1、高等院校本科会计学专业教材高等院校本科会计学专业教材新新系系东北财经大学出版社东北财经大学出版社 杨周南杨周南 赵纳晖赵纳晖 陈翔陈翔 编著编著8.1 8.1 获取获取/支付业务过程及其目标支付业务过程及其目标8.2 8.2 手工获取手工获取/支付业务过程支付业务过程8.3 8.3 自动化系统环境中的获取自动化系统环境中的获取/支付业务过程支付业务过程8.4 8.4 事件驱动系统环境中的获取事件驱动系统环境中的获取/支付业务过程支付业务过程 第第8 8章章 获取获取/支付业务过程支付业务过程8.1 8.1 获取获取/支付业务过程及其目标支付业务过程及其目标 8.1.1 8.1.1 获取获取/支
2、付业务过程定义支付业务过程定义 获取/支付过程是指一个组织获取、维护和支付该组织所需资源（包括各类存货、固定资产、各种财务资源、人力资源等）的业务过程。因此，获取/支付过程应涵盖与购买、维护及支付组织的各业务过程所需的商品和服务有关的业务事件。例如，获取原材料、部件及包含在完工产品或服务中的其他资源；获取及支付各种其他商品及服务，包括设施、物料、保险、修理、维护、研究、开发及法律服务；获取和支付固定资产等等。不论组织获取的商品和服务是什么类型，获取/支付业务过程都由三个阶段的业务活动组成：（1）商品和服务的（资源）取得，（2）现金支出给供应商，（3）退回商品。具体来说，包括以下一些典型的业务事
3、件：具体来说，包括以下一些典型的业务事件：发出商品/服务请求，授权采购，采购商品和服务，验收商品和服务，存放和保管已验收的商品，为商品和服务付款，退回商品等。从概念上说，人力资源、财务资源、财产、厂房和设备资源的获取是获取/支付过程的一部分，但是对这些资源的控制及其处理程序有其自身的特点，如，工资单的处理，固定资产购进的预算，筹资、投资的授权和签发等。因此，对这些资源的获取和支付往往作为独立的业务过程来看待。8.1.2 8.1.2 获取获取/支付过程的目标支付过程的目标 获取/支付过程的总目标是获取、维护和支付组织所需的资源，也就是为组织的转换过程提供必须的资源。该目标可分为以下子目标：该目标
4、可分为以下子目标：(1)从可靠的供应商处购买商品和服务；(2)应保证购买的商品和服务达到组织要求的质量；(3)应保证购买的商品和服务能满足组织的需求；(4)应保证以最合理的价格获取满足需要的商品和服务；(5)应确保购买经过适当授权的商品和服务；(6)应保证资源供应的及时性和可用性，即要确保组织在需要的时点得到可用的资源；(7)只接受经过订购的商品和服务，并应接受订购的全部商品和服务；(8)控制已获取的资源，以防止其丢失、被盗或损坏；(9)对已验收的商品货服务存货，应及时、正确地付款。这些目标决定了获取/支付过程的性质和范围。随着时间的推移，组织所处的环境会发生变化，以上这些目标的重要性也会相应
5、地发生变化，从而导致相应的IT应用的变化。8.2 8.2 手工获取手工获取/支付业务过程支付业务过程 获取/支付业务过程通常经过请购订购验收付款这样的程序。在手工和自动化条件下，资源的获取/支付业务分散在采购部门、审批/核准、验收部门、仓储部门、财务部门、会计部门、出纳等部门或岗位进行处理和控制，相应的信息的处理和控制也是分散在各个岗位上或部门中。我们以存货的获取/支付为例，来分别考察在手工和自动化环境中获取/支付过程的主要业务和信息的处理过程。图8-1举出了一个手工条件下获取/支付过程的例子手工存货采购系统数据流程图，该过程中涉及的主要单据、会计记录和报告如表8-1所示。1)1)提出购货请求
6、提出购货请求 需要商品或服务的部门或个人将其需求制成请购单。比如，存货控制人员在现有库存达到再订货点时，可以提出采购请求，对需要购买的已列入存货清单的项目编制请购单。请购单上所列的数据包括请购的项目、发出请购的部门及批准该请购的主管人员的签字，还可能列有提供该请购项目的供应商。请购单的一联归档，一联交给采购部门。图图8-18-1手工条件下存货采购流程图例（局部）手工条件下存货采购流程图例（局部）表表8-1 8-1 获取获取/支付过程中涉及的主要单据、会计记录和报告支付过程中涉及的主要单据、会计记录和报告 请购单。是由商品制造、资产使用等部门的有关人员发出（填写），送交采购部门，申请购买商品、劳
