1、2022-11-23应用文（五）1公公 文文 写写 作作2022-11-23应用文（五）2从公文写作的角度看，要想掌握公文写作的从公文写作的角度看，要想掌握公文写作的相关知识，会写标准、规范的公文，无非需相关知识，会写标准、规范的公文，无非需要掌握三个方面的知识：相关公文术语、公要掌握三个方面的知识：相关公文术语、公文格式和公文用语。文格式和公文用语。2022-11-23应用文（五）3 行政公文是行政机关在行政管理中形成行政公文是行政机关在行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政和进行公务活动的重要工具。具有作
2、者的法定性、内容的实用性、体具有作者的法定性、内容的实用性、体式的规范性、致送对象的定向性等特点。式的规范性、致送对象的定向性等特点。行政公文的种类：国务院于行政公文的种类：国务院于2000年年8月月24日发布、自日发布、自2001年年1月月1日起施行的国家行日起施行的国家行政机关公文处理办法中规定，行政机关的政机关公文处理办法中规定，行政机关的公文种类为公文种类为13种种：命令（令）、决定、命令（令）、决定、公告公告、通告通告、通知通知、通报通报、议案、议案、报告报告、请示请示、批复、意见、批复、意见、函函、会议纪要会议纪要。2022-11-23应用文（五）4第一节第一节 公文术语（含标识规
3、则）公文术语（含标识规则）组成公文的各要素分为眉首、主体、版组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。置于主题词以下的各要素统称版记。2022-11-23应用文（五）5 一、眉一、眉 首首 （一）公文份数序号（一）公文份数序号 公文份数序号，是指将同一文稿印刷若公文份数序号，是指将同一文稿印刷若干份时，每份公文的顺序编号。如需标识公干份时，每份公
4、文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。左上角第一行。2022-11-23应用文（五）6（二）秘密等级和保密期限（二）秘密等级和保密期限 按照国家有关保密条例，公文密级分为绝按照国家有关保密条例，公文密级分为绝密、机密和秘密三级。标明密级是防止在文密、机密和秘密三级。标明密级是防止在文件处理过程中发生失密、泄密事故的一项重件处理过程中发生失密、泄密事故的一项重要措施。随着时间的推移或情况的变化，已要措施。随着时间的推移或情况的变化，已无必要保持原有文件密级而适当予以降低，无必要保持原有文件密级而适当予以降低，称为降密；有
5、些文件已无必要保密而解除其称为降密；有些文件已无必要保密而解除其原有密级，称为解密。原有密级，称为解密。与秘密等级相应的时限规定，称为保密期与秘密等级相应的时限规定，称为保密期限。保密期限根据保密需要可长可短。限。保密期限根据保密需要可长可短。秘密等级与保密期限之间用秘密等级与保密期限之间用“”隔开，隔开，前后同时顶格标识在版心右上角第一行。前后同时顶格标识在版心右上角第一行。2022-11-23应用文（五）7按照国家有关规定，保密期限的具体标识方式分为以下四按照国家有关规定，保密期限的具体标识方式分为以下四种：种：1保密期限在保密期限在1年及年及1年以上的，采用如下方式标识：年以上的，采用如
6、下方式标识：“机密五年机密五年”。表示此件为机密级国家秘密，自密件产。表示此件为机密级国家秘密，自密件产生之日起满生之日起满5年后解密。年后解密。2保密期限在保密期限在1年以内的，采用如下方式标识：年以内的，采用如下方式标识：“秘密秘密六个月六个月”。表示此件为秘密级国家秘密，自密件产生之。表示此件为秘密级国家秘密，自密件产生之日起满日起满6个月后解密。个月后解密。3保密期限为长期的，采用如下方式标识：保密期限为长期的，采用如下方式标识：“绝密绝密长期长期”。表示此件为绝密级国家秘密，保密期限为长期，。表示此件为绝密级国家秘密，保密期限为长期，只有有关中央国家机关或者其授权的机关才能决定解密。
7、只有有关中央国家机关或者其授权的机关才能决定解密。4保密期限不作标识的，采用如下方式：保密期限不作标识的，采用如下方式：“机密机密”。表示此件为机密级国家秘密，各有关机关、单位。表示此件为机密级国家秘密，各有关机关、单位对此件的秘密期限可按对此件的秘密期限可按20年认定。年认定。2022-11-23应用文（五）8（三）紧急程度（三）紧急程度 紧急文件应分别标明特急、急。紧急文件应分别标明特急、急。“特急特急”要求立即办，要求立即办，“急急”要求提前办。要求提前办。如需标识紧急程度，顶格标识在版心右如需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标上角第一行，两字之间空一字
8、；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。版心右上角第二行。2022-11-23应用文（五）9（四）发文机关（四）发文机关 发文机关，是公文制发机关的标记，是发文机关，是公文制发机关的标记，是公文版头的主要内容。由发文机关全称或规公文版头的主要内容。由发文机关全称或规范化简称后加范化简称后加“文件文件”二字构成；对一些特二字构成；对一些特定的公文，可只标识发文机关全称或规范化定的公文，可只标识发文机关全称或规范化简称。简称。发文机关用红色标识。字号由发文机
