1、行政公文写作培训2014-6-20主要内容行政公文基础知识公文规范格式介绍公文基本语言要求企业常用公文（行政公文+应用文书）介绍：通知：应用频次最高 通报：应用频次仅次于通知 会议纪要、会议记录 证明：收入证明、离职证明、任职证明、事故证明 请示一、行政公文基础知识企业公文是企业内部的法律性文件，具有内部约束力和一定的强制性。符合国家相关法律、法规的规定和政府政策的指导精神语言要求：庄重、准确、简洁、严谨、规范国家技术监督局制定国家行政机关公文格式，适用于各级党政军机关正式发布的公文。国家没有强制企业执行公文国家标准，但很多较正规的企业公文体式规范均参照国家标准一、行政公文基础知识文体特点：作
2、者特定性：公文起草者是组织的代笔人，表达组织意志而非个人意志 内容权威性：对问题的认识和结论是组织的集体认识，在内容上具有唯一权威性。体式规范性：行政公文有严格的公文体式，一般公文也有约定俗成的规范体式 效力法定性：对全体成员有约束力 行文程序性：发布程序有严格规则性，行文必要性决策落实作者初稿拟写责任领导审阅修改定稿加盖公章正式发布文头文件名称发文字号签发人紧急程度秘密等级份号主文标题题注（注释、说明标题的文字）主送机关正文发至级限（有密级文件的发送级别限制）附件发文单位印章成文年月日二、公文二、公文规规范格式介范格式介绍绍7文尾主题词抄送单位印发机关附注页码印发份数 公司文件公司文件（文件
3、（文件份号份号）0001 机密一年机密一年 关关于于 的通知的通知(主送机主送机关关/受文受文单单位或部位或部门门）：（正文）XXX办发办发 2008XX号号 特特 急急 。附件：附件：1、份份 2、份份 公司或部公司或部门门印章印章二二O一一O年三月二日年三月二日（附注：（附注：）主主题词题词：抄送：抄送：、（印（印发单发单位）位）年年月月日印日印发发（共印（共印XX份份）二、公文规范格式介绍文头部分（一）文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“禾丰集团总部文件”（二）发文字号：由发文机关代字、年份、序号三部分组成。如：人力资源部2008014号 注意：年份，要用阿拉伯
4、数字完整书写，用括号括起来。括号须用方括号“”（三）签发人：上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。（四）紧急程度：紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（五）秘密等级：是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密标志为。如“机密5年”（六）份号：又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。文头包括：文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级、份号等项内容。文头位于公文首页上端，约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。二、公文规范格式介绍主文部分主文主
5、文标题标题主送主送机机关关正文正文附件附件发发文文机机关关印章印章成文成文日期日期附注附注二、主文部分标题标题三要素：发文机关名称发文事由 公文种类A、完整式：（发文部门+事由+文种），正式、规范，对外行文采用此种标题拟写法 国家税务局关于加强批发扣税工作的请示 B、省略式：（事由文种）具有固定文件版头的公文应省略发文机关 关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通知C、特殊式：（发文机关文种/标题就是文种）适用于内部文件，公文内容非重大事项 梅州市交通局通告放假通知 二、主文部分标题标题拟写注意事项：标题高度概括公文核心内容，避免标题与文件内容不符标题表述要准确、严谨，避免表意含糊或有歧义
6、公文标题应避免字数过多，标题过长切忌选用文种不当：企业常用文种：决定、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函决定：对重大事项或重大行动做出决策安排通告：对外公布社会有关方面应该周知的事项信息通报：表彰先进、批评错误、通报情况的普发性下行文通知：最常用的下行文，适用范围广、指导性和时效性强等特点报告：陈述性公文，用于汇报情况，总结经验，提出意见或建议请示：上行文，向上级请求批示、批准批复：下行文，上级单位答复下级请示事项的公文函：平行文，不相隶属单位之间的商洽、询问、答复问题。主送机关：公文的主要受理机关如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例依次排列。普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称，
7、如“集团各分子公司”、“各部门”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。二、主文部分主送机关 关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，省人民政府决定：（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；（二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；（三
