香港证券公司内部监控机制介绍课件.ppt

1、香港证券公司内部监控机制介绍香港证券公司内部监控机制介绍湘财证券国际业务总部2004年4月2证券公司内部监控系统证券公司内部监控系统n 一 般 來 說，“內 部 監 控”指 有 關 業 務 為 著 就 下 列 事 宜 提 供 合 理 保 證 而 採 納 的 安 排 和 運 作 方 式：(a)能 有 秩 序 及 具 效 率 地 經 營 業 務；(b)保 障 該 業 務 及 其 客 戶 的 資 產；(c)保 存 完 備 的 紀 錄，以 及 確 保 該 業 務 內 部 所 使 用 的 和 對 外 公 布 的 財 務 和 其 他 資 料 都 是 可 靠 的；及(d)遵 守 所 有 適 用 的 法 規

2、和 監 管 規 定。3內部監控制度的主要组成部分內部監控制度的主要组成部分I 管理及監督II 責任及職能的劃分III 人事及培訓IV 資料管理 V 監察事宜VI 審計事宜VII 運作監控 VIII 風險管理4內部監控制度內部監控制度：管理及監督管理及監督n目的目的 須須 設設 立、立、以以 文文 件件 記記 錄錄 及及 維維 持持 有有 效效 的的 管管 理理 及及 組組 織織 架架 構，構，以以 確確 保保 業業 務務 運運 作作 得得 以以 健健 全全 地、地、高高 效效 率率 地地 和和 有有 效效 地地 運運 作。作。n監控指引監控指引 1.1.管 理 層 應 對 該 公 司 的 運

3、作 承 擔 全 部 責 任 2.2.公 司 內 部 應 有 定 期 和 有 效 的 溝 通 3.3.公 司 內 部 的 匯 報 途 徑 應 清 楚 界 定，以 及 監 督 和 匯 報 職 責 應 指 派 予 合 適 的 職 員 執 行 4.4.應 清 楚 地 界 定 和 傳 達與 授 權 和 審 批 有 關 的 詳 細 政 策 和 程 序 5 5.管 理 層 應 確 保 負 責 管 理 及 監 督 職 能 的 人 士，均 具 備 合 適 資 格，並 且 經 驗 豐 富 5內部監控制度內部監控制度：管理及監管理及監督督n 管 理 層”一 詞 可 包 括 該 公 司 的 董 事 局、獨 資 經 營

4、 者、行 政 總 裁、董 事 總 經 理 或 其 他 負 責 運 作 管 理 的 高 層 人 員 須 對 公 司 所 執 行 的 內 部 監 控 制 度 的 完完 善程善程 度度 和 效效 用用 負 上 最 終 的 責 任6建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:管理及監管理及監督督n 主要内容包括：q 清楚界定员工所需遵守的相关法律，法规，及公司内部政策，行为守则q 要求员工及时跟进法律，法规，公司政策，行为守则的更新q 管理层的权限，以及关键岗位的职能范围q 定期沟通安排，例如各职能部门定期提供运做报告，q 有利益冲突，或潜在利益冲突的业务部门，职能岗位的分开7內部監控制度內部監控制度：

5、責任及職能的劃分責任及職能的劃分n目目 的的 主主 要要 的的 責責 任任 及及 職職 能能 須須 適適 當當 地地 予予 以以 劃劃 分，分，特特 別別 是是 當當 某某 些些 責責 任任 及及 職職 能能 若若 由由 同同 一一 人人 執執 行行 時，時，可可 能能 會會 導導 致致 未未 有有 察察 覺覺 的的 錯錯 誤，誤，或或 容容 易易 為為 違違 規規 者者 有有 機機 可可 乘，乘，致致 令令 公公 司司 或或 客客 戶戶 蒙蒙 受受 不不 適適 當當 的的 風風 險。險。n 監監 控控 指指 引引 1.管 理 層 應 確 保 政 策 的 制 定、監 督 及 其 他 內 部 覆

6、 核，或 諮 詢 職 能 等 責 任，均 有 效 地 與 前前 線線 業業 務務 的 運運 作作 分分 立立。2.運 作 職 能(包 括 但 不 限 於 銷 售、交 易、會 計 及 交 收 等 職 能)應 有 效 地 加 以 劃 分。確 保 在 可 能 存 在 利 益 衝 突 的 情 況 時，銷 售 及 交 易 均 與 研 究 的 職 能 分 立。在 切 實 可 行 的 情 況 下，研 究 與 公 司 財 務 的 職 能 也 應 劃 分，以 維 持 研 究 職 能 的 客 觀 性。3.應 確 保 監 察 及 內 部 審 計 的 職 能 得 以 有 效 地 劃 分，並 獨獨 立立 於 運 作 及

