1、 电子文件形成的概念 电子文件的创建 电子文件的接收 电子文件的流转 电子文件的更改 电子文件的分发第三章第三章 电子文件的形成电子文件的形成 电子文件的传输 电子文件形成系统 电子文件形成的管理要求 电子文件形成的管理职责 电子文件形成的管理系统一、电子文件形成的概念理解 一般理解：认为形成是一个概括度比较高的词，用以描述电子文件从无到有的过程 基于电子文件管理系统的理解：认为只有捕获进入的符合文件定义的数据才是电子文件，电子文件的形成即电子文件捕获 综合理解，即将上面两种观点综合起来，持这种观点的代表性机构是国际文件管理信托基金会第一节第一节 电子文件形成概述电子文件形成概述 二、电子文件
2、形成活动 创建 创建工具：硬件工具和软件工具；创建途径：原生性创建和再生性创建 接收：电子文件形成机构从其他机构接收电子文件的活动 流转：电子文件由形成机构内部多个部门、多个人员处理生效的过程 更改：按照一定的标准、原则、制度和要求，应用特定的方式修改、补充或变更某份电子文件某些内容的过程 更改过程：提出更改申请、审核更改申请、执行更改操作和记录更改过程第一节第一节 电子文件形成概述电子文件形成概述 二、电子文件形成活动 分发 分发类型:按照分发发生的时机，可以分为：文件流转之中的分发与文件流转之后的分发；按照文件接收对象的不同，分发可以分为直接分发和间接分发 传输 传输方式：介质传输和网络传
3、输 例：电子公文传输系统第一节第一节 电子文件形成概述电子文件形成概述 二、电子文件形成活动 关于流转 流转过程第一节第一节 电子文件形成概述电子文件形成概述 二、电子文件形成活动 关于流转 流转类型：括以文件为中心的流转和以业务为中心的流转第一节第一节 电子文件形成概述电子文件形成概述三、电子文件形成的技术环境 多载体并存的技术环境 电子文件形成系统的类型 大致分为两类：第一，桌面系统，第二，数据库系统支撑的网络业务系统 典型电子文件形成系统的功能流转功能 流转功能包括定义流转过程、支持审批、通知消息、记录流转过程等第一节第一节 电子文件形成概述电子文件形成概述 基于实践经验，我们可以将电子
4、文件形成过程中的管理要求总结为如下方面：合规形成 按需形成 形式规范 内容准确 背景完整 格式得当 流程合理 控制得当 有效识别等第二节第二节 电子文件形成的管理要求电子文件形成的管理要求 流程合理 流程合理的具体要求：电子文件形成流程合理 电子文件形成流程和电子文件归档管理流程、电子文件长期保存流程得到有效整合第二节第二节 电子文件形成的管理要求电子文件形成的管理要求 流程合理 流程优化的方法 自动化：将电子文件管理流程中部分管理活动或其部分工作步骤交由计算机系统执行 削减：削减电子文件管理流程中部分管理活动或其部分工作步骤 前置：可将电子文件管理流程中部分后续管理活动或其部分工作步骤提前，
5、在文件生命周期前端实现，相应地，让原来负责后续活动的有关人员参与前端过程 合并：将电子文件管理流程中部分管理活动或其部分工作步骤合成一项管理活动或一个工作步骤 并行：将电子文件形成、管理流程中原先按照先后顺序依次执行的部分管理活动或其部分工作步骤并行执行第二节第二节 电子文件形成的管理要求电子文件形成的管理要求 控制得当 控制得当是指对电子文件的形成过程采取适当的措施进行监督和控制，主要包括状态控制、权限控制、版本控制等 状态控制：电子文件形成过程中需要控制的状态主要有处理状态、生效状态 权限控制：电子文件形成机构应该建立人员安全管理机制和授权机制，对电子文件的形成和管理的权限进行恰当的控制
6、版本控制：版本控制方式：本地式、集中式、分布式第二节第二节 电子文件形成的管理要求电子文件形成的管理要求一、电子文件形成的管理职责 电子文件形成者的职责 确保电子文件合规形成、按需形成、背景完整、控制得当 文件、档案人员的职责 文件、档案部门主管：对电子文件的形成负有总体管理职责 文件控制人员：处理和组织公司各种与项目管理有关的文件，通过监督信息的流动，包括负责监控、整理和跟踪收文，确保适当的文件能够被恰当的人使用 文件、档案管理人员：承担具体的文件形成管理工作，包括业务指导、参与业务系统设计、承担培训任务等第三节第三节 电子文件形成的管理职责和管理电子文件形成的管理职责和管理系统系统 一、电
7、子文件形成的管理职责 信息技术人员的职责 为电子文件形成提供系统支持和技术支撑，负责电子文件及其形成元数据的存储、维护等工作；并和文件、档案管理部门及人员一起，确保其电子文件系统外包服务工作合乎文件管理的要求 机构行政主管的职责 为电子文件管理提供行政支持，特别是赋予文件、档案管理部门对电子文件形成加以管控、服务和指导的职责，并对整个电子文件形成和管理的合规性和效率负首要责任 系统外包服务商的职责第三节第三节 电子文件形成的管理职责和管理电子文件形成的管理职责和管理系统系统1如何理解电子文件形成的概念？2电子文件的形成包括哪些活动？3举例说明电子文件创建工具和创建途径。4举例说明电子文件流转的类型。5电子文件更改的要求有哪些？6举例说明电子文件分发类型和分发要求。7以电子公文传输为例，说明电子文件传输的要求。8举例说明电子文件形成的技术环境9电子文件形成的管理要求有哪些？思考与练习10为何合规形成、按需形成是电子文件形成最基本的管理要求？11如何保证电子文件背景完整？12电子文件流程合理的含义是什么？如何保证？13如何开展电子文件的状态控制、权限控制和版本控制？14如何识别电子文件？15举例说明如何分配电子文件形成的管理职责？16如何降低电子文件系统外包服务的风险？17针对不同的电子形成系统环境，举例说明应采取哪些系统策略以满足文件管理要求？思考与练习