8、）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。广东省人民政府 一九九三年八月十五日二、主文部分正文基本内容模式及结构模式举例依据依据目的目的文种承启文种承启语语事项事项要求要求公文制作的背景、根据公文制发的目的承上启下的句子围绕主旨展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的措施针对事项提出的希望、强调的问题、作出的指示；或用惯用语作结。公文正文基本公文正文基本内内容模容模块块及及结构结构模式模式二、主文部分附件附件：公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件必须写明所附内容的标题或名称。附件若不止一件，则应标序
9、号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：”）附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。讨论：此制度的附件部分有哪些问题，应该怎样修改？成文时间 一般文件，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；要用小写汉字，将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。二、主文部分发文机关、印章、成文时间发文机关是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。印章 除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。盖章要端正规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合下发的公文，联合发文机关
10、都应盖章。联联合行文印章合行文印章二、公文格式文尾部分 1、庄重：是正式、严肃的行政公文的基本要求一般不使用口语、方言、土语，要用规范的书面语。你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了(来函收悉)专门写了这份函件答复你们(特此函复)攒钱（积累资金）太棒了（优秀、优异、优良）把钱装进自己腰包（中饱私囊）一般不用描写、抒情、比喻、夸张、反语、象征、借代等 欢呼雀跃、鸦雀无声（比喻色彩）莺歌燕舞、柳暗花明（比拟色彩）气贯长虹、怒发冲冠（夸张色彩）笑容可掬、热泪盈眶（描写色彩）袅袅娜娜、羞羞答答、糊里糊涂、呆里呆气（摹状描写色彩）叽叽喳喳、嘻嘻哈哈、噼里啪啦、稀里哗啦（摹声描写色彩）啊、哦、
11、嘿、哎呀（感叹抒情色彩）恰当地使用专用术语。三、公文语言行政公文语言特点三、公文语言行政公文语言特点2、准确：能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。要认真分辨词类。要精心辨析词义。3、简洁：简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。实事求是，实话实说。叙事说理，开门见山。4、严谨：表述严格，意思明确无误，不晦涩，无歧义。选用含义确定、自己明白的词语。选通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语。用语名称 作用 常用特定用语 开端用语 主要用于文章开头，表示发语、引据为、为了、据、根据、遵照、依照、按照、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于、为了特、现如下称谓用语 用于表示人称或对
12、单位的称谓第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。递送用语 用于表示文、物递送方向上行：报、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。三、公文语言公文常用特定用语简表用语名称 作用 常用特定用语 审批、拟办用语 用于审批、拟办拟办：责成、交办、试办、办理、执行。审批：同意、照办、批准、可行、原则同意、原则批准、可办、不可等。经办用语 用于表明进程经、业经、已经、兹经。过渡用语用于承上启下鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。期请用语 用于表示期望请求上行：请、恳请、拟请、特请、报请。平行：请、拟请、特请、
13、务请、如蒙、即请、切盼。下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。三、公文语言公文常用特定用语简表用语名称用语名称 作用作用 常用特定用语常用特定用语 结尾用语 用于结尾表示收束用于结尾表示收束上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为而努力；现予公布。谦敬用语 用于表示谦敬用于表示谦敬承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。批转用语 用于上级对下级来文用于上级对下级来文的批转处理的批转处理批转、转发。征询用语
14、 用于征请、询问对有用于征请、询问对有关事项的意见、态度关事项的意见、态度当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。三、公文语言公文常用特定用语简表通 知 四、常用公文通知一、通知的适用范围：1、上级批转下级的公文；2、转发上级机关和不相隶属单位的公文；3、发布文件、规定3、传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项；4、任免人员；5、召开会议等通知的构成要素标题：发文单位+事由+文种“XX公司关于召开年度表彰大会的通知”主受文单位或部门：内部张贴或广播的周知性通知，可省略受文单位正文：缘由、事项、要求。根据通知类型有所差异落款：发文单位、时间，盖公章。上不压
