1、会计电算化实务会计电算化实务 讲师：余 航经济与管理学院 销 售 部 仓 储 部 采 购 部 财 务 部 销售管理库存管理采购管理 销售订单销售发货销售结算 条形码 盘点业务 出入库管理存货核算 采购结算 采购入库采购订单应收款管理总帐固定资产管理薪资管理 应付款管理UFO报表 销 售 主 管 仓 储 主 管 采 购 主 管 财 务 主 管 1系统管理员以Admin身份注册进入系统管理2添加财务软件合法操作员3建立包含一套完整账簿体系的账套数据库4分配操作员权限财务科v2.1操作员账号v2.2操作员姓名v2.3操作员职务v2.4操作员所属部门李琳01会计主管兼审核员张力02录入员刘芳03会计李
2、丽04出纳3.1输入账套信息3.2输入单位信息3.3选择行业性质 (决定了会计核算的方法体系)3.4选择分类类型3.5设置会计对象编码方案 (决定了会计科目体系)3.6设置会计核算精度3.7生成数据库，创建账套成功4.1会计主管：会计主管：账套主管权限账套主管权限4.2审核员：审核员：凭证审核凭证审核（由会计主管兼任）（由会计主管兼任）4.3录入员：录入员：凭证录入、凭证整理、凭证查凭证录入、凭证整理、凭证查询询4.4会计：会计：凭证记账、恢复到记账前状态、凭证记账、恢复到记账前状态、基本账簿的管理基本账簿的管理（总账、余额表、明细账、（总账、余额表、明细账、普通日记账、多栏帐等）普通日记账、
3、多栏帐等）、辅助账簿的管、辅助账簿的管理、期末账户余额调整、期末对账结账理、期末账户余额调整、期末对账结账4.5出纳：出纳：出纳签字、特种日记账管理、期出纳签字、特种日记账管理、期末银行对账末银行对账账务系统初始化填制凭证审核凭证凭证无误记账YN帐簿管理期末账户余额调整期末对账期末结账下月往复循环下月往复循环v设置会计科目v设置外币核算v设置凭证类型v设置结算方式v设置辅助核算档案v设置账务系统控制参数v录入期初余额新增明细科目，调整科目属性设置外币种类、折算方式和类型设置凭证种类和使用限制条件设定凭证、账簿处理控制参数部门、个人、客户、供应商档案会会 计计 科科 目目 表表科目代码科目代码科
4、目名称科目名称科目属性科目属性科目代码科目代码科目名称科目名称科目属性科目属性1001现金特种日记账2161应付利润1002银行存款特种日记账2131预收帐款1131应收帐款客户往来2191预提费用1201材料采购数量金额2181其他应付款1211材料数量金额3101实收资本1301待摊费用3111公积金1151预付帐款3131本年利润1243产成品数量金额3141利润分配1501固定资产4101生产成本1502累计折旧4105制造费用2101短期借款5101营业收入2121应付帐款供应商往来5401营业成本1133其他应收款5402营业税金2151应付工资5501营业费用2171应交税金55
5、02管理费用217101增值税5503财务费用21710101进项税5301营业外收入部门核算21710102销项税5601营业外支出部门核算217102营业税5701所得税科目代码科目代码科目名称科目名称期初余额期初余额科目代码科目代码科目名称科目名称期初余额期初余额1001现金10002161应付利润1002银行存款20000002131预收帐款1131应收帐款20002191预提费用3001201材料采购2181其他应付款1211材料30003101实收资本21500001301待摊费用3111公积金79001151预付帐款3131本年利润800001243产成品50003141利润分配
6、200001501固定资产3000004101生产成本1502累计折旧-80004105制造费用2101短期借款200005101营业收入2121应付帐款5401营业成本1133其他应收款5402营业税金2151应付工资300005501营业费用2171应交税金-2005502管理费用217101增值税-2005503财务费用21710101进项税-2005301营业外收入21710102销项税5601营业外支出217102营业税5701所得税试算平衡试算平衡资产（资产（2303000）=负债（负债（50100）+权益（权益（2257900）填制记账凭证填制记账凭证步骤与要点v1增加一张空白凭
