1、秘书职业概论Transition Page过渡页第二章 秘书的职业素养 第一节 秘书的知识结构 第二节 秘书的能力结构 第三节 秘书的职业道德 第四节 秘书的心理和性格 第五节 秘书的角色意识秘书的职业素养 第二章 第一节 秘书的知识结构 一、现代秘书知识结构的要求第 3 页现代秘书知识结构的要求有以下两个方面。n 1现代秘书应该具有广博的知识；n 2现代秘书应构建科学、合理、开放、立体的知识结构。秘书的职业素养 第二章 第一节 秘书的知识结构 二、现代秘书知识结构的内容第 4 页（一）基础知识基础知识是现代秘书从事秘书职业所必须具备的最基本的素质要素，是秘书从业的立身之本。它构成了现代秘书知
2、识结构中的基石部分，处于基础地位。广博而扎实的基础知识是现代秘书职业能力提升至关重要的前提条件。可以说，基础知识越扎实就越能发挥秘书的潜力。秘书的职业素养 第二章 第一节 秘书的知识结构第 5 页1、文化基础知识秘书职业最基本的知识主要包括语文、历史、物理、化学、生物、地理和外语等这些在基础教育阶段所学的文化基础学科知识。这部分知识的掌握也是秘书学习其他知识或进一步深造的前提。除了对科学文化知识加以巩固之外，还应根据实际需要对其及时地加以更新和扩充。特别是要更新和扩充以信息化、网络化和智能化为特征的现代科学技术知识。秘书的职业素养 第二章 第一节 秘书的知识结构第 6 页2基础理论知识基础理论
3、知识主要包括马克思主义哲学原理、政治经济学、思想道德修养、现代汉语、基础写作、普通逻辑、高等数学、英语和计算机等大专以上学历教育阶段所学的公共基础学科知识。这些基础理论学科知识对于现代秘书提高政治、思想和理论素养，树立正确的世界观和方法论，培养和提高综合职业素质，塑造现代秘书的人文精神奠定了坚实的基础，是现代秘书厚积薄发的“动力源”。秘书的职业素养 第二章 第一节 秘书的知识结构 二、现代秘书知识结构的内容第 7 页（二）职业知识职业知识（或称秘书业务知识）是现代秘书的职业标志性知识要素，是从事秘书职业的具有“门槛”性质的知识平台。在现代秘书知识结构体系中，职业知识构成了其中的支撑和依托部分，
4、处于核心地位。职业知识主要包括从事秘书职业工作有关的工作对象、工作职责和工作内容、业务在内的基本理论和基本技能方面的知识，可分为秘书专业知识和行业业务知识两大类。秘书的职业素养 第二章 第一节 秘书的知识结构第 8 页1、秘书专业知识秘书学知识、秘书实务知识、文书写作知识、文书处理知识、档案管理知识、秘书礼仪知识、办公设备使用知识，以及信息管理知识等从事秘书职业所必须具备的专业学科知识。秘书专业知识主要包括：现代秘书只有精通并能熟练运用秘书专业知识，才能胜任职业岗位，成为合格的秘书人才。秘书的职业素养 第二章 第一节 秘书的知识结构第 9 页2行业业务知识行业业务知识是指秘书人员服务的机构所从
5、事的有关行业的具体业务知识，每一个不同的行业都有其特定的业务内容，因此也有其特定的业务知识。行业业务知识是秘书从事具体行业工作的职业依托。现代秘书只有了解、掌握这些与服务行业相关的业务知识，才能胜任本职工作，掌握工作的主动权和发言权，才能更好地为上司服务，真正发挥参谋和助手作用。秘书的职业素养 第二章 第一节 秘书的知识结构第 10 页（三）相关知识相关知识法律类知识公关类知识其他知识管理类知识经贸类知识心理类知识秘书的职业素养 第二章 第二节 秘书的能力结构 一、现代秘书能力结构的要求第 11 页现代秘书能力结构的要求有以下两个方面。n 1现代秘书必须把知识转化为实际能力；n 2现代秘书要在