7、 有 關 的 監 督 職 能 之 外，以 便 直 接 向 管 理 層 匯 報。8建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:責任及職能的劃分責任及職能的劃分n 主要内容可包括：q 内部稽核相对与其他部门的独立性q 公司财务与研究部门的中国墙设定q 自营盘与客户盘的分开q 交收部门与会计部门的职能分开9內部監控制度內部監控制度：人事及培訓人事及培訓n 目的目的 為為 確確 保保 公公 司司 的的 運運 作作 和和 內內 部部 監監 控控 政政 策策 和和 程程 序，序，及及 公公 司司 本本 身身 和和 其其 僱僱 員員 須須 遵遵 守守 的的 法法 律律 與與 監監 管管 規規 定定 在在 入入

8、 職職 時時 及及 其其 後後 持持 續續 地地 獲獲 得得 遵遵 守，守，公公 司司 須須 在在 充充 分分 考考 慮慮 培培 訓訓 需需 要要 後，後，制制 定定 適適 當當 的的 招招 聘聘 及及 培培 訓訓 政政 策。策。n 監控指引監控指引 1.管 理 層 應 實 施 適 當 的 程 序，以 確 保 公 司 得 以 聘 請 稱 職 的 人 選 2.所 有 代 表 公 司 提 供 服 務 的 職 員 及 其 他 人 士，應 獲 得 充 分 及 最 新 的 公 司 政 策 和 程 序 等 文 件 資 料3.管 理 層 應 確 保 職 員 獲 提 供 充 分 的 入 職 及 持 續 培 訓

9、，以 配 合 職 員 執 行 特 定 職 責。公 司 的 培 訓 計 劃 應 合 理 地 確 保 職 員 擁 有 或 獲 得 適 當 而 實 用 的 經 驗。10建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:人事及培訓人事及培訓n 主要方式：q 法律，法规，公司政策，行为守则的培训q 在职训练q 产品知识培训，业务范围培训11內部監控制度內部監控制度：資料管理：資料管理 n 目的目的 n須須 制制 定定 適適 當當 的的 政政 策策 及及 程程 序，序，確確 保保 所所 有有 與與 公公 司司 業業 務務 運運 作作 有有 關關 的的 資資 料，料，包包 括括 以以 文文 件件 及及 電電 子子

10、方方 式式 存存 儲儲 的的 數數 據據 是是 完完 整、整、連連 貫、貫、保保 密、密、齊齊 備、備、可可 靠靠 和和 詳詳 盡盡 的。的。n 監監 控控 指指 引引 n 1.無 論 有 關 資 料 是 否 以 實 物 或 電 子 方 式 存 儲，資 料 的 管 理 應 由 具 備 資 格 及 有 經 驗 的 職 員 負 責。n 2.管 理 層 應 確 保 公 司 的 運 作 及 資 料 管 理 系 統，包 括 電 子 數 據 處 理 系 統，均 配 合 公 司 的 需 要，並 在 保 密 及 有 充 分 監 控 的 環 境 下 運 作。n 3.應 明 確 界 定 資 料 管 理 的 匯 報

11、 的 要 求，以 確 保 公 司 可 妥 善 和 及 時 地 預 備 所 需 的 內 部 及 對 外 報 告，包 括 有 關 監 管 機 構 及 自 我 監 管 機 構 所 規 定 呈 交 的 報 告。12內部監控制度內部監控制度：資料管理：資料管理n 4.應 以 充 分 的 文 件 載 述 資 料 管 理 系 統 的 設 計 及 施 行 計 劃 的 重 要 部 分，並 定 期 加 以 檢 討，以 確 保 系 統 達 致 預 期 效 果。n 5.應 施 行 適 當 而 有 效 的 電 子 數 據 處 理 及 保 密 政 策，以 防 止 或 偵 察 出 任 何 錯 誤、遺 漏 或 有 人 未 經

12、 授 權 而 擅 自 對 公 司 的 數 據 處 理 系 統（電 子 或 其 他 形 式 的 系 統）及 數 據（包 括 所 有 由 公 司 擁 有 的 保 密 資 料，例 如 客 戶 的 個 人 及 財 務 資 料、容 易 引 起 價 格 波 動 的 資 料 等），進 行 加 插、更 改、刪 除 或 侵 入 等 活 動。n 6.管 理 層 應 建 立 並 維 持 有 效 的 紀 錄 保 存 政 策，以 確 保 一 切 有 關 的 法 律 及 監 管 規 定 均 獲 得 遵 守；同 時 令 公 司 本 身、其 核 數 師 和 其 他 有 關 的 機 構，如 交 易 所、結 算 所 和 證 監

13、會 等，得 以 定 期 及 就 個 別 個 案 進 行 全 面 的 檢 討 或 調 查。13建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:資料管理資料管理n 资料包括：q 过往交易记录q 电话录音q 往来邮件q 客户的开户协议书，及其它客户相关资料14內部監控制度內部監控制度：監察事宜：監察事宜 n 目目 的的 n須須 制制 定定 並並 維維 持持 適適 當當 的的 政政 策策 及及 程程 序，序，以以 確確 保保 公公 司司 遵遵 守守 所所 有有 適適 用用 的的 法法 律律 及及 監監 管管 規規 定，定，以以 及及 公公 司司 本本 身身 的的 內內 部部 政政 策策 和和 程程 序。序。