7、务或其他资产的书面凭据。采购定单（订购单）。是由采购部门填写，正式发给供应商，要求供应商以指定价格销售和交付特定商品或服务的书面凭据。验收单。由验收部门在每次运到商品的收据的基础上编制的单据,其上列示了来自供应商的商品、资产的数量、种类等内容。装箱单。由供应商开出，与商品一起装运给客户的凭据。提单。由接受运输商品的运输人给出的书面票据。交付或运输商品的运输人通常将提单交给要求装运商品的供应商。提单应与被装运的商品联系在一起，但它对装运人（供应商）比对接收人（采购人）更有用。供应商发票（卖方发票）。是由供应商开具，交给买方以载明发运的商品或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。它是对已供
8、应的商品或服务的欠款账单。供应商将发票交给购买者作为对已交付商品或已提供服务的一种支付请求。付款凭单（支付凭单）。是由采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。支票。用于将货币从某个银行账户中取出，转到另一个实体的凭据。通常由财务部门（出纳）开出，用来支付采购的商品和劳务。未实现请购单。尚未被确认为采购定单的请购单。未实现采购定单。已交给供应商的采购定单，但所定商品或劳务尚未验收且未确认负债。在商品或服务验收之前，未实现采购定单的一联放在未实现采购定单文件中由应付账款部门维护。2)2)订购订购 采购
9、部门对收到的请购单进行复查，如果请求得到批准，应根据供应商的产品或服务的价格、产品质量及以往履约情况挑选合适的供货商。未付发票或未付应付票据。与某一已得到批准进行支付的采购相对应，但是尚未支付的票据。记账凭证。有转账记账凭证和付款记账凭证，而付款记账凭证又包括现金付款凭证和银行存款付款凭证。应付账款明细账。现金、银行存款日记账。卖方对账单。是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证，是供货方对买方采购业务的陈述。库存状态报告。有关企业使用或销售的每一存货项目的报告，包括脱销（无存货）项目信息、低于最低存货水平的存货项目信息以及存货周转分析。该报告一般由存
10、货控制人员使用，主要用来识别需要发出请购单的存货项目。供应商履约情况报告。综合了某段确定时期供应商履约情况的报告。报告上的项目可以包括：定货与交货之间的时间间隔，出现延迟交货的次数，已验收的存货的数量，购货量。该报告一般由采购部门使用，以便为每次定货选择最好的供应商。对于得到批准的请求，采购部门编制采购定单。采购定单的部分内容与请购单相同（如发出请求部门及请购的存货的数据），另外还有相应的核准信息、供应商信息、采购期限及商品价格信息等等。采购定单主要用来在外部供应商及内部各部门之间传递采购的授权信息，如图8-2所示。采购定单的正联应交给供应商，用于形成正式的采购合同。第二联交给发出购货请求的部
11、门，用于传递核准信息。第三联交给验收部门，用于在商品到达时验收交付的商品，此联应不包括所定商品的数量信息，目的是为了让验收部门正确记录实际收到的货物数量，由此称其为采购定单的未加说明联。第四联交给应付账款部门，用于复查采购交易已完成的部分。第五联与请购单的一联一起归档保留在采购部门，作为记录该部门采购活动的凭据。3)3)收货和验收收货和验收 在货物到达时，验收部门根据来自采购部门的采购定单未加说明联完成交付。验收部门的任务是检查货物是否与采购定单上的详细项目一致，对数量应通过计数、过秤、测量等手段来验证，并将结果记录在一式多联、预先编号的验收单上。请购单存货控制部门编制采购定单采购定单验收部门
