1、机 关 应 用 文 写 作机关应用文相关知识常用应用文的写法与注意事项12提 纲机关应用文相关知识第一部分什么是机关应用文什么是机关应用文（一）（一）党政领导机关党政领导机关在日常管理运行中，用于交流信息、规范行为、推动工作的一种具有特定体式的书面语言工具书面语言工具。其作用是将“调查研究、督查督办、请示汇报、传达精神，以及做出决定、下达指示”等方面的意图、设想、安排、要求、过程、结果等，用书面语言表达出来。写写 作作 学学文学写作理论写作应用写作新闻写作学术论文学术专著社会科学领域自然科学领域小 说诗 歌散 文剧 本报告文学公 文网络写作网络文学短 信博 客微 博微 信消 息通 讯机关应用文
2、的学科定位科学论文理论专著科学报告科 学语 言 学人文科学属于写作学的应用写作范畴 中国的文章史，实际上是从应用文开始的。在甲骨文中，多是国家的卜辞文书，其中殷王的文告“王大令众人曰协田！其受年”(殷王命令奴隶们努力耕田！那就能获得好收成)。毛公鼎是成王册命毛公之辞，散氏盘是两国疆界的契约。尚书中的诰、命、誓是周朝作为训诫勉励的文告和出师作战的命令、誓词。汉代以后，国家政务活动的日趋复杂，行政上的应用文种类越来越多，对写作经验的总结也开始系统化、理论化。机关应用文的历史机关应用文的历史（二）（二）战国时期的尚书白居易卖炭翁：手把文书口称敕 历代名人也写下了大量的应用文，这都是公文中的佳品，至今
3、仍有借鉴学习的作用。u 秦代李斯给秦王的报告谏逐客书；u 汉代司马迁的报任安书，贾谊的过秦论、治安策、论积贮疏，晁错的贤良对策、言兵事疏，王莽的新莽量铭；u 三国时期诸葛亮的出师表；u 晋朝李密的陈情表；u 唐代魏征的谏太宗十思疏；u 宋代王安石的答司马谏议书等。实际应用中，依照长城钻探工程公司公文处理办法（长钻公司20149号）行文即可。新中国成立后，一九五一年国家颁发了公文处理暂行办法，之后又多次下发文件进行补充修订，其中以一九八七年二月十八日国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法最为全面，对提高公文质量和办文效率发挥了重要作用。目前，公文处理主要依照党政机关公文处理工作条例（中办发2
4、01214号）和中国石油天然气集团公司公文处理办法（中油办2013536号）。机关应用文的种类机关应用文的种类（三）（三）机关应用文种类很多，主要担负“下情上知，上情下达，协调一致，运转顺畅”的任务。从流转方式上，基本可以分为四类：2.2.向下级机关发送的向下级机关发送的“下行文下行文3.3.用来协调工作步调的用来协调工作步调的4.4.主要在机关内部使用的主要在机关内部使用的1.1.向上级报送的向上级报送的“上行文上行文”请示、报告、工作汇报等指示、批复、决议、决定、领导讲话等工作计划、会议纪要、各类函件等简报、调查报告、工作总结等 国家行政机关公文处理办法把公文分为十类十五种：（但机关应用文
5、各类要多于公文）第一类：第一类：命令命令(令令)、指令指令命令(令)是国家权力机关采取重大的强制性行政措施，任免、奖惩有关人员使用的。目前已很少使用，基本被决定、决议所替代。第二类：第二类：决定决定和和决议决议对某些问题或者重大行动做出安排，经过会议讨论通过要求贯彻执行时使用，决定的指令性强，决议内容带有全局性，形成过程更严格。第三类：第三类：指示指示主要用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则等。第四类：第四类：布告布告、公告公告、通告通告用于公布应当普遍遵守或周知的事项，其中通告的专业性强一些。第五类：第五类：通知通知用于发布行政法规和规章，转发公文，批转下级机关公文，要求下级机关周
6、知或共同执行的事项。第六类：第六类：通报通报主要用于表扬先进，批评错误，传达重要情况以及需要各机关知道的事项。它与通知的区别是：通知要求贯彻执行，具有一定约束力；通报只起倡导、警告、启发和沟通的作用。第八类：第八类：批复批复用于答复请示事项等。第七类：第七类：请示请示、报告报告第九类：第九类：函函请示用于向上级机关（不是领导本人）请求指示和批准。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。（职代会报告）主要用于商洽工作、询问和答复问题，向有关部门请求批准等。函的使用非常灵活，上下级，平级，不同领域单位之间都可使用，用印即可，不写发文字号，常用作压缩文件数量的替代品。第十类：第十类：会议纪要
