1、第三章第三章 档案的收集档案的收集第三章 档案的收集内容提要本章重点讲四个方面的内容:第一节 档案收集工作概述。第二节 档案馆(室)藏建设。第三节 档案室的收集工作。第四节 档案馆的收集工作。第一节档案收集工作概述一、档案收集工作的内容二、档案收集工作的意义三、档案收集工作的基本要求四、档案收集工作的特点一、档案收集工作的内容档案的收集是接收、征集档案和有关文献的活动。具体讲,就是按照党和国家的规定,通过例行的接收制度和专门的征集办法,将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案,有组织、有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆,实现档案的统一领导和分级管理。一、档案收集
2、工作的内容档案收集工作的内容主要包括以下三个方面:(1)机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收。(2)档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收。(3)对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。一、档案收集工作的内容档案收集工作不是一项简单的事务性工作,而是一项政策性、业务性很强的工作。这是因为:一方面,档案收集工作具有明显的选择性。文件转化为档案是有条件的,在档案收集工作中必须严格把握这些条件,在归档和接收过程中认真筛选。档案选择是按照档案馆(室)藏范围的设计合理并全面进行的。另一方面,档案收集工作受档案形成者档案意识
3、水平、价值观以及档案馆(室)保管条件等多种因素的制约,需要综合研究、统筹规划,提高档案收集工作的质量。二、档案收集工作的意义档案收集工作是档案业务管理工作的第一个工作环节,是档案馆(室)工作的起点,是档案馆(室)取得和积累档案的一种手段,在档案管理工作中处于特殊的地位。做好收集工作对整个档案工作有着重要的意义。二、档案收集工作的意义(一一)收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段档案馆(室)的收藏是一定地区、部门在政治、经济、科学和文化教育等方面情况的综合反映。二、档案收集工作的意义(二二)收集工作是储存档收集工作是储存档案信息资源的重要途案信息
4、资源的重要途径径档案是重要的信息资源,它记录着人类社会实践过程中无数有用的事实、数据、理论方法、科学构思,记录着成功和失败的经验教训,人们可以从档案信息中了解和探索未来,可以继承过去的科技成果,发展现代科学技术,可以开拓人们的思路,解决各种疑难问题。二、档案收集工作的意义(三三)收集工作为开展档案馆收集工作为开展档案馆(室室)各项工作各项工作,加强档案馆加强档案馆(室室)建设奠定物质基础建设奠定物质基础(四四)收集工作促进档案学理论发展收集工作促进档案学理论发展,推动档案工作现代化的推动档案工作现代化的实现实现档案馆(室)作为党和国家保存档案的重要基地,也是发展档案学理论的重要源泉。三、档案收
5、集工作的基本要求(一)及时、全面地把档案收集进馆(室)(二)加强馆(室)档案来源的调查研究与指导工作(三)推行入馆(室)档案的标准化(四)保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性四、档案收集工作的特点(一一)预见性与计划性预见性与计划性档案文件作为人类各种社会活动的伴生物,其产生和形成具有明显的分散性特点,所以必须在调查研究的基础上,科学地分析和预测其形成、使用、管理的规律和特点,才能做好档案的收集工作。此外,档案收藏部门还应坚持历史方法的原则,全面地了解和掌握本档案馆(室)主要档案用户的利用动向、特点和规律,使收集来的档案文献符合档案用户当前的和长远的利用需要。四、档案收集工作的特点(二二)
