1、 公文处理工作规范公文处理工作规范 “经国之枢机，为政之先要”梁代刘勰 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。公文质量的高低，直接反映了国家机关的思想理论和政策水平、对社情民意的掌握情况、对重大问题的分析处置能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。一、公文处理工作的依一、公文处理工作的依据、原则和目标据、原则和目标 （一）公文处理工作的依据 1.中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处
2、理工作条例的通知 （中办发201214号）2.中华人民共和国国家标准党政机关公文 格式（GB/T 9704-2012）（二）公文处理工作基本原则 实事求是原则 准确规范原则 精简高效原则 安全保密原则 （三）公文处理工作范畴 公文处理工作是指公文拟制、办理、管公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。理等一系列相互关联、衔接有序的工作。（四）公文处理的目标 科学化、制度化科学化、制度化 、规范化、规范化领导重视领导重视 完善办文制度完善办文制度 提高文秘人员素质提高文秘人员素质 二、公文种类二、公文种类 （一）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、
3、公告、决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。批复、议案、函、纪要。（二）新条例在文种方面的主要变化 1.文种的总数有变化 原原条例条例、原、原办法办法规定文种合计有规定文种合计有1818个文种。个文种。新新条例条例规定党政机关公文有规定党政机关公文有1515个文种，相对减少了个文种，相对减少了原条例中原条例中“指示指示”、“条例条例”、“规定规定”这这3 3个文种。个文种。2.个别文种名称有变化 新新条例条例将将“会议纪要会议纪要”文种名称简化为文种名称简化为“纪要纪要”3.一些文种适用范围的表述有变化
4、 （三）文种适用范围 1.决议（下行文）适用于会议讨论通过适用于会议讨论通过重大重大决策事项。决策事项。如：中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议 2.决定（下行文）适用于对重要事项作出决策和部署、适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。下级机关不适当的决定事项。如：中共江西省委关于开展向龚全珍同志学习活动的决定（赣发20137号）3.命令（令）（下行文）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、批准授予和晋升衔级、嘉奖
5、有关单位和人员。嘉奖有关单位和人员。如：江西省人民政府嘉奖令 萍乡市政府投资建设项目监督管理办法（萍乡市人民政府令第66号）4.公报（下行文）适用于公布重要决定或重大适用于公布重要决定或重大事项。事项。公报属公布性文种，具有权威性、指导性和新闻性。公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。按公报发布的形式和反映内容的不同，可将其具体划分为“新闻公报”、“会议公报”、“统计公报”、“联合公报”等。多用于公布重要会议情况、有关人口普查、经济发展和国家计划执行情况。5.公告（下行文）适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向
6、国内外宣布重要事项或者法定事项。一般不用文件下发，而是通过媒体或印刷张贴的公开发布形式实现知照目的。6.通告（下行文）适用于适用于在一定范围内在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。公布应当遵守或者周知的事项。通告不同公告，它主要用于有关单位开展业务工作需要。如：关于防空警报器试鸣的通告 7.意见（上行、平行、下行文）适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。如:中共江西省委江西省人民政府关于推进旅游强省建设的意见（赣发 201311号）萍乡市人民政府关于实行最严格水资源管理制度的实施意见 8.通知（下行文）适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者适用于
