项目管理第八章项目采购管理.ppt

1、同学们大家早上好项目管理 I西安石油大学经济管理学院管理科学与工程系第八章 项目采购管理主要内容：项目采购的定义、种类、管理内涵 项目采购计划 项目采购计划的实施 项目采购合同管理 项目采购合同收尾第八章 项目采购管理学习目标：了解项目采购的定义、种类、管理的过程 了解项目采购计划的依据 掌握项目采购计划的工具和方法 了解招标采购与非招标采购的实施程序 掌握如何选择供应商 理解合同管理的内容 了解合同管理的依据、工具、方法和结果 了解项目采购合同如何收尾目 录 8-1 项目采购管理的一般性描述 一、项目采购的定义及分类 二、项目采购管理的定义 8-2 项目采购计划 一、项目采购计划概述 二、项

2、目采购计划的依据 三、项目采购计划的工具和方法 四、项目采购计划的结果第八章 项目采购管理目 录 8-3 项目采购计划的实施 一、招标采购的实施 二、非招标采购的实施 8-4 项目采购合同的管理 一、项目合同管理的主要工作 二、项目采购合同管理的工作内容 三、项目合同管理的依据 四、项目采购合同管理的工具和方法 五、项目采购合同管理的结果第八章 项目采购管理目 录 8-5 项目采购合同的收尾 一、项目采购合同收尾的主要工作 二、项目采购合同收尾的依据 三、项目采购合同收尾的工具和方法 四、项目采购合同收尾的结果第八章 项目采购管理第八章 项目采购管理 8-1 项目采购管理的一般性描述一、项目采

3、购的定义及分类 项目采购管理(Procurement Management)是项目管理的重要组成部分，因为任何项目的实施都要投入包括人力、原材料、设备等大量的资源，一般来说，项目的采购支出约占项目投资总额的50以上。如果采购这一工作环节出现失误，不但会影响项目的顺利进行，甚至还会导致项目的失败。1、项目采购定义 项目采购(Project Procurement)是指通过努力从项目组织外部获得物料、工程和服务的整个采办过程。第八章 项目采购管理 8-1 项目采购管理的一般性描述一、项目采购的定义及分类2、项目采购的分类（1）项目采购按对象的分类 第八章 项目采购管理 8-1 项目采购管理的一般性

4、描述一、项目采购的定义及分类2、项目采购的分类（1）项目采购按对象的分类 物料采购是指购买项目所需的各种机器、设备、仪器、仪表等物料，还包括与之相关的运输、安装、测试、维修等服务。工程采购是指选择合格的承包单位来完成项目的施工任务，同时还包括与之相关的人员培训和维修等服务。咨询服务采购是指聘请咨询公司或咨询专家来完成项目所需的各种服务，包括项目的可行性研究、项目的设计工作、项目管理、施工监理、技术支持和人员培训等服务。第八章 项目采购管理 8-1 项目采购管理的一般性描述一、项目采购的定义及分类2、项目采购的分类（2）项日采购按采购方式的分类 项目采购按照采购方式的不同可以分为如下种类，如图所

5、示。第八章 项目采购管理 8-1 项目采购管理的一般性描述一、项目采购的定义及分类2、项目采购的分类 公开招标采购是向所有的潜在合格投标者提供一个公平竞争的机会来竞标。邀请招标采购是为了减轻招标采购的工作量和成本，只邀请比较熟悉的投标者来竞标。询价采购是指收集若干家供应商的产品报价，综合评价各供应商的条件和价格，并最终确定一个供应商。直接采购是指直接与供应商签订采购合同的采购方式。自营工程是指由于项目的特殊要求以及成本收益的限制，利用项目自身的人力、物力和财力自己制造或提供所需的产品或服务。第八章 项目采购管理 8-1 项目采购管理的一般性描述二、项目采购管理的定义 项目采购管理(Projec

6、t Procurement Management)是指为达到项目的目标而从项目组织的外部获取物料、工程和服务所需的过程。项目采购管理是保证项目成功实施的关键活动，如果采购的物料、工程和服务没有达到项目规定的标准，必然会降低项目的质量，影响项目的成本、进度和质量等目标的实现，甚至导致整个项目的失败。项目采购管理的总目标是以最低的成本及时地为项目提供满足其需要的物料、工程和服务。第八章 项目采购管理 8-1 项目采购管理的一般性描述第八章 项目采购管理 8-1 项目采购管理的一般性描述二、项目采购管理的定义(1)编制项目采购计划 项目采购计划确定了需要从项目组织的外部采购哪些商品、何时采购、采购多

