1、第第6章章 书面商务文件书面商务文件 -内部沟通文件内部沟通文件 1.1.内部沟通文件的内部沟通文件的定义定义p169p169 这是指在组织内部人们互相沟通的这是指在组织内部人们互相沟通的书面方式书面方式。2.2.内部沟通文件的内部沟通文件的要求要求-在在充分的信息交流充分的信息交流的基础上做出决策的基础上做出决策-向向全体员工全体员工发布指令发布指令-组织内组织内同一层级员工同一层级员工之间的互相沟通之间的互相沟通-向员工提供向员工提供相关信息相关信息-向员工提供向员工提供对他们至关重要对他们至关重要的信息的信息重点掌握重点掌握格式、要素，学会应用格式、要素，学会应用 6.1备忘录备忘录1.
2、1.备忘录定义备忘录定义p169p169 组织内部沟通文件的一种组织内部沟通文件的一种常见形式常见形式。2.2.备忘录的要求备忘录的要求 简短（一到两个问题）；公司内部传阅；可以发送给多简短（一到两个问题）；公司内部传阅；可以发送给多个收件人个收件人 练习练习p104 p104 第第1 1题题3.3.备忘录构成要素备忘录构成要素 组织名称、文种名称（备忘录）、发件人、收件人、主组织名称、文种名称（备忘录）、发件人、收件人、主题、发送日期题、发送日期 4.4.备忘录的格式备忘录的格式P86P86 课堂练习课堂练习1 P871 P876.2会议议程会议议程1.1.会议议程定义会议议程定义 会议议程
3、列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序。会议议程列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序。P169P169 正式的会议，一位主席主持、一位秘书记录。正式的会议，一位主席主持、一位秘书记录。2.2.会议议程要素会议议程要素 组织（或公司）名称；会议名称；会议的时间和地点；组织（或公司）名称；会议名称；会议的时间和地点；文件类型（会议议程）；议题次序（文件类型（会议议程）；议题次序（1 1、2 2、）见下一页见下一页 练习练习p105 p105 第第2 2、3 3题题3.3.格式规范格式规范p87p87课堂练习课堂练习2 p882 p881.1.定义定义p170p170 会议记录是用来概括会议所
4、讨论的要点，并被存档以会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。供今后参考。遵循标准格式：遵循标准格式：即会议议程上加上简明的报告。即会议议程上加上简明的报告。2.2.要素要素 公司名称、参加会议的特定人群、会议举行的时间和公司名称、参加会议的特定人群、会议举行的时间和地点、参加会议的人员地点、参加会议的人员3.3.格式规范格式规范p90p90课堂练习课堂练习3 p933 p93练习练习p105 p105 第第4 4题题6.3会议记录会议记录6.4报告报告1.定义定义p95 报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通方式，通报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通方式，通常为内部使用
5、。常为内部使用。2.报告应用于哪些方面？报告应用于哪些方面？报告是形成决策的依据，通常应用于：报告是形成决策的依据，通常应用于：以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况 提交某些调查研究的结果，并建议后续行动提交某些调查研究的结果，并建议后续行动 评估政策变更的可能性评估政策变更的可能性3.要素要素 标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题）标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题）目录目录 执行摘要（重点看）执行摘要（重点看）授权范围授权范围 程序程序 研究结果研究结果 结论结论 建议建议 附录附录4.要求要求 报告应简洁、清晰、合乎逻辑报告应简洁、清
6、晰、合乎逻辑 练习练习p105 p105 第第5-95-9题题 6.56.5通告通告1.1.定义定义p170p170告知某些事宜，告知某些事宜，不应用于批评或评论不应用于批评或评论（写通告要注意措辞，（写通告要注意措辞，千万不可批评别人）千万不可批评别人）注意：注意：通告必须与当前问题相关，具有时效性通告必须与当前问题相关，具有时效性2.2.要素要素标题（引起目标群体注意，有指向性）标题（引起目标群体注意，有指向性）时间、地点、人物等时间、地点、人物等鼓动性的话语（多用感叹句）鼓动性的话语（多用感叹句）3.3.格式规范格式规范p97p97课题练习课题练习4 p97 4 p97 练习练习p106