6、针对性与及时性针对性与及时性档案收集工作,必须根据各级各类档案馆(室)的收集档案的范围来进行,不能违反国家规定,擅自收集不属于本馆(室)收集工作范围的档案,以保证收集工作能够有目的、有重点地进行。档案收集工作还具有及时性的特点。它要求档案人员必须具有明确的时间意识,将应当接收或征集的档案及时收集进馆(室)。档案部门应当尽最大的努力,避免拖延迟误,在掌握有关信息线索的前提下,采取相应的方式,尽快将档案收集起来。四、档案收集工作的特点(三三)系统性与完整性系统性与完整性档案收集工作的系统性,从横的方面来讲,就是收集来的档案在种类、内容方面应当齐全完整,同一项社会活动的档案应当是一个有机的整体。从纵
7、的方面说,要保证收集来的档案能够历史地反映出一个地区、一个部门、一个系统、一个专业、一个单位的历史脉络。此外,在收集档案时,应充分考虑到档案的科学文化价值及其在当前的工作、生产、科研活动中所能起到的积极作用。这样才能使档案室真正成为机关、单位的参谋与咨询部门,使档案馆成为社会各方面开发利用档案史料的中心。第二节档案馆(室)藏建设一、丰富馆(室)藏的重要性二、优化档案馆(室)藏的意义三、优化档案馆(室)藏的主要原则四、优化档案馆(室)藏的标准五、优化档案馆(室)藏的指导思想六、正确处理改善馆藏结构的诸种关系七、馆藏结构的基本成分一、丰富馆(室)藏的重要性我国的现代化建设蓬勃发展,各部门、各单位要
8、求档案馆(室)提供大量、系统、广泛的档案信息。但是,目前档案馆(室)藏内容单一,数量不多,种类不齐全,时间跨度短,难以适应新形势、新任务的要求。因此,丰富馆(室)藏是档案馆(室)工作的一项重要工作。造成馆(室)藏不丰富的原因,主要是长期以来对于档案馆(室)的性质、任务和职能缺乏全面、正确的认识,致使一些档案馆(室)单纯注意为政治斗争服务,忽视了为经济建设、科学研究及其他各项工作服务;仅仅注意为党、政领导机关服务,忽视了为业务部门和基层单位服务。档案馆(室)要适应社会发展需要,就必须扩大接收范围,改善馆(室)藏结构,丰富馆(室)藏。只有把各级各类部门的各种类型、各个历史时期的档案都收集进馆,实行
9、科学管理,才能把档案馆(室)建成永久保存档案的基地。只有积累丰富的档案资料,档案馆(室)才具备为社会服务的物质基础,真正成为科学研究和各方面利用档案史料的中心,担负起维护历史真实面貌的重任,在社会主义现代化建设中,发挥出巨大作用。二、优化档案馆(室)藏的意义(一)优化馆(室)藏是完善馆(室)藏建设的一个重要方面(二)优化馆(室)藏也是解决目前档案收集工作中存在问题的一项重要措施(三)优化馆(室)藏亦是提高案卷质量的一种必要手段(四)优化馆藏可以使库藏的结构具有一定的层次性,全面反映出社会生活的各个方面的情况三、优化档案馆(室)藏的主要原则(一一)完整性原则完整性原则 1.档案文件个体的完整2.
10、同案档案文件的齐全完整3.档案全宗的文件要齐全完整4.档案馆(室)接收范围内档案文件的齐全完整三、优化档案馆(室)藏的主要原则(二二)系统性原则系统性原则1.保管单位内文件的系统性2.全宗内档案文件的系统性3.使库藏档案的系统性同社会利用需求之间的系统性基本一致三、优化档案馆(室)藏的主要原则(三三)实践性原则实践性原则这是指馆(室)藏必须符合档案利用实践的客观需要和历史需要,要求档案馆(室)在选择接收和组织库藏档案文件时,要从社会的档案利用实际出发,使馆(室)藏建设工作减少主观性与盲目性,并具有坚实的实践基础。档案馆或档案室的库藏档案满足档案用户利用需要的程度,是衡量档案收藏单位工作质量的一
11、个重要标志。在馆(室)藏建设方面,坚持实践性原则,有助于克服传统的“重藏轻用”的旧观念。提高库藏档案的整体质量,充分实现档案文件的积极作用。三、优化档案馆(室)藏的主要原则(四四)价值性原则价值性原则档案馆(室)应当充分利用社会所能给我们提供的人、财、物条件,将具有保存价值的档案文件收集入馆。档案收藏单位在接收或征集档案时,应认真地开展档案保存价值的鉴定分析工作和档案质量的鉴别核查工作,以保证入藏档案文件的质量。对已进馆的档案文件,也要定期进行鉴定或鉴别活动,“去粗取精”,及时剔除失去保存价值的文件,使库藏的档案文件保持最佳的价值形态。三、优化档案馆(室)藏的主要原则(五五)特色性原则特色性原
