1、秘书文档管理秘书文档管理（第三版）（第三版）陈祖芬 主编21世纪高等院校秘书学专业系列教材中国高等教育学会秘书学专业委员会专家审定01第一章第一章文档与文档工作概述文档与文档工作概述第一节 文书与文书工作u文书的概念u文书的作用u文书的种类u文书的稿本u文书工作概述u文书工作的组织与管理一、文书的概念“文书”一词的由来与演化 在我国古代，“文书”一词有四种含义：第一种是指诗书古籍，包括古代的一切书籍 第二种是指公文案卷 第三种是指一种契约形式 第四种是指文章与书法的合称 文书、公文、文件含义的联系与区别 文书和公文、文件三者的相同点是：在内容上都反映社会活动，在文字表达上都具有一定的体式。它们
2、的区别则主要源于词语的产生历史与约定俗成的使用惯例 它们之间的明显的不同有：“文书”是包括文件、公务文书和私人文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体“公文”，即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中除私人文书之外的所有文字材料的通称“文件”的含义则更为复杂二、文书的作用 指导作用 规范作用 联系作用 记载凭证作用三、文书的种类 按照文件载体的不同，可以把文件划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及电子文件等 按照内容性质的不同，可以把文件划分为规范类文件、领导指导类文件、报请类文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等 按照文件内容涉密程度的不同，可以把文件划分为绝密、机密、秘密、内部、限
3、国内公开和对外公开等不同等级 按照行文方向的不同，可以把文件划分为上行文、平行文和下行文 按照文件处理时限的不同，可以把文件划分为平件、急件和特急件 按照文件来源的不同，可以把文件划分为收文、发文和内部文件 按照文件处理方式的不同，可以把文件划分为阅知件（阅件）和阅办件（办件）按照文件形成者和使用范围的不同，可以把文件划分为公务文件和私人文件四、文书的稿本 草稿 定稿 正本 副本 存本 试行本 修订本 各种文字文本五、文书工作概述 文书工作是指机关形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续 文书工作可分为三个环节，即文书的形成、办理和管理 具体而言，其工作内容包括：一是文书的制
4、作工作 二是文书的处理工作 三是文书的管理工作六、文书工作的组织与管理 文书工作的组织形式 集中处理形式 分散处理形式 文书工作的领导体制 文书工作机构是一个组织的内部机构，没有全国性的垂直性领导机构 文书工作的原则 实事求是、准确规范、精简高效、安全保密第二节 档案与档案工作u档案的概念u档案的价值u档案的作用u档案的种类u档案工作概述u档案工作的组织与管理一、档案的概念“档案”一词的由来与演化 据史料记载，“档案”一词在我国最早出现于明末清初“档案”一词作为书面用语已经在清代出现，作为口头用语出现的时代尚待考证 在国外，“档案”一词来源于古希腊文，用拉丁字母可拼为“archeion”对档案
5、定义的理解 档案的来源广泛 档案的内容具有社会实践性 档案的本质属性是原始记录性 档案必须是有价值的 档案的形式多样二、档案的价值 档案的价值是指档案对于形成单位和社会的意义与作用，一般认为，档案价值是由档案本身的各种因素和社会对档案的利用需求二者的结合决定的 档案具有凭证价值和情报价值 档案价值的实现具有一定的规律性：一是档案价值扩展律；二是档案机密性递减律；三是档案科学文化作用递增律 档案价值的实现程度如何，取决于一定的条件，一般说来，其基本条件有四个方面：一是档案利用实践；二是社会发展水平、社会制度和档案管理政策；三是社会档案意识；四是档案管理水平三、档案的作用 档案是行政管理的凭据 档
6、案是生产活动的依据 档案是政治斗争的工具 档案是科学研究的条件 档案是宣传教育的素材 档案是维护权益的法律凭证四、档案的种类 照档案形成者的不同，可以把档案划分为国家机关档案、社会组织档案、企业档案、事业单位档案、家庭档案和个人档案等 按照档案内容性质的不同，可以把档案划分为文书档案、人事档案、诉讼档案、会计档案、科技档案、军事档案、外交档案、司法档案、经济档案和工商企业登记档案等 按照档案所属时期的不同，可以把档案划分为历史档案与现行档案，也可分为古代档案、近代档案、现代档案 按照档案所有权形式的不同，可以把档案划分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案，也可分为公共档案和私人档案四、档
7、案的种类 按照档案来源的存在形式的不同，可以把档案划分为公文、信函、图表、电报、记录、统计表、计划、总结、户籍、账册、契约、合同、证书、书稿、日记、照片、笔记、家谱和遗嘱等 按照档案内容所反映的社会实践活动性质的不同，可以把档案划分为生产管理活动档案、社会管理活动档案和科学研究活动档案 按照档案的产生领域的不同，可以把档案划分为社会管理领域档案，科学技术领域档案，医疗卫生、文化教育、体育领域档案，军事领域档案，外交领域档案和文学艺术领域档案等五、档案工作概述 档案工作是指通过科学的管理，提供丰富的档案材料，直接为社会政治、经济、科学、文化等各项事业服务的专门性管理工作 档案在社会各项活动中具有
8、广泛的作用，但这种作用只有通过科学的、合理的管理，只有通过档案工作才能得以充分发挥 档案工作的主要目的是为社会各项工作提供政治、经济、文化、历史的重要信息资源，让这些信息资源为社会服务 档案工作具有两方面的含义 从广义上理解，档案工作是指整个档案事业的工作，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传与出版工作等 从狭义上理解，档案工作主要指档案管理的各项业务工作，主要包括档案室和档案馆的档案业务工作，即档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、档案的统计、档案的检索、档案的编研和档案的利用，一般也将其称为档案工作的八个环节六、档案工作的组织与管理
9、档案工作的基本原则 统一领导、分级管理的原则 维护档案的完整与安全 便于社会各方面的利用 档案事业管理体制 从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型 我国档案工作机构 公共档案馆：国家档案馆、专业档案馆 内部档案机构：企事业档案馆、档案室 档案行政管理机构 新型档案机构第三节 关系辨析：文书与档案u文书与档案的关系u文书工作与档案工作的关系一、文书与档案的关系 从属性上看，文书是现行的，档案是历史的，文书与档案实际上是同一事物在不同时间的不同表现形式 它们的关系可表述成：文书是档案的前身，档案是文书的延续 文书是档案的重要来源之一，档案则是文书的主要归宿 文书与档案的区别和联系包含以下几层含义：文书是档案来源的一部分 日常管理中产生的文书只有一部分能转化为档案 经过整理的文书从性质上看，已经不再是文书，而是成了档案 档案必须存放在特定场所二、文书工作与档案工作的关系 文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展 文书工作与档案工作在工作步骤上有联系 文书工作和档案工作之间是相互联系、相互渗透、相互作用的关系，只有文书和档案两项工作有机结合起来，才能收到事半功倍的效果