7、 p106 第第1010题题6.6企业内部刊物企业内部刊物 考试若出现此题型，多数情况下，就是根据案例进行考试若出现此题型，多数情况下，就是根据案例进行缩写或者改写。缩写或者改写。1.1.定义定义p170p170 -传播企业信息的一种方式。传播企业信息的一种方式。2.2.有效的企业内部刊物有哪些特点？有效的企业内部刊物有哪些特点？设置专注于员工事宜的板块设置专注于员工事宜的板块 关注运动及社交关注运动及社交 设置讨论区设置讨论区 关注公司未来可能发生的变化等关注公司未来可能发生的变化等 练习练习p106 p106 第第1111、1212题题【2006年试题】年试题】CW电子公司电子公司 CW电
8、子公司是座落在北京高技术产业园区一家大型电子公司，在过去五年中电子公司是座落在北京高技术产业园区一家大型电子公司，在过去五年中增长尤其迅速，目前正寻求向西方国家拓展的途径，以增强公司竞争力，从而使增长尤其迅速，目前正寻求向西方国家拓展的途径，以增强公司竞争力，从而使公司成为从电话到计算机尖端设备等各种电子产品的市场主导者。公司成为从电话到计算机尖端设备等各种电子产品的市场主导者。最近，最近，CW公司做了大量调研，以寻求在中国国内以及向国外进一步增长的途公司做了大量调研，以寻求在中国国内以及向国外进一步增长的途径。经反复考虑，公司的董事会达成协议：通过收购其他企业促进本公司的发展。径。经反复考虑
9、，公司的董事会达成协议：通过收购其他企业促进本公司的发展。CW公司认为欧美国家有很大的发展潜力，所以决定在这些国家中选定一家公公司认为欧美国家有很大的发展潜力，所以决定在这些国家中选定一家公司收购。司收购。最近，最近，CW公司的董事们对美国一家大型企业公司的董事们对美国一家大型企业A-Line电子公司很感兴趣。电子公司很感兴趣。A-Line公司创建于公司创建于l920年，是一家超大规模的西方电子产品市场的主导供应商，目年，是一家超大规模的西方电子产品市场的主导供应商，目前是前是CW公司的主要竞争对手。公司的主要竞争对手。两家公司的董事会最近进行了初步的接触。四周后两家公司的董事会最近进行了初步
10、的接触。四周后CW公司将组织一个由董事和公司将组织一个由董事和顾问组成的代表团访问美国的顾问组成的代表团访问美国的A-Line公司，考察其工厂，了解该公司的经营范围、公司，考察其工厂，了解该公司的经营范围、发展潜力，从而初步判断发展潜力，从而初步判断CW公司能否通过公司能否通过A-Line公司在全球市场获得成功。公司在全球市场获得成功。假设你是假设你是CW公司首席执行官哈里公司首席执行官哈里秦先生的个人助理，他要求你帮助他准备这次秦先生的个人助理，他要求你帮助他准备这次访问的有关事宜。他将会晤访问的有关事宜。他将会晤A-Line公司的首席执行官阿兰公司的首席执行官阿兰伯恩汉姆伯恩汉姆-布朗先生
11、。布朗先生。作为这次访问的一部分内容，秦先生将主持一系列重要会议，并在会上做演讲。作为这次访问的一部分内容，秦先生将主持一系列重要会议，并在会上做演讲。他关心的是要在演讲中举止得当，给听众留下良好印象，而准备演讲从来都不是他关心的是要在演讲中举止得当，给听众留下良好印象，而准备演讲从来都不是他的强项，所以他往往把这类工作交给你。然而，考虑到访问过程中可能遇到的他的强项，所以他往往把这类工作交给你。然而，考虑到访问过程中可能遇到的各种情况，一些演讲必须等他到了美国参观时才能做准备。各种情况，一些演讲必须等他到了美国参观时才能做准备。他知道你曾在美国旅行和生活多年。虽然他也去过一次，但不太熟悉那里
12、的文化，他知道你曾在美国旅行和生活多年。虽然他也去过一次，但不太熟悉那里的文化，而他很在意给人留下良好印象。而他很在意给人留下良好印象。根据案例回答根据案例回答 在访问在访问A-LineA-Line电子公司期间，秦先生必须安排一电子公司期间，秦先生必须安排一系列非常重要的会议。由于你没有陪同访美，所以请系列非常重要的会议。由于你没有陪同访美，所以请你告诉他会议准备的要点。你告诉他会议准备的要点。1.1.由于这些会议非常重要，所以有必要做好会议记录。由于这些会议非常重要，所以有必要做好会议记录。向秦先生解释向秦先生解释做会议记录的重要性的四个理由做会议记录的重要性的四个理由。秦先生让你邀请董事会
13、参加有关访问秦先生让你邀请董事会参加有关访问A-LineA-Line电子电子公司的情况介绍会。公司的情况介绍会。2.2.写一份写一份备忘录备忘录给全体董事会成员，通知他们秦先生给全体董事会成员，通知他们秦先生希望他们参加会议。备忘录中的会议时间和地点等细希望他们参加会议。备忘录中的会议时间和地点等细节由你确定。节由你确定。真题答案真题答案1、答：向首席执行官秦先生阐述会议记录的重要性：、答：向首席执行官秦先生阐述会议记录的重要性：（1）记录会议重点，专注于会议中传达的精神、有争议的）记录会议重点，专注于会议中传达的精神、有争议的议题和最终的决定事项，避免出现错漏，忠实地反映会议题和最终的决定事
