1、职业经理的自我管理技能之三行为方式管理重要的事先做【本讲重点本讲重点】分析时间的重要性分析时间的重要性时间分析方法时间分析方法【忠告忠告】我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。我们只有我们只有176176个小时来完成每个月的目标，只有个小时来完成每个月的目标，只有21122112个小时个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的让
2、某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。时间就等于是抵押了你的未来。时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。浪费的资源。 第第6 6讲讲 对时间的分析对时间的分析第一节第一节 分析时间的重要性分析时间的重要性 多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是就是“忙碌忙碌”二字的化身。二字的化身。 由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出
3、来的忙乱与普通员工有很大的差异。大的差异。 职业经理之所以忙乱的原因。职业经理之所以忙乱的原因。 无计划或计划不周无计划或计划不周 由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理和高效率的行为成果。划，也就谈不上有效的时间管理和高效率的行为成果。 工作无主次工作无主次 工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到
4、其他人，工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。不事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。 有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是在次要
5、工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。相对减少。这是优秀职业经理要避免的。 不对下属授权不对下属授权 职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上那
6、个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，是你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成， 自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨好。不讨好。 沟通不善沟通不善 企业企业70%70%的问题是沟通障碍引起的。的问题是沟通障碍引起的。花了很多
7、时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。 很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为效果，我们称之为“沟而不通沟而不通”。 此外还有缺乏明确的目标此外还有缺乏明确的目标 拖延拖延 想做的事情太多想做的事情太多 做事有头无尾做事有头无尾 不会拒绝别人的请求不会拒绝别人
8、的请求 行动缓慢行动缓慢 懒惰懒惰 心态消极心态消极【忠告忠告】 浪费时间的根本原因还在于自己！浪费时间的根本原因还在于自己！ 【事例事例】 人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动： 8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。 10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了正准备工作，又
9、有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。分钟。 10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。 11:00处理文件报告等，到处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。，还有一部分没有过目。 吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本与销售经理约好讨
10、论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。 16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。会私事和公司最近的传闻。 4：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅
11、没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00。 已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。又得加班了。仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？电话干扰电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大
12、的随意性。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序，就没有主动性。工作没有目标和程序，就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。不会说不会说“不不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。乐于
13、做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。第二节第二节 时间分析方法时间分析方法 一、一、 时间价值的计算时间价值的计算 你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？ 1 1、计算方法、计算方法 成本价值法。即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比。每周工成本价值法。即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比。每周工作五天，每年就是作五天，每年就是242242个
