1、村镇银行会计档案管理办法第一章 总则第一条 为加强*村镇银行会计档案管理，完善会计档案保管形式，确保会计档案真实、完整、可用和安全，根据会计档案管理办法（中华人民共和国财政部 国家档案局第79号令）等有关规定，制定本办法。 第二条 本办法所称会计档案是指*村镇银行在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映*村镇银行经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第三条 本办法适用于*村镇银行及其营业机构。 第二章 会计档案种类第四条 以下会计资料应当作为*村镇银行会计档案： （一）会计凭证：原始凭证、记账凭证及其他会计
2、凭证。 （二）会计账簿：总账、明细账（分户账）、日记账和其他辅助性账簿。 （三）财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。 （四）其他类会计资料：各类流水清单、与客户签订的业务协议、客户申请书、开销户资料、对账资料、重要会计业务事项（印章、人员分工等）登记记录、会计档案保管（移交、销毁）清册、纳税申报表、重要资产购置（处理）协议、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 第五条 *村镇银行会计档案按照存储介质不同分为纸质会计档案和电子会计档案。 纸质会计档案是以纸介质为载体保存的会计档案。 电子会计档案是以磁盘、光盘等介质为载体保存的会计档案。电子会计档案通过单独的磁盘、光盘
3、等介质保管，并能够满足阅读及打印要求。 第三章 会计档案归档第六条 会计档案应及时归档。会计凭证应于月度终了10个工作日内办理归档，定期（月、季、年等）装订的会计档案应分别在次月、次季、次年10个工作日内办理归档。遇特殊情况需推迟会计档案归档时间的，应经会计主管同意。 第七条 会计档案归档时，应对档案名称、档案种类、保管期限、保管地点等信息进行登记。通过档案管理登记簿登记的，应确保登记信息准确、完整。第八条 纸质会计档案应按照整理、装订、编号、登记、入库保管的程序立卷归档。 第九条 纸质会计档案按照会计期间、档案种类、保管期限等分类装订立卷。同一会计期间、保管期限相同、种类不同的会计档案，单种
4、会计档案数量较少的，可以合并装订。 第十条 会计凭证应每日进行整理，同一会计日期的凭证按照以下顺序排列：（一）营业网点机构轧账单、机构授权日志查询单、机构交易流水表依次置于首页（二）柜员的会计凭证按照柜员号由小到大进行排列。同一柜员的会计凭证按照以下顺序装订： 1.柜员轧账单； 2.柜员交易流水表；3.按交易流水排列的传票；4.网银交易流水5.联网核查日志；（可汇总打印置于尾页）6.柜员日终现金（凭证）碰库单；（三）机构现金（凭证）库存总金额、自助机具尾箱查询单依次置于尾页 第十一条 会计凭证一般应按日装订。同一日期会计凭证过多的，可分册装订。同一日期会计凭证过少的，可将同属一个月份的多个日期
5、（不超过5日）凭证按日期顺序合并装订，但不同日期的凭证应使用传票封面封底分隔。 财务核算、参数管理等非营业性机构可根据业务量适当延长会计凭证合并装订的时间，不同日期的凭证需使用传票封面封底分隔。 第十二条 会计凭证装订应加具封面封底，背脊处加封，由会计主管和装订人员在骑缝处签章。封面上注明单位名称、日期、册数和保管编号等，并由会计主管和装订人员签章。背脊处注明日期、保管编号。 第十三条 会计账簿按月度或年度整理装订。手工记载的分户账按年、科目、账号顺序整理装订，账页过多可分册整理装订。登记簿根据类别、保管期限分别整理，计算机输出打印的登记簿按年按业务顺序装订，订本式登记簿按年按本归档。 第十四
6、条 会计账簿装订应加具封面封底（账页装订应同时加具账首、账页目录），在背脊处加封，在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、保管期限、保管编号等，由会计主管和装订人员在骑缝处签章。 第十五条 财务会计报告按月度、季度、半年度或年度整理装订。 第十六条 财务会计报告装订应加具封面、封底，在封面上注明单位名称、报表名称、所属期间、保管期限、保管编号等，在背脊处加封，由会计部门负责人和装订人员在骑缝处签章。作为会计档案保管的财务会计报告，要求加盖单位公章的，可统一加盖在封面。 第十七条 其他类会计资料一般应按照月度或年度整理装订。 第十八条 其他类会计资料装订应加具封面封底，在封面注明单位名称、档案名称
7、、日期、保管期限、保管编号等，在背脊处加封，由会计主管和装订人员在骑缝处盖章。 第十九条 会计档案装订应力求结实、整齐、美观，做到不掉页、不压字、不妨碍查阅。单册会计档案厚度一般不超过6厘米。 已归档的会计档案不得拆封。 第二十条 固定格式会计档案封面，一般应使用碳素墨水填写封面要素，并做到字迹工整、清楚；非格式封面，一般应打印封面要素。 第二十一条 会计档案的保管编号一般根据会计年度、档案种类、保管期限等按册顺序编排。 第二十二条 会计档案归档时，交出人员与档案管理人员要当面清点，保证会计档案完整。 第二十三条 单独采用磁盘、光盘等介质保存电子会计档案的，应按照会计年度、档案类别、保管期限等
