1、上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:1of31一、文书档案立卷归档制度总则第一条 为了加强本公司各种文书档案资料的管理，确保各种文书档案资料的安全和完整，特制订本制度。第二条 1、各种需归档的文件资料必须定期的（按年、按季、按月、按旬）来立卷归档，本公司内部的在工作中形成的各种有保存价值的文件资料，都必须按本制度的规定，分别立卷归档。2、公文的承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不得抽存）结案后要及时的交给档案室的专职文员来归集存档，由于档案室管理人员因工作变动和因故离职，要求前任人员将有关文件资料交接给后任人员，并办理相关的交
2、接手续，不得带走、藏匿或销毁。文书资料的收集管理第三条 各职能部门形成的各种有价值的文书资料,各部门内部需要指定一位专门负责资料收集和整理的人员，由其定期的将本部门的各种文件资料送交至资料室,由档案资料管理人员统一征集、分类、编码、立卷、存档。对于公司外部形成的各种文件资料，要求接受人和承办人员及时的将有关资料交给资料管理人员，对于有些资料需留部门和个人的，可允许保上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:2of31留部门复印一份留存，但原件必须交给档案室归档；为确保外来资料有统一入处，因此规定入厂的所有的文件资料都必须经过总经办资料室的文员登记。第四条 凡本公
3、司缮写发出的各种重要的文件资料,必须由总经理签发，由档案室统一编号、统一发放,签发后的文件原件必须留档案室存档。第五条 对于一项由几个部门共同参与办理的工作，那么在工作活动中形成的各种文件资料，由主办部门来收集，再由其统一上交给资料室备案。第六条 会议文件统一由档案室来收集归档：1、 对于公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动形成的文件资料，相关人员在报差旅费时，必须将主要文件资料交档案室办理归档手续，档案室主管签字认可后财务部门才给予核报差旅费。2、 本公司召开的各种会议包括每天的生产会议，每周的质量分析会议、部门经理主管会议以及其他的一些类型的会议，统一由总
4、经办负责文秘的人员来记录、打印、发放，每月月底把本月的会议记录收集、排序、装订成册，并送至档案室归档。3、 对于部门内部召开的一些会议，其会议记录由该部门自己保存。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:3of31第七条 档案室管理人员和各部门负责资料收集的人员的职责：1、 各部门负责收集文件资料的人员要对本部门的业务比较熟悉，知悉本部门文件资料的性质、重要性以及归档范围，及时的收集本部门的有关文件资料，并上交给总经办档案室。2、 档案室管理人员要对各种档案资料的属性、重要性、时效性都要有比较深的了解；认真做好日常文件资料归档时的记录、分类、编码、装订、密封等
5、工作；努力提高自身的服务水平；积极的为各部门的资料的查询和借用提供便利；此外要经常督促各部门的文件资料收集人员及时的将其部门的文件资料及时的上交。3、 档案管理人员和各部门的资料收集人员都必须严格执行文件资料的归档制度，定期的对文件资料的收集情况进行清查校对，以防遗漏。归档范围第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第九条上级机关发来的与本公司有关的决定，决议、指令、命令、条例、规定、计划等文件资料。第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书函件。第十一条本公司的请示与上级机关的批复。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理
6、资料2005年7月page:4of31第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十四条客户对本公司产品质量的投诉资料；本公司内外的产品质量问题的跟踪处理资料。第十五条本公司与其他有关单位签订的各种合同、协议书等文件资料；本公司销售合同的评审资料；第十六条公司的章程、营业执照、法人资料、公司设立和变更的资料、股东出资比例资料、验资报告、税务登记资料、以及公司年检资料等文件。第十七条公司人事行政资料档案：包括（1）员工个人资料；（2）业绩考核评价资料；（3）员工奖惩记录；（4）聘任、录用、培训、晋级、离职等有关资料
7、；（5）人力资源规划、设计文件；（6）本公司职工劳动、工资、福利、方面的文件资料。第十八条工程部和研发部形成的各种技术资料。第十九条“5S”考核评比资料，“5S”开展中采集的各种图片资料；“5S”培训资料。第二十条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录象等资料。第二十一条反映公司资产、负债、所有责权益、费用、收益和支出的会计核算资料，包括各种原始单据、记帐凭证、总分类和明细分上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:5of31类帐簿，以及会计报表和税收交纳凭证等有关资料。第二十二条物品申购、报价、询价、采购等有关资料。第二十三条本公司与其他
