1、第三章第三章电子专门档案管理工作电子专门档案管理工作 电子专门档案概述 电子专门档案的主要特征 电子专门档案的管理理论 电子专门记录的形成与整理 电子专门档案的收集与积累 电子专门档案的整理 电子专门档案的鉴定和处置 电子专门档案的元数据管理、检索和利用 电子专门档案的存储、统计 电子专门档案的保管、移交和安全管理第一节第一节 电子专门档案概述电子专门档案概述一、电子专门档案相关概念 电子专门文档是指记录和反映各立档单位专业性活动的有意义的不可再分的最小记录单元 它可以是一份单独的电子文件，也可以是电子文件的一个相对独立的部分，如附件等第一节第一节 电子专门档案概述电子专门档案概述二、电子专门
2、档案概念含义 电子专门档案是指具有凭证、查考价值并归档保存的电子专门文件的集合体。它是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的归档文件类聚体，是各种专业活动的原始记录 电子专门资料概念的外延明显大于电子专门文件的外延，两者是包含和被包含的关系第二节第二节 电子专门档案的主要特征电子专门档案的主要特征 记录方式的特殊性 对设备和标准的依赖性 存储载体的非直读性 物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性第二节第二节 电子专门档案的主要特征电子专门档案的主要特征 记录信息与原始载体的可分离性 记录信息的共享性及安全
3、风险性 记录数据和信息的易更改性 非实体归档的可能性第三节第三节 电子专门档案的管理理论电子专门档案的管理理论一、电子记录生命周期理论 概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段在 形成阶段是指具体的电子文件在可靠的电子环境中产生的阶段 维护阶段是指对形成后的电子记录进行技术维护和保管的阶段第三节第三节 电子专门档案的管理理论电子专门档案的管理理论二、记录连续体理论 在数字环境中，我们所需要的档案思维应消除传统将“文件”与“档案”二分的管理制度，扬弃文件现行价值与历史价值对立的观点，也反对将组织内的文件管理与其他组织业务视为各自分离、互不相干的活动 记录的本质是多元复杂的，在不同时空环境中
4、，同一组记录可同时具备不同的功能、任务与价值 在数字环境中，所有与记录生产、使用、管理、保存有关的人员，均须整合在一个完整且可信任的记录保存体制下；在这种体制中，相关人员应体验并承担部分记录保存的责任，方能达成记录保存的使命第三节第三节 电子专门档案的管理理论电子专门档案的管理理论三、记录连续体图示 记录保存的目的、使命及其要对应的活动，则可由从个人层级到社会层级的四个构面依照一定的顺序加以解析 这四个构面是：记录生产、记录捕获、记录整理、记录聚合第四节第四节 电子专门记录的形成与整理电子专门记录的形成与整理一、电子专门文件的捕获 所谓捕获就是适时获取电子文件及其元数据的方法与过程 捕获是电子
5、记录管理系统的起始功能，主要包括：能捕获各种专业系统产生的、各种类型的专门文件及其元数据；能固化电子专门文件的内容，使之在被捕获之后保持不变能为电子专门文件建立唯一标识符能建立电子专门文件与分类方案、类目和案卷、其他文件以及元数据之间的关联 电子记录管理系统对电子专门文件的捕获方式应明确被捕获文件的类型、功能需求和相应的约束条件取值等第四节第四节 电子专门记录的形成与整理电子专门记录的形成与整理一、电子专门文件的捕获 电子记录管理系统的电子专门文件捕获功能捕获电子专门文件的功能捕获阶段的元数据管理功能第四节第四节 电子专门记录的形成与整理电子专门记录的形成与整理二、电子专门记录的登记 登记的内
6、容及要求所谓登记是指在电子记录进入电子记录管理系统、数字档案馆时，赋予其以唯一标识符的行为电子专门记录登记的目的是说明文件已经被证实捕获到了电子记录管理系统中登记包括在注册表中记录该文件简要的著录信息或关于文件的其他元数据，并分配给文件一个系统唯一的标识符。通过该标识，文件与它的元数据以及相关的其他文件链接起来，成为一个相互关联的整体只有文件构成要素完整和特定元数据完整的电子文件才能开始登记进程第四节第四节 电子专门记录的形成与整理电子专门记录的形成与整理二、电子专门记录的登记 电子记录管理系统的记录登记功能支持授权用户定义、修改各类标识符的表示方法，但修改应被记入审计跟踪日志；按照既定的唯一
