1、第五章会前准备工作会议材料准备会议材料准备发送会议发送会议通知与准备会议证件与物品通知与准备会议证件与物品会场布置与座次安排会场布置与座次安排会前联络与沟通会前联络与沟通生活服务准备生活服务准备会议材料准备会议材料准备会议材料的含义与特点复杂性复杂性多样性多样性重要性重要性时效性时效性一次会议的成功举办需要多种多样的会议材料。从会前策划，到会中组织和会后总结，涉及的会议材料有需要口头宣读的，有需要文字体现的；有需要内部传阅的，有需要外部传达的；有需要具体详细的，有需要简洁明了的；有需要会前制发的，有需要会后清退的；有提供给与会领导使用的，有提供给其他与会者使用的这些材料种类繁多、形式各异，既遵
2、循着各自的规范，又呈现出各自的特性。会议材料涉及的种类多，材料准备工作任务重、影响大，有些材料必须在会前就发送到与会者手中。因此，会议文件从收集基础资料形成初稿，到提交审核、进行修改，再到印制、分装，每一个环节的工作都需要有极强的时间观念，保证高质、高效地完成所有会议文件的准备工作。）会议文件往往是为明确会议目的、布置工作任务、辨明工作方向、指导工作方法、提出工作要求而准备的重要材料，在会议活动中发挥着不可替代的作用。议程和日程、会议通知、领导讲话、会议纪要等正式文件所发挥的作用固然是至关重要的，会议证件、会议须知、生活安排等材料也不容忽略。这些不同种类和形式的材料成为一个密不可分的整体，是会
3、议的有机构成要素，没有轻重之分，它们共同对会议的成功举办发挥着重要作用。会议材料往往数量大、形式多，从会议开始之前若干天就开始分发的文件，到会议进行过程中不同阶段所需要的不同文件，到会议结束之后需要形成的一系列文件，再到需要立卷归档的文件资料，每一份材料的完成都不是一件容易的事情。虽然材料工作如此繁杂，但只要有足够的责任心和耐心细致，就会取得理想的效果。会议材料指的是为了实现会议目标、满足会议需要、保证会议效果，用于传达会议任务、记录会议情况、反映会议要求、体现会议精神的文字材料。准备会议材料是会议准备工作的一项重要内容，准备是否充分到位直接关系到会议能否紧凑高效、进展顺利，能否取得圆满成功。
4、大中型会议一般由文秘工作者或会务工作机构的文件组负责起草会议文件。小型或日常会议，主要由各职能部门准备文件，有的会议不必起草文件。会议材料类型接触材料（）会后形成的，如纪要、督查材料、新闻报道等，以向与会者宣传会议精神、强调与会者贯彻落实会议要求为主。（一）按与会者接触材料的时间来划分（一）按与会者接触材料的时间来划分（1）会前发放的，如会议通知、会议议程、会议日程、上级指导性文件、会议须知、参会证件等，以让与会者了解会 议 基 本 信 息（时间、目的、内容、要求等）为主。（）会中使用的，如主持词、讲话稿、责任状、工作报告等，以向与会者说明会议目的和重要性、明确方向、提出具体措施为主。会议材料
5、类型材料功能（二）按与会者接触材料的时间来划分二）按与会者接触材料的时间来划分会议参考文件为与会者提供的用于交流和参考的背景资料。会议宣传文件供发布会议消息、记载和传达会议情况使用的文件。会议管理文件供与会者查阅和使用的管理文件和证件资料等。会议主题文件阐述会议宗旨和要求或讨论通过的主旨文件会议指导文件明确会议指导思想和起因缘由，提出会议目标和任务会议程序文件说明会议有关安排顺序的文件会前需要准备的材料内容印发类印发类宣读类宣读类一是用于向与会者传递会议的基本信息的材料，如会议通知、会议议程和日程等，以便与会者提前做好心理准备，安排好手头工作，准备好会议所需资料。二是为与会者参会期间的生活提供
