1、中華專案管理師學院中華專案管理師學院Institute for Project Management Research2006 NPMA All Rights Reserved講授時間：講授時間：4小時小時課程編號：課程編號：E108PMA專案專案助理助理/技術師技術師課程之八課程之八2006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理課程提要課程提要n專案文件之收發專案文件之收發n專案文件之內容專案文件之內容n專案文件之建檔與更新專案文件之建檔與更新n專案文件之儲存與管理專案文件之儲存與管理n專案辦公室之支援與管理專案辦公室之支援與管理n專案行政支援規劃與執行專案行
2、政支援規劃與執行22006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件的收發專案文件的收發n記錄資料記錄資料/文件文件/檔案來源檔案來源n確認文件的正確性與時效性確認文件的正確性與時效性n整理及校對文件內容的一致性整理及校對文件內容的一致性n發送至需要之利害關係人手中發送至需要之利害關係人手中32006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理組織內文件的類別組織內文件的類別n基本文件基本文件n行政文件行政文件n專案文件專案文件n教育訓練文件教育訓練文件n流程說明文件流程說明文件n標準樣本文件標準樣本文件n公文公文42006 NPM
3、A All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件專案文件n專案團隊經常投入專案團隊經常投入40%50%的時間發展與的時間發展與處理處理專案文件。專案文件。n文件檔案管理是知識管理文件檔案管理是知識管理(KM)的基礎。的基礎。n專案文件管理的目的在使所有專案利害關專案文件管理的目的在使所有專案利害關係人迅速、有效正確的找到所需的專案資係人迅速、有效正確的找到所需的專案資訊。訊。52006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件的類別專案文件的類別n專案概念階段：專案概念階段：本階段以需求分析與定義為主，以初期規格及合約文件為輔。分析報告
4、分析報告需求文件需求文件合約文件合約文件規格文件規格文件62006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件的類別專案文件的類別(續續)n專案計畫階段：專案計畫階段：本階段文件以根據需求、規格及合約文件所發展出的專案各主、次計畫書(專案相關基準)。需求文件需求文件專案計畫書專案計畫書(Project Management Plan)附屬及支援文件附屬及支援文件72006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件的類別專案文件的類別(續續)n專案執行階段：專案執行階段：本階段是實際執行專案活動及其控管所需之文件、報告、紀律與
5、統計分析資料。工程技術規格文件工程技術規格文件採購招標採購招標/履約文件履約文件會議紀錄工作簡報會議紀錄工作簡報績效評量審查文件績效評量審查文件變更控制文件變更控制文件流程流程、進度、成本、品質分析報告進度、成本、品質分析報告82006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件的類別專案文件的類別(續續)n專案結束階段：專案結束階段：本階段是專案最後終結所需彙整的專案經驗學習與總結檢討報告。成效報告成效報告結案報告結案報告交接文件交接文件92006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理文件的管理重點文件的管理重點n檔案的產生、
6、建立與更新檔案的產生、建立與更新n檔案的命名規則檔案的命名規則n檔案摘要檔案摘要n文件分類與關鍵字標示文件分類與關鍵字標示n檔案使用權限等級與管理檔案使用權限等級與管理n檔案的儲存架構與關聯檔案的儲存架構與關聯n文件標準化文件標準化n文件檢索與版本管理文件檢索與版本管理n文件備份與安全文件備份與安全102006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件檔案編號與建立專案文件檔案編號與建立n將專案之文件及紀錄以系統化方式將專案之文件及紀錄以系統化方式編輯成一種檔案式的文件。編輯成一種檔案式的文件。n不論書面或電子檔案均應建立檔案不論書面或電子檔案均應建立檔案編
