1、任务7-1 采购业务控制概述任务7-2 采购业务流程任务7-3 采购业务主要风险与控制措施任务7-4 采购业务控制制度设计 教学目标教学目标 项目七 采购业务控制1.知识目标：知识目标：（1）了解采购业务的业务流程；（2）掌握采购业务内部控制的总体要求；（3）重点掌握采购业务的主要风险、关键控制点和控制措施。2.能力目标能力目标（1）理解采购业务控制制度的设计目标；（2）初步掌握采购业务控制制度的设计方法。2007年10月1日，国际酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店，拥有装潢豪华、设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜
2、和海派家常菜肴，能为中外客商提供各式专业和体贴的服务。由于集团公司资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访报道。一时之间，国际酒店门前是人头攒动，星光熠熠。最让酒店感到骄傲和荣耀的是酒店大堂天花板上犹如天宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个酒店绚丽夺目、熠熠生光。国际酒店水晶灯饰采购案带给人们的思考国际酒店水晶灯饰采购案带给人们的思考 这些天花板上装饰所用的材料以及星球灯饰均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副总经理亲自组织货源，最终从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款总价高达150万美元。这样的超级豪华水晶灯饰不仅
3、是在全国罕见，即使是国外，也只有在少数几家五星级酒店里能见到。开业当天，来往宾客无不对这个豪华的水晶天花板灯饰赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报道，更成为当天的头条新闻，国际酒店在这一天也像那盏水晶灯饰一样，一举成名，当天客房入住率就达到了80%以上。王副总经理也因此受到了公司领导的高度赞扬，一连几天，王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容。然而，好景不长。两个月后，这些高价值的水晶灯饰就出了状况。首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分连接的金属灯杆出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费百万美元买来的高档
4、水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王副总经理限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总经理是再也笑不出来了。事件真相很快就水落石出，原来这盏价值百万元人民币的水晶灯根本不是从瑞士某珠宝公司购得的，而是通过奥尔公司代理购入的赝品水晶灯。国际酒店在未经过公开招标的情况下，即与奥尔公司签订了价值为150万美元的代购合同。依照合同规定，奥尔公司必须提供瑞士某著名珠宝公司出产的水晶灯，并由奥尔公司向国际酒店出具该公司的验证证明书，其中200万元人民币为支付给奥尔公司的代理费。然而，交易发生后，奥尔公司并未向国际酒店出具有关水晶灯的任何品质鉴定资料，国际酒店也始终没有同奥尔公司办理
5、必要的查验手续。经查实，这笔交易是由王副总经理一人操纵的，从签订合同到验收入库再到支付货款都是由他一个人说了算，而他之所以会这样做，正是因为收受了奥尔公司的巨额好处费。虽然出事之后，王副总经理得到了法律的严惩，然而国际酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。这对于一个新开业的酒店而言，不啻是个致命的打击。一笔采购业务，特别是金额较大的业务，通常涉及采购计划的编制、物资的请购、订货或采购、验收入库、货款结算等。因此，企业应当针对各个具体环节的活动，建立完整的采购程序、方法和规范，并严格依照执行。只有这样，才能防止错弊，保证企业经营活动的正常进行。【问题
6、思考】1.国际酒店水晶灯饰采购案在哪些采购环节出现了舞弊或不规范行为？2.针对各采购环节出现的舞弊或不规范行为，企业应当采取哪些控制措施？任务任务7-17-1 采购业务控制概述采购业务控制概述一、采购业务的含义 采购是指企业购买物资、接受劳务及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购环节是企业生产经营活动的起点，它既是企业“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。为销售而生产，为生产而采购是企业生产经营活动一个环环相扣的物料输入输出的动态过程。不仅采购流程是否顺畅直接影响到企业整个生产经营活动的顺利运行，而且采购业务是否科学、规范、严谨、节俭
