1、Excel 综合应用综合应用简明教程简明教程第第2章章 数据的输入与编辑数据的输入与编辑 2.1 数据输入基本方法数据输入基本方法2.2 数据输入技巧数据输入技巧2.3 课堂练习课堂练习制作商品销售报表制作商品销售报表2.4 数据的基本编辑数据的基本编辑2.5 为单元格设置数据有效性为单元格设置数据有效性2.6 数据的保护数据的保护2.7 课堂练习课堂练习编辑商品销售报表编辑商品销售报表 2.1 数据输入基本方法数据输入基本方法 在在Excel中，用户可以向单元格中输入各种数据，中，用户可以向单元格中输入各种数据，如文本、数值、如文本、数值、日期和时间等，每种数据都有它特定日期和时间等，每种数
2、据都有它特定的格式和输入方法，下面一一介绍。的格式和输入方法，下面一一介绍。文本是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字文本是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字组成的字符串，例如，组成的字符串，例如，“南昌南昌”、“商品商品1”、“G32”等都属于文本。等都属于文本。输入结束后按【Enter】键，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格 单击要输入文本的单元格，然后可直接输入文本，单击要输入文本的单元格，然后可直接输入文本，输入的内容会同时显示在编辑栏中。输入的内容会同时显示在编辑栏中。输入完毕，按键盘输入完毕，按键盘上的【上的【Enter】键或单击编辑栏上的】键或单击编辑栏上的“输入输入”按钮按钮
3、 确确认。默认情况下，认。默认情况下，在单元格中输入文本型数据时，输入在单元格中输入文本型数据时，输入的内容会沿单元格左侧对齐，如下图所示。的内容会沿单元格左侧对齐，如下图所示。如果输入的数据长度超出单元格长度，并且当前单元格如果输入的数据长度超出单元格长度，并且当前单元格后面的单元格为空，则文本会扩展显示到其右侧的单元格中，后面的单元格为空，则文本会扩展显示到其右侧的单元格中，如下左图所示。若后面单元格中有内容，则超出部分被截断，如下左图所示。若后面单元格中有内容，则超出部分被截断，不显示，如下右图所示。不过，如果单击该单元格，在编辑不显示，如下右图所示。不过，如果单击该单元格，在编辑栏中可
4、看到内容依然存在，只是暂时隐藏起来了。栏中可看到内容依然存在，只是暂时隐藏起来了。文本扩展显示到右侧单元格中文本显示被截断无论文本如何显示，其内容都被保存在当前单元格中。无论文本如何显示，其内容都被保存在当前单元格中。要让文本自动换行，可首先单击目标单元格，然后在要让文本自动换行，可首先单击目标单元格，然后在“开始开始”选项卡上的选项卡上的“对齐方式对齐方式”组中单击组中单击“自动换行自动换行”按按钮钮 。要在单元格中的特定位置开始新的文本行，先双要在单元格中的特定位置开始新的文本行，先双击该单元格，然后单击该单元格中要断行的位置，按击该单元格，然后单击该单元格中要断行的位置，按【Alt+En
5、ter】组合键，效果如下图所示。】组合键，效果如下图所示。这是双击单元格A1后，分别在“京”字和“克”字后断行的效果 在在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字数据类型。数值型数据由数字 09、正号、负号、小数点、正号、负号、小数点、分数号分数号“/”、百分号、百分号“%”、指数符号、指数符号“E”或或“e”、货币符、货币符号号“￥”或或“$”和千位分隔号和千位分隔号“，”等组成。等组成。输入数值型数据时，输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右侧对齐，自动将其沿单元格右侧对齐，如下图所示。如下图所示。如果要输
6、入负数，必须在数字前加一个负号如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或给数字加上圆括号。如下图所示。，或给数字加上圆括号。如下图所示。分数的格式通常为分数的格式通常为“分子分子/分母分母”。如果要在单元。如果要在单元格中输入分数（如格中输入分数（如4/5），应先输入），应先输入“0”和一个空格，和一个空格，然后输入然后输入“4/5”，单击编辑栏上的，单击编辑栏上的“输入输入”按钮按钮 后后单元格中显示单元格中显示“4/5”，编辑栏中则显示，编辑栏中则显示“0.8”，如下，如下图所示。图所示。如果不输入如果不输入“0”，Excel会把该数据当做日期格会把该数据当做日期格式处理，存储为式处理