7、號以利儲存及檢索。編號以利儲存及檢索。n各類型專案文件應於專案開始初期各類型專案文件應於專案開始初期即完成編碼規則，並要求專案成員即完成編碼規則，並要求專案成員及助理在製作文件時依據規則歸檔。及助理在製作文件時依據規則歸檔。112006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件編碼專案文件編碼1.依依WBS編碼：編碼：專案編號專案編號-WBS碼碼-文件名稱文件名稱-版本版本例例:行銷行銷008 001.002.001 專案計畫書專案計畫書 v001122006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件編碼專案文件編碼(續續
8、)2.依依作業性質編碼：作業性質編碼：專案編號專案編號 大綱編號大綱編號 細目序號細目序號-版本版本例例:軟發軟發031 001-011.0002 v001(第第31號軟體品質發展專案號軟體品質發展專案-計畫類計畫類-技術規格技術規格.產品編號產品編號-第一版第一版)132006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案文件編碼專案文件編碼(續續)3.依產品型態依產品型態編碼：編碼：專案編號專案編號產品編號產品編號產品序號產品序號 大綱大綱細目細目例例:製製033 10258 1023 001 011(第第33號生產製造專案號生產製造專案-10258主機板主機板
9、-產品序號產品序號-計畫類計畫類-技術技術規格規格)142006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理文件的歸檔管理文件的歸檔管理n電子資料檔：電子資料檔：定義檔案性質定義檔案性質建立子目錄建立子目錄建立檢索方式建立檢索方式:例如日期排序例如日期排序建立捷徑建立捷徑:將相關子資料夾建立鏈結將相關子資料夾建立鏈結將共用的專案文件放在網路共享區，將共用的專案文件放在網路共享區，以便專案成員取用。以便專案成員取用。152006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理文件的歸檔管理文件的歸檔管理(續續)n電子郵件電子郵件(E-mail)：建
10、立專案專屬之子資料夾。建立專案專屬之子資料夾。收發信皆須建立備份。收發信皆須建立備份。重要之郵件應儲存為文字檔。重要之郵件應儲存為文字檔。電子郵件內容應簡潔，過長之內容電子郵件內容應簡潔，過長之內容應使用附件檔案寄送。應使用附件檔案寄送。專案成員每日應至少查閱電子郵件專案成員每日應至少查閱電子郵件兩次。兩次。162006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理文件的歸檔管理文件的歸檔管理(續續)n書面文件：書面文件：建立文件收發三聯單：建立文件收發三聯單：(一份隨文件發給承辦人、一份由收發單位存檔管制執行進度、一份交由專案經理)。文件收發登錄、簽收及追蹤。文件收發
11、登錄、簽收及追蹤。文件管制與分類建檔。文件管制與分類建檔。設定機密等級及儲存年限。設定機密等級及儲存年限。172006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案助理的重要工作專案助理的重要工作n協助專案經理及團隊善加管理工作流程。協助專案經理及團隊善加管理工作流程。n掌握知識型工作的關鍵，將專案資訊整掌握知識型工作的關鍵，將專案資訊整理為有價值的資料庫。理為有價值的資料庫。n熟悉專案管理工具的操作方法，以協助熟悉專案管理工具的操作方法，以協助專案文件報表的製作。專案文件報表的製作。n支援專案的行政事務，使專案進行更加支援專案的行政事務，使專案進行更加迅速與順暢。
12、迅速與順暢。182006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案助理的工作小秘方專案助理的工作小秘方n收到任何專案文件收到任何專案文件，甚至任何工作相甚至任何工作相關紙條關紙條，立即隨手標明日期及時間，立即隨手標明日期及時間。n辦公文具的種類不要太多、太花俏辦公文具的種類不要太多、太花俏。n管理，從辦公桌開始。管理，從辦公桌開始。n盡量將雜事、電話留言及臨時事項記盡量將雜事、電話留言及臨時事項記錄在筆記本中，以便查找。錄在筆記本中，以便查找。n一次處理一件事，而且每件事都要做一次處理一件事，而且每件事都要做出決定。出決定。192006 NPMA All Rig
13、hts ReservedP220專案採購管理專案助理的工作小秘方專案助理的工作小秘方(續續)n將例行性的會議及時常需要應付的人將例行性的會議及時常需要應付的人員列出議程及連絡清單。員列出議程及連絡清單。n身邊永遠要預備書寫的工具。身邊永遠要預備書寫的工具。n常問自己下一步要做什麼？提高常問自己下一步要做什麼？提高工作的專注力與生產力。工作的專注力與生產力。202006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理管理工作的技巧管理工作的技巧蒐集蒐集處理處理組織組織檢討檢討行動行動212006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理蒐集蒐集n