8、单位的工作联络函以及公司内部各部门之间的一些工作联络函。第二十四公司在管理过程中形成的各种规章制度和程序性文件。平时归卷第二十五条各部门的资料管理负责人要及时的把处理完毕或批存的文件资料及时的收集起来并送交到档案管理室。第二十六条档案管理人员必须根据各个部门上交的资料，以及结合该部门的业务范围和当年的工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第二十七条档案管理人员要及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。案卷质量要求第二十八条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷和编制目录工作一
9、律由档案管理室的专职文书档案员来负责。第二十九条案卷总的质量要求是：遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同资料的价值,便于保管和利用。第三十条归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:6of31全完整。第三十一条在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第三十二条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示
10、与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后的一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第三十二条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；修订文件，修订后的文件在前，修订前的文件在后；文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第三十三条卷内、文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十四条永久、长期和短期案卷必
11、须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要清晰，并且把目录放在卷首。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:7of31第三十五条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备查表内，若无情况说明，也应该把立卷人、检查人的姓名以及立卷时间填写具体以示负责，备查表应置卷尾。第三十六条案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第三十七条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第三十八条本制度自印发之日起实
12、施。二、电子文档管理制度（一） 总则第一条 为加强本公司的电子文档的管理，防止电子文档资料混乱和出处错误，特制订本制度。第二条 本公司的电子文档是指本公司的各职能部门的工作人员在工作中形成的对公司来说具有保存价值并保存在电子存储介质中的各种电子版本的文件资料。第三条 随着科技的不断向前发展，电子文档作用越来越显得重要，是计算机数据管理和信息管理中的一个极为重要的上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:8of31内容，因此电子文档也是本公司档案管理的一个重要组成部分，也必须实行集中统一的管理。（二） 电子文档资料的收集第四条 收集范围1、 工程部和研发部绘制的各
13、种技术图纸资料，包括零件加工图纸、机械装配工艺图纸以及电气装配工艺图纸资料。2、 每天各部门提供的各种日报表资料，包括仓库日报表、资金变动日报表、物资进出厂日报表、产品质量日报表、生产计划日报表等各种报表资料。3、 各种财务会计核算资料。4、 本公司与其他单位的E-MAIL工作联络函，以及部门之间的E-MAIL工作联络函。5、 公司制订的各种程序性文件和规章制度的电子文档资料。6、 员工考勤、业绩考核资料以及其他一些人事行政档案资料。7、 ISO质量认证体系中的各种文件资料，产品质量问题处理记录资料。8、 客户档案资料，机器维修资料。9、 生产计划资料，物品申购资料。10、 物料定货合同资料、