7、，存储为“4月月5日日”，如下图所示。，如下图所示。如果输入小数，一般可以直接在指定的位置输入如果输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可，如下图所示。小数点即可，如下图所示。当输入的数据位数较多时，如果输入的数据是整数，当输入的数据位数较多时，如果输入的数据是整数，则数据会自动转换为科学计数表示方法；如果输入的是小则数据会自动转换为科学计数表示方法；如果输入的是小数，则系统会根据情况进行自动调整，如下图所示。数，则系统会根据情况进行自动调整，如下图所示。要手工调整单元格中显示的小数位数，可单击要手工调整单元格中显示的小数位数，可单击“开始开始”选项卡上选项卡上“数字数字”组中的组中的
8、“增加小数位数增加小数位数”按钮按钮 和和“减少小数位数减少小数位数”按钮按钮 ，如下图所示。，如下图所示。此外，利用此外，利用“开始开始”选项卡上选项卡上“数字数字”组中的组中的按钮按钮 ，还可为数值设置会计数字格式、百，还可为数值设置会计数字格式、百分比样式和千位分隔样式，如下图所示。分比样式和千位分隔样式，如下图所示。利用利用“数字格式数字格式”下拉列表则可以为单元格快速设下拉列表则可以为单元格快速设置各种特定格式，如下图所示。置各种特定格式，如下图所示。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者或者“-”来分隔日期中的年、月、日部
9、分。如果省来分隔日期中的年、月、日部分。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值，显示在编辑栏中，略年份，则以当前的年份作为默认值，显示在编辑栏中，如下图所示。如下图所示。Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。例如，要输入下午例如，要输入下午3时时25分分38秒，用秒，用24小时制输入格小时制输入格式为式为 15:25:38，而用，而用12小时制输入时间格式为小时制输入时间格式为 3:25:38 PM，如下图所示。如果缺少空格，则所键入的数据将被当，如下图所
10、示。如果缺少空格，则所键入的数据将被当作文本型数据处理。作文本型数据处理。在在Excel中输入时间时，可用冒号（中输入时间时，可用冒号（:）分开时间的）分开时间的时、分、时、分、秒。系统默认输入的时间是按秒。系统默认输入的时间是按24小时制的方式小时制的方式输入的，因此，如果要以输入的，因此，如果要以12小时制的方式输入时间，则小时制的方式输入时间，则应当在输入的时间后键入一个空格，然后输入应当在输入的时间后键入一个空格，然后输入“AM”或或“PM”。如果要同时输入日期和时间，则在日期与时间的中如果要同时输入日期和时间，则在日期与时间的中间用空格加以分隔。例如，要在间用空格加以分隔。例如，要在
11、A2单元格中输入单元格中输入 2008年年9月月26日下午日下午2:52，操作步骤如下图所示。，操作步骤如下图所示。2.2 数据输入技巧数据输入技巧 记忆式输入是指用户在输入单元格数据时，系统记忆式输入是指用户在输入单元格数据时，系统会自动根据用户已经输入过的数据提出建议，以省去会自动根据用户已经输入过的数据提出建议，以省去重复录入的操作。重复录入的操作。在输入数据时，如果在单元格中输入的起始字符与在输入数据时，如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的录入项相符，该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。可以自动填写其余的字符。例如，在一列中已经输入过例如，在一列中已经输入过“张
12、小红张小红”三个字，在该列三个字，在该列的紧临数据区域的其他单元格中再输入的紧临数据区域的其他单元格中再输入“张张”字，单元字，单元格中就会自动显示出格中就会自动显示出“张小红张小红”字样，如下图所示，此字样，如下图所示，此时若直接按【时若直接按【Enter】键，就可将该内容输入到单元格中。】键，就可将该内容输入到单元格中。也可以选择要以文本格式输入数字的单元格区域，然也可以选择要以文本格式输入数字的单元格区域，然后在后在“数字格式数字格式”列表中选择列表中选择“文本文本”项，此时输入的项，此时输入的数字即可以文本格式显示。数字即可以文本格式显示。若用户需要将数值型的数字设置为文本型，如身份证