9、关发文机关用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。以醒目美观为原则酌定。联合行文时，应使主办机关名称在前，联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件文件”二字置于发文机关名称右侧，上下二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文过多，必须保证公文居中排布；如联合行文过多，必须保证公文首页显示正文。首页显示正文。2022-11-23应用文（五）10（五）发文字号（五）发文字号 发文字号，是指发文机关对所制发的公文依发文字号，是指发文机关对所制发的公文依次编排的顺序代码。其作用是便于查找和对公文次编排的顺序代码。其作用是便于查找和对公文进行统计和管理。发文字号由进行统计和管理。发文字号
10、由“机关代字机关代字+年份年份+序号序号”构成，如构成，如“国办发国办发200074号号”。发文机关代字要简明、规范，一经确定，应发文机关代字要简明、规范，一经确定，应固定使用。一件公文只有一个发文字号。联合行固定使用。一件公文只有一个发文字号。联合行文时，只标注主办机关的发文字号；年份用阿拉文时，只标注主办机关的发文字号；年份用阿拉伯数码写全，不可省略。后面不加伯数码写全，不可省略。后面不加“年年”字，外字，外加六角括号，如加六角括号，如XXXX；序号也用阿拉伯序号也用阿拉伯数码，不编虚位（即数码，不编虚位（即1不编为不编为001），前面不加），前面不加“第第”字。字。发文字号之下四毫米处，
11、是一条与版心等宽的发文字号之下四毫米处，是一条与版心等宽的红色反线。红色反线。2022-11-23应用文（五）11（六）签发人（六）签发人 签发人，是指代表机关或部门的领导人。签发是形成文件的最签发人，是指代表机关或部门的领导人。签发是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人对文后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人对文件从政治到文字都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形件从政治到文字都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，
12、不得越权。签发文件应写上自己的姓名。并注明日期。发，不得越权。签发文件应写上自己的姓名。并注明日期。签发文件一般有两种形式，一是签在定稿原件上，一是签在发签发文件一般有两种形式，一是签在定稿原件上，一是签在发文的落款处。文件的法定签发人因公外出，可以授权或委托其他负文的落款处。文件的法定签发人因公外出，可以授权或委托其他负责人代行签发。对某些重要文件。一般要经过集体讨论通过，然后责人代行签发。对某些重要文件。一般要经过集体讨论通过，然后由主要负责人签发。由主要负责人签发。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字
13、，签发人居右空一字。文字号居左空一字，签发人居右空一字。“签发人签发人”三字后标冒号三字后标冒号，冒号后标识签发人姓名。，冒号后标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行；其他签发如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行；其他签发人姓名，从第二行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序人姓名，从第二行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人处在同依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人处在同一行，并使红色反线与之距离四毫米。一行，并使红色反线与之距离四毫米。2022-11-23应用文（五）12二、主二、主
14、 体体 （一）公文标题（一）公文标题 公文标题，是指某一公文主题的概括性公文标题，是指某一公文主题的概括性名称，一般由名称，一般由“发文机关发文机关+内容内容+文种文种”三部三部分组成，可分一行或多行居中排列；回行时分组成，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。有文头的公文，标题中可省略发文机关有文头的公文，标题中可省略发文机关；联合行文，应把主办机关排列在前。；联合行文，应把主办机关排列在前。公文标题中，除法规、规章名称加书名公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。号外，一般不用标点符号。2022-11-2