7、，也直接影响着企业的经济效益和可持续发展。采购业务涉及到采购计划、物资请购、物资质量、物资数量和价格、供应商选择、采购合同订立、物资运输、验收入库、货款支付等供应链活动，出现舞弊和差错的风险较大。因此，加强采购业务内部控制，对于规范企业采购行为、保证采购质量、降低采购成本、规避采购风险、提高经济效益有着十分重要的意义。（一）规范采购行为，规避采购风险 采购风险是指由于采购业务构成要素存在的不确定性，而给企业采购业务带来的不确定性或损失。采购业务是企业较为频繁、常见的业务，采购过程复杂，手续繁多，多元利益纠结，容易出现违法违纪现象。因此，构建完善的采购业务内部控制制度，针对采购业务内部控制各环节
8、的控制缺失，设计有效的应对策略，使采购业务各流程形成系统化、一体化的监督体系，并通过准确的采购计划、完善的采购流程、严格的采购审批和合同审计，对采购活动进行严格规范，有利于规范企业采购行为，有效规避采购风险。（二）保证采购质量，提高市场竞争力 企业将采购的物资（材料或半成品）投入到生产过程中，经过一系列的加工，最终将形成产成品。可以说，没有高质量的材料，就难以生产出高质量的产品。采购物资的质量对企业的生产经营至关重要，它直接影响着所生产产品的质量，关系着企业生产经营活动的顺利进行。因此，通过建立和完善采购业务内部控制制度，对采购过程中的审批、验收等环节进行严格规范，有利于保证采购物资质量，有助
9、于保证产品质量，提高企业的市场竞争力。（三）降低采购成本，提高经济效益 一般而言，制造业企业的采购成本占到产品成本的50%-80%左右。毫无疑问，采购成本是企业产品成本的主要组成部分。随着全球性竞争的日益激烈，通过降低成本来增加收益已成为各企业保持竞争力的有效手段。构建采购业务内部控制制度，就是从设计采购流程、加强供应商管理、制定科学合理的定价策略和采购批量策略等多方面规范企业的采购业务，在采购活动中实现对企业有利的采购价格和采购批量，这将有助于降低物资采购成本，提高企业经济效益。二、采购业务内部控制的总体要求 （一）保证采购业务的合规性 一是采购业务必须符合国家法律法规和国际惯例；二是采购业
10、务必须符合企业有关采购及资金管理制度的规定；三是必须遵守采购业务流程，确保采购业务按照规定的程序和权限进行。（二）保证采购业务的计划性 企业的采购活动必须按计划进行，杜绝无计划、超计划采购，避免物资积压、浪费。（三）保证采购业务的及时性 采购业务必须满足生产、销售和管理的需要，防止因为采购不及时或不符合要求等影响生产经营活动的正常进行。（四）保证采购业务的效益性 在满足需要的前提下，尽量降低采购成本，减少采购资金的占用和采购环节的损失，以实现效益最大化。（五）防止采购业务的舞弊行为 要规范采购流程，防止采购环节中违法乱纪、信用诈骗、中饱私囊、损害企业利益等违法舞弊行为；要避免基于个人私利的不恰
11、当采购活动给企业造成经济损失。（六）保证采购物资的安全性 一是保证企业付出的货款能够取得相应的货物；二是保证应付账款的真实性和货款支付的严密性；三是保证购进货物在装卸、运输、验收等环节的质量、数量安全；四是确保支付资金的安全、完整。（七）保证会计信息的真实、及时和完整 采购业务中的会计信息与实际采购业务活动要保持一致性、真实性和完整性，实现账账相符、账实相符，会计记录和财务报告要合理揭示采购业务所享有的优惠政策，完整、准确地反映采购业务活动中的货物索赔、返利、折扣和折让等优惠政策的实际情况。任务任务7-27-2 采购业务流程采购业务流程一、采购业务流程概述 采购业务流程是指采购活动的业务流向和
12、先后顺序，包括工作环节、步骤和程序。企业的采购业务流程一般包括准备、实施、考核三个基本阶段。其中，准备阶段包括采购需求分析、制定采购计划、确定采购策略和选择供应商等环节；实施阶段包括采购谈判、订立采购合同、管理供应过程、验收、入库、货款结算、会计控制等环节；考核阶段主要是对采购过程及采购成本进行评估、评价和考核。三个阶段的内容相互衔接、相互作用，形成一个循环，实现对采购业务的科学管理和有效控制。二、采购业务流程的环节与内容 企业采购业务主要包括分析采购需求、编制采购计划、审批采购计划、采购准备、实施采购过程、物资验收、支付货款、会计系统控制和采购业务评估等环节。（一）分析采购需求 需求是采购的
