1、THE BOSTON CONSULTING GROUP江西移动通信有限公司组织和流程优化咨询项目项目管理中的挑战 与核心项目组的讨论2003年11月3日-1-Core Team Discussion(FJ)I议程 项目管理方法的综述 项目小组的形成小组和队员的评估组织和流程优化项目实施的关键成功因素-2-Core Team Discussion(FJ)I需要留意的一些有关项目管理的曲解只要有一个计划就可以避免意外枝节的发生（但很多项目工作不可能长时间等待计划的完善）需要有更完整的目标/需求定义文件（通常导致大量过多的文件）项目应完全模块化模块越小越有利于实施工作安排（但过细的模块化将导致资源分
2、化）在开发前就固化所有细节（但实际上,有可能需要在项目过程中逐步完善）项目所有功能可以一蹴而就（实际上阶段化的进展反而可以加快速度）完全掌握内部控制、现状汇报和完善的流程可以改善项目质量（而忽略了对项目组的授权与激励）正式的高级管理层汇报可以激励项目组（但应控制在主要里程碑上）更多的关注技术细节（而忽略了关注市场变化）能够快速开发就足够了（而忽略了开发决策所需时间）-3-Core Team Discussion(FJ)I项目管理要素为保障实施计划的成功，必须遵循一套良好的项目管理体系，包括规范化的沟通、决策和阶段化的流程项目流程应该清晰、简单、短小精干项目流程需要模块化、阶段化，以提高管理效率
3、具备完善的项目管理组织，权责利明确具备明确的、规范化的项目组汇报、管理和决策机制组织提供充分的辅助支持功能-4-Core Team Discussion(FJ)I项目小组往往需要进行规划管理和跟踪管理等工作规划管理整体项目-时间表-里程碑-关键路径-资源需求（人财物）跟踪管理每个项目模块/阶段的投入与产出-已知信息、资料-主要行动步骤-输出成果、文件-参与人员-负责人-决策层简化工作流程和信息流、并行化工作、减少等候时间、做好前期准备工作可以利用项目管理软件，例如Microsoft Project协助管理项目-5-Core Team Discussion(FJ)I项目规划.112关键行动步骤工
4、作安排子项目时间表12312._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._._._ ._23._._ ._._._ ._._._ ._行动步骤项目实施应划分为易于管理的子模块示例-6-Core Team Discussion(FJ)I向管理委员会提交的汇报文件模版项目进度报告人力资源投入资金投入项目问题分析（按项目分列）问题一 问题描述 根本原因 解决方法/下一步行动 所需决策问题二 问题描述 根本原因 解决方法/下一步行动 所需决策问题三 问题描述 根本原因 解决方法/下一步行动 所需决策项目时间安排进度表1234567项目一
5、项目二 模块一 模块二项目二 模块一 模块二。里程碑资金投入项目一项目二项目三项目名称项目一项目二 模块一 模块二项目三 模块一 模块二实际投入150人天60人天40人天20人天100人天30人天50人天计划投入100人天50人天30人天20人天100人天50人天50人天误差50人天10人天10人天-20人天-实际计划-7-Core Team Discussion(FJ)I向管理委员会提交的项目问题分析报告模版标准的汇报模版有助于管理委员会了解问题及作出决策问题描述项目一 项目延误项目二 项目延误项目三 部分功能暂缺。根本原因 技术问题需要增加开发力度 因集成商出现财政困难需更换伙伴 系统集成
6、商延误。解决方法/下一步行动与相关部门协调增调开发人手，或延迟产品推出期限需额外资金投入以购买较昂贵的替代产品首先推出部分功能，或延迟产品推出期限以等待完善功能。所需决策在潜在解决方案中选择其一是否增加资金投入额度应否按期推出不具备所有功能的产品。-8-Core Team Discussion(FJ)I议程 项目管理方法的综述 项目小组的形成小组和队员的评估组织和流程优化项目实施的关键成功因素-9-Core Team Discussion(FJ)I有效的项目小组可以从两个方面去考量低高团队合作(行为的效率)项目方向(工作的效率)The degree to which individual an
7、d team goals are clearly defined and understood清晰不清晰项目小组的合力作用没有充分体现高效的团队低效率的团队没有侧重的小组The degree to which team members skills,experience and perspectives are optimised within the team-10-Core Team Discussion(FJ)I高效的项目小组有一些共同的特点项目方向明确和现实的项目目标切实的项目计划清晰定义角色和职责有效地利用资源审慎地判断优先阶段性的回顾团队合作有责任心并受尊重的项目领导开发的沟通合作
8、和信任每一个人的相互支持互补的能力有效解决问题和冲突的流程和方法有效的项目领导需要掌握对项目方向的把握和对队员持开放态度的良好平衡Source:BCG analysis-11-Core Team Discussion(FJ)I高效率的项目实施需要有三个方面的领导才能工作工作团队团队个人个人Source:John Adain,Effective Teamwork建立和维护团队建立和维护团队发展和激励个人发展和激励个人明确具体工作明确具体工作项目方向团队合作实际上,每一个成员都需要关注这三个方面-12-Core Team Discussion(FJ)I项目小组的士气和信心可能在整个进程中有所波动比
