1、商务文书写作与商务文书写作与处理处理（第四版（第四版）第一章 文书写作基础 第二章 商务信函与商务软文的撰写 第三章 商务礼仪文书的撰写 第四章 商务管理与事务文书的撰写 第五章 商务契约文书的撰写 第六章 商情调研文书的撰写 第七章 通用公文的撰写 第八章 商务文书处理方法 目 录【阅读提示】在办公室工作的人们发现，文书与公事总是如影随形，相伴相生。只要你进入办公室，就会主动或被动地与各类文书材料打交道，要么是办理文书中涉及的公务事项，要么是办理公务事项中离不开的文书。起草和处理各类文书材料，是广大公务员和公司企业文秘人员日常工作的重要内容。本章旨在对文书的特点、功能、种类、格式以及文书起草
2、的主要特征、基本流程、规范要求等方面的基础知识作个简要介绍，为大家学习和掌握后几章的内容，承担好“以文辅政”工作奠定必要的知识基础。第一章 文书写作基础第一节 认识文书、公文与商务文书（一）文书与人们如影随形文书的制作和使用是一种普遍存在的社会现象。你、我、他几乎每天都与文书面对面，或者直接使用文书办理有关事务。与机关干部、公司办公室职员朝夕相伴的，是各种类型的文书请示、报告、通知、通报、公函、简报、合同、协议、报价单、邀请函、招投标书、商务信函等。在广播电视节目中，在阅报栏里，在很多公共场所，人们时常听到或看到发布决定、决议、公告、通告、领导讲话等消息。要知道，许多公文正是通过大众传媒对外公
3、布的，以便人们及时了解国家大事、政府声音，知晓社情民意。一、认识文书一、认识文书（二）文书形成的社会历史条件文书不是从来就有的，而是人类社会发展到一定历史阶段的产物。认识这一点，有助于了解文书的起源和由起源所决定的基本特征。1.文字的形成和使用，是文书产生的必要条件 2.阶级和国家等社会组织的出现，是文书产生的充分条件一、认识文书一、认识文书（三）文书的家族体系1私人文书2.公务文书一、认识文书一、认识文书（四）文书的基本特点与重要功能1文书的基本特点（1）文书具有实践活动的客观记录性（2）文书具有突破时空局限的信息传递性2.文书的重要功能（1）文书的信息传播能（2）文书的原始凭证功能一、认识
4、文书一、认识文书（一）公文的基本特点1.公文具有鲜明的政治性2.公文由法定作者制成和发布3.公文具有法定的权威性和现行效应4.公文具有特定体式和处理程序二、认识公文二、认识公文（二）公文的重要功能1.领导功能2.规约功能3.沟通功能4.宣传功能5.凭据功能二、认识公文二、认识公文（三）公文的分类1.按照公文的使用范围，划分为通用公文与专用公文2.按照公文行文关系，划分为上行文、下行文、平行文三类3.按照公文涉密程度，划分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文等4.按照公文办理时限，划分为特急件、加急件两类二、认识公文二、认识公文（四）现行法定通用文种用途及选择原则1.现行法定通用文种用途（1
5、）决议。（2）决定。（3）命令（令）。（4）公报。（5）公告。（6）通告。（7）意见。（8）通知。（9）通报。（10）报告。（11）请示。（12）批复。（13）议案。（14）函。（15）纪要。除上述法定公文文种外，还有计划、总结、简报、公示、大事记、倡议书、工作记录等。2.选择法定公文文种的原则二、认识公文二、认识公文（一）商务文书的特点1记录性2.评析性3时效性三、认识商务文书三、认识商务文书（二）商务文书的作用1商务文书是制定决策的客观依据2.商务文书是科学预测的表达手段3商务文书直接为公司企业的经营活动服务4.商务文书直接反映公司企业 的形象5.商务文书是商务活动的原始记录三、认识商务文
6、书三、认识商务文书（三）商务文书的种类商务信函商务礼仪文书商务管理文书商务契约文书商情调研文书三、认识商务文书三、认识商务文书（四）商务文书的格式 商务文书并非国家法定公文，在格式规范上，国家没有统一的规定。但这并不意味着拟写商务文书在格式方面可以无拘无束，任意为之。其实，许多商务活动都遵循一些共同的行业规范，商务文书格式有约定俗成的特点。拟写商务文书要知晓并执行通行的格式要求。三、认识商务文书三、认识商务文书 第二节 公文写作述要（一）公文写作旨在受领导之命、代机关立言（二）公文写作要靠集思广益、群体行动（三）公文写作有特定读者对象、内容针对性强（四）公文写作事关公务活动、方针政策性强（五）
7、公文写作通常刻不容缓、时限性强（六）公文写作讲究规范表达、不求标新立异一、把握公文写作的一、把握公文写作的特点特点（一）思想内容方面的（一）思想内容方面的要求要求1.目的明确，行文有据2.准确无误，客观务实3.主题集中，重点突出二、符合公文写作的要求二、符合公文写作的要求（二）文字表达方面的要求二）文字表达方面的要求1.表达方式恰当2.准确严谨3.简练明了4.庄重严谨5.得体规范二、符合公文写作的要求二、符合公文写作的要求（三）公文格式方面的要求 1.标题 2.主送机关 3.正文 4.附件说明 5.发文机关署名 6.成文日期 7.印章 二、符合公文写作的要求二、符合公文写作的要求（一（一）公文