7、少、怎样采购等相关问题。(2)项目采购计划的实施 在制定了项目采购计划之后，项目团队要了解市场行情、获得投标报价、供应商报价单、投标申请书等文件，并根据项目采购计划所制定的供应商选择标准，从众多的供应商中选择一个或多个供应商作为项目的供应来源。第八章 项目采购管理 8-1 项目采购管理的一般性描述二、项目采购管理的定义(3)项目采购合同管理 项目采购合同管理包括与供应商进行合同谈判、合同签订以及监督合同履行的一系列管理工作。(4)项目采购合同收尾 项目采购合同收尾是指合同全部履行完毕或合同因故终止所需进行的一系列管理工作，如采购结算、索取保险赔偿金和违约金等。第八章 项目采购管理 8-2 项目

8、采购计划一、项目采购计划概述项目采购计划(Project Procurement Planning)是确定如何从项目组织的外部获取资源才能最好地满足项目需求的计划文件。包括项目的采购方式、采购的预测成本、时间的安排、各种采购的相互衔接、采购如何与项目的其他方面(如进度计划和业绩报告)相协调等内容。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划一、项目采购计划概述项目采购计划主要回答了以下六个方面的问题：What 采购什么，即采购的对象及其品质，这是由资源需求计划和各种资源需求的描述决定的；When 何时采购，即采购的时点和时期，如果采购过早，会增加库存成本，如果采购过晚，则会由于库存不足而使项目停

9、工待料，采购时点的决定可以采用经济订货点等方法；How to do如何采购，即采购过程中采用的工作方式，是自制还是外购，采用招标采购还是非招标采购，选择何种合同类型等；第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划一、项目采购计划概述项目采购计划主要回答了以下六个方面的问题：How many采购多少，即采购的数量，可以通过经济订货量分析来确定何时的采购数量；Where从何处采购，即选择适当的供应商作为项目的供应来源，这时要满足两个条件：一是经济性，即在供应来源中选择成本最小的，二是可获得性，供应商必须能够及时提供项目所需的物料、工程或服务；Which以何种价格采购，即以适当的价格获得所需资源，项目

10、团队要在资源质量和交货期限的限制条件下，寻找最低的合同价格。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划一、项目采购计划概述 项目采购计划的主要工作 依 据 工具和方法 结 果项目范围说明书成果说明采购所需的资源市场状况其他相关的计划项目的制约因素和假设条件物料清单自制外购分析独立估算合同类型的选择经济订货量分析项目采购计划工作说明第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划二、项目采购计划的依据1项目范围说明书 项目范围说明书提供了项目最基本的资源需求，这是编制项目采购计划所必须考虑的重要信息。2成果说明 成果说明对项目可交付成果的功能、质量标准、特性等相关情况进行了描述，提供了所需的原材料、机

11、器设备、工艺等的质量和技术要求，应以此作为编制采购计划的依据。3采购所需的资源 项目组织在进行采购活动的过程中，也要耗费一定的资源，如在检验供应商提供的样品时，就需要邀请相关的专家进行试验测试。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划二、项目采购计划的依据4市场状况 编制项目采购计划时，要考虑市场上资源的种类、供应商提出的价格以及适用的合同条款等。5其他相关的计划 在编制项目采购计划时，还要考虑一些项目的其他计划，其中最重要的有项目成本计划、项目进度计划和项目质量计划等，如在决定何时采购时就必须考虑到项目进度计划的影响。6项目的制约因素和假设条件 项目采购计划还要考虑一些项目的制约因素，如项

12、目的资金状况是否充足，同时还要考虑假设条件，如项目所需采购资源的价格是稳定的。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划二、项目采购计划的依据 7物料清单 物料清单是指产品的具体明细表，是采购部门确定采购计划的最重要的依据，是生产部门安排生产的依据，是计划部门确定物料需求计划的依据。物料清单按所包括内容详细程度的不同分为单级物料清单、多级物料清单和综合物料清单。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划二、项目采购计划的依据 7物料清单 零件清单是从产品设计图样提取的，包括生成最终产品的所有零部件和组件。单级物料清单只包括直接使用的零件或组件信息，说明零部件组成清单及零部件的描述、编码、计量单