9、较典型的阶段XXX小组的士气/信心团队建设的工作:启动维护结束危险地带项目领导者一个很重要的工作是尽可能避免和减低士气的下落实际上队员的整体士气管理层的期望项目进程-13-Core Team Discussion(FJ)I议程 项目管理方法的综述 项目小组的形成小组和队员的评估组织和流程优化项目实施的关键成功因素-14-Core Team Discussion(FJ)I监测和管理项目小组表现的几个主要方法 在项目进程中可以通过几种方式监测和管理小组的表现阶段性的项目小组回顾向所有项目队员询问小组的表现和效率对个人表现的评估反馈和个人的指导等 对项目小组表现和效率的关注可以帮助提高队员的士气和积
10、极性提早发现问题避免问题扩大减少/避免士气的跌落和起伏-15-Core Team Discussion(FJ)I项目小组效率的问卷你是否同意以下对项目小组的描述你是否同意以下对项目小组的描述:描述1.项目的目标已经非常清晰2.我对于我们项目小组能够按时完成任务充满信心3.我对我自己应该产出那些成果非常了解4.我明确知道我的工作模块如何与其他同事结合5.所有的队员都对本项目非常投入6.所有的队员都对项目作出了积极的贡献7.队员之间有充分的信任8.队员的个人能力得到了充分的发挥9.Team members listen carefully to others ideas10.Information
11、 is shared willingly amongst team members11.Important issues are rigorously debated12.Innovative thinking is encouraged13.This team takes time to explore differences of opinion openly before making decisions14.There is a high degree of cooperation and support between team members15.Motivation within
12、 the team is high16.Morale within the team is high17.This team is making good progress towards achieving project objectives18.I have a strong belief in the value this team will create for this companyStrongly StronglyAgree Disagree 54321543215432154321543215432154321543215432154321543215432154321543
13、2154321543215432154321-16-Core Team Discussion(FJ)I1.项目的目标已经非常清晰2.我对于项目小组能够按时完成任务充满信心3.我对我自己应该产出那些成果非常了解4.我明确知道我的工作模块如何与其他同事结合5.所有的队员都对本项目非常投入6.所有的队员都对项目作出了积极的贡献7.队员之间有充分的信任Drilling Team Average Score1这样的项目小组反馈可能提早预见问题StatementsDatabase Upper QuartileScore1(1)5=Strongly agree1=Strongly disagree3.82.
14、33.72.73.02.53.14.14.54.34.04.34.54.5ILLUSTRATIVE对项目进展对项目进展时间上有疑问时间上有疑问有些队员投入不够有些队员投入不够对其他队员工作对其他队员工作不甚了解不甚了解缺乏信任感缺乏信任感-17-Core Team Discussion(FJ)I队员的个人评估(I)Relative Ranking to Others at Same Seniority1=Outstanding3=Meets expectations4=Below expectations2=Above expectations5=PoorNote:3=Norm.Ratings
15、 other than 3 should be explained,X=N/AEvaluation of:_Job Description:_Project Name:_Department:_Date of Appraisal:_Project Sponsor:_Project Leader:_Period Assignment:From _To _Time Commitment(%):_Hours on this project:_Project Description:Description of Role:Summary EvaluationAreas of StrengthAreas
16、 for ImprovementOverall Assessment of PerformanceSpecial Circumstances(eg Project outcome,clarity of objective,degree of management required,special situations,etc)that should be consideredA condensed version of this review could be used with project teamsEXAMPLE-18-Core Team Discussion(FJ)I1.解决问题的能
17、力Commentsa.Analytical,technical skills(quality,rigour,accuracy,documentation)b.Resourceful,tenacious,exhaustivec.Findings appropriately supported by analysesd.Innovative,creative,conceptuale.Develop persuasive insights on how the business works/could work2.实际性和效率a.Ability to structure work and outpu