14、物品价格资料。11、 各种会议记录。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:9of3112、 “5S”培训、检查、考核资料。13、 各工作岗位在工作中形成的其他一些有价值的电子文档资料。第五条 电子文档的收集要求:1、收集的电子文档内容要真实、准确、可靠，要是最初版本。2、档案室管理员要根据电子文件资料的特性来设置文件的格式、文件的风格以及文件的背景。3、电子文档的收集要及时、迅速。第六条 电子文档的收集时间1、 对于各部门的日报表资料必须在次日的上午12.00点之前上交到档案资料管理室，由其统一发放给相关信息使用者，并在服务器上备份一份作为档案留存。2、 对
15、于技术图纸，在蜡底归档的当日必须将相关电子文档上交给档案管理室备案。3、 对于各种规章制度、程序性文件、处理决定书等电子文档资料必须在文书文件下发的当日，将其交到档案管理室备案。4、 对于一些具有保存价值的通知、通告、联络函、请示、批复、申请、介绍信、会议记录等文件资料必须在打印的当日上交到档案管理室备案。5、 对于一些需定期归档的文件资料，应在文书资料上交到上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:10of31档案室归档的时候，同时把相对应的电子文档资料一道送交档案室备案。6、 对于其他的一些具有保存价值的电子文档可根据具体实际情况来确定收集时间。7、 档案管
16、理人员在日常的工作中要多留心，尽可能的收集更多的具有保存价值的电子文档资料。（三） 电子文档的整理和保存第七条 电子文档的整理包括对电子文件目录的设置和建立，以及对文件进行科学的分类、归集和妥善的存放；遵循文件目录的树形目录结构规律，做到父目录与子目录一脉相承，前后照应。第八条 建立科学、规范的文件索引目录。第九条 对同类型的电子文档要按建立的时间先后顺序进行排列。第十条 对于公司里具有保存价值的文件资料都必须集中保存在总服务器里，并定期的将电子文档资料用光盘刻录下来，以防整个电脑网络系统的瘫痪而导致资料的丢失或无法使用。第十一条 保管期限：要视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、时效性来
17、划定保管期限。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:11of31第十二条 电子文档的基本情况说明的编写1、 电子文档的文字说明基本内容包括事由、时间、地点、背景、建档人等。2、 编写文字说明的基本要求：（1） 准确揭示电子文档资料的内容，概括其反应的全部信息，标注项目齐全。（2） 文字简洁、语言通顺。第十一条电子文档的建立要求1、 网络管理人员必须先对各部门的电脑用途进行限定，规定何种电子文档只能在何种电脑上建立，不得随意在电脑上私建、滥建文档。2、 需对每一台电脑的操作人员的使用权限进行限制。3、 对于具有保存价值的文档要专盘、专文件夹建立和存放。4、 对
18、于一些绝密、机密、秘密的文件资料拟稿人必须要设置好密码，以防他人阅读、修改和拷贝。5、 电子文档文件夹的命名必须与文件资料的名称完全一致，以便搜索、查阅。第十二条电子文档资料的使用申请1、公司所有的需归档、备案的电子文件资料都必须集中保存在总服务器上，服务器只能由网络管理员来负责操作和管上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:12of31理，其他人员一律不得接触服务器；服务器的电子文件资料只有档案室中的一台专门用来管理资料的电脑才有权访问。2、 网络管理员事先为各个部门在服务器上建立一个专项文件夹，每个部门都有一台电脑可以访问到服务器上该部门的专项文件夹，如果
19、某个部门需要申请使用已归档的电子文件资料时，使用人必须事先填写好资料使用申请单，然后交有关人员批准。经批准后，网络管理人员把申请人所要的资料从服务器的资料库里拷贝一份放到该部门的专项文件夹里，供其查阅。3、 资料使用申请人在提出申请时必须在资料使用申请单上上注明资料使用时间，“从几日到几日，从几时到几时”。然后，网络管理员根据申请人事先登记的时间来对资料的使用进行严格控制，当使用时间到了，网络管理员及时的将专项文件夹中的电子文档资料删除掉。对于使用时间已到但又因工作的需要，确实又需再度使用资料的，使用者必须重新提出书面申请。第十三条已归档的电子文档资料任何人不得随意更改，如因某种特殊原因需对其
20、修改，拟稿人必须事先填写好资料更改申请单，并经有关人员批准后方可对其内容进行更改。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:13of31三、档案室（文印室）管理规定第一条 公司的文件,有打印必要的方可打印，内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。第二条 公司发文，需起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门的负责人签字同意后才予办理。第三条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。第四条 档案室（文印室）工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件