14、n 監監 控控 指指 引引 n 1.管 理 層 應 在 公 司 內 部 建 立 並 維 持 適 當 而 有 效 的 監 察 職 能。除 受 到 公 司 規 模 所 限，這 個 職 能 應 獨 立 於 所 有 運 作 及 業 務 職 能，並 直 接 向 管 理 層 匯 報。n 2.管 理 層 應 確 保 執 行 有 關 監 察 職 責 的 職 員 擁 有 所 需 的 技 能、資 歷 及 經 驗，以 便 有 效 地 執 行 有 關 職 責。n 3.管 理 層 應 建 立 並 執 行 明 確 的 政 策，以 確 保 監 察 職 能 涵 蓋 公 司 運 作 的 各 個 有 關 層 面，包 括 有 權

15、獲 得 所 需 的 紀 錄 和 文 件 資 料 而 不 受 制 肘。15內部監控制度內部監控制度：監察事宜：監察事宜n4.執 行 監 察 職 能 的 職 員 應 與 管 理 層 攜 手 建 立、維 持 並 執 行 有 效 的 監 察 程 序，而 這 些 程 序 須 涵 蓋 有 關 的 法 律 及 監 管 規 定，如 適 用 的 話，包 括：註 冊/發 牌 及 財 政 資 源 規 定；紀 錄 保 存(作 為 向 管 理 層 及 監 管 機 構 作 出 匯 報、審 計 及 調 查 之 用)；業 務 經 營 手 法(如 操 守 準 則；經 紀 回 佣 及 非 金 錢 利 益 的 處 理 方 法；及

16、研 究 報 告 的 擬 備、批 核 及 發 布 等)；洗 黑 錢 活 動 的 防 範；內 部 監 控 事 宜；有 關 客 戶、公 司 本 身 及 職 員 的 交 易 的 規 定 等。n5.管 理 層 應 建 立、維 持 及 執 行 政 策 和 程 序，以 確 保 客 戶 的 投 訴 能 獲 得 妥 善 處 理，並 且 迅 速 採 取 合 適 的 補 救 措 施。投 訴 程 序 必 須 以 書 面 進 行。在 可 能 情 況 下，負 責 就 投 訴 展 開 調 查 的 職 員，應 該 與 投 訴 個 案 無 直 接 關 係。n6.執 行 監 察 職 能 的 職 員 如 發 現 公 司 或 其 職

17、 員 嚴 重 地 未 能 遵 守 法 律 及 監 管 規 定，或 公 司 本 身 的 政 策 及 程 序，應 立 即 向 管 理 層 匯 報，此 外，如 管 理 層 發 現 公 司 或 其 職 員 嚴 重 地 未 能 遵 守 有 關 法 律 及 監 管 規 定，亦 應 立 即 通 知 交 易 所、結 算 所 及 證 監 會。16內部監控制度內部監控制度：審計事宜：審計事宜 n 目目 的的 n須須 制制 定定 及及 維維 持持 審審 計計 政政 策策 和和 有有 關關 的的 覆覆 核核 職職 能能，從從 而而 客客 觀觀 地地 就就 公公 司司 的的 管管 理、理、運運 作作 及及 內內 部部

18、監監 控控 的的 充充 分分 程程 度、度、效效 用用 和和 效效 率率 作作 出出 審審 視、視、評評 估估 及及 報報 告。告。n 監監 控控 指指 引引 n 1.在 切 實 可 行 的 情 況 下，管 理 層 應 設 立 獨 立 而 客 觀，但 沒 有 運 作 責 任 的 內 部 審 計 職 能，而 有 關 人 員 可 以 直 接 與 管 理 層 或 審 計 委 員 會(如 有 設 立 的 話)溝 通。n 2.應 訂 明 清 楚 的 職 權 範 圍，明 確 列 出 外 間 審 計 職 能，以 及 內 部 審 計 職 能（如 有 設 立 的 話）的 工 作 範 圍、目 的、方 法 及 匯

19、報 規 定，並 清 楚 界 定 內 部 及 外 間 核 數 師 彼 此 的 角 色、責 任 及 工 作 關 係。17內部監控制度內部監控制度：審計事宜：審計事宜n 3.管 理 層 應 確 保 執 行 覆 核 職 能 的 人 士 具 備 所 需 的 專 業 技 能 及 經驗。n 4.管 理 層 應 確 保 所 執 行 的 審 計 及 覆 核 工 作 均 有 充 分 的 策 劃、控 制 及 紀 錄；就 所 有 審 計 結 果、結 論 及 建 議 向 管 理 層 及 時 作 出 匯 報；以 及 確 保 在 有 關 的 報 告 內 重 點 指 出 的 事 項 或 風 險，均 獲 得 跟 進 及 妥 善