12、应收账款部门采购部门存档供应商图图8-28-2 采购定单的编制和传递过程采购定单的编制和传递过程 验收单的内容包括存货品名规格、验收数量、到货时间及存货状况（如质量等）。验收单的第一联与采购定单未加说明联一起留在验收部门,作为记录验收活动的凭据。验收单的第二联交给采购部门作为对采购情况的通知。验收单的第三联交给应付账款部门，以通知该部门采购在进行中，以便用来对采购后续阶段进行控制（复查交易的合法性）和记录。验收单的第四联交给存货控制部门登记存货明细账。然后将已验收的商品交给仓库保存或立即送到请购部门。如图8-3所示。4)4)信息记录和会计处理信息记录和会计处理 在手工会计系统中，从发出采购定单
13、到验收再到采购完成,往往有一段时间延迟。很多情况下，直到收到供应商发票后才记录相应的负债。在收到供应商发票后，应付账款部门复查有关的凭证，批准对发票的付款，并确认相应的负债。采购定单未加说明联商品编制验收单采购定单采购部门应收账款部门验收部门存档存货控制部门图图8-38-3验收单的编制和传递过程验收单的编制和传递过程 此时须复查三张凭证：此时须复查三张凭证：采购定单，用来确认是经采购部门授权的采购；验收单，用来确认商品已验收；供应商发票，用来确认供应商发票计算的正确性。如果订购的项目与实际验收的项目之间存在差异，应与供应商沟通。在复查之后，由应付账款人员确认相关的负债，把要支付的发票记为会计记
14、录。在应付账款部门复查了采购并确认负债之后，应将到期金额记入购货日记账（若设置了该账的话）及应付账款明细账。同时，应付账款部门编制记账凭证交给总账部门以便更新应付账款总账余额、存货总账余额及总账购货总额。有些企业采用付款凭单制来记录和控制对供应商负债。付款凭单制可以把对供应商的所欠债务汇总在一起，便于查询、记账和控制。当收到供应商发票时，将复查后的发票记入付款凭单，并将经适当批准和有预先编号的付款凭单记入付款凭单登记簿。因此，付款凭单登记簿的合计数应等于应付账款明细账合计数及总账应付账款科目余额。5)5)付款付款 当付款到期时，组织复查其有关负债并支付相应的货款。通常是由应付凭单部门负责确定未
15、付凭单在到期日的付款。企业有多种款项结算方式可以选择，以支票结算方式为例：应付账款工作人员将到期的发票成批地挑选出来，分类，并附上其他必要的凭据（如采购定单、验收单、必要的收据等等）。然后交给被授权的财务部门的人员复查和签署支票。支票总金额记入支票登记簿或现金支出日记账或银行存款日记账。会计部门编制付款记账凭证据以登记总账现金科目或银行存款科目以及应付账款科目。支票一经签署，就应在其凭单和支持性凭证上以加盖印戳或打洞等方式将其注销，以避免重复付款。然后交回应付账款部门，归入供应商档案。同时，登记应付账款明细账，编制记账凭证，并据此登记总账应付账款科目。许多公司按到期顺序保存应付的发票，通常称之
16、为到期备忘卷宗。工作人员每天复查该卷宗中的到期发票，然后编制现金支付所必须的凭证。支票的一联由应付账款工作人员编制（但不是签字），并将其交给出纳员复查。然后由某个已授权的人（如财务主管）复查此项债务及其附件，签字并邮出支票。手工环境中，组织通常将授权（由采购部门及已授权的个人履行）、保管（由验收、仓储、出纳及财务部门履行）及记录（由各会计职能完成，包括应付账款、存货控制及总账部门）三个职责彼此分离，以达到对采购业务内部控制的目的。8.3 8.3 自动化系统环境中的获取自动化系统环境中的获取/支付业务过程支付业务过程 自动化系统基本上模拟手工的处理方法和处理流程。主要的处理步骤是：1)1)提出采
17、购请求提出采购请求 获取/支付过程开始于某个发出购货请求的部门，如某个管理存货主文件中现有存货数量的存货管理人员。存货管理人员通过查询存货主文件形成对存货的请购，然后将该请购保存在请购单文件中。保存在请购单文件中的采购请求在被否决或成为合法的采购定单之前，被看成未实现请购。需要时，打印出一联请购单交给采购部门。另一联由存货部门经理保存。2)2)采购采购 采购部门收到请购单后，选择适合的供应商，并将采购数据输入采购交易文件。输入过程中须访问供应商主文件、供应商历史文件及存货主文件。编辑好的采购定单数据先记入未实现采购定单文件，该文件中的数据与采购定单上的数据相同，由于采购尚未完成,所以将该文件称
