1、编写工作说明书 编写工作说明书编写工作说明书工作说明书是关于工作是什么及任职者应该具备什么资格的一种书面文件。工作说明书的编写没有一个固定的模式。编写工作说明书编写工作说明书 工作说明书的内容工作说明书的内容一、大多数工作说明书包括工作标志、工作综述、工作联系、工作职责、工作权限、工作绩效标准、工作条件、工作规范等方面的内容。编写工作说明书编写工作说明书工作标志工作标志1.工作标志是关于职位的基本信息，该部分包括工作名称、工作地点、工作关系和其他识别标志等内容,如表3-5所示。表表3-5 工作说明书中的工作标志部分工作说明书中的工作标志部分 编写工作说明书编写工作说明书工作名称是工作标志中最重
2、要的项目，指一组在重要程度上相同的职位总称。工作名称通过几个词来定义，从而指出工作大致领域和工作性质，以便与其他工作进行区别。因此，工作名称应该较准确地反映该项工作的职责，并指明其在组织中的位置关系。（1）工作名称。编写工作说明书编写工作说明书工作地点是指工作中所在的实际位置。对于一般公司，可以用工作所在的部门、分部门、工作小组的名称来定义;但对于一些特定岗位，如邮递公司服务派送员、不同路线的巡逻警察等，则需要找出其在组织中的工作地点特征标志。（2）工作地点。编写工作说明书编写工作说明书工作关系标明了组织中的权力链条，并为员工职业发展提供职位晋升路线。该项内容主要包括所属工作部门、直接上级岗位
3、、直接下级岗位、所辖人数等。（3）工作关系。编写工作说明书编写工作说明书（4）其他识别标志。其他识别标志主要包括工作在组织中的编码、撰写人、审核人、薪酬等级等，主要是为了便于管理和提供特殊的类属信息。编写工作说明书编写工作说明书工作综述工作综述2.工作综述又称工作概述，它描述工作的总体性质，对工作内容和工作目的进行归纳，列出其主要功能或活动，用以回答为什么设置这个岗位。例如，材料供应经理的工作综述为“为生产线所需要的材料进行采购，并对其运输、保管和发送分配活动进行管理”，人力资源经理的工作综述是“综合管理公司人力资源、行政和总务，协调各部门的关系，对公司运营状况进行常规分析，主持各种计划与规章
4、制度的编制并负责监督实施；同时，负有管理、指导和培训本部门员工的责任；并担任公司高层的人事顾问和员工职业发展顾问”。编写工作说明书编写工作说明书工作联系工作联系3.工作联系说明工作承担者与组织内外的其他人之间的联系情况。例如，人力资源部经理的工作联系如下：所受监督：负责员工关系的副总裁。所施监督：人力资源部职员、考试管理员、劳资关系员、一位秘书。工作合作对象：所有部门经理和行政管理人员。接触的公司外部人员：就业机构、管理人员代理招聘机构、工会代表、政府就业办公室以及各种公司客户等。编写工作说明书编写工作说明书工作职责工作职责4.工作职责包括工作的内容、承担的责任。与工作综述相比，它提供了工作职
5、责的细节描述，包括所有的主要职能和要求。在工作说明书中，对每项工作的主要职责都应该列出来，并分别用一两句话对每项任务加以描述。主要包括：日常工作，上级分配任务的质量和数量，与组织内外部人员的关系（包括建议、培训等），对经营记录、利润等的责任，与上下级的权责关系，所要使用的设备与机器。工作职责描述常用动词开头，如“接受、执行、负责、建立、装配”等。所有的关于工作职责的描述句子，按照工作的重要性和发生频率高低及时间序列，被有条理地整理在一起。编写工作说明书编写工作说明书工作权限工作权限5.工作权限是组织根据某职位的工作目标与责任，赋予该职位的决策范围、层级与控制力度，主要表现为对人、财、物的控制权
6、、处置权、决策权、建议权等。例如，工作承担者有权批准购买材料金额最多5 000元；具有事假批准权；有权建议提高工资水平；有权进行面试、雇佣新员工等。编写工作说明书编写工作说明书工作业绩标准工作业绩标准6.编写工作说明书编写工作说明书（2 2）对同一个工作日内收到的发票要在当天过账。收到的收据都必须在收到的第二天前送交负责的部门经理处签字认可。平均每月发生记账失误不得超过3次。每月的第三个工作日结束时必须平衡总账。（1 1）（3 3）（4 4）编写工作说明书编写工作说明书工作条件工作条件7.工作说明书要列明工作中所包含的一般工作条件，即工作的物理环境，如噪声水平、危险条件、温度、湿度等。工作的物
7、理环境是通过工作环境测定而确定的。工作环境测定又称为劳动环境测定。通常情况下，其重点关注的是对劳动环境中各种有害因素和不良环境条件的测定。编写工作说明书编写工作说明书工作规范工作规范8.工作规范是指在某一特定工作岗位取得良好绩效所需要的体力、智力、技能、经验及其他个人特征，即任职资格。它显示了什么样的人可以被招聘来从事此项工作，对招聘来的人应当进行哪些方面的素质测试。工作规范说明的是对承担这项工作的员工在教育、经验和其他特征方面的最低要求。编写工作说明书编写工作说明书 工作说明书的特征工作说明书的特征二、工作说明书在企业管理中的地位极为重要，不但可以帮助任职者了解其工作，明确责任范围，还可以为
