1、纸质档案数字化规范交流DAT 312017纸质档案数字化规范 DAT 312017 前言本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。本标准替代DA/T 312005纸质档案数字化技术规范，与DA/T 312005相比主要技术变化如下：标题进行了修改；增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求；增强数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求；增加数字化过程中元数据采集的要求；修改了档案扫描部分参数要求；修改了图像处理部分内容，更加强调保持档案原貌的要求；细化了数字化成果验收的内容；删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。3变化 名字：纸质档案数字化
2、规范 体例：按照GB/T 1.12009规定结构 管理：加强了对数字化过程管理的规范 技术：增加元数据要求，细化部分参数要求 验收：细化验收要求 删除：原标准数据备份和数字化成果管理相关内容 名字：纸质档案数字化技术规范 体例：结构简单 管理：一笔带过 技术：分辨率低、色彩要求低、无元数据等要求，对档案保护考虑不够全面 验收：无专门验收规范 备份：“定期对服务器的各类数据进行备份，防止数据丢失” 成果管理：简单的存储以及检索利用要求。4长得不一样51范围2规范性引用文件3术语和定义64.1 各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档
3、案数字化工作。纸质档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建议。4.2 纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。4.3 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。4.4 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。4.5 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信
4、息的安全。4.6 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作4 总则ONE机构及人员TWO基础设施THREE工作方案5 组织与管理FIVE工作流程控制SIX工作文件管理FOUR管理制度SEVEN档案数字化外包85.1 机构及人员5.1.1 应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、.成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。5.1.2 应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理
5、制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。5.2 基础设施5.2.1 应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。5.2.2 加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。5.2.3 应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。5 组织与管理5.3 工作方案5.3.1 应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案
6、数字化工作达到预期目标。5.3.2 纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象.等内容。数字化对象的确定应综合考虑.。5.3.3 宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。5.3.4 纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。5.4 管理制度5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。5.4.2 纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。.。5 组织与管理5.5 工作流程控制5.5.1 应
7、依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附录A。5.5.2 应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。5.5.3 应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。5.6 工作文件管理5.6.1 应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。主要包括纸质档案数字化工作方案等。部分工作单示例参见附录B。5.6.2 应加强对纸质档案数字化工作文件的管理，。5.7 档案数字化外包5.7.1 纸质档
8、案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T 205302006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。.。5.7.2 在项目实施过程中，应依据档案数字化外包安全管理规范（档办发20147号），从档案部门、数字化服务机构.等层面执行严格的安全管理要求。5.7.3 档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。5 组织与管理6.1 档案保管部门应按照纸质档案数字化工作
9、方案确定的数字化对象开展工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。6.2 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。6 出库ONE确定扫描页TWO编制页号THREE目录数据准备FOUR拆除装订FIVE技术修复7 数字化前处理137 数字化前处理7.1 确定扫描页原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。7.4 拆
10、除装订应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。8 目录数据库建立8.5 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。9 档案扫描9.2.2 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标板等方式明确说明
11、分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。9.3.1 为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。9.3.2 页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。9.4.2 扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。9.4.3 如有仿真复制等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。.需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600 dpi。9 档案扫描9.5.1 纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG20
12、00等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。9.5.2 纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为OFD、PDF等其他格式。9信息存储 以JPEG数字压缩编码或TIFF国际通用标准格式。采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后，分别按页编号后分页存储。数字图像的存储管理应保持原纸质档案的保管模式对应存储。10 图像处理10.3 裁边如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。10.4 去污如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，
13、处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。11 数据挂接 目录与图像关联，没啥说的12 数字化成果验收与移交12.2 验收内容12.2.1 纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。12.2.2 应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容。等。12.2.3 应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。12.2.4 应对数字图像进行验收，主要包括图像质量。等。12.2.5 应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。12.2.6 应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。12.2.7 应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。12 数字化成果验收与移交12.3 验收指标能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。12.5 移交验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。移交单示例参见附录B。13 档案归还入库 做好登记