12、则这是指每个档案馆的库藏档案与资料,均应具有相应的地方特色、文化特色,人物特色、历史事件特色、时代特色、民族特色等。四、优化档案馆(室)藏的标准(一一)内容标准内容标准这是检验馆(室)藏质量高低的最基本的标准。馆(室)藏档案内容贫乏,不能给档案用户提供充分的档案信息服务,这样的档案馆(室)藏就谈不上“优化”。就综合性档案馆而言,它的库藏档案内容,从宏观上讲,应当为研究有关地区的社会政治、经济、文化等各个领域的活动,提供较全面的史料;从微观上讲,应当为档案用户提供有关历史事件、历史过程、历史人物的翔实材料。一个档案馆只有馆藏内容丰富,才能为档案用户提供其所需的档案信息,才能使库藏的档案与资料在功
13、能方面互相补充,发挥更大的作用,创造更多的经济效益和社会效益。四、优化档案馆(室)藏的标准(二二)结构标准结构标准结构合理的馆藏一般具有如下特征:1.各种门类与载体的档案文件,在数量上应保持一定的比例关系2.档案与资料之间的比例不能失调3.馆藏档案应有一定的时间跨度,以便客观地反映本地区各个时期的历史面貌四、优化档案馆(室)藏的标准(三三)层次标准层次标准馆藏档案应当具有一定的层次与顺序,这也是馆藏优化的一个重要标准。以综合性档案馆为例,其库藏档案要在立档单位的级别、所属历史时期、内容属性等方面,呈现出层次多维的特点。四、优化档案馆(室)藏的标准(四四)类型标准类型标准优化的馆藏,其库藏档案的
14、类型应当具有多样性的特征。以综合性档案馆为例,其收藏档案的门类、形成单位、载体形态等,均应具有多样性。就库藏档案的门类而言,应当包括文书档案、科技档案,专业(专门)档案,以及照片档案、影片档案、录音档案、录像档案、机读档案等多种类型的档案文件。就库藏档案的形成单位而言,应当包括机关、组织、团体、企事业单位的档案和有关著名人物档案等。就库藏档案的载体形态而言,应当包括纸质档案、胶质档案(如胶片、照片、胶卷等)、磁介质档案及光介质档案(如光盘档案等)。五、优化档案馆(室)藏的指导思想(一)反映和维护一定范围内的历史真实面貌(二)适应利用需求(三)力求质量与数量的统一六、正确处理改善馆藏结构的诸种关
15、系(一一)档案馆与档案室在馆藏建设方面的衔接与互利关系档案馆与档案室在馆藏建设方面的衔接与互利关系(二二)处理好综合与特色的关系处理好综合与特色的关系,地方档案馆应突出地方的特色地方档案馆应突出地方的特色(三三)处理好深度与广度的关系处理好深度与广度的关系1.广度：是指档案接收的范围要广泛,要扩大接收范围。2.深度：深度是指接收档案内容要深化,除接收内容上具有综合性、指导性、政策性等能反映国家或地区概貌的档案外,还应特别重视收集一些典型性、经验性、地方性的能具体说明在党的领导下社会性质发生的深刻变革和人民群众生产、工作和生活发生根本变化的档案材料,以及一些反映重要活动、重大事件来龙去脉的档案材
16、料。(四四)处理好档案与资料的关系处理好档案与资料的关系,重视、收集与保存和档案有关的重视、收集与保存和档案有关的资料资料七、馆藏结构的基本成分第三节档案室的收集工作一、建立归档制度的必要性二、建立机关文件归档制度的一般要求三、归档制度的内容四、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用一、建立归档制度的必要性归档是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。在我国“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度。文书立卷归档是文书部门的任务,它是文书工作的终结,又是档案工作的起点。二、建立机关文件归档制度的一般要求(一)归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求(二)归档制度的制定必须符合本机关的工作
17、、生产、科研活动的实际,体现本机关的文件材料的形成特点和规律(三)制定的归档制度,应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一性(四)完善归档制度的内容三、归档制度的内容归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档文件的质量要求、归档手续等内容。(一一)归档范围归档范围1.上级机关的文件材料2.本机关的文件材料3.同级机关和非隶属机关的文件4.下级机关的文件材料三、归档制度的内容(二二)归档时间归档时间归档时间,是指文书(文件)处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。三、归档制度的内容(三三)归档文件的质量要求归档文件的质量要求根据有关文件的规定,机关档案室一般情况下不接收未经系