8、起草流程公文起草流程 步骤一：交拟 步骤二：拟议 步骤三：承拟 步骤四：校核 步骤五：签发三三、遵循遵循公文公文起草流程起草流程（二）拟稿人在公文起草流程中的任务分解 1.思想准备 2.收集材料 3.总体构思 4.草拟文稿 5.加工修改 三三、遵循遵循公文公文起草流程起草流程1.公文写作是秘书人员承担的一项艰苦的脑力劳动，是一种典型的公务行为。起草公文在行文目的、思想内容、表现形式、语言规格、时限要求、制作程序等许多方面，具有突出特征和明确规范，秘书人员要按照领导意图，严格遵循公文起草规范，完成领导授予的拟文任务。追求个性化写作，在公文写作过程中，是不可能实现的。2.公文写作流程，在一定意义上
9、反映了人们对公文写作规律性的认识。遵循公文写作流程要求，有助于增强公文写作的科学性，减少盲目性，为提高撰文工作质量，充分发挥公文效能奠定良好基础。【本章小结】【本章小结】3.文书是人类社会发展到一定阶段时产生的一种重要信息载体。它与机关团体、企事业单位的领导部门部署工作、经营管理、组织生产、安排学习等一切活动乃至公民个人的日常生活相伴而生，客观地、无声地记录着人类认识和改造主客观世界的过程。因此，文书无处不在，对文书的制作和使用，是一种普遍的社会现象。4.规范制作和正确使用文书，是秘书人员的重要职责，也是秘书人员辅助领导工作的基本和重要手段之一。为此，秘书工作者要深刻理解文书的特点，明确各类文
10、书的基本用途，掌握制作文书的格式规范。这是秘书人员做好自身工作的必不可少的基本要求。【本章小结】【本章小结】1文书：是社会组织和公民个人在各自活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用和惯用格式的书面文字材料和信息记录。2公文：是法定的机关与组织在依法履行职能的过程中按照规范体式和处理程序制成的具有现行效用和信息记录功能的书面文件。3公文文种：是根据公文的不同性质和用途，由党政领导机关统一颁布并要求固定使用的公文名称。重要概念4公文法定作者：是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织及其领导人。5公文格式：是公文特有的表现形式，指公文的外观样式特征，即公文构成项目及其在载体上排列的规
11、范。6商务文书：是公司企业在经营运作、贸易往来、开拓发展等一系列商务活动中形成和使用的各种文书的总称，是公司企业从事商务活动必不可少的工具之一。重要概念1公文具有哪些特点？2公文现行效用表现在哪些方面？3党政机关法定公文文种及各自用途？4公文格式的基本内容包括哪些？5商务文书具有哪些特点？6商务文书具有哪些作用？7公文写作行为具有哪些特点？8公文写作的基本要求包括哪些内容？9公文写作的基本流程包括哪些环节？10拟稿人在公文起草流程中的职责有哪些？思考题：根据下列素材拟写公文标题。1XX省人民政府就保护森林禁止乱砍滥伐的问题，向全省人民发出要求遵守周知的公布性文告。2为提高我国食品信誉，确保人民
12、身体健康和生命安全，国务院决定采取切实有效措施，进一步加强食品安全工作。3.国务院同意国家发展改革委关于2017年深化经济体制改革重点工作的意见，并转发给各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构认真贯彻执行。4.国务院同意中国科协、科技部建议设立“全国科技工作者日”的请示，自2017年起，将每年5月30日设立为“全国科技工作者日”，并由有关部门组织实施。5XX大学就XX系学生张 X X擅自离校外出旅游，严重破坏学校纪律，给予记过处分一事通报全校。能力检测题6XX市人民政府为了提高本市绿化水平，拟在XX林场内建立一座具有一定规模的XX市植物园，为此行文至XX省人民政府，请求批准。7
13、为加强对城镇待业人员的管理，进一步做好劳动就业工作，XX市劳动局决定对全市城镇待业人员进行统一登记，为此行文告知市属各有关部门。8.为了将XX地区档案工作协会会议基本情况、主要精神和决定事项，向上级机关作汇报并向与会单位传达贯彻，在会议记录及其他会议文件的基础上加工整理出正式文件。9.为深入贯彻落实教育部依法治教实施（2016-2020）文件精神，推进学校治理现代化，XX市人民政府定于2018年7月召开全市全面推进中小学依法治校工作会议，为此，行文周知各有关单位。10.XX市林业局经认真调研，拟将百花山森林公园内的红枫商店列入旅游定点商店，为此，行文至该市旅游局，请求批准。能力检测题【阅读提示
