1、2022/11/1611.1.会议主持人的素质会议主持人的素质2.2.秘书如何主持会议秘书如何主持会议教学目标教学目标第1页/共62页思考：思考：开好一次会议，作为秘书人员应考虑哪些因素？第2页/共62页2022/11/163参考答案：安排最佳的会议时间和地点安排最佳的会议时间和地点 选择合适的会议形式选择合适的会议形式 制订明确而详细的会议议程和日程制订明确而详细的会议议程和日程 会场布置科学合理会场布置科学合理 必要的会场视听支持必要的会场视听支持 安排有效的主持人安排有效的主持人第3页/共62页2022/11/164好的开始是成功的一半！好的开始是成功的一半！会前准备非常重要。尤其是一些
2、后勤工作。会前准备非常重要。尤其是一些后勤工作。第4页/共62页2022/11/165案例：案例：小张负责公司每月销售会议的后勤工作。为了让会议举办小张负责公司每月销售会议的后勤工作。为了让会议举办成功，他拟了一张准备事项的清单。左栏中，他列出了主要工作，成功，他拟了一张准备事项的清单。左栏中，他列出了主要工作，右栏中列出了应认真确认的事项。右栏中列出了应认真确认的事项。此案例给你什么启发？此案例给你什么启发？主要工作主要工作确认事项确认事项选择会议场地和时间选择会议场地和时间确认开会的最佳时间、场地；提确认开会的最佳时间、场地；提前将会议通知传达给与会者前将会议通知传达给与会者预定并检查会议
3、室预定并检查会议室确认会议室大小、卫生、温度等确认会议室大小、卫生、温度等确认主持人所要求的设备确认主持人所要求的设备 再一次检查媒体设施再一次检查媒体设施准备提神的茶点准备提神的茶点通知酒店提供茶点的种类与时间通知酒店提供茶点的种类与时间制订会议室与桌型的安排制订会议室与桌型的安排计划计划检查桌椅摆放，是否需要桌子或检查桌椅摆放，是否需要桌子或只需要椅子，座次是否合理只需要椅子，座次是否合理指定相关人员协助指定相关人员协助如有必要，指定专业人员设置并如有必要，指定专业人员设置并操作媒体设施操作媒体设施第5页/共62页启发：启发：良好的会议主持效果，不仅仅靠主持人，它与会议准备工作息息相关。凡
4、事预则立，不预则废。准备工作一定要充分，要反复检查，不能有任何疏漏。（比如话筒有故障，就影响了会议效果）第6页/共62页第一节第一节 会议主持人的职责和素质会议主持人的职责和素质 一、会议主持人的职责 1.让与会人员了解开会的意图；2.有效地操作，顺利推进会议议程。第7页/共62页二二、主持会议的一般程序：、主持会议的一般程序：1.如有必要，进行自我介绍 2.致欢迎词 3.如有必要，介绍嘉宾或领导 4.宣布会议的目的和注意事项 5.介绍会议议程。按照议程推进会议，如请领导作报告，对领导报告、演讲做出恰如其分的评价，组织小组讨论等 6.在规定的时间内宣布会议结束第8页/共62页Page 9三、成
5、功的会议主持人应具备的条件三、成功的会议主持人应具备的条件1.1.自信的态度自信的态度2.2.丰富的知识丰富的知识3.3.流畅的表达流畅的表达4.4.幽默的语言幽默的语言5.5.机智的应变机智的应变6.6.良好的形象良好的形象第9页/共62页四、主持人在会议中的角色扮演四、主持人在会议中的角色扮演1.内容的串联者内容的串联者2.氛围的掌控者氛围的掌控者3.计划的执行者计划的执行者4.主题的引导者主题的引导者主持人是会议的灵魂主持人是会议的灵魂第10页/共62页五、会议主持人的素质五、会议主持人的素质 1.注意形象与礼仪。穿着得体，举止适当，精神饱满，声音宏亮。语言生动、流畅、准确，简明扼要，口
