1、 实体要件也称实质要件，是指行政执法行为内容上具备的条件，主要包括主体合法、权限合法、内容合法等。1、实施处罚主体错误。行政执法中存在着行政处罚主体不适格，个别单位存在执法主体错误的问题。主要表现为应当是以局名义实施的具体行政行为，而实际由局所属的“XX支队”、“xx局办公室”或“xx安办”做出具体行政行为。如：X市在执法文书上加盖“xxx支队”的印章。2、行政相对人认定不准确。对行政相对人是法人还是自然人的主体认定含糊，个别单位案卷甚至缺少行政相对人的身份证明材料，导致处罚对象身份证明不准确。个别案卷，行政相对人名称前后不一致，有的用不规范的简称，有的单位名称或人名同音不同字等，无法确认被处
2、罚主体资格，导致被处罚主体不合法。当事人是自然人的应提供身份证，当事人是法人的应提供营业执照和法定代表人身份证明，并提交复印件。部分案件被询问人没有把身份证复印件附在后面。违法事实认定要清楚，以安全培训不到位为例，是培训内容不合要求，还是培训时间不够，还是考核不合格，还是完全没有培训，还是培训机构未按照统一的培训大纲组织培训等都要列清楚，处罚所依据的法律法规也要准确。4、部分法律适用错误或不够准确。有的未引用法律、法规全称或未注明具体条、款、项、目;有的行政处罚告知书与决定书引用法律条文不一致;有的甚至错误引用法律条文；有的引用省局的文件作为处罚依据。5、自由裁量权使用不当。有的行政处罚告知书
3、上处罚金额只告知处罚幅度，没有明确告知处罚金额。6、擅自不执行并处条款。有的案件在适用“罚”、“没”、“并处”等类似条款时只“罚”不“没”，只“罚”不“并处”，只实施“并处罚款”，不吊销相关证照，没有说明相关理由，也没有提供相关证据。7、减轻处罚没有经过集体讨论，也没有说明是否符合减轻的5个条件。有些执法人员“重处罚，轻程序”，对行政处罚程序认识不到位，将程序不合法视为行政处罚案件中的小瑕疵而不予重视。1、符合听证条件的，没有同时下达听证告知书。根据15号令第32条及四川省行政处罚听证程序暂行规定第3 条之规定，应同时下达听证告知书。2、处罚告知书与处罚决定书时间为同一天，甚至处罚决定在告知之
4、前。3、提请行政诉讼的法院错误。根据中华中华人民共和国行政诉讼法人民共和国行政诉讼法第13条的规定（基层人民法院管辖第一审行政案件），应当向行政机关所在地的基层人民法院提起行政诉讼。（1）符合集体讨论的案件没有集体讨论记录。根据行政处罚法第38条和15号令第28条第3款规定：“对严重安全生产违法行为给予责令停产停业整顿、责令停产停业、责令停止建设、责令停止施工、吊销有关许可证、撤销有关执业资格或者岗位证书、3万元以上罚款、没收违法所得、没收非法开采的煤炭产品或者采掘设备价值3万元以上的行政处罚的，应当由安全监管监察部门的负责人集体讨论决定”。（2）集体讨论时间不正确。应在案件调查结束后，或组织
5、听证后，在下达行政处罚告知书前，由行政执法机关负责人组织对案件的性质、处理依据和内容进行的集体讨论。（3）集体讨论记录没有详细记载参加人员依次发表的意见。对不同意见和保留意见，应当如实记录。（4）集体讨论记录应有所有参会人员的签名，记录可以电脑打印，但签名不应电脑打印，只能是参会人员亲笔签名。针对行政处罚集体讨论决定的适用，建议执法机构对适用一般程序的行政处罚案都需要在行政处罚告知前和行政处罚决定前制作行政处罚集体讨论意见。行政处罚告知前集体讨论重点就执法主体是否合法，办案程序是否得当，违法事实是否成立，处罚依据是否准确等提出初审意见。行政处罚决定前集体讨论重点就企业陈述申辩、听证理由是否成立
6、，企业是否积极整改隐患努力消除危害后果，企业是否具备从轻或减轻处罚的情节，处罚应当适用怎样的种类和幅度等提出意见。（5）一个案件可以有多次集体讨论。处罚告知、听证后，经过相对人的陈述、申辩、听证，处罚金额发生变化的也应再次进行集体讨论。尤其是减轻处罚的情况，要慎重，必须经过集体讨论，要符合减轻的5个条件方可减轻处罚。案件处理呈批的时间不对。案件处理呈批表是下达行政处罚告知书后，经当事人充分陈述申辩或无陈述申辩，在下达处罚决定书之前由行政执法机关案件承办人呈报负责人审批的内部法律文书。（1）一个案件各类文书的送达，使用多份送达回执。（2）送达文书名称、文号及送达人使用电脑打印，送达人只有1个执法
7、人员签名。（3）罚款收缴执行不规范。有的案卷中有罚没收据，无缴款凭证，未体现罚缴分离。有的一般程序实施的行政处罚罚款收缴用四川省行政执法当场处罚罚没票据，没有银行签章。7、有的案件未按法定期限结案，也未履行相应的法律手续。安生生产处罚案件应当自立案之日起30日内办理完毕；由于客观原因不能完成的，经安全监管监察部门负责人同意，可以延长，但不得超过90日；特殊情况需进一步延长的，应当经上一级安全监管监察部门批准，可延长至180日。履行相应的法律手续，应有书面材料。复查意见书要与整改指令书相对应，怎样整改的、整改到达的程度要如实填写，整改内容已经由相关部门复查的要写明，并附相关证明，拍摄的照片要写明
8、拍摄现场情况，并由当场人签字、按手印确认。对复查中新发现存在的问题，应当详细列明。1、立案审批表填写不规范。案由填写不规范。案由是对案件性质的初步定性，可以按违法行为分类填写。如安全生产行政许可类违法，安全生产培训教育类违法等 案件名称填写不规范。案件名称应当简洁描述，但要能够反映案件的性质，并在案件材料中保持前后一致。应规范填写成：违法主体+违法行为+案。如：xx公司未取得安全生产许可案 2、部分该使用的执法文书未使用。询问要有询问通知书（在被询问人家里或工作单位进行询问时可以不用），询问通知书必须是一人一书。比如在执法机构办公场所询问，最好使用询问通知书。在最后一句“如无法按时前来，请及时
