1、第一节第一节公文写作的基本知识公文写作的基本知识一、公文的定义一、公文的定义公文是公务文书的简称，是国家机公文是公务文书的简称，是国家机关、企事业单位、社会团体等在处关、企事业单位、社会团体等在处理公务活动中产生的具有特定效力理公务活动中产生的具有特定效力和规范体式的文书。和规范体式的文书。国家基本体制国家基本体制 熟悉国家体制的基本构成和主要职责熟悉国家体制的基本构成和主要职责权力机关权力机关行政机关行政机关司法机关司法机关企业单位企业单位事业单位事业单位社会团体社会团体 下列哪些部门之间存在着隶属关系？下列哪些部门之间存在着隶属关系？二、公文的分类中共中央办公厅、国务院办公厅中共中央办公厅
2、、国务院办公厅20122012年年4 4月月1616日联合印发了日联合印发了党政机关公文处理工作条党政机关公文处理工作条例例，这一法规于，这一法规于20122012年年7 7月月1 1日正式施行。日正式施行。其中明确规定其中明确规定决议、决定、命令、公报、公决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要批复、议案、函、纪要1515种应用文为法定公种应用文为法定公文。文。20122012年年6 6月月2929日国家质量监督检验检疫日国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布实施总局和国家标准化管理委员会发布实
3、施党党政机关公文格式政机关公文格式。三、公文的要素三、公文的要素1、公文的文体、公文的文体指公文的表达方式和语指公文的表达方式和语体特征。体特征。表达方式包括表达方式包括叙述、议叙述、议论和说明。论和说明。2、公文的结构要素、公文的结构要素具体内容由份号、密级和保密期具体内容由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
4、发日期、页码等组成。3、公文的格式安排、公文的格式安排 通用公文由通用公文由版头、主体、版记版头、主体、版记 （眉首）（眉首）（正文）（文尾）（正文）（文尾）三大部分构成。三大部分构成。公文格式简图公文格式简图主主体体部部分分版版记记000001000001机密机密年年特特 急急X X X X X X 文件XXX20091号 关于xxxxxx通知XXXXX:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1.XXXXXXXXX 2014年10月9日主题词：XXX XXX XXX抄送
5、：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(印发单位)XXXX年X月X日印发（共印XX份）版版头头部部分分0000001机密一年特 急X X X X X X 文件XXX20021号 签发人：xxx 关于xxxxxx通知XXXXX:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX图图1 1 上行公上行公文首页版式文首页版式注：版心实线框仅为示意，在印刷公文时并不印出。0000001机密一年特 急X X X X X X 文件XXX20021号 关于xxxxxx通知XXXXX:
6、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX图图2 2 下行公文下行公文首页版式首页版式注：版心实线框仅为示意，在印刷公文时并不印出。四四、公文、公文处理的内容处理的内容 1、公文处理的概念、公文处理的概念 公文处理就是对公文的公文处理就是对公文的拟制、拟制、办办理、管理以及立卷归档理、管理以及立卷归档所进行的一所进行的一系列衔接有序的工作。系列衔接有序的工作。四四、公文、公文处理的内容处理的内容 2、公文收文办理的内容和程序、公文收文办理的内容和程序 根据文件来源，在一个机关内根据文件来源，在一个机关内部
7、可将公文分为部可将公文分为收文和发文收文和发文。收文的办理的过程包括收文的办理的过程包括签收、签收、拆封与登记，分发与传阅，拟办、拆封与登记，分发与传阅，拟办、批办与承办，催办、查办与注办批办与承办，催办、查办与注办。四四、公文、公文处理的内容处理的内容 3、发文办理的内容和程序、发文办理的内容和程序 发文办理是指文件从拟稿到印发文办理是指文件从拟稿到印制制发出的整个运转过程。发出的整个运转过程。发文办理程序有拟稿、审核与发文办理程序有拟稿、审核与签签发，核发、缮印和校对，用印、登发，核发、缮印和校对，用印、登记与分发等环节组成。记与分发等环节组成。五五、公文、公文的规范的规范（一）、主题、格