7、发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。执行的事项，批转、转发公文。如：江西省人民政府关于马建山等同志正式任职的通知（赣府字201386号）萍乡市人民政府关于印发萍乡市现代服务业发展规划的通知 9.通报（下行文）适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。如:萍乡市人民政府关于表彰2012年度全市银行业金融机构支持地方经济发展先进集体的通报 10.报告（上行文）适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。如：关于萍乡市对接央企工作情
8、况的报告 11.请示（上行文）适用于向上级机关请求指示、批准事项。适用于向上级机关请求指示、批准事项。如：关于支持我市棚户区改造的请示 12.批复（下行文）适用于答复下级机关请示事项。适用于答复下级机关请示事项。如:江西省人民政府关于同意在萍乡高等专科学校基础上建立萍乡学院的批复（赣府字201348号）13.议案（平行文）适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。如：关于提请XX同志任职的议案 14.函（平行文）适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题适用
9、于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。、请求批准和答复审批事项。如：关于请求调整沪昆萍乡联络甲线列车运行时间的函 15.纪要（下行文）适用于记载会议主要情况和议定事项。适用于记载会议主要情况和议定事项。如：加强新型城镇化建设项目水电气保障工作市长专题办公会议纪要 萍乡客运北站建设有关问题协调会议纪要简要说明上行文、平行文、下行文 行文关系是指发文机关同收文机关之间的公文往来关系。这种关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。1、上行文 是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发出的公文，是自下而上的行文，故称上行文。2、平行文
10、 是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行为。3、下行文 是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。（四）如何选用文种 其一，选用文种两大原则 1 1、要在规定的文种里选用文种，不能无中生有。要在规定的文种里选用文种，不能无中生有。XXX关于切实做好XXX工作的方案 2 2、要按规定的适用范围选用文种，不能张冠李戴、要按规定的适用范围选用文种，不能张冠李戴 XXX 关于转发XXX意见的决定 其二，选用文种五种方法 1.根据发文机关所在的系统来选用文种。党、政都可用的文种（党、政都可用的文种（1010个）个）决定、公报、意见、通知、通报、决定、公报、意见、通知、通报、报
11、告、请示、批复、函、纪要。报告、请示、批复、函、纪要。党委机关专用的文种（党委机关专用的文种（1 1个）个）决议。决议。行政机关专用的文种（行政机关专用的文种（4 4个）个）命令（令）、公告、通告、议案。命令（令）、公告、通告、议案。2.根据发文机关的层级和职权来选用文种。受层级限制的文种：受层级限制的文种：决议、公报、命令、令、公告。决议、公报、命令、令、公告。受职权限制的文种：受职权限制的文种：议案。议案。3.3.根据发文机关的行文方向来选择文种。向上级机关行文时：向上级机关行文时：报告、请示、意见报告、请示、意见 。不相隶属机关之间相互行文时：不相隶属机关之间相互行文时：函、通知、议案。
12、函、通知、议案。向国内外或一定范围内不特定人群告知事项时：向国内外或一定范围内不特定人群告知事项时：公报、公告、通告。公报、公告、通告。向下级机关行文时：向下级机关行文时：决议、命令决议、命令(令令)、决定、通知、通报、批复、意见、决定、通知、通报、批复、意见、纪要。纪要。4.4.按照公文的性质和内容的差异来选用文种。（1 1）请示、报告）请示、报告 是否有陈请性。是否有陈请性。是否有求复性。是否有求复性。是否有事前性。是否有事前性。（2 2）函与请示、报告）函与请示、报告 函是向平级和不相隶属单位行文。函是向平级和不相隶属单位行文。请示和报告是向上级机关行文。请示和报告是向上级机关行文。位行
13、文。位行文。（3 3）决定、意见、通知）决定、意见、通知 决定、意见与通知的区别在于内容的重要程度不同。决定、意见与通知的区别在于内容的重要程度不同。意见与决定、通知的区别在于内容的具体程度不同。意见与决定、通知的区别在于内容的具体程度不同。（4 4）公告与通告）公告与通告 告知范围：公告告知范围：公告“向国内外向国内外”；通告通告“在一定范围内在一定范围内”。告知内容：公告告知内容：公告“重要事项或者法定事项重要事项或者法定事项”；通告通告“应当遵守或者周知的事项应当遵守或者周知的事项”。三、行文规则三、行文规则（一）向上级机关行文的规则 1.1.行文方式 逐级行文，一般不得越级行文。逐级行