6、实践当中积累经验，提高能力。秘书的职业素养 第二章 第二节 秘书的能力结构 二、现代秘书能力结构的内容第 12 页（一）基本能力秘书的基本能力主要是指秘书人员的智力。它是指人认识和理解客观事物并运用知识和经验等解决问题的能力，主要由敏锐的观察能力、良好的记忆能力和丰富的想象能力等构成。在现代秘书的能力结构体系中，基本能力是赖以吸收外界信息和知识的能力，也是构建其他能力的基础。秘书的职业素养 第二章 第二节 秘书的能力结构第 13 页 现代秘书的基本能力有以下三点。记忆能力想象能力观察能力秘书的职业素养 第二章 第二节 秘书的能力结构 二、现代秘书能力结构的内容第 14 页（二）职业能力秘书具有
7、很明显的职业性特征，秘书需承担撰写公文、辅助决策、沟通信息、协调关系、组织会议和办理事务等多方面的工作。因此，除了要具备一般能力之外，现代秘书还必须具备与其职业特征相适应的职业能力。秘书的职业素养 第二章 第二节 秘书的能力结构第 15 页 秘书的职业能力主要包括以下几个方面。n（1）理解能力n（2）思维能力n（3）表达能力n（4）沟通能力n（5）协调能力n（6）社交能力n（7）管理能力n（8）应变能力n（9）操作能力n（10）学习能力秘书的职业素养 第二章 第三节 秘书的职业道德 一、现代秘书职业道德的基本内容第 16 页（一）遵纪守法、爱岗敬业职业秘书在具体职能活动中，处处要以法律为准绳，
8、依法办事，按制度办事，做到法律和制度面前人人平等。任何人、任何行为都不能凌驾于法律法规、规章制度之上，不能做法律法规、规章制度不允许的事情。爱岗敬业是职业秘书的基本价值观和职业信条。它是一种积极向上的心态，是职业秘书对于自己所从事的职业、对于这一职业所担当的责任与道义所保存的一种敬仰的心态。秘书的职业素养 第二章 第三节 秘书的职业道德第 17 页（二）办事公道、善于合作职业秘书在具体职能活动中，要站在公正的立场协调各方利益、处理各种问题；对当事各方能做到不偏不倚、公平合理；不论对谁都能按一个原则、按一个标准办事。秘书与秘书之间是既分工又合作的工作伙伴关系，职业秘书必须具备合作共赢的现代意识，
9、必须具有团队协作精神。要学会在竞争中合作，在合作中竞争。“学会做人、学会作文、学会做事、学会合作”是对职业秘书的基本素质要求。秘书的职业素养 第二章 第三节 秘书的职业道德第 18 页（三）甘于平凡、合理展示秘书部门承担的是协助性、辅助性的幕后工作。秘书部门和秘书人员的基本职责职能不允许秘书从幕后走到台前，否则就有可能越位。秘书工作处处要求突出领导、突出部门，要求秘书人员甘当无名英雄。职业秘书要有一颗平常心，但这并不等于说职业秘书不能或不需要展示自己的才华，或者说秘书根本没有展示才华的机会。这里所要强调的是职业秘书合理的展示方式和展示的“度”。秘书的职业素养 第二章 第三节 秘书的职业道德第
10、19 页（四）自尊自重、克勤克俭职业秘书要以端庄的仪表、规范的语言、得体的举止和热情积极的心态去对待每一位服务对象。职业秘书要做到手勤、腿勤、眼勤、耳勤、脑勤。要充分考虑管理成本，不奢侈，不浪费。要杜绝办文、办会、办事过程中铺张浪费的陋习。要有谦虚谨慎的工作态度，虚心学习，在实践中不断增长才干，避免好大喜功、急功近利、锋芒毕露。秘书的职业素养 第二章 第三节 秘书的职业道德第 20 页（五）诚实守信、保守秘密首先，职业秘书要能忠诚于所属组织、所属单位，通过自己的诚实劳动履行自己的职责职能。要关心组织、关心单位的发展，积极参与经营、管理、服务工作，为本单位的发展献计献策。其次，要注意维护组织声誉
11、，做自觉维护本组织、本单位信誉的模范。职业秘书有责任和义务遵守相应的保密法律法规和本单位制订的保密纪律，牢固树立保密意识，避免给本单位造成不必要的损失。秘书的职业素养 第二章 第三节 秘书的职业道德 二、提高秘书职业道德水平的方法和途径第 21 页现代社会对秘书职业道德提出了明确的要求，有志于走上秘书岗位的青年学生应该怎样去提高自己的职业道德水平呢？我们应该结合高职院校秘书专业培养目标、联系青年大学生思想实际、通过多种途径、采取灵活生动的方法达到这一目标。秘书的职业素养 第二章 第三节 秘书的职业道德第 22 页重视课堂教学，夯实职业道德思想基础；1积极组织、积极参与社会实践，认知职业道德内容