7、证v2根据业务选择凭证类型v3输入记账日期和附单数v4输入凭证摘要v5输入会计科目v6输入借方或贷方金额v7重复第四步-第六步，直到借方金额合计等于贷方金额合计v8保存凭证会计科目必须是末级科目输入方法有四种选择：1科目代码2科目名称3科目简称4选择科目参照借贷合计金额相等时，不再复制摘要凭证在输入过程中如果发现错误，不能直接修改，只能删除当前的分录后才能修改前面的错误，然后完成凭证的录入。审核记帐凭证记帐+10000+10000+10000+10000+10000+10000查询总账请输入总账科目：请输入总账科目：102查询明细账请输入会计科目：请输入会计科目：123查询日记帐请输入日记帐科
8、目：请输入日记帐科目：102结帐 报表处理系统v在日常的会计帐务处理中，会计将各项经济业务以记帐凭证、帐簿等工具进行连续、系统的记录。但是这些日常核算资料数量多且比较分散，难以集中概括反映企业的财务状况和经营成果，无法直接为信息使用者提供必要合适的财务资料。v会计报表定期将日常会计核算资料加以分类、调整、汇总，按照一定的表格形式组织数据，总括、综合地反映企业的经济活动过程和结果，为有关方面提供进行管理和决策所需的会计信息。学习前了解的几点知识v1、报表的基本结构报表的基本结构 产品销售明细表产品销售明细表 单位名称：天冰集团单位名称：天冰集团 2005年年 03月月 单位：元单位：元 填表人：
9、李琳填表人：李琳 填表日期：填表日期：2005年年03月月31日日 产品名称销售收入销售成本销售毛利冰淇淋3000.002000.001000.00冰糕2000.001000.001000.00合计 5000.00 3000.002000.00标题标题表头表头表体表体表尾表尾v2、报表公式报表公式v 计算公式计算公式 C10QC（“123”，借，借，001）v 审核公式审核公式 C9C5C6C7 MESSAGE“小计不等小计不等”v 舍位平衡公式舍位平衡公式 v3、关键字关键字v关键字实际上是一个计算机函数，它在报表中的主要作用是在编制报表时由系统自动地按照关键字的参数值从不同单位，不同会计期
10、间的帐簿中取数，填列在指定的位置。关键字是游离于报表单元之外的特殊数据单元，可以用来唯一地标识一个表页，可用于在大量表页中快速选择表页。关键字种类：关键字种类：科目科目方向方向帐套号帐套号编制单位：资 产 行次年初数期末数负债和所有者权益 （或股东权益）行次年初数期末数流动资产流动负债：货币资金1 短期借款68 短期投资2 应付票据69 应收票据3 应付帐款70 应收股利4 预收帐款71 应收利息5 应付工资72 应收帐款6 应付福利费73 其他应收款7 应付股利74 预付帐款8 应交税金75 应收补贴款9 其他应交款80 存货10 其他应付款81 待摊费用11 预提费用82 一年内到期的长期
11、债券投资21 预计负债83 其他流动资产24 一年内到期的长期负债86 流动资产合计310.000.00 其他流动负债90长期投资：长期股权投资32 流动负债合计1000.000.00 长期债权投资34长期负债：长期投资合计380.000.00 长期借款101固定投资：应付债券102 固定资产原价39 长期应付款103 减：累计折旧40 专项应付款106 固定资产净值410.000.00 其他长期负债108 减：固定资产减值准备42 长期负债合计1100.000.00 固定资产净额430.000.00 递延税项：工程物资44 递延税项贷项111 在建工程45 负债合计1140.000.00 固
12、定资产清理46 固定资产合计500.000.00 所有者权益(或股东权益):无形及其他资产：实收资本(或股本115 无形资产51 减：已归还投资116 长期待摊费用52 实收资本(或股本)净额1170.000.00 其他长期资产53 资本公积118 无形及其他资产合计600.000.00 盈余公积119 其中：法定公益金120递延税项：未分配利润121 递延税项借项61 所有者权益(或股东权益)合计1220.000.00 资产总计670.000.00 负债及所有者权益总计1350.000.00单位：元会企0 1 表资 产 负 债 表资 产 负 债 表 年 月 日 项项 目目本年累计数本年累计数
13、本月数本月数一一 主营业务收入主营业务收入80000007350000 减：主营业务成本减：主营业务成本41000003650000 主营业务税金及附加主营业务税金及附加320000294000二二 主营业务利润主营业务利润32450003100000 加：其他业务利润加：其他业务利润 减：营业费用减：营业费用335000306000 减：减：管理费用管理费用650000475000 财务费用财务费用300000150000三三 营业利润营业利润22950002475000 加：投资收益加：投资收益7700012000 营业外收入营业外收入 12000 减：营业外支出减：营业外支出400003
