1、第十六章第十六章 电子文件管理电子文件管理第十六章 电子文件管理 内容提要 本章重点讲六个方面的内容:一、电子文件的概念和技术特点。二、电子文件管理的目标和方法要点。三、电子文件的形成与分类。四、电子文件的鉴定与归档。五、电子文件的著录和开发利用。六、电子文件的保管与移交。第一节 电子文件的概念和技术特点一、电子文件的概念二、电子文件的技术特点一、电子文件的概念电子文件,又称数字文件,是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件的种类多样,按照信息存在的形式,可分为文本文件、数据文件、图像文件、影像文件、
2、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件等。二、电子文件的技术特点(一)信息的非人工识读性 (二)信息的系统依赖性(三)载体的可转换性 (四)信息的易变性 (五)信息存储的分散性 (六)信息存储的高密度性(七)信息的可操作性 (八)信息的可共享性第二节 电子文件管理的目标和方法要点一、电子文件管理的目标二、电子文件管理的方法要点一、电子文件管理的目标(一)保证电子文件的真实性第一种是原始记录性在数字世界中的演绎第二种是国际标准ISO15489信息与文献文件管理的定义(二)保证电子文件的完整性电子文件的完整性主要包括两个方面的含义:其一,每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损
3、;其二,是作为记录机构活动真实面貌的、具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全,文件之间的有机联系得以揭示和维护。一、电子文件管理的目标(三)保证电子文件的可读性电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩/解压缩、加密/解密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。(四)保证电子文件的可用性为保证电子文件可用性,除了做好可读性维护之外,还应准确把握和预见各方面的信息需求,对电子文件及相关信息内容进行有序组织、深入挖掘,提供多种检索途径和多样化的信息产品,及时回应利用申请。此外,还要保护电子文件的信息安全,避免在利用过程中遭到破坏,避免非
4、法用户的访问。二、电子文件管理的方法要点(一)对电子文件生命周期全过程实施持续管理(二)自电子文件形成阶段开始便实现档案管理功能(三)对电子文件管理流程加以优化(四)以电子文件管理软件为中心实施管理(五)将元数据作为电子文件管理的基本工具(六)采用基于职能的管理方法第三节电子文件的形成与分类一、电子文件的形成(一)创建电子文件的创建,是指在计算机系统中拟制文件或接收外单位的来文的过程。1.为文件命名2.确定文件的存储格式第三节电子文件的形成与分类3.对电子文件进行分类4.对电子文件进行价值鉴定5.将电子文件保存在适宜的位置6.形成元数据(二)流转流转是电子文件由机构内部多个部门、多个人员处理生
5、效的过程,也是可借助信息系统规范业务流程、大幅提高效率的阶段。(三)传输传输是指电子文件在不同机构之间的传递过程。二、电子文件的分类(一)实体分类可按照载体类型连续编号,亦可结合存储信息的媒体类型简单分类后编号。(二)信息分类除了支持检索之外,电子文件的分类具有更为广泛的用途,包括揭示文件之间的有机联系、支持鉴定、支持存取权限控制、支持归档等,这些功能的发挥取决于合理的分类方法职能分类法,即依据电子文件反映的机构职能进行类别划分的方法。二、电子文件的分类利用职能分类法对电子文件进行分类一般包括三个步骤:1.建立职能分类方案,制定电子文件分类方案 图163电子文件形成机构的职能分类方案二、电子文
6、件的分类 图164电子文件的分类方案2.在业务系统和电子文件管理系统中配置职能分类方案和文件分类方案3.对电子文件进行分类第四节 电子文件的鉴定与归档一、电子文件的鉴定二、电子文件的归档一、电子文件的鉴定(一)鉴定的内容1.鉴别 2.双重鉴定 3.处置 4.监控(二)内容鉴定的方法1.制定电子文件保管期限表2.将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护3.归档鉴定4.期满鉴定5.进馆鉴定(三)技术鉴定的方法1.分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施2.检查保障措施的实施结果3.根据检查的结果,判断文件技术状况二、电子文件的归档(一)归档范围电子文件归档的主要对象,是经过鉴定需要保存的电子
7、文件。此外,还应从以下几个方面考虑收集相关材料:1.支持软件2.元数据以及相关管理信息3.其他载体形式的文件4.纸质或缩微拷贝(二)归档方式电子文件的归档方式有两种:物理归档和逻辑归档。二者的区别在于归档前后电子文件的存储位置是否改变。二、电子文件的归档(三)归档时间电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。(四)归档要求归档电子文件的质量要求包括:1.齐全完整 2.真实有效 3.格式规范 4.多套保存 5.经过分类(五)归档手续为明确责任,电子文件移交双方应确认归档电子文件的数目、技术状况以及相关材料是否齐全,并在确认结果上签字盖章,保存备查。第五节 电子文件的著录和开发利用一、电子文件的
8、著录(一)电子文件著录的特点1.全面性 2.全程性 3.综合性(二)电子文件的著录项目2008年3月国家档案局公布了电子文件元数据标准征求意见稿。较传统的著录标准而言,这些标准具有以下特色:1.内容类著录项目基本一致2.结构类著录项目增多3.背景类著录项目细化4.增加了管理过程类著录项目二、电子文件的开发利用(一)电子文件开发利用中应该处理好的几对关系1.处理好方便利用与安全保护的关系2.处理好利用成本和利用效益的关系(二)电子文件的检索电子文件的检索工作,应满足以下要求:1.实现目录体系的标准化2.提供多种检索途径3.展现文件层次结构第六节电子文件的保管与移交一、电子文件的保管二、电子文件的
9、移交进馆一、电子文件的保管(一)电子文件的存储管理1.存储设备(1)硬磁盘和磁盘阵列。(2)磁带和磁带库。(3)光盘和光盘塔、光盘库。2.存储方式(1)在线存储。(2)离线存储。(3)近线存储。3.存储系统架构4.存储设备的保护一、电子文件的保管(二)电子文件信息维护1.电子文件信息维护体系2.电子文件信息维护的关键技术(1)加密。(2)身份认证。3.权限控制4.长期可存取5.备份6.物理隔离7.防火墙8.入侵检测二、电子文件的移交进馆(一)移交方式电子文件的移交进馆主要有介质移交和网络移交两种,目前以介质移交为主。(二)移交时间移交时间分为定期移交和实时移交两种。(三)移交要求移交要求主要集
10、中在格式、载体规格、元数据这三个方面。(四)移交手续移交双方应对移交文件及相关材料的数量、质量进行核对审查,并签字确认。思考与复习题 1.简述电子文件的概念和三要素。2.简述电子文件的技术特点及其对管理提出的要求。3.电子文件管理的目标有哪些?4.结合实际谈谈电子文件管理的方法要点有哪些?这些要点在实施时可能面临哪些困难?如何解决?5.简述电子文件形成阶段的管理内容和注意事项。6.电子文件鉴定工作包括哪些内容?7.简述电子文件双重鉴定的方法。思考与复习题8.电子文件逻辑归档和物理归档之间有何区别和联系?9.电子文件的著录有哪些特点?哪些是电子文件这种文件类型所独有的?10.电子文件的著录和元数据管理之间关系如何?11.电子文件检索应满足哪些要求?为什么?12.电子文件存储管理包括哪些内容?13.电子文件信息维护体系涉及哪些方面的内容?14.结合国内外实践,简述电子文件的移交要求。