7、标识符构成规则，自动赋予文件、文件的各个版本、文件的各种格式、组成文件的文档唯一标识符，并将其作为元数据与该文件一起保存能在专门文件重名时发出警告，并提醒用户重新命名登记的专门文件能归入合适的案卷支持不必重复保存一份专门文件就可以归入多个案卷或类可以在登记过程中自动提供便于文件的分类、归卷的支持允许授权用户在登记文件时创建新案卷，并将文件归入新案卷支持文档管理员定义、维护、删除、更改文件 文档之间的关联类型支持授权用户登记文件关联第四节第四节 电子专门记录的形成与整理电子专门记录的形成与整理二、电子专门记录的登记 电子专门记录移动和修改登记任何用户在捕获过程中和之后均不得修改电子文件的内容；除
8、非根据处置方案销毁、移交文件，否则任何用户在电子记录登记之后都不能删除文件允许复制已有电子文件的部分内容以形成新的独立的电子文件（摘录），并确保原始文件保持完整不变若原有文件被新文件替代，能支持替代状态，并创建指向替代文件的链接第四节第四节 电子专门记录的形成与整理电子专门记录的形成与整理二、电子专门记录的登记 电子专门记录的文件类型的定义和管理支持文档管理员定义、维护、修改不同的文件类型，并记入审计跟踪日志允许依据不同的文件类型（可能与不同元数据方案和管理设置挂钩）对文件采取相应的行动支持形成或捕获文件的用户使用缺省的文件类型无论电子文件存储是集中还是分散，系统都能对文件类型集中管理第四节第
9、四节 电子专门记录的形成与整理电子专门记录的形成与整理三、电子专门记录的整理 电子专门记录的分类 依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按类目对专门业务活动或者专门文件进行的系统标识和整理 分类的作用主要包括：提供单份专门文件之间的联系，通过单份专门文件的积累提供专业性活动的持续记录确保文件以长期一致的方式命名协助检索关于某项职能或活动的所有专门文件确定专门文件集合的安全保护措施和利用方法分配特定专门文件集合的用户利用许可或操作许可分配特定专门文件集合的管理职责；为相关活动分配文件集合依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按类目对电子专门记录进行系统标识和整理第四节第四节
10、电子专门记录的形成与整理电子专门记录的形成与整理三、电子专门记录的整理 建立和配置有效的分类方案 维护分类方案维护分类方案是指对类目进行增加、删除、合并、拆分、复制等具体维护行为 案卷管理 类和案卷元数据管理的要求第五节第五节 电子专门档案的收集与积累电子专门档案的收集与积累一、电子专门档案的收集和积累要求 不同类型电子专门档案的收集要求文本电子专门档案：收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；特别重要的文件，其历次修改稿都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别图像电子专门档案：如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式；如无法转换，则应将相关软件一起收
11、集图形电子专门档案：收集时应注明软硬件环境和各种相关数据动态影像专门档案：收集其压缩计算方法和相关软件，并注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件第五节第五节 电子专门档案的收集与积累电子专门档案的收集与积累一、电子专门档案的收集和积累要求 不同类型电子专门档案的收集要求声音专门档案：收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件多媒体专门档案：保证参数准确、数据完整，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件数据文件、元数据文件、计算机程序文件：应与电子专门档案一同收集第五节第五节 电子专门档案的收集与积累电子专门档案的收集与积累二、电子专门记录的归档 电子专门记录的立档