6、齿清晰，思维敏捷，充满激情。主持人宏亮的声音，会立即反映出他（她）的朝气、信心和魄力，有一种无形的感染力。注意一些细节，如，态度庄重而亲和；杜绝口头禅；不指手划脚，不抽烟，不玩手上的铅笔，不搔头。有些事情看起来很小，但易分散与会者的注意力，影响主持人的威信。第11页/共62页五、会议主持人的素质五、会议主持人的素质 注意自己的站姿或坐姿。站立主持时，应双腿并拢，腰背挺直。如果持稿主持，则右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂；双手持稿时，稿与胸齐高。坐着主持会议时，身体挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。主持过程中，切忌出现搔头、揉眼等不雅动作。第12页/共62页Page 13主持人形象的要求：主
7、持人形象的要求：v职业职业v端庄端庄 不可过于抢眼不可过于抢眼第13页/共62页五、会议主持人的素质五、会议主持人的素质 2.作风要民主。提倡百家争鸣，切忌一言堂。能将其中的精华吸收到自己的总结中来。3.力争解决问题。4.注意发挥各个与会者的个性，适当鼓励和赞美他人。第14页/共62页五、会议主持人的素质五、会议主持人的素质 5.对发生冲突的与会者加强引导。会议是一个群体进行讨论，有时会偏离会议的主题，甚至产生意见分歧和某些冲突。在这种情况下，会议主持人应避免与他们直接发生语言冲突，否则会议就会陷入僵局。主持者最好鼓励和夸奖在先，然后再良言苦口，在委婉而礼貌的提醒中，使讨论控制在规定的时间和范
8、围内第15页/共62页五、会议主持人的素质五、会议主持人的素质 6.把握会议节奏，准时开会和散会。会议的时间不可太长。如果会议开得长，许多与会者一心想快点散会，将会对决议的通过采取无所谓的态度。因此，紧凑而有效的会议，一般不超过1个小时。每个人的演讲、发言时间要控制。因为听众在报告开始后的15-20分钟、30-35分钟容易产生注意力危机。按照国际惯例，正规会议的发言时间是10分钟。各种仪式上的致辞不超过5分钟。正式晚宴上的演讲15分钟左右。需要主持人有效地加以控制。第16页/共62页漫画会议报告的层次：1234 567840320（个）小意思第17页/共62页五、会议主持人的素质五、会议主持人
9、的素质 7.避免自我炫耀。会议主持人态度要谦和，如果在会上吹嘘自己的业绩，以此抬高自己的威望，其结果必然会适得其反。一般情况下，与会者对自己所崇敬的人的心理状态是，希望从他（她）的谈吐中，得到如何做好工作的启发，而不是想听他（她）过去的辉煌成绩。第18页/共62页Page 19第二节第二节 会议主持的技巧会议主持的技巧会前会前会中会中会后会后准备充分准备充分机智灵活机智灵活总结检讨总结检讨第19页/共62页问：会议主持人何时进入角色问：会议主持人何时进入角色?当得知自己将担任会议主持人时第20页/共62页Page 21一、会议主持人的会前准备一、会议主持人的会前准备1.工作准备工作准备2.自我