14、2000四四 利润总额利润总额23320002467000 减：所得税减：所得税699600740100五五 净利润净利润16324001726900启动UFO，建立新表设置表尺寸定义行高、列宽画表格线设置单元属性如果是可变报表则设置可变区设置单元风格输入表样文字定义关键字定义报表公式转入数据处理状态输入本期关键字生成本期报表数据报表图形分析处理打印报表保存、退出下月往复循环本页操作下月往复循环本页操作数值型：输入或生成数值填列在该单元字符型：输入或生成字符填列在该单元表样型：定义一个没有数据的空表时所需的所有文字、字符或数字。对于一张报表来说，所有固定信息所在的单元定义为表样型；所有变动信息
15、所在的单元按其内容定义为字符或数值单元。注释：注释：工资核算是财务核算的一部分,其日常业务要通过账务记账凭证反映，工资管理系统和账务系统主要是凭证传递的关系。工资计提分摊的费用要通过制单的方式传递给账务进行处理。与总账系统的接口向总账系统传送凭证，如下图：本系统将工资分摊结果自动生成转账凭证，传递到总账系统。与成本核算的接口向成本核算系统传送相关费用的合计数据，如下图：本系统增加资产、减少资产以及原值和累计折旧的调整、折旧计提都要将有关数据通过记账凭证的形式传输到账务系统，同时通过对账保持固定资产账目的平衡。同时本系统为成本系统和决策支持系统、领导查询系统提供数据支持。固定资产核算系统固定资产
16、核算系统固定资产核算系统固定资产核算系统累计折旧分配累计折旧分配建立帐套固定资产基础设置定义固定资产卡片项目1、设置启用月份2、设置折旧方法、周期3、设置资产编码方案4、设置与职帐务系统接口定义固定资产卡片样式设置固定资产类别设置部门对应折旧科目设置固定资产增减方式设置固定资产使用状况系统初始化方式代码方式名称对应会计科目101购入银行存款102接受捐赠资本公积103自制在建工程104盘盈待处理财产损益105投资者转入实收资本106融资租入长期应付款状况代码状况名称计提折旧（是/否）1使用中101使用是102季节性停用是103大修理停用是104经营性出租是105提足折旧继续使用否2未使用否3不
17、需用否折旧方法代码折旧方法名称月折旧率月折旧额1不提折旧002平均年限法月折旧率R=(1净残值率)/(使用年限*12)月折旧额=月初原值*R3工作量法单位折旧R=(月初原值月初累计折旧-月初净残值)/(工作总量-累计工作量)月折旧额=本月工作量*R4年数总和法月折旧率R=剩余使用年限/(年数总和*12)月折旧额=(原值-净残值)*R5双倍余额递减法月折旧率R=2/(使用年限*12)月折旧额=期初账面余额*R原始卡片录入资产增加固定资产原值变动部门转移使用状况变动累计折旧调整工作总量调整净残值调整日常处理卡片修改资产减少卡片删除类别调整资产重新评估分类计提折旧批量制单对帐月末结帐期末处理采购是企
18、业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。无论是工业企业还是商业企业，“采购”业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。过多的库存，会使企业产生下列不良影响：一、产生额外的库存管理费用，如：仓库租赁费、保险费等。二、造成资本的僵化，使周转资金紧张。三、过多的库存，会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。虽然库存发生的原因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过甚仍会造成企业无法计算的损失。采购管理追求的目标是：密切供应商关系，保障供给，降低采购成本。采购管理系统是用友财务及企业管理软件(
19、ERP)分销系统的一个子系统。它主要进行采购订单处理，动态掌握订单执行情况，向拖期交货的供应商发出催货函；采购管理系统处理采购入库单、采购发票，并根据采购发票确认采购入库成本。采购管理系统与“应付款管理系统”一起使用可以掌握采购业务的付款情况；与“库存管理系统”联合使用可以随时掌握存货的现存量信息，从而减少盲目采购，避免库存积压；与“存货核算系统”一起使用可以为存货核算提供采购入库成本，便于财务部门及时掌握存货采购成本。建立帐套固定资产基础设置设置地区分类2、设置业务范围设置存货分类、档案设置供应商分类、档案设置仓库档案设置收发类别（出入库）设置采购类型设置发运方式1、设置公共参数设置采购系统
