1、展会工作进度表时期序号工作内容工作细节时间结点协助部门展会前期1策划 a 展会创意、卖点、形式组委会b 展会流程制定组委会c 展会时间、地点核准组委会2场地a 实际了解展馆条件（交通、面积、硬件、车辆接送等问题）组委会b 展馆场地费用预算（场地租赁费、搭建管理费、保险费、场地保证金、水电费等）组委会c 展馆场地合同（与主办方确认租借时间、使用物品和费用总额，出具场地租借合同，并签约支付场地租借费用）组委会d 备案：消防备案材料填写等组委会3搭建a 确定展馆搭建内容（展馆布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）展前1个周设计部、国际部b 确定展馆搭建费用预算设计部、财务部c 确定展馆搭建合同（
2、明确搭建方搭建要求与提供物品）国际部d 展会资料提供给搭建方（例如：设计图样稿）国际部4招商a 预估参展客户/采购商展前1个月组委会b 招商函期宣传单页印制，提供给采购企划部c 采购招商（跟进招商进度，适时调整方案）国际部、国内部d 经销商客户预约国内部展会前期5审批报备a 预算统计，预算中还应包括媒体推广费用、小礼品、宣传物料费用、礼仪、道具费用等。展前2个周财务部b 合同上报审批（将“活动预算”、“展馆使用搭建合同”送财务部、行政部等相关部门审批）行政部、财务部c 经费申请（填写付款申请，展会前一周需要填写费用预支单，预支部分费用用于现场特殊状况的支出）展前2周财务部6信息发布a 宣传页面
3、设计、展会信息展前1个周企划部b 平台发布（展会详细信息、流程、人员安排分工）展前1个周企划部7设计宣传a 展会推广计划表已经完成企划部b 邀请函设计（设计制作邀请函）1.30前企划部c 场地宣传物品设计（查看场地确定宣传物品名录、设计宣传品）1.30前企划部8传达信息a 公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排）展前1周组委会b 经销商信息传达（采购直接传达信息或召开展前准备会议）展前1周组委会c 媒体及国内外优质客户（邀请函、短信息通知）展前1周组委会9准备环节a 物品准备：展会办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、物品清单、通讯录等等）展前1周组委会b 人员准备：自愿报名
4、人员统计、制作人员工作安排表展前1周组委会c 召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求；休息日需提前告知技术部申请加班，填写正式的加班申请展前1-2天组委会搭建当天1准备物品运输整理物品运输至场地 相关人员跟车（根据物品清单）搭建当天物流部2现场协调a 负责与主办方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保硬件设施正常使用、建立友好合作关系）国际部搭建当天b 负责与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题）设计部c 负责内部沟通、协调（抽调人员支持）组委会3物品管理a 物品保管：负责展会产品与其它公司物品保管专职工作人员b 物品摆放：整理现场所有物品并进
5、行正确位置摆放设计部、国内部展会期间1现场协调a 总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场组委会b 主办方协调：负责与主办方各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果、估算参展人流量、订单量、成交比等张珍2前台服务a 负责指引参展客户互换名片，行李储放灯展会工作人员b 资料发放：宣传单及相关资料装入拎袋统一发放展会工作人员3礼仪和翻译礼仪管理：负责礼仪的安排和费用结算组委会翻译使用：负责翻译分工和展员合作搭配组委会4展会引导a 人流计数：工作人员入口处计数引导人员b 场外引导：展馆过滤如展人员，把控展馆内人流量引导人员5布板和其他资料设置布板整理和其他信息咨询支援展员6展馆秩序控制会
6、场内各点安排工作人员负责控制工作，维持秩序7现场信息采集负责拍摄产品和现场氛围8后勤保障负责安排工作人员午餐、饮水9媒体和行业对接a 媒体对接：负责引导媒体人士，协助采访b 业内对接：负责合理引导业内人士与领导沟通2现场协调展会期间10*订单和客户跟踪a 紧盯采购单，防止飞单产生，及时与采购商沟通。做好每晚订单汇报小结。国际部b 做好空白区域城市经销商沟通国内部各区经理展会后期1订单和经销商统计整理统计所有定单国际部、国内部整理所有意愿合作经销商国际部、国内部2资料收集展会照片、视频收集，意见汇总企划部3活动结束清场a 公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单）组委会b 负责监督展馆拆卸，并对有用物料进行回收整理组委会4展会结束行程安排参展人员留守安排、车票/机票更换行政部5后期宣传将活动资料、照片整理进行活动贴后期宣传与讨论企划部