20、 解 決。18內部監控制度內部監控制度：運作監控：運作監控 n 目的目的 n制制 定定 及及 維維 持持 關關 於於 公公 司司 日日 常常 業業 務務 運運 作作 的的 有有 效效 政政 策、策、運運 作作 程程 序序 和和 監監 控控 措措 施，施，並並 確確 保保 有有 關關 政政 策、策、程程 序序 及及 監監 控控 措措 施施 獲獲 得得 遵遵 守。守。有有 關關 運運 作作 程程 序序 及及 監監 控控 措措 施施 的的 有有 效效 性，性，取取 決決 於於 它它 們們 能能 否否 確確 保：保：n a)公公 司司 與與 客客 戶戶 之之 間間 有有 效效 地地 交交 換換 資資

21、料，料，包包 括括 客客 戶戶 向向 公公 司司 提提 供供 資資 料，料，以以 及及 按按 規規 定定 向向 客客 戶戶 披披 露露 資資 料；料；n b)公公 司司 的的 交交 易易 手手 法法 的的 持持 正正 程程 度，度，包包 括括 以以 公公 正、正、誠誠 實實 及及 專專 業業 的的 態態 度度 對對 待待 所所 有有 客客 戶；戶；n c)妥妥 善善 保保 管管 公公 司司 與與 其其 客客 戶戶 的的 資資 產；產；n d)公公 司司 保保 存存 完完 備備 的的 紀紀 錄，錄，以以 及及 確確 保保 這這 些些 文文 件件 的的 內內 容容 及及 在在 公公 司司 內內 部

22、部 使使 用用 的的 或或 對對 外外 公公 布布 的的 資資 料料 是是 可可 靠靠 的；的；及及 n e)公公 司司 及及 代代 表表 公公 司司 行行 事事 的的 人人 遵遵 守守 有有 關關 的的 法法 律律 及及 監監 管管 規規 定。定。19內部監控制度內部監控制度：運作監控：運作監控n 監監 控控 指指 引引 n 1.管 理 層 應 制 定 及 維 持 適 當 程 序，以 便 在 開 立 帳 戶 之 前 取 得 及 確 認 關 於 每 位 客 戶 的 資 料，從 而 確 定 客 戶、帳 戶 實 益 持 有 人 及 經 授 權 發 出 指 示 的 人 的 真 正 身 分、客 戶 的

23、 財 政 狀 況 及 客 戶 的 投 資經 驗 與 目 標。n 2.凡 公 司 受 全 權 委 託 處 理 客 戶 的 帳 戶，便 應 採 用 適 當 程 序，以 確 保 在 行 使 有 關 權 力 時 所 依 據 的 條 款 及 條 文，已 明 確 及 有 效 地 傳 達 予 該 客 戶，以 及 只 會 代 客 戶 執 行 符 合 該 客 戶 的 投 資 策 略 和 目 標 的 交 易。n 3.如 公 司 透 過 提 供 投 資 意 見 賺 取 酬 金，或 與 客 戶 訂 立 合 約 顧 問 安 排，而 在 經 營 此 等 業 務 時，會 作 出 投 資 建 議 或 提 供 投 資 意 見，

24、則 公 司 應 採 用 適 當 程 序，以 確 保 有 關 的 建 議 和 意 見 是 經 過 深 入 分 析 及 考 慮 過 各 項 選 擇 後 才 作 出 的，同 時 亦 適 合 有 關 的 客 戶。公 司 應 記 錄 及 保 存 作 出 有 關 建 議 和 意 見 背 後 的 理 據 資 料。20內部監控制度內部監控制度：運作監控：運作監控n 4.應 制 定 具 體 政 策 和 程 序，藉 以 減 低 公 司 或 其 職 員 與 客 戶 之 間 出 現 利 益 衝 突 的 可 能 性，以 及 當 實 際 或 表 面 的 利 益 衝 突 不 能 合 理 地 避 免 時，確 保 客 戶 掌

25、握 所 有 關 於 事 件 的 性 質 及 有 關 利 益 衝 突 可 能 引 起 的 後 果 的 資 料，以 及 在 所 有 情 況 下 都 得 到 公 平 對 待。n 5.管 理 層 應 制 定 及 維 持 政 策 和 程 序，以 確 保 當 公 司 或 其 職 員 與 客 戶 的 交 易 涉 及 重 大 的 利 害 關 係 時，這 項 事 實 得 以 披 露，而 在 切 實 可 行 的 情 況 下，有 關 事 實 應 在 執 行 有 關 交 易 之 前 向 客 戶 披 露。n 6.管 理 層 應 制 定 及 維 持 政 策 和 程 序，以 確 保 客 戶 的 買 賣 盤 以 公 平 和