14、项，避免出现错漏，忠实地反映会议重要内容。议重要内容。（2）做好会议记录，可以规范会议程序。）做好会议记录，可以规范会议程序。（3）传达会议经讨论研究达成的结果，为下一阶段工作开）传达会议经讨论研究达成的结果，为下一阶段工作开展指明方向和重点。展指明方向和重点。（4）可以存档，供今后决策参考。）可以存档，供今后决策参考。2、答：备忘录如下：、答：备忘录如下：CW公司公司 备忘录备忘录发件人：哈里发件人：哈里秦秦收件人：全体董事会成员收件人：全体董事会成员主题：有关访问主题：有关访问A-LINE电子公司情况介绍会电子公司情况介绍会日期：日期：2012年年10月月10日日【20072007年试题年
15、试题】假设你是一家位于北京市中心的电子产品零售商假设你是一家位于北京市中心的电子产品零售商“e_city(电子城电子城)”的商务的商务交流经理。由于消费者对电子设备产品需求的不断增加，公司业务在过去三年有交流经理。由于消费者对电子设备产品需求的不断增加，公司业务在过去三年有了大幅度的增长，原有的那些店铺已经不能满足需要。此外，公司需要更多的销了大幅度的增长，原有的那些店铺已经不能满足需要。此外，公司需要更多的销售人员和主管，以便延长营业时间，方便更多顾客的光顾。售人员和主管，以便延长营业时间，方便更多顾客的光顾。为了解决这些问题，公司总经理常先生在中关村电子街找到了新店铺。中关为了解决这些问题
16、，公司总经理常先生在中关村电子街找到了新店铺。中关村电子街是北京最有名的街之一，设有数百家计算机商店。村电子街是北京最有名的街之一，设有数百家计算机商店。常先生不仅想迁移店铺，而且希望通过创新和改变公司目前的经营方式，使常先生不仅想迁移店铺，而且希望通过创新和改变公司目前的经营方式，使公司的业务在价格和交货方面更具竞争力，并且适应那些要求全天候购物的顾客公司的业务在价格和交货方面更具竞争力，并且适应那些要求全天候购物的顾客不断变化的需要。他还打算延长零售店的营业时间，推出一项名为不断变化的需要。他还打算延长零售店的营业时间，推出一项名为“e_city电子电子产品在线产品在线的新因特网业务。他希
17、望这些灵活多样的选择能够促进顾客购买。的新因特网业务。他希望这些灵活多样的选择能够促进顾客购买。“ecity电子产品在线电子产品在线”不仅销售电子设备，包括电视机、电话机、计算机和不仅销售电子设备，包括电视机、电话机、计算机和诸如诸如MP3 播放机和播放机和iPods等音乐播放设备，同时也销售软件、各种附件和一系列等音乐播放设备，同时也销售软件、各种附件和一系列增值产品，如电池、打印机墨盒、打印纸和大量此类产品。公司此项业务将确保增值产品，如电池、打印机墨盒、打印纸和大量此类产品。公司此项业务将确保所有库存商品在所有库存商品在48小时内交货，而且在中国境内免费送货。小时内交货，而且在中国境内免
18、费送货。为了保证店铺迁址成功和为了保证店铺迁址成功和“e-city”业务的持续发展，常先生需要做以下几件事业务的持续发展，常先生需要做以下几件事情：情：1招募新雇员，以满足因特网业务和延长营业时间的需要。招募新雇员，以满足因特网业务和延长营业时间的需要。2向向“e-city”所有的重要顾客发表演讲，介绍新店址和所有的重要顾客发表演讲，介绍新店址和“e-city电子产电子产品在线品在线”的购物网址。的购物网址。3就店铺向中关村电子街迁移过程中的有关变化和新员工加入事宜，与现就店铺向中关村电子街迁移过程中的有关变化和新员工加入事宜，与现有员工进行交流。有员工进行交流。在店铺迁址前，常先生就处理上述
19、事宜寻求你的帮助。在店铺迁址前，常先生就处理上述事宜寻求你的帮助。2.2.为常先生与为常先生与“新人新人”代理机构的代理机构的会议会议起草一份起草一份议程议程，作为发给作为发给“新人新人”代理机构信函的附件。代理机构信函的附件。3.3.写一份写一份备忘录备忘录给现有员工，邀请他们参加有关新店给现有员工，邀请他们参加有关新店开业的会议，并讨论对迁址后新加入员工的要求。开业的会议，并讨论对迁址后新加入员工的要求。由学员们自己来练习巩固！由学员们自己来练习巩固！【2008年试题】年试题】北京建筑公司北京建筑公司 北京建筑公司是一家国有建筑公司，其核心业务是建设大型办公楼、工厂和学校建筑北京建筑公司是