10、准备自我准备第21页/共62页Page 221.工作准备清单工作准备清单明确目标明确目标了解参会人员了解参会人员了解会议形式了解会议形式明确时间地点明确时间地点准备主持人串词准备主持人串词流程预演与检视流程预演与检视第22页/共62页Page 232.自我准备自我准备：v心态准备心态准备v形象准备形象准备第23页/共62页Page 24心态准备心态准备：克服上台恐惧症：克服上台恐惧症一般人在主持会议时紧张恐惧心理的表现：一般人在主持会议时紧张恐惧心理的表现：A.A.害怕出差错害怕出差错 B.B.害怕丢面子害怕丢面子 C.C.害怕不被人接受害怕不被人接受 D.D.害怕无法掌控局面害怕无法掌控局面
11、第24页/共62页Page 25缓解紧张恐惧的方法：缓解紧张恐惧的方法：事前的演练事前的演练 简单的物理方法简单的物理方法 熟悉场境熟悉场境 提示卡片提示卡片 八成新的服饰八成新的服饰吴仪参加吴仪参加1991年中美知识产权谈判年中美知识产权谈判第25页/共62页二、会中掌控的技巧二、会中掌控的技巧1.准时开会2.欢迎与会人员，说明会议主题、议程3.紧扣主题，按议程进行4.掌控氛围5.激发与会者讨论，但要控制局面6.控制会议时间7.处理发言的方式要公平，对事不对人第26页/共62页思考：如何杜绝和减少会议的迟到现象？第27页/共62页 1.不妨把开会的时间定在“零头时间”，而非完整时间。如，与其
12、通知下午两点整开会，不如通知在两点零五分开会。因“零头时间”给人一种“已经迟到”的压迫感，能加快与会者步向会场的脚步。2.在会议记录上写下迟到者的名字，甚至予以公布。第28页/共62页 3.在会议通知上提出“务必准时出席”的要求。4.会议召集人、单位领导以身作则，务必准时，让准时成为一种“企业文化”。5.准时宣布开会。是否准时开会，是与会者最为关注的问题，很多主持人不能准时宣布开会，令与会者不满。第29页/共62页 2012年8月的一天，东莞某电子企业人力资源部考勤人员在公司门口排成一排。从早上8：00分开始，登记迟到人员。公司150人，有13名员工姗姗来迟，占比9%，其中最晚是生产部几位班组
13、长，8：50才到达。老板当天紧急召开管理会议，在会议上进行了不点名的严厉批评，并特别提醒公司中高层管理人员要注意以身作则。管理者如果迟到，由人力资源部当天在前台予以公示。根据心理学的规律，任何一项制度，如果发布命令者率先违反，就会出现“制度失灵现象”。所以，管理者率先垂范，则有利于形成公司员工的良好习惯。第30页/共62页秘书主持会议时，对偏离主题的讨论，怎么引导？第31页/共62页“这个问题，让我们听听他人的想法，再决定是否继续讨论。”“听起来，我们好像偏离了主题，我想回到小刘刚才所提到的问题，大家对他的建议，还有什么其他的想法。”第32页/共62页 某些与会者因为某些负面情绪，可能是怒气，
14、烦恼，压力等，不自觉地发泄出来，而对会议造成干扰。对此，作为主持人，秘书应该如何引导？第33页/共62页 可以这样说：“小李，我理解你这阵子有些烦恼，或许我们可以在会后找个时间聊聊。”第34页/共62页Page 35会中掌控：会中掌控：眼神的魅力眼神的魅力v当主持人望着与会者时，台下的无数双眼睛也当主持人望着与会者时，台下的无数双眼睛也会同时聚集到主持人身上，他们都在观察着主会同时聚集到主持人身上，他们都在观察着主持人。在即将开始演讲的一刹那，与会者将会持人。在即将开始演讲的一刹那，与会者将会对主持人的对主持人的精神、热情、知识、学识、声音、精神、热情、知识、学识、声音、目光接触、身体语言目光
