1、归档文件整理规则魏麟懿归档文件归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料和电子文件材料归档文件的定义整理标准：整理标准：整理整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件包括修整、装订、编页、装盒、排架；编目等（纸质归档文件包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储电子文件包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化
2、的过程。等），使之有序化的过程。归档文件的整理纸质归档文件的整理收 集文书档案的收集工作：是指一个立档单位的档案部门，按照国文书档案的收集工作：是指一个立档单位的档案部门，按照国家规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部各职能家规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部各职能部门及个人手中的文书档案集中到档案部门，实行集中统一管部门及个人手中的文书档案集中到档案部门，实行集中统一管理的工作。理的工作。确定文件保管单位“件”鉴 定（一）机关文件材料归档范围：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研
3、究具有利用价值的文件材料设和历史研究具有利用价值的文件材料 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料价值的文件材料 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料报送的重要文件材料 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（二）企业文件材料归档范围：反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史
4、面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；料；本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；文件材料；本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件
5、材料；料；所属和控股企业报送的重要文件材料；有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的材料。考价值的材料。机 关企 业 永久永久 本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；本企业关于重要问题向有关
6、机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；本企业经营管理工作的重要文件材料；本企业生产技术管理工作的重要文件材料；本企业行政管理工作的重要文件材料；本企业党群工作的重要文件材料；新闻媒体对本企
7、业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。定期(30年、10年）本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。本企业资本金管理、资产管理的一般 性文件材料，本企业涉及职工权益的一般性文件材料；本企业部门工作或专项工作规划，半年、季
8、度、月份计划与总结等文件材料；本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；本企业经营管理工作的一般性文件材料；本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；本企业行政管理工作的一般性文件材料；本企业党群工作的一般性文件材料；本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；本企业参与国家和社会活动的
9、一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；文件的修整 1 1、修裱破损文件，这主要是针对有重要保存价值的归档文件；、修裱破损文件，这主要是针对有重要保存价值的归档文件；2 2、复制字迹模糊或易褪变的文件，包括不符合要求的书写材料、传真、复制字迹模糊或易褪变的文件，包括不符合要求的书写材料、传真件等，要进行复印；件等，要进行复印；3 3、超大纸张的折叠、较小纸的处理；、超大纸张的折叠、较小纸的处理；4 4、去除金属物。、去除金属物。文件的分类 (1)机关文件材料的分类机关文件材料的分类 “内设机构内设机构”分类法：分类法：此法适用于内部机构多而稳
10、定，分工比较明确文件数量比较大的单位。“问题问题”分类法：分类法：此法适用于内部机构比较少，分工比较粗或无内部机构且文件量小的单位 (2)企业文件材料的分类企业文件材料的分类 按职能或问题按职能或问题 按部门按部门 系统排序（1）正文在前，附件在后；正文在前，附件在后；（2）正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后；（3）转发文在前，被转发文在后；转发文在前，被转发文在后；（4）原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后；（5）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；文本在后；中文本在前，外
11、文本在后；（6）来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。（7）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。在前，发文稿纸和定稿在后。归档文件一般以件为单位装订，附件较多且厚的归档文件可单独装订，归档文件一般以件为单位装订，附件较多且厚的归档文件可单独装订，原装订方式符合要求的，应维持不变。原装订方式符合要求的，应维持不变。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不能使用用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不能使用回形针、大头针
12、、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。订材料进行装订。永久和定期永久和定期30年保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，采取线装年保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，采取线装法装订。较厚的使用法装订。较厚的使用“三孔一线三孔一线”装订，页数较少的可使用直角装订。装订，页数较少的可使用直角装订。10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。装 订编 页 以以“件件”为单位编写页号，也就是每件均从为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件开始编起，件 与件
13、之间不与件之间不连续编写页号，这也是与以往以连续编写页号，这也是与以往以“卷卷”为整理保管单位时编页号方法的不同为整理保管单位时编页号方法的不同；页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角；右上角，背面编写在左上角；一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。文件材料已印制成册并编有页码的，且文件原有页码与拟编制页码相同文件材料已印制成册并编有页码的，且文件原有页码与拟编制页码相同的，可以保持原有页码不变，不再重复编页。的，可以保持原有页码不变，
14、不再重复编页。档号编制（新规则增加内容）（新规则增加内容）归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号 archival code 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。以保证纸质文件和电子文件整理的协调统一。结构“全宗号全宗号-档案门类代码档案门类代码年度年度-保管期限保管期限-机构（问题）代码机构（问题）代码-件号件号”上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“”隔开。例：“109-WS2016-Y-BGS-0001”编编 制制 要要 求求1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。依照档案法、
15、档案法实施办法、甘肃省档案条例等相关法律法规需向同级档案馆进行移交的单位，可向同级档案馆申领全宗号；其他单位此项可为空。如：*单位（无全宗号）2016年度办公室分类下，永久保管的第一件归档文件的档号编制为“WS2016-Y-BGS-0001”。2.档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。3.保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。4.机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母标识，同时编制机构（问题）代码表（见附件1）。
16、归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。如：*单位（全宗号为109）2016年度永久保管的第一件归档文件的档号编制为“109-WS2016-Y-0001”。5.件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。加盖归档章及填写 归档文件目录的编制要求将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒内。（一）档案盒应采用无酸纸制作，符合无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板（DA/T 24-2000）标准要求。（二）档案盒尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等规格，封面应标明全宗名称。（见附件6）。（三）根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格，为便于操作，件号不足4位时，前面可不补“0”；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制 装盒及填写装盒及填写谢谢聆听！