13、若用户需要将数值型的数字设置为文本型，如身份证号、号、邮政编码、电话号码和表格中以数字开头的序号等，邮政编码、电话号码和表格中以数字开头的序号等，可在输入数字前加单引号可在输入数字前加单引号“”“”，然后再输入数字，此时，然后再输入数字，此时所输入的数字会以文本格式显示，如下图所示。所输入的数字会以文本格式显示，如下图所示。填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。将鼠标指针指向填充柄上时，鼠标指针由白色小黑方块。将鼠标指针指向填充柄上时，鼠标指针由白色的空心十字形指针更改为黑色的实心十字形指针，如下图的空心十字形指针更改为黑色的实心
14、十字形指针，如下图所示。所示。如果希望在一行或一列相邻的单元格中输入相同的数据，如果希望在一行或一列相邻的单元格中输入相同的数据，可首先在第可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后向上、下、个单元格中输入示例数据，然后向上、下、左左或右拖动填充柄即可，具体操作步骤如下。或右拖动填充柄即可，具体操作步骤如下。将鼠标指针移到输入数据单元格右下角的填充柄上，将鼠标指针移到输入数据单元格右下角的填充柄上，按下鼠标左键并向右拖动鼠标到按下鼠标左键并向右拖动鼠标到C1单元格，释放鼠标即可单元格，释放鼠标即可完成数据的填充，如下图所示。完成数据的填充，如下图所示。如果第如果第1个单元格内容为数字、包含数字的
15、字符串、个单元格内容为数字、包含数字的字符串、日期日期、时间或星期，则执行自动填充时的效果如下图、时间或星期，则执行自动填充时的效果如下图所示。所示。如果我们希望改变自动填充结果，操作其实很简单如果我们希望改变自动填充结果，操作其实很简单。只需单击填充区域的右下角的只需单击填充区域的右下角的“自动填充选项自动填充选项”按按钮，在打开的填充选项列表中选择不同选项，即可修改默钮，在打开的填充选项列表中选择不同选项，即可修改默认的自动填充效果，如下图所示。认的自动填充效果，如下图所示。对于等差序列的自动填充，可以采用输入等差序列对于等差序列的自动填充，可以采用输入等差序列的前两组或前两个数值的前两组
16、或前两个数值，以确定序列的首项和步长值，以确定序列的首项和步长值，然后再拖动填充柄向上、下、左、右进行填充，具体操然后再拖动填充柄向上、下、左、右进行填充，具体操作步骤如下。作步骤如下。等差序列等差序列 选定已输入的等差序列的前两组数值，向下拖动选定已输入的等差序列的前两组数值，向下拖动右下角的填充柄，即可完成等差序列的输入。右下角的填充柄，即可完成等差序列的输入。要用等比序列填充单元格区域，可参考如下操作要用等比序列填充单元格区域，可参考如下操作步骤进行。步骤进行。u等比序列等比序列 1 选定从已输入第一个数据单元格开始的列方向选定从已输入第一个数据单元格开始的列方向单元格区域，然后单击单元
17、格区域，然后单击“开始开始”选项卡上选项卡上“编辑编辑”组组中的中的“填充填充”按钮按钮 ，在展开的列表中单击，在展开的列表中单击“系列系列”项。项。2 在打开的对话框中选中在打开的对话框中选中“等比序列等比序列”单选单选钮，在钮，在“步长值步长值”编辑框中输入步长值，然后单编辑框中输入步长值，然后单击击“确定确定”按钮。所选单元格区域按所设置条件按钮。所选单元格区域按所设置条件填充等比序列。填充等比序列。我们除了可以单独填充一个数据序列外，还可以同我们除了可以单独填充一个数据序列外，还可以同时填充多个数据序列。例如，要同时在单元格时填充多个数据序列。例如，要同时在单元格A1到到A6中填充星期
18、，在单元格中填充星期，在单元格B1至至B6中填充对应的日期，可中填充对应的日期，可按如下操作步骤进行。按如下操作步骤进行。输入并选定序列初始值后向指定方向拖动该单元格输入并选定序列初始值后向指定方向拖动该单元格区域右下角的填充柄，释放鼠标，区域右下角的填充柄，释放鼠标，Excel自动填充序列自动填充序列的其他值。的其他值。要同时在多个相邻或不相邻单元格中输入相同的数要同时在多个相邻或不相邻单元格中输入相同的数据，应首先选中要填充相同数据的多个单元格，然后输据，应首先选中要填充相同数据的多个单元格，然后输入数据，最后按【入数据，最后按【Ctrl+Enter】组合键填充所选单元格，】组合键填充所选