6、服务的材料，如参会证件、会议回执单、生活安排、分组名单等，便于会务工作机构安排会议接待工作，也便于会议期间的管理。三是用于向与会者传达会议的要求和规则的材料，如会议须知、上级指导性文件、会务手册、选举程序、保密制度、议事规则等，以便引导会议朝着既定的方向顺利进行，以科学性、规范性和有效性保证会议质量和效果。四是为与会者的讨论、发言、审议等提供参考的材料，如统计报表、技术资料、调查报告、活动简介、规划、章程、代表提案、工作方案等，以便与会者了解基本情况和有关背景。印发宣读指的是为有关领导人在会上宣读而准备的一系列材料。这类材料有时由秘书或文件组起草初稿，交由领导审核后使用；有时则是由领导亲自拟稿
7、，此时往往需要秘书为领导收集并提供统计数据等基础材料。需要明确的是，提前准备好这类材料，并非为了让领导人在会上照本宣科，而是为了提示主体思路，约束内容范围，控制宣读时间，让领导人的致辞取得良好效果，让领导人提出的意见更有科学性、客观性和指导性。准备会议材料的步骤在搜集资料阶段，秘书可以查阅以前相关会议的记录和各类资料，向会务组织机构成员、与会者以及其他有关工作人员寻求信息、征求意见，作为筹备会议的参考。日常工作会议的文件和相关材料，主要由各职能部门起草准备。秘书部门应于会前一定时间通知有关部门报送会议文件，并根据领导意图和会议要求对文件内容和质量进行初审，再交有关领导审核，所有会议文件必须经过
8、批准后才可以发送给与会者。准备会议材料的注意事项注意事项注意事项05认真查缺补漏，留有余地认真查缺补漏，留有余地04合理安排内容，增强可读性合理安排内容，增强可读性03考虑周到全面，兼顾各方需求考虑周到全面，兼顾各方需求02广泛征求相关意见，摸准下级情况广泛征求相关意见，摸准下级情况01准确领会领导意图，把准会议脉搏准确领会领导意图，把准会议脉搏01领导的思想意图往往代表着一个单位、一级组织的意图，反映到会议上，就是会议的目标、任务和要求，每一个会议都有着鲜明的目的性。因此，在准备会议材料时，要力求准确、深刻、全面地领会上级的指示精神和本级领导的意图，明确会议的主旨和指导思想，把准会议的方向，
9、有的放矢，将领导的意图具体化、深入化、文字化。02会议材料要体现会议主题，也要切合客观实际。因此，在准备材料的过程中，除了要吃透上情，还要摸准下情，充分调查研究，深入了解实际情况，广泛征求与会各有关单位、部门和人员的相关意见，集思广益，收集更为具体的、多向的、深层次的材料，为会议形成科学的、正确的决策奠定基础。征求意见可以用发放征求意见稿的书面形式，也可以用召开座谈会的现场形式。03为了更好地服务材料的使用对象，会议材料的准备工作要尽可能从细节入手，考虑周到、全面，兼顾领导者、与会者各方的实际需求，兼顾会议的共性要求与材料使用对象的个性需求。如在分装数量较多的材料时，可以制作一份文件资料目录，
10、标注页码，将所有文件资料按目录所示的顺序排好。一种是按文件性质分门别类；另一种是按在会议上使用的时间依次排放，再统一放在文件袋中，方便与会者查找和翻阅。又如在起草宣读类的材料时，在内容侧重和表达习惯上，应尽量符合宣读者的习惯风格，同时兼顾宣读的场合和听众的层次。04无论哪一种类型的会议材料，都应具有可读性、可用性。从内容上看，要“实”，讲求质量，做到言之有物、信息量充足，力戒空话、套话和大话。从形式上看，要“简”，讲求效率，做到短小精悍、简洁明了，避免长篇累牍、层次不清。05会务工作人员不论认为会议材料准备得如何充分，也要将会议进展在头脑中进行预演，逐条逐项审视，防止内容缺漏；逐字逐句校对，确