14、工作日，合个工作日，合16941694小时。小时。 如一个人年薪如一个人年薪6.56.5万万 ，每天，每天268.6 268.6 元，每小时元，每小时38.438.4元，没分钟元，没分钟0.640.64元元 如一个人年薪如一个人年薪10 10 万，每天万，每天413.2413.2元，每小时元，每小时 59.059.0元，每分钟元，每分钟 0.980.98元元 2 2、时间价值计算法的启示、时间价值计算法的启示 （1 1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值 时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加
15、了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。时间，无论如何也弥补不了。 （2 2）钱是一分一分挣来的）钱是一分一分挣来的 钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）（不管什么原因）1 12 2小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高101030%30%，显然，这是十分困难的。，显然，这是十分困难的。 （3 3）浪费时间等于浪费金钱）浪费时间等于浪费金钱 用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住：浪费了多少时间用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住
16、：浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱。时，就是浪费了多少钱。 （4 4）时间需要规划）时间需要规划 规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。上。 二、时间支配能力分析二、时间支配能力分析 请回答下列问题，测试一下你对时间的支配能力。请回答下列问题，测试一下你对时间的支配能力。 请问答请问答“是是”或或“否否”。（1 1）你是否一到公司便列出当日工作安排？）你是否一到公司便列出当日工作安排？（2 2）你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？）你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？（3 3）你是否
17、将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？）你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？（4 4）你是否能避免各种浪费时间与精力的）你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事琐事”？（5 5）你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？）你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？（6 6）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？（7 7）你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？）你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？（8 8）你除非万不得已才召开会议吗？）你除非万不得已才召开会议吗？（9 9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？）你只参加那些对本部门
18、的工作有直接影响的会议吗？（1010）你收到函件后是否阅后立即处理？）你收到函件后是否阅后立即处理？（1111）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？（1212）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？（1313）你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？）你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？（1414）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？（1515）你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？）你手边有重
19、要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？（1616）你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲）你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥电话粥”吗？吗？（1717）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？（1818）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？（1919）当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协）当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？助，而不是单枪匹马地蛮干？（20）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转
20、电话，不会见未约来访者？）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？ 三、工作紧急性分析三、工作紧急性分析 1 1目的目的分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。 2.2.工具工具运用运用工作紧急性分析表工作紧急性分析表。 3.3.程序程序（1 1）将工作事项的紧急性分为四档：非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一）将工作事项的紧急性分为四档：非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急。般是当天要做的）；不很紧