21、资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取，不得拖延。第五条 档案室（文印室）人员应树立严格保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。第六条 档案室（文印室）对打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作好统计、核算。第七条 其他一、 非本室工作人员未经许可一律不得擅自进入档案室（文印室）。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:14of31二、档案室（文印室）不得抽烟、不得使用明火、不得使用一些大功率的电器。三、不得在档案室（文印室）会客、吃零食。四、档案（文印）
22、管理人员需认真做好防潮、防腐、防虫蛀的文件档案保护工作。五、工作人员下班离开档案室（文印室）后，要及时的切断所有电器的电源。六、档案室（文印室）工作人员做好各种办公设备的日常维护工作，出现问题时要及时的向上汇报。七、认真做好档案室（文印室）的“5S”工作，保持档案室（文印室）干净、清洁、亮丽；所有的文件资料都必须做好必要的标识；所有的文件资料目录和索引清楚、简洁、直观；真正做到拿取迅速、快捷。八、有关于档案（文印）管理的一些制度、条例需用玻璃框裱好，悬挂在墙上。四、复印机管理规定为了延长复印机使用寿命，规范复印手续，特制定本规定：一复印机使用管理部门：总经办档案室：档案室指定人员专管，每天对复
23、印机进行清洁、上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:15of31检查，使设备处于完好状态。二复印机使用方法如下：1复印机设专人负责（包括每天上下班时开关复印机；复印机维修联络等）。2复印机管理负责人每天上班时，负责打开复印机预热，并确认该复印机正常。3建立复印登记制度。各部门如果需要复印资料时，经办人员必须把所要复印的资料交给该部门负责人签字核准（可以签在复印文件资料的背面），资料复印好之后，复印管理人员把复印文件资料的名称、复印的份数在复印文件登记表上进行登记，并要求经办人员在表单上签字确认。4下班时，负责人应及时关掉复印机开关，如有其它人上班需指明专人负
24、责，遇节假日需断开其电源。5复印机出现故障，应及时与维修单位联系。如需换件，经批准后方可更换。6档案室管理人员负责复印机的日常保养，负责每半年进行整机保养。三复印注意事项：1不准复印私人物品。2公司绝密文件，不可以复印。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:16of313复印机损坏，应及时报告。4复印只允许档案室管理人员操作，严禁其它人擅自复印。五、打印机管理规定为了加强公司打印机的管理，让公司所有的文件资料的打印受到合理监控，特制订本规定：第一条 公司的所有打印机实行集中管理，即将各部门的打印机一律收到档案室（财务部的发票专用打印机除外），由档案室专人负责
25、保管。第二条 打印机实行网络共享，每个部门都有一台电脑可访问到资料室的任何一台打印机，当各部门需要打印文件资料时，只需选定网络上其中一台打印机进行打印即可。第三条 各部门如需打印文件资料时，打印申请人必须事先通过电话通知打印负责人，告知其打印资料的内容、份数、以及需采用何种规格的纸张等有关事项。第四条 对于打印好的文件资料，打印申请人必须及时的到资料室去领取，并在打印资料申请单上进行登记，签字确认。第五条 任何人不得打印私人资料，如有特殊情况，需作出打印申请。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:17of31第六条 打印人员要厉行节约，对于没有打印必要的文件
26、不得打印，对于不重要的文件可以用已使用过但还可使用的纸张来进行打印。第七条 打印机的保管：1、 保管员要注意打印机的日常保养和维护；2、 下班时要及时的切断电源；3、 打印机缺墨时要及时的换墨；4、 保管员要坚持每天清扫打印机上的灰尘；5、 打印机出现故障时，要及时的汇报，请专业人员来排除故障；六、公司文件的收发规定第一条公司的各种规章制度和程序文件由总经办人员来负责起草，管理评审会上讨论通过，公司总经理审核和签发，公司各部门的内部文件由各部门负责人起草，由总经理审核和签发。第二条文件签发后，送档案资料室统一打印或复印，同时把有关的电子文档也拷贝到资料室的电脑里进行备案，文件只有经起草人校对、
27、审核无误后，方可复印、盖章、发行；对于所有签发的公司文件都要交到档案室，由其统一编号、登记，并下发到各个相关部门。第三条文件的发放必须要有文件发放记录，即送件人应将文件内上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:18of31容、报送日期、部门、接件人等有关事项记录清楚，并向文件签发人报告报送结果。如果公司保密文件的发放，必须在文件上加盖密级字样，确定报送范围，必须严格按照保密规定，实行专人印制和保送，收文人不得随意将保密文件传给他人阅读，一经发现将会严肃处理。第四条经签发人签字的文件原稿，由档案室统一分类归档、保存备查。第五条外来的各种文件（包括直接传递过来的文