13、位和数量。多级物料清单把最终产品定位为零级，级数由上至下依次增加，相应的多级清单可以描述产品零部件和材料组成。多级物料清单其实就是由多个单级物料清单组成的。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划三、项目采购计划的工具和方法 1.自制外购分析 在编制项目采购计划时，其中很重要的一个内容就是决定是自制还是外购。自制外购分析可以用来判断项目组织所需的资源和服务是通过自制还是外购获得。在比较自制与外购的经济性时要考虑直接和间接两部分费用，并考虑组织的长远需求和项目的当前需求，如果能够满足组织的长远需求，外购成本分摊到当前项目上的比例就会小一些。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划三、项目采购

14、计划的工具和方法 2独立估算 独立估算又称为合理费用估算，在编制项目采购计划时，往往需要预测采购的成本，而采购成本的预测一般是通过独立估算来完成的。项目组织应该对采购产品编制自己的估算，用以检查供应商的报价。如果差异较大，说明项目定义的范围不恰当，或者供应商对采购方的需求有误解或漏项。如果项目组织没有能力进行独立估算，也可以把独立估算的工作交由外部的咨询顾问来完成。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划三、项目采购计划的工具和方法 3合同类型的选择 合同类型的选择是根据各采购物料、服务或工程的具体情况和各种合同类型的适用情况进行权衡比较，从而选择最合适的合同类型。一般合同有三种类型，即固定

15、价格合同、成本补偿合同和单价合同。固定价格合同(Fixed Price contract)经项目组织和供应商协商，在合同中订立双方同意的固定价格作为今后结算的依据，而不考虑实际发生的成本是多少。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划三、项目采购计划的工具和方法 3合同类型的选择成本补偿合同是以供应商提供资源的实际成本加上一定的利润或费用为结算价格的合同。成本补偿合同适用于那些不确定性因素较多，所需资源的成本难以预测又急于上马的项目。单价合同(Unit Price Contract)的结算价格是供应商每单位产品付出的劳动与劳动单位价格的乘积。这种合同适用于那些比较正规，但是工作量难以预计的项

16、目。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划三、项目采购计划的工具和方法 4经济订货量分析 经济订货量分析是通过建立经济订货量模型，对要采购的产品进行分析，确定采购的批量和时间，使订购成本和库存成本之和最小。第八章 项目采购管理 8-2 项目采购计划四、项目采购计划的结果1.项目采购计划 项目采购计划应说明如何管理项目采购过程，具体包括：项目需采购资源的类型；采购时采用的合同类型；每种资源预计的采购价格；如何管理资源供应商；采购管理如何与项目管理的其他方面进行协调。项目采购计划可以是正式的或非正式的，可以是详细的或框架性的，具体什么形式要根据项目的需要而定。第八章 项目采购管理 8-2 项目

17、采购计划四、项目采购计划的结果2工作说明 工作说明必须足够详细地描述项目所需的物料、工程和服务的具体工艺技术要求和质量要求，以便供应商能够决定他们是否有能力提供这些产品。一般来说，每一个采购项目都需要一个独立的工作说明，但在实际项目实施过程中，类似的物料、工程和服务可能只有一个综合的工作说明。第八章 项目采购管理 8-3 项目采购计划的实施一、招标采购的实施招标采购是为了使项目组织能够以最低的价格采购到所需的物料、工程和服务，并保证投标者有一个公平参与投标竞争的机会而进行的。招标采购的基本程序如图所示。第八章 项目采购管理 8-3 项目采购计划的实施二、非招标采购的实施非招标采购的主要过程如下

18、：(1)分析物料的需求状况编制物料需求计划的主要目的是确定订单的日期和物料的数量。(2)了解市场情况了解目前市场上是否能找到物料的供应商、是直接供应物料还是生产物料、是从国内采购还是从国外采购，如果目前市场上没有合适的物料，是否有必要与供应商研究新物料的开发。第八章 项目采购管理 8-3 项目采购计划的实施二、非招标采购的实施非招标采购的主要过程如下：(3)制定订单计划订单计划要根据物料的需求状况和市场的情况来制定，通过订单计划可以确定下单数量和下单时间：下单数量=生产的需求量-计划的入库量-现在人库量+安全库存量 下单时间=要求到货时间-认证时间-订单时间-缓冲时间 第八章 项目采购管理 8