19、单元格，如下图所示。如下图所示。下面通过制作一个如下图所示的下面通过制作一个如下图所示的“商品销售报商品销售报表表”工作簿，熟悉一下文本、普通数字及会计数字工作簿，熟悉一下文本、普通数字及会计数字格式的添加等。格式的添加等。2.3 课堂练习课堂练习制作商品销售报表制作商品销售报表 1 启动启动Excel 2007，将新工作簿保存为，将新工作簿保存为“商品销商品销售报表售报表”，单击，单击Sheet1工作表的单元格工作表的单元格A1，输入数据，输入数据，按【按【Enter】键结束输入，然后在】键结束输入，然后在A2至至F2单元格中输单元格中输入数据，用同样的方法在其他单元格中输入数据。入数据，用
20、同样的方法在其他单元格中输入数据。2 选择单元格选择单元格E3至至E9，然后单击，然后单击“开始开始”选项卡选项卡上上“数字数字”组中的组中的“会计数字格式会计数字格式”按钮按钮 ，为，为“单单价价”列添加上会计数字格式。列添加上会计数字格式。3 在在A3单元格中输入单元格中输入“AZ-001”，然后按下鼠标，然后按下鼠标左键，拖动左键，拖动A3单元格右下角的填充柄到单元格右下角的填充柄到A9单元格，释单元格，释放鼠标，系统自动填充上商品编号。放鼠标，系统自动填充上商品编号。4 向下拖动单元格向下拖动单元格D3右下角的填充柄至右下角的填充柄至D8单元单元格后释放鼠标，系统自动填充上商品的单位名
21、称。格后释放鼠标，系统自动填充上商品的单位名称。所谓数据的清除，只是删除了单元格中的内容、格式或所谓数据的清除，只是删除了单元格中的内容、格式或批注，而空白单元格仍然存在。批注，而空白单元格仍然存在。如果要清除数据的内容和格式，可参考如下操作步骤。如果要清除数据的内容和格式，可参考如下操作步骤。1 选中要清除内容的单元格或单元格区域，单击选中要清除内容的单元格或单元格区域，单击“开始开始”选项卡上选项卡上“编辑编辑”组中的组中的“清除清除”按钮按钮 ，在，在展开的列表中选择展开的列表中选择“清除内容清除内容”，所选内容被清除。，所选内容被清除。2.4 数据的基本编辑数据的基本编辑 2 选择要清
22、除格式的单元格或单元格区域，然后选择要清除格式的单元格或单元格区域，然后在在“清除清除”列表中选择列表中选择“清除格式清除格式”项，单元格区域项，单元格区域的货币格式被取消，只显示数字。的货币格式被取消，只显示数字。“清除清除”列表中各选项的意义如下：列表中各选项的意义如下：u选择选择“全部清除全部清除”：将单元格的格式、内容、将单元格的格式、内容、批注全部清除。批注全部清除。u选择选择“清除格式清除格式”：仅将单元格的格式取消。仅将单元格的格式取消。u选择选择“清除内容清除内容”：仅将单元格的内容取消。仅将单元格的内容取消。u选择选择“清除批注清除批注”：仅将单元格的批注取消。仅将单元格的批
23、注取消。移动数据，是指将输入到某些单元格或单元格区域中移动数据，是指将输入到某些单元格或单元格区域中的数据移至其他单元格中，原单元格中的数据将被清除。的数据移至其他单元格中，原单元格中的数据将被清除。下面利用剪切、粘贴功能，将单元格下面利用剪切、粘贴功能，将单元格A1至至A5中的内中的内容移动到单元格容移动到单元格C1至至C5中，操作步骤如下。中，操作步骤如下。1 选中要移动数据的单元格或单元格区域，单击选中要移动数据的单元格或单元格区域，单击“开开始始”选项卡上选项卡上“剪贴板剪贴板”组中的组中的“剪切剪切”按钮按钮 。2 选中要存放数据的单元格或单元格区域左上角的选中要存放数据的单元格或单
24、元格区域左上角的单元格，如单元格，如C1，然后单击，然后单击“开始开始”选项卡上选项卡上“剪贴板剪贴板”组中的组中的“粘贴粘贴”按钮按钮 ，所选数据被移动到新位置，原所选数据被移动到新位置，原单元格中数据不存在。单元格中数据不存在。若要利用拖动方法来移动数据，可参考如下操作步骤。若要利用拖动方法来移动数据，可参考如下操作步骤。将鼠标指针移到要移动数据的单元格的边框线上，将鼠标指针移到要移动数据的单元格的边框线上，此时鼠标指针变成十字箭头形状此时鼠标指针变成十字箭头形状 ，按住鼠标左键不放，按住鼠标左键不放，将其拖到目标位置，在移动过程中会显示目标单元格地将其拖到目标位置，在移动过程中会显示目标
25、单元格地址。释放鼠标，完成数据移动操作。址。释放鼠标，完成数据移动操作。复制数据是指将所选单元格或单元格区域中的数据复制数据是指将所选单元格或单元格区域中的数据复制到指定位置，原位置的内容仍然存在。要复制单元复制到指定位置，原位置的内容仍然存在。要复制单元格或单元格区域中的数据，可参考如下操作步骤进行。格或单元格区域中的数据，可参考如下操作步骤进行。1 选中要复制数据的单元格，按下【选中要复制数据的单元格，按下【Ctrl+C】组】组合键或单击合键或单击“开始开始”选项卡上选项卡上“剪贴板剪贴板”组中的组中的“复制复制”按钮按钮 ，将数据复制到，将数据复制到Windows剪贴板中。剪贴板中。2