7、会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。u简报就是简略的情况报告，是机关应用文的基础性文体。如果写不好简报，就很难写好报告、请示等文体。u调查报告是表达调查研究结果的文体。u汇报提纲是向上级做口头汇报时使用的大纲。工作报告、工作总结、经营分析报告、决定、公告、通告、通知、通报、请示、报告、批复、意见、函、会议记录、会议纪要、简报、办法、规定、制度、细则、工作计划、调查报告、领导讲话、开幕词、闭幕词、祝词、贺词、主持词、贺电、唁电等。以上十类十五种并不能涵盖所有机关应用文。比如在机关使用最普遍、范围最广泛的简报、调查报告、汇报提纲等。个人汇总的机关应用文有30种以上的文体
8、：机关应用文的性质机关应用文的性质（四）（四）机关应用文是领导机关思想和工作经验的体现，也是领导班子思想水平、业务能力和指挥才干的标志，更是每一名机关工作人员所必备的一项基本功。其内容上具有高度的真实性，思想真实性，思想性，针对性，性，针对性，要求做到“事实真实可靠，表述准确无误，办法切实可行”。怎样才能写好机关应用文怎样才能写好机关应用文（五）（五）平时要锻炼四个方面的基本功：分析问题能力分析问题能力调查研究能力调查研究能力相关专业知识相关专业知识文字表达能力文字表达能力 文章好不好，绝不仅是“文字写得漂亮”，其核心在于文章的思想和观点。需要借助深厚的理论基础，以及对各路工作的了解、对基层情
9、况的了解、对市场形势的感知，特别是对上级指示和领导意图的领会，这样才能按照正确的路径对实际问题进行比较透彻的分析和认识，才能抓住主要矛盾提出解决方案或努力方向，写出的东西才有说服力。关于分析问题的能力：关于分析问题的能力：一要会标准格式，二要有写作欲望 文章的思想、观点是由大量素材支撑的。而素材的获取和积累，往往靠临时收集是不够的。需要通过调查研究，对所写的对象和范畴掌握第一手资料，搞清楚问题产生的原因、过程、结果和影响，才能做到切中要害。如果平时不注意掌握最能说明问题的典型情况，起草文件时“临时抱佛脚”，那只能是写着难写，看着难看。另外，如果不了解真实情况，下面报上来的东西存在错误或与事实不
10、符无法发现，用到文章里就会出笑话。关于调查研究的能力：关于调查研究的能力：一个单位的主营业务往往不会只有一个，特别是工程技术服务领域，很多专业各有各的特点，那么与之相关的应用文就必须具有专业的性和科学性特点，不能只讲“通用语”、“共性语”，更不能说“外行话”。因此，文件的起草者，必须对相关的专业有一定的了解，对公司在各专业上的发展规划和战略也要基本掌握，这样写出来的东西才能有高度、有深度，获得专业人士的认可。关于相关专业的知识：关于相关专业的知识：我们经常遇到这样的事情，一些同事在论述某个问题时口若悬河、入木三分，但是让他写出书面材料报上来，却很难看懂他到底想说的是什么。这就是文字表达能力的问
11、题，而且这一问题普遍存在。以至于我们面对时间特别紧，内容又特别宽泛的任务时，宁肯逐个去采访相关领导回来自己写，因为报上来的材料并不知道你关键想要什么，往往是无关的内容太多。关于文字表达的能力：关于文字表达的能力：u 写应用文在语言上要注意“三性”：准确性（依据）、鲜明性（观点）、生动性（语言）。u 许多应用文的缺点是：第一概念不明确；第二判断不恰当；第三缺乏逻辑性；第四不讲究词章。“看这种文件是一场大灾难”（毛泽东）。u 提高文字表达能力，唯一的办法是多读多写，特别是仔细对照研究领导修改过的地方，有时会有一种瞬间领悟的感觉。（自己刚入行时就特别注意收集领导改过的稿子）u不是以艺术形象感染读者，
12、而是以事实和道理说服读者：u不是以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本质真实，而是以记叙、说明、论述的方法，有针对性地表述思想观点；u不是给人们以美的艺术享受，而是用之于解决实际问题。机关应用文的特点机关应用文的特点（六）（六）与小说、诗歌等文艺作品不同，机关应用文不属于形象思维类型，而属于逻辑思维的范畴。因此，机关应用文所的特点就是：实用、严格、准确、简练。实用、严格、准确、简练。机关应用文的撰写格式（不是书面制作格式）机关应用文的撰写格式（不是书面制作格式）（七）（七）一般可分为三种：一是有相对固定撰写格式的文体。一是有相对固定撰写格式的文体。u法规，一般采取“总则”；分章分条的法规内
