1、新奥集团会计档案管理制度1 总则1.1为加强集团会计档案的管理，促进集团整体会计基础工作管理水平的不断提高，实现会计档案管理工作规范化、制度化、统一化，确保集团会计资料的安全完整、妥善保管、查阅方便、存放有序，制定本制度。1.2本制度依据国家会计基础工作规范化管理办法、会计档案管理办法并结合集团公司的实际情况制订。1.3本制度适用于集团公司及各成员企业。2 释义2.1涵义 会计档案是会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料以及财务管理过程中相关资料的总称，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。2.2会计档案种类和内容2.2.1按照内容分类 （1）会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会
2、计凭证。（2）会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，查帐报告、验资报告，其他财务报告。（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、票据，存储财务资料的光盘、磁盘、磁带，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他应保存的会计核算与管理资料，以及合同、章程、董事会纪要等与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件资料。2.2.2按照保管期限分类 会计档案分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天算起
3、。2.2.3按管理主体分类 分为集团公司统一保管和本企业自行保管两类。2.2.4按照密级分类 分为秘密、机密、绝密三类。 （1）秘密函指在一定时期内所有财务资料。 （2）机密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知，如果泄露将给企业的生产经营造成一定影响和损失的财务资料。 （3）绝密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知，如果泄露将给企业生产经营造成严重影响和损失的财务资料。3 日常管理3.1各成员企业的财务部门具体负责本企业会计档案的整理、保管、归档的日常管理工作。各成员企业财务部门负责人为会计档案管理的第一负责人，并应指派专人管理会计档案。出纳人员不得兼管会计档案。3.2各企业财
4、务人员必须于次月将应归档的会计凭证移交会计档案管理人员统一管理；于次年一季度将其他会计档案资料移交会计档案管理人员统一管理。3.3负责档案管理的财务人员根据档案管理的要求负责日常会计档案的整理、登记造册、保管工作，督促各会计人员将所形成的会计资料移交管理人员集中保管。3.4移交的会计档案资料应符合会计资料整理要求。4 建档标准4.1会计凭证4.1.1会计凭证在装订前，要分类整理、按标号顺序排列，检查凭证各项内容是否齐全、凭证顺序号有无颠倒、记帐凭证附件是否齐全，取出金属物，按每本3厘米左右的厚度确定本册所汇总的凭证张数、顺序排列。凭证前面要附有本册记帐凭证的凭证汇总表。4.1.2装订凭证采取“
5、三针引线法”装订，实行三眼一线打结，凭证封皮采用牛皮纸统一印制。4.1.3凭证装订完毕，确定本月装订凭证的册数，按凭证前后顺序，在每册凭证封面上填写凭证种类、起止号码、凭证张数、本月装订凭证册数、本册是第几册。会计主管人员和装订人员在装订成册的凭证封皮上签章。4.1.4会计凭证归档应做到平整美观，封面项目填写齐全，字迹工整，由经办人签字，加盖骑缝章（财务专用章）。4.2会计帐簿4.2.1会计年度终了时，在帐簿装订前，根据总帐核对明细帐是否齐全，核对所启用帐户的帐页数是否齐全、序号排列是否连续。活页帐簿保留已用过的帐页，编写序号，去除空白页，撤掉帐夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册。多栏式、三栏
6、式、数量金额式活页帐不允许混装，应按照同类业务、同类帐页分类装订。4.2.2采用电算化核算的单位，帐簿打印统一采用190mm265mm的打印纸。年度终了，将总帐、明细帐打印装订。打印的帐簿根据实际情况设定横向或纵向打印，保证内容齐全完整。4.2.3各种帐簿的帐簿启用登记表要格式规范、栏目填写齐全、手续完备。装订的会计帐簿应保持平整、整齐、牢固，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。封口要严密，封口处要加盖骑缝章。帐簿的封面上填写好帐目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人员签章。4.3会计报表 会计报表统一采用B5、B4的打印纸打印或填制，对每个月的会计报表，检查报表种类是否齐全、内容