21、急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急。（2 2）统计）统计“频次频次”。即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。（3 3）统计）统计“时间时间”。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。 4.4.工作紧急性分析法的启示工作紧急性分析法的启示(1)(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？(2)(2)非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度
22、、营销策略、产品品质等重大问题，与时间无关。品品质等重大问题，与时间无关。(3)“(3)“紧急事项紧急事项”越多，时间管理问题越大。越多，时间管理问题越大。(4)“(4)“紧急紧急”和和“非常紧急非常紧急”和和“不紧急不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。事项，时间比重越大，时间管理问题越大。(5)(5)除除“非常紧急非常紧急”之外，要分析所谓之外，要分析所谓“紧急紧急”事项是否真的那么急。事项是否真的那么急。 四、工作重要性分析四、工作重要性分析 1.1.目标目标分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工
23、作的用时。 2.2.工具工具运用运用工作重要性分析表工作重要性分析表。 3.3.程序程序（1 1）将工作事项的重要性分四档：非常重要，绝对要做（即其他事情都可以不做，也）将工作事项的重要性分四档：非常重要，绝对要做（即其他事情都可以不做，也要做的事项）；重要，应该做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不要做的事项）；重要，应该做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不见得好）。做好一点）；不重要，可不做（做也不见得好）。（2 2）统计）统计“频次频次”。即不同重要程度的工作事项各占多少（单位：日、周、月）。即不同重要程度的工作事项各占多少（单
24、位：日、周、月）。（3）统计）统计“时间时间”。即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。 4.4.工作重要性分析法的启示工作重要性分析法的启示（1 1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？（2 2）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。（3 3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。（4 4）一定要消除）一定要消除“不重要不重要”的工作事项，通过授权压缩的工作事项，通过授权压缩“不很重要不很重要
25、”的工作事项。的工作事项。（5 5）特别注意对）特别注意对“重要重要”的工作事项进行分析。的工作事项进行分析。 五、会议分析五、会议分析 1.1.目标目标分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法。分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法。 2.2.工具工具运用运用会议分析表会议分析表。 （1 1）分析会前准备情况）分析会前准备情况 有无会议计划、目标、议程，时间安排？有无会议计划、目标、议程，时间安排？ 时间和地点是否恰当？时间和地点是否恰当？ 参加人是否适当和必须？参加人是否适当和必须？ （2 2）分析会议过程）分析会议过程 是否准时开会？为什么？是否准时开会
26、？为什么？ 是否跑题？是否跑题？ 是否按计划进行？是否按计划进行？ 秩序是否正常？秩序是否正常？ 是否有人中途出去？是否有人中途出去？ 是否按时结束？是否按时结束？ （3 3）会后分析：）会后分析： 会议纪要有没有？发给与会者没有？会议纪要有没有？发给与会者没有？ 会议决议的执行情况。会议决议的执行情况。 会议必要性评估。会议必要性评估。 以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松马拉松”会议或严重无效会议的详细分会议或严重无效会议的详细分析。析。 3.3.会议分析法的启示会议分析法的启示（1 1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的）根据统
27、计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%20%，如何利用好，如何利用好这这20%20%的时间，是时间管理的重要环节。的时间，是时间管理的重要环节。（2 2）职业经理自行主持召开的会议主要有）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会部门例会”、“业务总结会业务总结会”、“专题讨论会专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。会的必要性。（3 3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，
28、而不要简单一句养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会下午开会”就把大家召集起来。就把大家召集起来。（4 4）严格会议纪律。）严格会议纪律。（5 5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。 六、干扰因素分析六、干扰因素分析 1.1.目的目的分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。 2.方法方法 运用运用干扰因素分析表干扰因素分析表。 （1 1）列出干扰因素）列出干扰因素干扰因素可以分为两大类：一类是突发性干扰，一类是拖延
29、性干扰。干扰因素可以分为两大类：一类是突发性干扰，一类是拖延性干扰。 （2 2）对干扰因素排序）对干扰因素排序 通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克出排在第一位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉。服掉。 自己自己 朋友朋友 客户客户 同事同事 上司上司 下属下属小小 大大突发性干扰突发性干扰（3 3）对突发性干扰的分析）对突发性干扰的分析 突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于
30、职业经理角色的特殊性，突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性，会遇到上、下、左、右全方位的干扰。研究表明，干扰者顺序为：会遇到上、下、左、右全方位的干扰。研究表明，干扰者顺序为： 3.3.干扰因素分析法的启示干扰因素分析法的启示（1 1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。（2 2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律缺乏自律”。因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可。因为在拖延性干扰中，