11、保文字准确；逐页逐份核查，避免印装失误。只有如此严谨负责、耐心细致和一丝不苟，才能把这项工作做得更好，避免出现任何差错。此外，材料准备在数量上、时间上都要留有一定的余地，既不能少发、漏发，更不能多发、滥发。按照与会者名单足额印制，保证与会者人手一份；按照会议的时限要求提前分发，保证与会者准备充分，也避免在会场上分发而干扰会议秩序。有些资料阅读量较大、要求较细时，要至少在会议前一周发给与会者。重要的发言，要事先印出发言稿分发给与会代表。需要清退的材料或保密性质的文件，要在分发时就编号、登记，并附上一份文件清退目录或清退要求的说明，防止因没有提前说明而造成重要资料和信息外泄会场布置与座次安排会场布
12、置与座次安排会议布置与布局123会标即直接以会议全称为信息的文字性标识，用于正式的、隆重的会议。会标应当醒目，其格调（色彩、字体、构图、材质等因素）要与会议的主题相一致，其表述要避免歧义和含糊。会标会标会徽是最能体现或象征会议精神的图案性标识，一般悬挂在主席台的天幕中央。会徽一是来源于本组织的徽志，如党徽、国徽、警徽；二是来源于主办机构的徽志；三是向社会公开征集。会徽会徽旗帜旗帜（一）以必要的装饰营造会场气氛（一）以必要的装饰营造会场气氛为满足会议的需要，确保会议的有序性，创设与会议性质和议题相适应的会场氛围，应对会场进行必要的装饰，科学利用场地，合理安排座次。会场装饰同整个会议的效果有着密切
13、的联系。它根据会议的内容，通过运用一系列蕴含和昭示主题的文字、图案、色彩、实物等装饰物来渲染会议的气氛，调动与会者的情绪，增强会议的氛围，实现会议的目标。会场气氛同会议的内容要协调一致：代表会议会场要严肃隆重，庆祝会议会场要喜庆热烈，追悼会议会场要庄重肃穆，座谈会议会场要和谐融洽，纪念会议会场要典雅大方，日常工作会议会场要简单实用。灯光灯光4旗帜是为了增加会议的庄严或热烈的气氛而在主席台及会场内外升挂，适用于隆重的会议。灯光是指给会场营造不同视觉效果的灯光的强弱、明暗及颜色的布置。会议布置与布局123主席台和与会代表席上下相对、面对面，多以“而”字形和礼堂形布局。相对相对式式（一（一）依）依会
14、议目的选定会场会议目的选定会场形式形式1.会场整体的布局会场整体的布局形式形式4会议布置与布局123会议领导者同与会者围桌而坐，不设单独的主席台。全围全围式式（一（一）依）依会议目的选定会场会议目的选定会场形式形式1.会场整体的布局会场整体的布局形式形式4会议布置与布局123在主席台的对面和两侧安排与会代表席，有马蹄形、字形、桥形三种。半围式半围式（一（一）依）依会议目的选定会场会议目的选定会场形式形式1.会场整体的布局会场整体的布局形式形式4会议布置与布局123将会场座位分解成由若干个会议桌组成的格局，每个桌席为一个谈话交流中心，与会者根据一定的规则就座。分散式分散式（一（一）依）依会议目的
15、选定会场会议目的选定会场形式形式1.会场整体的布局会场整体的布局形式形式4会议布置与布局12一是主席台的座位格局。主席台一般都采取横式，根据就座人数确定长短和排数。当多排时，前排必须通栏，后排若分成两栏，中间应留出通道。主席台上排与排之间、座与座之间都应留有适当的距离，便于领导人入席与退席。主席台前排的每个座位都应装有话筒，便于领导人讲话。（一（一）依）依会议目的选定会场会议目的选定会场形式形式2.主席台布局形式主席台布局形式二是讲台的设置。重要的代表大会、报告会等均需设置专门的讲台，以突出发言人的地位和报告内容的重要性，体现会议气氛的庄严和隆重。一般情况下，讲台可设在主席台的中央或右侧（以主