12、单位，可在归档过程中基于业务系统、电子记录管理系统完成电子专门记录及其元数据的清点、鉴定、登记、填写电子文件归档登记表等主要归档程序 清点、核实电子专门记录的种类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等 对电子专门记录的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100 档案部门应将清点、鉴定合格的电子专门记录及其元数据导入电子记录管理系统预归档库，自动采集电子专门记录结构元数据，通过计算机文件名建立电子专门记录与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为，登记归档电子专门记录。根据清点、鉴定结果，按批次或归档年度填写 电子文件归档登记表，完成电子专门记录的归档第五节第五节 电
13、子专门档案的收集与积累电子专门档案的收集与积累二、电子专门记录的归档 电子专门记录的归档时间：最迟不能超过电子文件形成后的第二年6月 电子专门记录的归档方式：逻辑归档和物理归档 电子专门记录有归档范围 电子专门记录有保管期限和保密等级 电子专门记录有归档格式要求 电子专门记录同样有元数据归档格式要求 电子专门记录要进行归档检测 电子专门记录根据不同方式有不同的归档要求第六节第六节 电子专门档案的整理电子专门档案的整理 电子专门档案的编目可按照DA/T 18-1999以及各专业主管部门给出的要求 电子专门档案的档号编制要求可按照DA/T 13-1994和专业主管部门的档案管理规范与标准 归档电子
14、专门档案的分类整理要求可参照国家及专业主管部门制定的推荐标准的要求第七节第七节 电子专门档案的鉴定和处置电子专门档案的鉴定和处置一、电子专门档案的鉴定 电子专门档案鉴定的主要内容包括：真实性检验 完整性检验 可用性检验 安全性检验 文件格式检验 编制保管期限表和划分保管期限第七节第七节 电子专门档案的鉴定和处置电子专门档案的鉴定和处置二、电子专门档案的处置 销毁鉴定和解密审查 转换和迁移 移交、续存和销毁第七节第七节 电子专门档案的鉴定和处置电子专门档案的鉴定和处置三、电子记录管理系统的鉴定和处置功能 良好的电子记录管理系统应具备一定的支持电子专门档案的鉴定功能 电子记录管理系统的处置功能要设
15、置的处置行为和行为触发条件功能，有移交、销毁和续存的操作支持第八节第八节电子专门档案的元数据管理、检索和利用电子专门档案的元数据管理、检索和利用一、电子专门档案的元数据管理 元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据 电子专门档案的元数据管理，就整体而言，应包括详细和准确的元数据元素及其定义的元数据内容标准、元数据方案管理和元数据过程管理等内容 电子专门档案元数据方案应对元数据格式从语义、结构和句法三个方面进行完整定义第八节第八节电子专门档案的元数据管理、检索和利用电子专门档案的元数据管理、检索和利用一、电子专门档案的元数据管理 语义是元数据方案中所有概念实体（或称元
16、素）的定义，是一个元数据方案的基本要素，也是元数据应用和元数据互操作的重要条件 电子专门档案的元数据集是由一系列的元素组成的，元素之间的相互关系形成了元数据的结构 元数据的结构类型主要包括平面型、树型和复杂型三种 国家档案局在制定我国的电子文件、电子档案管理元数据标准的实践中，将开放档案信息系统（OAIS）所提供的档案元数据设计参考模型作为重要参考依据第八节第八节电子专门档案的元数据管理、检索和利用电子专门档案的元数据管理、检索和利用二、电子专门档案的检索 检索是按照用户指定参数定位，利用和查看系统资源（包括类目、电子专门记录、电子专门文件、电子专门文档等实体及其元数据）的过程 电子记录管理系