26、公 正 的 方 式 處 理，以 及 在 所 有 情 況 下 都 符 合 各 項 守 則 或 法 規 所 訂 定 有 關 處 理 買 賣 盤 的 規 定。尤 其 是 應 保 留 清 晰 而 全 面 的 審 計 線 索，以 便 準 確 地 記 錄 所 有 客 戶 及 來 自 公 司 內 部 的 買 賣 盤，由 接 獲 或 發 出 以 至 獲 得 執 行 及 進 行 交 收 的 整 個 過 程，包 括 接 獲 或 發 出 買 賣 盤、執 行 買 賣 盤 及 交 收 的 時 間，例 如 在 買 賣 盤 紙 之 上 按 時 序 加 上 編 號 及 打 上 時 間 印 記。21內部監控制度內部監控制度：運

27、作監控：運作監控n7.管 理 層 應 制 定 及 執 行 程 序，以 確 保 備 有 適 當 的 防 範 措 施，防 止 公 司 或 其 職 員 利 用 容 易 影 響 價 格 波 動 的 保 密 資 料 謀 取 利 益，或 以 內 幕 人 士 或 其 代 表 的 身 分 執 行 交 易，違 反 證 券(內 幕 交 易)條 例（第 395 章）。n8.管 理 層 應 制 定 及 維 持 適 當 及 有 效 的 交 易 及 檢 討 交 易 過 程 的 程 序，藉 以 防 止 或 偵 查 錯 誤、遺 漏、欺 詐 及 其 他 未 經 授 權 或 不 當 的 活 動，以 及 確 保 代 客 戶 進 行

28、 的 交 易 獲 得 公 平 而 及 時 的 分 配。n9.應 制 定 及 遵 守 適 當 而 有 效 的 程 序，以 保 障 公 司 及 其 客 戶 的 資 產 不 會 因 盜 竊、欺 詐 及 其 他 擅 自 挪 佔 的 行 為 而 蒙 受 損 失。尤 其 是 應 清 楚 界 定 公 司 及 其 職 員 在 獲 取、處 置 及 以 其 他 方 式 調 動 或 使 用 公 司 或 其 客 戶 資 產 方 面 的 權 力，並 嚴 加 遵 守。應 妥 善 保 管 所 有 在 公 司 處 所 範 圍 內 的 資 產，以 及 立 即 將 資 產 存 放 在 適 當 的 銀 行 帳 戶 或 證 券 存

29、管 處。此 外，應 維 持 足 夠 及 可 靠 的 審 計 線 索，以 便 公 司 防 止、偵 查 及 調 查 涉 嫌 的 不 當 行 為。n10.應 定 期 將 公 司 的 內 部 紀 錄 及 報 告 與 由 第 三 者，例 如 結 算 所、銀 行、託 管 商、交 易 對 手 及 執 行 買 賣 盤 的 經 紀 所 發 出 的 加 以 核 對，從 而 識 別 出 是 否 有 任 何 錯 誤、遺 漏 或 資 產 誤 置 的 情 況，以 便 採 取 行 動。有 關 的 核 對 工 作 應 由 適 當 的 高 級 職 員 負 責 查 對 覆 核 和 批 准。22建議的監控措施及程序建議的監控措施及

30、程序:運作監控運作監控n A.運運 作作 監監 控控 n開 立 及 處 理 客 戶 帳 戶 n 1.應 明 確 界 定 並 遵 照 規 定 的 開 戶 程 序。有 關 程 序 可 包 括：n a)記 錄 並 保 留 所 有 有 關 的 客 戶 資 料(例 如 客 戶 的 真 確 身 分、帳 戶 的 實 益 持 有 人 及 經 授 權 可 發 出 指 令 的 代 表，以 及 客 戶 的 財 務 狀 況、投 資 經 驗、目 的 等)、有 關 的 簽 署 式 樣 及 證 明 文 件 等，以 供 日 後 參 照 之 用；n b)按 照 由 管 理 層 批 准 的 準 則，覆 閱 及 確 認 所 收 集

31、 的 客 戶 資 料；n c)確 保 就 公 司 及 公 司 所 提 供 的 服 務 而 言，客 戶 已 獲 提 供 充 分 的 資 料，並 獲 得 其 他 相 關 文 件，例 如 有 關 的 風 險 披 露 聲 明(特 別 是 當 公 司 獲 全 權 委 託 操 作 客 戶 的 帳 戶，或 將 會 代 客 戶 買 賣 衍 生 金 融 產 品)、收 費 性 質 及 範 圍、公 司 可 能 徵 收 的 罰 款 及 其 他 費 用 等 資 料；23建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控 n d)確 保 客 戶 充 分 獲 得 有 關 其 權 益 的 資 料，包 括 在 其 中