15、3应用文（五）13（二）主送机关（二）主送机关 主送机关，是指收受公文并对公文负主主送机关，是指收受公文并对公文负主办或答复责任的机关的全称。除普发性文件办或答复责任的机关的全称。除普发性文件外，一般一份文件只能选择一个主送机关。外，一般一份文件只能选择一个主送机关。主送机关名称后标冒号。主送机关名称后标冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。2022-11-23应用文（五）14（三）公文正文（三）公文正文
16、公文正文，是公文的主体部分。其作用公文正文，是公文的主体部分。其作用在于阐述公文的内容，表达发文意图。正文在于阐述公文的内容，表达发文意图。正文大致分三个部分：开头部分，往往交代发文大致分三个部分：开头部分，往往交代发文的缘由；中间部分，表述公文的主要内容；的缘由；中间部分，表述公文的主要内容；结尾部分，一般是根据发文机关的意见和要结尾部分，一般是根据发文机关的意见和要求，写一个简短的结语，或者根据文种的程求，写一个简短的结语，或者根据文种的程式要求，写一个常规的尾语。式要求，写一个常规的尾语。公文正文在主送机关下一行，每自然段公文正文在主送机关下一行，每自然段左空两字，回行顶格；数字、年份不
17、能回行左空两字，回行顶格；数字、年份不能回行。2022-11-23应用文（五）15（四）附件（四）附件 附件，是指随文件发送的其他公文或材附件，是指随文件发送的其他公文或材料。有一类附件与公文正件具有同等效力，料。有一类附件与公文正件具有同等效力，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一类附件不具备现实执行效用，只为容；另一类附件不具备现实执行效用，只为受文者正确理解和执行公文正件提供参考。受文者正确理解和执行公文正件提供参考。因此，因此，“附件附件”只是一种处理形式，并不意只是一种处理形式，并不意味着附件不重要。味着附件不重要。公文如有附件，在正文
18、下空一行空两字标公文如有附件，在正文下空一行空两字标识识“附件附件”，后标冒号和名称。附件如有序，后标冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如号使用阿拉伯数码（如“附件：附件：1XXXXX”）；）；附件名称后不加标点符号。附件名称后不加标点符号。2022-11-23应用文（五）16（五）印章（五）印章 印章，是指加盖公章。印章是机关权力的象征，加盖印章是公文印章，是指加盖公章。印章是机关权力的象征，加盖印章是公文生效的凭据。除会议纪要外，其他公文均需加盖印章。生效的凭据。除会议纪要外，其他公文均需加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只写成文日期单一机关制发的公文在落款处不署
19、发文机关名称，只写成文日期。成文日期右空四字；加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中。成文日期右空四字；加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中压成文日期，印章用红色。压成文日期，印章用红色。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。两字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切，相距不超过印章间互不相交或相切，相距不超过3毫米。毫米。当联合行文需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将当联合行文需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印
20、章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排三个印使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排三个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排列；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空两字写成列；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空两字写成文日期。文日期。务使印章与正文同处一面（页），不得采取标识务使印章与正文同处一面（页），不得采取标识“此页无正文此页无正文”的方
21、法解决。的方法解决。2022-11-23应用文（五）17（六）成文时间（六）成文时间 成文时间，是指形成公文的确切时间，成文时间，是指形成公文的确切时间，用以表明公文生效的日期。单独行文，以领用以表明公文生效的日期。单独行文，以领导人的签发日期为准；联合行文，以最后签导人的签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准；经会议讨论通过的公文，以会出日期为准；经会议讨论通过的公文，以会议通过日期为准。议通过日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全；成文时间用汉字将年、月、日标全；“零零”写为写为“O”。2022-11-23应
