1、第八章第八章 档案检索档案检索第八章 档案检索 本章重点讲以下几方面的内容:一、档案检索概述。二、中国档案分类法。三、中国档案主题词表。四、档案著录。五、档案标引。六、档案检索工具与目录中心。七、档案目录数据库。第一节档案检索概述 一、档案检索的含义和一般过程 二、检索效率 三、档案检索语言一、档案检索的含义和一般过程(一)档案存储过程的主要内容1.著录标引2.编制检索工具(二)查检阶段的主要内容1.确定查找内容2.查找二、检索效率检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度,它是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标。检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。三、
2、档案检索语言档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言,专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统,表达档案主题概念和检索课题概念。第二节中国档案分类法一、中档法的编制原则二、中档法的体系结构三、中档法的标记符号和注释一、中档法的编制原则第一,分类体系的确立、类目的设置和其序列的先后,都力求具有思想性、科学性、逻辑性、实用性,充分反映我国档案的特点,适应我国社会各项事业利用档案的需要。第二,分类法的体系和基本类目的设置,是以不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础,紧密结合档案内容记述和反映的事物属性关系,采取从总到分、从一般到具体的逻辑体系。第三,分类法在总
3、体上具有概括性和包容性,能够容纳各个历史时期、各项社会实践活动所形成的各类档案,并力求保持基本类目的稳定性。第四,分类法的类目名称和标记符号,力求准确、规范、简明、易懂、好记,便于人们掌握和使用。二、中档法的体系结构(一)中档法的宏观结构1.编制说明2.分类表3.附录(二)中档法的微观结构1.中华人民共和国档案分类表二、中档法的体系结构2.新民主主义档案分类表二、中档法的体系结构3.民国档案分类表二、中档法的体系结构4.清代档案分类表三、中档法的标记符号和注释中档法的标记符号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。四个分类表的基本大类用拼音字母标出,并以字母的顺序反映大类的序列。中华人民共
4、和国档案分类表除用拼音字母标出19个大类外,对于工业和其他类组下的二级类目,因范围广泛,内容繁多,为了适应分类的需要,采用了双字母制。在字母之后采用了阿拉伯数字表示下属类的划分并顺序编号,数字的数位一般表示类目的级位,基本上遵循层累制的编号原则。第三节中国档案主题词表一、中国档案主题词表的选词原则与选词范围二、中国档案主题词表的结构体例一、中国档案主题词表的选词原则与选词范围(一)选词原则(1)以马列主义、毛泽东思想为指导,坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点,力求思想性、科学性和实用性的统一。(2)选用的主题词能够反映综合性档案馆、机关档案室收藏档案内容的主题概念,在标引与检索中具有使用价值和
5、一定的使用频率。(3)选用的主题词符合汉语的结构特点,词形简练,概念明确,词义单一。一、中国档案主题词表的选词原则与选词范围(二)选词范围中国档案主题词表主要选收20世纪初叶以来,反映党、政府机关各项管理工作内容的名词,党政公文中经常涉及的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的名词术语,以及反映新事物概念的专用名词。同时,还选用以下方面的词和词组:二、中国档案主题词表的结构体例中国档案主题词表由主表(字顺表)、词族索引、范畴索引、首字笔画检字表和附表、附录组成。(一)主表(二)词族索引(三)范畴索引(四)附表人名表、机构名表三、中国档案主题词表的使用方法 根据主题概念查找中国档案主题词
6、表,选词的方法如下:(1)按汉语拼音音序、调序、字形笔画参照天头提示,从主表或附表中查找标引用的主题词,或按笔画笔顺从词目首字笔画检字表中检出主题词的首字,再按该字所在页码从主表中查找标引用的主题词。(2)按分类类目从范畴索引中查找标引用的主题词,必要时再从主表中查阅该词的词间关系项,以选定更恰当的主题词。(3)所选词在主表、附表或范畴索引中标明属非正式主题词者,应转换为正式主题词做标引词。(4)在主表中查到的主题词,如果不能恰当反映文件主题时,可参考该词的词间关系进行校正,也可按该词的范畴号或族首词在索引表中查选更恰当的词。(5)从词族索引中查找属性相同的一族词,选定最专指的主题词。必要时,