20、一家国有建筑公司，其核心业务是建设大型办公楼、工厂和学校建筑等政府拨款项目。该公司特别擅长创新设计，正引领着环境友好型建筑实践潮流，这标等政府拨款项目。该公司特别擅长创新设计，正引领着环境友好型建筑实践潮流，这标志了中国对降低全球气候变暖所作的贡献。志了中国对降低全球气候变暖所作的贡献。在最近一个时期，北京建筑公司一直致力于为在最近一个时期，北京建筑公司一直致力于为2008北京奥运会建设新的奥林匹克场北京奥运会建设新的奥林匹克场馆。公司承接了场馆建设的所有主要项目，雇佣了馆。公司承接了场馆建设的所有主要项目，雇佣了l000多名工人，以确保如期完成项目，多名工人，以确保如期完成项目，目前已进行了
21、大约四年的时间。目前已进行了大约四年的时间。该项业务的挑战在于，不像许多政府组织，北京建筑公司是要获取利润的。同时，北该项业务的挑战在于，不像许多政府组织，北京建筑公司是要获取利润的。同时，北京建筑公司还面临着进一步的挑战：如果不能按时完成奥运场馆的建设任务，公司将不京建筑公司还面临着进一步的挑战：如果不能按时完成奥运场馆的建设任务，公司将不得不支付违约罚款，违约罚款将按周计算。这会使公司付出巨大的代价，并且可能降低得不支付违约罚款，违约罚款将按周计算。这会使公司付出巨大的代价，并且可能降低甚至侵蚀掉公司创造的利润。甚至侵蚀掉公司创造的利润。由于负有违约罚款责任，公司承受着巨大的压力，不得不加
22、快建设进度。工地上的项目由于负有违约罚款责任，公司承受着巨大的压力，不得不加快建设进度。工地上的项目经理们正雇佣更多的工人，延长工人每天工作时间，引入新的轮班模式，以提高建设速经理们正雇佣更多的工人，延长工人每天工作时间，引入新的轮班模式，以提高建设速度。度。宋建民是政府质量巡视员，负责在现场持续地监测建设进度，检查施工质量和建筑材宋建民是政府质量巡视员，负责在现场持续地监测建设进度，检查施工质量和建筑材料使用情况，与工程监理一道工作，以确保建筑质量符合要求。宋建民对工程进度特别料使用情况，与工程监理一道工作，以确保建筑质量符合要求。宋建民对工程进度特别不满意，认为施工现场杂乱并存在严重的安全
23、隐患，因为建筑工人们没有足够的时间整不满意，认为施工现场杂乱并存在严重的安全隐患，因为建筑工人们没有足够的时间整理现场。理现场。为此，宋建民约见了北京建筑公司建筑部经理杨兰和健康与安全部经理胡勇。他打算为此，宋建民约见了北京建筑公司建筑部经理杨兰和健康与安全部经理胡勇。他打算向两位经理强调施工规则，向他们提供具体的行动计划，以使施工现场符合安全要求。向两位经理强调施工规则，向他们提供具体的行动计划，以使施工现场符合安全要求。他没有直接给出解决方案，而是强调尽快落实行动计划。他没有直接给出解决方案，而是强调尽快落实行动计划。这次约见后，杨兰和胡勇两位经理意识到有必要召开会议，就建筑项目团队向宋建
24、民这次约见后，杨兰和胡勇两位经理意识到有必要召开会议，就建筑项目团队向宋建民作介绍，保证按照宋建民的要求，按时落实奥运场馆的安全措施。两位经理深知不遵从作介绍，保证按照宋建民的要求，按时落实奥运场馆的安全措施。两位经理深知不遵从这些要求的严重后果。这些要求的严重后果。假设你是杨兰的行政助理，负责他与内外部利益相关者的内部交流与外部交流。假设你是杨兰的行政助理，负责他与内外部利益相关者的内部交流与外部交流。宋建民需要为与北京建筑公司的会议做好充分的准备，他认为做好会议计划至关重要。宋建民需要为与北京建筑公司的会议做好充分的准备，他认为做好会议计划至关重要。1.1.由于会议的性质，做好会议记录十分
25、重要。请向宋建由于会议的性质，做好会议记录十分重要。请向宋建民解释必须做好会议记录的四个理由。（民解释必须做好会议记录的四个理由。（同同0606年真题，年真题，不再重复去讲不再重复去讲）2.2.为杨兰、胡勇与宋建民的为杨兰、胡勇与宋建民的会议会议起草一份起草一份议程议程，其中包，其中包括所有必要的细节，如时间和场地等。括所有必要的细节，如时间和场地等。4.4.你作为旅馆接待团队的主管，需要拟一份你作为旅馆接待团队的主管，需要拟一份备忘录备忘录给你给你的下属，提醒他们恰当运用非语言交流的重要性。备的下属，提醒他们恰当运用非语言交流的重要性。备忘录中应提及四种积极的非语言交流手段。忘录中应提及四种
26、积极的非语言交流手段。由学员们自己来练习巩固！由学员们自己来练习巩固！第第7 7章章 书面商务文件书面商务文件 外部沟通文件1.1.外部沟通文件的定义外部沟通文件的定义 外部沟通文件指组织内部的人员与其外部沟通文件指组织内部的人员与其组织组织外部的利益相关者外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面形进行沟通时所采用的书面形式。式。2.2.要求要求 沟通活动必须被充分并准确地完成，以便沟通活动必须被充分并准确地完成，以便实现组织的目标。具有公关职能，所以应尽可实现组织的目标。具有公关职能，所以应尽可能展现组织最好的方面。能展现组织最好的方面。练习题练习题p131 p131 第第1 1题题7.27.
