1、一、什么是档案一、什么是档案?保密局里的枪声保密局里的枪声、蓝色档案蓝色档案-神秘神秘明星档案、足球档案、案件档案、国宝明星档案、足球档案、案件档案、国宝档案、诚信档案、健康档案档案、诚信档案、健康档案-泛档案现泛档案现象象档案与人类的社会活动相伴相生。档案与人类的社会活动相伴相生。档案是人类社会发展到一定阶段的产物，是人档案是人类社会发展到一定阶段的产物，是人类活动的最真实、最原始的记录。类活动的最真实、最原始的记录。（一）档案的起源（一）档案的起源:“脑记口传脑记口传”。这在人类史上虽然行之很久，。这在人类史上虽然行之很久，但它不可能产生档案。但它不可能产生档案。档案是随着社会记事的产生而
2、产生的。档案是随着社会记事的产生而产生的。(档案档案的起源的起源-结绳记事结绳记事刻契刻契)文字产生的年代就是档案产生的年代。文字产生的年代就是档案产生的年代。(甲骨甲骨档案档案 铭文档案或金文档案铭文档案或金文档案石刻档案石刻档案竹简竹简木木牍牍缣帛档案缣帛档案纸质档案纸质档案（二）档案的定义：（二）档案的定义：“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记的各种
3、文字、图表、声像等不同形式的历史记录。录。”-档案法“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。”-学术定义“档案是原始的历史记录档案是原始的历史记录”1 1产生档案的主体和来源产生档案的主体和来源 主体多元性主体多元性 来源广泛性来源广泛性 2 2档案的基本属性档案的基本属性原始记录性原始记录性 3 3档案的价值性档案的价值性-历史凭证价值历史凭证价值 参考价值参考价值 4 4档案形式的多样化档案形式的多样化 记录方式记录方式:文字书写、图表绘制、声像摄录、文字书写、图表绘制、声像摄录、电子数码电子数码 阅读方式阅读方式:直读、机读直读、机读 载体形式载体形式:甲骨
4、、泥板、金属器皿、岩石、甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片属片 门类门类:文书档案、科技档案、专门档案文书档案、科技档案、专门档案 档案是决策、行动和记忆的记录。档案是代代相传的独特且不可替代的遗产。档案的管理需从其形成时开始，以维护其价值和意义。档案是信息的权威来源，而信息则是负责任和透明的行政行为的基础。档案守护并服务于个人和团体的记忆，在社会发展中扮演重要角色。档案的开放利用能够丰富我们对人类社会的认知，促进民主，保护公民权利，提高生活品质。二、档案与社会的关系 档案与政治军事的关系 从中国历史来看：夏、商
5、、周三朝的更迭，夏、商、周三朝的更迭，在档案上可见端倪。-吕氏春秋吕氏春秋“夏桀不听劝阻，太史令终夏桀不听劝阻，太史令终古取出图法（档案），执而润之古取出图法（档案），执而润之”。商纣无道，殷内史向挚，同样是商纣无道，殷内史向挚，同样是“载其载其图法，出亡于周图法，出亡于周”。西周末年，王室失去天下共主权势之后，西周末年，王室失去天下共主权势之后，原保存在周王朝中央的档案大量流散到社会上，原保存在周王朝中央的档案大量流散到社会上，成为各诸侯国争夺的宝物。成为各诸侯国争夺的宝物。档案与社会的关系 档案与政治军事的关系秦朝秦朝“依古来典法行之依古来典法行之”（史记史记）汉朝汉朝“汉承秦制汉承秦制”
6、(萧何“独先入收秦丞相、御史律令图书藏之”。“汉兴，改秦之败，大收篇籍，广开献书之路”。)西汉东汉修建了石渠、兰台、天禄、麒麟、东石渠、兰台、天禄、麒麟、东观、宣明、鸿都观、宣明、鸿都等阁库来保管档案，为其统治服务。西汉、东汉长达400多年，档案起了重要作用。档案与社会的关系 档案与政治军事经济文化的关系唐政权的建立，史称唐政权的建立，史称“唐因隋制唐因隋制”，维持了长达300多年的统治。明朝，完整彻底地接管了元代中央的档案，明朝，完整彻底地接管了元代中央的档案，并修了大本堂大本堂来保管。明代独具特色的专用文种有黄册黄册(土地、人口、赋役)、鱼鳞册、鱼鳞册(登记土地所有权)和军册，和军册，明朝
7、还建设黄册库、架阁库、黄册库、架阁库、皇史宬皇史宬，用于保存档案。明朝的统治维持了270多年。档案与社会的关系 档案与政治军事经济文化的关系元、清元、清等政权，进入中原大多“遵用汉法遵用汉法”，“典章法度几近汉唐典章法度几近汉唐”。最富有民族记忆两个民族之一，另一为犹太民族最富有民族记忆两个民族之一，另一为犹太民族 近观中国，我们不能不忧心地看到：我们的民族记忆功能在衰退。中华民族从史记开始的历史编写工作中断了，建国五十多年了，仍未写出像样的清史和民国史；在遭受日本侵略的历史中，身受深重灾难的中国人，文字记载却少到难以置信的地步，随着受害者的相继离世，以至于这段历史在现代年轻人心目中十分模糊。