13、前提，没有需求就没有采购。在需求方提出采购需求后，采购部门就要根据市场需求规律和资源市场的变化情况，结合企业产品生产物资消耗定额、物资库存定额等因素，对所申请采购的物资进行逐一审核分析，确认采购需求的合理性和可行性。明确应当采购什么、采购多少、什么时候采购以及怎样采购的问题，最终得到一份确实可靠、科学合理的采购任务清单，为后面选择采购方法、制定采购计划和分派采购任务提供决策支持。（二）编制采购计划 采购业务是从编制需求计划和采购计划开始的。一般需要经过两个步骤：一是每月下旬，物资需求部门根据销售计划、生产计划及管理需要编制下月份的物资需求计划；二是采购部门根据各部门的物资需求计划、平衡库存物资
14、情况、考虑市场供应情况统筹编制物资采购计划。（三）审批采购计划 审批采购计划一般需要经过三个步骤：一是企业计划管理部门综合平衡供产销各项计划，保证各项计划之间相互衔接和平衡；二是公司领导召集计划审批会议，审批包括物资采购计划在内的生产经营计划；三是企业将包括物资采购计划在内的各项计划纳入全面预算管理，从资金上保证采购计划的实施。（四）采购准备 1.1.请购：请购：是指企业采购部门根据采购计划和实际需要，填写物资采购申请单，向有关部门和领导提出物资采购申请的过程。2.2.选择供应商：选择供应商：也就是确定物资采购渠道和采购方式，它是企业采购业务流程中非常重要的环节，在一定程度上决定着企业采购业务
15、的成败。3.3.确定采购价格：确定采购价格：即企业有关部门通过询价、报价、谈判、核价等程序确定物资采购价格的过程。如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。4.4.订立采购合同或框架协议：订立采购合同或框架协议：采购合同是企业根据采购物品、采购数量、采购方式、采购价格、结算方式等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，一般适用于大宗物资采购业务和标的金额较大的物资采购业务；框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而做出的一种约定，一般适用于供需之间比较稳定的供需关系，以及零星物资的定点采购业务。5.5.采购业务审批：采购业务审批：物资请购单、供应商、采购价格和采购
16、合同等采购业务都要经过企业有关部门和领导按照授权审批的职责权限进行审批。（五）实施采购过程 采购过程主要包括采购部门按照批准的物资请购单和采购合同，根据市场情况和企业实际需要，按时、按量将物资采购到位。在采购过程中，企业应当建立严格的采购合同跟踪制度，科学 评价供应商的供货情况，合理选择运输方式，妥善办理运输保险事宜，实时掌握物资采购供应过程情况。（六）物资验收 物资验收是指企业对采购物资入库前的品种、规格、数量、质量等相关内容进行质量检验、计量验收工作。其中，质量检验由质量检验部门负责，检验结果需开具质量检验单；计量验收由计量部门负责，并开具过磅单；综合验收由物资管理部门（仓库）负责，主要根
17、据质量检验单、过磅单和采购计划等依据验收采购的物资。对验收不合格的物资要实施退货程序，办理索赔事宜。（七）支付货款 支付货款是指企业在对采购物资、合同、预算、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同的规定及时向供应商办理货款支付的过程。（八）会计系统控制 会计系统控制是指利用会计系统和会计方法对企业所发生的采购业务进行确认、记录、归集、付款、核算、对账、报告等实施的系统控制。（九）评估采购业务 评估采购业务是为了全面反映和检查采购部门工作实绩、工作效率和效益，运用科学、规范的绩效评估方法，对照一定的标准，按照绩效的内在原则，对企业采购行为过程及其效果进行科学、客观、公正的衡量比较和
18、综合评价。在此基础上提出下一阶段的采购业务的目标与计划，循环往复不断改进。企业采购业务流程如图任务任务7-37-3 采购业务主要风险采购业务主要风险与控制措施与控制措施一、采购业务的主要风险企业采购业务至少应当关注下列风险：（一）计划安排不合理风险 采购计划安排不合理、审核把关不严格或越权审批，可能造成库存物资短缺或积压，导致企业生产经营活动停滞或资源浪费。（二）供应商选择不当风险 缺乏供应商评估和准入制度，供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高、少斤短两、串通舞弊、商业贿赂、信用欺诈等违法违纪事件的发生。（三）采购价格失控风险 企业缺乏科学合理的价格控制体系，招投标制度不完善，定价机制不科
19、学，授权审批不规范，缺乏对重要物资价格的跟踪监控，可能导致串通舞弊、商业贿赂行为，造成物资采购价格过高。（四）合同订立不当风险 采购业务合同订立缺乏严格的操作规程，应当订立采购合同的没有订立采购合同，或未经授权批准就越权订立采购合同，或采购合同条款、格式及内容存在重大疏漏、缺陷或欺诈行为等，可能导致企业遭受经济损失或遭遇法律诉讼等风险。（五）物资验收不规范风险 物资验收环节没有科学有效的管控措施，缺乏科学规范的退货索赔制度，可能导致供应商与质检人员、计量人员、保管员串通舞弊，以次充好、以少充多等舞弊行为的发生；导致不合格物资退货不及时，损害索赔不落实；导致采购物资账实不符及采购物资损失。（六）