13、容；“附则”（也可以作为最后一条），说明生效日期、解释权限以及与其它法规条例的关系。u请示，一般由六部分组成：标题、台头、请示原因、请示事项、“妥否，请批示”、请示单位(个人)成文时间及印章。u会议纪要，包括标题，顺序列出会议时间、地点、主持人、参加人、会议内容、决议事项等。集团公司新规定，参加人列在正文的最后。u比如工作计划，除标题外，开头是编写计划的目的意义，接着另起一段是方法步骤(包括措施、时间要求、组织领导等)，最后标明计划的制订者和制订日期。u又如工作总结，先写基本情况，概述工作背景和指导思想，再写成绩收获、缺点问题、经验体会，有的加一段下一步重点努力方向和奋斗目标。u其实，大部分文
14、种都有一些习惯性写法。二是没有固定格式，但有习惯性写法的文体。二是没有固定格式，但有习惯性写法的文体。三是无格式的文体。三是无格式的文体。比如函。机关应用文的语言要求机关应用文的语言要求（八）（八）机关应用文和别的文章一样，都离不开写人、写事，其语言的使用主要有以下四个特点：机关应用文的目的，是为了解决实际问题而说服、指示读者，不是用形象化的描绘去感染读者。因此不包含欣赏的因素，不用烘托、渲染等手法，平铺直叙，不转弯子、通俗易懂。不能有“燕山雪花大如席”之类的艺术夸张，还要避免用生僻晦涩的字句和半文半白的词语。（特别是领导讲话）。还有一些话以前常用，现在不怎么用了。如：“头痛医头脚痛医脚”，“
15、与群众打成一片”平实平实得体得体 机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致。过去曾有一段时期，我们党和国家领导人接待外宾的报导中常常使用“接见”两个字，后来中央指示记者改成“会见”。避免外宾有我们居高临下的不愉快感觉，显得非常得体。另外，报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策要庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，请示性公文要谦恭礼貌，指示性公文要严谨、周密、明确，命令的用语则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的现象。确切确切 机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释。不能让人读了产生歧义或思想混乱。（在适当时
16、候，左右，方便的时候，意思，阿杨）在简报、调查报告，汇报提纲及总结等机关应用文中，常常使用一些事例。必须高度概括，突出典型的用意。总结规律，找出共性（上下楼），不能把各种事例往那一铺，让读者自己想去。概括概括 在机关应用文写作中，还要善于运用群众语言。这种群众语言，是经过概括、提炼、加工的，更有代表性且印象深刻。如某篇关于纠正党内不正之风的汇报提纲中，引了这样一段话：“群众给这些干部写了一副对联，上联是：领导奖金上不封顶；下联是：群众奖金下不保底。横批是：当官先富。”引用一句得当的群众语言，胜过千万句官话套话。一是短。一是短。力求简短精炼、直截了当，观点鲜明、重点突出。坚持内容决定形式，宜短则
17、短，宜长则长。二是实。二是实。讲符合实际的话不讲脱离实际的话，讲管用的话不讲虚话，讲反映自己判断的话不讲照本宣科的话。三是新。三是新。在研究新情况、解决新问题上有新思路、新举措、新语言，力求思想深刻、富有新意。习近平总书记对转变文风要求：习近平总书记对转变文风要求：胸有成竹才能出口成章，找准症结才能对症下药，源于实践才能指导实践。习近平总书记对转变文风要求：习近平总书记对转变文风要求：深入基层“望闻问切”，使思想和文字体现时代要求，符合实际情况；深入群众、有的放矢，体现群众意愿，让群众愿意看、看得懂，愿意听、听得进。领导讲话领导讲话典型经验典型经验工作总结工作总结会议纪要会议纪要常用应用文的写
18、法与注意事项第二部分一、领导讲话稿的写法与注意事项一、领导讲话稿的写法与注意事项领导讲话稿领导讲话稿 是一种机关应用文而不是法定公文，是领导在特定场合，发表指导性、指示性、总结性讲话的书面文稿，没有固定格式但有一定规律。领导讲话稿与报告的区别。相同点：报告也是一种领导讲话稿。不同点：报告是代表领导集体意志的讲话，而领导讲话稿既可代表集体也可代表个人；报告比讲话稿，在内容上更全面，形式上更正式，语气上更庄重。第一，概念、与类型第一，概念、与类型（一）综合性会议报告 （二）会议总结讲话（三）专业会议讲话（四）工作情况报告（汇报提纲）（五）庆功会、表彰会讲话（六）纪念大会、座谈会讲话（七）经验交流发