18、为未实现采购定单文件。当确定某项采购实现时，如收到供应商发票时，相应的记录将从该文件中移出。因此，未实现采购定单文件的内容是得到采购部门批准可以继续执行的定货信息，与手工环境中的采购定单作用相同，用来向其他部门传递核准信息。未实现采购定单文件中的内容可打印成采购定单，其中的一联交给供应商。其他各种相关的汇总报告送交采购部门和存货部门经理。在有些自动化系统中，采购定单在各个部门间的传递可以电子化的方式进行。例如，验收部门可以在得到授权后，对未实现采购定单文件进行有权限的访问，从而直接查询得到一张省去数量的采购定单未加说明联。3)3)验收验收 验收部门取得来自采购部门的电子化凭证或打印的采购定单未
19、加说明联。与手工系统一样，验收部门验收商品和装箱单，验证数量和检查商品质量，并将验收得到的信息编辑录入验收单交易文件。同时，更新未实现采购定单文件、存货主文件和供应商历史文件，以分别反映已购存货项目、增加的存货和供应商履约情况。然后，将验收过的商品移送到仓库或发出请购的部门。验收单交易文件中的数据用于编制和打印验收单及报告，交给仓储部门和应付账款部门。此外，对延期交货的情况也要给以记录。4)4)信息处理信息处理 收到供应商发票后，由应付账款部门复查采购定单或访问未实现采购定单文件，进行发票确认；计算一个批控制总数，并将供应商发票与验收单和采购定单进行比较。若结果相符，则记录该项债务，更新应付账
20、款主文件，将未实现采购定单记录从未实现采购定单文件中取出放入历史文件，同时登记未付凭单文件（也称为未付发票文件或未付应付款文件，记录已实现采购但尚未付款的发票信息），同时生成相应的记账凭证交给会计部门，据以更新总账主文件。如果采用了付款凭单制，应生成支付凭单并更新付款凭单登记簿。5)5)付款付款 付款人员根据未付凭单文件中的记录提出付款请求，即由计算机输出到期凭单并计算出一个控制总数。付款后的结果是：付款后的结果是：生成一个到期支付文件；已经付款的发票从未付凭单文件中移出存入对应的供应商历史文件；更新应付账款主文件，并编制和录入付款记账凭证以便更新现金或银行存款及应付账款总账科目；生成支票登记
21、簿和支付汇总表。最后，现金支付人员比较付款活动前后的批控制数以验证该活动处理的准确性。8.4 8.4 事件驱动系统环境中的获取事件驱动系统环境中的获取/支付业务支付业务过程及其分析过程及其分析 8.4.1 8.4.1 自动化系统存在的问题及其改进自动化系统存在的问题及其改进 我们已经提到，自动化的IT应用是手工系统的翻版，是手工系统的业务和信息处理规则自动化。对于获取/支付业务过程的自动化来所，同样不可避免地存在着组织内部的信息孤岛、不能及时记录和处理会计数据统、只能采集业务事件的有限特性、只能提供汇总数据、只局限在一种视角来看待业务等问题。为了克服这些不足，很多组织开始利用信息技术重组其各个
22、业务过程。图8-4、8-5以存货采购为例，对比说明了IT应用的改进：图8-4 描述的是一个模仿手工业务的自动化系统，有关采购定单的信息保存在未实现采购定单文件中，需要时打印出来,交给采购部门复查和确认，然后再传递给验收和应收账款部门。图8-5 描述的是经过业务重组后使用的信息系统如何支持存货采购业务，存货的请购信息可以由有权限的部门（如存货控制部门）查询产生，也可以根据预先设定的规则由信息系统自动生成。之后采购部门查询有关的供应商，检查并确认采购信息，由系统打印采购定单或电子信息交给供应商。验收部门在验收完商品后，通过本部门终端核对、编辑和更新验收、存货信息，然后系统检查对应的采购记录，形成付
23、款信息，到期自动支付。有关的会计记录可以在会计人员确认负债时根据存货文件、采购文件和付款文件的数据查询生成。采购部门验收部门数据处理部门应付账款部门编制采购定单请购单文件未实现采购定单文件供应商文件打印输出采购定单存根联验收联应付账款联采购定单存根联验收联应付账款联复查和确认采购定单存根联验收联应付账款联供应商存档验收单（未加说明联）记账联（应收账款联）图图8-48-4自动化系统环境中的存货采购流程例自动化系统环境中的存货采购流程例 采购部门验收部门数据处理部门应付账款部门形成采购信息存货文件采购文件供应商文件查询收到商品和装箱单支票采购定单供应商存货控制部门请购文件到期支付查询、复查和确认编