8、档案与社会的关系 档案与政治军事经济文化的关系从世界范围看神庙档案馆、王国档案馆、贵族档案馆、平民档神庙档案馆、王国档案馆、贵族档案馆、平民档案馆、皇帝档案馆、教会档案馆、社团档案馆、案馆、皇帝档案馆、教会档案馆、社团档案馆、殖民地档案馆、国家档案馆、经济档案馆、企业殖民地档案馆、国家档案馆、经济档案馆、企业档案馆。档案馆。“在所有的国家财产中，档案是最为珍贵的。它在所有的国家财产中，档案是最为珍贵的。它们是一代人留给另一代人的礼物，我们对它们的们是一代人留给另一代人的礼物，我们对它们的爱护程度标志着我们的文明程度。爱护程度标志着我们的文明程度。”档案与社会的关系 档案与政治军事经济文化的关系
9、受这种理念所支配，在许多发达国家，国家或地方政府档案馆，不但馆藏丰富，设施精良，是当地的文化象征，受到人们的尊重和爱护，是人们汲取文化营养的重要场所。以法国为例，以法国为例，1794年年颁发世界上第一个档案法，1780年年全国共有档案馆1225个，个，仅巴黎就有405个个档案馆。档案与社会的关系 档案与政治军事经济文化的关系一个国家民族的社会记忆保存是否完整是可以用档案数量来体现的。美国国家档案馆工作人员1000多，馆藏数亿。中国中央档案馆200多人，馆藏130多万。全国档案总数为3亿卷，实在是不丰富的。实例1-国民党主席连战2005年访问大陆的四个城市，分别代表中国约2000年、1000年、
10、500年、100年的文明，构成连战寻根怀旧的空间版图。西安市档案馆提供了“西京筹委会”有关连战父亲连震东连震东的档案及其手迹北京大学特意复制了连战母亲赵兰坤在燕京大学的学籍档案和照片国家主席胡锦涛赠送给连战的是保存在中国第二历史档案馆的其祖父连雅堂连雅堂1914年呈请北京政府恢复其中国国籍，并要求改名为连连横横的档案材料。实例2-侵华日军南京大屠杀遇难同胞纪念侵华日军南京大屠杀遇难同胞纪念馆馆拟在正扩建的新馆中设立历史证人个性化历史证人个性化档案墙档案墙，目前一万多名历史证人的档案已经整理搜集完毕。在七十年前惨案发生中，三十万冤魂，无论是军人还是平民，竟没有留下只言片语的证据材料，溃逃的几十万
11、军队也没有留下作战记录，幸存者也没有写下安妮似的日记，中国人的集体无档案意识竟让这场惨案的痕迹消失得无影无踪，就像从未发生过一样。如果没有作恶的日本士兵的日记和旁观的德国人的摄影，中国人到那里去寻找证据。犹太人犹太人，他们在清算清算德国纳粹罪行的行为却得到了世界广泛支持世界广泛支持，以色列长期不懈地在全世界范围追捕纳粹战犯，来维护本民族的尊严。他们依靠的是在二战后掌握的大量档案资料。中国人是不是从中应该看到自己民族文化中的巨大缺陷。轻视档案，也就是轻视自己的历史，同样也得不到别人的尊重，将自己置于被动的局面。结论：结论：档案是社会政治、经济、科学、文化的档案是社会政治、经济、科学、文化的综合反
12、映，它已经延伸到人类社会生活综合反映，它已经延伸到人类社会生活的各个领域的各个领域。它是保障既得利益和特权的重要武器，因为它规定了统治者与被统治者的各种关系。正如谢伦伯格所说：“它是一切永久性公民权利的优惠权利的最终凭据；是一切导源于或者关于公民与政府间各种关系之产权和财务权利的直接凭据。”三、我们的责任最大限度地维护历史的真实面貌最大限度地维护历史的真实面貌,传承人传承人类文明类文明,从而为社会留下完整的记忆。从而为社会留下完整的记忆。联合国教科文组织：世界记忆工程联合国教科文组织：世界记忆工程美国美国:AAD+archive+gov “AAD”:AAD+archive+gov “AAD”著
13、名数据著名数据库库 上海：航拍记录城市变迁上海：航拍记录城市变迁武汉：启动城市记忆工程武汉：启动城市记忆工程 领导领导者者说说：毛毛泽东泽东：“分分门别类门别类，便于保存和，便于保存和寻寻找。找。”周恩来：周恩来：“档案工作很重要，档案工作很重要，应该应该干一干一辈辈子。子。”邓邓小平：小平：“开开发发信息信息资资源，服源，服务务四化建四化建设设。”江江泽泽民：民：“做好档案工作，做好档案工作，为为建建设设有中国特有中国特色社会主色社会主义义事事业业服服务务。”李李鹏鹏：“珍藏档案存真求珍藏档案存真求实实 探索探索规规律律鉴鉴往知往知来来”朱朱镕镕基：基：“请请国家国家银银行行行行长阅长阅。各
14、。各专业银专业银行行更要有企更要有企业业档案。档案。”李瑞李瑞环环：“对历对历史史负责负责，替，替现实现实服服务务，为为未来着想未来着想”胡胡锦锦涛：涛：“档案是人档案是人们认识们认识和把握客和把握客观规观规律律的重要依据。档案事的重要依据。档案事业业是一是一项项崇高的事崇高的事业业，是党和国家事是党和国家事业发业发展的一个不可缺少的方面。展的一个不可缺少的方面。借助档案，我借助档案，我们们能能够够更好地了解更好地了解过过去，把握去，把握现现在，在，预见预见未来。未来。”法律、法法律、法规规要求：要求：对单对单位的要求位的要求档案法档案法第三条第三条规规定：定：“一切国家一切国家机关、机关、武
