1、2014年上半年工作总结年上半年工作总结监督指导处监督指导处行政处罚案卷制作规范讲析 法制稽查办公室法制稽查办公室 杨文菁杨文菁 一般标准立卷归档执法文书细节问题总则和基本标准新标准简介一、新标准简介一、新标准简介n北京市行政处罚案卷标准（2016版）n修订原则 一线人员能读懂 既有疑惑能说清 新的问题能统住 培训实操能用上n特点 严格了执法程序规范 增加了释义说明内容 细化了文书重点要素 新标准简介立卷归档执法文书细节问题一般标准总则和基本标准二、总则和基本标准二、总则和基本标准 n 1 范围（本标准适用于一般程（本标准适用于一般程序的案件）序的案件）n 2 依据中华人民共和国行政中华人民共
2、和国行政处罚法处罚法、中华人民中华人民共和国档案法共和国档案法n 3 主体要求n 4 事实证据要求n 5 适用法律要求n 6 基本术语n 7 程序规则二、总则和基本标准二、总则和基本标准 处罚主体要求：（一）具有法定资格（一）具有法定资格 1.行政机关 2.法律法规授权的具有管理公共事务职能的组织 3.行政机关委托的具有管理公共事务职能的事业单位 被委托单位只能以委托机关的名义处罚 主体要求主体要求二、总则和基本标准二、总则和基本标准（二）符合法定权限（二）符合法定权限限制人身自由的行政处罚权只能由公安机关行使国务院或者经国务院授权的省、自治区、直辖市人民政府可以决定一个行政机关行使有关行政机
3、关的行政处罚（三）印章使用符合法律规定（三）印章使用符合法律规定 可以套印执法文书，可以使用电子印章 行政处罚决定书、送达回证文书、证据先行登记保存通知书必须使用行政机关印章，其他需要盖章的外部文书，建议使用行政机关印章 主体要求主体要求二、总则和基本标准二、总则和基本标准（四）执法人员要求（四）执法人员要求 已取得资格 已取得证件 已在平台注册（五）行政机关负责人要求（五）行政机关负责人要求 行政机关法定代表人或者主管负责人；相对集中处罚权的行政机关所属执法机构负责人和受委托执法组织的负责人也可视为“行政机关负责人”，但应在行政机关内部执法程序或者执法委托书中明确规定，并向市、区政府法制办备
4、案 主体要求主体要求二、总则和基本标准二、总则和基本标准 被处罚主体要求：（一）公民（一）公民1.年满14岁以上的自然人（以身份证出生日期为准）2.个体工商户（营业执照登记的经营者姓名）3.农村承包经营户4.个人合伙认定被处罚人应以身份证或者相关证照登记姓名为准个体工商户以营业执照上登记的经营者为当事人。有字号的以营业执照上登记的字号为当事人，应同时注明该字号经营者的基本信息 主体要求主体要求二、总则和基本标准二、总则和基本标准（二）法人（二）法人取得取得法人证照法人证照1.企业法人（主要包括全民、集体、私营、中外合资、中外合作、外商独资等）2.机关和事业单位法人3.社会团体法人4.依法登记并
5、取得法人资格的农民专业合作社认定被处罚人应以法人证照登记名称为准 主体要求主体要求二、总则和基本标准二、总则和基本标准 主体要求主体要求（三）其他组织（三）其他组织合法成立（取得合法成立（取得非法人证照）非法人证照）、有、有一定的组织机构和财产，但又不具备法人资格的组织一定的组织机构和财产，但又不具备法人资格的组织1.个人独资企业2.合伙企业3.中外合作经营企业、外资企业4.社会团体的分支机构、代表机构 5.法人分支机构 6.银行和非银行金融机构的分支机构 7.乡镇企业、街道企业 8.其他符合本条规定条件的组织在笔录中询问是否能够独立承担责任二、总则和基本标准二、总则和基本标准 事实证据要求事
6、实证据要求事实证据要求：1.认定的违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实 2.法律文书能够准确记载违法行为的时间、地点、情节、程度和后果 3.证据应当具备合法性和有效性 4.证据能够形成完整的证据链，证明违法行为的性质、情节、程度和危害后果二、总则和基本标准二、总则和基本标准 事实证据要求事实证据要求调查取证的“五核实”：身份核实、事实核实、情节核实、证据核实、记录核实 行政执法的“三告知”：1示证告知：身份、事由、当事人权利义务（主动示证）2事先告知：A 违法的事实、理由和依据 B 陈述、申辩权利（要求听证的权利）3决定告知：处罚结果、执行要求、救济渠道二、总则和基本标准二、总