32、一 項 投 資 者 賠 償 基 金 安 排 下 所 得 到 的 賠 償 保 障(如 適 用)；n e)根 據 有 關 的 法 律、規 則、規 例 及 守 則，促 使 客 戶 簽 署 開 戶 協 議 書；及 n f)由 指 定 的 職 員 覆 核 及 批 准 新 的 開 戶 申 請 和 對 現 存 帳 戶 所 作 的 修 改，包 括 覆 核 有 關 的 證 明 文 件。24建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控n 2.如 客 戶 開 立 全 權 委 託 帳 戶，應 實 施 及 遵 照 特 別 的 程 序，這 些 程 序 可 包 括：n a)簽 署 全 權 委 託 帳 戶 協

33、議 書，而 這 些 協 議 書 須 載 列 客 戶 的 投 資 目 的 和 策 略，以 及 行 使 酌 情 權 時 須 依 據 的 有 關 條 款 及 條 件；n b)由 指 定 職 員 定 期 檢 視 帳 戶 的 買 賣 情 況，而 這 些 職 員 概 與 處 理 帳 戶 的 職 員 無 涉；n c)就 帳 戶 結 餘 及 交 易 詳 情，定 期 向 客 戶 提 供 結 單 和 及 時 的 特 別 報 告，尤 其 是 當 帳 戶 結 餘 跌 低 於 協 議 的 水 平，或 當 該 帳 戶 的 大 額 買 賣 盤 正 待 執 行 或 剛 執 行 完 畢；及n d)清 楚 劃 分 投 資 決 策

34、 過 程 及 交 易 過 程：填 妥 買 賣 盤 紙（類 似 非 全 權 委 託 代 理 業 務 所 使 用 的 買 賣 盤 紙）後，在 買 賣 盤 紙 上 打 上 時 間 印 記，以 記 錄 發 出 買 賣 盤 的 真 正 時 間。25建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控n提 供 投 資 意 見 n 3.如 公 司 透 過 提 供 投 資 意 見 賺 取 酬 金，或 與 客 戶 訂 立 合 約 顧 問 安 排，而 在 經 營 此 等 業 務 時，作 出 投 資 建 議 或 提 供 投 資 意 見，應 實 施 並 遵 照 特 別 的 程 序，這 些 程 序 可 包 括：n

35、 a)就 研 究 工 作 的 充 分 程 度，及 有 關 投 資 建 議 及 意 見 所 依 據 的 文 件 的 擬 備 及 保 存，制 定 清 晰 的 規 定 和 程 序；n b)以 書 面 向 客 戶 提 供 適 用 於 所 推 介 的 投 資 計 劃 的 有 關 費 用、收 費 及 罰 款 詳 情；及 n c)以 文 件 載 明 所 提 供 的 投 資 意 見 或 投 資 建 議 的 依 據，並 向 客 戶 提 供 一 份 副 本，這 些 意 見 及 建 議 應 切 合 客 戶 本 身 的 投 資 經 驗、目 的 和 財 政 狀 況。26建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控

36、運作監控n交 易 手 法 n 4.公 司 應 制 定 程 序，以 確 保 其 職 員 的 交 易 活 動 不 會 損 害 客 戶 的 利 益。就 公 司 買 賣 的 有 關 證 券、期 貨 及 其 他 投 資 產 品，或 公 司 擔 任 投 資 顧 問 或 商 品 交 易 顧 問 的 有 關 投 資 產 品 而 言，職 員 在 加 入 公 司 後，應 隨 即 並 在 其 後 定 期（至 少 每 半 年 一 次）向 公 司 披 露 其 在 該 等 產 品 中 的 持 有 量 及 交 易 活 動 中 擁 有 的 權 益 的 詳 情。倘 若 公 司 本 身 為 交 易 所 會 員，或 隸 屬 於 一

37、 個 集 團，而 該 集 團 的 其 中 一 間 成 員 公 司 為 交 易 所 會 員，則 該 間 公 司 的 職 員 如 欲 買 賣 該 交 易 所 的 產 品，必 須 透 過 有 關 的 職 員 帳 戶 而 進 行。職 員 帳 戶 的 所 有 買 賣 必 須 分 開 記 錄，並 由 獨 立 的 高 層 管 理 人 員 勤 勉 地 進 行 監 察。27建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控n 5.公 司 應 明 確 界 定 職 員 或 公 司 從 客 戶 或 其 他 業 務 上 有 接 觸 的 人 士 收 受 禮 物、回 佣、實 物 利 益 或 非 金 錢 利 益 等