15、接触、身体语言等各方面做出评价，最后等各方面做出评价，最后形成对主持人的初步印象形成对主持人的初步印象v与听众视线连接在一起与听众视线连接在一起v目光要遍及每一听众目光要遍及每一听众v注意目光转动的方向注意目光转动的方向v视线要停放在该停的地方视线要停放在该停的地方第35页/共62页会中掌控：会中掌控：动动“手手”主持主持 主持人与一般讲话者不同，一般不需要太多的手势。在一些小型会议进行总结概括时，可以加入适当手势，但是动作不能过大 克制不良的习惯性手势 手势大小应和场所的空间成正比 手势要与发言匹配，才能引发兴趣 第36页/共62页会中掌控：会中掌控：提高会议效率提高会议效率 紧扣主题 遵照
16、流程 删繁就简 全程关注 重点提炼第37页/共62页2022/11/16思考：思考：1.秘书经常要主持一些小型会议。有效秘书经常要主持一些小型会议。有效主持会议是一项挑战，秘书要经常把自己的、主持会议是一项挑战，秘书要经常把自己的、同事的以及公司的目标结合在一起，认真琢同事的以及公司的目标结合在一起，认真琢磨，耐心十足地做好计划。从以下陈述中，磨，耐心十足地做好计划。从以下陈述中，选出在主持会议过程中，运用表述技巧所能选出在主持会议过程中，运用表述技巧所能获得的价值。获得的价值。A.能处理会议过程中所发生的冲突能处理会议过程中所发生的冲突 B.能确定每个人都积极参与了会议能确定每个人都积极参与
17、了会议 C.能避免会议中的冲突能避免会议中的冲突第38页/共62页2022/11/1639会议主持会议主持正确答案：正确答案：A、B 实际上，如果主持得好，会议就会更有效。实际上，如果主持得好，会议就会更有效。所有的与会者都应该参与其中，积极思考和讨论，所有的与会者都应该参与其中，积极思考和讨论，获取需要的有价值的信息。获取需要的有价值的信息。第39页/共62页2.2.制订制订会议须知会议须知，或者口头，或者口头宣布会场纪律时，应重点考虑宣布会场纪律时，应重点考虑哪几个方面的内容？哪几个方面的内容？第40页/共62页 可以从以下6个方面考虑：1.严格遵守会议作息时间；2.参会者不得随意请人代替
18、；3.集中思考和讨论，不随便插进与会议无关的事情；4.不交头接耳，应关闭手机，保持肃静；5.不随便进出会场；6.保持会场洁净，严禁吸烟。第41页/共62页第三节第三节 会议主持词会议主持词 一、什么是会议主持词 指会议主持人在主持会议时，使用的带有指挥性、引导性的讲话。一般大型或正规的会议都有会议主持词，使用频率较高。会议主持词要根据会议的安排，对有关内容和事项作出说明，对一些重要问题进行强调，对领导讲话作出简明扼要的评价，并对会后如何贯彻落实会议精神提出要求、布置任务。第42页/共62页1.附属性主持词是为领导讲话、重要文件服务的，要与会议内容相协调。不能随意发挥。主持词只起陪衬作用，不能喧
19、宾夺主。2.篇幅短篇幅一般不长。要抓住重点，提纲挈领。二、会议主持词的特点二、会议主持词的特点第43页/共62页 3.语言实 语言平实、庄重、简明、确切。开门见山，直入主题，说明什么，强调什么，提倡什么，反对什么，有什么要求、建议和意见，一清二楚，切忌含糊其辞，模棱两可。一些小型会议，座谈会、研讨会、协调会等，为了活跃会议气氛，主持词可以生动、幽默、风趣一些。第44页/共62页请同学阅读教材85页的主持词，并点评其特点第45页/共62页 4.重头尾 主持词的主要部分：一是开头的会议背景介绍（一开始就要吸引听众，注重第一印象）；二是结尾的会议总结、任务布置。中间部分，只要简单介绍会议议程即可。所