17、统应设置相应的功能来支持电子专门档案的检索功能第八节第八节电子专门档案的元数据管理、检索和利用电子专门档案的元数据管理、检索和利用三、电子专门档案的利用 利用是指查找、使用或检索电子专门档案的权利、机会和方法 电子记录管理系统应设置相应的功能来支持电子专门档案的利用第九节第九节 电子专门档案的存储、统计电子专门档案的存储、统计一、电子专门档案的存储 存储的基本要求包括：应为电子专门档案及其元数据的安全存储配置与电子记录管理系统相适应的在线存储设备电子记录管理系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子专门档案及其组件，并在元数据中自动记录电子专门档
18、案在线存储路径。在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置 电子专门档案的存储技术主要有在线存储、离线存储及近线存储等 电子专门档案的复制是指在同种类型的载体上制作完全相同的电子专门档案的副本，可根据电子专门档案的实际需要，采用转换、迁移与仿真等技术来实现第九节第九节 电子专门档案的存储、统计电子专门档案的存储、统计一、电子专门档案的存储 电子记录管理系统应考虑到存储介质和设备、存储格式及存储管理等方面的需求 储电子专门档案的介质的理化性质应符合电子文件归档和管理规范磁性载体档案管理与保护规范等的要求 存储格式要有统一的一般要求 电子记录管理系统应支持将电子文件及
19、其元数据一起保存在电子记录管理系统中，并负责维护它们的关联；制定适当的存储规划以保证系统升级后电子专门档案的可用性与完整性；并保证在系统升级、文件迁移或转换、介质更新时没有数据丢失或损坏第九节第九节 电子专门档案的存储、统计电子专门档案的存储、统计二、电子专门档案统计 电子记录管理系统应有效地满足统计表的功能需求统计表功能是指提供有关电子专门档案管理的各种统计信息和描述分析报告 要确定和选择统计指标 及时制作和捕获相应的统计模板第十节第十节电子专门档案的保管、移交和安全管理电子专门档案的保管、移交和安全管理一、电子专门档案的保管 电子专门档案的保管应符合国家档案局 磁性载体档案管理与保护规范的
20、要求，采用专门的保护设备和保护技术措施 存储电子专门档案的载体应做防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在1720，相对湿度控制在35 45 重要的电子专门档案必须备份三套，异库异地保管第十节第十节电子专门档案的保管、移交和安全管理电子专门档案的保管、移交和安全管理二、电子专门档案的移交 各立档单位应适时将形成时间已满年的（有特殊规定的除外）、属永久保管的电子专门档案移交至同级国家综合档案馆或专业档案馆（室）进行集中保管 电子专门档案的移交与接收，可采用在线与
21、离线两种方式进行，各形成单位可根据实际情况选择确定移交与接收的方式 形成单位在移交电子专门档案之前，应进行审核、检验 国家综合档案馆或专业档案馆（室）在接收电子专门档案时，应核实电子专门档案真实性、完整性、有效性的检验记录及审核手续、验收检验项目 验收合格后，完成电子档案移交、接收检验登记表的填写、签字、盖章环节第十节第十节电子专门档案的保管、移交和安全管理电子专门档案的保管、移交和安全管理三、电子专门档案的安全管理 电子专门档案的跟踪审计跟踪是指捕获（撷取）、记录和维护电子记录管理系统、数字档案馆系统运转信息或电子专门档案运转和利用信息的过程审计是利用跟踪过程中形成的信息检查电子专门档案状态
22、的活动跟踪审计是对电子记录管理系统重要行为的记录，包括系统管理员、用户、系统自身的行为 电子专门档案的权限管理与备份权限是指根据操作者身份所确定的职能、权利等，用于保证对电子专门档案的合法操作备份是指将电子专门档案或电子记录管理系统的全部或部分复制或转换到存储载体或独立的系统上本章思考题本章思考题 电子专门档案的概念是什么？电子专门档案的主要特点有哪些？记录连续体理论的主要思想内容是什么？电子专门记录的捕获要求是什么？电子专门记录的整理内容和系统功能要求是什么？电子专门档案的收集和积累要求是什么？电子专门档案的元数据管理要求是什么？电子专门档案的存储类型和要求是什么？电子专门档案的鉴定和处置内容及要求是什么？如何开展电子专门档案的检索和利用工作？