7、则和基本标准 主体要求主体要求适用法律要求：法律依据：法律依据：违法行为依据和处罚依据违法行为依据和处罚依据 引用法律依据应当使用规范全称 引用法律依据应当具体到条、款、项、目 行政处罚的种类和幅度符合法定要求，已经制定并公布 行政处罚裁量基准的，还应同时符合裁量基准的要求易出现的错误：易出现的错误：1.法规条、款、项引用错误或者引用不完整 2.引用已失效的法规 3.引用法规名称不全 4.多个法律依据引用不全 适用法律要求适用法律要求例如：中华人民共和国人口与计划生育法第三十五条严禁利用超声技术和其他技术手段进行非医学需要的胎儿性别鉴定；严禁非医学需要的选择性别的人工终止妊娠。第三十六条第（二
8、）项违反本法规定，有下列行为之一的，由计划生育行政部门或者卫生行政部门依据职权责令改正，给予警告，没收违法所得；违法所得一万元以上的，处违法所得二倍以上六倍以下的罚款；没有违法所得或者违法所得不足一万元的，处一万元以上三万元以下的罚款；情节严重的，由原发证机关吊销执业证书；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（二）利用超声技术和其他技术手段为他人进行非医学需要的胎儿性别鉴定或者选择性别的人工终止妊娠的；公共场所卫生管理条例实施细则第三十八条 公共场所经营者安排未获得有效健康合格证明的从业人员从事直接为顾客服务工作的，由县级以上地方人民政府卫生行政部门责令限期改正，给予警告，并处以五百元以上五千元以下
9、罚款；逾期不改正的，处以五千元以上一万五千元以下罚款。二、总则和基本标准二、总则和基本标准 适用法律要求适用法律要求n基本概念的区分 1.证明和证据证明证明-用以证明某种身份或者资格的材料。包括身份证用以证明某种身份或者资格的材料。包括身份证明、相关说明、授权委托书等材料明、相关说明、授权委托书等材料证据证据-用以证明或者确认特定违法事实的相关材料。包用以证明或者确认特定违法事实的相关材料。包括：物证、书证、证人证言、视听资料、检验报告、鉴括：物证、书证、证人证言、视听资料、检验报告、鉴定结果等材料定结果等材料 基本概念的区分基本概念的区分二、总则和基本标准二、总则和基本标准 n基本概念的区分
10、 2.日期和时间日期日期-具体到年、月、日具体到年、月、日。一般应用于内部审批文书、。一般应用于内部审批文书、处罚决定、送达和告知文书处罚决定、送达和告知文书时间时间-具体到年、月、日、时、分。一般应用于询问笔具体到年、月、日、时、分。一般应用于询问笔录、检查笔录、看验笔录、听证记录等调查取证文书录、检查笔录、看验笔录、听证记录等调查取证文书 二、总则和基本标准二、总则和基本标准 基本概念的区分基本概念的区分n基本概念的区分 3.地址和地点地址地址-主要用于确认身份信息和送达文书。应具体到省、主要用于确认身份信息和送达文书。应具体到省、市、区、街（乡镇）、门牌号。如：北京市西城区槐柏市、区、街
11、（乡镇）、门牌号。如：北京市西城区槐柏树街树街2 2号号地点地点-主要用于调查取证文书。一般不用明确具体地址，主要用于调查取证文书。一般不用明确具体地址，而是相应的坐标或者单位中的某个房间。如：而是相应的坐标或者单位中的某个房间。如：大厦大厦房间，房间，国道国道公里公里米处米处 二、总则和基本标准二、总则和基本标准 基本概念的区分基本概念的区分n基本概念的区分 4.行政检查和案件调查行政检查行政检查-基于行政管理需要，对管理相对人经营服务基于行政管理需要，对管理相对人经营服务行为进行查验的常规管理手段，一般事先不掌握违法线行为进行查验的常规管理手段，一般事先不掌握违法线索，不属于行政处罚程序索