27、2商务信函商务信函1、外部沟通文件最常见的形式就是、外部沟通文件最常见的形式就是信函信函。它具有以下。它具有以下的作用的作用：安排会议安排会议确认已安排会议的日期及时间确认已安排会议的日期及时间申请工作申请工作回复申请信，发出面试邀请、推荐信要求及雇佣通回复申请信，发出面试邀请、推荐信要求及雇佣通知知给顾客的广告或推销函件给顾客的广告或推销函件检查潜在客户的信用状况检查潜在客户的信用状况投诉有缺陷的商品或供应商的其他问题投诉有缺陷的商品或供应商的其他问题回复客户投诉回复客户投诉提供成本或合同标的估算提供成本或合同标的估算询价或要求供应商提供有关产品及服务的附加信息询价或要求供应商提供有关产品及
28、服务的附加信息提交订单提交订单2 2、发送商务信函的、发送商务信函的原因原因提供或寻求信息提供或寻求信息确保一些事情已经完成确保一些事情已经完成与客户及供应商保持或发展良好的关系。与客户及供应商保持或发展良好的关系。3 3、好的商务信函的、好的商务信函的标准标准 清楚简洁、具体和特定、准确和完整、礼貌而得体、清楚简洁、具体和特定、准确和完整、礼貌而得体、及时处理。及时处理。练习题练习题p131 p131 第第2 2、3 3题题7.3商业计划商业计划1、制订商业计划的原因：、制订商业计划的原因：阐明他们的想法及目标阐明他们的想法及目标支持资金申请支持资金申请通过将进展与计划做对比评估，来监测公司
29、通过将进展与计划做对比评估，来监测公司的业绩的业绩设定销售及利润目标设定销售及利润目标明确所需资源以及所涉及的成本明确所需资源以及所涉及的成本2 2、商业计划包括以下的要件：、商业计划包括以下的要件：（1 1）解释你的商业构想）解释你的商业构想 （2 2）概述能够被满足的潜在市场）概述能够被满足的潜在市场（3 3）列出有关竞争者、竞争者的优势和劣势，以及）列出有关竞争者、竞争者的优势和劣势，以及你将如何应对竞争者的详细信息你将如何应对竞争者的详细信息（4 4）说明你将如何营销产品或服务及其所涉及成本）说明你将如何营销产品或服务及其所涉及成本的多少的多少（5 5）涵盖有关房屋和附属场地及所需的所
30、有资本方）涵盖有关房屋和附属场地及所需的所有资本方面的计划面的计划（6 6）提供有关个人背景、资质和业务经验的详细信）提供有关个人背景、资质和业务经验的详细信息息（7 7）说明你准备投入多少资金）说明你准备投入多少资金（8 8）说明你需要资助资金的数量及偿还计划）说明你需要资助资金的数量及偿还计划（9 9）概述你所能提供的贷款抵押）概述你所能提供的贷款抵押（1010）列出详尽的财政预算。）列出详尽的财政预算。3 3、商业计划、商业计划5 5个关键部分个关键部分（必须（必须记住）记住）（1 1）经营目标）经营目标 （2 2）销售与市场营销）销售与市场营销 （3 3）生产）生产 （4 4）资源需求
31、）资源需求 （5 5）资金支持方面的数据。）资金支持方面的数据。练习题练习题p131 p131 第第4 4、5 5题题7.47.4年度报告年度报告（重点在于执行摘要重点在于执行摘要）1.1.年度报告的定义年度报告的定义 年度报告用以解释说明企业上一个交易年度的业绩。年度报告用以解释说明企业上一个交易年度的业绩。2.2.年度报告的三要素年度报告的三要素 三要素：利润表、资产负债表（必须审计过）、年度报三要素：利润表、资产负债表（必须审计过）、年度报告的特定事项。告的特定事项。7.57.5传真和电子邮件传真和电子邮件 传真：指通过电话系统发送的文件。传真：指通过电话系统发送的文件。电子邮件：指通过
32、网络发送的文件，可以同时发送给多电子邮件：指通过网络发送的文件，可以同时发送给多个人。个人。7.67.6短信服务短信服务（SMS）指通过移动电话网络发送的文本信息。指通过移动电话网络发送的文本信息。练习题练习题p131 p131 第第6 6、7 7、8 8题题 【2006年试题】年试题】CW电子公司电子公司 CW电子公司是座落在北京高技术产业园区一家大型电子公司，在过去五年中电子公司是座落在北京高技术产业园区一家大型电子公司，在过去五年中增长尤其迅速，目前正寻求向西方国家拓展的途径，以增强公司竞争力，从而使增长尤其迅速，目前正寻求向西方国家拓展的途径，以增强公司竞争力，从而使公司成为从电话到计