14、將所有資訊及應完成之任務集中在一起，將所有資訊及應完成之任務集中在一起，等待處理。等待處理。n利用各種蒐集工具進行收件工作：利用各種蒐集工具進行收件工作：分層收件夾分層收件夾/文件架文件架筆記本筆記本PDA/電子筆記電子筆記電子郵件電子郵件n收件工具夠用就好，且必須定期清理。收件工具夠用就好，且必須定期清理。222006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理處理處理n把事情想清楚，確認工作及訊息事項：把事情想清楚，確認工作及訊息事項：1.重要且急迫重要且急迫2.重要但不急迫重要但不急迫3.急迫但非重要工作急迫但非重要工作4.不急迫且非重要工作不急迫且非重要工作n
15、下一步行動：下一步行動：1.執行執行 2.委派委派 3.延後延後 4.取消取消232006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理組織組織n依任務清單進行工作分類依任務清單進行工作分類利用文件管理技巧建立文件檔案的分利用文件管理技巧建立文件檔案的分類、索引及鏈結。類、索引及鏈結。n對於需行動的事項進行特定時間、特定對於需行動的事項進行特定時間、特定日期、特定資訊及特定行動的定義。日期、特定資訊及特定行動的定義。n保留暫時不用但未來可能使用的資訊並保留暫時不用但未來可能使用的資訊並進行分類存檔。進行分類存檔。n無用的資訊倒進垃圾桶中！無用的資訊倒進垃圾桶中！2420
16、06 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理檢討檢討n定期檢查未完成事項及各項工作的執定期檢查未完成事項及各項工作的執行狀況。行狀況。n檢討工作流程運作方式。檢討工作流程運作方式。n更新工作清單內容。更新工作清單內容。n定期填寫工作紀錄報告。定期填寫工作紀錄報告。252006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理行動行動n選擇行動的選擇行動的考量考量：1.場地場地/場合場合2.時間時間3.精神與體力精神與體力4.輕重緩急輕重緩急5.工作的範圍及影響工作的範圍及影響262006 NPMA All Rights ReservedP220
17、專案採購管理專案辦公室的支援與管理專案辦公室的支援與管理n專案辦公室專案辦公室(PMO)是爲使組織內的專案是爲使組織內的專案能更有效達成任務而提供對專案的指能更有效達成任務而提供對專案的指導與支援的一個單位。導與支援的一個單位。它可能是由兩三人組成，以提供組織內專案管理顧問諮詢爲主的一種基本服務性團隊 亦可能是無所不包的提供各種相關支援，以協助解決所有專案疑難雜症的一種高功能的團隊 272006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案辦公室的基本責任專案辦公室的基本責任n資料資料的交換所資料資料的交換所 n具體可見的管理中樞具體可見的管理中樞 n時間管理與專案
18、執行的記錄時間管理與專案執行的記錄 n預算與成本的控管預算與成本的控管 n文件的發展與建立文件的發展與建立 n資料與裝備的提供資料與裝備的提供 n專案團隊發展的中心專案團隊發展的中心 282006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案辦公室的基本責任專案辦公室的基本責任(續續)n促進溝通協調與資訊發佈的聯絡點促進溝通協調與資訊發佈的聯絡點 n協助專案衝突與問題的解決協助專案衝突與問題的解決 n專案人力資源的整合專案人力資源的整合n後勤與行政支援的提供後勤與行政支援的提供 292006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案為
19、導向專案為導向PMO的的支援範圍支援範圍n建立管理專案的標準建立管理專案的標準n標準化所有報告格式標準化所有報告格式n提供專案軟體的運用提供專案軟體的運用n協助建議書之發展協助建議書之發展n協助專案的立項協助專案的立項n發展專案範圍與需求文件發展專案範圍與需求文件 n規劃執行專案啓動會議規劃執行專案啓動會議 n專案風險管理專案風險管理 302006 NPMA All Rights ReservedP220專案採購管理專案為導向專案為導向PMO的的支援範圍支援範圍(續續)n專案指揮中心專案指揮中心n專案需求變更專案需求變更 n工作表單製作工作表單製作 n行政支援行政支援 n專案進度及成效審查專案進度及成效審查 n專案文件管理專案文件管理 n解決相關問題解決相關問題 n專案結案支援專案結案支援31中華專案管理師學院中華專案管理師學院Institute for Project Management Research2006 NPMA All Rights Reserved課程編號：課程編號：E108