20、参数录入期初余额（采购订单）设置发票内容系统初始化类别编码名称对应科目1入库101采购入库在途商品（材料采购）102销售退货入库产品销售成本103委托加工入库加工商品104盘盈入库待处理财产损益105受托代销入库其他应付款106其他入库107分期付款采购商品入库分期付款采购商品2出库201销售出库产品销售成本202采购退货出库应收帐款203委托加工出库加工商品204分期收款发出商品入库分期收款发出商品205盘亏出库待处理财产损益206其他出库207受托代销出库其他应收款编码采购类型名称入库类别01普通采购采购入库02受托代销受托代销入库03分期付款采购分期付款采购编码采购类型名称入库类别01普
21、通销售销售出库02受托销售受托代销出库03分期收款销售分期收款发出商品编码计价方法计算方法01先进先出法02后进先出法03移动加权平均法04期末一次加权平均法 月初金额+本月入库金额-本月出库调整金额平均单价=月初数量+本月入库数量-本月出库调整数量05计划价法 月初差异+本月入库差异-本月出库调整差异差异率=月初计划金额+本月入库计划金额-本月出库调整计划金额06个别计价法采购订单管理普通采购入库处理暂估入库处理采购退货处理受托代销业务处理日常处理采购帐表管理采购分析月末结帐订单录入录入采购入库单审核记帐生成入库凭证录入采购发票采购结算生成结算凭证付款结算销售是企业生产经营成果的实现过程，是
22、企业经营活动的中心。由于销售管理与库存、应收账款、总账的紧密联系，销售管理系统主要以与库存管理系统、存货核算系统、应收账款核算系统、总账系统等产品并用的形态出现，一起组成完整的企业管理系统。销售系统的发货单、销售发票或委托代销发货单新增后冲减库存系统的货物现存量；经审核后自动生成销售出库单传递给库存系统。库存系统为销售系统提供各可用于销售的存货的现存量。销售系统的发货单、销售发票或委托代销结算单经审核后自动生成销售出库单，传给存货核算系统。存货核算系统将计算出来的存货的销售成本传递给销售系统。销售系统为应收账款核算系统提供已审核记账的销售发票、销售调拨单以及代垫费用单。应收账款系统为销售系统提
23、供销售发票、销售调拨单的收款结算情况以及代垫费用的核销情况。如果应收账款系统先启用，那么在应收账款系统中录入销售发票的会计月已结账后，销售管理系统才能启用。1.销售订货处理销售订单的受订、确认和关闭，同时提供如下报表:订货执行汇总表、订货明细表、订货汇总表2.发货处理销售发货和销售退货业务，可根据订单发货，并处理发货折扣，同时在发货处理时可以对客户信用额度、存货现存量、最低售价等进行检查和控制，经审核的发货单可以自动生成销售出库单，冲减库存的现存量。3.开票处理普通销售发票和专用销售发票的开票业务，可根据订单开票，在先发货后开票的业务模式下可汇总发货单开票。并可处理销售折扣，同时在开票处理时可
24、以对客户信用额度、存货现存量、最低售价等进行检查和控制，在先开票后发货的业务模式下经审核的发票可以自动生成发货单和销售出库单，冲减库存的现存量。红字发票以在本系统中通过负发票进行处理。在开票的同时可以进行现收款的处理。具有相同的客户总公司的客户的发货业务可以统一进行开票结算。4.委托代销处理委托代销业务的发货、结算和委托代销价格调整。委托代销结算单审核后自动生成委托代销发票和销售出库单。5.销售调拨处理企业内部有销售结算关系的销售部门或分公司之间的销售调拨业务。6.零售将用户的零售数据通过零售日报进行处理。7.定调价制定或修改各用于销售的存货的参考售价，以此作为货物销售的报价。提供按加价率自动
25、批量调价的功能。8.代垫费用处理随同货物销售所发生的各种代垫费用如运杂费等等。9.销售支出反映在货物销售过程中发生的各种销售费用的支出情况。在销售业务中发生的销售折让等可以通过本功能进行处理。10.包装物租借处理包装物租借业务中的包装物押金和包装物的收取和退还。11.销售计划可分别按部门、业务员和货物编制销售计划，销售计划的指标包括销售额和销售定额，货物的销售计划的指标还可以是销售数量。销售计划的计划时段可以为年、季或月。可以按部门或按月分摊企业的年度销售计划总额。可分别按部门、业务员和货物输出销售计划执行报告。12.销售分析销售增长分析、货物流向分析、销售结构分析、销售毛利分析、市场分析、货