14、】企业正常经营活动中经常与合作伙伴进行商务联络和信息沟通。这个沟通过程需要使用大量书面信函或电子信息,它们可以有效地取代面对面拜访以及言语联络。本章旨在阐述商务函电的写作要求与方法,说明商务书信、商务传真、电子邮件和电报的使用与处理要求。这对维系和记录彼此的友谊、争取供应商、吸引客户、为企业树立良好的形象,有积极的意义。第二章 商务信函与商务软文的撰写一、谨记企业商誉二、掌握7C原则（一）正确（二）清楚（三）完整（四）具体（五）简洁（六）礼貌（七）体谅 第一节 信函写作概述三、使用正确的信函结构（一）信纸、信封的要求（二）信函结构的要求1.信头部分2.正文部分3.信尾部分 第一节 信函写作概述
15、一、日常联络新一、日常联络新 第二节 商务书信二、推销信二、推销信 第二节 商务书信三、询问信三、询问信 第二节 商务书信四、联系信四、联系信 第二节 商务书信五、报价信五、报价信 第二节 商务书信六、还价信六、还价信 第二节 商务书信七、预定信、订购信七、预定信、订购信 第二节 商务书信八、接受订购信八、接受订购信 第二节 商务书信九、索赔信、理赔信九、索赔信、理赔信 第二节 商务书信十、催款信十、催款信 第二节 商务书信十一、致歉信十一、致歉信 第二节 商务书信十二、婉拒信十二、婉拒信 第二节 商务书信第三节 商务传真、商务电子邮件（一）发传真要使用企业正规传真首页（二）商务传真内容书写如
16、同商务信函一、商务传真（一）商务电子邮件概述（二）编辑电子邮件 1.电子邮件头的填写 2.电子邮件体的书写二、商务电子邮件（三）电子信函的写作要求1.正文写作要有的放矢、言简意赅,起到及时沟通的作用。2.主题概括准确、精练,富有吸引力。每一封信件都设一个主题,提醒收信人重视和阅读。3.语言简明,直接坦率,可以采用对话语气,更富有人情味。4.内部间电子邮件结构可从简,省略应酬语、祝颂语等,甚至只保留正文,以提高效率。5.为了方便快捷,在结构上可以采用齐头文写法,所有段落开头都顶格写,就连落款也顶格写。对于比较重要的商务信函还是用纸质材料传递显得比较庄重。二、商务电子邮件第四节 商务软文（一）软传
17、播（二）软实力（三）商务软文及软文营销一、认识商务软文一、认识商务软文（一）传统软文（二）网络软文（三）网络软文和传统软文的区别二、软文的范围二、软文的范围（一）商务软文的分类1.从形态上划分2.从作用上划分（三）商务软文的作用1.广告与公关2.文化营销3.促进销售与品牌建设4.提升点击量与转化率三、商务软文的分类与作用三、商务软文的分类与作用（一）受众群体（二）传播内容（三）传播形式（四）软文载体（五）投放时间四、四、商务软文商务软文的基本要素的基本要素（一）商务软文标题的基本特征（二）拟写商务软文标题的基本要领（三）商务软文标题的拟写技巧（四）拟写商务软文标题的注意事项（五）商务软文标题的
18、常用类型五、五、商务软商务软文标题的撰写文标题的撰写（一）巧妙设计开头1.开门见山2.情境导入3.名言警句4.巧用修辞六、六、商务软商务软文正文的拟写文正文的拟写（二）讲究整体布局1.软文布局的整体要求2.软文布局的常用方法六、六、商务软商务软文正文的拟写文正文的拟写（三）用心安排结构1.点题式2.首尾呼应式3.名言警句式4.抒情议论式5.余味无穷式6.请求号召式7.闪开联想式8.祝福式9.自然收尾六、六、商务软商务软文正文的拟写文正文的拟写 商务函电的写作要谨记企业的商誉、掌握7C的原则和使用正确的信函结构。常用的商务书信有日常联络信、推销信、询问信、联系函、报价信、还价信、预订信、订购信、
19、接受订购信、索赔信、理赔信、催款信、致歉信和婉拒信,写作中要根据不同对象、不同商洽内容把握用语,达到沟通的目的,又体现企业形象。随着电子商务的普及,运用商务传真和电子邮件这种现代通信工具进行商务联络、代替商务书信是最佳选择。商务软文具有广告与公关、促进销售与品牌建设等作用,拟写商务软文时应巧妙设计开头、讲究整体布局、用心安排结尾。本章小结本章小结1.商务函电:企业进行正常经营活动过程中用来与业务关联方就业务联络、告知、磋商、洽谈等进行沟通的应用文书。2.推销信:在商业交往中卖方向买方推销产品和服务以吸引关注的商务信函。3.报价信:在商业交往中卖方向买方就产品的有关信息予以答复的商务信函。4.还