8、式的规范（一）、主题、格式的规范（二）、材料、文字的规范（二）、材料、文字的规范（三）、表述、数字和计量单位的（三）、表述、数字和计量单位的规范规范（四）、印制的规范（四）、印制的规范 五五、公文、公文的规范的规范（一）、公文的主题是指所要说明（一）、公文的主题是指所要说明和解决的问题。直截了当、明白显和解决的问题。直截了当、明白显露露 格式的规范见下页格式的规范见下页格式要素格式要素 依据依据党政机关公文格式党政机关公文格式的规的规定，将组成公文的各格式要素划分定，将组成公文的各格式要素划分为为版头、主体、版记版头、主体、版记三个部分。置三个部分。置于公文首页红色分隔线以上的各要于公文首页红
9、色分隔线以上的各要素统称版头；置于红色分隔线素统称版头；置于红色分隔线(不含不含)以下至版记分隔线以下至版记分隔线(不含不含)之间的各之间的各要素统称主体；置于公文最后一面要素统称主体；置于公文最后一面分隔线以下的各要素统称版记。分隔线以下的各要素统称版记。版头要素版头要素A版头是置于公文首页红色分隔线以上的各个要素。版头是置于公文首页红色分隔线以上的各个要素。此区域内的各个要素为版头要此区域内的各个要素为版头要素，包括份号、密级和保密期素，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的发文字号、签发人、版头中的分隔线。分隔线。份号份号
10、a份号是将同一文稿印制若干份份号是将同一文稿印制若干份时每份公文进行顺序编号。并时每份公文进行顺序编号。并不是所有的公文都需要编制份不是所有的公文都需要编制份号，带有密级的公文要编制份号，带有密级的公文要编制份号。如果发文机关认为有必要，号。如果发文机关认为有必要，也可以对不带密级的公文编制也可以对不带密级的公文编制份数序号。编制份数序号的目份数序号。编制份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数的是准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象。和分发范围及对象。份号的位置在版心左上角顶格第份号的位置在版心左上角顶格第1 1行的行的位置。即天头下边缘，距公文上页边位置。即天头下边缘，距公文上页边3737
11、处下面第处下面第1 1行。行。密级和保密期限密级和保密期限b密级是标识公文保密程度的一种密级是标识公文保密程度的一种标志。根据标志。根据党政机关公文处理党政机关公文处理工作条例工作条例的规定，涉及国家秘的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定，分别确定密级具体范围的规定，分别确定“绝密绝密”、“机密机密”、“秘密秘密”三级；保密期限是对公文密级的三级；保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。时效加以规定的说明。密级用密级用3 3号黑体字顶格标识在版心右上角号黑体字顶格标识在版心右上角第第1 1行的位置，两字之间空行的位置，两字之间空1 1字
12、；如需同时字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用间用“”隔开。隔开。特急秘密3年紧急程度紧急程度c紧急程度是对公文送达和办理时限的要求。紧急程度是对公文送达和办理时限的要求。紧急公文应当分别标明紧急公文应当分别标明“特急特急”、“急件急件”的字样。的字样。紧急程度使用紧急程度使用3 3号黑体字顶号黑体字顶格标识在版心右上角的位置，格标识在版心右上角的位置，两字之间也需空两字之间也需空1 1字。但如字。但如果同时还要标识份号、密级，果同时还要标识份号、密级，紧急程度要顶格标识在版心紧急程度要顶格标识在版心右上角第右上角第3 3行的位置。行的位置。
13、特急发文机关标志发文机关标志d发文机关标志是公文责任者发文机关标志是公文责任者名称的标注，即人们通常所称名称的标注，即人们通常所称的的“红头红头”。它是由。它是由发文机关发文机关全称或规范化简称加全称或规范化简称加“文件文件”二字组成的。二字组成的。发文机关标志推荐使用小标发文机关标志推荐使用小标宋体字，用红色标识，但最大宋体字，用红色标识，但最大字号等于或小于字号等于或小于22mm22mm15mm15mm。35mm37mm72mm单一发文机关标志示例单一发文机关标志示例联合发文机关标志示例，联合行文时应使主办联合发文机关标志示例，联合行文时应使主办机关名称在前，机关名称在前，“文件文件”二字
14、置于发文机关名二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。公文首页必须显示正称右侧，上下居中排布。公文首页必须显示正文。文。发文字号发文字号e发文字号是指某一公文在发文发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由实际顺序号。发文字号由发文发文机关代字、年份和序号机关代字、年份和序号组成。组成。发文字号的位置是在发文机关标志发文字号的位置是在发文机关标志下空下空2 2行，并且在发文字号之下行，并且在发文字号之下4 4处标印一条与版心同宽的红色分隔处标印一条与版心同宽的红色分隔线。线。发文字号的三项内容顺序不可颠发文字号的三项内容顺序不可颠倒，发