19、言材料领导讲话共有七个不同风格的类型（一）综合性会议报告（一）综合性会议报告主要指年度工作会议、领导干部会议、职工代表大会、党委扩大会议等会议的主题报告，一般都是就上一届（次）会议以来的工作情况进行回顾总结，部署下步重点任务。一般具有三个特点：一是战略性、长远性一是战略性、长远性:内容具有承上启下、承前启后的意义。二是主题鲜明性二是主题鲜明性:阐述的内容非常集中，非常明确，一目了然。三是总结性与部署性三是总结性与部署性:就是总结前一段工作、安排下一步工作。（二）会议总结讲话（二）会议总结讲话 总结会议收获，评价会议的内容、效果，对贯彻落实会议精神提出具体要求。有时还会对会议讨论中提出的问题进行
20、说明，或增加要强调的事项。（三）专业会议讲话（三）专业会议讲话 又称专题报告。是以某一方面工作或某一项业务为主题所作的会议讲话，主要是总结经验、研究工作、明确思路、部署重点、提出要求，突出专一性。（难）（四）工作情况报告（工作汇报）（四）工作情况报告（工作汇报）与讲话稿不同，汇报材料多是下级对上级，所以文字中“了”字句多，而讲话稿是“要”字句多。要注意三点：一是谁来汇报（领导意图，说什么，不说什么）。二是向谁汇报（分管业务、提过的要求、如来过公司最好找到曾经的讲话和照片）三是谁参加（汇报如不能有令对方参会人员不快的内容，已方如果有书记参加，党建内容不可过少）四是汇报以后如果发上级领导讲话，表扬
21、的话宁少一群别少一人。（五）庆功会、表彰会讲话（五）庆功会、表彰会讲话 总结和肯定受表彰单位或个人的成绩、经验，对他们提出表杨和鼓励，从面上提出学习先进、推广经验的要求，同时对推动下步重点工作提出具体要求。如：（开篇）今天，我们在这里隆重集会，同全党全国各族人民一道，庆祝中国共产党成立周年，回顾中国发展进步的伟大历程，瞻望中国发展繁荣的光明前景。（六）纪念大会及座谈会讲话（六）纪念大会及座谈会讲话 根据庆祝、纪念活动的主题，回顾历史，立足现实，展望未来。注重客观、准确、实际,富有理性思考。在结尾处瞻望光明前景 在本世纪上半叶，我们党要团结带领人民完成两个宏伟目标，这就是到中国共产党成立年时建成
22、惠及十几亿人口的更高水平的小康社会，到新中国成立年时建成富强民主文明和谐的社会主义现代化国家。我们肩膀上的担子重、责任大。全党同志要牢记历史使命，永远保持谦虚、谨慎、不骄、不躁的作风，永远保持艰苦奋斗的作风，勇于变革、勇于创新，永不僵化、永不停滞，不动摇、不懈怠、不折腾，不为任何风险所惧，不被任何干扰所惑，坚定不移沿着中国特色社会主义道路奋勇前进，更加奋发有为地团结带领全国各族人民创造自己的幸福生活和中华民族的美好未来！（七）经验交流发言材料（领导去交流发言）（七）经验交流发言材料（领导去交流发言）下文专门介绍。起草领导讲话稿是“命题作文”，要求“七分主人，三分匠人”，站在领导的高度和深度来考
23、虑问题，用领导的思维方式和语言习惯来组织讲话稿，不能用自己的意志来代替领导的讲话。第二，起草前的准备工作第二，起草前的准备工作准备工作三要素准备工作三要素意图素材观点写作领导讲话有“九字方针”：“抓意图、看对象、分轻重”。其中抓意图排在最重要的位置。写出的东西首先要领导满意。“抓意图”抓住领导的讲话，干什么用，解决什么问题；“看对象”根据特定场合和特定对象，设计讲话内容；“分轻重”按轻重缓急，在重点、焦点问题上写深写透。（一）准确领会领导意图（一）准确领会领导意图 一是一是吃透上级精神，一般来说上级是什么角度，领导往往都会是什么角度。二是二是平时参加重要会议，掌握领导对一些问题的观点和看法，知
24、道领导想什么，怎么做，写出文字就会对领导心思。准确领会领导意图的四途径：准确领会领导意图的四途径：三是三是直接征求领导指示和意见。汇报自己对讲话稿的具体想法和结构安排，特别是征求领导对一些热点、难点、疑点问题的解决思路，对一些模糊问题事先要做好准备问清问透，写作期间不可能经常问领导。四是四是熟悉领导的习惯。用领导的思维方式、语言习惯来起草讲话稿，收到形似神合的效果。（二）收集写作素材（二）收集写作素材 素材是写作的基础，主要包括综合情况、各业务发展情况、主要数据以及鲜活实例等。收集的素材可能平时用不上，但关键时刻一定能用上，哪怕一个观点、一个事例，也是“功夫不负有心人”。（三）系统地储备观点（