16、席台的朝向为准）。设在中央的，其位置应低于主席台，以免报告人遮挡主席台上领导人的视线。主席台居于会场的核心地位，其布置必须慎重、得体。一般来说，要考虑以下两方面问题：位席标识与座次安排123用于大型的固定会场，一般为楼层号、座区号、排列号、座位号。座位号标识座位号标识用于标识代表团或小组的座位区域，多以代表团或小组名称制成指示牌，置于该团组首座的前方或两侧。团组座区标识团组座区标识席卡席卡（名签）标识名签）标识（一（一）准确）准确进行位席标识进行位席标识规模较大、人数较多尤其是代表资格或来源不同的会议，往往需要将会场中的座席按照一定的规律和科学的原则划分为若干个座区，让与会者分区集中就座。这种
17、座区的划分，利于维持会场秩序和分组统计参加会议的人数，便于在会场内按代表团、小组或单位对会议的临时议题进行讨论或磋商，便于开会期间会议领导机构与各团组之间进行及时的沟通联系，便于会议文件的分发与当场清退。每个团组内部也应按一定的规则排列与会者的座位次序。席卡用于标识与会者的姓名，标签要双面书写，置于主席台或会议桌上，每个与会者面前。一些规模较大的重要会议，在召开当天要由专门工作人员为到达指定会场的与会者做引导工作，可以采用“动静结合”的方式。“静”即静态引导，指的是在沿途设置标明会场具体位置的路标提示语或指示图，在会议室门口张贴会场坐序图，在会场内摆放位席标识；“动”即动态引导，指的是由专门的
18、会务引领人员指引与会者到指定的位置就座，也包括为迟到者及时引座。位席标识与座次安排12（二）合理安排与会者的座次（二）合理安排与会者的座次1.主席台座次安排主席台座次安排首先，严格按照会议领导机构确定了的名单次序安排座次。其次，按照就座者的职务、身份、地位、资格排列。当主席台上就座的人数为单数时，将身份最高的领导人（或是声望最高的来宾）安排于主席台前排中央就座，其他人按先左后右（以主席台的朝向为准）、一左一右的顺序依次；当主席台上就座的人数为偶数时，前两位领导人共同居中就座，第一位领导人坐在第二位领导人的左侧。主席台座次图表一般贴在休息室，秘书人员可提醒各位领导到休息室时注意自己的座次。位席标
19、识与座次安排12（二）合理安排与会者的座次（二）合理安排与会者的座次2.其他与会人员座次安排其他与会人员座次安排中型以上的正式会议，一般要对会场内除主席台之外的其他人员座次进行排列。常用的方法有：一是横排法：从左至右横向依次排列。二是竖排法：沿一条直线从前至后依次安排座次。三是左右排列法：先以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。位席标识与座次安排12（二）合理安排与会者的座次（二）合理安排与会者的座次3.会场的桌椅配置会场的桌椅配置会场的桌椅配置以方便与会人员的会议活动为主。桌椅要充足，要讲究，使与会者既便于倾听，便于书写，便于发言，便于看到会议主持人和其后的屏幕，又便于临时出入
20、。会议记录人可根据需要单独安排一张小桌子。发送会议通知与准备会议证件与物品发送会议通知与准备会议证件与物品一、发送会议通知无论选择何种通知方式，都要以会议性质、与会范围、时限急缓、保密要求等为依据。为了保证通知的有效性，可以同时使用两种以上的方式，如有时以书面形式发出通知以后，还需以电话形式进行确认落实。（一）会议通知的形式口头通知具有即时性强、沟通方便快捷的优势，如当面通知、电话通知，但也存在着易忘、消息传递易走样等弊端。因此，口头通知多用于临时性会议、短期性会议或议题单一、与会范围较小的会议。口头通知口头通知书面通知则严肃、庄重，且具有备忘的作用，如公文式通知、信函式通知、公告式通知、表格