33、算机尖端设备等各种电子产品的市场主导者。公司成为从电话到计算机尖端设备等各种电子产品的市场主导者。最近，最近，CW公司做了大量调研，以寻求在中国国内以及向国外进一步增长的途公司做了大量调研，以寻求在中国国内以及向国外进一步增长的途径。经反复考虑，公司的董事会达成协议：通过收购其他企业促进本公司的发展。径。经反复考虑，公司的董事会达成协议：通过收购其他企业促进本公司的发展。CW公司认为欧美国家有很大的发展潜力，所以决定在这些国家中选定一家公公司认为欧美国家有很大的发展潜力，所以决定在这些国家中选定一家公司收购。司收购。最近，最近，CW公司的董事们对美国一家大型企业公司的董事们对美国一家大型企业A
34、-Line电子公司很感兴趣。电子公司很感兴趣。A-Line公司创建于公司创建于l920年，是一家超大规模的西方电子产品市场的主导供应商，目年，是一家超大规模的西方电子产品市场的主导供应商，目前是前是CW公司的主要竞争对手。公司的主要竞争对手。两家公司的董事会最近进行了初步的接触。四周后两家公司的董事会最近进行了初步的接触。四周后CW公司将组织一个由董事和公司将组织一个由董事和顾问组成的代表团访问美国的顾问组成的代表团访问美国的A-Line公司，考察其工厂，了解该公司的经营范围、公司，考察其工厂，了解该公司的经营范围、发展潜力，从而初步判断发展潜力，从而初步判断CW公司能否通过公司能否通过A-L
35、ine公司在全球市场获得成功。公司在全球市场获得成功。假设你是假设你是CW公司首席执行官哈里公司首席执行官哈里秦先生的个人助理，他要求你帮助他准备这次秦先生的个人助理，他要求你帮助他准备这次访问的有关事宜。他将会晤访问的有关事宜。他将会晤A-Line公司的首席执行官阿兰公司的首席执行官阿兰伯恩汉姆伯恩汉姆-布朗先生。布朗先生。作为这次访问的一部分内容，秦先生将主持一系列重要会议，并在会上做演讲。作为这次访问的一部分内容，秦先生将主持一系列重要会议，并在会上做演讲。他关心的是要在演讲中举止得当，给听众留下良好印象，而准备演讲从来都不是他关心的是要在演讲中举止得当，给听众留下良好印象，而准备演讲从
36、来都不是他的强项，所以他往往把这类工作交给你。然而，考虑到访问过程中可能遇到的他的强项，所以他往往把这类工作交给你。然而，考虑到访问过程中可能遇到的各种情况，一些演讲必须等他到了美国参观时才能做准备。各种情况，一些演讲必须等他到了美国参观时才能做准备。他知道你曾在美国旅行和生活多年。虽然他也去过一次，但不太熟悉那里的文化，他知道你曾在美国旅行和生活多年。虽然他也去过一次，但不太熟悉那里的文化，而他很在意给人留下良好印象。而他很在意给人留下良好印象。根据案例回答根据案例回答 根据案例中的信息，写根据案例中的信息，写一封信一封信给给A-LineA-Line电电子公司的首席执行官阿兰子公司的首席执行
37、官阿兰伯恩汉姆伯恩汉姆-布朗先布朗先生，确认生，确认20062006年年7 7月月3030日中国代表团的访问事日中国代表团的访问事宜。宜。第第8章章 视觉沟通视觉沟通8.18.1引言引言 重点掌握各种图表的特点及应用重点掌握各种图表的特点及应用8.28.2表格表格1 1、定义：表格视图表达形式很常用，用于说明、定义：表格视图表达形式很常用，用于说明涉及大量数据的情形。是一种把信息集合在一涉及大量数据的情形。是一种把信息集合在一起并在各分类区域内进行展示的视图手段。起并在各分类区域内进行展示的视图手段。2 2、优点：非常容易阅读、易于理解。、优点：非常容易阅读、易于理解。3 3、原则：先列框架，
38、再填入数据。、原则：先列框架，再填入数据。4 4、方法：先确定行数和列数；再设计表头；最、方法：先确定行数和列数；再设计表头；最后填入数据后填入数据 练习题练习题p161 p161 第第1-71-7题题8.38.3条形图条形图1.1.定义定义条形图用于说明在特定数据组中所有类别的情况。条形图用于说明在特定数据组中所有类别的情况。2.2.主要用途主要用途在某给定时点上，一组特定数据中所有类别的情况。在某给定时点上，一组特定数据中所有类别的情况。3.3.优点、缺点优点、缺点优点：直观；突出趋势优点：直观；突出趋势缺点：不能准确读出条形图的所示数值。缺点：不能准确读出条形图的所示数值。4.4.特别注