8、管理者的某些重要决策提供参考。工作说明书应具备如下特征：编写工作说明书编写工作说明书完整性完整性1.编写工作说明书的程序要保证完整，即工作说明书的编写一般要经过由任职者自述，主管领导审定，然后由专家编写主要职位的工作说明书，由人力资源部门及其他部门工作人员协助编写其他职位的工作说明书。编写工作说明书编写工作说明书清晰性清晰性2.工作说明书应清楚地说明职位的工作情况、性质和范围，以及任职者的资格，要把所有重要的工作关系包括进去，不能与其他职位的工作说明书混淆。描述要准确，不能模棱两可，要把工作所有的基本要求都包括进去。成功的工作说明书能够使新的任职者通过阅读工作说明书对这项工作有一个清晰的认识。
9、通常情况下，组织中较低级职位的任务最为具体。编写工作说明书编写工作说明书实用性实用性3.工作说明书要让大家都能够理解和认识各项工作职责内容。任职者通过对工作说明书的阅读，能够非常清楚自己所从事的工作的内容、权限、工作关系，以及要实现的绩效标准、需要具备的技能素质等，而无须询问他人或者阅读其他资料。因此，工作说明书不仅要明确任务和考核标准，清晰表达任职资格，表明各项职责所出现的频率等；还要尽量避免使用最专业化的词汇来表述，当遇到技术性的问题时，应尽量转化成较为通俗的语言。编写工作说明书编写工作说明书具体性具体性4.在说明工作的种类、复杂程度、任职者须具备的技能、任职者对工作各方面应负责任的程度这
10、些问题时，应尽量选用一些具体的动词，尽量使用能够准确地表达其意思的语言，避免使用笼统含糊的语言。例如，在对一个岗位的职责进行描述时使用了“处理文件”，“处理”的意思含混不清。因此，在进行工作说明书编写时，需要仔细区分到底是对文件进行分类，还是进行分发。编写工作说明书编写工作说明书简短性简短性5.工作说明书的篇幅必须简短，以免过于复杂、庞大而不便于使用者记忆。在描述一个岗位的职责时，应选取主要的职责进行描述，一般不超过10项，对其兼顾的职责可另行补充或说明。编写工作说明书编写工作说明书老老 陈陈 选选 人人“小王，我真不知道你到底需要什么样的机械操作工。”高尔夫机械制造有限公司人力资源部经理老陈
11、说道，“我已经送去了四个人给你面试，这四个人基本上都符合工作说明书的要求，可是你却将他们全部拒之门外。”“符合工作说明书的要求？”小王颇为惊讶地回答道，“我要找的是那种一录用就能够直接上手做事的人，而你送给我的人都不能够胜任实际操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就没看过你所说的什么工作说明书。”案 例 启 示 编写工作说明书编写工作说明书闻听此言，老陈二话没说，为小王拿来工作说明书。当他们将工作说明书与现实所需岗位条件加以对照时，才发现问题之所在。原来，这些工作说明书已经严重地脱离实际，也就是说工作说明书没有根据实际工作情况的变动进行相应修改。例如，工作说明书要求从业人员具备旧式钻探机
12、的工作经验，而实际工作是要能使用数控机床。因此，要求招聘来的工人能有效地使用新机器，必须具备足够的数学和计算机知识。在听完小王描述机械操作工作所需的技能及从业人员需要履行的职责后，老陈喜形于色地说：“我们现在可以写出一份能够准确地描述该项工作的工作说明书了!用它作为指导，我们也一定能够找到合适的人选。”编写工作说明书编写工作说明书 工作说明书的编写要求工作说明书的编写要求三、个人条件的多样性个人条件的多样性1.一般来说，一个岗位通常有多项工作职责。在工作说明书中，这些工作职责不能杂乱无章、随机地编排，要按照一定的逻辑顺序来编排，这样才有助于理解和使用工作说明书。编写工作说明书编写工作说明书尽量
13、使用通俗易懂的语言尽量使用通俗易懂的语言2.应尽量避免过于强调技术性的文字或概念。工作说明书不仅要让上级能够理解，更重要的是上岗人员能实实在在地领会，因此，当遇到技术性的问题时，应尽量转化成较为通俗的语言来描述。编写工作说明书编写工作说明书应表明各项职责的重要程度应表明各项职责的重要程度3.许多具体的工作所出现的频率、各项职责所占的时间比重都有所不同。因此，可考虑按重要程度自上而下排列，或者结合各项职责出现的频率高低，在对应的备注栏上说明职责在总的职责中占的比例。编写工作说明书编写工作说明书较好的工作说明书，不仅能明确该岗位工作的主要内容，而且能明确该岗位的各项职责的重要程度。在实际编写时，应
14、对各项职责的重要程度、难易程度和任职者花费的时间等进行具体分析，注意编写的工作说明书的内容客观真实，并具有很强的可操作性（即做什么、如何做、做得好）。一般来说，由于基层或生产线员工的工作更为具体，其工作说明书中的描述也应更为详细。在实际中，有许多企业使用“作业指导书”和“岗位操作规程”来替代工作说明书。编写工作说明书编写工作说明书 工作说明书范例工作说明书范例四、（一）某出版社合作室主任的工作说明书（一）某出版社合作室主任的工作说明书 某出版社合作室主任的工作说明书如表3-6所示。编写工作说明书编写工作说明书表表3-6 某出版社合作室主任的工作说明书某出版社合作室主任的工作说明书 编写工作说明书编写工作说明书（续表）编写工作说明书编写工作说明书（二）某医疗器械厂生产部经理的工作说明书（二）某医疗器械厂生产部经理的工作说明书某医疗器械厂生产部经理的工作说明书如表3-7所示。表表3-7 某医疗器械厂生产部经理的工作说明书某医疗器械厂生产部经理的工作说明书 编写工作说明书编写工作说明书（续表）谢谢观看