8、整理归档，粘贴标签并加装介质封套，注明档案名称、年度、保管期限、保管编号等，由会计主管和经办人员在标签及介质封套上签章。 第四章 会计档案保管第二十四条 会计档案保管期限分为永久和定期两种，定期保管期限分为30年和10年。外部监管部门明确规定保管期限的，可从其规定。 第二十五条 会计档案保管期限自会计档案所属年度终了后的次年1月1日起算。 第二十六条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，*村镇银行认为有必要的，可以延长，但不能缩短。 第二十七条 保管会计档案的*村镇银行，应指定专人负责会计档案保管工作。 经办前台业务的记账人员不得兼管纸质会计档案。 第二十八条 *村镇银行应设置专用会计
9、档案室（柜），保管会计档案。会计档案管理人员发生变动，应及时更换档案室锁具。有条件的*村镇银行，可在进出会计档案室区域安装视频监控。 第二十九条 会计档案室应保持整洁卫生，做到防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物，防止会计档案毁损、散失或泄密。磁介质保管的电子会计档案保管地点应同时具备防磁条件。 第三十条 档案室内保管的会计档案应按照机构、保管期限、种类等分区域有序存放，以便查阅。必要时，可按内容和形成时间建立索引。 第三十一条 未整理装订的纸质会计档案，应明确保管责任，非营业期间，应入柜（屉）加锁保管。 已整理装订的纸质会计档案，入库前由装订人员妥善保管。 第三十二条 *村镇银行内部形成的属于
10、归档范围的电子会计资料同时满足下列条件的,可仅以电子形式保存: （一）形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输; （二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序; （三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系; （四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改; （五）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
11、（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。 第三十三条 满足本办法第三十二条规定条件，*村镇银行从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。 第三十四条 纸质会计档案可同时采用电子会计档案形式保管。因业务查询、账务核对等工作需要打印的电子会计档案，应在使用完毕后由打印机构及时予以销毁，因留存核对记录等原因确需保留的，作为会计档案保管。 第三十五条 *村镇银行同时保存纸质和电子会计档案的，其电子档案可不按本办法第三十二条规定进行备份。 第三十六条 破损、变质的会计档案应进行修复、复制或其他
12、处理，并将处理情况登记档案管理登记簿。 会计档案丢失，凡能重制的，应立即重制；留有复印件的，由经办员、会计主管签章证明，以复印件代替；不能重制或未留有复印件的，应以其他档案资料为依据补制，并由经办员、会计主管签章证明。 重制、补制的会计档案应注明“重制”、“补制”字样。 第五章 会计档案调阅第三十七条 *村镇银行应严格会计档案调阅管理，防止会计档案丢失和泄密。 第三十八条 内部调阅会计档案,应由调阅人提出申请，经会计主管或会计档案管理部门负责人批准。 第三十九条 内部调阅纸质会计档案的，档案管理人员登记档案管理登记簿后，协助调阅。若调阅人需要使用纸质会计档案的，由档案操作员为其打印，并注明用途
13、。 第四十条 法律、法规授权的外部部门调阅*村镇银行会计档案的，应提供县级及以上主管部门的正式公函（或协助查询通知书）、调阅人有效身份证件（执行公务证、工作证或居民身份证等）等证明材料。 第四十一条 外部调阅纸质会计档案的，档案管理人员登记档案管理登记簿后，陪同查阅。 第四十二条 外部调阅电子会计档案的，由档案操作员将调阅的电子会计档案打印为纸质材料后，供调阅人查阅。调阅人查阅完毕，归还的纸质材料按照本办法第三十四条的规定处理。 第四十三条 调阅人查阅纸质会计档案的，不得涂改、圈划、拆散或抽换，查阅完毕及时归还。档案管理人员收回会计档案后，应及时进行归还登记。 第四十四条 查阅人可以抄录、照相