39、意特别注意图例不要遗漏图例不要遗漏8.48.4柱状图柱状图1.1.定义定义 柱状图是一种特殊的条形图，当柱状图是一种特殊的条形图，当X X轴作不轴作不均等划分时，就使用柱状图。均等划分时，就使用柱状图。2.2.与柱状图的不同与柱状图的不同 具有量的连续性，借助条形描述各变量数具有量的连续性，借助条形描述各变量数据的另一种方式。据的另一种方式。8.58.5曲线图曲线图/线形图线形图1.1.定义定义 目的是表示两个变量之间的关系，即特定变量的目的是表示两个变量之间的关系，即特定变量的值随另一个变量的值变化的规律。值随另一个变量的值变化的规律。8.68.6统计地图统计地图 学会看懂统计地图即可；考试
40、时可能会让你将统学会看懂统计地图即可；考试时可能会让你将统计地图转化成条形图等其他图形。计地图转化成条形图等其他图形。8.78.7象形图象形图1.1.定义定义 这种技术是指使用一些标志或者图画代表变量，这种技术是指使用一些标志或者图画代表变量，所使用标志或者图画的大小指示特定变量的大小。所使用标志或者图画的大小指示特定变量的大小。8.88.8饼状图饼状图1.1.定义定义 指将一个圆饼进行各个数据组成比例的分指将一个圆饼进行各个数据组成比例的分割，以说明每组在总数中所占比例的大小。割，以说明每组在总数中所占比例的大小。2.2.优点、缺点优点、缺点优点：饼状图可以使用不同的颜色来区分各个部优点：饼
41、状图可以使用不同的颜色来区分各个部分，产生更好的视图效果。分，产生更好的视图效果。缺点：如果饼状图切割成太多部分，将会很难看缺点：如果饼状图切割成太多部分，将会很难看清楚。清楚。练习题练习题p163 p163 第第8 8、9 9题题8.98.9散点图散点图1.1.定义定义 通过绘图以显示两个变量之间的相关关系，具体通过绘图以显示两个变量之间的相关关系，具体关系取决于依据数据所标出的一些点连接起来的那条关系取决于依据数据所标出的一些点连接起来的那条最佳拟合线。最佳拟合线。8.108.10表格重构表格重构 就是提取表格信息就是提取表格信息8.11 Z8.11 Z形图形图1.1.定义定义 这一技术有
42、时也被称作移动平均，它试图去展示这一技术有时也被称作移动平均，它试图去展示一个单变量与其他数据之间的关系。一个单变量与其他数据之间的关系。【2006年试题】年试题】CW电子公司电子公司 CW电子公司是座落在北京高技术产业园区一家大型电子公司，在过去五年中增电子公司是座落在北京高技术产业园区一家大型电子公司，在过去五年中增长尤其迅速，目前正寻求向西方国家拓展的途径，以增强公司竞争力，从而使公长尤其迅速，目前正寻求向西方国家拓展的途径，以增强公司竞争力，从而使公司成为从电话到计算机尖端设备等各种电子产品的市场主导者。司成为从电话到计算机尖端设备等各种电子产品的市场主导者。最近，最近，CW公司做了大
43、量调研，以寻求在中国国内以及向国外进一步增长的途公司做了大量调研，以寻求在中国国内以及向国外进一步增长的途径。经反复考虑，公司的董事会达成协议：通过收购其他企业促进本公司的发展。径。经反复考虑，公司的董事会达成协议：通过收购其他企业促进本公司的发展。CW公司认为欧美国家有很大的发展潜力，所以决定在这些国家中选定一家公公司认为欧美国家有很大的发展潜力，所以决定在这些国家中选定一家公司收购。司收购。最近，最近，CW公司的董事们对美国一家大型企业公司的董事们对美国一家大型企业A-Line电子公司很感兴趣。电子公司很感兴趣。A-Line公司创建于公司创建于l920年，是一家超大规模的西方电子产品市场的
44、主导供应商，目年，是一家超大规模的西方电子产品市场的主导供应商，目前是前是CW公司的主要竞争对手。公司的主要竞争对手。两家公司的董事会最近进行了初步的接触。四周后两家公司的董事会最近进行了初步的接触。四周后CW公司将组织一个由董事和公司将组织一个由董事和顾问组成的代表团访问美国的顾问组成的代表团访问美国的A-Line公司，考察其工厂，了解该公司的经营范围、公司，考察其工厂，了解该公司的经营范围、发展潜力，从而初步判断发展潜力，从而初步判断CW公司能否通过公司能否通过A-Line公司在全球市场获得成功。公司在全球市场获得成功。假设你是假设你是CW公司首席执行官哈里公司首席执行官哈里秦先生的个人助