19、-3 项目采购计划的实施二、非招标采购的实施非招标采购的主要过程如下：(4)样品的认证在选择供应商之前，一般要求供应商提供一定的样品进行认证，以防供应商提供的物料不符合项目的要求。(5)选择供应商一般来说，供应商的选择包括初选和最后的定选。最后通过谈判来确定最终的供应商。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理一、项目合同管理的主要工作项目合同管理的主要工作 依 据 工具和方法 结 果 合同 合同实施结果 变更申请 发货单 项目组织的支付记录 合同变更控制系统 支付系统 来往函件 合同变更 供应商付款要求第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理二、项目采购合同管理的工作内容1对

20、供应商工作的管理 项目组织应该定时地以适当的方式对供应商的工作进行管理和监督，确保他们所提供的物料、工程和服务符合合同的要求。比如，项目组织可以派出一名相关技术专家实地考察供应商的生产情况，并监督、指导供应商的工作。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理二、项目采购合同管理的工作内容2采购质量管理 为了确保项目组织采购的物料、工程和服务的质量符合项目的要求，项目组织要按照合同的规定对供应商提供的物料、工程和服务的质量进行检查和验收。验收的主要方式包括：根据货物的样品进行验收、根据达到现场的实物进行验收、根据权威部门的鉴定结果进行验收。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理二

21、、项目采购合同管理的工作内容3采购合同变更管理 在项目采购合同的执行过程中，可能会由于合同双方各自的原因或外部的各种不确定性因素，造成对合同的一些条款进行更改。合同的变更具有以下的特征：(1)合同的变更会对双方的利益产生影响，因此双方必须协商一致；(2)合同的内容和条款发生了变动；(3)合同变更后将产生新的权利、义务关系；(4)合同的变更要按照规定的程序进行。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理二、项目采购合同管理的工作内容 4解决合同纠纷 项目采购合同在变更后，如果不能顺利执行，有时就会导致合同纠纷的出现。项目组织要对明显的和潜在的合同纠纷采取适当措施，尽可能避免合同纠纷发展成为

22、法律争端。5项目组织内部对合同变更的协调 合同变更后会对项目管理的其他方面产生影响，所以应该使项目组织内部都了解项目合同的变更情况，并且根据合同变更对项目带来的影响进行相应的调整。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理二、项目采购合同管理的工作内容 6支付管理 项目组织在对承约商支付款项时，要按照合同规定的支付方法和供应商所提供物料、工程和服务的数量和质量进行付款，并且对其实施严格的管理。一般来说，合同规定的支付方法有现金支付和转账支付，现金支付是针对小额价款结算的；转账支付是针对大额价款支付的，必须通过开户银行进行。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理三、项目合同管理的

23、依据1合同 合同明确规定了合同双方各自的责任和权利，以及供应商提供的物料、工程和服务的要求等内容，是合同管理的蓝本。2合同实施结果 合同实施结果包括承约商所提供的物料、工程和服务中，哪些已经完成，哪些没有完成，没有完成的进行到什么程度，质量是否达到了规定的程度，支付了多少价款等内容，这些信息为项目组织进行合同管理提供了依据。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理三、项目合同管理的依据3变更申请 在项目采购合同实施过程中，合同可能会由于双方或一方的各种原因而发生变更，项目采购合同管理要根据合同变更申请所提供的双方已协商认可的最新信息来进行。变更申请可以由合同的任何一方提出，并由双方协商

24、解决，以免延误项目的进度和影响项目的质量。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理三、项目合同管理的依据4发货单 供应商发出物料和提供工程、服务以后，必须及时向项目组织提供发货单，以便使项目组织尽快据此付款。5项目组织的支付记录 项目组织向供应商付款时，必须做好付款记录，作为项目合同管理的依据。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理四、项目采购合同管理的工具和方法1合同变更控制系统 合同变更控制系统规定了项目合同变更的程序和方法，项目组织应该根据该系统对项目采购合同的变更进行管理。合同变更控制系统包括文档工作、追踪系统、争议解决程序和授权变更的批准等级等内容。合同变更控制系统