24、辑、更新付款文件检查验收文件检查、更新图图8-58-5ITIT应用改进后的存货采购流程例应用改进后的存货采购流程例 8.4.2 8.4.2 事件驱动系统环境中的获取事件驱动系统环境中的获取/支付业务过程分析支付业务过程分析 事件驱动的信息系统的基本特点是：事件驱动的信息系统的基本特点是：将IT融入业务过程，即在每个业务事件发生时，记录业务事件数据，同时履行业务事件/过程规则。在事件驱动系统中，信息过程的触发贯穿着整个获在事件驱动系统中，信息过程的触发贯穿着整个获取取 /支付过程：支付过程：业务过程中的每个业务事件都会触发一个记录相应信息的过程，以便收集有关该事件的数据；某一资源、参与者或地点状
25、态的改变也会触发一个维护过程，以修改相应的资源、参与者或地点数据；在记录和维护信息过程中收集和维护的数据，将通过信息的报告过程产生输出结果，而此报告过程也是由某个对信息的请求触发的。1 1）主要业务事件分析）主要业务事件分析 一般地，获取/支付过程中涉及到的事件、参与者及资源随组织的不同而有所不同，本章主要讨论新的IT应用环境下获取/支付过程中的基础业务事件。(1)(1)发出商品发出商品/服务请求（或需求监控）事件服务请求（或需求监控）事件 事件描述事件描述 当某个经授权的内部参与者提出的商品或服务（资源）请购得到公司的批准时，触发获取/支付过程。组织对资源的需求由得到授权的内部参与者识别。组
26、织通常通过监控生产水平、销售水平、资本改进计划、资本预算、销售预测等各项活动，或利用趋势分析和项目计划，识别对商品或服务的需求。这些监控是获取/支付过程的关键组成部分，一般需要信息系统的支持才能得到监控所需的准确、及时的信息。事件风险事件风险 与本事件有关的主要风险是：由未经授权的内部参与者请购存货；请购了实际并不需要的存货；请购的商品或服务的某些特征（如类型或金额）与实际需求不符；由本不该提出请购的已授权参与者提出了资源请购；不能及时发出商品或服务请求。事件驱动系统应记录的事件数据事件驱动系统应记录的事件数据 应记录与请购商品/服务有关的全部信息，并可传递给采购人员进行复查，以及在必要时进行
27、核准。RALRAL数据的维护数据的维护 需要维护已授权的商品和服务的当前信息，以及授权监控和请求商品/服务的参与者的当前信息。可能的信息输出可能的信息输出 包括请购单、当期发出的请求清单、未实现请求清单、用于支持监控的商品或服务的状态报告等。(2)(2)授权采购事件授权采购事件 在商品和服务的请购已发出但尚未订购之前，必须有授权采购事件发生。授权的目的是：授权的目的是：给过程的执行人足够的预算以便请购得以继续下去，同时跟踪每个请求以便进行必要的严密控制。而购买商品/服务事件涉及的采购人员应将这一授权信息传递给验收部门，以便验证收到的商品/服务。(3)(3)购买商品购买商品/服务事件服务事件 事
28、件描述事件描述 采购人员（内部参与者）复查已经得到授权的商品或服务（资源），选择合适的供应商（外部参与者），与其商定本次购买的期限和条件。然后采购人员根据请购项目向供应商发出采购定单，并将此未实现采购定单送交验收部门。在实际业务中，采购有时需要进行采购决策，例如组织可能发布一个RFP（需求计划书），然后通过竞标来选择供应商，从而获取满足采购需求的商品/服务。事件风险事件风险 可能的风险包括：选择了不适当的供应商；进行了未经授权的订购；由未经授权的参与者或在未经授权的地点进行订购；订购的商品/服务的类型、数量或质量与需求不符；订购条款或价格不合适；未能及时定货，从而可能导致组织因为紧急订货而支付
29、额外的款项。事件驱动系统应记录的事件数据事件驱动系统应记录的事件数据 IT应用必须向采购人员提供复查请购的有关记录，如已授权发出请求的参与者和已授权进行采购的商品/服务的信息；IT 应用还必须向采购人员提供选择合适供应商的信息；完整、准确地记录采购定单。RALRAL数据的维护数据的维护 包括：授权购买的资源的变化，授权采购人员及授权发出商品或服务请购人员的变化，供应商及其所提供资源的变化。如，供应商的地址变更，所购存货价格变化，供应商所能提供的存货规格的变化或存货种类的增加、减少等。可能的信息输出可能的信息输出 本事件记录的数据可以用来输出以下信息：采购定单、未实现采购定单（尚未验收及尚未确认