20、以，撰写主持词，重点在开头和结尾。第46页/共62页 某大学从外校请来一名教授给学生做红楼梦的学术报告，主持人是这样介绍的：“同学们，据我所知，世界上专为某个作家成立而且其影响经久不衰的学会只有两个，一个是研究莎士比亚戏剧的莎学会，一个是研究中国曹雪芹红楼梦的红学会。红楼梦是咱们国家文化宝库中的宝中之宝，是一部百读不厌的优秀著作。红楼梦共一百二十回，数十万字之巨，我们设想一下，生活当中有没有人真的把红楼梦读了一百遍？我告诉大家：有！今天我们请来的唐教授，一生痴爱红楼梦，读了不下一百遍，甚至能把其中的大部分内容熟练地背出来。唐教授对红楼梦很有研究，出版了六部专著，发表了四十多篇论文，是国内外知名
21、的红教授。现在我们就欢迎唐教授来给大家讲一讲大学生如何欣赏红楼梦。”第47页/共62页 有些时候，主持人还兼有活跃会场气氛，调动听众积极性的重任，尤其是对与会者不太熟悉的主讲人，对大家普遍关心的热点问题，主持人若能巧妙地开个好头，为主讲人出场创造出良好的气氛，就能倍增会议效果。这段介绍有三巧，第一，通过莎学会与红学会的介绍，再一次唤起听众对红楼梦的自豪之感和热爱之情。第二，抓住“百读不厌”这个成语，望文生义，设置悬念，然后亮出真相，令人肃然起敬。第三，把唐教授巧妙地说成“红”教授，顺理成章，既轻松幽默，又使人倍感亲切。难怪主持人的话音刚落，听众的掌声便如潮涌起。显然，这掌声是给唐教授的，但谁能
22、说这中间没有主持人的一半？第48页/共62页 会议气氛是否轻松愉快，决定于主持人的开场白，在会议开始的时候，主持人为了同与会者拉近距离，可以先介绍一下自己的情况，也可以让与会者互相介绍，以便使他们互相认识。有时，为了缓和会议的严肃气氛，最好设计一个简洁、贴切而幽默的开场白。如果此次会议与以前的会议内容有关，主持人可简要概述一下上次会议的结论。但不要忘记这次会议的重点，不让自己的谈话离题万里。要明确地说明此次会议所要讨论的主题或要解决的问题。指出此次会议的目的时，应声明已安排了紧凑的会议议程。第49页/共62页三、会议主持词开头部分举例：三、会议主持词开头部分举例：尊敬的各位来宾，各位领导，各位
23、同事，大家上午好！今天我们大家聚集一堂，在这里隆重召开会议，目的是为了回顾过去一年来的工作成绩，总结经验，做好新一年的工作。首先，请允许我介绍一下应邀参加此次会议的嘉宾。这次会议的议程有。现在，进行大会的第一个议程，请公司总经理做2014年工作报告。请大家以热烈的掌声表示欢迎！第50页/共62页称呼要得体称呼要得体 是对到场所有来宾的称呼，如“尊敬的先生及夫人、女士们、朋友们”等 第51页/共62页欣赏：酒店开业庆典仪式主持人串欣赏：酒店开业庆典仪式主持人串词词（开场白）尊敬的各位来宾，各位朋友，女士们，先生们：金秋十月，清风送爽。今天，四面八方的朋友汇聚在这里，都是为了庆祝一个共同的盛事，即
24、无锡XXXX大酒店开业庆典仪式！凤凰，是中华民族古老传说中的鸟中之王，它雍容华贵，富贵吉祥。而今天，在我们龙城无锡，在欣欣向荣的XX区，迎来了凤凰的到来！它就是我们即将开业的无锡XXXX大酒店！从此，龙飞凤舞，互依互助，共图大业，共创辉煌！它将引领我们，造就斑斓春秋，锦绣繁华！第52页/共62页 10：28 （引词）这是青春的律动，这是个性的张扬，这是心灵的呼唤，这是生命的礼赞。现在出场的是，XXXX大酒店的员工服装展示队。看！他们正迈着坚定的步伐向我们徐徐走来，他们精神抖擞，气宇轩昂，自信的笑容洋溢在脸上，在举手投足间无不展现出XXXX非凡的气质。这是一个朝气蓬勃的团队，是XX大酒店一道美丽