31、许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。以把握你自己。（3 3）在突发性干扰中，最需要克服的是）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见突然约见”。（4 4）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友，还是你自己？同事、客户、朋友，还是你自己？ 【自检】自检】选择你认为最适合的分析方法，对你的时间利用方式进行分析。选择你认为最适合
32、的分析方法，对你的时间利用方式进行分析。 （4 4）罗列出干扰所带来的后果）罗列出干扰所带来的后果（5 5）寻求对策）寻求对策寻求前三位干扰因素的对策，其他则可以缓一步。寻求前三位干扰因素的对策，其他则可以缓一步。 【本讲总结本讲总结】 本讲主要介绍时间分析的方法。感到特别忙乱的时候，运本讲主要介绍时间分析的方法。感到特别忙乱的时候，运用不同的时间分析方法对时间进行分析，以帮助职业经理获得用不同的时间分析方法对时间进行分析，以帮助职业经理获得利用时间的合理模式。这是职业经理进行时间管理的重要方法。利用时间的合理模式。这是职业经理进行时间管理的重要方法。 【心得体会心得体会】 第第7 7讲讲 时
33、间管理的原则与方法时间管理的原则与方法 【本讲重点本讲重点】四象限的工作分类四象限的工作分类 第二象限工作法第二象限工作法 目标目标ABCABC原则与方法原则与方法 日计划原则与方法日计划原则与方法 第一节第一节 四象限的工作分类四象限的工作分类 工作的两种划分工作的两种划分1.1.按工作的紧急程度划分按工作的紧急程度划分 有有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先的事排在前。有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。顺
34、序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。【案例】【案例】 2.2.按照重要程度来划分按照重要程度来划分 重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重作只需花费较少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。要的排在后。 【案例】【案例】“四象限四象限”的工作分类的工作分类 所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。根据这两所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。根据这两个方面，可以将工作分成四类，如下图所示：个方面，可
35、以将工作分成四类，如下图所示： 四象限的工作分类四象限的工作分类 重重要要不不重重要要 紧紧 急急不紧急不紧急第第I象限象限 紧急紧急 重要重要第第IV象限象限 不紧急不紧急 不重要不重要第第II象限象限 不紧急不紧急 重重 要要第第IIIIII 象限象限 紧急紧急 不重要不重要1.1.第第象限：既紧急又重要的事项象限：既紧急又重要的事项 紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临项。例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急急”不乱，能够使顾客对
36、不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事你的解释或处理结果接受和满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？ 2.2.第第IIII象限：重要但是不紧急的事项象限：重要但是不紧急的事项 例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然非常重要，但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，非常重要，但可以拖一
37、段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作既重要又紧急。一般情既重要又紧急。一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时
38、间仓促，质量和效果也不能令人满意。 3.3.第第IIIIII象限：紧急但不重要的事项象限：紧急但不重要的事项 销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。原则排序，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。 4.4.第第象限：不紧急和不重要的事项象限：不紧急和不重要的事项 不要为既不
39、紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。 【事例事例】 第二节第二节 第二象限工作法的应用第二象限工作法的应用【忠告忠告】职业经理应该把重点放在第二象限的工作。职业经理应该把重点放在第二象限的工作。 第二象限工作法的要领（1）合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限中。（2）先做或者将大部分时间和精力用于做属于第II象限的工作。（3）许多第I象限的工作，实际上也是由于没有按照第II象限工作法去做而产生的，注意纠正。（4）不要被第III象限中一些工作的假象所迷惑，你有没有你想象得那么重要，或者你的重要性在于你去处理第II象限的工作。（5
40、）根据第II象限的工作制定计划。（6）80%的时间做第II象限的工作，20%的时间做其他象限的工作。具体步骤具体步骤划分划分 根据“四象限”的原则，遵从重要性优先的原则安排工作，合理地将工作和事项划分到不同的象限中。优先完成第二象限的工作优先完成第二象限的工作 先完成重要而不紧急的事。不要把重要的事最后都拖到第I象限，也不要整天耗在第III象限上，做一些看上去非常紧急却不那么重要的事项。尽可能把紧急事项与重要事项区分开来，留住时间处理紧急事项而不要陷于其中。注意区分第I、第III象限，不要被紧急的假象所迷惑。优先次序原则就是按轻重缓急排出工作顺序并严格按照此顺序工作。【自检自检】 运用运用“四