18、统整理的零散文件材料。归档案卷的质量要求是遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。三、归档制度的内容(四四)归档手续归档手续四、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用(一一)机关档案室对形成文件的作用机关档案室对形成文件的作用为了保证归档文件的完整齐全,便于保存和利用,机关档案工作者不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集齐全,而且还应关心文件的形成和办理活动中的相关情况。(二二)档案室对归档工作的业务指导服务档案室对归档工作的业务指导服务为了保证归档文件的齐全完整,便于日后提供利用,档案室的工作人员不仅要通过归档工作把已经形成的文件收集齐全,而且要关心
19、机关文件的形成与办理情况。四、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用(三三)指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作文件立卷及归档工作是机关文件管理工作和档案工作的“交汇处”,是这两种工作活动交接的一个环节。(四四)非常规性和随机性的文件收集工作非常规性和随机性的文件收集工作(五五)对散失文件的补充收集对散失文件的补充收集(六六)对档案收集工作的对档案收集工作的宣传宣传四、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用(七七)文件的平时收集文件的平时收集工作工作1.零散文件的收集2.“账外”文件的收集3.专门文件的收集(八八)基层单位档案的收集基层单位档
20、案的收集第四节档案馆的收集工作一、馆藏档案的补充源二、接收档案的范围三、档案馆对现行机关档案的接收四、档案馆对二、三级单位形成档案的接收五、档案馆对撤销机关档案的接收六、档案馆对历史档案的征集与接收一、馆藏档案的补充源档案馆的馆藏档案主要来自以下四个档案源:(一一)现行机关档案源现行机关档案源这种档案源就是指现在正在进行工作活动的机关、企业、事业单位及其他社会组织。(二二)撤销机关档案源撤销机关档案源撤销机关是指中华人民共和国成立前后,由于政权变更、体制改革、行政区划调整等原因而被撤销合并的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织。(三三)组织和个人保存的散失档案组织和个人保存的散失档案这种档
21、案源即收藏有革命政权档案、历代王朝和民国档案的机关、组织或个人。(四四)档案馆之间交接的档案档案馆之间交接的档案一方面,由于行政区划变更和档案馆布局的变化等因素的影响,使有关档案馆的档案收藏范围发生变化,因而产生某档案馆接收其他档案馆的档案的情况。另一方面,由于各国文化交流活动的开展,我们通过交换或购买等方式,将一些收藏在外国档案馆中的我国历史档案(包括其复制品)收集起来,丰富有关档案馆的馆藏。二、接收档案的范围按照档案馆工作通则和各级国家档案馆收集档案范围的规定的文件精神,档案馆接收的范围是:(1)本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案,省辖市(州、盟)和县级档案馆同时接收长期保
22、存的档案。(2)属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案。(3)属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。三、档案馆对现行机关档案的接收(一一)接收档案的要求接收档案的要求 1.完整性2.真实性3.地方性4.坚持质量验收5.清点核对(二二)接收档案的时间期限接收档案的时间期限档案馆接收现行机关保管期满的档案时,有逐年接收和分段接收两种办法。逐年接收,就是每年对现行机关保管期满的档案接收一次;分段接收,就是要隔一定时期(如3年、5年)对现行机关保管期满的档案接收一次。一般采用后一种办法为宜。三、档案馆对现行机关档案的接收(三三)接收前的准备工作接收前的准备工作准备工作的主要内容有两方面:一方