14、文，一般不得越级行文。2.2.主送 原则上主送一个上级机关。原则上主送一个上级机关。3.3.抄送 （1 1）可根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关。）可根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关。（2 2）不抄送下级机关。）不抄送下级机关。（3 3）特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过）特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。的机关。（4 4）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。抄送另一个上级机关。4.4.请示件的要求 （1 1）请示应当一文一事。请示应当一文一事。（2 2）不得在报告等非请示性公文中夹带请示事
15、项。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（3 3）下级机关的请示事项，如需要以本机关名义向上级下级机关的请示事项，如需要以本机关名义向上级机关请示，本机关应当提出倾向性意见后上报，不得原文转机关请示，本机关应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。报上级机关。这一规定，体现了责权相适应的原则，有助于约束中间部门的这一规定，体现了责权相适应的原则，有助于约束中间部门的行文行为行文行为，落实中间部门的责任，理顺上下级机关之间的关系，发挥各，落实中间部门的责任，理顺上下级机关之间的关系，发挥各级机关的职能作用。级机关的职能作用。5.5.组织对组织行为 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以
16、本机除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人行文；不得以本机关负责人关名义向上级机关负责人行文；不得以本机关负责人名义向上级机关行文。名义向上级机关行文。这个规定进一步明确公文往来是公务行为，不是个人行为这个规定进一步明确公文往来是公务行为，不是个人行为。公文是机关发往机关、组织，不发个人。公文是机关发往机关、组织，不发个人。（二）向下级机关行文的规则 1.行文方式 要求逐级行文，也可多级行文，一般不得越级行文。要求逐级行文，也可多级行文，一般不得越级行文。2.2.主送 主送受理机关。主送受理机关。即主送需要贯彻执行、办理公文和应当知晓公文内容的机关。3.3.抄送 （1
17、 1）根据需要抄送相关机关。根据需要抄送相关机关。即抄送应当执行或知晓公文内容的机关。（2 2）重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（3 3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。该下级机关的另一个上级机关。（三）部门行文的规则 1.部门向上行文 （1 1）党委、政府的部门对属于部门职权范围内的事项，应党委、政府的部门对属于部门职权范围内的事项，应当直接报送上级主管部门。当直接报送上级主管部门。（2 2）但重大事项，部门应当经本级党委、政府同意或者授但重大事项，
18、部门应当经本级党委、政府同意或者授权后，才能向上级主管部门请示、报告。权后，才能向上级主管部门请示、报告。2 2.部门向下行文 （1 1）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文。，可以向下级党委、政府行文。（2 2）其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。（3 3）需要政府审批的具体事项，经政府同意后可由政府职需要政府审批的具体事项，经政府同意后可由政府职能部门向下级政府行
19、文，文中须注明已经政府同意。能部门向下级政府行文，文中须注明已经政府同意。（4 4）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。委、政府的相关部门行文。（5 5）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未能协涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未能协调一致，不得向下行文调一致，不得向下行文。（6 6）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文。3 3.部门之间
