1、第3章 采购与供应管理Purchasing and Supply Management 介介 绍绍 企业采购与社会采购具有不同的特点，采购管理是企业采购与社会采购具有不同的特点，采购管理是企业管理的重要职能，也是企业专业管理的重要领域企业管理的重要职能，也是企业专业管理的重要领域之一。企业的采购业务流程包括采购业务分工、询价、之一。企业的采购业务流程包括采购业务分工、询价、议价、审核、订购、催交、验收入库、付款等基本环议价、审核、订购、催交、验收入库、付款等基本环节。供应商关系管理是采购管理的重要方面，什么情节。供应商关系管理是采购管理的重要方面，什么情况下对供应商采用反向营销策略，什么情况下
2、对供应况下对供应商采用反向营销策略，什么情况下对供应商采用反向拍卖策略，什么情况下对应用采购卡？本商采用反向拍卖策略，什么情况下对应用采购卡？本章对这些最新的采购理念都有详细的论述。章对这些最新的采购理念都有详细的论述。关键术语 采购管理 供应商关系管理 反向营销 反向拍卖 采购卡 Copyright 2006-2008 Company name.All rights reserved 企业采购与社会采购的区别体现在三个方企业采购与社会采购的区别体现在三个方面：面：（1）两者目的不同）两者目的不同 （2）两者决策机制不同）两者决策机制不同 （3）两者的执行部门不同）两者的执行部门不同一、采购的
3、内涵一、采购的内涵采购的定义采购的定义 广义采购是指社会采购，它是站在国民经济和社会经济活动的角度，各类社会主体为了日常消费或其他目的购买各种商品的活动，其中包括政府采购、教育采购、军事采购、医疗采购、消费采购等。狭义采购专指企业采购，从外部获得的，使运营、维护和管理企业的基本活动和辅助活动处于最有利位置所必需的所有货物、服务、能力和知识。第一节 采购概述二、二、采购管理采购管理 (1)采购决策采购决策 根据物料需要量的预测和生产计划的安排，在考虑各种影响因素的条件下，对采购活动涉及的各个方面作出科学的选择(2)采购计划采购计划 采购活动是大量的、经常的，采购计划是对采购活动作出的具体的细致安
4、排和规划，是采购活动的指导性文件。(3)采购组织采购组织 它包括静态的组织和动态的组织。前者是指建立采购组织机构，明确采购权限和职责，配备相应的专业人员；后者是指对采购活动的组织，包括采购招标、货源组织、订货谈判、签订合同和组织交易等。(4)采购控制采购控制 采购控制是指为了达到采购目标，对采购活动制定定额、规章制度、工作程序、采购标准、验货条件，以及涉及采购过程的考核、监督、评价和反馈等三、采购管理基本职能：四、采购管理的作用四、采购管理的作用 制造企业中采购的原材料和零部件成本占产品销售成本比例因行业而不同，比例在30%-90%之间，平均水平在60%左右，采购在企业管理中是非常有价值的部分
5、。从财务的角度来看，采购对企业的价值贡献体现在下面四个方面：提高固定资产周转率提高固定资产周转率提高资金周转率提高资金周转率提高净资产收益率提高净资产收益率提高企业销售边际收益率提高企业销售边际收益率五、五、采购管理的作用采购管理的作用 六、六、采购模式的发展采购模式的发展 采购模式的发展经历了四个阶段：为工厂服务阶段，最低单位成本购买阶段，调整购买强度阶段，战略性采购阶段（表3-1）。（1）为工厂服务阶段。）为工厂服务阶段。在第一阶段，采购是制造服务功能的一部分。采购的主要任务是找到供应者以保证零部件和材料的供应。这一阶段中，最典型的组织结构安排是采购部门向物料经理报告，物料经理再向工厂的管
6、理者报告。（2）最低单位成本购买阶段）最低单位成本购买阶段。（3）调整购买强度阶段。）调整购买强度阶段。（4）战略性采购阶段。）战略性采购阶段。六、六、采购模式的发展采购模式的发展采购有关采购有关项目项目为工厂服务为工厂服务降低单位成降低单位成本本调整购买强度调整购买强度战略性采购战略性采购组织结构局限于工厂；向工厂管理者或者低级主管报告事业部级别的采购部门；专业化采购集中采购或者组建临时的团队调整购买数量；建立采购委员会集中管理，广泛采用在事业部内组建多功能团队关键技术事务性工作后勤成本分析；组织间协调全球采购；建立采购数据库供应商开发；组建多功能团队主要业务活动确定供应者后快速订购招投标管