12、，不属于行政处罚程序案件调查案件调查基于事先取得的违法线索，在立案后对违法基于事先取得的违法线索，在立案后对违法事实进行核实、对违法证据进行采集的活动，属于行政事实进行核实、对违法证据进行采集的活动，属于行政处罚的法定程序处罚的法定程序 二、总则和基本标准二、总则和基本标准 基本概念的区分基本概念的区分二、总则和基本标准二、总则和基本标准 基本术语：5.案件来源 A 日常检查 B 投诉 C 举报 D 上级交办 E 其他部门移送 F 媒体曝光等 6.签名 A 手写签名 B 已备案的电子签名 基本术语基本术语一般标准立卷归档执法文书细节问题总则和基本标准新标准简介三、一般标准三、一般标准 程序规则
13、程序规则n立案审批表须注明案件来源应当使用“涉嫌”字样。当事人情况（已初步核实的写）申请时间、审批时间原则上先立案、后调查现场检查的案件（48小时内补立案）投诉、举报、上级机关交办、其他机关移送、媒体曝光的案件必须先立案。不同意立案的，单独存档。已立案经调查后认为需要撤销的，履行撤销立案手续。三、一般标准三、一般标准 立案立案三、一般标准三、一般标准 调查取证调查取证 立案立案 调查取证调查取证 审查决定审查决定A A 调查（询问、勘验、检查）调查（询问、勘验、检查）B B 取证（证明、证据）取证（证明、证据）C C 处罚事先告知处罚事先告知D D 听证告知听证告知E E 调查终结调查终结调查
14、（检查笔录、勘验笔录、询问笔录）检查笔录、勘验笔录、询问笔录）1.1.两名执法人员（主动示证件表明身份）2.逐页签名，最后一页确认，不签的执法人员须注明情况 签名必须为手写3.同一时间相同执法人员只能检查一个现场或询问一个人4.告知被询问人陈述、申辩权利和配合执法义务的记载 不得在询问笔录中进行政处罚行事先告知三、一般标准三、一般标准 调查取证调查取证易出现的问题：易出现的问题：1.同时询问两个人（同一笔录、同一时间）2.被询问人不签字，无理由说明3.涂改处无技术处理4.一人询问一人5.证据要素不全不能形成证据链6.当事人核实记录的确认意见不明确7.需核实的基本要素不全三、一般标准三、一般标准
15、 调查取证调查取证调查（检查笔录、勘验笔录、询问笔录）检查笔录、勘验笔录、询问笔录）取证（证明、证据、先行登记保存、抽样取证）证明、证据、先行登记保存、抽样取证）1.1.两名执法人员2.违法事实证据材料（照片、摄像、录音等）应当注明时间、地点、证明的内容，拍摄人员姓名、身份3.先行登记保存文书、抽样取证文书必须附有清单4.先行登记保存期限不得超过七日5.先行登记保存和抽样取证物品必须有处理决定书不得变相使用先行登记保存实施查封、扣押三、一般标准三、一般标准 调查取证调查取证n事先告知（行政处罚事先告知书）（行政处罚事先告知书）1.案件调查终结前实施2.不得告知具体金额，可以告知拟处罚的种类和幅
16、度3.不少于3日的陈述申辩期限，不得默认放弃权利规范告知：如无进一步陈述、申辩的意见，行政机关将调查终结并依法作出行政处罚决定。如有进一步陈述、申辩的意见请于日内（应不少于3日）提出三、一般标准三、一般标准 调查取证调查取证n听证（听证告知、通知、公告、记录、报告听证告知、通知、公告、记录、报告）听证条件：听证条件：1.责令停产停业2.吊销许可证或执照3.较大数额的罚款 是要求听证，不是申请听证 听证告知书中不得告知拟处罚的具体金额 不得为规避听证程序而故意降低处罚金额三、一般标准三、一般标准 调查取证调查取证n听证三、一般标准三、一般标准听证通知书听证通知书1.时间2.地点3.主持人4.当事
17、人权利5.行政机关 听证公告听证公告1.听证事由2.时间3.地点4.行政机关 听证笔录听证笔录1.时间、地点2.主持人、记录人 当事人、代理人3.调查人基本情况4.案件基本情况5.陈述申辩内容6.当事人签名 听证报告听证报告1.案件来源2.调查认定3.听证情况4.当事人理由5.主持人意见6.是否存在从重 从轻等情形 调查取证调查取证n案件调查终结（调查终结报告）（调查终结报告）1.当事人基本情况2.案件调查过程、查明的违法事实、情节、后果3.认定违法事实的证据名称4.当事人履行陈述、申辩权利的情况及陈述、申辩意见的采纳情况、补充调查情况（符合听证条件的，听证情况）5.案件调查终结的意思表示案件