20、行文 党委、政府的部门依据职权可以相互行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门之间相互联系工作和答复审批事项，用“函”行文。部门之间在各自职权范围内发布、传达要求周知和执行的事项，一般用“通知”行文。4.4.部门内设机构行文 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。1.1.行文随意性较大行文随意性较大2.2.向领导个人行文向领导个人行文 3.3.党政不分党政不分4.4.越级行文越级行文 5.5.多头请示多头请示6.6.报告中夹带请示事项报告中夹带请示事项常见行文规则问题常见行文规则问题7.7.多事一请多事一请8.8.先签后核先签后核9
21、.9.不会签、不协商，超越职权范围或必经不会签、不协商，超越职权范围或必经程序行文程序行文10.10.下行重要公文，不抄送上级机关下行重要公文，不抄送上级机关11.11.内设机构用法定公文对外行文内设机构用法定公文对外行文12.12.随意向下一级政府正式行文随意向下一级政府正式行文 四、公文格式四、公文格式 （一）公文格式的范畴 主要包括四个方面：一是公文采用的介质。一是公文采用的介质。纸介质公文（纸介质公文（A4纸）纸）二是公文印制要求。二是公文印制要求。开本、规格、印制、装订等要求开本、规格、印制、装订等要求 三是公文数据的表现形式。三是公文数据的表现形式。文字、数字、符号、图表等文字、数
22、字、符号、图表等的表现形式的表现形式 四是公文格式各要素的排布规定四是公文格式各要素的排布规定 公文由哪些要素组成，公文由哪些要素组成，其作用是什么，如何排列等是公文格式最终要解决的问题其作用是什么，如何排列等是公文格式最终要解决的问题（二)公文各要素的分布 版心版心是为了美观和装订要求，公文用纸上、下、左、右四是为了美观和装订要求，公文用纸上、下、左、右四个方向都要留下白边，不能印刷文字，能印刷文字的中心个方向都要留下白边，不能印刷文字，能印刷文字的中心区域。版心尺寸为宽区域。版心尺寸为宽156mm，长，长225mm（不含页码）。（不含页码）。上白边上白边37 mm，左白边（订口）为，左白边
23、（订口）为28 mm，下白边为，下白边为35 mm，右白边为，右白边为26 mm.版心内版心内的公文格式要素划分为的公文格式要素划分为版头、主体、版记版头、主体、版记三部分三部分 版头版头是公文首页红色分隔线以上的部分。是公文首页红色分隔线以上的部分。主体主体是公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末首条分是公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末首条分隔线（以上）的部分。隔线（以上）的部分。版记版记是公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分是公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分 页码位于页码位于版心外版心外。37297mm210mm282828版心(版头、主体、版记)内和版心外 装订
24、：装订：公文应左侧装订，不掉页。一般采用骑马订的方式装订，无法用骑马订时采用平订的方式装订。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm；骑马订钉锯均在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；1.版头2.主体3.版记公文格式各要素划分表版头（版头（6个要素）个要素）主体（主体（9个要素）个要素）版记（版记（2个要素）个要素）版心外（版心外（1个要素）个要素）份号标题抄送机关页码密级和保密期限主送机关印发机关和印发日期紧急程度正文发文机关标志附件说明发文字号发文机关署名签发人成文日期印章附注附件 (三)版头部分的公文要素（6个）1.份号:一般用一般用6 6位位3 3号阿号
25、阿拉伯数字，顶格编排在版心拉伯数字，顶格编排在版心第第1 1行左上角。行左上角。(份号的字体份号的字体未作统一未作统一)2.密级和保密期限:一般一般用用3 3号黑体字，顶格编排在版号黑体字，顶格编排在版心第心第2 2行左上角；保密期限中行左上角；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。的数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度:一般用一般用3 3号黑号黑体字，顶格编排在版心左上体字，顶格编排在版心左上角。角。萍乡市人民政府文件萍乡市人民政府文件 紧急公文应当分别标注紧急公文应当分别标注“特急特急”、“加急加急”。紧急电报分别标明紧急电报分别标明“特提特提”、“特急特急”、“加急加急”和和“平平急急”。“特