7、是否完整，分清月报、季报、年度报表。按单位将全年的会计报表整理整齐后，用牛皮纸做封面封底，进行装订，封面内容填写齐全，有关领导、财务主管、编报人签字盖章，加盖骑缝章。4.4其他会计资料 除上述会计凭证、账簿、报表外，企业的税务资料、审计报告、验资报告、评估报告及合并、注销、清算报告等资料应分别单位、资料的种类，单独建档保存。5 会计档案的归档5.1归档时间与程序 集团公司本部所在地企业的会计资料在会计年度终了后，暂由各企业财务部门保管一年。第二年第二季度，各财务部门按照归档的要求，对企业会计档案整理编号，编制会计档案移交清册（附件7），将会计档案移交集团公司档案管理部门集中保管。交接双方应当按
8、照移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在移交清册上签名或盖章。会计档案移交清册一式二份，经双方经办人和监交人员核对无误后，交接双方经办人各持一份。外埠企业会计档案，由各企业自行保管。5.2移交本单位档案管理部门保管的会计档案，原则上应保持原册装封，如个别需要拆封重新整理时，应会同档案形成企业财务部经办人共同拆封整理装订成册，以分清责任。5.3会计档案按集团公司档案分类规则进行分类，会计凭证为01、会计帐簿为02、财务报告为03、其他会计资料为04。5.4会计凭证按形成时间的先后顺序立卷归档，并以年度相区分，卷号从 001-999号。
9、5.5 会计帐簿按总帐、银行存款日记帐、现金日记帐、明细分类帐（银行对帐单随银行日记帐一起保管）顺序立卷归档，卷号从001-999号。5.6 会计报表按永久、25年、15年、10年、5年等保管期限分类立卷归档，卷号从001-999号。5.7 电子文件的归档5.7.1归档的光盘、磁盘、磁带按照类别分类，粘贴标签，设立单独的登记簿登记，便于查找。5.7.2随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘、光盘，必须作为会计档案保管。各类电子会计档案的存档，必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘、光盘的操作可能危及该备份磁盘、光盘的完整性，
10、应制作该备份磁盘、光盘的复制件，使用复制件进行操作。6 会计档案保管6.1保管要求6.1.1会计档案保管部门对各种会计档案必须单独存放，按照不同类别分别入柜，按时间顺序立卷排列，并对非永久性会计档案建立一般会计档案保管清册（附件4）；对永久保存的会计档案单独保管，设立永久会计档案保管清册（附件5）。所有会计档案必须装入档案盒，各会计档案盒、档案柜应注明档案种类、年度、所属企业、名称、起止卷号，存放有序、便于查找。6.1.2档案管理人员严格遵循安全和保密制度，定期检查档案柜、库，发现问题及时报告上级领导。6.1.3会计档案做到防潮、防暴晒、防虫蛀、防鼠咬。6.1.4磁盘、光盘等备份数据资料，必须
11、装入盘套，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁、防辐射的场所。每满2年要进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，发现问题及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。6.1.5企业因各种原因而终止的，所有会计档案应当由终止单位的财务部门整理后，按照移交的有关内容，移交集团公司档案管理部门或集团公司财务部指定的其他有关部门集中保管。6.1.6通过并购方式建立的企业，原单位的会计档案由新成立的企业按照本制度进行归档保存。6.1.7如果企业分立，
12、原企业存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可按照规定查阅、复制与其业务相关的会计档案；企业分立后原企业解散的，其会计档案应移交集团公司财务部代管，各方可以查阅、复印与其业务相关的会计档案。企业分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。6.1.8企业因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复印与其业务相关的会计档案，对其中未结算的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。6.2会计档案保管期限详见会计档案保管期限表（附件1）6.3会计档案的查阅6.3.