26、单击目标单元格，按下【单击目标单元格，按下【Ctrl+V】组合键或单】组合键或单击击“开始开始”选项卡上选项卡上“剪贴板剪贴板”组中的组中的“粘贴粘贴”按按钮钮 ，所选单元格内容被复制到新位置。，所选单元格内容被复制到新位置。复制单元格区域的操作与此类似，即首先选中要复制单元格区域的操作与此类似，即首先选中要复制的单元格区域，按下【复制的单元格区域，按下【Ctrl+C】组合键，再单击】组合键，再单击目标单元格区域左上角的单元格，按下【目标单元格区域左上角的单元格，按下【Ctrl+V】组】组合键即可。合键即可。1 打开要进行查找打开要进行查找操作的文件，单击操作的文件，单击“开始开始”选项卡上选
27、项卡上“编辑编辑”组中的组中的“查找和替换查找和替换”按钮，在按钮，在展开的列表中选择展开的列表中选择“查找查找”项。项。若已知要查找的数据，希望查找该数据所在单元若已知要查找的数据，希望查找该数据所在单元格，例如，我们要查找工作表中含格，例如，我们要查找工作表中含“江西江西”字样的单字样的单元格，方法如下：元格，方法如下：2 在在“查找内容查找内容”编辑框中输入查找内容，然后编辑框中输入查找内容，然后单击单击“查找下一个查找下一个”按钮，光标定位到第一个符合条按钮，光标定位到第一个符合条件的单元格中。件的单元格中。3 继续单击继续单击“查找下一个查找下一个”按钮，光标定位到下按钮，光标定位到
28、下一个符合条件的单元格。查找完毕，单击一个符合条件的单元格。查找完毕，单击“关闭关闭”按按钮关闭对话框。钮关闭对话框。u“范围范围”下拉列表下拉列表：设置仅在当前工作表中或整个工作簿：设置仅在当前工作表中或整个工作簿中查找数据。中查找数据。u“搜索搜索”下拉列表：下拉列表：设置搜索顺序（逐行或逐列）。设置搜索顺序（逐行或逐列）。u“查找范围查找范围”下拉列表：下拉列表：设置在全部单元格、包含公式的设置在全部单元格、包含公式的单元格、或单元格批注中查找数据。单元格、或单元格批注中查找数据。u区分大小写：区分大小写：设置搜索数据时是否区分英文大小写。设置搜索数据时是否区分英文大小写。u单元格匹配：
29、单元格匹配：设置进行数据搜索时是否严格匹配单元格内设置进行数据搜索时是否严格匹配单元格内容。容。u区分全区分全/半角：半角：设置搜索时是否区分全设置搜索时是否区分全/半角。对于字母、半角。对于字母、数字或标点符号而言，占一个字符位置的是半角，占两个字数字或标点符号而言，占一个字符位置的是半角，占两个字符位置的是全角。符位置的是全角。若单击若单击“查找全部查找全部”按钮，对话框的下方会按钮，对话框的下方会显示所有符合条件的记显示所有符合条件的记录，如右图所示，查找录，如右图所示，查找完毕，单击完毕，单击“关闭关闭”按按钮关闭对话框。钮关闭对话框。若只知道要查找的部分内容，还可以使用通配符来若只知
30、道要查找的部分内容，还可以使用通配符来进行查找。通配符包括星号进行查找。通配符包括星号“*”和问号和问号“？”。u?：用于查找任意单个字符（用于查找任意单个字符（“?”必须在英文状态下键必须在英文状态下键入）。入）。u*：用于查找任意多个字符。用于查找任意多个字符。下面介绍这两种通配符的使用方法，操作步骤如下。下面介绍这两种通配符的使用方法，操作步骤如下。打开要进行查找操作的文件，打开打开要进行查找操作的文件，打开“查找和替换查找和替换”对话框，对话框，在在“查找内容查找内容”编辑框中输入查找内容编辑框中输入查找内容“上宫上宫?敏敏”，然后单击，然后单击“查找全部查找全部”按钮，则只查找到按钮
31、，则只查找到“上宫小敏上宫小敏”，如下左图所示。，如下左图所示。若在若在“查找内容查找内容”编辑框中输入编辑框中输入“上宫上宫*敏敏”，然后单击，然后单击“查找查找全部全部”按钮，则查找结果如下右图所示。按钮，则查找结果如下右图所示。要替换单元格中的数据，可按如下操作步骤进行。要替换单元格中的数据，可按如下操作步骤进行。1 打开要进行替换操作的文件，单击打开要进行替换操作的文件，单击“开始开始”选选项卡上项卡上“编辑编辑”组中的组中的“查找和选择查找和选择”按钮，在展开按钮，在展开的列表中选择的列表中选择“替换替换”。2 打开打开“查找与替换查找与替换”对话框，在对话框，在“查找内容查找内容”