7、再从主表中查阅该词的其他词间关系,以选定更恰当的主题词。(6)应用计算机进行标引、检索时,可利用计算机机读主题词表中的词族索引进行上位登录和自动扩检、缩检,以提高标引速度和查全率、查准率。第四节档案著录一、档案著录的内容与作用二、档案著录的原则和要求三、著录项目四、著录用标识符五、著录格式六、著录用文字及著录信息源七、著录方法一、档案著录的内容与作用档案著录是指在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征,就是对档案主题的揭示,表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。所谓形式特征,包括档案的作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。二、档案著录的原则和要求
8、档案著录应遵循客观性原则。按照档案本身的文字、原题名的用词、排列顺序著录,保留题名中的标点符号,自拟的著录内容加“”,错误的原题名、责任者、形成时间可以照录,但应另拟题名或将考证出的责任者与形成时间附后,也可在附注项说明。档案著录要求做到内容准确,形式一致,符合标准化。三、著录项目著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。根据国家档案局颁布的行业标准档案著录规则的规定,应著录下列项目:(1)题名与责任说明项,包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件。(2)稿本与文种项。(3)密级与保管期限项。(4)时间项。(5)载体形态项,包括载体类型、数量及单位、规格。(6)附注
9、与提要项。(7)排检与编号项,包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。四、著录用标识符(一)标识符种类.置于下列各著录项目之前:稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。=置于并列题名之前。:置于下列各著录单元之前:副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。/置于第一个责任者之前。;置于多个文件编号之间、多个责任者之间。,用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。+置于每一个附件之前。置于下列著录内容的两端:自拟著录内容、文件编号中的年度。四、著录用标识符(一)标识符种类()置于下列著录内容的两端:
10、责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。?用于不能确定的著录内容,一般与“”号配合使用。用于下列著录内容之间:日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。用于节略内容。用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“”号。四、著录用标识符(二)标识符使用方法(1)除“题名与责任说明项、排检与编号项”外,各项目连续著录时,其前均冠以“.”。如遇回行,不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。(2)“.”符占两格,在回行时
11、不应拆开;“;”和“,”各占一格,前后均不再空格。(3)如某个项目缺少第一个单元(小项)时,应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.”。(4)凡重复著录一个项目或单元时,其标识符也须重复。(5)不著录的项目或单元,其标识符应连同该项目或单元一并省略。五、著录格式著录格式有两种类型,一种为表格式,一种为段落式。六、著录用文字及著录信息源在著录项目中涉及的数字,除题名中的数字照原样著录外,其他如文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。著录信息源是被著录档案本身。文件级的著录信源主要依据文头、正文、文尾;案卷级的著录信
12、息源主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。七、著录方法(一)题名与责任说明项1.题名(1)正题名。(2)并列题名。(3)副题名。2.文件编号3.责任说明4.附件(二)稿本与文种项稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本等,其前加“.”号。文种是指文件种类的名称。文本项依实际情况著录为命令、决议、指示、请示、批复、报告、函、通知、会议纪要等,其前加“:”号。七、著录方法(三)密级与保管期限项密级是指文件的机密程度。密级项一般按文件形成时所定的密级著录,对已升、降、解密的,应著最新的密级,其前加“.”号。保管期限项,一般按案