15、装力量、政党、社会武装力量、政党、社会团团体、企体、企业业事事业单业单位和公民都位和公民都有保有保护护档案的档案的义务义务。”档案法档案法第七条第七条规规定，定，“机关、机关、团团体、体、企企业业事事业单业单位和其他位和其他组织应组织应当加当加强对强对本本单单位档案工作的位档案工作的领导领导，保障档案工作依法开，保障档案工作依法开展展”。对机关档案室要求档案法实施办法第九条的规定，履行下列职责：1、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；4、监督、指导
16、所属机构的档案工作。对机关工作人员要求档案法档案法第十条规定第十条规定:严禁将公务活动中形成的应当归档的文件、严禁将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档。凡是违反规定的，法律将会作人员归档。凡是违反规定的，法律将会给予制裁。给予制裁。档案工作前端控制 ：实体档案的前端控制纸质文件的形成、流转（国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式行政机关的公文种类（13）：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要公告：向国内外宣布重要事项或者法定事项通告：公布社会各方面应当遵守或者周知的
17、事项 报告：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 请示：向上级机关请求请示、批准 行政机关的公文格式：公文格式模板.doc行政机关的行文规则：不得越级请示和报告，政府各部门不得向下一级政府正式行文，请示要一文一事，只有一个主送机关，报告不得夹带请示事项、发文办理：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、颁发（引用公文应先引标题，后引发文字号；结构层次序数，依次为一、（一）、1、（1）；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、等必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。收文办理：签收、登记、审核、批办、承办、催办 电子文件的前端控制电子文件的设计、形成、维护（是根据
18、文件生命周期理论和全程控制原则,对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划和统一要求,对文件、档案工作的业务流程进行重组,并在文件形成和维护阶段进行有效的监督,从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。）文件生命周期理论文件运动的“三阶段论”（现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段正好与文件的保管场所档案室、文件中心和档案馆是相吻合和相对应的）。根据文件生命周期理论和档案的来源原则，确定档案的归档范围和保管期限（一）反映本机关主要（一）反映本机关主要职职能活能活动动和基本和基本历历史面貌史面貌的，的，对对本机关工作、国家建本机关工作、国家建设设和和历历史研究具有利史研究具有利用价用价值值的文件材
19、料；的文件材料；（二）机关工作活（二）机关工作活动动中形成的在中形成的在维护维护国家、集体国家、集体和公民和公民权权益等方面具有凭益等方面具有凭证证价价值值的文件材料；的文件材料；（三）本机关需要（三）本机关需要贯彻执贯彻执行的上行的上级级机关、同机关、同级级机机关的文件材料；下关的文件材料；下级级机关机关报报送的重要文件材料；送的重要文件材料；（四）其他（四）其他对对本机关工作具有本机关工作具有查查考价考价值值的文件材的文件材料。料。(1)(1)上上级级机关下机关下发发的文件材料哪些的文件材料哪些应该归应该归档档?a a、上、上级级机关召开的需要本机关召开的需要本单单位位贯彻执贯彻执行的会行
20、的会议议的主要文件材料；的主要文件材料；b b、上、上级级机关机关颁发颁发的属于本的属于本单单位位职职能活能活动动范范围围内的并要内的并要执执行的文件，以及普行的文件，以及普发发的非本的非本单单位位职职能活能活动动范范围围但需要但需要执执行的行的规规定性文件；定性文件；c c、上、上级级机关机关领导视领导视察、察、检查检查本本单单位工作位工作时时的重要指示、的重要指示、讲话讲话和有特殊保存价和有特殊保存价值值的的录录音、音、录录像等材料；像等材料；d d、本、本单单位代上位代上级级机关草机关草拟拟并被采用的文并被采用的文件的最后草稿和印本件的最后草稿和印本e e、涉及本机关的表彰、批、涉及本机