25、三）系统地储备观点 所谓观点，就是领导讲话的立场、出发点和对问题的看法。一本名著，一篇经典的文章，之所以经久不衰，就因为有真知灼见，有思想,有认识高度，有经典的观点和刻骨不忘的名句。再比如：再比如：写作任务下达后，起草人员应从四个方面入手：明确主题、构思结构、草拟初稿、修改审定。不能一开始就在细节上花时间，到头来可能事倍功半。构思结构构思结构草拟初稿草拟初稿修改审定修改审定拟定提纲拟定提纲堆积素材堆积素材精雕细刻精雕细刻明确主题明确主题中心议题中心议题 第三，起草中的技术安排第三，起草中的技术安排主题是指领导本人或领导集体的意志体现和基本意见。（一）明确主题（一）明确主题党的十八大报告的主题：
26、“高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，解放思想，改革开放，凝聚力量，攻坚克难，坚定不移沿着中国特色社会主义道路前进，为全面建成小康社会而奋斗。”1.标题2.称谓3.开头4.主体5.结尾主要部分有：开头、主体、结尾三部分。开头部分交待背景，明确主题；结尾部分与主题相互呼应，并作表态与展望。主体部分是需要重点写作的内容。（二）构思结构（二）构思结构一是模块化结构打腹稿。经过构思，在心中勾画出文稿的轮廓。列提纲。大型讲话，提纲可以细到每一部分有几个层次，每个层次说明什么问题以及加入什么亮点例证。二是先打腹稿，再列提纲三是主体部分分为两块式和多块式结构
27、如：（一）上半年生产经营主要成果，（二）下半年重点工作部署。小标宋居中。1.两块式。即主体部分由两部分组成，多用于业务总结性讲话、汇报材料、经验交流发言。2.多块式。多用于综合性工作会议。如：（1）推进发展方式转变的主要工作成果，（2）深刻认识加快发展方式转变的重要性和紧迫性，（3）打好加快发展方式转变攻坚战，（4）为科学发展提供强有力的思想政治和人才队伍保障。即用一句话概括性地阐明中心意思。标题体现了文章的灵魂。好的标题，能够吸引眼球，激发兴趣。叙事性标题 一级标题的写法一级标题的写法观点性标题 固定式标题 首先是标题（三）草拟初稿（三）草拟初稿在庆祝中国共产党成立八十五周年暨总结保持共产党
28、员先进性教育活动大会上的讲话（二六年六月三十日）胡锦涛叙事性标题。主要用于工作会议或活动，如：在会 议或活动上的讲话。标题后往往要标明讲话人的姓名、职 务和讲话时间（要注意合理断句）例例1：观点性标题。主要用于大型会议和大型活动。标题后一般加 设副标题，跟上讲话人姓名和讲话时间。固定式标题。多用于工作报告。比如：（一）发展是硬道理、是第一要务，必须突出油气主业整体协调推进；（二）安全是硬指标、是第一要求，必须强化措施狠抓落实；（三）稳定是硬任务、是第一责任，必须扎实工作确保万无一失。二级标题的写法二级标题的写法 用概括+排比句的标题好读好看。习近平同志在同中央办公厅各单位班子成员和干部职工代表
29、座谈时的讲话 一共用了五个标题，即五个坚持：第一，坚持绝对忠诚的政治品格。第二，坚持高度自觉的大局意识第三，坚持极端负责的工作作风第四，坚持无怨无悔的奉献精神第五，坚持廉洁自律的道德操守个人感觉习主席讲话特点，大量使用排比句和引用古语。应了前面他对转变文风的要求“愿意听，听得进”。中办为党中央服务最直接，联系各方面最广泛，保障党中央工作最关键，在党政军群各机构运转中最核心。要把绝对忠诚作为做好中办工作的首要政治原则、作为中办队伍的首要政治本色，作为中办干部的首要政治品质，任何时候都不能含糊在不到10页纸的讲话中，还引用了大量古语和诗句：“人之忠也，犹鱼之有渊”。古人每天都要问问自己“为人谋而不
30、忠乎？”“千磨万击还坚劲，任尔东西南北风”国内外各种思潮、各种观点甚至各种奇谈怪论多得很，众说纷纭，泥沙俱下，“乱花渐欲迷人眼”“天下大事必作于细”、“慎易以避难，敬细以远大”“计利当计天下利”“法令滋彰，盗贼多有”“君子为政之道，以修身为本”，“修已以敬，修已以安人，修已以安百姓”甚至还引用了印度诗人泰戈尔的一句话：“花朵的事业是美丽的，果实的事业是尊贵的，但我愿做一片绿叶，绿叶的事业是默默地垂着绿荫的。”习引用古语非常恰当，南海问题“上善若水，水利万物而不争”（经济、军事）1.1.用一个用一个“字字”或者或者“词词”统领各小标题。统领各小标题。如：把把勘探开发作为长期坚持的基本战略、把把“