15、正文，下压日期。一般要求一文一事，行文简单、清楚。通知为下行文，不能对上级发通知。但允许主送平级单位或互不隶属的机关单位。通知往往具有较强的时效性，注意发文效率问题。通知写作的注意事项 关于做好“五一”黄金周期间安全生产工作的通知公司各部门、各单位：“五一”节即将到来，为认真做好“五一”黄金周期间各项安全工作，保持公司安全生产稳定形势,确保大家度过安全健康、欢乐祥和的佳节，现将做好“五一”长假期间安全生产工作的有关事项通知如下：一、机关各部门、下属各单位的一把手，是安全生产的第一责任人，在节日期间应亲自检查值班人员的落实情况。二、机关职能部门要及时掌握安全生产动态，及时识别安全风险，发生险情和
16、突发事件及时启动应急预案，妥善处理，按规定向有关领导和上级机关报告。三、加强内部管理，落实值班制度。四、各部室、各单位要严格值班制度，做到尽职尽责，不脱岗、不离岗，做好值班记录，严格请示、报告制度，出现问题及时报告。要加强内部管理，对财务室、仓库、机房、电站等重点部位要加强值班力量，严守工作岗位，认真搞好监督检查和夜间巡逻检查，圆满完成节日期间安全生产工作任务。五、节日期间，各下属单位要安排专人昼夜值班，同时保证有一名领导同志在岗带班。六、为确保节日期间道路交通行车安全，总务中心要组织对所管车辆进行一次全面的安全检查，杜绝带病车上路。七、为确保应急情况指挥系统畅通，各单位请将节日期间值班人员名
17、单及联络电话，于4月27日前报公司安委办。公司二六年四月二十五日 析评 这是一篇事项性通知。正文先写行文背景，目的句之后用文种承启语引出应做的各项工作或应完成的事项。因事项较多，故采用分条列项的写法，包含了对具体工作的要求。事项性通知的写法第一部分：开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。第二部分：主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。第三部分：结尾，多提出贯彻执行要求，可用类如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”等习惯用语，也有的通知结尾不写习惯用语。四、常用公文通知 事项性通知写作注意：（1）写事项性通知，要开门
18、见山，忌转弯抹角。（2）把主要的、重要的写在前面。（3）主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容，简要交代即可。（4）经常用条项式。分级序码的规范顺序是：一、（一）1.（1）关于庆祝首届教师节开展游园活动的通知 为了庆祝今年的教师节，更好地促进师生之间的友谊，我校定于月日晚时在(地点)举办游园活动。为确保此次活动的顺利开展，现将有关事项通知如下：一、参加游园活动者都必须是本校教职工，其他人员不得参加。二、必须听从工作人员的安排，服从工作人员的指挥，不得无理取闹，以免影响工作人员的正常工作。三、必须严格遵守各项活动规则，不准随便破坏游园活动的规定，如有这种情况应受到校纪处分。四、参加任何
19、活动都必须排队，不准随意插队，不准在队列中故意拥挤。五、保护好一切活动器械，严禁私自拿或破坏。六、领奖时必须排队，不准不排队而领奖这种现象发生。七、工作人员必须严格要求自己，不得乱发奖票。以上规定，望大家自觉遵守，互相监督执行。对那些不遵守者，应给予校纪处分。特此通知。学校教师节游园活动筹备组(章)年九月九日案例：分析：（1）作者的写作思路有偏差。开展游园活动，除了写参与人员及有关注意事项外，本应着重讲清活动的时间、地点、内容、奖品等内容，但文章却未能着重写这方面的内容。（2）文章所写内容多数是限制性规定和监督措施。对于一个游园活动来说，写这些内容对参加活动者也显得不太尊重。（3）文章语言存在
20、不精炼、不得体的现象。如“严禁私自拿或破坏”、“不准不排队而领奖这种现象发生”等。关于庆祝教师节开展游园活动的通知 全院师生员工：为了庆祝今年的教师节，增进师生员工的交往和友谊，学院定于九月十日晚7时举办有奖游园活动。为确保此次活动的顺利开展，现将有关事项通知如下：一、参与人员：本校师生员工。二、活动内容及地点：1、猜灯迷。地点：第三饭堂二楼 2、脚踏石青路。地点：教学楼右侧怡心园 3、吹气球。地点：文化广场左侧 4、掰手腕。地点：第四饭堂三楼 5、交谊舞。地点：文化广场中心 三、活动要求：1、请参加各项活动者自觉听从工作人员的安排，遵守有关活动规则；2、注意爱护活动器械；3、请现场工作人员自
21、觉遵守会场的各项规章制度。四、领奖须知：各项活动均设有游园奖品。凡在活动中得奖者请凭奖票在文化广场后台凭 票领取奖品。特此通知。学院 年 月日 演练：请将此端午节放假通知修改成规范文本各位领导、同事：大家好！现将总部2014年端午节放假时间安排通知如下：2014年6月2日(星期一)放假1天。请大家提前安排好相关工作，平安出行。预祝各位节日快乐！总部办公室 2014.5.21四、常用公文通报通报适用范围：表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况通报的分类 表彰通报：在一定范围内表扬好人好事 批评通报：在一定范围内批评错误，纠正不良倾向 情况通报：多用于报道、传达重要情况或有关精神四、常用公文通报表