22、用文（五）18（七）附注（七）附注 附注，是指正文的某些内容或有关事项附注，是指正文的某些内容或有关事项、要求的注解与说明。对一些不便在正文中、要求的注解与说明。对一些不便在正文中直接解释、说明的名词术语或公文的阅读范直接解释、说明的名词术语或公文的阅读范围、使用方法等，通常置于附注中加以解释围、使用方法等，通常置于附注中加以解释。其作用在于简化正文，便于阅读。其作用在于简化正文，便于阅读。公文如有附注，后左空两字加圆括号标公文如有附注，后左空两字加圆括号标识在成文日期下一行。识在成文日期下一行。2022-11-23应用文（五）19三、版三、版 记记（一）主题词（一）主题词 主题词，是指用以揭
23、示公文主要内容和主题词，是指用以揭示公文主要内容和归属类别的并经规范化处理的词语。主题词归属类别的并经规范化处理的词语。主题词的作用在于表现公文主题的核心内容，为主的作用在于表现公文主题的核心内容，为主题检索法的运用提供检索标识。各类文件均题检索法的运用提供检索标识。各类文件均应标注主题词。应标注主题词。2022-11-23应用文（五）20 国务院办公厅秘书局于国务院办公厅秘书局于1994年年6月月1日起，启用新修订的国务院日起，启用新修订的国务院公文主题词表（见附录五）。该词表共由公文主题词表（见附录五）。该词表共由15类类1000个主题词组成，个主题词组成，分为主表和附表两大部分。该词表分
24、为三个层次，第一层是对主题分为主表和附表两大部分。该词表分为三个层次，第一层是对主题词区域的分类，如词区域的分类，如“综合经济综合经济”、“财政、金融财政、金融”类等；第二层是类等；第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电工交、能源、邮电”类中的类中的“工业工业”。“交通交通”、“能源能源”和和“邮电邮电”等；第三层是类属词，等；第三层是类属词，如如“邮电邮电”类中的类中的“通信通信”。“电信电信”、“邮政邮政”、“网络网络”和和“数据数据”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。一份文件
25、的标引，最多不超过五个主题词，词目之间空一字，一份文件的标引，最多不超过五个主题词，词目之间空一字，不用标点符号；标引顺序是先标类别词，再标类属词；在标类属词不用标点符号；标引顺序是先标类别词，再标类属词；在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词（即文种）时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词（即文种）。如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词。如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“农业农业”，再标类属词，再标类属词“水土保持水土保持”，最后标上，最后标上“通知通知”。当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类当词表中找不到准确反映文件主
26、题内容的类属词时，可只在类别词中选择适当的词标引。别词中选择适当的词标引。2022-11-23应用文（五）21（二）抄送机关（二）抄送机关 抄送机关，是指收受公文且只需了解公抄送机关，是指收受公文且只需了解公文内容而不需要承办或负答复责任的机关。文内容而不需要承办或负答复责任的机关。其目的是使这些机关了解公文内容，在必要其目的是使这些机关了解公文内容，在必要时给予指导和配合。时给予指导和配合。公文如有抄送机关，在主题词下一行，公文如有抄送机关，在主题词下一行，左右各空一字，在左右各空一字，在“抄送抄送”二字后加冒号；二字后加冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关间用逗号隔开，回行
27、时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。号。2022-11-23应用文（五）22（三）印发机关和印发日期（三）印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关时在主位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占一行位置；印发机关左空一字题词之下）占一行位置；印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。的日期为准，用阿拉伯数码标识。（四）版记的位置（四）版记的位置 版记应置于公文最后一面，版记的最后版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。一个要素置于最
28、后一行。2022-11-23应用文（五）23 四、公文行文的主要规则四、公文行文的主要规则 在国家行政公文处理办法中，有如下规定：在国家行政公文处理办法中，有如下规定：O行文应当确有必要，注重效用。行文应当确有必要，注重效用。O行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。级请示和报告。O政府各部了依据部门职权可以相互行文和向下一级政政府各部了依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文答复问题