21、关的表彰、批评评及人及人员奖惩员奖惩、职务职务任免等上任免等上级级来文来文（2 2）同级机关或非隶属机关的来文哪些应该归）同级机关或非隶属机关的来文哪些应该归档？档？a a、同级机关和非隶属上级机关颁发的非本机关、同级机关和非隶属上级机关颁发的非本机关主要职能活动但需要执行的法规性文件；主要职能活动但需要执行的法规性文件；b b、有关机关对本地区、本机关工作检查形成的、有关机关对本地区、本机关工作检查形成的重要文件；重要文件；c c、同级机关和非隶属上级机关与本机关联系、同级机关和非隶属上级机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件协商工作的重要往来文件 （3 3）下级单位报送的文件材料哪些应归
22、档）下级单位报送的文件材料哪些应归档?a a、下级单位报送的年度以上的工作计划、下级单位报送的年度以上的工作计划、总结、总结、统计报表、财务预算、决算和重要报统计报表、财务预算、决算和重要报告、典型材料等文件；告、典型材料等文件；b b、直属单位报送的重要的科技文件材料；、直属单位报送的重要的科技文件材料；c c、下级机关报送的各项规章制度、下级机关报送的各项规章制度d d、其它有重要查考利用价值的文件材料、其它有重要查考利用价值的文件材料 基本建设项目档案:在立项审批招投标勘察设计施工监理及竣工验收全过程中形成的文字图表声像等形式的全部文件。设备档案:设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用
23、、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料。在某些专门领域中，有固定形式和名称的，除文书档案和科技档案以外的专门领域活动的档案。如:人事诉讼案件统计工商登记商标税收房产登记地籍婚姻登记等会计 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 总帐(日记总帐 明细帐 日记帐 现金和银行存款日记账 固定资产卡片 辅助帐簿 季度财务报告 年度财务报告（决算）永久 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 银行对帐单 银行余额调节表 记录本单位主要职能活动和重要工作成果(领导人和著名人物参加与本单位本地区有关的重大公务活动的照片;本单位组织或参加的重要外事活动的照片;记录本单位本
24、地区重大事件重大事故重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片)记录本地区地理概貌城乡建设重点工程名胜古迹及民间风俗和著名人物的照片 权证 荣誉 印章 电子文件:指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储有磁带磁盘光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在通信网络上传送的文件。(电子公文电子图形图像)电子文件的特性:数字化信息技术的产物;对设备的依赖;载体的非直读性;物理结构和逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性;信息与载体的相分离性。只有认清电子文件的特性，才能既强调电子文件归档的必要性，又不放松对纸质载体的管理。档案的整理工作档案的整理工作档案整理工作的原档案整理工作的原则则和要求
25、是什么和要求是什么?档案整理，就是按照一定的原档案整理，就是按照一定的原则则和方法，和方法，将将处处于零乱的和需要于零乱的和需要进进一步条理化的档案一步条理化的档案文件材料，文件材料，进进行基本地分行基本地分类类、组组合、排列合、排列和和编编目，目，组组成有机体系的成有机体系的过过程。程。档案整理的原则和要求：档案整理的原则和要求：（1 1）按照档案形成规律和特点，保持档案文件材）按照档案形成规律和特点，保持档案文件材料之间的历史联系。料之间的历史联系。a a、保持文件在来源方面的联、保持文件在来源方面的联系；系；b b、保持文件材料内容上的联系；、保持文件材料内容上的联系；c c、保持文、保
26、持文件在时间上的联系；件在时间上的联系；d d、文件材料形式上的联系。、文件材料形式上的联系。（2 2）充分利用原基础。）充分利用原基础。（3 3）便于保管和利用）便于保管和利用 江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 档案库房技术管理规定 全宗指南编制规范 全全 宗宗 卷卷 规规 范范 文书档案-机关档案工作业务建设规范、归档文件整理规则 会计档案-会计档案管理办法会计档案案卷格式 基建档案、设备档案、科研档案、产品档案-科学技术档案案卷构成的一般要求、基本建设项目档案资料管理暂行规定 照片档案-照片档案管理办法 电子文件-电子文件归档与电子档案管