22、彰性通报 正文的一般写法：概述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹，怎么做及结果。对上述事件进行分析、评议，指出其典型意义。语言简明概括。说明表彰的决定。提出希望和号召。批评通报正文的一般写法：通报原由，即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚。对事故进行分析评议，重点分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害。说明处分决定。提出希望和要求。市食品酿造公司关于食品厂司机 擅自开车到北戴河游玩的通报公司所属各单位：今年8月8日晚，食品厂司机以磨合汽车为借口，擅自驾驶“630”食品防尘车并带上五人从分厂去北戴河游玩。10日8点抵达北戴河，至12日夜间12点才返回公司。行程六百
23、多公里。的行为，违反组织纪律，错误实属严重。车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的。为了严肃纪律，维护公司利益，同时教育本人，经公司研究决定：对司机予以通报批评，扣发三个月奖金，并责令其上交全程所用汽油费。望各单位接此通报后，组织员工们及时学习、讨论，从中吸取教训，把各项工作提高到一个新水平。市食品酿造公司 年月日 范例：处罚通报 四、常用公文会议纪要 一、会议纪要的适用范围：1、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。2、可作为内部文件适用，也可以作为正式的行政公文使用。3、可上呈，可下达。4、主要用于沟通情况、交流经验、事件备忘和指导工作二、会议纪要的特点：1、纪实
24、性：如实反映，未讨论议题不能写进会议纪要。2、提要性：归纳、总结，记录主要事项，体现主要精神，而非有闻必录。3、约束性：要求与会单位和有关人员遵守、执行，具有一定约束力。四、常用公文会议纪要构成与写作要求一、标题“会议名称+纪要”组成，如“XX公司2013年度工作总结会议纪要”二、正文 导语：会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。议决事项：写法一般有条项式、综合式和摘要式三种写法。三、落款 会议单位和成文时间 如会议纪要中已经交代会议时间、单位、参加人员等，一般省略落款部分，不写时间与机构 不盖公章，不署名四、常用公文会议记录会议记录是在会议进行中完成的对会
25、议组织状况和会议内容的原始记录。类别：摘要性记录与详细性记录摘要性记录：记录发言要点和议题、结论、决定决议、表决结果等，用于一般会议详细性记录：有言必录，必要时记下原话，只适用于极其重要的会议。会议记录的写作要求：快、准、全、清组成部分：会议的组织情况：会议名称、会址、时间、出席人、主持人、记录人等 会议的内容：会议议题，发言情况，决议决定的内容，表决结果等会议纪要与会议记录的区别会议纪要以会议记录为基础和依据，表现会议的主要内容。会议记录则是如实记录。会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书，不对外公布，会议纪要则在一定范围内公布传达，作为正式行政公文使用。海城北方会议纪要总部会议记要四、企
26、业常用公文请示一、适用范围：向上级机关请求指示和批准。二、种类：1、请求指示的请示：这类请示，多涉及政策上、认识上的问题。2、请求批准的请示：是下级单位无权决定或处理的事项。多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题。请示的写法 1标题：包括发文机关、事由和文种，发文机关有时可以省略。不能写成“报告”或“请示报告”。标题中一般不出现“申请”、“请求”类词语。2、受文单位或部门 请示是上行文，主送单位为一个，是请示事项的主管单位或部门。3、正文：（1）缘由：提出请示事项的理由、背景及依据。请示的缘由是请示的关键。写得充不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级审批的态度问题。必要时要举事实，列数
27、据。（2）事项：请求上级机关指示、批准的具体事项。要符合实际，具有可行性和可操作性。4、结语 “以上请示，请批复”、“以上意见当否，请指示/批复”、“请审核批复”，“妥否，请批复”5、落款：发文单位+发文时间，盖公章 四、企业常用公文请示请示的写作注意事项：一文一事，坚决杜绝一文请示多个问题 只报送一个主管单位，确有需要，可主送一家，抄送一家 不能越级请示，不得抄送下级单位 不把领导个人作为主送机关 注意请示与报告的区别，请示在于请求指示、批复，报告主要汇报工作，千万不能写成“请示报告”四、常用公文证明1、标题：直接以“证明”为标题，也可以由问题和文种组成，如“收入证明。”2、受文者：顶格书写
28、要求验证事实的单位名称或个人姓名。3、正文：需要证明的问题，有关问题的真实情况，提供证明的客观依据，可靠度等4、结语：“特此证明”或省略结语5、落款：右下方出具单位全程，注明日期，加盖公章。注意事项：1、内容客观真实，出具假证明系违法行为2、用语严谨、准确，没有歧义3、不得随意删改，个别必要的删改、涂改处需加盖公章。4、信件超过两页时，应该注明总页数。范例一收入证明 XX银行XX支行：刘XX，男，身份证号码：XXXXXXXXXXX，系我公司销售部经理，业已在我公司工作五年，现月收入为税前捌仟元整（￥8000.00元）。特此证明。XX公司（公章）二O一O年二月十五日范例二：离 职 证 明 XX公司：吴XX，男，身份证号:XXXXXX，曾任辽宁禾丰牧业股份有限公司XXX职位，因个人原因提出辞职，公司经研究决定同意其辞职，并于2013年3月15日完成离职手续，与公司解除劳动关系。特此证明。辽宁禾丰牧业股份有限公司X年X月X日演练：1、任职证明：任职职位，主要职责、任职期限2、事故证明：事故发生时间、原因、处理结果（多用于保险理赔）推荐书籍及文件