14、、复制会计档案,但不得将原会计档案拆封和借走。确因工作需要（如司法鉴定）且根据国家有关规定必须提供会计档案原件的，*村镇银行应指定专人携带会计档案配合办理，会计档案原件不得脱离该指定人员的监控。 第四十五条 客户申请查询账户交易明细记录的，个人客户应由本人办理；单位客户应由法定代表人（单位负责人）或其授权的经办人员办理。营业机构向客户出具的账户交易明细记录，客户要求加盖印章的，应予以加盖。 第四十六条 客户申请查阅交易凭证资料的，个人客户应由业务发起人或账户所有人办理；单位客户应由法定代表人（单位负责人）或其授权的经办人员办理。客户要求提供相关交易证明材料的，营业机构可为其补制回单，但不得向其
15、提供所查阅交易凭证资料的复印件或影印件。 第六章 会计档案移交第四十七条 会计档案保管机构或本单位会计档案管理人员发生变化，应办理会计档案交接手续。 第四十八条 当地档案行政管理部门要求*村镇银行向当地档案馆移交会计档案的，应当根据法律法规的规定以及*村镇银行与当地档案馆的协商意见确定移交档案种类及方式等。 定期保管的会计档案可不向当地档案馆移交。永久保管的会计档案需要移交当地档案馆保管的，应归档保存正本和副本各一份。*村镇银行保管期满时，按规定编制移交清册一式两份并逐项清点正本，核对无误后交当地档案馆保管，副本及经档案馆签章的一份清册由*村镇银行永久保存。对只有一份正本的会计档案，如有需要，
16、移交前应复制副本存查。 第四十九条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当上缴上一级部门管理，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。 单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。 第五十条 单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的，原单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案仍应由原单位保管。 第五十一条 移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、册数、起止年度、档案编
17、号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由专人监交。交接完毕后，交接双方和监交人应在会计档案移交清册上签章。 会计档案管理人员发生变化移交会计档案的，由会计主管或部门负责人监交；*村镇银行内部移交会计档案的，由会计档案管理部门安排专人监交；因单位分立、合并等移交会计档案的，由交接双方的单位负责人安排专人监交。 第七章 会计档案销毁第五十二条 *村镇银行应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。 会计档案鉴定工作应当由档案管
18、理部门牵头,组织会计、审计、监察保卫等部门或人员共同进行。 第五十三条 经鉴定可以销毁的会计档案，由*村镇银行统一按照以下程序组织销毁： （一）档案管理部门编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案名称、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 （二）销毁会计档案前，应由*村镇银行董事长或行长、档案管理部门负责人、会计部门负责人、档案管理部门经办人和会计部门经办人共同在会计档案销毁清册上签署意见。 （三）销毁会计档案时，档案管理部门负责组织实施，会计部门、监察保卫部门共同派员监销。监销人按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，并注意保密和安全，严防散失和
19、发生流弊。 （四）销毁后，监销人在会计档案销毁清册上签章确认。 第五十四条 *村镇银行销毁电子会计档案的鉴定流程和销毁清册上的签章确认方式等参照本办法第五十四条、第五十五条执行。销毁电子会计档案时，档案管理部门、会计部门和科技部门共同派员监销。 第五十五条 *村镇银行未设立档案管理部门的，销毁工作由会计部门组织实施。 第五十六条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册注明，并在档案管理登记簿中登记列明。 第八章 检查监督第五十七条 *村镇银行应定期组织对会计档案进行清查核对，保证会计档案安全、完整，防止毁损、丢失。 对于永久保管的会计档案，应每年组织一次清查核对；对于定期保管的会计档案，应每两年组织一次清查核对。 第五十八条 审计部门根据审计工作要求，做好对会计档案归档、保管、移交、销毁等工作的审计监督。 第五十九条 因归档不及时、保管不善或其他违规操作造成会计档案毁损、丢失的，按照村镇银行员工违规违纪行为处理办法等相关规定追究有关人员责任。 第九章 附则第六十条 本办法由村镇银行负责解释。 第六十一条 本办法自印发之日起施行