28、件和传真件）统一由总经办档案室来负责签收，并分类登记。签收人必须在接件的当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属于急件，应在接见后即时报送。文件的签收人在收到文件时必须在收文记录单上签字确认，以示收到文件。第六条传阅文件由档案室专人负责收回，对领导指示的文件，档案室应及时的传达和落实。七、印章管理规定为规范印章的管理和使用,确保印章的使用安全,特拟订如下规定:第一条把公司的所有各类印章全部收集到档案室，由档案室人员来对其进行登记和统一保管。第二条各部门人员需要使用印章时，使用者需事先填写好印章使上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:19of31用申
29、请单，并需经该部门的部门经理核准后，方可到档案室使用印章；如果需使用公司法人印章和其他一些非常重要的印章时,需呈报经总经理核准。第三条印章使用者必须把所要加盖印章的文件资料带到档案室去加盖印章，一般情况下不得把印章带离档案室使用，如有特殊需要确实要带离档案室使用的，允许带离档案室使用，但必须要有总经理签署“同意带离档案室使用”的意见，同时，印章使用申请人要对印章的使用安全负全部责任。第四条对于加盖印章的文件资料在加盖印章后，档案室必须把相关的文件资料复印一份作为印章使用资料档案留存，以便备查。第五条档案室印章保管员必须严于律己、恪守规定，不得私自为自己和他人加盖公章，一经发现，将会对其进行严肃
30、处理，如因私自为他人文件加盖公章而给公司造成经济损失的，要求其承担全部经济损失。第五条对于因工作和新增业务的需要，需新刻印章时，使用者必须事先提出书面申请，并交总经理批准，对于新增的印章必须及时的交档案室登记和保管。八、档案资料移交规定第一条 为确保档案资料的安全和完整；保证档案管理工作的上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:20of31前后衔接顺畅，特制订本规定。第二条 档案移交手续的办理，以下情况档案管理人员必须办理档案移交手续：（1）档案管理人员因故离职；（2）档案管理人员安排到公司的其他岗位；第三条 移交必做事项：1、 前任档案管理员在离开该工作岗位
31、前必须详细的拟写好工作移交说明，内容包括：（1）该岗位的工作职责范围和要求；（2）工作内容；（3）工作注意事项；（4）操作流程；（5）交代有哪些尚未处理完毕需后任接着处理的事项。2、 在前后任档案管理员工作交接时，必须对前任管理员所负责的档案资料进行盘点，编制档案资料盘点表，如有差异，必须编制差异表，并对差异作原因分析，参盘人和监盘人须在盘点表和差异表上签字确认。注：监盘人一般情况下由档案室主管来担任，当档案室主管调离该岗位时由总经理指定人来监盘。3、 移交人在移交档案资料时必须认真填写好档案资料移交明细表（参见附表），并由移交人、接交人和监交人在移交明细表上签字确认，证实档案资料已全部移交完
32、毕。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:21of31第四条 档案管理员只有把所有的档案资料均已移交完毕后，方可办理离职手续，准予离开公司。第五条 如果在盘点中发现档案管理员在职期间由于工作失职造成了文件资料的丢失，要求其根据档案资料的重要程度承担相应的责任，并在移交档案资料时作出特别说明。九、技术资料档案管理规定第一条为加强技术资料管理,确保技术资料的真实、可靠、安全、完整,结合我们公司的实际情况，特拟订如下管理规定。第二条 技术资料档案包括:各种零件加工图纸、机械和电气部分装配工艺图纸、标准装配领料单、以及其他技术上的有关文件资料。第三条 技术资料档案的
33、保存1、工程部、研发部应有专人负责收集、整理各种技术资料，然后定期的将技术资料上交到档案室登记、存档（对于急用的图纸蜡底资料，需及时的将其交给档案室登记，以备晒图所用）。技术资料必须按照它的性质、特性、规律来进行分类立卷存放，每一卷都必须要有详细、具体的资料目录和索引，并且在每份技术资料上都必须加盖公司的保密印章。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:22of312、技术资料的管理必须严格按照公司的安全和保密制度来执行，技术资料的增加、变更、减少、查阅、借用都要有严格的审批手续。3、对于技术资料的整理、归档，最好邀请具有丰富技术知识的专业人员来对档案管理员的
34、工作进行指导和协同其完成归档任务。第四条 增加的技术资料归档公司新机器的研发、试制，机器工艺的改进等情况下都会增加一批新的技术资料，这些新增加的技术资料必须及时的收集、整理好交给资料室。在技术资料归档时，技术资料经办人必须事先填写好上海三基压铸机械有限公司资料归档登记表，并且要求技术负责人对准备归档的技术资料进行审批和核准；核准后，技术资料经办人和档案室接收人对所交资料与资料归档登记表上所列示的内容一致性确认，最后由档案室主管核准归档。第五条 已归档的技术资料的更改对于已归档的技术资料需更改时，更改人员必须事先填写好资料更改申请单,把所要更改的内容进行详细说明，然后交给技术负责人校对、审批，经