15、文年度和发文顺序号用阿拉倒，发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。角括号内。发文年度应标全称，不能简称，发文年度应标全称，不能简称，例如，例如，“20132013”不能简写为不能简写为“1313”。发文顺序号分年度从发文顺序号分年度从1 1号起，按号起，按公文的签发时间的先后依次编号，公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即号，不编虚位（即“1 1”不编为不编为“001001”），不加），不加“第第”字。字。联合行文，只标注主办机关的发联合行文，只标注主办机关的发文字号。
16、文字号。签发人签发人f签发人是指代表行政机关批准签发人是指代表行政机关批准发出公文的机关领导人。签发发出公文的机关领导人。签发人是对公文内容负责的一种标人是对公文内容负责的一种标志。签发人标识仅在上报的公志。签发人标识仅在上报的公文中才出现，标识签发人姓名，文中才出现，标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件人了解下级单位谁对上报事件负责。负责。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空发文字号居左空1 1字，签发人姓名居右字，签发人姓名居右空空1 1字；签发人由字；签发人由“签发人签发人”3 3字加
17、全角字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用冒号与签发人姓名组成，冒号后用3 3号号楷体字标识签发人姓名。楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对与上一行第一个签发人姓名对齐。齐。版头中的分隔线版头中的分隔线g发文字号之下发文字号之下4mm4mm处居中的与版心等宽的红色线条。处居中的与版心等宽的红色线条。主体要素主体要素B红色分隔线红色分隔线(不含不含)以下至版记分隔线以下至版记
18、分隔线(不含不含)之间的各要素之间的各要素统称为主体要素。统称为主体要素。标题标题a标题是指标明某一公文主标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。要内容的概括性名称。完完整的公文标题由发文机关整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种名称、事由和公文文种三三部分构成。部分构成。发文机关名称发文机关名称山东省教育厅；山东省教育厅；事由事由公布批准的民办高等学校中外公布批准的民办高等学校中外合作学校和中外合作办学项目名单；合作学校和中外合作办学项目名单；文种文种通知通知标题可以省略发文机关标题可以省略发文机关标题也可以省略事由标题也可以省略事由公文标题标注在红色反线下空公文标题标注在红色反线下空
19、2 2行的位行的位置，用置，用2 2号小标宋体字，可分一行或多号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。排列对称，间距恰当。主送机关主送机关b主送机关即公文的主要主送机关即公文的主要受文机关受文机关，是负责承办或答复该文，是负责承办或答复该文内容的机关。内容的机关。标识主送机关要标明标识主送机关要标明主送机关的全称、规主送机关的全称、规范化简称或同类型机范化简称或同类型机关的统称。关的统称。主送机关标注在标题下空主送机关标注在标题下空1 1行、行、左侧顶格的位置，回行时仍需顶格，左侧顶格的位置，回行时仍需顶格，并在最后
20、一个主送机关名称后标冒并在最后一个主送机关名称后标冒号。号。如果主送机关名称过多，使得公如果主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，就要将主送文首页不能显示正文，就要将主送机关名称移至版记中的位置。机关名称移至版记中的位置。标识主送机关要标明主送机关的标识主送机关要标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。统称。如果是统称的，应按党、如果是统称的，应按党、政、军、群的顺序排列。政、军、群的顺序排列。公文正文公文正文c正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除了正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除了个别的简短公文外，正文一般分个别的简短