20、货款支付不当风险 货款支付缺乏科学、规范的管理制度，或付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严、不按合同规定付款等，可能导致付款环节的舞弊行为，造成企业资金损失或信用受损。（七）会计系统失控风险 缺乏有效的会计系统控制，未能全面真实地记录和反映采购各环节的资金流和实物流情况，会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，造成采购物资受损、短缺或资金流失。二、采购业务的关键控制点、控制目标及控制措施关键控制点控制目标控制措施1.审批采购计划采购计划与其他计划相互衔接、综合平衡(1)制定科学、合理的物资库存定额及消耗定额(2)根据实际需求和定额标准,准确、及时地
21、编制物资需求计划(3)采购计划必须与生产计划、销售计划以及库存情况相互衔接、综合平衡(4)物资采购计划应纳入全面预算管理(5)采购计划必须经过严格的授权审批程序2.请购采购申请规范化(1)建立规范的采购申请制度(2)严格按计划、按预算申请采购事项(3)严格执行授权审批制度关键控制点控制目标控制措施3.选择供应商选择合适的供应商(1)建立科学的供应商评估和准入制度(2)按照公平、公正、公开和竞争的原则,择优确定供应商,并与供应商签订质量保证协议(3)建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度4.确定采购价格以合理的价格采购合格的产品(1)建立健全采购定价机制和招投标制度(2)建立物资采购价格数据库,
22、定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析,并加以合理利用(3)采取协议采购、招标采购、比价采购、动态竞价采购等多种方式,科学合理地确定采购价格关键控制点控制目标控制措施5.订立采购合同或框架协议合法合规,维护企业利益(1)引入竞争机制,确保供应商具备履约能力(2)根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况,拟订采购合同或签署框架协议(3)对重要物资验收量与合同量之间允许的差异,应当作出统一规定(4)采购合同要准确描述合同条款,明确双方的权利义务和违约责任6.实施采购过程确保采购合同的有效履行(1)依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况(2)严格按合同办理预付款、运输、监督、投保等
23、事宜(3)落实物资供应责任制度(4)实行全过程的采购登记制度或信息化管理,确保采购过程的可追溯性关键控制点控制目标控制措施7.物资验收确保入库物资的品种、数量和质量符合规定标准(1)制定验收制度,明确验收标准(2)落实验收人员责任制,确保验收内容齐全、过程规范、结果真实(3)建立验收责任追究制度8.支付货款付款方式恰当,资金、信誉不受损失(1)制定规范的付款制度,落实付款审批人和付款人职责权限(2)严格审核采购合同、发票等凭证的真实性、合法性和有效性(3)严格按照合同条款、预算安排和审查无误的采购凭证办理付款(4)合理选择付款方式,及时办理付款业务(5)加强预付账款和定金的管理,涉及大额或长期
24、的预付款项,应当定期进行追踪核查,确保资金安全三、采购业务的会计系统控制 （一）准确核算采购业务 企业应按照国家统一的会计准则，对采购业务进行准确的会计核算与账务处理，要通过相应的会计账户准确进行物资采购核算和货款支付等业务活动。（二）妥善保管采购合同、凭证等资料 财会部门要对采购业务的合同、协议、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、购货发票、付款凭证等文件资料登记造册、专人负责、妥善保管，以备查用。（三）实行采购资金预算管理制度 财会部门要实行采购资金预算管理制度，严格按预算、按合同条款，按审核无误的付款凭证和付款审批制度办理货款支付。（四）定期核对应付账款和库存物资账目 财会部门的采购
25、核算岗位要定期向供应商寄发对账函，或面对面核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，确保实现账账相符；存货核算岗位要定期与仓库保管员核对物资账目，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致、账实相符。【案例分析7-1】白云公司的物资采购业务按如下程序和规定办理：1.首先，由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请，填写一份物资需求单交采购部；然后，采购部根据每月的采购计划，对物资需求单进行审批。如果符合采购计划，便组织采购；如果不符合采购计划，便经过公司领导批准后再组织采购。2.决定采购的材料，由采购部填写一式二联的物资订购单，其中一联采购部留存；另一联由交采购员，采购员凭物资订购单与供应商
