1、第四章第四章 计划商务信息计划商务信息（Planning Business Messages)Planning Business Messages)本章学习目标：本章学习目标：1 1、描述写作的三个步骤；、描述写作的三个步骤；2 2、解释为什么小、解释为什么小心确定你的目的是重要的，并列出帮你检测心确定你的目的是重要的，并列出帮你检测目的的四个问题；目的的四个问题；3 3、证明分析读者的重要性，、证明分析读者的重要性，列出六种描绘出读者形象的方法；列出六种描绘出读者形象的方法；4 4、列出五、列出五种满足读者所需信息的方法；种满足读者所需信息的方法；5 5、当你为信息选择最合适的渠道和媒介时，
2、、当你为信息选择最合适的渠道和媒介时，列出需考虑的因素；列出需考虑的因素；6 6、讨论六种你能够与读、讨论六种你能够与读者建立良好关系的方法者建立良好关系的方法 第一节第一节 理解写作的三个步骤理解写作的三个步骤(Understanding The Three-Understanding The Three-step Writing Process)step Writing Process)为了适应竞争的需要，商务信息必须具为了适应竞争的需要，商务信息必须具有目的性（有目的性（Purposeful)Purposeful)、集中性、集中性(Audience-centered)(Audience-
3、centered)和简明性和简明性(Concise)Concise)一、什么是写作的三个步骤（一、什么是写作的三个步骤（What Is What Is Three-Step Process)Three-Step Process)写作过程（写作过程（Writing processWriting process）由）由 计计划、写作、完成三个简单步骤构成：划、写作、完成三个简单步骤构成：计划（计划（Planning)Planning)写作写作 (Writing)Writing)完成完成 (Completing)(Completing)二、这三个步骤是怎样运用的（二、这三个步骤是怎样运用的（How
4、Does How Does the Three-Step Process Work)the Three-Step Process Work)第二节第二节 分析你的目的和读者分析你的目的和读者（Analyzing Your Purpose Analyzing Your Purpose And Audience)And Audience)第三节第三节 满足读者的信息需求满足读者的信息需求（Satisfying Your Satisfying Your Audiences Information Audiences Information Needs)Needs)查找搜集信息的方法：查找搜集信息的方
5、法：1 1、图书：、图书：A A、B B、C C、D D、E E、F F、G G、H H、I I、J J、K K、N N、O O、P P、Q Q、R R、S S、T T、U U、V V、X X、Z Z 共共2222大类。大类。2 2、期刊：、期刊：（1 1）全国报刊索引）全国报刊索引 作者，文章名，出版物，年、期、作者，文章名，出版物，年、期、页码页码 （2 2）中国期刊网（）中国期刊网（).net)3 3、搜索引擎的使用、搜索引擎的使用 GoogleGoogle和和BaiduBaidu (1)(1)关键词关键词 (2)(2)空格空格 (3)“(3)“”号号 (4)(4)竖杠竖杠 第四节第四节
6、 运用信息为你的运用信息为你的顾客和写作目的服务顾客和写作目的服务（Adapting Your Message To Adapting Your Message To Serve Your Audience And Serve Your Audience And Purpose)Purpose)一、挑选出合适的渠道和媒介物（一、挑选出合适的渠道和媒介物（Select Select the Appropriate Channel and Medium)the Appropriate Channel and Medium)什么是媒介的价值性（什么是媒介的价值性（Media Media richne
7、ss)richness)？媒介的价值性就是在既定的交媒介的价值性就是在既定的交流情况下媒介的价值。它是由以下三方面流情况下媒介的价值。它是由以下三方面的能力决定的：的能力决定的：通过多种方式传播信息而不是一通过多种方式传播信息而不是一种形式种形式 促进反馈促进反馈 关注个人兴趣关注个人兴趣1 1、口头媒介（、口头媒介（oral media)oral media)口语交流的优势：见口语交流的优势：见choosing the choosing the most appropriate channel and most appropriate channel and medium(medium(选择
8、最合适的渠道和媒介）选择最合适的渠道和媒介）口语交流的主要优点是能及时提供反馈口语交流的主要优点是能及时提供反馈2 2、书面媒介、书面媒介(written media)written media)口语交流的优势：见口语交流的优势：见choosing the most choosing the most appropriate channel and medium(appropriate channel and medium(选择选择最合适的渠道和媒介）最合适的渠道和媒介）书面交流的一个优点是能够使你计划和控书面交流的一个优点是能够使你计划和控制信息制信息3 3、电子媒介、电子媒介(electr
9、onic media)electronic media)形式主要有：形式主要有：声音邮件声音邮件 电话会议电话会议 收音机收音机 电脑会议电脑会议 传真传真 电子邮件电子邮件 滚动信息滚动信息 网站网站电子形式的缺点：电子形式的缺点：不得体的评论可能引起关系紧张不得体的评论可能引起关系紧张（tension)tension)，并且信息的多次使用导致，并且信息的多次使用导致信息过量信息过量(overload)(overload)；缺乏隐蔽性；缺乏隐蔽性(privacy)(privacy)；降低生产率（；降低生产率（productivity)productivity)二、与你的顾客建立一种良好的关系
10、二、与你的顾客建立一种良好的关系（establish a good relationship establish a good relationship with your audiencewith your audience）1 1、使用、使用“你你”、“您们您们”的态度的态度什么是什么是“你你”的态度？与的态度？与“我我”的态度有的态度有什么不同？什么不同？“你你”的态度就是在根据顾客的希望、要的态度就是在根据顾客的希望、要求、兴趣、偏爱等组织说和写的信息。求、兴趣、偏爱等组织说和写的信息。区别：区别：“我我”的态度听起来有些自私，听的态度听起来有些自私，听众不感兴趣；众不感兴趣；“你你”
11、的态度并非打算控的态度并非打算控制对方或对听众不真诚；使用制对方或对听众不真诚；使用“你你”的的态度不仅是使用这个代词而不是哪个代态度不仅是使用这个代词而不是哪个代词的事，它是真诚的移情手段。词的事，它是真诚的移情手段。2 2、肯定信息的积极方面、肯定信息的积极方面3 3、树立你的信誉（、树立你的信誉（establish your establish your credibility)credibility)怎样树立信誉？怎样树立信誉？通过在公共场合中关心一些事情，通过在公共场合中关心一些事情，表明你对你的顾客情况的理解表明你对你的顾客情况的理解 用技术和专业的条款证明你和顾客用技术和专业的条
12、款证明你和顾客是同等的人是同等的人 信息的质量是获得良好信誉的保障信息的质量是获得良好信誉的保障4 4、使用排除偏见的语言（、使用排除偏见的语言（use bias-use bias-free language)free language)什么是排除偏见的语言什么是排除偏见的语言（bias-free bias-free language)language)？在词语的使用上避免出现与性别、在词语的使用上避免出现与性别、民族、种族、年龄、残疾等有关的民族、种族、年龄、残疾等有关的非道德的使人窘迫的错误。见非道德的使人窘迫的错误。见 (overcoming bias in language)overcoming bias in language)5 5、设计公司的形象（、设计公司的形象（project the project the companys image)companys image)