29、、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。O同级政府。同级政府各部门、上级政府部门与下一级同级政府。同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。可以联合行文。2022-11-23应用文（五）24 O属
30、于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。府同意。O属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。主管部门处理。O部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。文。如擅自行文，上级机关应当责令纠
31、正或撤销。O向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。接上级机关。O“请示请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。级机关。“报告报告”不得夹带请示事项。不得夹带请示事项。2022-11-23应用文（五）25 O除上级机关负责人直接交办的事项外，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送不得以机关名义向上级机关负责人报送“请请示示”、“意见意见”和和“报告报告”
32、。O受双重领导的机关向上级机关行文，应受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。其另一上级机关。2022-11-23应用文（五）26 相关术语：相关术语：行文 以通报情况、请示问题、商洽事务等为以通报情况、请示问题、商洽事务等为目的的文字往来过程称为行文。各单位的行目的的文字往来过程称为行文。各单位的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。党政机关的行文分为下行文、上行来确定。党政机关的行文
33、分为下行文、上行文和平行文三种。行文应注意的问题是：文和平行文三种。行文应注意的问题是：本着精简文件的原则，严格控制发文数量和本着精简文件的原则，严格控制发文数量和范围，可发可不发的不发；除特殊情况外，范围，可发可不发的不发；除特殊情况外，一般不越级行文；不相隶属的机关，不应一般不越级行文；不相隶属的机关，不应以隶属关系行文；不要重复行文；行文以隶属关系行文；不要重复行文；行文应有主次，注意分清主送与抄送机关；联应有主次，注意分清主送与抄送机关；联合行文的机关应是同级机关。合行文的机关应是同级机关。2022-11-23应用文（五）27 上行文 指下级向主管上级报送的公文。指下级向主管上级报送的
34、公文。平行文 指平行单位或不相隶属的单位之间指平行单位或不相隶属的单位之间的发文。的发文。下行文 指上级对所属下级单位的发文。指上级对所属下级单位的发文。草稿 是文件的原始稿件，供作修改、讨论是文件的原始稿件，供作修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。文件一般和审阅用，不具有任何法定效力。文件一般只有一次写成的草稿，重要的文件需要反复只有一次写成的草稿，重要的文件需要反复讨论修改，可以形成几次或几十次草稿。讨论修改，可以形成几次或几十次草稿。2022-11-23应用文（五）28定稿 是经过审阅，由负责人签发或会议正式是经过审阅，由负责人签发或会议正式讨论通过的完成稿。定稿是文件的标准稿本，讨
35、论通过的完成稿。定稿是文件的标准稿本，是进行缮印的依据。经过多次草拟形成的文是进行缮印的依据。经过多次草拟形成的文件，最后一稿并由领导审批签署的才为定稿。件，最后一稿并由领导审批签署的才为定稿。已经正式发布的文件，日后又重新修改时，已经正式发布的文件，日后又重新修改时，须保留原来的定稿，不可以将原来的定稿作须保留原来的定稿，不可以将原来的定稿作为草稿在上面修改，而应利用复制件作为草为草稿在上面修改，而应利用复制件作为草稿，进行修改补充，并重新报有关领导签批。稿，进行修改补充，并重新报有关领导签批。原稿（件）即定稿。它是与正式印发件相对即定稿。它是与正式印发件相对而言的。而言的。2022-11-
36、23应用文（五）29核稿（文）文件形成草稿，在送领导审批签发之前，或已经过一文件形成草稿，在送领导审批签发之前，或已经过一定审批手续的稿件，在正式印制之前，由秘书人员进行全面、认真定审批手续的稿件，在正式印制之前，由秘书人员进行全面、认真校核的过程称为核稿。核稿是帮助领导审核把关，以保证文件质量校核的过程称为核稿。核稿是帮助领导审核把关，以保证文件质量的重要措施，也是秘书人员发挥参谋助手作用的一个重要方面。核的重要措施，也是秘书人员发挥参谋助手作用的一个重要方面。核稿一般是从以下几方面对文件进行检查：是否准确无误地体现了稿一般是从以下几方面对文件进行检查：是否准确无误地体现了领导机关的意图，是