26、签订供货合同。3.供货合同的正本留采购部保存并与物资订购单核对一致；供货合同的副本分别转交仓库和财务部以备查。4.采购物资运抵仓库后，由仓库保管员验收入库。验收时，将采购的物资与采购合同副本、供应商交来的货运单相互核对无误。然后填写一式三联的物资入库单，一联仓库留存，作为登记物资保管账的依据；一联转送采购部；一联转送财务部。【分析提示】（一）控制缺陷（一）控制缺陷 1.仓库只填一份物资需求单，无法核对采购部所采购的物资是否为本公司所需，也不易发现采购部是否存在自行订货的行为；2.尽管采购部按照每月的采购计划采购物资，但具体采购业务的批准与执行均由一个部门来负责，因而缺乏必要的审核和制约；3.采
27、购部门的供应商选择、采购价格确定和合同签署缺乏必要的审批、制约程序；4.仓库保管员既负责物资验收，又负责办理物资入库手续，程序上缺乏必要的制约，况且，物资的内在质量问题保管员是无法检验的。【分析要求】根据内部控制的有关规范和原理，对白云公司物资采购业务进行评审，指出其内部控制的缺陷，并提出改进建议。（二）改进建议（二）改进建议 1.仓库填制的物资需求单应改为“一式二联”，其中一份本部门留存；2.采购业务的组织应事前履行审批手续，由采购部填写物资请购单，经综合计划部、预算管理部审核无误后，报经公司领导批准；3.物资请购单批准后，采购部要做好选择供应商、价格谈判、合同签订等采购业务活动，而上述业务
28、活动也必须履行相关审核批准手续；4.采购物资运抵仓库后，首先由质量管理部门进行质量检验，并出具质量检验单；需要计量的，由计量部门负责计量，并出具计量单；只有质量检验合格、计量准确的采购物资，仓库保管员才能办理综合验收入库手续。任务任务7-47-4 采购业务控制制度设计采购业务控制制度设计一、采购业务控制制度设计的方法与内容 采购业务控制制度设计主要包括现状调研、风险评估和制度设计三大基本环节。各环节的工作方法与内容是：（一）现状调研（一）现状调研 制度设计者首先要整理描述采购业务方面的内部管理制度或相关文件，梳理采购业务的现状以及业务流程，编制采购业务内部管理制度或相关文件情况表，编制采购业务
29、流程目录、绘制采购业务流程图等采购业务控制制度设计的基础性工作。1.1.整理描述制度文件。整理描述制度文件。制度设计者要认真梳理企业现有的控制制度或文件，重点关注有无采购业务方面的相关制度，制度设计的是否完善，制度是否得到有效执行，有无具体的操作文件、表单及监控档案等。2.2.梳理描述业务流程。梳理描述业务流程。分析企业采购业务现行流程包括哪些环节，是否能够有效控制采购业务风险，并要将企业采购业务方面的现状业务流程用图表的形式描绘出来。3.3.确定业务流程目录。确定业务流程目录。在梳理企业采购业务管理制度和业务流程现状的基础上，制度设计者应根据内部控制制度设计的要求，编制采购业务流程目录，绘制
30、采购业务流程图。（二）风险评估（二）风险评估 采购业务风险评估的基本程序为：识别采购业务风险，并进行具体描述；分析采购业务风险，编制采购业务风险分析表；评价采购业务风险，编制采购业务风险评价表；确定采购业务风险应对策略；编制采购业务风险数据库等。1.1.识别采购业务风险。识别采购业务风险。评估采购业务风险，首先要把采购业务的具体风险识别出来，然后整理出整体层面的风险。采购业务具体风险是多种多样的，因企业的不同而有所不同。在采购业务内部控制构建与实施过程中，企业应根据内部控制应用指引中有关采购业务风险的提示，结合采购业务的实际情况，识别并具体描述采购业务方面存在的风险，以便完善采购业务的内部控制
31、，以有效地控制采购业务风险。2.2.分析采购业务风险。分析采购业务风险。采购业务风险分析的内容很多，一般应从成因和结果两个方面进行，并编制采购业务风险分析表。3.3.评价采购业务风险。评价采购业务风险。采购业务风险评价应从可能性和影响程度两个维度进行，根据评价结果进行风险排序、划分风险等级，并编制采购业务风险评价表。4.4.选择风险应对策略。选择风险应对策略。采购业务风险应对是根据风险评价的结果，针对不同等级风险选择采购业务风险应对策略的过程。要针对不同等级的采购业务风险相应采取风险规避、风险降低、风险分担和风险承受四种应对策略，并编制采购业务风险应对表。5.5.编制风险数据库。编制风险数据库