27、理规范 归归档手档手续续各部门的专各部门的专(兼兼)职档案人员应检查本部门归档文件职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交目录清册，由部门或项目负责人签字核准后向档交目录清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。案部门移交。档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。交接双方应认真核对移交清册，移交清册应注明移交接双方应认真核对移交清册，移交清册应注明移交份数、是否为原件、资料完整、准确程度。并履交份数、是否为原件、资料完整、准确程度。并履行签字手续，移交清册各留
28、一份以备查考行签字手续，移交清册各留一份以备查考归归档档时间时间(1)(1)管理性文件材料一般管理性文件材料一般应应在在办办理完理完毕毕后的第二年上后的第二年上半年半年归归档档.(2)(2)基建基建项项目文件材料在竣工后或目文件材料在竣工后或财务财务决算后三个月决算后三个月内内归归档档,周期周期长长的可分的可分阶阶段、段、单项归单项归档；档；（3 3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；收或接收后即时登记，安装调试后归档；（4 4）工作人员外出参加公务活动形成的文件）工作人员外出参加公务活动形成的文件材料应在活动
29、结束后及时归档。材料应在活动结束后及时归档。（5 5）会计文件在会计年度终了后由会计部门）会计文件在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。整理归档，保管一年后向档案部门移交。（6 6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。应与纸质文件归档时间一致。（7 7）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档的文件材料应在工作结束后及时归档归档要求归档要求（1 1）归档的文件材料应为原件、因故无原件）归档的文件材料应为原件、因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料；的
30、可归具有凭证作用的文件材料；（2 2）非纸质文件材料应与其文说明一并归档；）非纸质文件材料应与其文说明一并归档；外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；无译文的要译出标题后归档；（3 3）具有永久、长期保存价值的电子文件，）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档；必须形成一份纸质文件归档；（4 4）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。求。（5 5）归档的文件材料一般一式一份。本单位制发）归档的文件材料一般一式一份。本单位制发的文件应归档两份正稿，一份定稿。重要的、
31、利的文件应归档两份正稿，一份定稿。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（6 6）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件资料，协办单位保存与承担任务相关存全套文件资料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件的正本文件 3 3(4)(4)文件草稿、文件草稿、传传真稿、公真稿、公务电话记录务电话记录、电电子子邮邮件件是否是否应归应归档？档？草稿是文件的原始稿件，供修改、讨论与审草稿是文件的原始稿件，供修改、讨论与审核使用，文件草稿经过审核修改签发以后，就成核使用，文件草稿经过审核修改签发以后，就成为定稿。文件的定稿应与正式印发稿（正稿）一为定稿。文件的定稿应与正式印发稿（正稿）一同归档，装订成为一件，排列时正稿在前，定稿同归档，装订成为一件，排列时正稿在前，定稿在后。在后。经领导签字的传真稿（复印后归档）、机关经领导签字的传真稿（复印后归档）、机关领导公务活动形成的重要信件、电报、电子邮件领导公务活动形成的重要信件、电报、电子邮件及重要事项的电话记录也应归档及重要事项的电话记录也应归档