21、公文外，正文一般分开头、主体、结尾开头、主体、结尾三部分。三部分。开头部分开头部分概括为概括为“凭凭”，既凭什么行文。既凭什么行文。主体部分主体部分概括为概括为“事事”，即什么事情或即什么事情或什么事项什么事项。结尾部分结尾部分概括为概括为“断断”，即即要求要求和和措施措施。附件说明附件说明d附件说明是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件说明是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。公文的附件是正文内公文的附件是正文内容的组成部分，与公容的组成部分，与公文正文一样具有同等文正文一样具有同等效力。效力。公文如有附件，在正文下空公文如有附件，在正文下空1 1行左行左空空2 2字标识字标识“附件附件
22、”，后标冒号和，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。点符号。发文机关署名发文机关署名e发文机关署名就是在正文之发文机关署名就是在正文之后加注发文机关的名称，要后加注发文机关的名称，要署发文机关全称或者规范化署发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时，一简称。单一机关行文时，一般在成文日期之上居中编排般在成文日期之上居中编排发文机关的署名，如果是联发文机关的署名，如果是联合行文时，按照发文机关顺合行文时，按照发文机关顺序整齐排列的相应位置上署序整齐排列的相应位置上署名。名。成文日期和印章成文日期和印章
23、f成文日期是公文生效的时间，成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。成文是公文的一项重要内容。成文日期以负责人签发的日期为准，日期以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发责人签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期要用阿出日期为准。成文日期要用阿拉伯数字书写，不能阿拉伯数拉伯数字书写，不能阿拉伯数字与汉字混用。成文日期一般字与汉字混用。成文日期一般右空右空4 4字排列。字排列。单一机关行文时，一般在成文日单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居排发文机
24、关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内。上距正文一行之内。联合行文时，一般将各发文机关联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，间排
25、列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文一行之排印章顶端应当上距正文一行之内。内。附注附注g附注是对公文的发放范围、附注是对公文的发放范围、使用时需注意的事项的说明。使用时需注意的事项的说明。公文如有附注，应居左空公文如有附注，应居左空2 2字加圆括号标识在成文日期字加圆括号标识在成文日期下下1 1行。行。需要注意的是附注不是对公文内需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释。容的注释或解释。版记要素版记要素C公文版面最后一面，分隔线公文版面最后一面，分隔线以下的各个要素称为版记要以下的各个要素称为版记要素。素。此区域的各个要素为版
26、记要素。此区域的各个要素为版记要素。分隔线分隔线a版记中的分隔线与版心等宽，版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗首条分隔线和末条分隔线用粗线推荐的高度为线推荐的高度为0.35mm0.35mm；中间；中间的分隔线用细线，推荐高度为的分隔线用细线，推荐高度为0.25mm0.25mm。首条分隔线位于版记。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边线与公文最后一面的版心下边缘重合。缘重合。如有抄送机关，分隔线为三条。如有抄送机关，分隔线为三条。抄送机关抄送机关b抄送机关是指收受公文并抄送机关是指收受公文并了解公文的内容但不承担了解公