30、为负债的已批准订货）列表、对未实现采购定单的账龄分析、现金计划中的预计现金/银行存款支出（即在未实现采购定单基础上形成的现金支出），等等。(4)(4)验收商品验收商品/服务事件服务事件 事件描述事件描述 当经授权的验收人员（内部参与者）收到来自供应商（外部参与者）的商品/服务（资源）时，触发本事件。一般来说，有形商品的验收与服务的验收不同，但都必须保证接收到的商品/服务就是原来发出请求的商品/服务。在检查了合法的未实现采购定单后，验收人员检查商品或服务，将验收成功的商品入库或送到指定地点。一旦验收成功，组织就确认对应的负债。在收到供应商发票后，组织应将此发票与对应的负债相比较，若有差异应通知供
31、应商。事件风险事件风险 与该事件有关的风险包括：收到的商品/服务的类型、数量或质量等与需求不符；收到并未订购的商品；收到的商品质量较差；接受商品/服务的人未经授权；未能适当地保管已收到的商品；在组织内部移送商品时发生地点错误或经手人未经授权。事件驱动系统应记录的事件数据事件驱动系统应记录的事件数据 验收商品/服务事件要求准确、完整地将有关商品验收的数据记入验收事件数据库及存货数据库中。验收应以合法的未实现采购定单为根据，由验收人员记录验收商品/服务的收到时间、地点、类型、数量、条件、移送地点等。在商品验收之后，组织就可以确认相应的负债。本事件记录的负债数据将增加存货水平，增加进货，增加应付账款
32、，减少未实现定货，增加未付的应付款 RALRAL数据的维护数据的维护 应及时反映关于存货资源、订货、提供了商品或服务的供应商、已授权验收商品的参与者及其变更等的信息。可能的信息输出可能的信息输出 本事件记录的数据可以用于生成如下文档和报告：已验收商品和服务分析及汇总表、当期验收单列表、指定期间的采购定单列表、应付账款账龄分析表、供应商发票清单、供应商履约情况分析报告、延迟交货报告、存货清单等。(5)(5)付款事件付款事件 事件描述事件描述 现金支出应符合组织的现金管理政策，当某个已授权的财务经理（内部参与者）向供应商（外部参与者）支付货款（资源）以偿还债务时，触发本事件。通常是在货款支付日触发
33、。货款可以支票、信用卡或电子资金转账的方式支付。所有的现金支付在支付前必须进行复查以确保支付的合法性，包括某些需要预付货款的定货的合法性。在付款时，还应该考虑折扣期间及现金/银行存款的可得性，以便决定支付金额和时间。事件风险事件风险 包括：向未订购或未验收的商品或服务付款；未能及时付款或不能支付货款；货款并未支付给发出商品的供应商，而是付给了其他供货商；支付金额错误；重复支付同一张发票的款项；无正当理由的折扣损失。事件驱动系统应记录的事件数据事件驱动系统应记录的事件数据 现金支付事件的数据应记录在现金支付事件数据库中。记录的数据将减少现金，减少应付账款，减少未付的应付款。RALRAL数据的维护
34、数据的维护 系统应及时维护有关现金可得性、现金来源、所欠供应商货款、授权支付现金的参与者的当前数据。可能的信息输出可能的信息输出 包括：指定期间的已支付现金、对某个供应商的已支付现金、已利用折扣及折扣损失分析、延迟付款分析或要求付款分析、未付发票（进货已验收，但尚未支付货款）清单，等等。(6)(6)购货退回事件购货退回事件 获取/支付过程中有时会发生购货退回的情况，此时需要供应商退款。购货（资源）退回应由某个内部机构（内部参与者）授权执行并进行记录，包括对向供货商（外部参与者）退货时装运情况的记录；还应监控购货退回事件，以确保组织及时、正确地收到退款。2 2）事件驱动系统应满足的组织决策和管理