18、t;logicb.Timeliness,reliabilityc.Business judgement,common sensed.Ability to reach the so what and translate into action3.沟通能力a.Concise wording and slide designb.Logical structure/clear storyline and conclusionsc.Participation in team dialogue:articulate,cogent,succinctd.Listening skillse.Presence,c
19、harisma and sparkf.Presented well and clearlyg.Able to interact with senior management4.建立关系和协调能力a.Gained respect/built lasting relationshipsb.Worked in understanding,empathetic stylec.Advocate for change,persuasivenessd.Managed team members and team process effectivelyx12345Overall Score _xOverall
20、Score _xOverall Score _xOverall Score _队员的个人评估(II)EXAMPLE123451234512345-19-Core Team Discussion(FJ)I5.对团队的贡献 Commentsa.Effective use of company resourcesb.Asks for help when neededc.Keeps team aware of progress and findingsd.Demonstrated motivation,initiative,enthusiasme.Active interest/contributes
21、 ideas beyond own module6.对公司的投入a.Integrity/honesty/generates trustb.Treats people with respectc.Receptive/responsive to feedbackd.Team player:reaches out/encourages people to give their beste.Helps disseminate knowledge/contributes to company intellectual capitalOverall Score _Overall Score _Overal
22、l Project Rating(please tick box)1=Outstanding performance.Many areas of strength and no core weaknesses sighted2 =Performance well above expectations for someone of this tenure3=Meets expectations.Performance strong along a number of dimensions,some weaknesses.Exactly what I would expect from someo
23、ne of this tenure4=Did not meet expectations;performance weak in one or more areas of core skills5=Very poor performancePlease give three suggestions for how and where this person should be asking the next project leader for helpTeam member comments(if any)regarding this evaluationUpward feedback di
24、scussion taken place(Please see guidelines attached)Date and initials_Signed:Team Member:_Project Leader:_ Project sponsor:_队员的个人评估(III)EXAMPLEx12345x12345-20-Core Team Discussion(FJ)I建设性的反馈可以提高员工的效率,并促进能力的提升Benefits Of FeedbackBuilds morale levels within the teamIdentifies and acknowledges a person
25、s skills,contributions etcAffirming FeedbackReinforces desirable or effective behavioursDevelopmental FeedbackAssists people to understand opportunities for developmentIdentifies specific areas in need of developmentPrevents a problem from being repeatedClears up misunderstandingsPrevents small issu