12、，养成良好职业道德风尚；2利用“三自”活动平台，培养其完善职业品格的自觉性；3学习先进典型，提升职业精神；4倡导自制、“慎独”，完善自我操守。5 提高秘书职业道德水平的方法和途径有以下几方面。秘书的职业素养 第二章 第四节 秘书的心理和性格 一、秘书的心理第 23 页（一）兴趣兴趣能够激发秘书的工作热情和秘书工作的创造力。现代秘书应该培养自己广泛的兴趣。兴趣广泛就会产生对知识涉猎和积累的渴望，秘书的知识因而得以拓宽，这对秘书知识结构的整合是有积极意义的。同时，广泛的兴趣也会使秘书在人际交往和协调工作时更加得心应手。秘书的职业素养 第二章 第四节 秘书的心理和性格第 24 页（二）意志意志可以促
13、使秘书努力实现工作目标。意志对行为有调节作用，这种调节作用通过发动和抑制来实现。意志行动与克服困难相联系，可以推动秘书工作效率的提高。秘书的职业素养 第二章 第四节 秘书的心理和性格第 25 页（三）情绪情绪现代秘书要调节和控制自己的情绪，首先要对自己的情绪状态有所认知和体察，要感知自己所处的情绪是属于正面的、积极的、健康的还是负面的、消极的、不健康的。其次，要正确、勇敢地面对自己的情绪，找出影响自己情绪的原因以及影响的程度和范围，从而通过适当的方式或表达、或化解、或宣泄、或压抑自己的情绪，以保持自己的心理健康，保证自己工作的顺利开展。秘书的职业素养 第二章 第四节 秘书的心理和性格第 26
14、页（四）气质气质是人的典型的、稳定的心理特点，是人在认识、情感、言语和行动等各种心理活动中所表现出的情绪的强弱、意志努力的程度、知觉速度、思维的灵活度和注意力集中时间的长短等的心理过程的动力特征。秘书要了解自己的气质类型，是为了发现自己所属的某种气质类型所具有的特征，了解这些特征对于从事秘书职业的利弊，从而趋利避害，提高工作效率。秘书的职业素养 第二章 第四节 秘书的心理和性格 二、秘书的性格第 27 页性格是人对事物表现出的稳定的态度和与之相适应的、习惯化的行为方式的个性特征。心理学家把人的性格分成两大典型的类型：p 外倾型p 内向型秘书的职业素养 第二章 第四节 秘书的心理和性格第 28
15、页 现代秘书应该具有的性格特征有以下几点。（一）开朗（二）敏捷（三）稳健（四）坚毅（五）幽默（六）自制秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识 一、秘书角色意识的含义第 29 页秘书的角色意识可以理解为秘书人员在其工作实践中一贯地以秘书应有的标准衡量自己的心理、言行，自觉地认识、评价与调节其心理活动的一种心理状态。秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识第 30 页1、共性意识和个性意识助手、参谋、枢纽和幕后英雄等都是对秘书角色比喻性的共同要求，这也就形成了秘书的共性意识；另一方面，不同组织、不同职位、不同类别和不同层级的秘书角色又有不同的地位和行为要求，这就形成了秘书的个性意识。
16、不同层次的秘书，社会、上司对其要求和期待是有所不同的。秘书身处不同的层级应该具备秘书的共性意识，也应有相应的个性意识。秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识第 31 页2角色组合但是，某些秘书人员也可能担任着某种领导职位，也主管或分管着秘书部门的工作，也有自己的下属，这样的秘书人员又得扮演部门领导的角色。秘书在不同的场合和条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色。从秘书在行政组织中及在领导身边的地位和作用来说，秘书是助手、是配角，这是秘书的基本角色。秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识第 32 页3配角意识与主角意识秘书不能因甘当配角而事事被动，而要能把握好在什么时