21、式通知，除了以上纸质性通知，还有传真、电子邮件等形式。相对于口头通知来说，书面通知需要印制、分发或者邮寄，程序较多。正式的、重要的会议均应使用书面通知形式。书面通知书面通知一、发送会议通知为便于筹备会议的其他相关工作，如排列座次、制发证件、准备文件、安排食宿和交通工具、拟定分组等，应根据实际需要，采用有效的方式进行确认，于会前准确掌握与会范围内的人员能否按时出席会议。（二）参会确认即在发送会议通知时，将会议回执单以通知附件的形式一并送达，用以反馈与会者信息，如姓名、职务、人数、交通工具、到会时间等，并明确回执时限和方式。回执回执确认确认与会范围较小，涉及人员较少时，为了提高信息的时效性和精准度
22、，可打电话一一进行询问，口头加以确认。以电话形式通知参会领导时，一般只与参会领导所在办公室联系，而不直接与参会领导联系。电话通知中遇有参会领导请假或另派人员参会时，承办电话通知人应及时向授意领导汇报，不得擅自准假。电话确认电话确认报到报到确认确认大型代表大会、现场会等，适于以提前一天报到的方式确认与会人员，核对实到人数。一、发送会议通知无论以何种形式发送会议通知，都应准确、具体地向与会者传递以下信息：会议名称（全称），主办方名称，会议时间（报到时间、会议起止时间、会期），会议地点（会场所在地名、街区名称、门牌号码、楼层号、房间号、会场名称等）会议内容（包括会议的目的、议题，讨论的提纲、议程等）
23、，与会人员名额与要求（如职务、级别、资格等）其他事项（如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证以及组织者认为必须说明的事项），联系方式（地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名等）（三）会议通知发送的内容一、发送会议通知为便于筹备会议的其他相关工作，如排列座次、制发证件、准备文件、安排食宿和交通工具、拟定分组等，应根据实际需要，采用有效的方式进行确认，于会前准确掌握与会范围内的人员能否按时出席会议。（四）发送会议通知的注意事项提前提前发送发送要把握好通知的提前量，根据会议需要而定通知时间。一般来说，需与会者参加讨论、发表意见、汇报工作的会议，应适
24、当提前通知。传达指示、部署工作，无需与会者准备资料的会议，则不需过早通知，以让与会者接到通知后能够做足赴会准备为宜。有的会议需要事先征求与会者的意见，收集与会者提出的议案，或者需要与会者先行提交论文、报告、汇报材料、交流资料等，则需要在正式通知发出之前先发送预备性通知，请与会者提前做好参加会议的准备。当面当面送达送达要尽可能当面通知与会者，若由他人代为传达通知，必须追踪落实。认真核对认真核对要对照已确定的与会者名单，逐一核对，避免漏发、错发和重复通知而影响会议的正常进行。及时提醒及时提醒要在重要会议临召开前，再用电话及时提醒与会者，尤其是重要领导、嘉宾和发言者。二、准备会议物件与物品（一）准备
25、会议证件会议证件就是会议上标明会议相关人员身份、权利和义务的凭证。会议证件的作用一是为了表明会议期间正式代表、列席代表、旁听等各种不同人员的身份，便于与会者之间的相互辨认和联系，也便于会务工作人员辨识不同身份的与会者，进行会议管理；二是会议证件作为出入会场的凭证，便于保卫人员检查，以保证会议安全；三是会议证件人手一份，便于会务工作人员统计人数；四是一些有纪念意义的会议，会议证件还可以作为纪念品，留给与会者收藏留念。会议证件会议证件的的含义含义与与作用作用会议证件的内容一般包括：会议名称、会徽、会议日期、证件种类、姓名、性别、证件编号和持证须知。有些重要会议，还需要在证件上贴上与会者照片，并加盖