32、编辑框中输入要查找的内容，在编辑框中输入要查找的内容，在“替换为替换为”编辑框中编辑框中输入要替换的内容，然后单击输入要替换的内容，然后单击“查找下一个查找下一个”按钮，按钮，如下左图所示，系统将定位到第一个符合条件的单元如下左图所示，系统将定位到第一个符合条件的单元格，如下右图所示。格，如下右图所示。3 单击单击“替换替换”按钮或按【按钮或按【Alt+R】组合键，】组合键，将替换掉第一个符合条件的内容。将替换掉第一个符合条件的内容。单击“替换”按钮，将逐个替换找到的内容；若单击“全部替换”按钮，将替换所有符合条件的内容 在建立工作表的过程中，在建立工作表的过程中，有时为了保证输入的数据都有时
33、为了保证输入的数据都在其有效范围内，我们可以使用在其有效范围内，我们可以使用Excel提供的提供的“有效性有效性”命命令为单元格设置条件，以便在出错时得到提醒，从而快速、令为单元格设置条件，以便在出错时得到提醒，从而快速、准确地输入数据。下面以为员工花名册中的准确地输入数据。下面以为员工花名册中的“联系方式联系方式”（假设联系方式都为手机号码）列设置数据有效性，操作（假设联系方式都为手机号码）列设置数据有效性，操作步骤如下：步骤如下：1 打开文件，选中打开文件，选中要设置数据有效性的单要设置数据有效性的单元格或单元格区域，然元格或单元格区域，然后单击后单击“数据数据”选项卡选项卡上上“数据工具
34、数据工具”组中的组中的“数据有效性数据有效性”按钮按钮 。2.5 为单元格设置数据有效性为单元格设置数据有效性 2 打开打开“数据有效性数据有效性”对话框，分别在各选项卡对话框，分别在各选项卡中进行相应的设置，如下图所示，然后确定即可。中进行相应的设置，如下图所示，然后确定即可。3 单击设置了数据有效性的单元格，会显示输入信单击设置了数据有效性的单元格，会显示输入信息提示，如下左图所示，然后就可以输入数据了。当在息提示，如下左图所示，然后就可以输入数据了。当在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合条件的数据设置了数据有效性的单元格中输入了不符合条件的数据时，会出现出错警告，如下右图所示。时，会
35、出现出错警告，如下右图所示。4 单击单击“重试重试”按钮，重新输入；若单击按钮，重新输入；若单击“取消取消”按按钮，则取消用户当前的操作。钮，则取消用户当前的操作。为防止他人添加或删除工作簿中的工作表，或为防止他人添加或删除工作簿中的工作表，或者查看其中的隐藏工作表及改变工作簿窗口的大小者查看其中的隐藏工作表及改变工作簿窗口的大小和位置等，可以为工作簿设置保护措施，操作步骤和位置等，可以为工作簿设置保护措施，操作步骤如下。如下。2.6 数据的保护数据的保护 1 打开要进行保护打开要进行保护的工作簿，单击的工作簿，单击“审阅审阅”选项卡上选项卡上“更改更改”组中组中的的“保护工作簿保护工作簿”按
36、按钮钮 ，在展开的列表中，在展开的列表中选择选择“保护结构和窗保护结构和窗口口”。2 选中选中“窗口窗口”复选框，在复选框，在“密码密码”编辑框中输入密编辑框中输入密码，如下左图所示，然后单击码，如下左图所示，然后单击“确定确定”按钮。按钮。打开打开“确确认密码认密码”对话框，再次输入刚才的密码，如下右图所示，对话框，再次输入刚才的密码，如下右图所示，然后单击然后单击“确定确定”按钮。按钮。u结构：结构：选中此复选框可使工作簿的结构保持不变。删除、选中此复选框可使工作簿的结构保持不变。删除、移动、复制、重命名、隐藏工作表或插入新的工作表等操移动、复制、重命名、隐藏工作表或插入新的工作表等操作均
37、无效。作均无效。u窗口：窗口：选中此复选框可使工作簿的窗口保持当前的形式。选中此复选框可使工作簿的窗口保持当前的形式。窗口不能被移动、调整大小、隐藏或关闭。窗口不能被移动、调整大小、隐藏或关闭。u密码：密码：在此编辑框中输入密码可防止未授权的用户取消工在此编辑框中输入密码可防止未授权的用户取消工作簿的保护。密码区分大小写，它可以由字母、数字、符作簿的保护。密码区分大小写，它可以由字母、数字、符号和空格组成。号和空格组成。保护工作簿后，就不能对工作簿进行结构和窗口的编保护工作簿后，就不能对工作簿进行结构和窗口的编辑和修改操作了。下图所示是工作簿保护前、后右击工作辑和修改操作了。下图所示是工作簿保