26、提特提”属于最高级，为属于最高级，为“特急提前特急提前”，要求随到随办；，要求随到随办；“特急特急”电报需在电报需在8 8小时内阅办；小时内阅办；“加急加急”需在需在2424小时内阅办小时内阅办；“平急平急”电报阅办不超过电报阅办不超过4848小时。小时。“特提特提”是要求一天之内办完的电报，是要求一天之内办完的电报，“特急特急”是要求两是要求两天之内办完的电报，天之内办完的电报，“加急加急”是要求四天之内办完的电报，是要求四天之内办完的电报，“平急平急”是要求六天之内办完的电报。是要求六天之内办完的电报。4.发文机关标志：居中排布居中排布,上边缘至上版心上边缘上边缘至上版心上边缘35mm,3
27、5mm,推推荐用小标宋体字，红色，以醒目美观庄重为原则。荐用小标宋体字，红色，以醒目美观庄重为原则。联合行文时应使主办机关名称在前，联合行文时应使主办机关名称在前，“文件文件”二字置于二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须必须保证公文首页显示正文。保证公文首页显示正文。5.发文字号：编排在发文编排在发文机关标志下空机关标志下空2 2行位置行位置，居中排布，居中排布,采用采用3 3号仿号仿宋体。年份、发文顺序宋体。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注号用阿拉伯数字标注;年份应标全称年份应标全称,用六角用六角括号括入括号括入
28、;发文顺序号发文顺序号前不加前不加“第第”,不编虚不编虚位。位。如：如：赣府厅发赣府厅发201220125454号号 6.签发人：上行文需标注签发人，上行文需标注签发人，平下行文则不标签发人平下行文则不标签发人 。居右空居右空1 1字，与发文字字，与发文字号平行编排。号平行编排。“签发人签发人”用用3 3号仿宋体字，签发人姓号仿宋体字，签发人姓名用名用3 3号楷体字标注。号楷体字标注。如有如有多个多个签发人，签发人姓签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，回行，一般每行排两个姓名，回行时与上一
29、行第一个签发人姓名时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行。与发文字号处在同一行。（签发人必须是机关的主要（签发人必须是机关的主要负责人）负责人）（四）主体部分的公文 要素（9个）1.1.标题：标题：由发文机关名称、事由和文由发文机关名称、事由和文种组成。种组成。一般用一般用2 2号小标宋体字号小标宋体字，编排于红色分隔线下空，编排于红色分隔线下空2 2行位行位置，分置，分1 1行或多行居中排布。行或多行居中排布。标题排列应当使用梯形或菱标题排列应当使用梯形或菱形。回行时要做到房间完整，形。回行时要做到房间完整，排列对称，长短适宜，间距
30、恰排列对称，长短适宜，间距恰当。当。公文标题常见错误 (一)要素不全 常见的病例有三种：一是随意省略事由。如：“XX县人民政府决定”。二是随意省略发文机关。如一份没有版头的文件标题：关于加强农村党支部建设的报告。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如（XX乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜）。（二）乱用文种 主要表现在三个方面：主要表现在三个方面：一是混用文种 如：如：全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告示报告 二是错用文种 如：如：“关于萍乡市第三次文物普查工作情况急需解决的几关于萍乡市第三次文物普查工作情况急需解
31、决的几个问题的报告个问题的报告”。“关于要求减免萍乡市旅游服务中心办关于要求减免萍乡市旅游服务中心办公楼建设规费的报告公楼建设规费的报告”。还有是把没列为文种的公文种类作为文种使用。如还有是把没列为文种的公文种类作为文种使用。如“条条例例”“”“规定规定”“”“办法办法”“”“总结总结”、“计划计划”以上这些，都不可以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文，但可作为作为文种使用，不可直接行文，但可作为“印发印发”、“颁发式颁发式”通知的通知的“附件附件”行文。行文。三是生造文种 如如“关于调整工资的补充说明关于调整工资的补充说明”、“关于机构改关于机构改革中有关问题的解释革中有关问题的解释”