20、价信:在商业交往中买方对有关信息或条款提出修改意见或建议,以供卖方考虑的商务信函。5.订购信:买卖双方经过洽谈或电子信息沟通等方式谈妥某项交易,事后买方用书面形式向对方予以确认,以防产生差错的商务信函。6.接受订购信:卖方在接到买方的订购单后用来告知买方接受订购,以及货物办理情况和货款支付方式等事宜的商务信函,也称确认订购信。重要概念7.索赔信:在买卖过程中受损一方向违约一方提出索赔要求的商务信函。8.催款信:卖方在约定期间未收到买方货款时提醒对方尽快支付货款所用的商务信函。9.商务传真:运用公用电话网和传真工具传送并记录商务信函的图文真迹。10.商务电子邮件:运用计算机网络技术在互联网上进行
21、商务信息沟通的方式。11.商务软文:带有商业动机的文体。12.软文营销:企业以强化与顾客或公众的感情和文化交流为内容,以淡化商业活动的盈利意图为手段,间接服务于企业经营目标的一种营销活动。重要概念1.写作商务函电的7C原则及其具体内容是什么?2.预订交通工具的信函应包括哪些内容?3.催款信的写作要求有哪些?思考题【阅读提示阅读提示】中国加入WTO之后,企业更加注重与外界的礼仪交往,更加注重规范得体地使用各种类型的商务礼仪文书。本章旨在阐明商务礼仪文书的写作规范,为商务秘书树立良好的企业形象、提升企业公关的效果、增进企业之间的友情、加深公关交往的内涵与层次提供参考借鉴。第三章 商务礼仪文书的撰写
22、 商务礼仪文书与商务函电属同一种文体,但内容的侧重点、所起的作用、写作要领都与商务函电有区别,体现了礼仪文书的特点。第一节商务礼仪文书的写作第一节商务礼仪文书的写作要求要求一、注重交际二、注重目的三、注重礼节四、注重体式第一节商务礼仪文书的写作第一节商务礼仪文书的写作要求要求一、庆贺信（一）庆贺信的结构和写法1.标题2.称谓3.正文4.结尾5.署名和日期（二）庆贺信的写作要求第第二二节节礼仪礼仪函电函电二、感谢信（一）感谢信的结构和写法1.标题2.称谓3.正文4.结尾5.署名和日期（二）感谢信的写作要求第第二二节节礼仪礼仪函电函电三、邀请信（一）邀请信的结构和写法1.称谓2.正文3.结尾4.署
23、名和日期（二）邀请信的写作要求（三）对邀请信的回复第第二二节节礼仪礼仪函电函电四、慰问信（一）慰问信的结构和写法1.标题2.称谓3.正文4.结尾5.署名和日期（二）慰问信的写作要求第第二二节节礼仪礼仪函电函电五、拜访函（一）拜访函的结构与写法1.称谓2.正文3.结尾4.署名和日期（二）拜访函的写作要求第第二二节节礼仪礼仪函电函电一、礼仪致辞概述（一）礼仪致辞的特点1.突出尊敬2.强调真挚3.文体简洁4.词语委婉第第三三节节礼仪礼仪致辞致辞一、礼仪致辞概述（二）礼仪致辞的结构1.标题2.称谓3.正文4.落款第第三三节节礼仪礼仪致辞致辞二、迎送致辞（一）欢迎辞（二）欢送辞第第三三节节礼仪礼仪致辞致
24、辞三、答谢辞、告别辞（一）答谢辞（二）告别辞第第三三节节礼仪礼仪致辞致辞四、祝贺辞（一）祝贺辞概述（二）祝贺辞分类1.事业祝贺辞2.会议祝贺辞3.祝酒辞4.人生祝贺辞第第三三节节礼仪礼仪致辞致辞一、名片（一）名片的样式（二）名片的内容（三）名片的用途第第四四节节礼仪帖卡礼仪帖卡二、请柬（一）请柬的特点1.告知性2.礼节性3.规范性（二）请柬的形式1.外观形式2.书写形式第第四四节节礼仪帖卡礼仪帖卡二、请柬（三）请柬的结构与写作要求1.标题2.称谓3.正文4.署名5.注意事项第第四四节节礼仪帖卡礼仪帖卡三、贺卡（一）贺卡的形式（二）贺卡的使用1.贺卡的挑选2.贺卡的写作第第四四节节礼仪帖卡礼仪帖
25、卡四、聘书（一）聘书的形式（二）聘书的结构与写作要求1.标题2.称谓与正文3.落款第第四四节节礼仪帖卡礼仪帖卡 商务礼仪文书是企业在商务与社交活动中经常使用的文书,具有突出的交际与礼仪特点。商务礼仪文书包括信函类的庆贺信、感谢信、邀请信、慰问信、拜访函;致辞类的欢迎辞、欢送辞、答谢辞、告别辞、祝贺辞;帖卡类的名片、请柬、贺卡、聘书等。制作商务礼仪文书,必须遵循约定俗成的常规或国际惯例,讲究使用的场合,适应交流对象的实际需要。本章小结1.商务礼仪文书:在交往联络、礼仪活动中用来调整、改善和发展组织间、个人与组织间、个人与个人间相互关系的书面媒介。2.庆贺信:对组织、个人取得的成就,或就某件喜庆之
26、事,表示赞颂和祝贺的礼仪文书。3.感谢信:向关怀、支持、帮助过己方的组织或个人表示感谢的礼仪书信。4.邀请信:用以邀请单位或个人参加某项活动所使用的礼仪文书。5.慰问信:以组织或个人名义向有关集体或个人表示慰问、问候和致意的礼仪书信。6.拜访函:为了拜访有关人士,在事先发出的具有预约和沟通信息作用的礼仪文书。7.欢迎辞:在宾客到来之际,主人为了表示欢迎和愿意交往的意图所致的接风洗尘之辞。重要概念8.欢送辞:在宾客离开之时,主人为之送行并表示珍重所致的惜别之辞。9.答谢辞:在特定的礼仪场合,因某事由一方答谢另一方的演讲辞。10.告别辞:客人临行前在专门安排的告别活动上表示谢意和辞行的讲话。11.