9、联系”，建议补加一句：也可根据情况另行约定询问时间和地点。有的该使用勘验笔录的未使用，未及时对违法事实的现场或场所、物品等进行检查和勘验。该文书一般包括文字记录、现场图示和各种照片等内容 3、使用旧版执法文书 如：使用旧版的责令改正指令书,应该使用新版的责任限期整改指令书 要严格按照文书要求填写，不得空白。在询问调查结束时，应当将笔录交被询问人阅读核对，被询问人没有阅读能力的，应当向其宣读笔录内容。若发现笔录有漏记、错记的，应当进行补充或更正，并由被询问人在补充或更正处按指纹确认。被询问人应当在笔录上逐页签名，在笔录末页最后定格顶行写明“以上笔录已阅，情况记录属实”的字样。若被询问人拒绝签名，
10、应当注明情况，并由询问人签名。询问前询问人要亮明身份，出示证件；要询问是否需申请回避。在询问记录第一行就应当填写“听清楚了，明白”的字样。第二行就要问：对于我们两人的调查询问，你是否需要申请我们两人或其中一人回避？而不能一上来就直奔主题。6、询问笔录结尾空白处没有处理。结尾空白处要注明“以下为空白”等字样，并用斜线标明。7、部分案卷拟作出的经济处罚，只填写处罚金额阿拉伯数字，没有填写中文数字大写（如：壹、贰等）。不应填中文数字小写，如一、二、三等。7、现场检查记录中“检查场所”填写不具体，内容不明确。要写明具体检查的部位，检查的内容也必须明确，不能大包围；检查记录应由被检查单位现场负责人签收，
11、要求该负责人签署“以上情况属实”的意见。建议：在首行写明：某月某日，在某公司某职务某人的配合下对某具体场所依法进行了监督检查。在末行写明：以上记录与实际情况不一致，请予补正。若情况属实，请签字确认。现场检查记录是执法人员现场检查的记录性文书，应当按照检查过程客观记录检查的内容、方法、结果及与违法活动有关的其他情况等。检查人员的分析、判断、推理等不应计入笔录。切忌随意附上不准确甚至是违法的行政指令。8、符号或字体使用不当。执法文书中年份括号应当使用六角号“”，而不应使用方括号“”。1、证据采集相对单一，不能形成有效的证据链。执法中偏重采信调查(询问)笔录做为定案的主要依据，对相关证人证言等证据收
12、集不够全面，收集原始证据、直接证据缺乏证明力。当事人基本情况的证据十分重要。如其组织形式，究竟是法人还是其他组织，是公司法人还是非公司法人，是合伙企业还是独资企业，关系到能否独立承担法律责任；又如当事人的住所和现居所，关系到如何送达法律文书方为有效；再如，自然人违法时的年龄和精神状况，关系到承担行政法律责任能力，是否应当从轻、减轻处罚。自然人是否是文盲，关系到制作询问笔录或送达法律文书是否应当向其宣读并记录在案。4、缺案件来源证据。如行政处罚决定书称，根据群众举报查处该案，可案卷中无举报记录，也无举报登记表复印件。复制件上无提取人、提供人签名，或提取人只有一人签名。复制件应当注明“经核对与原件
13、无异”的字样和原始凭证存放的单位及时处所，并由出具证据的人员签名或单位盖章（15号令25条）。照片证据未注明拍摄时间、地点、拍摄人。1、文书归档顺序不正确。根据安全生产监管档案管理规定第16条的规定，材料的排列顺序，应按照执法程序的客观进程和形成文书时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列,正件在前、附件在后，打印件在前、草稿在后。2、案卷保存期限书写有误。根据四川省安全生产行政执法案卷管理办法第26条的规定，安全生产行政执法案卷的保管期限，国家有规定的按照国家规定执行。没有规定的，适用简易程序实施行政处罚所形成的案卷，保存期为5年；适用一般程序实施行政处罚所形成的案卷，保存期为15年；
14、重大复杂的行政执法案卷，保存期为20年；危及人体健康和人身安全的大案为永久保存卷；行政复议案卷、行政诉讼案卷应视具体情况确定保存期限，最低不少于3年。但根据国家国家档案局 2019年12月18日颁布施行的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第6条的规定：“机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年”。而行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，重要的永久保存，一般的保存30年。3、案卷编页和装订不规范。根据归档文件整理规则（DA/T22-2000）的规定，文件中有图文的为一页，在每页材料正面的右上角、背面的左上角编写页号，没有图文的不编页码。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。文件修裱要遵循尽量保持文件原貌的原则，一般是在文件有孔洞、残缺或折叠处磨损的情况下需要加纸修补或托裱，文件装订线上有字迹的也要加边托裱，但纸张规格大小不一致的情形则不需要托裱。5、档案盒不符合规定。根据归档文件整理规则（DA/T22-2000）的规定，档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。6、备考表填写不规范。有的将备考表装订在案卷目录后面，有的根本没有填写。要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。明确整理人、检查人的责任。