41、象限四象限”分析法，对你一天时间内的工作进行排分析法，对你一天时间内的工作进行排序。序。 【本讲总结本讲总结】 本本讲介绍如何运用讲介绍如何运用“四象限四象限”分析法对各项工作进行排序。分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性。依工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经理应把重据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经理应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。 【心得体会心得体会】 第三节第三节 目标目标ABCABC原
42、则与方法原则与方法 目标原则就是在最有价值的那些项目旁边，标上大写的目标原则就是在最有价值的那些项目旁边，标上大写的字典在稍低价值的项目旁边标上大写的字，在价值最低项目字典在稍低价值的项目旁边标上大写的字，在价值最低项目旁边标上字。标的项目是最有价值的，因此要尽量优先去做。旁边标上字。标的项目是最有价值的，因此要尽量优先去做。 简单地说，目标原则就是首先要将工作目标分成三类：简单地说，目标原则就是首先要将工作目标分成三类： A ：必须去做的：必须去做的 B ：应该做的：应该做的 C ：不值得做：不值得做 A、B、C 的优先序列一般是比较确定的，设定一项工作的优先序列一般是比较确定的，设定一项工
43、作的的A、B、C项，究竟是项，究竟是A项，还是项，还是B、C项，要根据你在这项项，要根据你在这项工作中所花费的时间多少和对你的目标实现等带来影响的大工作中所花费的时间多少和对你的目标实现等带来影响的大小来具体确定。小来具体确定。第四节第四节 计划原则与方法计划原则与方法 所谓计划，就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的所谓计划，就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。重点是日计划、周计划、月计划利用效能，充当时间的主人。重点是日计划、周计划、月计划 原则：原则： 必须事先对工作做出计划必须事先对工作做出计划 必须按照计划去执行、去实施必须按照计划去执行、去实施 必须
44、留出处理不可预计事务的时间必须留出处理不可预计事务的时间 日计划的原则、方法：日计划的原则、方法： 原则：必须每日做日计划原则：必须每日做日计划 必须执行日计划必须执行日计划 必须书面表达必须书面表达 每天花十五分钟每天花十五分钟 日计划的五个步骤日计划的五个步骤 第一步：列出工作任务第一步：列出工作任务 第一步：估计工作需要的时间第一步：估计工作需要的时间 第一步：预留机动时间给意外的工作第一步：预留机动时间给意外的工作 第一步：决定优先顺序第一步：决定优先顺序 第一步：事后的检查第一步：事后的检查第第7 7讲讲 养成好习惯养成好习惯【本讲重点本讲重点】不良习惯必须改变不良习惯必须改变养成好
45、习惯的四个阶段养成好习惯的四个阶段 【忠告忠告】 时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成。形成的，良好的习惯可以在有意中形成。 1.1.职业化的要求职业化的要求 现代经理人必须具备职业化的素质，有效的时间管理是职业化的一现代经理人必须具备职业化的素质，有效的时间管理是职业化的一项要求。项要求。2.2.你的习惯会影响部门的工作效率你的习惯会影响部门的工作效率 职业经理要管理一批人，不良习惯不仅影响个人的工作效率，也会职业经理要管理一批人，不良习惯不仅影响个人的工作效率，也会对下属产生负面的影响。对下属产生
46、负面的影响。 第一节第一节 不良习惯必须改变不良习惯必须改变 第二节第二节 养成好习惯的四个阶段养成好习惯的四个阶段 1.1.不良习惯的无意识阶段不良习惯的无意识阶段 这个阶段还这个阶段还没有意识到已经有某种不良的习惯，也没有意识到这个不良习惯给没有意识到已经有某种不良的习惯，也没有意识到这个不良习惯给工作带来的危害。工作带来的危害。2.2.不良习惯的有意识阶段不良习惯的有意识阶段 已经意识到居然有这么不好的习惯，而且这个习惯给工作带来如此大的危害，已经意识到居然有这么不好的习惯，而且这个习惯给工作带来如此大的危害，或者存在极大的隐患。有时候，不良习惯是很难发现的，可以借助一些测试手段来或者存
47、在极大的隐患。有时候，不良习惯是很难发现的，可以借助一些测试手段来发现。发现。3.3.良好习惯的有意识阶段良好习惯的有意识阶段 这一阶段，决心改变不良习惯，开始培养好的习惯。就时间管理而言，可以按这一阶段，决心改变不良习惯，开始培养好的习惯。就时间管理而言，可以按照前面讲过的第二象限法来建立高效利用时间的习惯。照前面讲过的第二象限法来建立高效利用时间的习惯。 在进行面对面沟通时，至少要做到以下三点：在进行面对面沟通时，至少要做到以下三点：在约定的时间到达。在约定的时间到达。对沟通所需的时间进行预算。对沟通所需的时间进行预算。提出沟通的主题。可以通过其它渠道了解到的情况，沟通时就无需谈起。提出沟
48、通的主题。可以通过其它渠道了解到的情况，沟通时就无需谈起。 在与组织之外的人进行沟通时，一般都很注意上述三点。而在与内部的人沟通在与组织之外的人进行沟通时，一般都很注意上述三点。而在与内部的人沟通时，则很少有人注意到。如果你把内部的人当作客户，也就会自然而然按上述三点时，则很少有人注意到。如果你把内部的人当作客户，也就会自然而然按上述三点进行沟通了。进行沟通了。 4.4.良好习惯的无意识阶段良好习惯的无意识阶段 正所谓正所谓“无招胜有招无招胜有招”，良好习惯的真正养成是在其不再被意识，良好习惯的真正养成是在其不再被意识到的时候。在第三个阶段，对良好习惯的意识，容易受到其它事情的到的时候。在第三
49、个阶段，对良好习惯的意识，容易受到其它事情的干扰，从而导致对习惯的放弃。干扰，从而导致对习惯的放弃。 要达到这个境界，可以采用的有效办法是要达到这个境界，可以采用的有效办法是“间隔重复间隔重复”。即规定。即规定每一段时间，坚持一种做法的次数。经过多次重复，就自觉接受了这每一段时间，坚持一种做法的次数。经过多次重复，就自觉接受了这种做法，习惯成了自然。种做法，习惯成了自然。 【自检自检】对照一下，你自己是否有以下的不良习惯：对照一下，你自己是否有以下的不良习惯：工作效率低，办事拖拉。工作效率低，办事拖拉。时间观念差，工作时磨磨蹭蹭。时间观念差，工作时磨磨蹭蹭。眉毛胡子一把抓，找不到主次。眉毛胡子
50、一把抓，找不到主次。经常被电话、不速之客干扰，延误工作，晚上加班干。经常被电话、不速之客干扰，延误工作，晚上加班干。什么事情都愿意管，认为忙才好。什么事情都愿意管，认为忙才好。认为下属多请示汇报才有权威。认为下属多请示汇报才有权威。没有目标，没有计划。没有目标，没有计划。不善于利用零碎时间不善于利用零碎时间。不会休息，不会娱乐，没有空闲。不会休息，不会娱乐，没有空闲。 养成良好的工作习惯养成良好的工作习惯 如果你有上述一些不良习惯，就要想办法消除，修正自己的习惯、性格以至于如果你有上述一些不良习惯，就要想办法消除，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念，痛下决心加以改正，逐渐养成好的习惯