26、印章。制作会议证件应注意在同一会议上使用的不同证件应选择不同的颜色加以区别，以便于辨认会场内不同人员的身份。此外，会议证件的颜色、风格等设计要与会议的性质和气氛相适应。会议证件会议证件的的内容内容与格式与格式会议会议证件证件的的种类种类（）按会议证件的制作形式分：胸卡式，佩带式。（）按与会者参加会议的身份分：主席团证，出席证，列席证，旁听证，工作人员证，记者证，嘉宾证，车辆通行证等。二、准备会议物件与物品（二）准备会议物品记录会议信息类。会场基本设施类。会场装饰类。印刷通信类。生活卫生用品类。其他专门用品类。会议物品的分类会议物品的分类制订计划。充分准备。专人负责。经济适用。准备会议准备会议物
27、品物品需需注意的问题注意的问题会前联络与沟通会前联络与沟通一、会前联络与沟通的意义（一）提高会议活动质量的基础保证通过会前联络与沟通，把会议主题、议程等内容传达给每一位参会者，让其对会议欲讨论和研究的问题做好准备，将各方面意见充分表达出来，避免会上讨论发言的盲目性，提升会议的互动性。这样既能节省会议时间，又有利于解决问题。提升会议效果提升会议效果会前沟通有利于参会者提前知晓会议规则，从而加强对会议进程、会议时间等方面的控制以便按照规定时间开始和结束会议，使与会者准时参会和退席；按照规定时限和顺序开展相关议题的讨论，使与会者适时发言；按照既定议程组织会议，保证会议方向不偏离。提高对提高对会议会议
28、的的控制度控制度提升会议执行力提升会议执行力通过有效沟通与交流，可以赢得有关方面的理解、支持和信任，正确认识对上级下达的指令和安排的任务，激发开展工作和完成任务的决心和信心，是会议执行力得以强化的基础。二、会前联络沟通的方式口头沟通口头沟通书面沟通书面沟通三、会前联络沟通的内容（一）与领导沟通 请示与汇报会议的关键要素应始终本着为领导服务的原则，站在领导的角度去考虑事情和分析问题，在策划会议的时候，应做到既尽量想在领导之前，又尽量替领导想得周全。向领导请示会议有关事项向领导请示会议有关事项会议策划和筹备者应始终抱着为领导负责的态度，及时就会议相关事项向领导提示和建议。向领导提示和建议有关事项向
29、领导提示和建议有关事项三、会前联络沟通的内容（二）与参会部门沟通 知会与传达会议的基本信息在会议策划过程中，有些会议要素的确定是领导直接下达指示的，如有些重要的会议在圈定部门参加人的级别和人数时，须由领导决定哪些部门是重点参会部门，必须一把手到位，哪些部门只需分管领导参会即可。根据根据领导领导指示指示及时及时传达会议信息传达会议信息为了更好地服务领导，增强会议的执行力，会前一定时间，秘书要主动将会议主题、时间、地点、议程等相关信息及时准确地传递给与会者，以便其有准备地与会，或者向会务工作机构反馈能否出席会议等重要信息。根据会议根据会议需要需要主动主动联络有关部门联络有关部门三、会前联络沟通的内
30、容（三）与保障部门沟通 部署与协调会议的后勤保障会议准备工作是否充分，往往体现在一些会议细节问题的部署和协调上。这些细小的问题会直接影响与会者的感受，进而影响会议的效果。这就需要秘书在会议筹备阶段，考虑周到、细致，主动与后勤服务部门协调沟通。内部后勤服务的部署与协调内部后勤服务的部署与协调有外来参会者的会议，需要考虑车辆和食宿等问题的安排与协调。此时既要考虑与会者的舒适度，也要考虑会议成本费用问题。同时，有关服务支持还应与相关行业沟通后签订服务协议，以保障会议质量。外部事务性协调外部事务性协调四、会前联络沟通的要求准确是指会议信息从发出到接收的过程中，无论运用什么载体，采取何种沟通方式；无论经