32、“”“关于解决小车经费的请求关于解决小车经费的请求”等，这里的等，这里的“补充说明补充说明”、“解释解释”“”“请求请求”均不应均不应作为文种使用。作为文种使用。还有的把还有的把“安排安排”、“要点要点”、“细则细则”这些既这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。文文种直接行文，是错误的。（三）隶属不清 不该用不该用“批转批转”的，用了批转；该用的，用了批转；该用“批转批转”的却的却用了用了“印发印发”、“转发转发”，分不清三者之间的隶属关系和，分不清三者之间的隶属关系和词性。词性。如如“XXXX县政府办公室关
33、于批转县政府办公室关于批转XXXX市长在市长在XXXX会议上讲话会议上讲话的通知的通知”印发类通知 印发是对本机关文书的处理形式。印发是对本机关文书的处理形式。如：如：关于印发关于印发方案的通知方案的通知 批转类通知 批转是对下级机关公文的处理形式。批转是对下级机关公文的处理形式。如：如：国务院批转财政部关于完善省以下财政管理体制国务院批转财政部关于完善省以下财政管理体制 有关问题意见的通知有关问题意见的通知 转发类通知 转发是对上级机关、平级机关和不相隶属机关公文转发是对上级机关、平级机关和不相隶属机关公文 的处理形式的处理形式。如：如：萍乡市人民政府办公转发市农业局关于萍乡市萍乡市人民政府
34、办公转发市农业局关于萍乡市20132013年粮年粮油生产发展意见的通知油生产发展意见的通知（萍府办发（萍府办发2013420134号）号）（四）用词重叠 多出现在转发、印发式公文方面。多出现在转发、印发式公文方面。如如“xXxX县人民政府关于转发县人民政府关于转发XxXx市人民政府关于转发市人民政府关于转发 X 的通知的通知的通的通知知”采取以下方法进行技术处理：一是替代法。一是替代法。即可用发文字号作为新拟标题的事由，以即可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。替代原文标题。如如“江西省人民政府办公厅转发国务院办公厅江西省人民政府办公厅转发国务院办公厅 的通知的通知 可改为：可改为：
35、江西省人民政府办公厅转发国办发江西省人民政府办公厅转发国办发 201120115353号文关于节能发电调度办法（试行）的通知号文关于节能发电调度办法（试行）的通知 二是直转法。二是直转法。某一重大问题，中央发了文件，省委转发，某一重大问题，中央发了文件，省委转发，市委转发，县委还要转发时，标题就更难拟制。这时可采用直市委转发，县委还要转发时，标题就更难拟制。这时可采用直转法。如转发最上一级文件的办法。转法。如转发最上一级文件的办法。如如 X XX X省委就社教工作发了通知，某市委转发后，某县委省委就社教工作发了通知，某市委转发后，某县委又需转发，这时就可采用直接转发省委通知的办法，将标题拟又需
36、转发，这时就可采用直接转发省委通知的办法，将标题拟成成 X X。（五）滥用符号 如：如：“XXXX县人民政府办公室关于印发县人民政府办公室关于印发xx的通知的通知”应改为：应改为：“xxxx县人民政府办公室关于印发县人民政府办公室关于印发XXXX同同志在志在XxXx会议上讲话的通知会议上讲话的通知”公文标题中除法规性文件（法律、法规、规章）要加书名号外，被印转的文件在标题中均不加书名号。如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。（六）标注不规范 主要表现在以下三个方面：主要表现在以下三个方面：一是回行题式不规范。一是回行题式不规范。公文标题回行时
37、，要做到词意完公文标题回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。整，排列对称，长短适宜，间距恰当。如：如：中共中共xxxx县委县委xXxX县人民政府县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展关于进一步整治和改善经济发展 环境的实施意见环境的实施意见应改为：应改为：中共中共XXXX县委县委xXxX县人民政府县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展环境的关于进一步整治和改善经济发展环境的 实实 施施 意意 见见 二是排列布局不规范。二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与有的标题第一行与“红色反线红色反线”距离不