35、审批合理后，方可到资料室更改技术资料。更改人员必须把更改后的技术资料原件交给资料上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:23of31室，资料存档时必须把原来资料附在在更改后的资料后面，并在原来资料上加盖作废的印章字样。第六条 已归档的技术资料的使用申请因生产或者技术上的需要，需使用蓝图资料和其他技术资料时，可以到资料室去晒蓝图或借用技术资料，但必须事先填写好技术资料使用申请单，并须经技术资料负责人的核准，方可使用。注意：对于各种加工图纸、装配工艺图纸的蜡底资料以及其他的一些极其重要的技术资料一律不允许借离档案室，如有特殊情况，须呈报总经理批准。十、会计档案管理
36、规定第一条为加强会计资料的管理，特制订本规定。第二条企业的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、会计报告、验资报告、年检资料、税务资料、财务会计制度、内部控制制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如公司合同、章程、等各种会计资料。第三条会计档案资料的保存1、财务部应有专人负责收集、整理、装订会计档案，然后定期的将财务会计资料上交到公司的档案室集中统一保管，档案室按顺序来立卷登记。会计档案的保管期限有永久保存和上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:24of31定期保存两类，具体的保存年限可按照国家规定和公司的实际情况而定，事先编制保管年限表。2、会计档
37、案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经财务部经理审查，总经理批准。由档案管理人员编制会计档案销毁清单，销毁时必须要有财务部人员和档案室人员共同参加，并在销毁单上签字确认。第四条会计档案的借用。一、 财务人员因工作的需要查阅会计档案时，必须先填写好上海三基压铸机械制造有限公司资料使用申请单，并经财务部经理批准后方可到档案室查阅会计档案资料，查阅后要及时的将其按照规定的顺序归还原处。二、 集团公司内部各子公司若因公需查阅会计档案时，也必须事先填写好上海三基压铸机械制造有限公司资料使用申请单并经财务部经理批准后，方能由档案室管理人员来接待查阅三、 外来单位人员因公需查阅我们公司会计
38、档案时，必须要求其持有单位介绍信，并经财务部经理批准后，方能由档案室管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位查阅日期、会计档案名称及事由。上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:25of31四、 会计档案一般不得带离档案室，如有特殊情况，需带离档案室时，必须经财务部经理的批准，并限期归还。第五条由于财务部在将会计档案上交到档案室时，必须办理必要的交接手续，填写资料归档登记表，并且送交人和接收人必须在登记表上签字或盖章。附：会计资料档案保管年限i. 会计凭证类1、原始凭证、记帐凭证保存15年2、银行存款余额调节表保存3年二、会计帐簿类1
39、、日记帐保存15年其中现金和银行存款日记帐保存25年2、总帐、明细帐、辅助帐保存15年三、会计报表类1、主要财务指标报表保存3年2、月、季会计报表保存15年3、年度会计报表永久保存四、其他1、会计档案保管清单及销毁清单。保存25年2、财务成本计划保存3年上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:26of313、主要财务会计文件、合同、协议永久保存十一、产品质量档案管理规定第一条为加强产品质量档案的管理,特制订本规定.第二条产品质量档案是指在处理生产制造过程中和客户使用我们公司产品过程中出现的各种产品质量问题时形成的各种文件资料以及为规范公司的产品质量管理而制订的
40、各种制度和程序性文件。包括：质量认证体系资料、产品质量管理手册，产品质量控制体系文件，产品质量问题处理记录表单，物料损坏处理记录表单，客服调试、维修记录表单，客户投诉资料，以及产品质量问题处理决定书以及其他的一些产品质量问题的文件资料。第三条产品质量档案的保存1、品管部应有专人负责收集和整理各种产品质量档案资料，然后定期的将归集的产品质量档案资料上交到档案室。2、产品质量资料的立卷归档必须遵循这样的原则：对于一些可以归属于某台机器的产品质量资料，必须按机器批次来立卷归档，而对于未能归属于某台机器的产品质量问题资料，可以按出现产品质量资料建立的时间和类型来进行立卷归档。3、产品质量资料的归集必须
41、要遵循“及时、客观、完整”的原则，（1）产品质量资料的收集必须贯穿于机器的整个寿命周期，即产上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:27of31品质量资料的收集是一个全程工作，包容着产前、产中、产后的所有资料的汇总、集合、处理。（2）产品质量资料的收集要注意时效性，品管部对出现的产品质量问题要迅速的作出处理；（3）收集的产品质量资料要能真实、客观的反映我们公司的产品质量上存在的问题。第四条新增加的产品质量资料的归档对于新增加的产品质量资料，必须每月月底或次月月初将其按一定的顺序整理好之后,及时的交给档案室存档,在资料归档时交办人必须事先填写好文件资料归档登记表