7、理；成本分析企业内职能部门共同工作获得一致性的供应商开发和协调战略确定供应商；确定外包业务；全面成本分析；表3-1采购模式的发展表采购模式的发展表六、采购模式的发展六、采购模式的发展 采购功能正式记录于公司的长期发展计划之中采购的长期计划包括某些重要材料和服务的购买采购的长期计划随着公司的长期发展战略的调整而调整七、七、采购与供应的关系采购与供应的关系 一般人们没有将采购与供应进行严格区分，只是看待一般人们没有将采购与供应进行严格区分，只是看待同一个问题的两个角度。同一个问题的两个角度。从生产企业角度分析，生产商从供应商手中采购物资运会企业并验收入库的过程所产生的物流叫采购物流；从供应商的角度
8、分析，物流方向是从供应商向生产商流动，为销售物流。采购与供应虽然关系密切，但是两者在概念上并不完全一致。企业的供应系统包括与以优化的方式识别和满足对物料、设备及服务需求有关的内部职能部门和外部供应商。从这个意义上将，供应的范畴大于采购。从这个意义上将，供应的范畴大于采购。第二节第二节 企业采购作业流程企业采购作业流程一、采购业务分工一、采购业务分工 采购业务可以按照物资产品属性分工，例如按照标准件、通用件、电器仪表类以及专用件产品等划分给专人负责采购，采购人员分工相对稳定。此种划分有利于采购人员详细了解采购产品的技术属性，并且了解分属产品的采购流程。采购业务也可以按照采购者做出决策的难易程度分
9、类，将不同种类的采购分派给不同的人员去执行，有利于采购管理和监督。通常直接再采购能够根据历史数据，按照企业的供应商名单执行交易，比较简单。修正再采购和新任务采购两种采购管理则相对复杂。1.11.1采购概述采购概述采购对象的分工采购对象的分工按照物资产品属性分工，采购的材料和服务归为下列几种：（1）原料原料。例：铁矿石、煤等矿物原料，谷物等天然原料（2）辅助材料辅助材料。例：润滑油、冷却水、焊条和工业用气等。（3）半成品半成品。例：有钢板、钢丝和塑料薄片。（4）零部件零部件。例：前灯装置、灯泡发动机零件、变速箱（5）成品成品。例：车收音机、装饰用轮缘 等（6）投资品或固定设备投资品或固定设备。（
10、7）维护、修理和运营用品维护、修理和运营用品。例：办公用品、复印纸等（8）服务服务。一、采购对象的分工一、采购对象的分工直接再采购：直接再采购：直接再采购描绘了采购部门根据惯例再订购产品的购买情况。修正再采购：修正再采购：指购买者希望修改产品规格、价格、其他条件或者供应商的情况(例如，新卡车、特殊电气部件等)。新任务采购：新任务采购：当一名采购者首次购买某一产品或劳务时，他便面临着新任务，新任务采购中需要面对的新问题愈多，成本或风险愈大，决策参与人数就愈多，需要收集的信息也就愈多。新任务采购是销售企业的营销人员的最佳机会与挑战。采购员根据“供应商资料卡”拟定询价对象，询价对象的多少通常由企业采
11、购制度规定。一般来说，独家制造或原厂家零配件只需询价一家；定点采购的集成供应商不需要询价；对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商提供“成本分析表”连报价单一并送来，作为议价参考。采购员询价时，应将询价截止日期告之供采购员询价时，应将询价截止日期告之供应商，原则上要求供应商能够提供增应商，原则上要求供应商能够提供增值税发票。值税发票。二、询价二、询价三、三、议价议价 采购人员议价时除了注意质量和价格以外，还应该注意交货期有无保证,能否向厂商争取分期付款等。采购员如果认为新供应商价格质量等有竞争力，可以建议作为新供应商考虑。但是，如果新供应商的产品质量和交货期等出现问题，采购员负有不可推卸的责任