27、文的内容但不承担主办和答复责任的机关。主办和答复责任的机关。标注抄送机关时要注意以下四点：标注抄送机关时要注意以下四点：一是如有抄送机关，一般用一是如有抄送机关，一般用4 4号仿号仿宋体字，在印发机关和印发日期之宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排；二是上一行、左右各空一字编排；二是抄送机关较多，回行时与上一行的抄送机关较多，回行时与上一行的抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄送机关间要用逗号隔开，最后一抄送机关间要用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号，可以防止私个抄送机关后标句号，可以防止私加抄送机关或变造公文；四是如需加抄送机关或变造公文；四是如
28、需把主送机关移至版记，除将把主送机关移至版记，除将“抄送抄送”二字改为二字改为“主送主送”外，编排方法同外，编排方法同抄送机关。抄送机关。印发机关和印发日期印发机关和印发日期c印发机关是指公文的印制主印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办管部门，一般是各机关的办公厅公厅(室室)或文秘部门。印发或文秘部门。印发日期是指公文的生成时间，日期是指公文的生成时间，一般以公文付印的时间为准。一般以公文付印的时间为准。印发机关和印发日期一般用印发机关和印发日期一般用4 4号仿号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空印发机关左空一字，印发日期右
29、空一字，用阿拉伯数字将年、月、日一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，后加标全，年份应标全称，后加“印发印发”二字。二字。五五、公文、公文的规范的规范（二）、文字的规范（二）、文字的规范庄重严谨庄重严谨 公文语言的基本特征公文语言的基本特征 1）实用性）实用性 2）规范性）规范性 3）模式性）模式性五五、公文、公文的规范的规范（三）表述、数字和计量单位的规范（三）表述、数字和计量单位的规范 公文用语要求文理通顺，畅达上口，公文用语要求文理通顺，畅达上口，符合语法逻辑规律。符合语法逻辑规律。公文的数字包括汉语数字和阿拉伯公文的数字包括汉语数字和阿拉伯数字。落款的写法都是阿拉伯数字，数
30、字。落款的写法都是阿拉伯数字，如如2015年年3月月14日日 （四）、印制的规范（四）、印制的规范用纸规格用纸规格A依据依据党政机关公文格式党政机关公文格式中的规定，公文用纸采用中的规定，公文用纸采用GBGBT148T148中规定的中规定的4 4型纸，型纸，其成品幅面尺寸为：其成品幅面尺寸为：210210297297。210210297297页边与版心规格页边与版心规格B公文用纸的天头为：公文用纸的天头为：37371 1，订口为：，订口为：28281 1，版，版心尺寸为：心尺寸为：156156225225。156mm225mm37mm28mm35mm26mm排版装订规格排版装订规格C公文正文用
31、公文正文用3 3号仿宋体字，一般每面排号仿宋体字，一般每面排2222行，每行排行，每行排2828个字。个字。装订应左侧装订，可采用骑马订或平订的方式，订位为两装订应左侧装订，可采用骑马订或平订的方式，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各钉外订眼距版面上下边缘各70 mm70 mm处，允许误差处，允许误差4mm4mm。骑。骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm3mm5mm5mm。两钉外订眼距版面两钉外订眼距版面上下边缘各上下边缘各70 mm70 mm处处页码规格页码规格D页码用页码用4 4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，
32、号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条数码左右各放一条4 4号一字线，一字线距版心下边缘号一字线，一字线距版心下边缘7 7。单。单页码居右空页码居右空1 1字，双页码居左空字，双页码居左空1 1字。字。页码的标注方法页码的标注方法表格规格表格规格E横排横排A4A4纸型表格，应将页纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。码表头在切口一边。横排表格页码的横排表格页码的标注方法示例标注方法示例第二节第二节文秘工作的基本知识文秘工作的基本知识一、信息的收发工作一、信息的收发工作1 1、接听和拨打电话。、接听和拨打电话。2 2、电子邮件和传真、电子邮件和传真二、资料传递、收集、审查及二、资料传递、收集、审查及整理工作整理工作1 1、文件资料的收发。、文件资料的收发。2 2、文件资料的传递与管理、文件资料的传递与管理3 3、文件资料的整理与立卷归档、文件资料的整理与立卷归档Thank You世界触手可及世界触手可及携手共进，齐创精品工程携手共进，齐创精品工程