38、是相间过大，距离不是相间过大，就是过小；就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。行间有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。行间距是距是3 3号字字高的号字字高的7/87/8。三是字号字体使用不规范。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用仿宋，有的甚至用就字体而言，有的用黑体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；楷书；就字号而言，有的用就字号而言，有的用3 3号字，有的甚至比号字，有的甚至比2 2号更大、比号更大、比3 3号更小，等等。号更小，等等。2.2.主送机关：主送机关：编排于标编排于标题下空题下空1 1行位置，居左顶格，行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个
39、主回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。送机关名称后标全角冒号。3.3.正文：正文：一般用一般用3 3号仿宋号仿宋体字，编排于主送机关下一体字，编排于主送机关下一行，每个自然段左空行，每个自然段左空2 2字，回字，回行顶格。行顶格。正文排列 公文首页要显示正文。公文首页要显示正文。首个盖章页要有正文首个盖章页要有正文。另当正文中需要引用其他公文时，按照先引标题后引发文字号的方式进行引用。如“根据江西省人民政府办公厅转发省水利厅关于建立全省小型堤防安全管理员制度意见的通知（赣府厅发201354号）的要求”。正文层次 第一层：一、二、三、第一层：一、二、三、小标题用小标题用3 3号黑体字
40、；号黑体字；第二层：（一）（二）（三）第二层：（一）（二）（三）小标题用小标题用3 3号楷体字；号楷体字；第三层：第三层：1.2.3.1.2.3.小标题一般用小标题一般用3 3号仿宋字；号仿宋字；第四层：（第四层：（1 1）（）（2 2）（）（3 3）小标题一般也用小标题一般也用3 3号仿宋字。号仿宋字。4.4.附件说明：3 3号仿宋体字标注，在正文下空号仿宋体字标注，在正文下空1 1行左空行左空2 2字编字编排排“附件附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。5.5.发文机关署名
41、单一行文、联合行文时一般须标注发文机关署名。公文一般以发文机关名义署名，特殊情况（如议案、命令（令）等文种）需要由签发人署名，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。6.6.成文日期 成文日期是指会议通过或者发文机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1 1不编为0101）7.7.印章 （一）加盖（一）加盖1 1个印章个印章 成文日期右空成文日期右空4 4字编排字编排 在成文日期之上、以成在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机文日期为准居中编排发文机关署名。关署名。印章端正、居中下压发印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，并使文机关署名和成文
42、日期，并使发文机关署名和成文日期居印发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。印章下边缘章中心偏下位置。印章下边缘与成文日期下边相切。与成文日期下边相切。印章顶端上距正文（或印章顶端上距正文（或附件说明）附件说明）1 1行之内（行之内（10mm10mm之内之内）（二）加盖（二）加盖2 2个印章个印章 先按加盖先按加盖1 1个印章的要求盖个印章的要求盖好第好第2 2个印章。个印章。在第在第2 2个发文机关署名左边个发文机关署名左边并列编排第并列编排第1 1个发文机关署名。个发文机关署名。印章端正、居中下压第印章端正、居中下压第1 1个个发文机关署名，使该发文机关发文机关署名，使该发文机关署名居印
43、章中心偏下位置。署名居印章中心偏下位置。两个印章不相交、不相切。两个印章不相交、不相切。（三）加盖三个或以上印章（三）加盖三个或以上印章 每排最多排三个印章，根据印章的每排最多排三个印章，根据印章的数目，确定共摆几行。数目，确定共摆几行。按加盖按加盖1 1个章的要求盖好最后个章的要求盖好最后一个印章。一个印章。每排的发文机关署名并列均匀每排的发文机关署名并列均匀摆布。印章端正、居中下压发文摆布。印章端正、居中下压发文机关署名，使发文机关署名居印机关署名，使发文机关署名居印章中心偏下位置。章中心偏下位置。首排印章顶端上距正文（或附首排印章顶端上距正文（或附件说明）件说明）1 1行之内，上下排印章