37、否符合党的方针、政策和国家的法律、规章，领导机关的意图，是否符合党的方针、政策和国家的法律、规章，是否注意到同有关文件的衔接；提出的措施和办法是否符合实际、是否注意到同有关文件的衔接；提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；审批手续是否完备，涉及两个以上部门工作的事项，切实可行；审批手续是否完备，涉及两个以上部门工作的事项，是否经过有关部门协商取得一致意见，并且经过会签；文稿是否是否经过有关部门协商取得一致意见，并且经过会签；文稿是否结构严谨、条理清楚、观点鲜明、提法准确，文字表述是否简明通结构严谨、条理清楚、观点鲜明、提法准确，文字表述是否简明通畅，标点符号是否正确，人名、地名、时间、数字、
38、引文等是否经畅，标点符号是否正确，人名、地名、时间、数字、引文等是否经过认真核对；发文形式、密级确定、发至级限、传达范围等技术过认真核对；发文形式、密级确定、发至级限、传达范围等技术处理是否符合规定。处理是否符合规定。核稿工作是一项政策性、技术性很强的工作，承办人员应当有较核稿工作是一项政策性、技术性很强的工作，承办人员应当有较好的素质，一般来说应具备以下条件：具有一定的马克思主义理好的素质，一般来说应具备以下条件：具有一定的马克思主义理论水平；熟悉党的方针、政策；熟悉以往发布的文件；知识论水平；熟悉党的方针、政策；熟悉以往发布的文件；知识面宽并有相当的文字能力；尤其要具有高度的政治责任感和严
39、肃面宽并有相当的文字能力；尤其要具有高度的政治责任感和严肃认真的工作态度。认真的工作态度。2022-11-23应用文（五）30清样 经过初步核稿的文件，如果有较大改动，在经过初步核稿的文件，如果有较大改动，在送有关部门征求意见或送领导审批之前，应作打送有关部门征求意见或送领导审批之前，应作打印处理，所产生的清楚的稿样称作清样。清样在印处理，所产生的清楚的稿样称作清样。清样在送有关部门征求意见后，可能还会有较大改动，送有关部门征求意见后，可能还会有较大改动，需要再次印制成清样才能送批。因此，有些重要需要再次印制成清样才能送批。因此，有些重要文件，要反复印几次清样才行（此处所说的清样文件，要反复印
40、几次清样才行（此处所说的清样与印刷版上打出来的校样不是一个概念）。与印刷版上打出来的校样不是一个概念）。正本 正本是指对定稿内容完整再现的具有法定效正本是指对定稿内容完整再现的具有法定效用的正式文本。其外形特征：格式正规，有印章用的正式文本。其外形特征：格式正规，有印章等有效标志。等有效标志。试行本 是规范性公文正本的一种特殊形式，即试是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征：一般在文种后用括号的法定效用。其外形特征：一般在文种后用括号注明注明“试行试行”字样。字样。2022-11-23应用文
41、（五）31暂行本 也是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的也是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征：在公文暂行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征：在公文标题的文种之前加注标题的文种之前加注“暂行暂行”字样。字样。副本 是公文的复制本或正本的复份，供知照、存查用。是公文的复制本或正本的复份，供知照、存查用。作为正文复份的副本与正本在外形上基本无区别，但在作为正文复份的副本与正本在外形上基本无区别，但在使用目的、送达对象上与正本有所不同。正本送达主送机使用目的、送达对象上与正本有所不同。正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本
42、机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，副本具有与正本一样的法定效用。关留存备查、归档等，副本具有与正本一样的法定效用。作为正本复制体的公文副本，不具备保存正本公文的全作为正本复制体的公文副本，不具备保存正本公文的全部特征，如没有印章、签署者亲笔署名等，因而不具备正部特征，如没有印章、签署者亲笔署名等，因而不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查用。式公文的法定效用，只能供参考、备查用。2022-11-23应用文（五）32修订本 是指原来已经发布生效的公文，经重新修是指原来已经发布生效的公文，经重新修正补充再发布的文本。自修订本发布生效日起，正补充再发布的文本
43、。自修订本发布生效日起，原文本宣告作废。它也是规范性公文正本的一种原文本宣告作废。它也是规范性公文正本的一种特殊形式，其外形特征：基本与正本相同，只是特殊形式，其外形特征：基本与正本相同，只是需在上面做出稿本标记，如标明需在上面做出稿本标记，如标明“修订本修订本”字样字样等。等。送审 又称呈批，即将经过认真校核确认无误的文又称呈批，即将经过认真校核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要文字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，要附送原件和重要的征求意见稿清问题。同时，要附送原件和重要
