1、第十章 清朝的秘书工作【本章导入本章导入 感知体悟感知体悟】善于建章立制的首席秘书官张廷玉 一、张廷玉的主要功绩 二、张廷玉的成功之道 1公文写作，水平高超 2忠于职守，坚持原则 3严谨自律，乐善好施张廷玉画像张廷玉画像【本章认知本章认知 学习梳理学习梳理】目录 第一节 清朝的中枢机构与秘书机构一、清朝的中枢机构二、清朝的秘书机构 第二节 清代的文书档案工作一、清朝的公务文书二、清朝的密奏制度三、清朝的档案工作【本章内容提示】内三院、南书房、内阁、军机处和翰林院是清朝中枢机要秘书部门，其中内阁和军机处更是政务处理中枢。清政府还在中央专门设立了为皇帝办文宣谕的秘书机构通政司、奏事处、稽察钦奏上谕
2、事件处和中书科。清朝公文体式既有对明朝公文体式的继承，又有许多改造和创新。清朝对中枢机关文书处理制度进行改革，保证了清帝亲批奏章独裁政务的权力，保证了整个国家机器的正常运转。清朝建立了我国封建社会完备的文书处理机构内阁和军机处，收发机构通使使司和奏事处。清朝制订了檄回朱批制度、文件汇拱存查制度等严密的档案制度，而且对档案的典藏和管理也十分重视，曾设置专门保管档案的档房或清档房，以专门贮藏皇帝和中枢机关的档案。清朝完备的典章制度，细密庞杂的官制建设，高度发达的秘书工作对今天仍然具有借鉴意义。第一节 清朝的中枢机构与秘书机构一、清朝的中枢机构一、清朝的中枢机构（一）文馆 清朝是由女真族（满族）建立
3、起来的封建王朝。1616年，努尔哈赤在赫图阿拉建立“后金”，脱离了明朝的统治。1636年，努尔哈赤之子皇太极在沈阳改国号为清。皇太极即位后，为了强化汗权，建立了一套与八旗制度相独立的国家行政机构，先后设置了文馆（后改为内三院）、六部、都察院和理藩院，合称三院八衙门。天聪时，文馆设满汉儒臣，但不设长官，组织极为松散，其组织状况与所担负的重任极不相称。天聪三年（1629年）四月，皇太极把儒臣分为两班，称笔帖式（文书），也称文馆大学士，分别翻译汉文典籍和记注本朝政事，实际上成了咨询机构和秘书班子。文馆的主要职责有：（1）出纳章奏。（2）传宣诏令。（3）办理来往“国书”，撰写功臣敕书。（4）记注国史。
4、（5）参谋助手。（6）翻译汉书。从左到右：林则徐、左宗棠、李鸿章（二）内阁 顺治十五年（1658年）七月，清王朝参照明制，改内三院为内阁。大学士改加殿、阁头衔，称“中和殿大学士”“保和殿大学士”“文华殿大学士”“武英殿大学士”“文渊阁大学士”“东阁大学士”（乾隆十三年去掉中和殿，增入体仁阁，成为三殿三阁）。大学士的品级改为正五品，怕大学士权力过重，而特降低其品秩，借以抑制。这时的内阁，虽具有掌握最高政权的中枢机关的雏形，但因大学士降低了品秩，又减少了办事人员，所以其权任反较顺治初年之内三院为轻了。内阁大学士的品级，到雍正八年（1730年），满、汉俱定为正一品。至此，大学士成为清王朝最高的官员，