17、间、地点和条件下自己应该是配角，在什么时间、地点和条件下自己可以是主角或代理主角。秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识 二、不同层次秘书的角色意识第 33 页（一）不同层次秘书应具有的共性角色意识一个称职的秘书，无论是初级、中级还是高级秘书，都应具备如下从事秘书工作所共有的角色意识。p 1服务意识p 2服从意识p 3责任意识p 4沟通意识秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识 二、不同层次秘书的角色意识第 34 页（二）中高级秘书应特别注重的角色意识处在不同层级的秘书人员都要具有角色应有的服务意识、服从意识、责任意识和沟通意识。但初、中、高级秘书的分工决定其工作内容、责任及作
18、用有所不同，上司的要求、社会的期待也不尽一致，其角色意识构成中的侧重点也不同。中高级秘书在其角色意识中应特别强调其特有的或初级秘书不太注重的角色意识。秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识第 35 页1、积极的参与意识和参谋意识秘书在支持领导决策方面，由提供信息转变为既提供信息又拟制方案；在辅助领导管理方面，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制；在处理信息方面，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息；在计划工作方面，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。秘书要善于把握每个时期的中心工作，把握上司在每个阶段和每个方面的工作重点；要把握上司的思维方式，准确地理解上司的意图
19、；要善于对上司观察分析，了解上司的工作规律，把握上司的个性特点；要努力提高自己参谋意见的“命中率”，恰到好处地发挥自己的参谋作用。秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识第 36 页2强烈的法制意识和自律意识秘书人员必须具有良好的职业道德和强烈的法制意识，用以指导自己的工作和约束自己的社会行为。要认真学习和掌握党和国家的方针政策，掌握和了解上级与本级单位颁发的各项行政法规，在法律规定的范围内开展各项活动。必须警钟长鸣，自省、自励，恪守本分，加强世界观的改造，提高警惕，廉洁自律。秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识第 37 页3较强的公关意识和形象意识秘书部门处于组织的枢纽地位，
20、秘书工作具有“对外联络、内部协调”等内容，起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。秘书人员应根据不同的工作任务、工作对象和工作环境来采取适当的行为方式，保持形象端庄典雅，做事干净利落，动作准确到位。秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识 三、秘书角色意识的培养第 38 页秘书的角色意识不仅包括对职业的意义、地位及价值的认识，对职业要求的行为规范的认识，还包括对职业的苦乐、荣辱、成败的情绪体验，以及由认知、情感激起的行为动机和具体行为。秘书的职业素养 第二章 第五节 秘书的角色意识第 39 页 秘书角色意识的培养可以通过以下几种途径。不断学习，加强自我修养，形成正确的秘书角色意识。1在实践中锻炼自己，强化自己的秘书角色意识。2获得领导、同事的反馈，稳固自己的秘书角色意识。3