26、龄分析对采购系统提供的采购入库单和受托代销入库单进行审核确认。对销售系统根据发货单、委托代销结算单或发票生成的销售出库单，进行审核确认。为存货核算系统提供各种出入库单据。为销售系统提供存货的详细存贮信息，可提供各仓库各存货各批次各自由项的结存情况。日常业务 采购入库：管理采购入库、退货业务，包括普通采购入库和商业的受托代销入库业务。销售出库：管理销售出库、退库业务，可根据发票或发货单生成销售出库单。其他入库：管理采购入库以外的，如盘盈入库、调拨入库、组装拆卸入库、形态转换入库等其他入库业务。其他出库：管理销售出库以外的，如盘亏出库、调拨出库、组装拆卸出库、形态转换出库等其他出库业务。产成品入库
27、：管理工业企业的产成品入库、退回业务。限额领料：处理企业有领料限额，一张领料单可多次使用的领料业务。适用于经常需要并规定有消耗定额的各种材料。材料出库：管理工业企业的领料、退料业务，可实现配比出库。调拨：管理仓库间的实物移动和分销意义上的仓库分配、调拨业务。盘点：可按仓库、批次进行盘点，并根据盘点表生成盘盈入库单、盘亏出库单调整库存账。组装：根据用户设置的产品结构和组装数量自动计算所需用的散件数量，并自动生成配套件的入库单和散件的出库单。拆卸：根据用户设置的产品结构和拆卸数量自动计算所拆卸的散件数量，并自动生成配套件的出库单和散件的入库单。形态转换：某种存货在存储过程中，由于环境或存货本身的原
28、因，使其形态发生变化，即由一种形态转换为另一种形态，此时就需处理形态转换业务，调整库存账。失效日期维护：对存货的失效日期进行维护。月末处理对账：进行库存系统内部对账及库存系统与存货核算系统对账。月末结账：当某月的库存业务全部处理完毕后，进行月末结账处理。本系统是供销链系统的一部分，与其他供销链产品有着密切的关系，其接口如下：本系统生成的各种单据、凭证，可用于账务处理系统生成总账。本系统生成的各种单据及账簿，可用于成本核算系统进行存货成本核算；成本核算系统所计算出的存货成本，可作为本系统的产成品入库单价。本系统可对采购系统生成的采购入库单进行记账核算，对采购暂估入库单进行暂估报销处理。本系统可对
29、销售系统生成的销售出库单进行记账核算。本系统可对库存系统生成的各种单据进行记账核算。系统初始化日常处理成本核算子系统的主要任务就是归集汇总费用，并按照谁受益谁负担的原则，以一定的标准分配到各车间、各产品上去。而这些费用数据大部分产生于其他核算子系统。例如：构成产品成本的工人工资产生于工资核算系统；生产产品所消耗的原材料数据产生于存货核算系统；折旧费用产生于固定资产核算系统。但是，由于各个核算子系统的数据期末以记帐凭证的形式传递到帐务处理系统，在帐务处理系统中进行汇总、登帐，完成总分类核算，所以，成本核算所需要的数据也可以从帐务系统中取得。产品成本核算完成后，要结转完工产品成本，这部分数据除了由
30、成本核算系统编制转帐凭证传递到帐务系统进行总分类核算外，还要传递至存货系统，供登记入库产品成本使用。用户在进行正常的成本核算之前，首先要进行“选项”的定义，然后必须进行工序、产品、定额、费用明细、分配率、建账余额的初始化设置工作。成本资料录入成本计算成本账表管理自动转账凭证处理月末处理成本预测成本分析趋势预测、历史同趋势预测、历史同期数据预测、年度期数据预测、年度平均增长率预测。平均增长率预测。批次产品成本追踪批次产品成本追踪分析、部门内部利分析、部门内部利润分析、产品成本润分析、产品成本差异分析、成本项差异分析、成本项目构成分析目构成分析.系统将自动根据系统将自动根据用户的成本计算用户的成本
31、计算方法的选择、有方法的选择、有关各个费用的分关各个费用的分配方法，结合本配方法，结合本期实际的数据，期实际的数据，自动进行计算。自动进行计算。为了计算成本，要输入每个会计为了计算成本，要输入每个会计期间的成本资料，包括料、工、期间的成本资料，包括料、工、费的数据。费的数据。填制生产批号表填制生产批号表填制工序产品耗用日报表填制工序产品耗用日报表填制工时日报表填制工时日报表填制完工产品日报表填制完工产品日报表填制折旧费用表填制折旧费用表填制人工费用表填制人工费用表填制制造费用表填制制造费用表填制月末在产品盘点表填制月末在产品盘点表填制在产品每月变动约当系数表填制在产品每月变动约当系数表填制完工产品处理表填制完工产品处理表填制废品回收表填制废品回收表填制辅助费用耗用表填制辅助费用耗用表填制其他费用表填制其他费用表填制材料及外购半成品耗用表填制材料及外购半成品耗用表