31、历什么过程，出现何种客观因素，都能始终保持信息的原意，不失真、不走样、不偏颇、不错传、不漏传、不重复传递。准确准确高效指的是要保证会议联络和沟通的有效性。会议的联络沟通不是简单的信息单向传递的过程，而是一个双向互动的反馈和理解的过程，其终极目标并非仅仅追求传递信息的量，而是选择适当的沟通方式，让对方理解、接受并执行。高效高效及时及时会议要素一经确定，就要及时传递给参会领导、参会部门、后勤保障部门以及相关会务工作人员。及时程度因会而异，以让参会者能做好充分的、必要的与会准备为宜。五、会前联络沟通的注意事项成功举办分工合作分工合作因人而异因人而异换位思考换位思考思路清晰思路清晰讲究技巧讲究技巧分工
32、合作会议的联络和沟通往往涉及多个层面，单靠一人之力很难做好，这就需要对联络和沟通的任务进行分解，化整为零，再按照不同的级别或职责范围等进行合理分工，各自协调其对应的事项，分头行动，共同完成会前准备工作。因人而异要达到理想的沟通效果，就要考虑沟通对象的角色。会议的联络和沟通所面对的对象来自各个层次、各个行业，在身份、地位、知识水平、专业经验、理解能力、职责分工、年龄阅历、性格态度等方面都存在着差异，这种差异决定了其看待问题的角度和出发点不同，对同一信息的理解和看法也不同。换位思考有些会议涉及横向部门沟通尤其是跨部门沟通时，要多设身处地为对方着想，站在对方的角度去理解和看待问题。在称谓、语气等方面
33、，采用对方易于接受的方式进行交流，切忌态度傲慢；在具体事项上，尽量多了解对方的业务情况，切忌以自我为中心；在切入点上，以让对方明白其所承担工作的重要性为主，注意分析利弊，激发其责任感，争取“双赢”，切忌以势压人。思路清晰要实现沟通的有效性，就要事先做足准备，对沟通的方式、陈述的顺序等做好计划。应将会议的主要目的细致化，在表达意图时，要有清晰的思维主线，有明确的主体目标，使用简洁的语言，突出谈话的重点，将观点阐述清楚，将理由分析透彻，避免被其他因素干扰而冲淡或偏离了沟通的主题。讲究技巧010305020406认真倾听，及时反馈认真倾听，及时反馈注重仪态，结合体态注重仪态，结合体态态度真诚，用语礼
34、貌态度真诚，用语礼貌客观中肯，有理有据客观中肯，有理有据适时提问，及时确认适时提问，及时确认选准时机，回避干扰选准时机，回避干扰生活生活服务准备服务准备热情周到热情周到严严保安保安全全遵遵章守章守制制合理适度合理适度一、会议生活服务的基本原则生活生活服务准备服务准备二、会议生活服务的主要内容0101住宿安排住宿安排0202餐饮安排餐饮安排0303交通安排交通安排0404保健安排保健安排（一）住宿安排分配房间时，一般应优先照顾女性、年长者、职务较高者以及身体状况不佳者。提前谋划提前谋划此住宿条件要符合会议规格，不盲目追求高标准、高规格。身份、职务相同的与会者，住房标准应大体一致。规格适度规格适度
35、住宿地点的基本设施要齐全，消防安全性要高度可靠，卫生环境要整洁、舒适、安静，保安警卫要规范配备。确保安全确保安全预订房间时要适当预留出机动房间以备临时调剂之需。留有余地留有余地住宿房间价格同与会者的承受能力以及会议成本预算要相符。价位适中价位适中与会者的房间与后勤服务组不要过远，要便于二者的信息沟通与事务联系。尽量集中尽量集中住宿处要尽量与会场在同一酒店或宾馆或选择尽可能靠近会场之处，以方便与会者参会，避免其疲于奔波，影响参会的效果。远近适宜远近适宜搭配合理搭配合理（二）餐饮安排饮食安排（）卫生达标，确保安全。（）营养可口，兼顾特殊。（）规格适中，节约为本。（）提前预订，事先设计。（二）餐饮安