38、的 準 則。有 關 準 則 應 說 明 在 何 種 情 況 下 可 以 接 受 上 述 利 益，以 及 在 何 種 情 況 下 應 要 獲 得 批 准。n 6.應 制 定 有 效 的 程 序，確 保 當 公 司 或 其 職 員 在 與 客 戶 的 交 易 中(如 對 盤 交 叉 盤 買 賣)有 利 害 關 係 時，有 關 事 實 能 夠 在 執 行 有 關 買 賣 前 向 該 客 戶 披 露。例 如，公 司 可 以 維 持 一 份 對 盤 交 叉 盤 買 賣 的 紀 錄，而 這 份 紀 錄 同 時 記 下 客 戶 名 稱、涉 及 的 公 司 帳 戶、所 聯 絡 的 人 士 及 取 得 有 關

39、同 意 的 時 間。這 份 紀 錄 應 由 執 行 監 察 職 能 的 指 定 職 員，或 交 易 部 的 一 位 高 級 職 員 定 期（至 少 每 月 一 次）審 核。28建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控n7.應 清 楚 地 以 文 件 載 明 處 理 買 賣 盤 的 程 序，並 加 以 遵 守。這 些 程 序 可 包 括：na)以 劃 一 的 盤 紙 記 錄 客 戶 的 買 賣 盤，在 收 發 後 即 時 在 盤 紙 上 打 上 時 間 印 記，然 後 須 在 合 理 的 時 間 內（通 常 會 立 刻 進 行）傳 送 至 交 易 員、出 市 員 或 自 動 交

40、 易 系 統 終 端 機 的 操 作 員 手 中。這 程 序 亦 適 用 於 代 客 戶 處 理 的 買 賣 盤 及 內 部 發 出 的 買 賣 盤(例 如 公 司 帳 戶、職 員 帳 戶 及 公 司 管 理 的 基 金 的 買 賣 盤 及 營 運 指 令 等 3)。只 要 能 夠 提 供 審 計 線 索，這 項 記 錄 程 序 可 予 以 修 改，以 顧 及 不 同 市 場 上 各 類 型 的 買 賣 盤。nb)接 受 客 戶 的 買 賣 盤 之 前，應 由 指 定 的 職 員 查 核 以 下 事 項：ni.帳 戶 狀 況(活 躍、已 結 束 或 被 列 入 內 部 偵 查 名 單 等 等)

41、；nii.適 用 的 帳 戶 限 額(如 買 賣 限 額/持 倉 限 額/信 貸 限 額)；niii.有 關 帳 戶 內 的 可 用 資 金 或 信 貸 是 否 充 裕；niv.如 屬 賣 盤，則 應 查 核 帳 戶 內 是 否 有 充 足 而 可 供 運 用 的 證 券，或 是 否 已 訂 立 所 需 的 證 券 借 貸 安 排(如 適 用)；29建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控n v.落 盤 人 的 權 力 及 有 關 的 限 制；n vi.如 買 賣 盤 以 圖 文 傳 真 或 電 傳 方 式 接 收，該 等 買 賣 盤 會 經 高 級 職 員 覆 核，如 有

42、疑 問，則 會 在 執 行 指 令 前 致 電 有 關 客 戶 核 實 該 買 賣 盤 是 否 有 效，以 及 該 客 戶 是 否 有 權 發 出 有 關 買 賣 盤；n vii.該 帳 戶 授 權 使 用 的 服 務 及 買 賣 的 產 品；及 n viii.客客 戶戶 協協 議議 書書 內內 是是 否否 載載 有有 任任 何何 特特 別別 條條 文，文，或或 公公 司司 內內 其其 他他 運運 作作 部部 門門 有有 否否 就就 任任 何何 特特 別別 情情 況況 作作 出出 匯匯 報，報，例例 如如 保保 證證 金金 情情 況。況。n c)遵 照 那 些 清 楚 界 定 涉 及 在 何

43、種 情 況 下，可 無 須 即 時 在 有 關 市 場 執 行 客 戶 的 買 賣 盤（例 如 止 蝕 盤、賦 予 交 易 員 酌 情 權 的 指 令）的 政 策 及 程 序。這 些 程 序 可 包 括 釐 訂 執 行 買 賣 盤 或 部 分 買 賣 盤 的 可 接 受 價 格 的 方 法。30建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控n d)管 理 層 應 制 定 有 關 條 件，涵 蓋 收 發 買 賣 盤 後 進 行 的 覆 核 工 作，以 確 定 每 項 買 賣 盤 的 執 行 方 法 和 時 間。此 外，亦 應 保 存 明 晰 的 審 計 線 索，以 顯 示 買 賣 盤

44、 傳 送 的 時 間 及 買 賣 盤 的 來 源。n e)應 就 買 賣 盤 傳 送 至 盤 房 的 過 程 制 定 有 效 的 程 序，並 須 提 供 充 分 資 料，以 確 定 客 戶 買 賣 盤 的 先 後 次 序。n f)在 切 實 可 行 的 情 況 下，應 指 派 一 名 獨 立 於 交 易 員 的 高 級 職 員，按 照 客 戶 買 賣 盤 及 接 獲 買 賣 盤 的 先 後 次 序，分 配 已 執 行 的 買 賣。31建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控n 分隔措施 n 8.公 司 應 建 立 並 維 持 足 夠 的 分 隔 措 施，例 如 將 處 理 客

