略？）26电子文件
12、归档（七）n准确性原则（真实性原则）n1972年2月21日毛泽东会见来华访问的美国总统尼克松27电子文件归档（八）n完整性原则n国家标准电子文件归档与管理规范规定：完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。n完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌，应该归档的全部电子文件。n完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背景、结构）信息。28电子文件归档（九）n可用性原则（有效性原则）n电子文件归档与管理规范规定：有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。n电子文件的非直读性决定了电子文件必须依靠其生成的软件环境还原显现，即
13、使电子文件存储的载体完好无损，也有可能因其生成软件已经过时淘汰而无法还原显现电子文件内容信息或出现显示出错的问题。如旧录像带n安全性原则n 通过检测，确保文件不带有病毒及木马等恶意代码29电子文件归档（十）n可用性的反面例子n1975年能够读取美国1960年人口普查数据的计算机仅有2台；目前，100万份美国越战档案的计算机索引已经无法读取；美国国家宇航局自1958年以来的多数研究报告正不断受到威胁。n早期的超星文件格式n早期WPS、LOTUS-123文件格式30电子文件归档（十一）n保证准确性的方法n与纸质档案一样，需通过技术手段和管理制度予以保证，权限管理、数字证书等手段n保证完整性的方法n
14、包括归档记录单位真实全貌的全部电子档案，电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损n保证可用性的方法n长期保存系统，格式转换（信息损失）尽量保证长期可读，使用通用标准（PDF/A），存储载体选择，本地备份、异地备份，数据迁移31电子文件归档（十二）n电子文件的归档方式n逻辑归档：在计算机网络上进行、不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。n物理归档：把计算机及其网络上的电子文件以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程，归档前后电子文件的存储位置发生改变。以网络传输方式进行的归档称在线归档，以介质传递方式进行的归档称离线归档。n电子文件归档的文件格式32电
15、子文件归档（十三）n归档范围n电子文件归档范围、保管期限和密级划分参照国家关于纸质文件材料归档范围、保管期限和密级划分的相关规定执行。n归档时间n逻辑归档可实时进行，物理归档既可实时进行（在线归档），又可按照纸质文件的规定定期完成（离线归档）。33电子文件归档（十四）n归档文件格式n原格式归档保存：注意加密文件需解密后归档，电子签章需归档原文件n“信息固化”归档保存：把格式化文本、电子表格文件统一转换为图像文件，将其元数据的动态元素“固化”后归档n转换为版式文件（PDF、OFD或CEB格式）归档：效果和转换成图像文件效果一样，但在利用方面具有优势，版式文件中的文字信息可以直接检索、复制，便于利
16、用34电子文件归档（十五）n归档整理分类方法n归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同，可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。n归档电子文件以件为单位整理，同一全宗内的电子文件在大类类目下按照“年度-保管期限-机构（问题）”或“保管期限-年度-机构（问题）”等进行分类。35电子文件归档（十六）n归档整理n归档电子文件的著录，包括档案编号（全宗号、目录号、案卷号、件号等组成）、题名、责任者、日期等著录项，大部分可通过系统自动提取。n电子档案目录与电子文件建立关联，电子档案与纸质档案同时归档。36电子档案管理（一）n几个常识n管好电子档案需要电子档案管理软件，
17、手工管理电子档案难以满足国家档案局的要求，难以满足现实档案管理对“收、管、存、用”的各方面要求。n使用电子档案管理软件，不等于减少档案管理的工作量，需从综合管理效益、今后管理效率、检索方便等多方面看待。37电子档案管理（二）n几个常识n电子档案管理软件是信息管理软件，具备通用的“增加、删除、修改、查询、统计、安全管理”等方面的功能需求。n电子档案管理软件具有行业特点，删除、修改少，查询多，权限控制要求高，注重长期保管和长期可用。38电子档案管理（三）n电子文件的准确性（真实性）、完整性、可用性和安全性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。n电子档案管理系统的安全保护等级共分五级：自主保
18、护级自主保护级强制保护级强制保护级监督保护级监督保护级指导保护级指导保护级专控保护级专控保护级39电子档案管理（四）n电子档案管理的安全策略n物理隔离技术措施：网络隔离措施，如扫描加工网络与档案管理系统使用的网络不能有物理连接、涉密信息网络与互联网不能有物理连接，黑客威胁无处不在，美国国防部、NASA都无法杜绝。离线备份n数据管理安全措施：合理设置系统操作人员权限，系统运行维护权与数据管理权分离、数据管理权与数据操作权分离。40电子档案管理（五）n数据备份n电子文件归档与管理规范规定：把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对
19、已加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。n归档电子文件脱机备份在实际工作中容易被忽视。n异地备份要求：省以上档案馆选择相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜。地级、县级档案馆由省级档案行政管理部门确定。41电子档案管理（六）n电子档案的有效性保证n每年对电子文件进行一次检查登记，如不兼容，进行载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。n对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。n对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。42电子档案管理（七）n电子档案的鉴定n电子文件在整理和清理时都需使用鉴定与检测技
20、术n电子档案的销毁n归档电子文件在销毁前，必须进行编目造册，经批准后方可进行销毁n非保密性文件，逻辑删除n涉密文件，连同载体一起销毁43电子档案管理（八）n电子档案的利用审核n电子档案归档时，电子文件形成单位确定电子档案开放的范围、时间，档案管理部门对照利用申请者的情况确定是否提供利用n档案管理部门根据利用申请者的情况和电子档案的内容等情况，确定是否提供利用n必要时征求电子档案形成单位的意见n电子档案的利用需办理申请登记手续（阅览、复制）44电子档案管理（九）n电子档案的利用方式n电子档案提供利用以网络利用为主，充分利用数字信息和网络技术的特性，实现信息公开、共享，做到高效、高质n档案管理部门
21、内提供利用n政务网内提供利用n互联网网站提供利用45电子档案管理（十）n广州市档案局网址 http:/46新形势、新挑战（一）n电子档案是未来档案管理的重点n电子档案增长迅速，占档案总量比重增大，世界各国都要面对的挑战n无纸化是未来趋势，许多问题需要形成国际标准，如长期保存格式、技术方法n馆藏档案数字化，价值判断困难、海量档案带来的巨大工作量47新形势、新挑战（二）n电子档案利用将越来越受重视n档案管理重视“收、管”轻视“用”，逐步转向重视“用”n档案的解密、划控是难题，电子档案的鉴定开放将无法回避，三十年解密可操作性不强n全文检索将成趋势，OCR文字识别（印刷体准确率超95%）、双层PDF技术、PDF/A国际标准将被广泛应用48新形势、新挑战（三）n全程管理与前端控制n电子文件的生命周期，生成-归档-保管（利用）-销毁n电子档案管理需要贯穿电子文件的生命周期（全程管理）n电子档案管理需要参与办公系统、业务系统的功能开发中，实现元数据的自动提取、电子文件的自动归档（前端控制）49谢谢！谢谢！