25、应与总体变更控制系统相匹配，是整体变更控制系统的一个组成部分。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理四、项目采购合同管理的工具和方法2支付系统 支付系统规定了项目组织向供应商支付款项时必须遵循的程序，如项目组织支付货款时，必须首先获得项目有关管理人员的批准，特别是对于大型的项目来说，项目组织要根据项目的实际情况建立合理的支付系统。第八章 项目采购管理 8-4 项目采购合同的管理五、项目采购合同管理的结果1来往函件 来往函件是指合同双方沟通所形成的文件，它不仅包括合同本身，还包括项目组织发出的催货单、项目组织或供应商提出的变更申请以及与合同有关的检查结果等。2合同变更 合同变更是项目组

26、织或供应商根据实际情况对合同进行变更，有关合同变更的信息要反映到项目管理的其他文件如进度计划、成本计划中去。3供应商对付款的要求 供应商根据合同的规定履行完义务后，有权要求项目组织按照合同规定的方式和时间付款。第八章 项目采购管理 8-5 项目采购合同的收尾一、项目采购合同收尾的主要工作 项目组织和供应商按照合同履行完各自的义务后，合同就此终止。通常，合同一旦签订就不能随意终止，但是当出现一些特殊情况时，合同也可能提前终止。(1)合同双方混同为一方，如供应商加入项目组织，这时合同就提前终止；(2)合同由于不可抗的原因提前终止，如一项建筑工程的地皮被政府强制征用，导致项目终止，因此采购合同也将提

27、前终止；第八章 项目采购管理 8-5 项目采购合同的收尾一、项目采购合同收尾的主要工作(3)合同双方通过协商，解除各自的义务，如项目组织和供应商通过协商达成一致意见，供应商不再提供货物，项目组织也不继续付款，此时合同就终止了；(4)仲裁机构或法院宣告合同终止，如当合同纠纷交由仲裁机构或法院裁决时，合同被判决终止。当采购合同已经完成或因故终止时，就需要进行项目采购合同收尾(Project Procurement Contract Closeout)，它的主要工作如下表所示。第八章 项目采购管理 8-5 项目采购合同的收尾一、项目采购合同收尾的主要工作项目采购合同收尾的主要工作 依 据 工具和方法

28、结 果合同文件采购审计合同归档正式验收和收尾第八章 项目采购管理 8-5 项目采购合同的收尾二、项目采购合同收尾的依据 项目采购合同收尾的依据主要是合同文件，它泛指与合同双方有 关的所有文件，主要包括：合同本身、合同的执行情况、申请和批准的合同变更、供应商的发货单和项目组织的支付记录等。第八章 项目采购管理 8-5 项目采购合同的收尾三、项目采购合同收尾的工具和方法 采购审计(Procurement Audit)是合同收尾的主要方法，采购审计是指根据有关的法律和标准对从采购计划的编制到合同收尾的整个过程所进行的结构性审查。采购审计的目的在于确认项目组织采购过程中的成功和不足之处，是否存在违法现

29、象，以便吸取经验和教训。第八章 项目采购管理 8-5 项目采购合同的收尾四、项目采购合同收尾的结果1合同归档 对项目采购过程中的所有合同文件要进行整理并建立索引记录，以便日后备查，它是整个项目记录的一部分。2正式验收和收尾 对采购的物料、工程和服务进行最后验收，包括解决所有项目进展中遗留的合同问题，对供应商的最终付款通常也同步进行，还要确认合同已经完成并且可以移交。负责合同管理的项目组织人员应该向供应商发出正式的文件，从而确认合同的终止。第八章 项目采购管理小 结 本章从项目组织的角度讨论了项目采购管理。项目采购管理由项目采购计划、实施项目采购计划、项目采购合同管理和项目采购合同收尾四个工作过程组成。在项目采购计划一节中，详尽地讨论了项目采购计划的依据、工具和方法以及结果。项目采购按照采购的方式分为：招标采购和非招标采购，这两种采购方式都有各自的程序。项目的合同管理与合同收尾也有其依据、工具和方法以及结果。