32、。依据采购业务风险评估的结果编制采购业务层面的风险数据库。采购业务层面数据库基本要素包括业务流程、风险描述、风险分析、风险排序、应对策略、剩余风险等，同时也可以加上内部控制设计完成后的控制措施、控制部门或岗位等。（三）制度设计（三）制度设计 采购业务内部控制制度设计，就是在评估采购业务风险的基础上，对采购业务内部控制进行设计的过程，是采购业务内部控制设计的关键环节。采购业务内部控制制度设计基本程序包括：确定采购业务关键控制；明确采购业务控制目标；提出采购业务控制措施；设计采购业务控制证据；完善采购业务相关制度；绘制采购业务控制流程图；编制采购业务控制矩阵。1.1.确定关键控制点。确定关键控制点
33、。企业在构建与实施采购业务内部控制过程中，要针对采购业务风险评估的结果，确定采购业务的一般控制点和关键控制点，并编制采购业务控制要点表。一般来说，采购业务的关键控制点至少应当包括请购、审批、购买、验收、付款等环节。2.2.明确控制目标。明确控制目标。采购业务控制的基本目标就是要实现采购业务的计划性、合法性、安全性和效益性，有效控制可能发生的库存短缺或积压、采购物资质次价高、发生营私舞弊或遭受欺诈、采购物资损失、资金损失或信用受损等方面的风险。3.3.提出控制措施。提出控制措施。构建采购业务内部控制体系，必须强化对采购业务控制点，尤其是关键控制点的风险控制，并采取相应的控制措施。采购业务内部控制
34、措施要与采购业务相融合，并嵌入到采购业务流程当中。企业应结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购/审批/购买/验收/付款/采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。4.4.设计控制证据。设计控制证据。为了保证采购业务制度能够有效实施，企业需要制定必要的表单，为采购业务流程留下控制证据。采购业务的相关表单很多，包括物资采购申请单、请购单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、入库单、退货单、
35、付款凭单、转账凭证、应付账款明细账、材料采购明细账、对账单等。5.5.优化控制制度。优化控制制度。企业要将内部控制的思想、方法和措施嵌入到采购业务管理制度中去。采购业务控制制度应制定多少个、内容包括哪些，会因企业的不同而不同。从务实的角度考虑，采购业务控制制度不宜过多，可制定一个统一的采购业务控制制度，内容至少应明确请购、审批、购买、验收、付款等环节的职责和审批权限。6.6.绘制控制流程图。绘制控制流程图。采购业务控制流程图要根据采购业务流程、风险点、控制点及其相关的控制措施，结合具体单位的实际情况来绘制。特别要强调的是，应将采购业务内部控制流程和采购业务流程整合在一起，并在图上标示风险点和控
36、制点。7.7.编制控制矩阵。编制控制矩阵。采购业务控制矩阵是对采购业务流程图中风险点、控制措施和控制证据等的详细说明与描述，是采购业务内部控制设计结果的集中体现，也是企业内部控制管理手册重要的组成部分。二、采购业务控制制度的设计目标 （一）夯实基础管理，确保采购业务有序进行 开展采购业务需要制定各类物资储备定额，制定采购业务审批制度、采购价格管理制度、采购合同管理制度、供应商核准制度、物资采购招标制度、物资管理制度、质量验收制度，明确采购业务职责分工与权限，编制采购业务流程和工作手册，建立采购业务绩效考核体系和采购信息数据库等基础管理工作，只有健全和加强采购基础工作，才能保证采购业务的有序进行
37、。（二）加强计划管理，保证采购业务与生产经营需要保持高度一致 在市场高度发达的当今社会，大部分企业的经营活动都是以市场为导向，以销售为龙头。企业供产销三大环节的先后顺序是：首先，根据市场预测和企业生产能力编制销售计划；然后，根据销售计划和库存情况编制生产计划；再后，根据生产计划编制物资需求计划；最后，根据物资需求计划和库存情况编制采购计划。因此，企业必须加强计划管理，确保根据生产经营活动的实际需要进行物资采购活动。（三）严格采购业务审批，确保企业采购业务合法、合规进行 企业要明确采购业务审批程序，确保采购业务从形式到内容都要符合国家法律法规和国际惯例，符合企业有关采购业务、价格管理、合同管理、
38、资金管理的制度规定，遵守采购业务流程，确保采购业务按照规定的程序和权限进行，确保采购行为的合法性和合规性。（四）选择合适的供应商，保证企业生产经营活动的正常运行 采购活动的基本任务是适价、适质、适量、适时、适地的采购物资，以保证企业生产经营活动的正常运行。要达成上述基本任务，选择供应商是关键。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。因此，企业应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。要与主