27、祝贺辞:在商务社交活动和各类庆典以及宴会中一方向另一方表示良好祝愿和祝贺之意的讲话。12.请柬:邀请单位或个人参加某项活动时向对方发出的专用礼仪卡片。13.聘书:聘请他人担任或兼任某一职务时向对方发出的专用礼仪文书。重要概念1.1.商务礼仪文书的特点有哪些商务礼仪文书的特点有哪些?2.2.名片上可用哪些字母来表示一定的用意名片上可用哪些字母来表示一定的用意?它们分别代表什它们分别代表什么用意么用意?思考题【阅读提示阅读提示】企业在经营运作中,除了国家公文、经济法律文书、商务函电、礼仪文书外,还需要运用商务管理与事务文书实现内外沟通、交流商务经验、部署企业工作、规范员工行为以及处理日常事务等。本
28、章旨在阐明商务管理与事务文书的特点,介绍商务计划、商务总结、商务报告、规章制度、备忘短信等文书材料的撰写要求与方法,为商务秘书协助企业领导处理日常事务提供参考和借鉴。第四章 商务管理与事务文书的撰写一、商务管理与事务文书概述（一）指导性（二）真实性（三）专业性（四）灵活性第一节第一节 商务管理与事务文书的撰写商务管理与事务文书的撰写二、商务管理与事务文书的辅助呈现形式（一）表格（二）图片形式（三）图表（四）其他可视化辅助物第一节第一节 商务管理与事务文书的撰写商务管理与事务文书的撰写一、商务计划的特点和分类（一）商务计划的特点1.目的明确2.科学预期3.切实可行4.系统整合5.监督调整第二节第
29、二节 商务计划商务计划一、商务计划的特点和分类（二）商务计划的分类1.按照性质划分2.按照时限划分3.按照范围划分4.按照内容划分5.按照形式划分第二节第二节 商务计划商务计划二、商务计划的基本结构和写作要求（一）商务计划的基本结构1.标题2.正文3.落款第二节第二节 商务计划商务计划二、商务计划的基本结构和写作要求（二）商务计划的写作要求1.客观求实2.准确清晰3.有条有理第二节第二节 商务计划商务计划一、商务总结（三）商务总结的结构1.标题2.正文3.落款第三节第三节 商务总结、商务报告商务总结、商务报告一、商务总结（四）商务总结的写作要求1.求真务实2.准备充分3.分析提炼4.行文简洁第
30、三节第三节 商务总结、商务报告商务总结、商务报告二、商务报告（一）商务报告的特点1.目的明确2.陈述为主3.注重时效（二）商务报告的类型第三节第三节 商务总结、商务报告商务总结、商务报告二、商务报告（三）商务报告的结构1.标题2.受文者3.正文4.落款第三节第三节 商务总结、商务报告商务总结、商务报告二、商务报告（四）商务报告的写作要求1.如实呈现2.叙述简明3.呈现多样式第三节第三节 商务总结、商务报告商务总结、商务报告三、述职报告（一）述职报告的作用 企业领导人及管理者书写述职报告有利于述职者回顾反思、自我评估,不断提高自身素质;有利于群众的监督,促进企业领导人及管理者忠于职守;有利于上级
31、部门考核、选拔、任用企业管理者。第三节第三节 商务总结、商务报告商务总结、商务报告三、述职报告（二）述职报告的特点1.目的明确2.陈述为主3.实事求是4.个人性5.全面性6.通俗性第三节第三节 商务总结、商务报告商务总结、商务报告三、述职报告（三）述职报告的结构1.标题2.称谓3.正文4.落款和日期第三节第三节 商务总结、商务报告商务总结、商务报告一、规章制度的特点和种类（一）规章制度的特点1.统一性2.针对性3.约束性4.条文性第四节第四节 规章制度规章制度一、规章制度的特点和种类（二）规章制度的种类1.章程2.条例3.规定4.办法5.细则6.制度7.规程第四节第四节 规章制度规章制度二、规
32、章制度的结构和写作要求（一）规章制度的结构1.标题2.题注3.正文（1）章条式（2）条文式（3）帽下条文式第四节第四节 规章制度规章制度二、规章制度的结构和写作要求（二）规章制度的写作要求1.标题规范清晰2.内容合理完整3.语言肯定简明第四节第四节 规章制度规章制度一、备忘录（一）备忘录的特点1.不够正式2.篇幅短小3.写作简明4.强调效率第五节第五节 备忘短信备忘短信一、备忘录（二）备忘录的结构(1)发给或致:填写接收信息的人员姓名。(2)发自或自:填写发送信息的人员姓名。(3)日期:填写备忘录的发出日期。(4)抄送:填写其他需要知道该信息的人员姓名(根据需要而定)。(5)编号(可有可无)。