18、调查终结意味着此后双方再追加的证据均无效三、一般标准三、一般标准 调查取证调查取证案情及违法事实：（时间）监督员检查并经（时间）调查核实：时间+地点+人+违法事实+情节+后果。当事人某某，性别，住址，身份证号。当事人的行为违反了依据应当进行行政处罚。当事人未就违法事实进行陈述申辩。处理建议：案件调查完毕，呈请审查决定。负责人意见：同意调查终结，呈请审查决定。三、一般标准三、一般标准 审查决定审查决定 立案立案 调查取证调查取证 审查决定审查决定A A 案件呈批（法制审核）案件呈批（法制审核）B B 决定（集体讨论、处罚决定）决定（集体讨论、处罚决定）C C 制发处罚（不予处罚）决定书制发处罚（
19、不予处罚）决定书n案件呈批（案件处理呈批表）（案件处理呈批表）当事人姓名（名称）违法行为依据、处罚依据是否有从轻、减轻或者从重的情形及依据调查终结的意思表示涉及集体讨论的案件，承办人、部门负责人应在处理意见中有“呈请提交集体讨论”的意思表示涉及集体讨论的案件，需要经过法制部门审核三、一般标准三、一般标准 审查决定审查决定n案件呈批（案件处理呈批表）（案件处理呈批表）易出现的问题：易出现的问题：1.承办人意见不明确2.承办人意见表述与法规条款表述不一致3.部门和领导审批意见不规范4.领导审批时间与集体讨论时间倒置 5.集体讨论后履行案件呈批程序三、一般标准三、一般标准 审查决定审查决定n决定（集
20、体讨论）（集体讨论）集体讨论程序参加人员：主持人、承办人、法制机构负责人、出席人、记录人1.承办人介绍案情及处罚建议2.法制机构负责人介绍审核意见3.出席人员发表各自意见4.主要领导最终确定结论性意见5.主要领导、记录人签名不能用会议纪要替代集体讨论记录三、一般标准三、一般标准 审查决定审查决定n决定（处罚决定书）（处罚决定书）当事人的基本情况违法事实和证据实施的依据、种类履行方式及期限复议或起诉的途径、期限行政机关名称、印章等情节严重、是否存在违法所得未认定等事实不清问题作出处罚决定的日期和决定书制发日期不得混淆三、一般标准三、一般标准易出现的问题：易出现的问题：1 1）处罚决定出现）处罚决
21、定出现“拟拟”2 2）处罚决定与审批意见不符）处罚决定与审批意见不符3 3）救济权利告知不准确）救济权利告知不准确4 4）复议和诉讼机关不明确）复议和诉讼机关不明确5 5）行政机关印章使用错误）行政机关印章使用错误 审查决定审查决定三、一般标准三、一般标准 送送 达达 审查决定审查决定 送送 达达A A 处罚决定书送达（法制审核）处罚决定书送达（法制审核）B B 缴款书送达缴款书送达 调查取证调查取证n行政处罚决定书和缴款书的送达处罚决定书：属于审查决定环节的文书缴款书：属于执行环节的文书三、一般标准三、一般标准送达方式：1.直接送达 2.邮寄送达 挂号信或EMS 3.公告送达 4.留置送达易
22、出现的问题：易出现的问题：1）签收主体不对2）不使用挂号信或EMS3）公告媒介不符合要求4）送达地点有争议5）行政机关印章使用错误6）送达的证明不归档推荐在调查取证阶段使用送达信息确认书 送送 达达三、一般标准三、一般标准 执执 行行 送送 达达 执执 行行A A 当事人主动履行当事人主动履行B B 行政机关强制执行行政机关强制执行C C 申请法院强制执行申请法院强制执行 审查决定审查决定n行政处罚的执行执行方式执行方式1.一次执行 2.分期执行 3.延期执行 4.终止（中止）执行责令停止违法行为、恢复原状的，执行完毕应当进行复核、复验没收物品和吊销证件要有处置结果证明暂扣证件要有到期返还通知
23、书三、一般标准三、一般标准易出现的问题：易出现的问题：1）分期（延期）执行无申请和审批文书2）加处罚款未履行强制执行程序3）执行完毕无复核记录4）无缴纳罚款回执5）暂扣证件到期无返还通知书 执执 行行三、一般标准三、一般标准 结结 案案 执执 行行 结结 案案A A 结案报告结案报告B B 结案审批结案审批 送送 达达n结案结案报告及审批结案报告及审批1.处罚决定执行情况2.违法行为纠正情况3.案件可以终结的意思表示三、一般标准三、一般标准易出现的问题：易出现的问题：1）承办人意见不明确2）审批意见签署不规范3）案由仍有“涉嫌”二字 结结 案案 承办人和负责人的意见必须具体、明确一般标准立卷归