39、要供应商建立战略联盟，培育安全、有效，互利共赢、长久稳定的供货渠道，确保生产经营活动物料需求。（五）加强风险防范，保证采购活动的安全性 采购业务的资金支付是以获得相应数量、质量和价值的物品或劳务为条件。对那些确实需要预付款才能采购的材料、商品或劳务，应制定严格的报批、审核制度，防止和杜绝以预付款名义挪用、诈骗企业资金的行为发生。要严格不相容职务分离控制和授权审批控制制度，防止串通舞弊，同时，要防止错记或人为篡改实物或劳务的金额和数量，保证账面记录的数字与实际获得的物资或劳务的金额和数量一致。（六）控制适当的价格，获得有利的采购成本 采购价格的高低是影响采购成本的主要因素，采购价格过高，加大了企
40、业的生产成本，产品将失去竞争力，供应商也将失去一个稳定的客户，这种供需关系也不能长久。采购价过低，供应商利润空间小或无利可图，将会影响供应商供货的积极性，甚至出现以次充好，降低产品质量以维护供应，这样企业将是最终的受害者，因此，以适当的价格完成采购任务也是采购控制的重要目标之一。企业应当制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同样的物品比质量，同样的质量比价格，同样的价格比服务，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定合理、适当的采购价格。（七）严格采购合同管理，维护供需双方合法权益
41、 企业应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同，该合同要对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议，一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。双方协商签订的合同条款，应符合国家和企业的相关规定。（八）及时结算货款，维护企业良好信誉 采购货款结算不及时，不仅会损伤企业信誉，损害与供应商的合作关系，更严重的是会影响企业生产经营的稳定性和持续性。因此，企业应当严格按合同规定的条件和时间，及时与供应商结算付款。在办理付款业务时，要严格审核约定的付款条件，以及采购发票、结算凭证、验收证明
42、等的真实性、完整性、合法性及合规性，选择合理的付款方式付款。（九）搞好会计核算，确保会计核算资料的真实性和完整性 财务部门要按照企业会计准则和有关采购业务核算制度处理采购业务，正确编制会计凭证，及时登记会计账簿，按时核对存货及应付账款，确保采购业务及其相关会计账目的核算真实、完整、规范；保证账账相符、账实相符，财务报告要合理揭示采购业务所享有的折扣与折让，及时、完整的向信息使用者披露采购活动信息。三、采购业务控制制度的设计案例 哈工大首创科技股份有限公司采购业务控制制度第一章 总 则第一条 为了促进公司合理采购，有效规范采购行为，防范采购风险，根据有关法律法规和企业内部控制基本规范及其内部控制
43、应用指引第号采购业务的要求，制定本制度。第二条 本制度适用于公司及其下属各分公司及全资子公司、控股子公司(注：分公司及全资子公司、控股子公司，以下简称分（子）公司)。第三条 本制度所称采购，是指购买商品（物资）或接受劳务及支付款项等相关活动。第四条 公司采购业务至少应当关注下列风险：（一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司经营业务停滞或资金周转不灵。（二）供应商选择不当，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高、发生舞弊或遭受欺诈。（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。第五条 公司在建立与实施采购内部控制过程中，至少
44、应强化对下列关键方面或关键环节的控制：（一）公司应当根据发展战略，结合年度实际情况，统筹安排采购计划。（二）全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度。（三）购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责权限和岗位分离要求应当明确，按照规定的审批权限和程序办理采购业务。（四）公司应当定期检查和评价商品（物资）质量检查情况，采取有效控制措施，确保商品（物资）的采购满足公司经营需要。第六条 公司及其下属各分（子）公司业务管理部门应当制定有关制度和流程，经主管经理审核后报所在公司总经理批准实施。第二章 购 买第七条 公司及其下属各分（子）公司应指定专门部门或专人集中办理采购业务，同一品牌的商品不得多头