31、走出去”放到更加突出的位置、把把全面协调可持续发展作为建设综合性国际能源公司的重要举措。小标题的写法：小标题的写法：作为上一级标题的解释说明，通常有三种：3.3.解释性小标题。解释性小标题。如：夯实基础，就是要抓三基，向管理要效益；健全制度，就是要提高规范运作水平；突出主业，就是要狠抓油气业务，提升公司核心竞争力；优化结构，就是要转变发展方式；跨越发展，就是要齐心协力，实现“五大突破”。2.2.用小观点作为小标题。用小观点作为小标题。如:用五个“抓”字：抓工作重点、抓安全环保、抓成本控制、抓结构调整、抓管理提升。分析分析对素材进行比较、归纳和概括，得出一种思路或观点，更重要的是发现矛盾、找出问
32、题，提出解决方法。其次是分析和说理说理说理把问题说透。把复杂的东西条理化、简单化，让大家听得懂、看得懂，便于准确理解和贯彻执行。通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际；还要变抽象为形象、变原则为具体。第三是润色准确 三原则 庄重 生动 慎用“基本完成”、“普遍参加”。人名、地名、时间、数据要尽可能准确。巧用模糊语言，如：多数情况下，有的部门和企业，较为突出的问题是。慎用最、绝对等词，不能把话说绝了。要能准确地反映客观实际，不要有随意性。大型会议的工作报告、重要讲话高，用语一定要庄重严肃。如：“我们在干粗活、傻活，别人在干大活，挣大钱”，就可以改成：“我们做的是技术含量低的工作，别人在做具有高
33、附加价值的业务”即通过语言修饰，使语言有文采，句式有变化，听起来形象动人、节奏明快，贴切易懂。如：郭沫若在1958年对记者说的一段话：“毛主席的讲话平易近人，深入浅出，思想内容很艰深的问题，到了毛主席笔下和嘴里就变得非常容易懂。听了毛主席讲话，好象热天吃了冰淇淋，又好象疲倦后喝了一杯热茶”。（四）修改审定（四）修改审定文稿修改的基本方法：1)1)诵读修改法。诵读修改法。初稿完成后，自读自改或一人读大家改，诵读可以发现语句不通顺、衔接不紧密、表达不清晰或缺句丢字的现象。2)2)冷藏修改法。冷藏修改法。初稿完成后，暂时搁置一边，等头脑冷静、思维清晰后，再拿出来诵读修改。这样，比较容易发现问题。3)
34、3)讨论修改法。讨论修改法。主要是对一些内容复杂、重要的稿子，请有关人员讨论，集思广益，一起修改，或发征求意见函，扩大修改范围。4)4)特邀修改法。特邀修改法。对一些政策性强、业务难度大的稿子，可邀请有关领导、专家把关、指导修改。文稿草就之后，要一字一句反复修改，“玉不琢，不成器”。第四，能力的积累与提高第四，能力的积累与提高 检验一篇讲话稿成功与否，最有效的方法就是亲临大会现场，听一听领导在讲话时作了哪些改动，想想为什么这么改动；听取不同层面、不同角度对讲话稿的评价。有助于自己有针对性地改进。包括思维能力、政策把握能力、调研能力、综合表达能力等。（一）善于会后总结（二）坚持能力训练u看人下菜
35、碟（谁讲、谁听、向谁汇报等，有些话能不能说，说多说少）u融入大背景（集团公司战略和工作要求，公司的工作部署）u观点鲜明直奔主题u结构合理层次清晰u表述准确数据给力u语言生动好念好听（三）个人经验二、典型经验材料的写法与注意事项二、典型经验材料的写法与注意事项 典型经验材料是针对特殊的人或事，对先进事迹、突出业绩、好的做法等进行总结、提炼、推广、借鉴的一种文体。一般用于特定的人或代表在会上朗读，或以更加广泛的形式进行书面交流。（一）概念（一）概念 1.1.标题。标题。一般不采用公文标题的写法，通常是把典型经验高度集中地概括出来，既包含正文中各部分典型经验的内容，又不是这些内容的简单重复，可以说就
36、是直接点明典型经验材料的主题。2.2.开头。开头。一般是展示背景材料和突出的成果。背景要紧扣时代脉搏、体现上级精神、符合形势需要；成果要特别突出且与背景相符，让大家感到这东西来的有道理。3.3.主体。主体。描述具体的做法和内容，这是典型经验材料的核心部分。一般要从总体上把典型经验按照一定的逻辑关系分成几个部分。几部分都是围绕标题，服务主题，相对独立又处在一个统一体内。4.4.结尾。结尾。简洁、谦虚、诚恳、决心。（二）结构（二）结构（三）写作过程（三）写作过程 1.1.调查了解调查了解2.2.提炼主题提炼主题 通过各种方式了解典型的主体事迹。使典型事迹中的人、物、事、状，全面具体、生动形象，在作
37、者的脑子里形成一个笼统的，而又十分美好的印象，从而产生弘扬典型事迹的写作欲望。关键的两点：挖掘典型真实的心理活动，更能引发受众的共鸣。了解典型事迹的真实性和群众认可度，避免引发公众质疑。从典型所具有的材料中提炼主题。重点是把调查中得来的大量材料进行分析研究，找到一条贯穿材料的主线，进而得出主题思想。主题思想要符合上级精神，与本公司阶段性工作重点相契合。同时主题还要鲜明，这样才不会出现说了半天都不知道你想表达什么的现象。3.3.设计布局设计布局 布局谋篇主要包括：怎样开头、怎样结尾，哪些先说、哪些后说，分多少层次，划多少段落，相互之间怎样衔接、怎样照应等等。但最主要的有三个方面。选好典型情节选好