13、1建立会计档案查阅台帐（附件6），填写档案查阅情况及利用效果。6.3.2非本企业财务人员需要查阅会计档案的，要由查阅方提出查阅申请，填写“会计档案查阅、复印申请单”（附件2），写清查阅内容的用途、档案的种类、所属企业和档案的年度、查阅的时间（日期），经财务主管及总经理批准后在指定的地方查阅。6.3.3会计档案不得借出，如有特殊原因需填写“会计档案查阅、复印审批单”，经各企业财务主管和总经理批准，并报请集团公司总会计师和总经理核准后，可提供复印件。6.3.4查阅和复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。6.4会计档案销毁6.4.1保管期满的会计档案，除本制度第6.4.6条规定的情形
14、外，按照以下程序销毁。6.4.2由各企业财务部门或集团公司的档案管理部门等会计档案保管部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册（附件8），列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。6.4.3填写会计档案销毁审批单（附件3），报经集团公司财务部主任审核，总会计师复核，集团公司总经理批准后方可销毁。6.4.4销毁会计档案时，应由各企业财务部门或集团公司的档案管理部门等会计档案保管部门与集团公司财务部、审计室共同派员监销。6.4.5监销人员在监销档案以前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容认真清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，监销人员在销毁清册上
15、签名盖章，销毁审批单附后，交集团公司会计档案管理部门长期保管。并将监销报告报本单位总经理、集团公司总会计师、集团公司总经理。6.4.6对于保管期满，但未结清债权债务的原始凭证（协议、合同等）、尚未报废的固定资产、对外投资有关的资金投入等涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出另行立卷，由档案管理部门保管至相关事项终结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。7 罚则 有下列情况和行为的，按照集团公司有关规定对责任人员实行经济、行政处罚，情节严重者依法追究法律责任。7.1会计档案管理不符合要求，管理混乱的。7.2未按规定移交、保管会计资料，致使会计资料
16、损坏、灭失的。7.3伪造会计凭证、帐簿，隐藏、故意销毁会计资料的。7.4借阅、复印会计资料时涂画、拆封、抽换和篡改会计资料的。7.5泄露财务秘密，对公司造成重大损失的。8 附则8.1本制度自发布之日起执行。8.2本制度的修订、解释权属集团公司财务部。附件： 1 会计档案保管期限 2 会计档案查阅、复印申请单（格式） 3 会计档案销毁审批单（格式） 4 一般会计档案保管清册（格式） 5 永久会计档案保管清册（格式） 6 会计档案查阅台帐（格式） 7 会计档案移交清册（格式） 8 会计档案销毁清册（格式）附件1会计档案保管期限序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇
17、总凭证15年二会计帐簿类4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年6日记帐15年现金和银行存款日记帐25年7固定资产卡片固定资产报废清理后，保存5年8辅助帐簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对帐单5年16增值税发票存根、抵扣联10年附件2会计档案查阅、复印申请单申 请 单 位申请时间申请单位财务主管经 办 人查阅复印档案名称复 印 份 数事由总会计师（财务主管）：总经理：备注：附件3会计档案销毁审批单档案
18、名称时 间所属单位经 办 人应保管期限已保管期限销毁事由档案管理部门：集团公司财务部主任：集团公司总会计师：集团公司总经理：15 / 15精品文档，值得拥有附件4一般会计档案保管清册单位：序号档案名称档案种类所属年度、月份册数卷号存放位置归档日期保管期限保管人附件5永久会计档案保管清册单位：序号档案名称档案种类所属年度、月份册数卷号存放位置归档日期保管期限保管人附件6会计档案查阅台帐查阅单位档案名称所属单位所属年度卷号用途查阅效果查阅人查阅时间归还时间保管人附件7会计档案移交清册序号档案名称档案编号卷号起止年度/月份起止号/页数量/册应保管期限已保管期限备注移交单位（部门）： 移交人（签章）： 移交时间： 年 月 日接收单位（部门）： 接收人（签章）： 接收时间： 年 月 日 监交人（签章）： 监交时间： 年 月 日附件8会计档案销毁清册档案名称档案卷号册数起止年度档案编号应保管期限已保管期限销毁时间档案保管部门监销人（签章）： 监销时间： 年 月 日财务部门监销人（签章）： 监销时间： 年 月 日审计部门监销人（签章）： 监销时间： 年 月 日