23、面是确切掌握被接收档案的情况,另一方面,档案馆还要做好馆内的各项物质准备,安排人力、物力和时间,以确保接收工作的顺利进行。四、档案馆对二、三级单位形成档案的接收根据国家档案局1986年2月7日发布的各级档案馆收集档案范围的规定的要求,下述两种类型单位的档案应向各有关档案馆移交:第一种,各级人民政府的直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位。第二种,有代表性的第二、第三级单位形成的档案亦应向有关档案馆移交。四、档案馆对二、三级单位形成档案的接收在接收二、三级单位档案的工作中,各级档案馆还应注意以下问题:(一一)避免不加选择避免不加选择,盲目接收盲目接收某些档
24、案馆,为使馆藏数量增加,大量接收二、三级单位的档案,致使馆藏档案质量下降,数量“暴涨”,入馆的这种档案分类混乱,(二二)避免不分重点避免不分重点,普遍接收普遍接收对二、三级单位形成的档案,档案馆必须择其有代表性的、典型的单位档案予以接收,而不能一味追求数量,采取普遍接收的办法。五、档案馆对撤销机关档案的接收撤销机关档案,具有易分散、整理不系统、存在尚未办理完毕的文件等方面的特征。为此,档案馆在接收撤销机关的档案时,除了应按接收现行机关档案的要求对所接收的档案进行检查外,还应注意以下问题:(1)机关撤销、合并时,严禁把机关在历史活动中形成的档案分散、毁弃或丢失。(2)机关撤销或合并时,如有尚未办
25、理完毕的文件,应转给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存。(3)一个机关并入另一个机关或几个机关,几个机关合并为一个新的机关,其合并以前形成的档案,应按机关分别组成有机整体,向有关档案馆移交,而不能将这种档案与合并后形成的档案混在一起。五、档案馆对撤销机关档案的接收(4)一个机关撤销后,业务分别划归几个机关时,它的档案不能分散,而应当作为一个有机的整体,整理并保管好,由有关单位采取协商处理的办法,或交给某个接管机关代管,或向有关档案馆移交。(5)一个机关的一部分业务或其中的一个部门划归给另一个机关时,原来该机关在从事此部分业务工作活动中形成的档案,应作为原机关档案的有机整体的一个组成
26、部分。如果接收机关需要查考使用这部分档案,双方可通过协商等方式,用借阅、复制等办法解决。(6)在“文化大革命”中,许多机关被撤并。对于合并期间形成的档案一般不应分散,但因工作需要,对某些档案,是暂借、带走或是仍保存在原来的主管机关,应通过有关机关协商解决。但无论采取何种办法,都应注意保持全宗的完整性,不能将全宗档案分散。新成立的单位,如工作需要,也可借阅或复制。六、档案馆对历史档案的征集与接收(一一)接收与征集历史档案的意义接收与征集历史档案的意义1.它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施2.收集历史档案是档案开放利用工作的需要3.收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作4.收集历史档案
27、是发展我国档案馆事业的重要手段之一(二二)收集历史档案的对象与途径收集历史档案的对象与途径1.收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案2.征集收藏于个人手中的历史档案3.征集少数民族地区的历史档案 4.收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案5.收集散失国外的历史档案(三)接收与征集历史档案的方法1.发布通告2.调查研究3.广泛宣传(四)在征集档案过程中,要正确处理好几种关系1.个人收藏与档案馆集中保管的关系2.征集档案与利用档案的关系3.征集档案与留作纪念的关系4.征集原件与征集复制件的关系思考与复习题1.简述档案收集工作的意义。2.简述档案收集工作的基本要求。3.简述优化档案馆(室)藏建设的主要原则。4.简述归档制度的内容。5.简述档案馆接收现行机关档案的期限与要求。6.简述收集历史档案的对象与途径。