38、护前、后右击工作簿中工作表标签的效果。从下右图可以看到许多对工作表簿中工作表标签的效果。从下右图可以看到许多对工作表的操作菜单变为灰色，不可用。的操作菜单变为灰色，不可用。保护工作簿后不可用的菜单项 要撤销工作簿的保护，可单击要撤销工作簿的保护，可单击“审阅审阅”选项卡上选项卡上“更更改改”组中的组中的“保护工作簿保护工作簿”按钮按钮 ，在展开的列表中取消，在展开的列表中取消“保护结构和窗口保护结构和窗口”前的对钩。前的对钩。若设置了密码保护，会打开如下图所示的对话框，若设置了密码保护，会打开如下图所示的对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作簿的保护。输入保护时的密码，方可撤销工作簿的保护。输
39、入正确的密码 保护工作簿，只能防止工作簿的结构和窗口不被保护工作簿，只能防止工作簿的结构和窗口不被编辑修改，要使工作表中的数据不被外人修改，还需编辑修改，要使工作表中的数据不被外人修改，还需将该工作表进行保护，具体操作步骤如下。将该工作表进行保护，具体操作步骤如下。1 打开要进行保护的打开要进行保护的工作表，然后单击工作表，然后单击“审阅审阅”选项卡上选项卡上“更改更改”组中的组中的“保护工作表保护工作表”按钮按钮 。2 保持默认的复选框选中状态，输入密码，然后保持默认的复选框选中状态，输入密码，然后单击单击“确定确定”按钮。在打开的对话框中再次输入刚才的按钮。在打开的对话框中再次输入刚才的密
40、码，然后单击密码，然后单击“确定确定”按钮。按钮。这时，工作表中的所有单元格都被保护起来，不能进这时，工作表中的所有单元格都被保护起来，不能进行任何操作。如果试图进行编辑、修改操作，系统会弹出行任何操作。如果试图进行编辑、修改操作，系统会弹出如下图所示的提示对话框，提示用户该工作表是受保护且如下图所示的提示对话框，提示用户该工作表是受保护且只读的。只读的。要撤销工作表的保护，只需单击要撤销工作表的保护，只需单击“审阅审阅”选项卡上选项卡上“更更改改”组中的组中的“撤销工作表保护撤销工作表保护”按钮。若设置了密码保护，按钮。若设置了密码保护，会打开会打开“撤销工作表保护撤销工作表保护”对话框，输
41、入保护时的密码，方对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作表的保护。可撤销工作表的保护。对工作表设置保护后，工作表的所有单元格都不能对工作表设置保护后，工作表的所有单元格都不能修改。这样，用户自己如果想随时对该工作表的单元格修改。这样，用户自己如果想随时对该工作表的单元格进行修改，操作起来就显得不方便。其实，在实际应用进行修改，操作起来就显得不方便。其实，在实际应用中，中，Excel允许用户只对工作表中的部分单元格实施保允许用户只对工作表中的部分单元格实施保护，而另一些部分内容则可以随时改动。护，而另一些部分内容则可以随时改动。若只想保护工作表中的部分数据，此时可按如下步若只想保护工作表中的部分
42、数据，此时可按如下步骤进行设置。骤进行设置。1 选中不需要进行保护的单元格区域，如下左图所选中不需要进行保护的单元格区域，如下左图所示。然后示。然后“设置单元格格式设置单元格格式”对话框的对话框的“保护保护”选项卡选项卡中清除中清除“锁定锁定”复选框的选中，最后单击复选框的选中，最后单击“确定确定”按钮，按钮，如下右图所示。如下右图所示。2 单击单击“审阅审阅”选项卡上选项卡上“更改更改”组中的组中的“保护工保护工作表作表”按钮按钮 ，在打开的对话框中设置保护密码，在打开的对话框中设置保护密码，然后，然后只选中只选中“选定未锁定的单元格选定未锁定的单元格”复选框，如下图所示，复选框，如下图所示
43、，最后单击最后单击“确定确定”按钮。按钮。这一步的选择是关键此密码是可选的。如果不提供密码，则任何用户都可以取消对工作表的保护并更改受保护的数据 3 确认密码后单击确认密码后单击“确定确定”按钮，未选中的单元按钮，未选中的单元格受到保护。对工作表中的部分单元格进行保护后，格受到保护。对工作表中的部分单元格进行保护后，只能对选定区域进行编辑，而其他单元格则受到保护，只能对选定区域进行编辑，而其他单元格则受到保护，如下右图所示。如下右图所示。被保护的单元格只能查看，无法编辑 下面通过编辑下面通过编辑“商品销售报表商品销售报表”，来熟悉数据的查找与替，来熟悉数据的查找与替换、单元格格式的清除及工作表
44、的保护操作，效果如下图所示。换、单元格格式的清除及工作表的保护操作，效果如下图所示。2.8 课堂练习课堂练习编辑商品销售报表编辑商品销售报表 1 打开文件，单击打开文件，单击“开始开始”选项卡上选项卡上“编辑编辑”组中组中的的“查找和选择查找和选择”按钮，在展开的列表中选择按钮，在展开的列表中选择“替换替换”，在打开的对话框的在打开的对话框的“查找内容查找内容”编辑框中输入要查找的编辑框中输入要查找的内容内容“AZ”，在，在“替换为替换为”编辑框中输入编辑框中输入“AJ”。2 单击单击“全部替换全部替换”按钮，打开完成搜索并替换完按钮，打开完成搜索并替换完毕对话框，单击毕对话框，单击“确定确定