38、典型情节选好典型语言选好典型语言选好典型事例选好典型事例典型材料的重要标志是事例生动，事迹感人。事例在精不在多。先把能找到的事例都找到；然后找出一般人难以做到的事例；再从中找出最能说明主题、最具有代表性的事例。典型情节主要指对典型的思想、行动，以及环境和过程具体描述，使听众有一种身临其境的感觉。（打字员）一方面是典型材料中人物讲的话，能起到画龙点睛的作用。另一方面，在文字上，要用贴近受众的朴实语言，空话套话过多会让人产生反感。（四）写作注意事项（四）写作注意事项1.事实必须真实、可靠。事实必须真实、可靠。凡是材料中反映的成果、事迹和经验，一定要认真核实，不允许有半点参假或虚构。搞不清楚的事宁可
39、不写，也不能勉强凑和，不可在群众中引起质疑。2.“典型经验典型经验”必须具有先进性、代表性和可借鉴性。必须具有先进性、代表性和可借鉴性。“先进性”就是经验必须有可学之处、先进之处，因此不仅要纵向对比，还要在行业内部横向对比，成果要服众。“代表性”就是这个经验是做好同类工作、化解同类难题的好对策、好办法。“借鉴性”就是经验要有超越、有创新、有特色，必须是值得总结、值得推广的。3.观点和提法要分寸恰当。观点和提法要分寸恰当。一是摆正先进典型的位置，不能把话说得过满。二是使用事例时，不能贬低别人抬高自己。三是充分肯定协作方的贡献，要交人不要得罪人。三、工作总结的写法与注意事项三、工作总结的写法与注意
40、事项 工作总结是对前段时间已经做过的事情，进行回顾、检查、分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向，指导今后工作的一种机关事务文体。它是党政机关、企事业单位、社会团体都广泛使用的常用文体。毛泽东曾指出：“人类总得不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”这段话精辟地阐述了总结的作用和意义。（一）工作总结的概念（一）工作总结的概念（二）工作总结的特点（二）工作总结的特点自我性自我性回顾性回顾性客观性客观性经验性经验性是以自身工作实践为材料，采用的是第一人称写法，其中的成绩、做法、经验、教训等，都有自指性的特征。是对前一段的工作进行检验，但目的还是为了做好下一段的工
41、作。是以自身的实践活动为依据，所列事例和数据必须可靠、确凿，任何夸大、缩小、杜撰、歪曲的做法都会使总结失去应有价值。还必须从理论的高度概括经验教训，找出正反两方面的经验，得出规律性认识。总结的标题最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成，如公司2000年上半年工作总结。有的标题中不出现单位名称，如创先争优活动总结。有的总结采用双标题，正标题点明文章的重心，副标题具体说明文章的内容和文种，如构建农民进入市场的新机制运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结。（三）工作总结的写法（三）工作总结的写法1.1.标题标题只有标题、正文两个部分只有标题、正文两个部分开头：开头：总结的开头主要用来概述基本情
42、况。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。开头部分要注意简明扼要，文字不可过多。2.2.正文正文 和其他应用文体一样，总结的正文也分为开头、主体、结尾三部分，各部分均有其特定的内容。结尾：结尾：结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。篇幅不应过长。主体：主体：这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。主体部分常见的结构形态有两种。第一，按照过程安排内容。写作时，把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段