5、犹如历朝的丞相。乾隆四年（1739年）设置协办大学士，其品级比大学士稍低，从一品，以后并改为常设。内阁学士的品级为从二品，均兼侍郎衔。其职掌是满学士掌奏本章，汉学士掌批“题本”（内外官员汇报皇帝之文书）。内阁具体的职责有：（1）掌议政事，宣布纶音。（2）办理本章。（3）办理典礼祭祀事宜。（4）组织修书。（5）存贮档籍。（三）军机处 雍正七年因西北用兵，往返军报频繁，内阁距内廷太远，皇帝不便亲授机宜，故在内廷设立军机处，其全称为“办理军机事务处”。初设时名为“军机房”，雍正十年（公元1732年）改名办理军机处。军机处是分割内阁之权，所以说它是“内阁之分局”。军机处的特点体现在：（1）被皇帝严格控
6、制。（2）职掌宽泛。（3）人员精干。（4）办事效率很高。（5）保密措施极严。（四）翰林院（四）翰林院 清初置文馆于盛京，由儒臣翻译满汉书籍，并记注本朝得失。天聪十年（1636年），文馆改为内三院，其中包括后来设置的内阁与翰林院的职掌。顺治元年（1644年），沿明制置翰林院，为正三品衙门。二年又并入内三院，改称“内翰林国史院”“内翰林秘书院”“内翰林弘文院”，升为从二品衙门。十五年（1658年）七月，改内三院为内阁，又另设翰林院，设满、汉掌院学士各1人，都兼礼部侍郎头衔。十八年（1661年），裁内阁、翰林院，又设内三院。至康熙九年（1670年），再改内三院为内阁，翰林院又成为一个独立的机构。其长
7、官仍为掌院学士，满、汉各1人，仍兼礼部侍郎头衔。康熙年间，因纂修各种文史书籍，需要大量文学之士，所以翰林院的编制人员很多。雍正以后，翰林院人员大为削减，多调充其他官职，或京内科道、吏部，或京外道、府、州、县。以后凡在翰林院任职满年之编修、检讨，由院保送，以知府任用，成为定例。雍正八年（1730年），升掌院学士为从二品，从大学士、尚书中特选兼任。翰林院自雍正以后，成为重要的国家储才机关。乾隆五十八年（1793年），定掌院学士不再兼礼部侍郎官衔。自此以后，翰林院就成为更重要的国家秘书机关。二、清朝的秘书机构（一）通政使司（二）中书科（三）奏事处（四）稽察钦奉上谕事件处（五）六科（六）六部的秘书机构
8、第二节 清代的文书档案工作 一、清朝的公务文书（一）皇帝的专用文书（二）臣工上奏的文书（三）官府衙署的行文清朝南书房清朝南书房二、清朝的密奏制度密奏制度内容主要有：（1）书写。凡密奏，必须亲自书写，不得委托他人代笔。康熙曾告诫臣下奏折不可令人写，雍正规定即使文化水平低的官员，尤其是武官，奏折也必须亲自写。（2）用纸。奏折用纸可分为素纸、黄面黄纸、黄绫面黄纸、白绫面白纸四种。最后一种系大丧时才用，占量最少，素纸为陈情言事之用，占量最多。其他请安、谢恩用黄纸。用纸上的严格区别，目的是为了让皇帝接到奏折后通过纸的颜色质地即可分辨密奏内容，按轻重缓急阅览批复。（3）封套。密奏的装封有严格的规定。封套面
9、或书“密”字，或书“密奏”，或书“奏折”等字样。（4）装匣。奏折缮写封套后，须装入特制的匣内，然后递送。康熙朝可能没有折匣，用木夹板，雍正朝因夹板不够严密，改用木匣。匣外加铜锁，再用盖有御押的黄纸封口，包以黄包袱，然后遣人递送。（5）递送。各省总督、巡抚的密奏，须派亲信僚属或家丁直送京城，路上不得耽搁，且不准派兵护送，以免张扬，到京后直接送至皇宫乾清门的奏事官收呈皇帝。如逢紧急事务，可由千总或把总等乘递送，交由御定的几位“转折大臣”代转。转折的手续也比较严格，该交那位转折大臣，别人不能替转。（6）批阅。密奏由皇帝本人亲自拆阅、批示，不委于他人。（7）发还。多数密奏经皇帝朱批后，封交奏事房，发还