44、的征求意见稿清样。文稿送出后，要掌握批转去向，适时催询审样。文稿送出后，要掌握批转去向，适时催询审批结果。免得贻误工作。批结果。免得贻误工作。2022-11-23应用文（五）33签发（签署）签发是形成文件的最后一个关签发是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人代表机关或部门，对文件从政治到文签发人代表机关或部门，对文件从政治到文字上都负有完全责任。签发是领导人履行职字上都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形式。因此，签发人只是对本身领权的一种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，不得导职权范围内
45、的有关文件才有权签发，不得越权。越权。会签 两个及两个以上机关联名行文，须经各两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导人联名签署。联名签署文件联名机关的领导人联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。行。2022-11-23应用文（五）34注发 文件定稿以后、正式印发之前，要确定文件定稿以后、正式印发之前，要确定文件如何发布等各种问题，这一技术处理过文件如何发布等各种问题，这一技术处理过程称作注发。注发所涉及的项目包括：发出程称作注发。注发所涉及的项目
46、包括：发出方式、印制份数、发至级限、阅读传达范围、方式、印制份数、发至级限、阅读传达范围、密级、急缓程度、文件格式、印制要求等。密级、急缓程度、文件格式、印制要求等。批注的原则是方便工作，利于保密。批注时批注的原则是方便工作，利于保密。批注时要认真阅读文件，首先弄清基本内容和领导要认真阅读文件，首先弄清基本内容和领导要求，然后按照规定处理。由于情况的不同，要求，然后按照规定处理。由于情况的不同，在批注中往往会遇到各种各样的疑难问题，在批注中往往会遇到各种各样的疑难问题，拿不准的不要擅自决定，可以先提出处理意拿不准的不要擅自决定，可以先提出处理意见，报有关领导审定后处理。见，报有关领导审定后处理
47、。2022-11-23应用文（五）35发授范围 指文件发多宽的面。这个幅度是由文件指文件发多宽的面。这个幅度是由文件内容本身所决定的。文件内容属于何种工作性质，内容本身所决定的。文件内容属于何种工作性质，需要让哪个范围的人员知道，就有一个相应的发需要让哪个范围的人员知道，就有一个相应的发授范围。发授范围一般通过文件的上款表示出来。授范围。发授范围一般通过文件的上款表示出来。党的领导机关制发的具有普遍意义的文件，发党的领导机关制发的具有普遍意义的文件，发“全报全报”的较多，即发向党、政、军、群各系统。的较多，即发向党、政、军、群各系统。专业性的文件，因其业务性较强，涉及的工作内专业性的文件，因其
48、业务性较强，涉及的工作内容也较单纯，一般只发有关地区和部门。一些日容也较单纯，一般只发有关地区和部门。一些日常事务性的批复回文，只发少数相关地区和部门，常事务性的批复回文，只发少数相关地区和部门，有时只发直接的或主要的一个地区或一个部门。有时只发直接的或主要的一个地区或一个部门。总之，发授范围是根据具体情况确定的，不能图总之，发授范围是根据具体情况确定的，不能图省事采取省事采取“一刀切一刀切”的作法。凡属重要文件应慎的作法。凡属重要文件应慎重处理，待向领导请示后再确定发授范围。重处理，待向领导请示后再确定发授范围。2022-11-23应用文（五）36发至级限 指文件发布的层次。领导机关是分指文
49、件发布的层次。领导机关是分层次设置的，文件也应是分层次发布的。根层次设置的，文件也应是分层次发布的。根据文件内容，该发至哪一个级限就发至哪一据文件内容，该发至哪一个级限就发至哪一个级限，不能任意扩大，也不能一味控制级个级限，不能任意扩大，也不能一味控制级限而影响文件效用的发挥。需要注明发至级限而影响文件效用的发挥。需要注明发至级限的，一般是发向大范围的文件，也有专业限的，一般是发向大范围的文件，也有专业性文件。而一般事务性文件和往来问复性的性文件。而一般事务性文件和往来问复性的函件，是不必注明发至级限的。对上级行文函件，是不必注明发至级限的。对上级行文也不应规定发至级限。也不应规定发至级限。2
50、022-11-23应用文（五）37阅读范围 指可以阅读文件的人员范围。一般指可以阅读文件的人员范围。一般说，文件的发授范围和发至级限本身就确定说，文件的发授范围和发至级限本身就确定了文件的阅读对象。在这方面是有严格规定了文件的阅读对象。在这方面是有严格规定的，无须在文件中一一注明。但是也有些文的，无须在文件中一一注明。但是也有些文件，阅读范围需要临时扩大或缩小，这就要件，阅读范围需要临时扩大或缩小，这就要在文件中特别注明。在文件中特别注明。传达范围 指可以听到宣读文件的人员范围。指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定