45、 戶 款 項 或 全 權 委 託 買 賣 盤 的 交 易 員，與 處 理 公 司 本 身 帳 戶 或 職 員 帳 戶 的 交 易 員 分 開，以 避 免 明 顯 及 潛 在 的 利 益 衝 突。n 9.管 理 層 應 建 立 並 維 持 有 關 分 隔 措 施 的 政 策 和 程 序，確 保 研 究 部 職 員 或 處 理 公 司 財 務 事 宜 職 員 所 獨 有、容 易 影 響 價 格 波 動 的 資 料，如 收 購 及 合 併 活 動 的 資 料 等，除 在“有 需 要 知 悉”的 情 況 下，否 則 不 會 為 該 等 部 門 以 外 的 職 員 取 得。32建議的監控措施及程序建議的

46、監控措施及程序:運作監控運作監控n後 勤 部 門 及 會 計 事 宜 n 10.買 賣 盤 紙 應 傳 送 往 指 定 的 後 勤 部 門 職 員，待 其 將 買 賣 詳 情 輸 入 公 司 的 系 統(不 論 是 自 動 化 或 非 自 動 化 的 系 統)。每 個 營 業 日 結 束 後，上 述 後 勤 部 門 的 職 員 應 將 來 自 交 易 所 或 結 算 所 的 交 易/結 算 清 單，以 及 由 交 易 對 手 和 執 行 買 賣 盤 的 經 紀 所 發 出 的 確 認 文 件(如 適 用)，與 公 司 本 身 的 交 易 紀 錄 互 相 核 對，以 確 定 兩 者 是 否 相

47、符。公 司 應 擬 備 用 以 識 別 出 錯 配 及 不 尋 常 交 易 的 特 殊 交 易 報 告，並 加 以 審 查，如 有 需 要，應 採 取 跟 進 行 動。n 11.應 就 代 客 戶 執 行 的 所 有 交 易 迅 速 向 客 戶 覆 盤。至 於 在 交 易 所 以 外 進 行 的 交 易，公 司 應 迅 速 利 用 可 靠 及 預 先 協 定 的 方 式（如：環 球 銀 行 財 務 電 信 協 會 所 提 供 的 通 信 系 統 或 經 測 試 的 電 報 通 信 方 式）向 交 易 對 手 覆 盤。33建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控n 12.所 有

48、 交 易 上 出 現 的 錯 誤 應 向 公 司 內 負 責 交 易 事 務 的 人 員 匯 報，並 應 將 這 些 錯 誤 歸 入“誤 差”或“暫 記”帳 戶 內，以 便 及 早 糾 正 錯 誤 或 安 排 平 倉。這 帳 戶 內 的 買 賣 應 全 部 有 文 件 紀 錄，清 楚 闡 釋 引 致 錯 誤 的 情 況，並 由 公 司 內 執 行 監 察 及 內 部 審 計 職 能 的 職 員 負 責 審 查。如 發 現 有 任 何 不 尋 常 情 況 或 模 式，應 展 開 調 查。34建議的監控措施及程序建議的監控措施及程序:運作監控運作監控n資 產 的 保 障 n13.公 司 在 調 撥

49、 公 司 及 客 戶 的 資 產 時，應 制 定 及 遵 守 有 效 的 程 序：na)清 楚 界 定 哪 些 公 司 職 員 及 管 理 有 關 客 戶 資 產 的 客 戶 代 表 有 權 獲 取、處 置、貸 出、抵 押 或 以 其 他 方 式 放 棄 持 有 公 司 及 客 戶 的 資 產 及 該 項 權 力 的 範 圍。每 次 運 用 上 述 權 力 調 撥 資 產 及 處 理 客 戶 取 回 資 產 的 要 求 時，均 應 檢 查 該 項 權 力 是 否 運 用 得 宜。nb)採 用 統 一 及 按 編 號 順 序 排 列 的 收 據 及 派 送 憑 單 或 以 其 他 適 當 方 法

50、，以 確 認 及 解 釋 資 產 的 調 撥。nc)應 妥 善 存 放 在 公 司 處 所 範 圍 內 的 公 司 及 客 戶 資 產 及 其 他 重 要 文 件 及 受 管 制 的 固 定 式 樣 文 件，例 如：支 票 簿、成 交 單 據 等；以 及 應 迅 速 將 支 票、銀 行 本 票 及 其 他 可 轉 讓 票 據 及 證 券 存 入 公 司 在 銀 行 或 證 券 存 管 處 開 立 的 適 當 帳 戶。在 實 物 證 券 或 現 金 儲 存 在 公 司 處 所 範 圍 內 的 期 間，公 司 應 進 行 例 行 點 算，以 確 保 公 司 及 客 戶 的 資 產 均 獲 得 妥