13、卷组成或文件归档时所定保管期限著录,若已更改的,应著录新的保管期限,其前加“:”号。(四)时间项(五)载体形态项1.载体类型2.数量及单位3.规格(六)附注与提要项七、著录方法(七)排检与编号项1.分类号2.档案馆代码3.档号4.电子文档号5.缩微号6.主题词或关键词第五节档案标引一、档案标引方式二、档案标引的质量指标三、档案主题标引四、档案分类标引五、档案自动标引的质量控制一、档案标引方式(一)标引工作按照工作方式分为人工标引和机器标引(二)标引工作按照检索体系区分为分类标引和主题标引(三)标引工作按提供检索标识的数量可分为浅度标引和深度标引二、档案标引的质量指(一)标引的网罗度(二)标引的
14、专指度(三)标引的一致度三、档案主题标引(一)档案主题标引的程序1.阅读文件,了解主题 2.主题分析 3.主题概念的提炼4.主题概念的转换 5.标引记录 6.校对审查(二)档案主题词的选词标引规则1.标引必须持客观态度2.档案主题标引的核心,是揭示文件或案卷论述的主要事物或问题3.选定的主题词必须是正式主题词4.必须使用词表中最专指的主题词标引(三)主题词的组配和组配规则1.概念限定组配 2.概念相交组配四、档案分类标引(一)分类标引的程序1.确定使用何种分类表2.深入进行主题分析3.确定归属类别4.给予分类号5.审查核对四、档案分类标引(二)档案分类标引基本规则(1)档案分类标引必须依据中国
15、档案分类法及其分类原则,辨清类目的确切含义,不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地理解类目的含义。(2)档案分类标引的内容,必须是档案文件中论述比较具体的,有一定参考利用价值,可以成为检索对象的。具备了上述条件不予以标引,是标引不足;反之,就是标引过度。(3)档案分类标引必须符合专指性的要求,将档案文件分入最大用途和最切合档案内容的类目,给予准确的分类号。(4)档案分类标引应能为利用者提供必要数量的检索途径。凡一份文件涉及两个或两个以上主题者,除按第一主题标分类号外,第二或第三主题也可给予相应的分类号,但最多不超过三个分类号。(5)档案分类标引应保持一致性。若遇难以归类或分类表上无恰当
16、类目可归时,可归入上位类或关系密切的相关类目。凡遇类似情况,均按前例处理。四、档案分类标引(三)档案分类标引的方法(1)一份文件或一个案卷只论述一件事物或一个问题时,一般依照其内容性质,赋予分类表中恰当的分类号。(2)从不同的方面来论述同一主题的文件,则按分类表中有关分散和集中的要求,归入相应的类目。(3)一份文件或一个案卷论述的是两个或两个以上的主题。对这类档案文件的标引,必须分析其各主题的相互之间的关系,然后确定给予一个或几个分类号。五、档案自动标引的质量控制(一)加强标引软件开发(二)加强审校工作(三)调整标引软件第六节 档案检索工具与目录中心一、档案检索工具的含义与作用二、档案检索工具
17、的种类三、常用档案检索工具的功能与编制的方法四、档案目录中心一、档案检索工具的含义与作用档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段,是开发档案信息资源的工具。档案检索工具在档案管理中的作用具体表现在以下几方面:(一)桥梁作用(二)交流作用(三)管理作用二、档案检索工具的种类(一)按检索范围分1.全宗范围 2.档案馆(室)范围 3.若干馆范围 4.专题范围(二)按载体形式分1.纸张式检索工具 2.缩微式检索工具 3.机读式检索工具(三)按编制方式分1.目录 2.索引 3.指南二、档案检索工具的种类(四)按排检方法分检索工具按排检方式分为分类和主题两大类。(五)按信息处理手段分分为手工检索工具和
18、机器检索工具两大类。(六)按功能分按功能来分,档案检索工具有查找性、报道性和馆藏性三种。(七)按使用对象分档案检索工具按使用对象分为公务与开放的检索工具三、常用档案检索工具的功能与编制的方法(一)全宗文件目录全宗文件目录,较多采用卡片式(二)案卷目录(见第四章第六节)(三)案卷文件目录(四)分类目录 编制分类目录的基本方法如下:1.条目著录 2.组成多套分类目录 3.条目的系统排列4.设置指引卡 5.编制分类目录说明(五)专题目录 专题目录多采用卡片式,其编制方法如下:1.选题 2.制订计划 3.选材 4.填制卡片 5.系统排列 三、常用档案检索工具的功能与编制的方法(六)主题目录(七)人名目