42、，然后交给品管部经理审核；经审核同意归档后，资料交办人和档案室接收人对表实一致进行确认，最后由档案室主管核准归档。第五条产品质量档案的查阅和借用一、品管部人员或其他部门人员因工作的需要，允许查阅产品质量档案资料，但必须先填写好上海三基压铸机械制造有限公司资料使用申请单，并经品管部经理批准后方可到档案室查阅产品质量档案资料，查阅后要及时的将其按照规定的顺序归还原处。二、集团公司内部各子公司若因公需查阅产品质量档案时，也必须事先填写好上海三基压铸机械制造有限公司资料使用申请单，并经品管部经理批准后，方可由档案室管理人员来接待查阅。三、外来单位人员因公需查阅我们公司产品质量档案时，必须要求其持有单位
43、介绍信，并品管部经理批准后，方能由档案室管理人上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:29of31员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅产品质量档案人的工作单位查阅日期、产品质量档案名称及事由。四、产品质量档案资料的查阅人或借用人不得随意的涂划、转借、复印、修改、更换，若发现查阅人或借用人有上述行为者将会对其进行严肃的处理。五、一般情况下，产品质量档案资料不得借离档案室，但因某种特殊情况确实需要带离档案室使用时，这时必须要有品管部经理在资料使用申请单上签署“同意带离档案室使用”的意见，档案管理人员才可允许借用人把产品质量资料带离档案室。十二、保密制度1 总则
44、1.1 公司秘密是关系到公司权利和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。1.2 公司全体职员都有保守公司秘密的义务。2 保密范围2.1 经营信息上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:29of31记录2.2技术信息2.3其他经公司确定应当保密的事项3公司密级的确定3.1公司经营发展中，直接影响到公司权益的重要决策文件及技术信息资料为绝密级3.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议纪录、客户资料、经营状况、管理制度等为机密级4保密措施4.1属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由专人执行上海三基压铸机
45、械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:30of314.2对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施在设备完善的保险装置中保存4.3属于公司秘密的设备或产品的研制、使用、保存、维修、销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采取相应的保密措施4.4在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准4.5不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密4.6公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采
46、取补救措施并及时报告5责任与处理5.1出现下列情况之一者，给与警告，并扣发工资10-500元泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失已泄露公司秘密但采取补救措施的5.2出现以下情况之一的，给与辞退并赔偿经济损失直至追究法律责任故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失上海三基压铸机械制造有限公司文件密级:档案管理资料2005年7月page:31of31违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买、或违章提供公司秘密的利用职权强制他人违反保密规定的上海三基压铸机械制造有限公司档案资料移交明细表编号：移交人接交人移交日期移交事由：移交档案明细序号档案资料名称份数12345678910111213移交人签名接交人签名监交人签名上海三基压铸机械制造有限公司资料归档登记表编号：归档部门归档日期文件档案编号归文件资料明细1共份2、共份3、共份4、共份5、共份6、共份7、共份8、共份9、共份10、共份资料类别：资料密级：绝密机密秘密一般备注：经办人审核接收人档案室主管上海三基压铸机械制造有限公司印章使用申请单年月日编号：申请人部门申请印章名称申请印章用途：部门负责人核准：签字：总经理核准：签字：加盖印章的文件资料说明：1、共份