35、的信息）事件驱动系统应满足的组织决策和管理的信息需求需求 根据以上分析建立的事件驱动系统可以满足组织不同决策和管理层次的信息需求。(1)(1)高层管理人员高层管理人员 高层管理人员在事件驱动系统的支持下可以得到该过程各个活动的综合性信息，以便对整个业务的有效性做出评价。主要包括：主要包括：原料、部件的周转率，原材料库存的平均处理天数，由于缺货引起的停工时间长短和停工次数；过期、作废或被盗的存货数量；可得的购货折扣及损失的购货折扣。而对于履行获取支付过程工作的主要内部参与者采购人员、验收人员及付款人员来说，他们每个人也都需要相应的信息来有效地完成工作。(2)(2)采购人员采购人员 采购人员可以通
36、过事件驱动系统了解需要采购哪些资源，了解有关供应商及其商品/服务的信息，例如有关供货商的服务质量、价格及履约方面的信息，以便做出较为明智的采购决策。采购人员可以实时了解到组织内部已授权的人员提出的所需资源的请求。采购人员在识别持续经营所需的资源、何时需要资源以及采购需要多少费用时，可以利用经济定货量（EOQ)、物料需求计划（MRP）等模型。(3)(3)验收商品验收商品/服务人员服务人员 验收人员需要得到定单上的有关商品/服务信息。这里需要注意的是，信息的多寡应以满足验收需要为准。因为验收人员得到的信息过多可能会增加其盗取供应商运来的货物的机会。因此，组织应谨慎地提供适当的信息并指定个人的职责和
37、权限,尽量减少可能发生的损失。(4)(4)出纳出纳/财务人员财务人员 出纳及财务人员有责任查看是否有足够的货币资金支付货款，以确保债务的偿还和在财务报告中正确计算已采购的货物。而财务人员还可以根据获取/支付过程中采集到的数据完成有关的现金流量预算和资本预算。(5)(5)会计会计 会计人员可以利用获取/支付过程的信息编制财务报表和各种管理报告。对会计人员来说，获取/支付过程采集到的数据为转换过程生产产品和开展服务提供了原材料及成本信息，还为财务报表项目提供了余额数据，如现金/银行存款，物资采购，采购退回、折让及折扣，固定资产，销售费用，管理费用，应付账款等科目的余额。此外，支持获取/支付过程的事
38、件驱动系统还可以为以下管理和决策活动提供需要的信息：制订组织关键战略问题和发展方向，如在市场、行业、文化或环境竞争中取得成功所需的关键因素；评价获取/支付过程对组织整个业绩的贡献；评价获取/支付过程中的各个活动对组织战略及战术目标的贡献；评价为实现战略和战术目标而付出的费用是否合理；在行业内或与竞争对手比较获取/支付过程的成本；确定和计量影响业绩的财务上和业务上的关键动因；分析比较与竞争对手的业绩，以及比较实际业绩与计划业绩；评价资源请购是否满足企业目标，资源的效用如何；进行趋势和比率分析，如，总周转时间，停工时间，供应商满意度，存货保存天数，应付账款天数，原材料供应天数，采购定货准备时间等等
39、。3 3）获取）获取/支付业务过程的支付业务过程的REALREAL模型模型 根据以上分析，我们可以建立获取/支付业务过程的 REAL模型。由于不同组织的业务规则不同，所以我们这里只描述一个不带关系基数的REAL模型，并不规范模型中各个实体之间的具体关系，而只是说明获取/支付业务过程中的关键业务事件、关键责任人、关键资源和关键地点。根据以上模型建立的事件驱动系统，应设置相应的数据库系统，并且开发适当的功能模块来支持业务的执行以及对业务执行中可能的风险进行控制。具体来说：具体来说：(1)数据库系统应至少具有如下几种关系表：事件表及其辅表，例如发出请购表、授权采购表、购买商品表、验收商品表、付款表，
40、以及按照业务规则必须设计的辅表，主要针对多对多关系；资源表，例如存货表、现金表、存货/供应商表；参与者表，例如员工表、供应商表、承运人表；地点表，例如银行表。(2)支持业务执行的功能模块，包括：收集和存储事件数据所需的程序；维护资源、参与者及地点数据所需的程序；生成凭证、报告及用户需要的查询所需的程序。(3)用于控制信息及业务处理规则的程序，从而预防或实时检测业务处理和信息处理风险：发出请购供应商采购人员验收商品存货（原材料）购买商品请购核准人员存货控制人员付款出纳现金银行验收人员应付账款工作人员仓储人员核准、预算和授权采购承运人图图8-78-7无关系基数的获取无关系基数的获取/支付过程的支付过程的REALREAL模型模型