36、排饮水服务每次会议时，务必于会议正式召开前半小时做好会议用水准备。具体选择哪一种饮品，主要考虑同与会者的口味不发生冲突、在口感上具有普适性。（1）适量。（2）适时。（3）摆放整齐、规范。做好消毒工作。会议的交通安排主要是做好会议期间接送与会人员车辆的保障以及交通路线和乘车等事宜的安排。1.用车服务会议用车要安全和有序，保证会议期间正常使用。（）建立严格的会议车辆管理制度。（）建立严格的车辆安全检查制度。（）建立规范的驾驶员管理制度。（）建立会议期间用车值班制度。（）建立相对稳定的租车渠道。（三）交通安排会议的交通安排主要是做好会议期间接送与会人员车辆的保障以及交通路线和乘车等事宜的安排。2.乘
37、车服务涉及参观、考察、调研等会议集体活动时，要做好车辆调度工作，做好与会人员的乘车服务。（）提前拟定行车路线安排。（）提前拟定出行时间安排。（）提前拟定乘车方案。（三）交通安排（四）保健安排(1)配备专职医务人员。(2)准备应急常用药品。(3)了解与会者的身体状况。大型会议的与会人员往往来自不同地方，极易因旅途劳顿、气候变化、水土不服、节奏紧张等引发身体不适，加之人数较多且相对集中，因此，要安排好医疗保健工作，以确保与会人员的身体健康。生活生活服务准备服务准备三、安排会议生活服务的注意事项统计精确，准备充分提前提前统计统计事先事先准备准备认真检查实地实地考察考察及时及时调整调整精简高效的会风创
38、新创新形式形式节约节约为本为本思考与练习一、请结合本案例分析在会前准备阶段怎样才能将材料工作做好。(ppt7-17)黄河制药股份有限公司董事会准备召开会议，讨论从国外引进现代化制药生产设备问题。秘书小王负责为与会董事准备会议所需文件资料的工作。因为有多家国外公司竞标，所以资料很多。由于时间仓促，小王为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前打电话说有事不能参加会议，小王就没有给他们准备资料。不料，到正式开会时其中的两位又赶了回来。结果，有的与会董事因没有资料可看而无法发表意见，而有的董事则面对一大摞资料，又不知如何找到想要的资料，严重影响了会议的进展。二、阅读以下材料，
39、回答问题。(ppt39-51)材料：四大箱航空邮件纽约某公司总裁告诉其秘书：“你帮我查一查我们有多少人在华盛顿工作，星期四的会议上董事长将会问到这一情况，我希望准备得详细一点。”于是，这位秘书打电话告诉分公司的秘书：“董事长需要一份你们公司所有工作人员的名单和档案，请准备一下，我们在两天内需要。”分公司的秘书又告诉其经理：“董事长需要一份我们公司所有工作人员的名单和档案，可能还有其他材料，需要尽快送到。”结果第二天早晨，四大箱航空邮件被运到了公司大楼。材料：倾听的四个层次我在：准备好方便说话的环境。我在听：不开小差地听对方说话，鼓励对方说话，并适时点头，表示有同感。我在用心听：在专注、认真倾听的同时，表达自己的感受与理解，做出合理的反馈。我听到了更多问题：请分析材料中秘书与领导的错误沟通产生的原因。你认为材料中的第四个层次表示什么呢？请结合上述两段材料，谈谈你认为怎样才能增强会议联络沟通的有效性。三、请谈谈你从政协大会 条规定树简朴会风中感受到了哪些“会议的新鲜空气”，并分析为会议“瘦身”的必要性和积极意义。(开放回答，ppt61)