10、给等候在京的具奏人家丁或亲信带回，交具奏人阅办。少数密奏因所奏之事皇帝一时难以决断，暂时“留中”，也有一些密奏皇帝认为有保存价值，长期“留中”不发。（8）缴回。康熙时，批复后的密折发还具奏人，任其一直保存，不予收归，以至有关王朝的机密泄漏、扩散。因此雍正登基的第十四天，便下了一道收缴前朝密折的谕旨，使密折逐步形成了一种固定的文书制度。三、清朝的档案工作 （1）建立了较系统的档案工作机构。清朝继续保留了前朝各级衙门中的档案工作人员和档案库，中央和地方衙署设置了一大批新的档案工作机构和档案库，如典籍厅、满本房、汉本房、档房等。皇史宬仍被沿用为保存清朝实录、圣训和玉牒的皇家御用档案库。（2）建立了较
11、为细密的档案分类、保管体系。清朝形成的档案种类达数百种之多，虽然不见明文规定的分类制度，但分类别保管档案，仍可见其较系统的分类体系。（3）有一批比较专业的档案工作人员。清朝的档案工作人员常由文书工作人员兼任，他们多为科举出身，既熟知清朝的文书，又懂得档案管理，专业水平较高；而那些书吏和幕僚则更是这方面的行家里手。（4）建立了较为系统的档案工作制度。如一案一卷制度、汇抄制度、分类整理制度、定期查修制度、编目登记制度和保密制度等。清朝的档案工作制度有一定的系统性，并能辅之以法律保障，较之前朝更趋完善。（5）对档案的利用工作相当重视。清朝把档案的汇编和公布作为其强化统治的手段，号称“以例治天下”，利
12、用档案中的例案汇编的康熙刑部现行则例理藩院则例兵部督捕则例和雍正钦定吏部则例、乾隆钦定户部则例钦定工部则例等，都是各部院衙门理政的金科玉律。清朝利用档案修史也十分盛行，从所修典籍的数量、内容、种类来看，都是前所未有的，为今人留下了大量珍贵的资料，编修了自太祖至德宗十一朝实录，修本纪、传、志、表等史书。还编有6000余种地方志。（6）产生了专门的档案学思想，造就了章学诚等杰出的档案学思想理论家。四、幕友与清朝的文书档案工作 清朝大部分的地方官员是科甲出身，学的是四书五经、子曰诗云，一旦当地方上的父母官，对征粮收税、审人办案、送往迎来、草拟公文等一项也做不来。而恰恰幕友靠自己具有刑名律例（法律）、
13、钱粮会计（会计）、文书案牍等方面的专业知识和才能辅佐主官，称之为作幕、佐治、或佐幕。（一）清幕友处理文档工作的原因 1主官事务繁杂，必须延请幕友协助。作为主官，难以事事亲历亲为，各房虽有书吏，也不能过欲倚重。2清代官员的文化水平较低，不得不聘用幕友协助统治。清代官员的来源，他们或是满人，或因科举，或因恩荫，或因捐纳而任职。幕友恰恰博学深思，可以弥补官员文化水平的不足。3雍正帝“奏折”制度的产生促使幕友进一步接手文档工作。雍正时期奏折被得到了广泛的使用，范围也由近臣阔大到了所有的高级官员，内容也从机密文件转化为一般性的普发文件。一般来说，大方大吏向皇帝递交的奏折都是亲笔写成，绝不敢让别人知道。但是，那些明显不属于秘密的，让幕友代笔也没有什么关系，雍正也给以承认。这也导致大量奏折由幕友带笔。（二）幕友文档工作的具体内容 1替主官管理书吏 2从事秘书性质的文书活动 3代笔奏折及武官衙门之间往来的公文 4刑名幕友的文书工作谢谢欣赏谢谢欣赏