24、档执法文书细节问题总则和基本标准新标准简介三、一般标准三、一般标准 立卷归档立卷归档 结结 案案立卷归档立卷归档A A 整理组卷整理组卷B B 成卷归档成卷归档 执执 行行n立卷归档1.1.关于组卷关于组卷 一案一卷、一卷一号 一案涉及多个被处罚主体的也应一案一卷，一卷一号 涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可一案一号正副卷2.2.卷皮、目录、备考表卷皮、目录、备考表 卷内文件目录要素：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注四、立卷归档四、立卷归档 归归 档档三、一般标准三、一般标准易出现的问题：易出现的问题：1）档案编号不规范2）文书排列顺序混乱3）目录与文书不对应4）备考表信息
25、不全5）档案装订不规范 立卷归档立卷归档n立卷归档1.档案文书按顺序排列2.档案材料规格统一3.档案顺序编号4.卷皮、目录及备考表制作5.档案装订一般标准立卷归档执法文书细节问题总则和基本标准新标准简介n（一）技术处理 文书涂改：涂改处压指印或者加盖印章 内部审批文书由承办案件的执法人员做技术处理 需要当事人签字确认的文书由当事人做技术处理 文书空格：统一采取划“”反斜杠处理 文书空白：文书结尾空白处注“（以下空白）”或者 另起一行顶格划“”反斜杠处理五、执法文书细节问题五、执法文书细节问题 n（二）印章问题1.1.三类文书必须使用行政印章：三类文书必须使用行政印章：A 行政处罚决定书 B 送
26、达回证 C 证据先行登记保存及处理文书2.2.内部审批文书不需使用印章内部审批文书不需使用印章3.3.对外的各类通知书和告知书等过程类文书，建议使用对外的各类通知书和告知书等过程类文书，建议使用 行政印章，不建议使用处罚专用章行政印章，不建议使用处罚专用章4.4.执法文书鼓励推广套印文书和电子印章执法文书鼓励推广套印文书和电子印章五、执法文书细节问题五、执法文书细节问题 n（三）文书简化与合并1.文书可以简化，但简化的是非必要内容，不能缺少基本要素2.文书可以合并，但合并的是重复的内容，不能缺失执法环节3.除立案审批表、案件处理呈批表，其他环节的审批均可合并为通用审批表格，但填制时要体现具体审
27、批内容的不同要素要求五、执法文书细节问题五、执法文书细节问题 n（四）复印件签章或签字 1.当事人提供原件的，由执法人员核对并在复印件手写或加盖“与原件核对无误”，签署姓名和日期2.当事人仅提供身份证明复印件的，由当事人手写或加盖“此件为复印件，与原件核对无误”，并签署姓名和日期3.行政机关调取的主体证明材料需经当事人核对，由当事人手写“经核对此件信息与本人（本单位）身份信息无误”，并签署姓名和日期后，作为主体证明材料五、执法文书细节问题五、执法文书细节问题 五、执法文书细节问题五、执法文书细节问题 n（五）执法程序与时间节点问题 执法程序必须顺序进行，不能倒置A.立案时间在前，调查取证时间在
28、后（现场检查除外）B.事先告知、听证告知时间在前，调查终结时间在后C.调查终结时间在前，案件处理呈批时间在后小结小结 n立案使用“涉嫌”字样待文书修订先立案、后调查现场检查的案件，48小时内补立案投诉、举报、上级机关交办、其他机关移送、媒体曝光的案件，先立案后检查、调查。n程序事先告知事先告知-调查终结调查终结-合议合议-审批审批-重大案件讨论重大案件讨论n事先告知陈述申辩期限待文书修订 立案立案 新标准新标准小结小结 n案件调查终结报告当事人履行陈述、申辩权利的情况案件调查终结的意思表示调查终结后不得再调取证据n行政执法事项审批表涉及集体讨论的案件，承办人、部门负责人应在处理意见中有“呈请提交集体讨论”的意思表示 立案立案 新标准新标准小结小结 立案立案 新标准新标准n细节问题 文书空格：统一采取划“”反斜杠处理 文书空白：文书结尾空白处注“（以下空白）”或者 另起一行顶格划“”反斜杠处理 复印件签章或签字：当事人-原件-执法人员确认（可盖一致章）当事人-仅复印件-当事人确认（可盖一致章）行政机关调取-当事人核对-当事人手写确认谢谢大家 不当之处敬请批评指正