12、。企业一般设定审核制度，例如某企业规定单价波动超过5%且采购总价值超过10万元以上的物资采购呈部长助理或部长议价或设定议价目标。四、审核四、审核五、订购五、订购六、催交六、催交七、验收入库七、验收入库八、八、付款付款九、九、特殊情况处理特殊情况处理九九 特殊情况处理特殊情况处理2.交货质量数量异常交货质量数量异常 采购员收到品管部验收不合格的“材料检验报告”时，应该尽快与供应商交涉扣款，退货，换货等事宜，并将交涉结果记录于材料检验报告单的“采购处理结果栏”并送交采购部门经理审核后送回仓库。3.材料价格变动处理材料价格变动处理 1）外销产品原材料价格变动时，采购部门应该及时通知销售部门重新审核产
13、品报价水平，避免不当损失。2）采购部门应该定期，例如每季度的首月5日前，核算各种材料的价格变动情况，并且填写“主要物资价格波动季报表”送交有关负责人审核。1.采购合同管理由采购部负责。采购合同管理由采购部负责。2.采购合同条款要求采购合同条款要求 3.已执行完的合同应按要求及时办理注销合同手已执行完的合同应按要求及时办理注销合同手续。合同悬案应及时交涉结清，并做好每次交涉续。合同悬案应及时交涉结清，并做好每次交涉的书面记录。的书面记录。4.所有的购销合同必须应用微机进行汇总，并按所有的购销合同必须应用微机进行汇总，并按时间顺序及物资分类，建立合同台帐。每月按时时间顺序及物资分类，建立合同台帐。
14、每月按时审核执行、到期未执行、未到期合同的执行情况。审核执行、到期未执行、未到期合同的执行情况。十十 采购合同管理采购合同管理第三节 供应商的选择与评价 二二、供应商的评价方法供应商的评价方法 1.技术角度的供应商评价方法技术角度的供应商评价方法（1）直观判断法直观判断法 直观判断就是依靠人的主观分析，对供应商做出评价的方法。这种方法主要依赖于有经验的人，如采购人员做出决策。非主要原材料的供应商的选择往往采用这种方法。（2）招标法招标法 当订购数量大、可以供选择的供应商比较多时，可以采用招标法来选择。招标主要包括公开招标和邀请招。二二、供应商的评价方法、供应商的评价方法成本比率法计算与成本有关
15、的质量、运输、服务成本比率法计算与成本有关的质量、运输、服务等项目在总成本中所占的比例来确定最终要选择等项目在总成本中所占的比例来确定最终要选择的供应商。的供应商。ABC成本法通过计算总成本来选择供应商。成本法通过计算总成本来选择供应商。成本比率法和成本比率法和ABC分类法分类法ABC分类法步骤1、收集数据。、收集数据。2、处理数据。、处理数据。3、制作、制作ABC分析表，确定分类分析表，确定分类。统计各。统计各种种占占产品产品中中数量的百分数、累计品种百分数、供应金额占总供应数量的百分数、累计品种百分数、供应金额占总供应金额的百分数、累计供应金额百分数。将累计库存金金额的百分数、累计供应金额
16、百分数。将累计库存金额为额为6070%的定位的定位A类；将库存金额为类；将库存金额为2030%的的物料定位物料定位B类，其余为类，其余为C类。类。A类供应商B类供应商C类供应商二、二、供应商的评价方法供应商的评价方法 按照企业设计的评价体系评价供应商绩按照企业设计的评价体系评价供应商绩效效 供应商定期自我评价绩效。供应商定期自我评价绩效。企业对现有的供应商进行评估或排序。企业对现有的供应商进行评估或排序。供应商对企业的评价。供应商对企业的评价。企业回报供应商。企业回报供应商。供应商风险评估供应商风险评估根据技术因素、供应资源的可获得性、技术要求、环根据技术因素、供应资源的可获得性、技术要求、环
17、境因素等，分为境因素等，分为4等：等：0为无风险，为无风险，1为低风险，为低风险，2为中为中风险，风险，3为高风险为高风险 供应商风险评估第四节第四节 几种新型的采购管理方法几种新型的采购管理方法一一 反向营销反向营销 反向营销的核心是要求企业向对待自己的客户一样对待供应商，不是供应商说服制造商来采购他们的产品，而是制造商主动向供应商提供机会。反营销不是一种技术而反营销不是一种技术而是一种采购和供应管理是一种采购和供应管理的新理念的新理念 1.反向营销与正向营销反向营销与正向营销 营销观念认为企业的所有职能部门都应该以顾客的需求为导向（图3-2），顾客作为企业的核心功能，营销作为整体功能，正确