33、(6)主题:用简明扼要的词组说明备忘录的主题思想,方便编目。(7)内容:备忘录的正文,可以分条书写。许多企业制作了备忘录信笺,使用者只要逐项填写即可。第五节第五节 备忘短信备忘短信二、留言条和便条 （一）电话留言 1.电话留言的要求 (1)完整电话留言一定要完整,对方提到的有关日期、时间、地点、数字等重要信息一定要记全,不要遗漏。(2)准确电话留言记录的信息一定要准确,包括姓名、电话号码、来电时间、来电内容等。记录完毕后,应与对方核实无误。记录后要签名,以防收到留言的人有疑问。第五节第五节 备忘短信备忘短信二、留言条和便条（一）电话留言 1.电话留言的要求(3)简洁记录电话留言时,要抓住要点,
34、让接收人一目了然。(4)及时送达留言记录电话留言应该尽快传递,否则将会贻误工作。如果呼叫者的信息很紧急,应该在电话留言上标出“紧急”,以提醒接收人。第五节第五节 备忘短信备忘短信二、留言条和便条（一）电话留言2.电话留言的内容(1)来电人单位、姓名。(2)留言接收人姓名。(3)来电日期、时间。(4)来电人电话号码。(5)来电内容。(6)留言记录人姓名。第五节第五节 备忘短信备忘短信二、留言条和便条（二）便条便条是最简单的一种书信,但不能随意乱写。如果词不达意,会使对方产生误会;如果语言生冷强硬,会影响同事关系;如果粗心大意而有疏漏,会造成信息不准确。写好便条,最基本的要求是:(1)对象明确。(
35、2)一事一条。(3)事由清晰。便条的结构与书信大体相同,但没有书信正式,可以省去一些客套语,只保留称呼、内容、署名和日期四部分。第五节第五节 备忘短信备忘短信三、介绍信和证明信（一）介绍信1.专用介绍信2.普通介绍信3.书写介绍信第五节第五节 备忘短信备忘短信三、介绍信和证明信（二）证明信1.法定代表人身份证明书2.委托书3.身份情况证明信第五节第五节 备忘短信备忘短信 为实现企业管理目标,每一个企业都需要一系列强化企业管理方面的文书和协助企业进行沟通的事务文书,这类应用文书统称为商务管理与事务文书。它包括:企业经营的计划策划、企业各类工作的总结和报告、企业的各类规章制度,以及商务活动中的备忘
36、录、便条、介绍信、证明信等。商务管理与事务文书种类繁多,用处不同,虽写作结构有所规范,但不强求,最重要的是要符合本企业的需求,并应充分利用电子化的先进方法,清晰呈现信息。本章小结1.商务计划:企业为未来一定时期的商务活动制定的工作目标以及为实现目标所作出的具体安排。2.商务总结:企业对已经完成的商务实践活动进行系统的回顾、检查、分析、评价,找出经验与教训,并归纳、综合、探索规律,为未来的商务工作提供帮助和借鉴的一种商务管理文书。3.商务报告:用于向上级管理层、有关部门或董事会、股东大会汇报工作,反映情况,答复有关方面咨询的一种商务管理文书,其中也包括个人的述职报告。4.规章制度:企业在不违背国
37、家法律、法规前提下制定的一种具有法规性和约束性的要求有关人员共同遵守的商务管理文书。5.备忘录:仅在企业内部日常工作中使用的员工间进行联系沟通、传递信息的商务管理与事务文书。重要概念1.商务管理与事务文书有什么特点?2.做好电话留言要做到哪几点?3.介绍信包括哪几种？4.证明信包括哪几种？思考题【阅读提示阅读提示】商务契约文书是协作关系的具体反映,是管理经济的有效手段。商务契约文书主要包括意向书、合同、协议、洽谈纪要、招标书、投标书等经济文书。写好商务契约文书是用经济手段解决问题的一种比较有效的措施,有助于保障企业的经济利益,维护企业的合法权益,树立良好的企业形象。第五章 商务契约文书的撰写一
38、、意向书一、意向书（一）意向书的目的和作用意向书的作用有:(1)可用来向政府主管部门上报备案,作为立项根据。(2)可作为合作各方进行实质性谈判的基础和原则性依据。(3)便于合作各方开展各项后续工作,如起草项目建议书和撰写可行性研究报告等。第一节意向书、协议书第一节意向书、协议书一、意向书一、意向书（二）意向书的特点1.宽泛性2.无约束性3.政策性4.严谨性5.灵活性6.协调性第一节意向书、协议书第一节意向书、协议书一、意向书一、意向书（三）意向书的结构1.标题2.正文3.落款4.日期第一节意向书、协议书第一节意向书、协议书一、意向书一、意向书（四）意向书的写作要求(1)语言准确,表达清楚。(2