26、es between individuals from becoming unmanageableSource:Garnett Consulting-21-Core Team Discussion(FJ)I议程 项目管理方法的综述 项目小组的形成小组和队员的评估组织和流程优化项目实施的关键成功因素-22-Core Team Discussion(FJ)I这样的一次根本性的改革可以分为五个阶段每个阶段有着不同的挑战准备期以及坚定执行期的艰巨性尤其不可小视关键问题潜在危险改革能带来什么好处？应该如何改革？计划能否实现？如何参与其中？核心推进层行动迅速而下层没有跟上 认为计划定好，任务分配完毕就大功
27、告成 认为上下达成了一致的理解而事实不然 管理层对改革关注减弱领导坚定与否？简单的行动结束后，下面的行动都很艰巨 没有达到预期效果 改革热情消退后抱怨增多，不满情绪爆发 对领导层是否仍然坚定改革失去信心是否达到目的？认为改革从此结束，而没有认识到后续工作的重要性 认为新的运营模式从此一成不变 推行改革实施坚定执行改革明确改革必要性 为改革作出准备取得改革成果 认为改革可有可无 对自身和领导层对改革的决心没有把握 认为可以一蹴而就地开始行动 没有清晰的行动范围、目的以及计划 没有上下一心的改革认同感-管理层与员工的认识有误差-管理层高估员工行动能力改革实施最为艰巨的阶段-23-Core Team
28、 Discussion(FJ)I成功地应对改革的挑战需要把握六个关键因素明确令人信服的行动目标建立强有力的领导层进行严格的项目管理推动利害关系者的支持补充能力与文化上的差距调整企业基础设施 推行改革实施坚定执行改革明确改革的必要性 为改革作出准备取得改革成果-24-Core Team Discussion(FJ)I 最高领导层积极地寻求具利害关系者和员工的支持 支持管理层和员工、具利害关系者的沟通 收集和分析以下的监测资料：-沟通的有效性-员工、管理层和具利害关系者对改革的决心和准备六个关键成功因素有着各自的内涵.明确令人信服的行动目标 最高领导层对新的营运模式作出决策-对新的战略和实施方案-
29、对需要配备的资源(人,财,物)的承诺和支持-对高层次的时间表达成一致-协助制定行动目标建立强有力的领导层 总经理和最高领导层展示对改革的决心和支持 委任地位显著且富经验的经理执行改革方案 对管理层提供适当的培训以确保项目的顺利推行进行严格的项目管理 提供充分的资源推行改革方案 委派富经验的员工执行计划 协助挑选适合的员工推行项目 提供适当的项目培训 制定详细的项目计划 制定监管机制以确保项目按时完成推动利害关系者和员工的支持补充能力与文化上的差距 管理层可以：-制定员工调职的安排和政策-协助改造新的企业文化-带领企业改造文化-为员工树立榜样-安排员工进行调职-提供所需的人力资源以缩减企业能力上
30、的差距调整企业基础设施 委派人员调整预算流程 贯彻推行新的绩效考核指标 调整人力资源政策和管理程序 调整必要的计费、IT等系统等以支持新的战略和营运模式-25-Core Team Discussion(FJ)I.需要在每个阶段的大量工作明确改革的必要性为改革作出准备 推行改革实施坚定执行改革取得改革成果建立强有力的领导层进行严格的项目管理推动利害关系者的支持补充能力与文化上的差距调整企业基础设施明确令人信服的行动目标 对于改革的必要性达成一致 管理层制定新目标并达到共识 任命改革推进核心管理层 制定项目规划 制定项目工作计划 举办项目组启动会议 为项目组成员提供培训(1)推行及监管 评估项目的
31、成效 制定有针对性的攻坚方案 评估目标听众群对沟通的需要 制定促进双方沟通的计划 实施促进沟通的方案 评估效用并解决相应的沟通问题 人事任命的程序和政策设计 制定企业能力和企业文化差距弥补战略 评估现有绩效指标与预算流程是否与新方案匹配 确认对计费、IT等支持系统的可能需求，评估可行方案 制定新的绩效指标与预算流程 制定详细支持系统推行战略并且推行方案实施(1)全面铺开人事变动 实行企业能力和文化差距弥补战略(1)找出关键的员工/具利害关系者(1)持续进行的措施-26-Core Team Discussion(FJ)I高层领导的支持和改革推行项目组的成立可最大程度保证对六个关键成功因素的把握对
32、江西移动相关挑战的要求建立强有力的领导层进行严格的项目管理推动利害关系者的支持补充能力与文化上的差距调整企业基础设施明确令人信服的行动目标高级领导层支持改革方案而且具有富有经验的中层管理层本次改革实施方案可能对多个部门有不少新动作,对于项目管理以及推进人员带来挑战由于牵涉组织机构和流程的特色,需要包括省公司的各部门,和相应的地市管理层,推动各个层次支持是成败关键由于新的工作模式对能力的要求，尤其是人力资源的要求非常高，只有不断的弥补企业能力的不足才能将本次改革的目的最终实现预算流程、绩效指标以及必要的计费、IT系统是确保新组织机构正常运作的基础高级管理层对改革的必要性以及改革方向基本达成共识关
33、键成功因素高级管理层的决策和支持成立流程实施项目组挑战较大的因素-27-Core Team Discussion(FJ)I“项目组”能够有力地应对改革中的挑战主要挑战“项目组”怎样应对它们 组建专门项目组，致力于准备实施的变革，并关注市场和竞争所产生的变化-项目组一般由具有相关经验的资深管理人员组成 从整体上看待项目发展方向以及满足需要的能力 客观评估任务执行情况确保彻底完成任务 集中协调-沟通正在进行的变革-对总工作计划和详细的项目组工作计划进行修订，以反映正进行的变革-监督以确保项目组适应新的过程变革过程的顺利实施 克服组织惰性-找出项目推行的障碍和清除潜在的障碍-争取具利害关系者和员工支持改革方案-建立成功改革所需的能力打破壁垒-28-Core Team Discussion(FJ)I“项目组”需要进行大量的实施工作实 施 任 务描 述 制定运行实施的总计划-确定主要的任务/活动/责任-勾画实施途径-分配资源 决策时与各方面协调/接触 监督日常的实施工作 作为沟通中心-员工和最高管理层的沟通纽带-筹备和主持各层面的会议-负责对高层管理的进度汇报 协调和组织必须的培训工作 监督实施进程是否符合总计划/阶段目标-职能部门-其它各方面 负责绩效控制-发现并帮助解决问题运行的指挥、计划与协调沟通与培训监督/控制