18、地判断和有效地满足顾客的各种需要，营销仍然处于企业的中心位置。顾顾客客营销营销生产生产财财务务人人事事供供应应商商反 向 营反 向 营销销生产生产财财务务人人事事采购采购图图3-2 顾客作为核心功能和顾客作为核心功能和营销作为整体功能营销作为整体功能图图3-3供应商作为核心功能供应商作为核心功能和反向营销作为整体功能和反向营销作为整体功能 二、反向拍卖二、反向拍卖拍卖包括前向拍卖前向拍卖（forward auction）和反向拍卖反向拍卖。前向拍卖前向拍卖指销售方将所需要销售的商品或者服务在特定的时间或场合公示，采购方竟相加价购买，最后由出价较高的一方获得竞拍的商品或服务。与前向拍卖相比，反向
19、拍卖具有以下3个突出特征 获胜者是出价获胜者是出价较低的供应商较低的供应商之一之一 发起人是采购商，发起人是采购商，主要参与者是众多主要参与者是众多的销售商的销售商交易的对象一般相对简交易的对象一般相对简单，能够量化，不确定单，能够量化，不确定因素较小因素较小 二、二、反向拍卖反向拍卖2.企业实行反向拍卖的主要原因企业实行反向拍卖的主要原因（1）降低采购成本）降低采购成本（2）更容易进入目标市场）更容易进入目标市场（3）降低原有供应市场供应的季节波动性，寻找更稳定的供应）降低原有供应市场供应的季节波动性，寻找更稳定的供应组合源组合源（4）提高供应商的整体水平）提高供应商的整体水平（5）降低管理
20、费用和存货水平）降低管理费用和存货水平（6）提高采购效率，加速采购周期）提高采购效率，加速采购周期（7）降低汇率与金融风暴的风险）降低汇率与金融风暴的风险 二、反向拍卖二、反向拍卖3.供应商接受反向拍卖的主要原因供应商接受反向拍卖的主要原因获得额外的收益获得额外的收益 了解竞争者的成本了解竞争者的成本找寻新的市场或者客户找寻新的市场或者客户 三、采购卡三、采购卡 美国政府的管理与预算办公室（the Office of Management and Budget,OMB）于1986年引入一种新的信用卡，称为采购卡。称为采购卡。1.采购卡的应采购卡的应用流程用流程与有关银行签与有关银行签订协议订协
21、议 选定供应商选定供应商授权非采购部门授权非采购部门人员人员 非采购部门人员进行非采购部门人员进行采购采购 三、采购卡三、采购卡 2.应应用用采采购购卡卡的的优优势势 企业文化的铸就企业文化的铸就工具工具简化采购流程简化采购流程 密切与供应商密切与供应商的关系的关系企业的组织结构必然会随着采购流程的改变而适当进行调整，从而影响企业文化。采购卡的应用大大简化了采购流程，采购卡的采购信息能够采集进入企业ERP系统，从而强化了采购作业管理。应用采购卡后供应商为了得到更多的份额，会更重视企业，积极与企业搞好关系。加快响应速度加快响应速度 通过采购卡，持卡人可以直接与供应商交易，订单平均处理天数从9.1
22、天缩短为0，避免了信息传递中的曲解，尽早订购到本部门所需要的产品 降低采购成本降低采购成本 三、采购卡三、采购卡 3.应应用用采采购购卡卡的的问问题题 采购卡的更改具采购卡的更改具有滞后性有滞后性 运输费用可能运输费用可能增加增加 票据不全，部票据不全，部分资金处于灰分资金处于灰色地带色地带 采购卡的发放和审核一般是以年度为单位，当持卡人调换部门或者改变工作职责时，相应的采购卡账户不会立即更改。为了避开金额的限制，持卡人可能在同一供应商处分多次小批量购买产品，导致运输费用的增加。持卡人进行零星采购时，许多情况下采用一手交钱，一手交货的形式，票据并不齐全，往往需要持卡人事后进行说明。采购卡本身的机采购卡本身的机制缺乏独立性制缺乏独立性 持卡人既是采购者，又是部门产品的使用者，采购中心审核时一般不会看产品实际收发和使用情况，这种机制本身缺乏独立性。持卡人到非指定持卡人到非指定的供应商处采购的供应商处采购