43、的成绩、做法、经验、体会。这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白。第二，按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。（四）写作的注意事项（四）写作的注意事项 1 1要坚持实事求是原则。要坚持实事求是原则。实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则。有人认为“三分工作七分吹”，夸大成绩，隐瞒缺点，报喜不报忧。这种浮夸邀功的作风，对单位、对个人都没有任何益处。2 2要注意共性、把握个性。要注意共性、把握个性。总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。3 3要详略得当，
44、突出重点。要详略得当，突出重点。有人写总结总想把一切成绩都写进去，不肯舍弃任何一项证明自己工作成绩的材料，结果贪多求全、主次难辨，文章写得臃肿拖沓。个人经验：个人经验：总结并不难写，整个过程就是这么几个事。首先，首先，交待背景，符合上级要求，顺带证明上级决策的正确性。其次，其次，总结工作。先想一年来最兴奋的事，这就是最大的成绩要突写。再想一年来最难过的事，这就是最大的问题以后要加以克服（放在后面写）。接着把罗列出的工作进行分类，按重要程度安排几个部分，用质和量的数据作支撑。凡事以往干过的事，一定要的同比，弄清好，好在哪，差，差哪。凡事以往没干过的事，一定要总结经验，正反两个方面如何改进或推广。
45、第三，第三，结合前面总结的情况，浅谈下步对形势的判断，新的目标和工作打算。最后，最后，说几句收口的话结尾让上级放心。四、会议纪要的写法与注意事项四、会议纪要的写法与注意事项（一）会议纪要的概念（一）会议纪要的概念 会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定事项进行摘要、整理、总结，形成具有纪实性和指导性的文件。（二）会议纪要的分类（二）会议纪要的分类根据性质，可分为办公例会纪要和专项会议纪要；根据表述形式，可分为决议式纪要（总经理办公会），概述式纪要（专业会议）和记录式纪要（生产办公例会）；根据内容，可分为决议性纪要和
46、综合性纪要。（三）会议纪要的特点（三）会议纪要的特点1 1、综合性：、综合性：会议纪要是对会议的各种材料、发言等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，不能面面俱到，切忌写成流水账。2 2、指导性：、指导性：集中反映了领导及会议的主要精神和决定事项，具有类似于通知、决定等公文的约束作用，还可作为与会同志向单位领导汇报、向员工传达的文字依据。3 3、称谓特殊性：、称谓特殊性：采用第三人称写法，反映与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”等，切忌写成领导讲话整理和汇总。特殊情况下，可将会议最高领导的讲话进行概述（四）会议纪要的写法（四
47、）会议纪要的写法分标题、正文、落款三部分。1 1标题。标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。2 2正文。正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：”主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。3 3落款。落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署
48、名，只写成文时间，加盖公章。首先，首先，正文是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。p 第一部分 简要介绍会议基本情况，XXX传达了、汇报了p 第二部分 围绕会议中心议题，突出会议的思想认识和讨论成果 会议认为、会议指出、会议强调等，要高度概括p 第三部分 强调会议形成的决议、决定，以及安排布置的任务，要准确无误，条理清晰，具有下行约束力，会议要求（五）写作注意事项（五）写作注意事项 第二，第二，名称要用全称，术语要专业。第三，第三，最重要一点，遇到不懂的专业名词或事项，或者说只要存在疑虑的地方，就一定要向专业部门求证。既不能猜，也不能仅仅依据录音就简单写上。在工作中如果遇到写作方面的问题，欢迎与我本在工作中如果遇到写作方面的问题，欢迎与我本人或总经理办公室秘书科联系，共同研究提高。人或总经理办公室秘书科联系，共同研究提高。