45、理，他要求你帮助他准备这次秦先生的个人助理，他要求你帮助他准备这次访问的有关事宜。他将会晤访问的有关事宜。他将会晤A-Line公司的首席执行官阿兰公司的首席执行官阿兰伯恩汉姆伯恩汉姆-布朗先生。布朗先生。作为这次访问的一部分内容，秦先生将主持一系列重要会议，并在会上做演讲。作为这次访问的一部分内容，秦先生将主持一系列重要会议，并在会上做演讲。他关心的是要在演讲中举止得当，给听众留下良好印象，而准备演讲从来都不是他关心的是要在演讲中举止得当，给听众留下良好印象，而准备演讲从来都不是他的强项，所以他往往把这类工作交给你。然而，考虑到访问过程中可能遇到的他的强项，所以他往往把这类工作交给你。然而，考
46、虑到访问过程中可能遇到的各种情况，一些演讲必须等他到了美国参观时才能做准备。各种情况，一些演讲必须等他到了美国参观时才能做准备。他知道你曾在美国旅行和生活多年。虽然他也去过一次，但不太熟悉那里的文化，他知道你曾在美国旅行和生活多年。虽然他也去过一次，但不太熟悉那里的文化，而他很在意给人留下良好印象。而他很在意给人留下良好印象。5.给出两种介绍财务信息的视觉辅助手段，并解释其用途和好处。给出两种介绍财务信息的视觉辅助手段，并解释其用途和好处。【20072007年试题年试题】假设你是一家位于北京市中心的电子产品零售商假设你是一家位于北京市中心的电子产品零售商“e_city(电子城电子城)”的商务的
47、商务交流经理。由于消费者对电子设备产品需求的不断增加，公司业务在过去三年有交流经理。由于消费者对电子设备产品需求的不断增加，公司业务在过去三年有了大幅度的增长，原有的那些店铺已经不能满足需要。此外，公司需要更多的销了大幅度的增长，原有的那些店铺已经不能满足需要。此外，公司需要更多的销售人员和主管，以便延长营业时间，方便更多顾客的光顾。售人员和主管，以便延长营业时间，方便更多顾客的光顾。为了解决这些问题，公司总经理常先生在中关村电子街找到了新店铺。中关为了解决这些问题，公司总经理常先生在中关村电子街找到了新店铺。中关村电子街是北京最有名的街之一，设有数百家计算机商店。村电子街是北京最有名的街之一
48、，设有数百家计算机商店。常先生不仅想迁移店铺，而且希望通过创新和改变公司目前的经营方式，使常先生不仅想迁移店铺，而且希望通过创新和改变公司目前的经营方式，使公司的业务在价格和交货方面更具竞争力，并且适应那些要求全天候购物的顾客公司的业务在价格和交货方面更具竞争力，并且适应那些要求全天候购物的顾客不断变化的需要。他还打算延长零售店的营业时间，推出一项名为不断变化的需要。他还打算延长零售店的营业时间，推出一项名为“e_city电子电子产品在线产品在线的新因特网业务。他希望这些灵活多样的选择能够促进顾客购买。的新因特网业务。他希望这些灵活多样的选择能够促进顾客购买。“ecity电子产品在线电子产品在
49、线”不仅销售电子设备，包括电视机、电话机、计算机和不仅销售电子设备，包括电视机、电话机、计算机和诸如诸如MP3 播放机和播放机和iPods等音乐播放设备，同时也销售软件、各种附件和一系列等音乐播放设备，同时也销售软件、各种附件和一系列增值产品，如电池、打印机墨盒、打印纸和大量此类产品。公司此项业务将确保增值产品，如电池、打印机墨盒、打印纸和大量此类产品。公司此项业务将确保所有库存商品在所有库存商品在48小时内交货，而且在中国境内免费送货。小时内交货，而且在中国境内免费送货。为了保证店铺迁址成功和为了保证店铺迁址成功和“e-city”业务的持续发展，常先生需要做以下几件事业务的持续发展，常先生需
50、要做以下几件事情：情：1招募新雇员，以满足因特网业务和延长营业时间的需要。招募新雇员，以满足因特网业务和延长营业时间的需要。2向向“e-city”所有的重要顾客发表演讲，介绍新店址和所有的重要顾客发表演讲，介绍新店址和“e-city电子产电子产品在线品在线”的购物网址。的购物网址。3就店铺向中关村电子街迁移过程中的有关变化和新员工加入事宜，与现就店铺向中关村电子街迁移过程中的有关变化和新员工加入事宜，与现有员工进行交流。有员工进行交流。在店铺迁址前，常先生就处理上述事宜寻求你的帮助。在店铺迁址前，常先生就处理上述事宜寻求你的帮助。你被邀请就中国经济发展形势向营销者们发表演讲，让他们了解中国未你