44、相行之内，上下排印章相距距1 1行之内。行之内。印章之间不相交、不相切。印章之间不相交、不相切。8.附注：附注：3号仿宋体字标注。号仿宋体字标注。居左空居左空2字字,加圆括号。加圆括号。编排在成编排在成文日期下文日期下1行。行。用于上行文如用于上行文如“请示请示”件时，必须在附注处件时，必须在附注处注明联系人及联系电话。注明联系人及联系电话。9.9.附件：附件应在另面编排，并附件应在另面编排，并在版记之前。在版记之前。“附件附件”二字及附件序二字及附件序号用号用3 3号黑体字顶格编排在号黑体字顶格编排在版心左上角第版心左上角第1 1行。行。附件标题自版心第附件标题自版心第3 3行行起居中编排。
45、起居中编排。被印发、批转和转发的材料不是附件。被印发、批转和转发的材料不是附件。被批转、转发的文件，经处理以后，只保留了原文件被批转、转发的文件，经处理以后，只保留了原文件的标题、正文、成文机关、（成文日期的标题、正文、成文机关、（成文日期）。）。被印发、批转和转发的材料要置于版记前。被印发、批转和转发的材料要置于版记前。（五）版记部分的公文要素(2个)1.1.抄送机关抄送机关:一般用一般用4 4号仿号仿宋体字宋体字,在印发机关和印发日期在印发机关和印发日期之上之上1 1行、左右各空一字编排。行、左右各空一字编排。“抄送抄送”二字后加全角冒号和二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后抄送
46、机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。名称后标句号。2.2.印发机关和印发日期印发机关和印发日期:一一般用般用4 4号仿宋体字，编排在末条号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空分隔线之上，印发机关左空1 1字字，印发日期右空，印发日期右空1 1字，用阿拉伯字，用阿拉伯数字将年、月、日标全数字将年、月、日标全 ，后加，后加“印发印发”二字。二字。（六)版心外的公文要素1.页码 一般用一般用4 4号半号半角宋体阿拉伯数角宋体阿拉伯数字编排在公文版字编排在公文版心下边缘线之下心下边缘线之下。数字左右各数字左右各放放1 1条一字线，条一字
47、线，一字线上距版心一字线上距版心下边缘下边缘7mm7mm。单页码居右单页码居右空空1 1字，双页码字，双页码居左空居左空1 1字。字。版记应置于公文最后一面版记应置于公文最后一面 版记的最后一个要素置于版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后一面的最下要放在公文的最后一面的最下面的位置。面的位置。如果公文主体之后的空白容如果公文主体之后的空白容不下版记的位置，可以另加一不下版记的位置，可以另加一页在最下面标识版记，前面完页在最下面标识版记，前面完全空白也没有关系。全空白也没有关系。版记一定在偶数页上（如果版记一定在偶数页上（如果是用是用A4A4
48、纸则在纸则在2 2的倍数上，用的倍数上，用A3A3纸则在纸则在4 4的倍数上）。的倍数上）。这里解释一下：这里解释一下：公文的篇幅如果在一个公文的篇幅如果在一个折页（四面）以上，这折页（四面）以上，这时公文的页数一般应是时公文的页数一般应是4 4的倍数（一般用的倍数（一般用A3A3纸纸印制，骑马装订），此印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会空白有多少（一般不会超过超过3 3面）。面）。条例规定，空白页条例规定，空白页和版记面均不标识页码和版记面均不标识页码，即页码只标识到公文，即页码只标识到公文主体部分结束的那
49、页。主体部分结束的那页。五、公文办理五、公文办理 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。传递传输也是公文办理的重要环节。做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时效、跟做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时效、跟踪、回复、主动服务、严谨细致、记录备忘、原则性与灵踪、回复、主动服务、严谨细致、记录备忘、原则性与灵活性相结合的理念。活性相结合的理念。条例条例主要从运转角度，以流程为主线阐述公文办理主要从运转角度，以流程为主线阐述公文办理相关内容。相关内容。发文、收文办理流程（一）收文办理 1.签收 对收到的公文应
50、当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。并注明签收时间。2.登记 是对公文的主要信息和办理情况的详细记载是对公文的主要信息和办理情况的详细记载 公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。3.初审 （1）是否应当由本机关办理、是否符合