19、录(八)全宗指南1.立档单位的简要历史 2.全宗简要3.全宗内档案材料内容和成分的介绍,这是全宗指南的主体历史(九)档案馆指南 档案馆指南的结构主要包括以下几个部分:目录、序言、档案全宗介绍、全宗介绍的分类排列、馆藏资料概况、附录等。(十)专题指南 专题指南的结构可由以下三部分组成:1.序言 2.档案内容介绍 3.附录四、档案目录中心档案目录中心是指按照一定历史时期、区域、专业系统汇集档案目录信息,以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。第七节档案目录数据库一、档案目录数据库的概念和种类二、档案目录数据库的结构三、档案目录数据字段的著录四、档案目录数据交换格式及要求一、档案目录数据
20、库的概念和种类(一)档案目录数据库的概念档案目录数据库是档案数据库的一种存在形式。一般来说,档案数据库是以一定的组织方式存储在一起的相关档案数据的集合。档案目录数据库是将档案目录信息以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合。一、档案目录数据库的概念和种类理解档案目录数据库的概念,主要应把握以下几个方面的含义:1.档案目录数据库的数据记录来源2.档案目录数据库的数据记录构成3.档案目录数据库的数据库结构 一、档案目录数据库的概念和种类(二)档案目录数据库的种类依据档案数据记录揭示档案内容和形式特征的深度,可以将档案目录数据库划分为文件级档案目录数据库和案卷级档案目录数据库;依据档案数据记录揭示
21、档案资源的种类或类型,可以将档案目录数据库划分为文书档案目录数据库、科技档案目录数据库、专门档案目录数据库、明清档案目录数据库、革命历史档案目录数据库等;依据档案数据记录揭示档案资源的范围,可以将档案目录数据库区分为全国性档案目录数据库、区域性档案目录数据库、行业性档案目录数据库,档案馆档案目录数据库、档案室档案目录数据库、企业档案目录数据库;依据档案数据记录揭示档案资源的保密层级,可以将档案目录数据库区分为开放型档案目录数据库、保密型档案目录数据库;依据档案数据记录揭示档案资源的深度和广度,可以将档案目录数据库区分为综合性档案目录数据库、专题性档案目录数据库等。二、档案目录数据库的结构档案目
22、录数据库主要包括两种类型,即文件级.DBF目录数据库结构和案卷级.DBF目录数据库结构。(一)文件级.DBF目录数据库结构二、档案目录数据库的结构(二)案卷级.DBF目录数据库结构二、档案目录数据库的结构(三)革命历史档案、明清档案、民国档案目录数据库结构各级国家档案馆在建立新中国成立前历史档案的目录数据库时,可以根据历史档案的种类,分别采用相关行业标准来进行。其中,革命历史档案的目录数据库建设,可参照革命历史档案机读目录软磁盘数据交换格式(DA/T 17.51995)执行;明清档案目录数据库的建设,可参照明清档案目录中心数据采集标准明清档案机读目录数据交换格式(DA/T 332005)执行;
23、民国档案目录数据库的建设,可参照民国档案目录中心数据采集标准民国档案机读目录软磁盘数据交换格式(DA/T 20.4 1999)执行。三、档案目录数据字段的著录(一)档案目录数据字段的选择(二)档案目录数据字段的著录项目及著录要求1.档案馆代码 2.档号 3.缩微号 4.电子文档号 5.题名6.文件编号 7.责任者 8.时间 9.保管期限 10.密级 11.解密划控 12.载体类型 13.载体数量及单位 14.载体规格15.稿本 16.分类号 17.主题词和关键词 18.文件状况 19.附注 四、档案目录数据交换格式及要求(一)档案目录数据交换格式交换档案目录数据的文件格式,档案目录数据采集规范
24、(DB37/T 5362005)规定扩展名为.DBF的X base关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。(二)档案目录数据交换要求第一,目录数据交换文件的组织方式是以.DBF为扩展名的关系型数据库文件。.DBF数据库文件名:四、档案目录数据交换格式及要求第二,经过加密处理的数据,交换时必须提供解密手段,保证可读性。登记备份的目录可加密备份,移交时应注明密级。第三,经过压缩处理的数据,交换时必须提供解压缩手段。第四,档案目录数据交换建议使用光盘、优盘或移动硬盘,不推荐使用3.5英寸软盘。注意:网上传递仅限于没有密级的目录数据。第五,档案目录数据交换盘应带有外部标识,注明全宗名称、全宗号
25、、相关年度及盘号,馆际之间档案目录数据交换要注明档案馆代码。第六,档案目录数据交换盘应经过材质、内容、病毒等检测,材质符合要求、内容完整检验,确认为无病毒盘才能接收。第七,档案目录数据采集规范涉及的各种符号,如“=”、“+”、“”、“.”等,录入时,一律用“半角”。思考与复习题1.简述档案检索的含义、过程与检索效率。2.简述中国档案分类法的编制原则与体系结构。3.简述中国档案主题词表的选词原则、范围和结构体系。4.简述档案著录的意义和方法。5.简述档案分类标引、主题标引的规则与方法。6.简述全宗指南与档案馆指南的编写方法。7.简述建立档案目录中心的意义与发展远景。8.简述档案目录数据库的概念及种类。