39、)忠实于洽谈内容。第一节意向书、协议书第一节意向书、协议书二、协议书二、协议书（一）协议书与合同的区别合同和协议书都是由双方的当事人共同订立的一种契约。但协议书与合同有一定的区别：1.合同内容一般限于经济活动方面;协议书内容适用范围较为广泛。2.合同一经签订就产生法律效力,双方必须严格遵守,认真履行,任何一方违约都将承担相应的经济责任和法律责任;协议书往往要经过行政主管部门签证或公证机关公证才能产生法律效力。第一节意向书、协议书第一节意向书、协议书二、协议书二、协议书（二）协议书的种类 从经济活动角度划分,协议书有联营协议书、委托协议书、调解协议书、补充协议书、捐赠协议书等。第一节意向书、协议
40、书第一节意向书、协议书二、协议书二、协议书（三）协议书的撰写要求1.内容必须具体明确，避免疏漏。2.措辞必须准确无误，不能含糊不清，不能有歧义。3.不能单方面擅自修改，需改动时要经双方协商同意。第一节意向书、协议书第一节意向书、协议书一、合同一、合同 （一）合同概述 根据中华人民共和国合同法(以下简称合同法)第二条的规定,合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第第二二节节合同合同、财产租赁合同财产租赁合同一、合同一、合同（二）经济合同的作用1.1.经济合同是实现国家宏观经济规划的客观保证2.经济合同是企业加强生产经营管理和组织协作的有效方式3.经济合
41、同能使企业提高经济效益4.经济合同是我国社会主义市场经济健康发展的重要保障5.经济合同有利于保障当事人的合法权益6.经济合同是发展对外贸易的有效法律手段第第二二节节合同合同、财产租赁合同财产租赁合同一、合同一、合同（三）经济合同的特点1.法定效力2.平等、公平、协商性第第二二节节合同合同、财产租赁合同财产租赁合同一、合同一、合同（四）经济合同的种类（四）经济合同的种类1.按照形式划分2.按照期限划分3.按照合同是否立即交付标的划分4.按照合同性质划分5.按照合同内容划分第第二二节节合同合同、财产租赁合同财产租赁合同一、合同一、合同（五）经济合同的结构（五）经济合同的结构1.1.标题标题2.2.
42、约首约首3.3.正文正文4.4.约尾约尾第第二二节节合同合同、财产租赁合同财产租赁合同一、合同一、合同 （六）经济合同的撰写原则及要求（六）经济合同的撰写原则及要求 1.1.经济合同的撰写原则经济合同的撰写原则(1)符合国家法律、法令和国民经济计划的要求。(2)遵守社会公共利益及社会主义道德准则。(3)坚持平等协商、等价有偿的原则。第第二二节节合同合同、财产租赁合同财产租赁合同一、合同一、合同（六）经济合同的撰写原则及要求（六）经济合同的撰写原则及要求2.2.经济合同的撰写要求经济合同的撰写要求(1)内容必须具体明确,措辞用字力求准确简洁。(2)严肃经济合同纪律,不能随意涂改或终止。(3)签订
43、合同必须手续完备,字迹工整清楚。第第二二节节合同合同、财产租赁合同财产租赁合同二、财产租赁合同二、财产租赁合同（一）财产租赁合同的结构（一）财产租赁合同的结构1.标题2.合同当事人名称3.合同编号与签订时间、地点4.正文正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。第第二二节节合同合同、财产租赁合同财产租赁合同二、财产租赁合同二、财产租赁合同（二）财产租赁合同的写作要求（二）财产租赁合同的写作要求1.内容合法2.格式规范3.条款完备具体4.表述准确、严密、简明5.文面整洁第第二二节节合同合同、财产租赁合同财产租赁合同一、业务洽谈纪要一、业务洽谈纪要（一）业务洽谈纪要的含义与特点（一）业务洽谈纪要的含义
44、与特点1.1.业务业务洽谈纪要洽谈纪要的含义的含义2.2.业务洽谈纪要业务洽谈纪要的特点的特点（1 1）关系平等性）关系平等性（2 2）语言协商性）语言协商性（3 3）备忘作用）备忘作用第第三三节节业务洽谈纪要业务洽谈纪要、建设项目计划任务书建设项目计划任务书一、业务洽谈纪要一、业务洽谈纪要（二）业务洽谈纪要的结构（二）业务洽谈纪要的结构1.1.标题标题2.2.正文正文3.3.落款落款第第三三节节业务洽谈纪要业务洽谈纪要、建设项目计划任务书建设项目计划任务书一、业务洽谈纪要一、业务洽谈纪要（三）撰写业务洽谈纪要的要求（三）撰写业务洽谈纪要的要求 1.1.忠实原始记录忠实原始记录2.2.用语简洁