25、的风景线。这不仅仅是一次服装的展示，更是XXXX大酒店风貌的展示，是XX集团活力的展示，是无锡酒店界的大展示！第53页/共62页10：38 尊敬的各位来宾，各位现场的朋友们，请允许我宣布：无锡XXXX大酒店开业庆典仪式现在开始！让我们用热烈的掌声，欢迎各位领导和嘉宾入场就座！女士们，先生们，今天出席XXXX大酒店开业庆典仪式的领导和嘉宾有：以及市区各部、委、办、局的领导，各级、各界、各部门、各兄弟单位的宾客500人。下面让我们以热烈的掌声有请：无锡XX集团董事长为我们致贺词。特邀嘉宾致贺词。第54页/共62页 恽总的一番话，令我们倍感亲切。恽总的平易近人，让我们充分体会到XX集团积极向上、自我
26、进取的精神。恽总的话虽没有华丽的辞藻，但很平实，表现出的是一个真实的XX集团，是一个朝气蓬勃，一个处处以实际行动为大家做实事的集体。同时也让我们记住了一个谦虚谨慎、诚恳亲切的XX董事长。而XX区领导对XX大酒店的殷切期望，又使我们感慨万分，深受裨益，充分体味到了XX 区繁荣背后的艰辛，国家对新区创业者的支持关爱和领导者对新区未来蓝图规划的信心。让我们再次以热烈的掌声向他们表示感谢！下面，让我们热烈欢迎：（剪彩贵宾）为XXXX大酒店开业剪彩！第55页/共62页 10：58 女士们，先生们，这里是无锡XXXX大酒店开业庆典现场。洪亮震天的锣鼓，欢腾活跃的舞狮，缤纷绚丽的礼花，烘托出了一个喜气洋洋的
27、热闹气氛，点缀出了一个姹紫嫣红的秋季盛景！这是XX人的盛事，这是无锡酒店界的盛典！让我们共同庆祝这一盛事，让我们共享这一美好的时刻！热烈庆祝XXXX大酒店开业盛典圆满成功！今天，给我们开业现场送来贺礼的单位和客人有：（略）此外，发来贺信、贺电以及送来花篮祝贺的单位和个人有：（略）。下面让我们以热烈的掌声有请：无锡XX集团总经理致答谢词。第56页/共62页 11：08 各位现场的来宾，各位朋友：欢迎来到无锡XXXX大酒店开业庆典仪式的现场。在这硕果累累的金秋时分，我们一起迎来了XXXX大酒店开业盛典，它的未来，必定灿烂辉煌，正如我们XX大酒店总经理所说，它将成为无锡XX区的地标和窗口，成为XX区
28、的最强音，成为无锡人民一个永不落幕的新都会！让我们共同祝愿并期待XXXX大酒店的生意兴旺发达，事业如日中天！第57页/共62页 非常感谢各位能够光临今天的开业现场！俗话说：有朋自远方来，不亦乐乎？我们的XX大酒店为了款待和答谢各位领导和来宾，精心准备了开业庆典午宴，请各位随我们一起步入四楼宴会厅入席。第58页/共62页主持会议是一种综合能力的锻炼，小讲台塑造大人生！第59页/共62页案例讨论：会议室的巧安排案例讨论：会议室的巧安排 李秘书正在制作“下周工作安排表”。下周二上午有两个会议要同时举行，一是党政联席会议，二是离退休人员迎新年座谈会。按照以往的做法，党政领导开会一般都安排在楼上的第二会议室，那里较楼下的第一会议室气派，桌椅、沙发、茶具、空调一应俱全。李秘书不假思索地将党政联席会议放在了第二会议室，然后，将安排表交给办公室胡主任审阅。胡主任看后，将党政联席会议与离退休人员座谈会的地点对调了一下。李秘书看着主任勾画的地方，心想，自己要学习的地方还真不少啊！请问：胡主任为什么要这样调换，李秘书应该向胡主任学习些什么？第60页/共62页第61页/共62页Company Logo感谢观看！第62页/共62页