45、采购或分散采购。公司除小额零星物资或劳务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。对重要和技术性较强的采购业务，公司应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。第八条 公司及其下属分（子）公司应当根据预算计划安排采购。对于预算外采购项目，有关单位或部门应当先履行预算外请购审批，经主管经理批准后，再行办理采购手续。第九条 公司有关业务部门应当对供应商的商品或劳务质量、价格、供货条件及其资信、经营状况等进行综合评价，根据评价结果进行合理选择和调整。业务部门选定的供应商应当经主管经理批准后建立供应商管理信息系统。必要时，公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。第十条 公司应当根据市场情
46、况和采购计划合理确定采购方式。非约定品牌代理商供应的大宗商品（物资）或劳务等的采购可采用招标方式；一般商品或劳务等的采购可采用询价或定向采购的方式；小额零星物资或劳务等的采购可采用直接购买等方式。第十一条 公司应当建立采购商品（物资）定价机制：大宗采购商品（物资）的价格，可以采用招投标或谈判方式确定；其他商品或劳务的采购价格，可以根据市场行情确定最高采购限价。第十二条 公司的采购合同应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。公司对小额零星采购可以不签订采购合同。第十三条 公司应当建立采购验收制度，确定检
47、验方式，由验收部门或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明，经过专业测试的还应当递交测试报告。验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应立即向采购部门或请购部门和财务部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。与厂方联营的各类品牌商品可由厂方自行组织验收入库，公司有关部门应当进行定期抽查。公司定期抽查时，应当进行书面记录并妥善保存。发现质量不符合相关规定的，应及时采取措施；发现质量存在重大安全问题的，应及时封存，并报告质量监管机构处理。第十四条 公司应当加强商品（物资）采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响经营或
48、工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。公司应当做好采购业务各环节的记录，对商品采购和大宗物资采购业务的全过程进行登记或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。第三章 付 款第十五条 公司应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。公司应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。公司应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险。第十六条 公司应当加强预付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付
49、款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。第十七条 公司应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录请购申请、采购合同、验收证明、入库凭证、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。公司应当定期与供应商核对应付账款、应付票据（包括约定的付款日期、折扣条件）、预付账款等往来款项，重大事项应当记录存档备查。第十八条 公司应当加强进货退出管理，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。第四章 附 则第十九条 公司及其下属各分（子）公司应当按照本制度规定的要求制定相关实施细则或具体执行办法。实施细则或执行办法经所在单位总经理室办公会议批准后执行，并报公司办公室备案。第二十条 本制度由公司董事会负责解释和修订。第二十一条 本制度自2014年1月1日起试行，自公司董事会审议批准之日起正式实行，修改时亦同。哈工大首创科技股份有限公司董事会 2014年1月1日【复习思考题】1.什么是采购业务?企业采购业务至少应当关注哪些风险?2.简述采购业务内部控制的总体要求。3.企业采购业务流程有哪些?4.简述审批采购计划的控制目标和主要控制措施。5.企业采购业务有哪些关键控制点?