45、准确用语简洁准确3.3.整理印发及时整理印发及时第第三三节节业务洽谈纪要业务洽谈纪要、建设项目计划任务书建设项目计划任务书二、建设项目计划任务书二、建设项目计划任务书（一）建设项目计划任务书的（一）建设项目计划任务书的含义含义（二）（二）建设项目计划任务书建设项目计划任务书的结构要求的结构要求1.1.封面封面2.2.目录目录3.3.正文正文4.4.报送单位名称及附件报送单位名称及附件第第三三节节业务洽谈纪要业务洽谈纪要、建设项目计划任务书建设项目计划任务书一、招标书一、招标书（一）招标书概述（一）招标书概述（二）招标书的作用（二）招标书的作用第第四四节节招标书招标书、投标书投标书一、招标书一、
46、招标书（三）招标书的特点（三）招标书的特点1.规范性2.准确性3.竞争性 4.具体性第第四四节节招标书招标书、投标书投标书一、招标书一、招标书（四）招标书的种类（四）招标书的种类1.1.从形式上划分从形式上划分2.2.从内容上划分从内容上划分第第四四节节招标书招标书、投标书投标书一、招标书一、招标书（六）撰写招标书的要求六）撰写招标书的要求(1)做好调查研究,掌握市场信息,制定的测算、评估款项要科学合理,招标书应切实可行。(2)遵循招标公告的写作要求,语言简洁、用词精确,文字、数据、图表均要求精确无误。(3)注意法律中的禁止性规定,所拟写的招标文件不得违反相关法律规定,否则将导致招标文件和招标
47、活动无效。第第四四节节招标书招标书、投标书投标书二、投标书二、投标书（一）投标书的作用和特点（一）投标书的作用和特点 投标书是对招标书的回答,投标书也称标函,是指投标者为了中标而按照招标人提出的条件、要求,向招标者提交的承办申请、企业情况介绍、总预算表、书面咨询等文字资料。投标书是提供给招标人的备选方案的文本。投标书的特点是针对性、求实性和合约性。第第四四节节招标书招标书、投标书投标书二、投标书二、投标书（二）投标书的分类（二）投标书的分类1.1.生产经营性投标书生产经营性投标书2.2.技术投标书技术投标书第第四四节节招标书招标书、投标书投标书二、投标书二、投标书（三）投标书的结构（三）投标书
48、的结构1.1.标题标题2.2.正文正文3.3.落款落款4.4.日期日期第第四四节节招标书招标书、投标书投标书二、投标书二、投标书（四）投标书的撰写要求（四）投标书的撰写要求(1)明确招标要求。(2)实事求是,诚信为本。(3)文字简洁,语气谦和。(4)具体清晰,准确守时。第第四四节节招标书招标书、投标书投标书 本章主要介绍了商务契约文书的意向书、协议书、合同、业务洽谈纪要、建设项目计划任务书、招标书、投标书的概念、作用、特点、结构和写法。通过学习,重点了解它们的概念和作用,掌握它们的结构及写法,并能根据相关资料写出符合体式规范的合同、协议书、招标书及投标书。本章小结1.意向书:国家与国家之间、单
49、位与单位之间、单位与个人之间、个人与个人之间为处理某些重要事项而签订的一种书面材料。2.经济合同:契约的一种,指自然人、法人、其他组织之间(双方或多方)为实现各自的经济目的,按照法律规定,彼此确定一定权利和义务的书面材料。3.协议书:契约的一种,指机关、社会团体、事业单位或个人之间共同协商签订的建立协作关系或约定关系的书面材料。4.业务洽谈纪要:根据业务洽谈的实际情况,在业务洽谈记录的基础上加以归纳、整理并经各方代表签字确认后所形成的书面材料。重要概念1.意向书的写作特点是什么?2.合同与协议书的区别是什么?3.业务洽谈纪要与会议纪要的区别是什么?4.建设项目计划任务书的写法是什么?5.招标书
50、一般要写明哪些内容?6.投标书一般要写明哪些内容?思考题【阅读提示阅读提示】商情调研文书是实现各种商务活动的有效工具。商情调商情调研文书是实现各种商务活动的有效工具。商情调研文书种类很多研文书种类很多,例如市场需求调查例如市场需求调查(预测预测)报告、产品销售报告、产品销售调查调查(预测预测)报告、生产资源调查报告、生产资源调查(预测预测)报告、商品价格调查报告、商品价格调查(预测预测)报告、新技术应用前景预测报告、市场竞争情况调查报告、新技术应用前景预测报告、市场竞争情况调查(预测预测)报告、可行性研究报告等。本章主要阐明市场调查报报告、可行性研究报告等。本章主要阐明市场调查报告、市场预测报