45、”按钮，查找到的内容被替换，按钮，查找到的内容被替换，然后单击然后单击“关闭关闭”按钮关闭按钮关闭“查找和替换查找和替换”对话框。对话框。3 选中要清除格式的单元格区域，然后单击选中要清除格式的单元格区域，然后单击“开始开始”选项卡上选项卡上“编辑编辑”组中的组中的“清除清除”按钮按钮 ，在展开的列表中选择在展开的列表中选择“清除格式清除格式”项。项。4 单击单击“审阅审阅”选项卡上选项卡上“更改更改”组中的组中的“保护工作保护工作表表”按钮按钮 。5 输入保护密码并选择保护选项，然后单击输入保护密码并选择保护选项，然后单击“确确定定”按钮，在打开的对话框中再次输入刚才的密码，按钮，在打开的对
46、话框中再次输入刚才的密码，然后单击然后单击“确定确定”按钮。最后将工作簿另存。按钮。最后将工作簿另存。第第3章章 编辑工作表编辑工作表 3.1 单元格基本操作单元格基本操作 利用鼠标利用鼠标 将鼠标指针移至要选择的单元格上方后单击，选将鼠标指针移至要选择的单元格上方后单击，选中的单元格以黑色边框显示，此时行号上的数字和列中的单元格以黑色边框显示，此时行号上的数字和列标上的字母将突出显示。标上的字母将突出显示。u利用利用“名称框名称框”在工作表左上角的名称框中输入单元格地址，按在工作表左上角的名称框中输入单元格地址，按下【下【Enter】键，即可选中与地址相对应的单元格。】键，即可选中与地址相对
47、应的单元格。首先单击要选择的任意一个单元格，然后按住首先单击要选择的任意一个单元格，然后按住【Ctrl】键的同时单击其他要选择的单元格。】键的同时单击其他要选择的单元格。u按下鼠标左键拖过想要选择的单元格，然后释放鼠按下鼠标左键拖过想要选择的单元格，然后释放鼠标即可。标即可。要选择相邻单元格区域，常用方法有如下两种：要选择相邻单元格区域，常用方法有如下两种：u单击要选择区域的第一个单元格，然后按住【单击要选择区域的第一个单元格，然后按住【Shift】键单击最后一个单元格，此时即可选择它们之间的多个键单击最后一个单元格，此时即可选择它们之间的多个单元格。单元格。按【按【CtrlA】组合键或单击工
48、作表左上角行号与】组合键或单击工作表左上角行号与列标交叉处的列标交叉处的“全选全选”按钮按钮 ，可以选取工作表中，可以选取工作表中的所有单元格。的所有单元格。要在工作表中插入单元格，可以使用要在工作表中插入单元格，可以使用“插入插入”列列表或快捷菜单。表或快捷菜单。当插入单元格后，现有单元格将发生当插入单元格后，现有单元格将发生移动，给新的单元格让出位置。移动，给新的单元格让出位置。利用利用“插入插入”列表插入单元格的操作步骤如下。列表插入单元格的操作步骤如下。1 单击要插入单元格的位置，单击单击要插入单元格的位置，单击“开始开始”选项选项卡上卡上“单元格单元格”组中的组中的“插入插入”按钮右
49、侧的三角按钮，按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择在展开的列表中选择“插入单元格插入单元格”项。项。2 在在“插入插入”对话框选择一种插入方式，对话框选择一种插入方式，然后然后单击单击“确定确定”按钮，即可在指定位置插入一个单元格。按钮，即可在指定位置插入一个单元格。此外，右击要插入单元格的位置，在弹出的菜单中此外，右击要插入单元格的位置，在弹出的菜单中选择选择“插入插入”项，也将打开项，也将打开“插入插入”对话框，选择一种对话框，选择一种插入方式后单击插入方式后单击“确定确定”按钮，也可在指定位置插入单按钮，也可在指定位置插入单元格。元格。当删除单元格时，周围的单元格会移动来填充空出的当删
50、除单元格时，周围的单元格会移动来填充空出的单元格。单元格。要删除单元格，可以利用删除列表，也可以使用右键要删除单元格，可以利用删除列表，也可以使用右键菜单，操作方法类似。利用右键菜单删除单元格的操作步菜单，操作方法类似。利用右键菜单删除单元格的操作步骤如下。骤如下。右击要删除的单元格，在弹出的菜单中选择右击要删除的单元格，在弹出的菜单中选择“删除删除”项，项，在打开的在打开的“删除删除”对话框选择一种删除方式，然后单对话框选择一种删除方式，然后单击击“确定确定”按钮，则选中单元格被删除。按钮，则选中单元格被删除。下面，我们通过编辑名扬四海的五岳工作表，来练习下面，我们通过编辑名扬四海的五岳工作
